1、核工业建设企业生产项目后勤采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 后勤采购管理制度编 号：PL/HJ.GL001公司/中心：财务管理委员会起 草： 日 期：版本号：第A版第0次修改审 核： 日 期： 批 准： 日 期： 第1章 总则1.1目的为了加强对公司后勤物资及服务采购业务的监督与管理，规范采购行为，保证采购质量，提高采购效率，有效管理物资，制定本办法。1.2 适用范围本办法适用于工地的后勤物资采购及管理。1.3 后勤物资及服务采购分类1.3.1 办公类：办公文具、办公设备、办公家具、宽带、固话等。1.3.2、2 宣传印制类：横幅、广告等。1.3.3 劳保清洁及宿舍用品: 手套、垃圾桶、垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、床上用品、床、安全帽、安全绳、工作服等1.3.4 公共设施类：水龙头、水管、照明灯、电线、门、窗、玻璃、设施维护等1.3.5 业务招待类：水果、零食、烟、酒、矿泉水、果盘、茶杯、茶等1.3.6 仪器类：经玮仪、水平仪、测距仪等1.3.7 生产维护类：钢筋、混凝土、木材、钢管租赁、线管、电线、桥架、五金工具等1.3.8 食堂物资：锅、碗、瓢、盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等1.3.9 保险类：社会保险、意外伤害险、财险。1.3.10 能源类：水、电、煤气等1.4 不相容职务13、.4.1 请购与审批。请购人员不能同时负责审批。 1.4.2 供应商的选择与审批。选择供应商的人员不能同时负责审批。1.4.3 申购单的拟订、审核与审批。合同拟定、审核、审批等工作应由不同的人员负责。1.4.4 采购、验收与记录。采购、验收与会计记录等工作应由不同的人员担任，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。1.4.5 付款的申请、审批与执行。付款的申请人、审批人与执行人职务应当分离，避免因付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。第2章 后勤部岗位制责后勤部不设专职部门，全部为兼职，灵活安排。2.1后勤部长为项目经理领导下，全面负责项目4、部的后勤保障工作：保障设备的配件的供应，保障生产的材料的供应，保障员工的生活水平。其工作服务于生产，服务于员工。岗位职责如下：2.1.1接受项目经理的领导，主持项目部后勤各部， 包括仓库、生活、主材加工供应的日常运转，贯彻实施公司的各项规章制度。2.1.2 提高工作效率，快速响应生产各部的需求，及时提供配件、材料、生活等保障措施，确保生产进度不受影响。2.1.3物资管理要坚持按需采购，合理使用，妥善保管，厉行节约的原则。 2.1.4加强同生产部门的沟通，了解生产部门的需求，设备状况，员工的心理动态，找出后勤保障工作的不足，及时整改，提高后勤服务质量。 2.1.5审核各部材料采购计划的申购，提出5、审核意见，呈项目经理批示，并按项目经理的批示组织执行。2.1.6审阅仓库报表，主材报表，掌握物资动态,能随时对各方需求做出反应。2.1.7做好工伤应急机制，能随时对突发事故迅速有效的处理，在最短的时间内安排伤员的抢救，治疗，护理等工作 。伤员治愈后，及时进行善后工作的处理，包括工伤员工的赔偿处理，保险公司理赔等。2.1.8对领导下达的工作任务，及时反馈信息，加强回报机制，使上下信息通达，让领导能了解任务的完成情况，及时纠正工作任务中的偏差。2.2物资管理员为项目经理领导下，协助后勤部长，负责生产部门主材供应，岗位职责如下：2.2.1同生产部门沟通，了解工地材料的库存情况及生产计划对材料需求，了6、解甲方材料库存动态，及时组织至甲方材料库领取生产所需材料，保障生产材料的充分供应。2.2.2组织生产材料（主材）的加工、运输、存放。确保工地生产材料的保障。2.2.3负责生产加工任务的制订，材料装卸的人员组织。2.2.4负责工地主材仓库的管理，严格主材仓库的盘点工作。2.2.5负责项目部小型设备器械（如注浆机、电锤、风镐等）的故障维修及日常保养。2.2.6至生产第一现场，了解工地的材料，器械使用情况，监督工地材料的入库，保管，领用全过程，工地器械的使用，保管，日常保养等工作，减少各环节的非正常损耗。2.2.7加强上级及下级的信息沟通，做到上通下达，加强信息的反馈。2.3材料采购员负责配件、材料7、的采购，包括定点供货商采购、非定点供货商材料采购、配件加工，岗位职责如下：2.3.1对于消耗量大，采购数量较多，长期需用且较稳定的物资，应当尽量实行定点采购方式。2.3.2定点采购所选择的供应商应对其做好考察、审评工作，应当是有信用、产品质量有保障的大公司、厂商、企业为佳。2.3.3定点采购物资时，应对同类供货商多方询价，了解价格、货期及产品质量，择优选择供货商进货。2.3.4供货商所传供货合同应仔细阅读，详细了解合同表达的内容，防止合同当中的漏洞，维护公司的利益。供货合同需项目经理签字，方可下单订货。2.3.5坚持优胜劣汰的市场原则，不定期地进行动态调整，做好供应渠道中的后续准备，随时淘汰不8、合格的供应商。2.3.6跟踪采购物资物流状态，随时掌握物资的货运信息，以确定到货日期，并将之反馈给物资需求部门。2.3.7采购物资发生质量问题，及时与供货商联系退货、换货、经济补偿等，确保公司的利益。2.3.8对价值低或不经常采购以及特殊情况下的急件、特殊物品，可采取非定点采购方式。2.3.9对非定点采购物资进行必要性审核，防止将应定点采购的物资进入到非定点采购中。2.3.10采购人员必须严格按照公司制定的非定点物资采购程序进行采购作业和审批手续。2.3.11严格执行公司采购财务管理制度，及时反馈采购信息交由财务，由财务组织付款，减少现金的流动。2.3.12物资采购时就多方询价，就质量价格进行9、对比，择优选择确定采购。 2.4仓库管理员主要负责仓库配件、材料的入库、验收，日常仓库管理。岗位职责如下：2.4.1配件、材料到货，仓库管理员需同仓库发料员，采购员依照供货商发货清单共同对到货物资进行清点。2.4.2配件、材料入库前必须依由使用职能部门进行验收，确定物资的质量、型号无误后方可 办理入库手续。2.4.3自购物资经验收合格后即可办理入库手续，调拔物资需由财务开具物资调拔单，核对调拔单与物资清单之后方可办理入库。2.4.4物品入库后要马上入账，填写入库单，入库单一式五份，根据采购申请表核对到货情况，发现未发货的物资，特别是急需物资，及时同采购部门联系。2.4.5根据使用部门需要量及物10、料性质，分类存放，选择适当的摆放方式，轻拿轻放，分类明细，避免人为损坏及堆放杂乱带来的不便，科学安排库房物品布局，做到整齐、方便；2.4.6物品出库时要按照有关规定办理，手续不全不得发货。有特殊情况，需有关领导签字批准。发货时按领料单办理出库手续，并填写出库单，出库单领料人必须签字，并写明用途，出库单一式三份，财务一份，电子台账员一份，仓库一份。2.4.7物资出入库，需详细填写仓库明细表，对出库、入库、库存进行详细的记录，仓库明细表填写要字迹清楚，正规，不能有涂改。2.4.8仓库账目要日清月结，不能堆积，累压。2.4.9做好月盘点工作，做到物卡相符，账物相等，账账相符；主动与使用部门联系，了解11、物品的消耗情况，防止因缺少沟通造成的物品短缺，导致耽误工程进度。第3章 采购备用金管理3.1 备用金3.1.1 公司采购采取备用金制，采购员备用金额度为5000元。3.1.2 备用金采取借款方式，由采购员填写借款单，经部门主管、财务主管及项目经理审批后，交会计开具现金付款凭证，由出纳支付现金，账面挂采购员个人往来。3.1.3 采购员可在现金交易范围内动用备用金进行采购。备用金如不足以支付采购款，可按借款审批程序临时借支现金。报账后再冲抵借支，并按额度补足备用金。3.1.4 备用金一年一清，每年12月份还清备用金借款，次年1月再重新借支备用金。3.2 现金交易范围3.2.1 一千元以下的零星采购12、；3.2.2 供应商要求现金交易；3.2.3 紧急采购且不能及时办理银行支付手续；3.2.4 除以上情况外，一律不得进行现金交易，均通过财务转账付款。第4章 采购实施4.1 建筑施工用品、办公、劳保清洁及宿舍用品、公共设施类物资的采购4.1.1 采购申请4.1.1.1 需求部门在每月25日前提出下月物资采购申请，经部门主管批准后交项目经理。单件采购金额在500元以上必须项目经理审批签字。4.1.1.2 行政内勤在仓库保管员的配合下提出常备用料的采购申请。4.1.1.3 采购申请应注明物资的名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途、质量要求、交货期等信息。如难以描述物资特征的，应提供样品；13、宣传印制品应提供设计样稿。4.1.1.4 后勤部门对各部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的各栏填写是否清楚、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。4.1.2 采购计划4.1.2.1 后勤部于每月月底前根据各部门的采购申请汇总制定月度采购计划，经行政主管审核后报请项目经理批准。4.1.2.2 后勤部应审查各部门申请采购的物资是否能由现有库存满足。只有现有库存不能满足的请购物资才能列入采购计划中。4.1.2.3 对于无法于需用日期内办妥的采购申请，后勤部应及时通知请购部门。4.1.2.4 采购计划应同时报送财务部门，以便于公司资金的安排。4.1.2.5 未14、列入采购计划内的物资不得采购。如确属临时性急需物资，应填写紧急采购申请表，经部门主管审批及公司行政主管核准后才能列入采购范围，单件500元以上的物资要项目经理审批签字。4.1.3 供应商及采购方式选择4.1.3.1 采购人员应视采购量、金额大小及供应情况，分别采取定点采购、询比价采购、网购（定点网购或询比价网购）等不同的采购方式实施采购，确定供应商及价格。4.1.3.2 日常采购量或金额较大的物资，由后勤部、申购部门和项目经理共同确定定点供应商，签订长期议价采购合同，实行定点采购。建筑施工用品、办公设备、办公家具、劳保用品、照明灯等物资均可采用定点采购方式；条件满足的情况下可实行招标。4.1.15、3.3无法招标或定点采购的物资，可采用询比价方式采购，向三个以上的供应商询价后填制供应商询价表，经行政主管及总经理审批后择优选购，如建筑物资等。4.1.4 合同的签订与撤销4.1.4.1 采取招标采购及定点采购的应签订采购合同，明确约定并准确阐述采购物资的名称、规格、质量标准、数量、价格、供货方式、验收方式、运输方式及费用承担、交货地点、交货时间、结算付款方式、双方的权利、义务和违约责任等，并按照规定的权限签订合同，合同双方必须签字盖章。零星采购可不签订采购合同。4.1.4.2 采购合同由需求部门配合后勤部门拟定，后勤部门负责人审核，项目经理审批。涉及金额较大、存在较高风险的合同应聘请律师进行16、专业审核。4.1.4.3 采购经办人员应跟踪合同履行的过程（包括合同的执行、储运、交货、验质、入库、付款等），对可能发生异常的情况，应出具书面报告并提出解决方案。4.1.4.4 合同履行过程中，如供方提出变更合同或撤销合同，后勤部门应对供方提出的合同变更或撤销理由进行调查，经调查证实供方确实无法全部履行或无法履行合同后，由供方提出合同变更或撤销申请，经我方后勤主管及项目经理审批后方可变更或撤销。合同变更或撤销给公司造成损失的，应追究供方责任。4.1.4.5 我方如遇特殊情况需要变更或撤销合同的，由后勤部门与供方沟通协商后，提交合同变更或撤销申请，经后勤主管及项目经理审批后方可变更或撤销。为维护17、公司诚信的“金字招牌”，原则上不得申请变更或撤销合同。4.1.5 购买4.1.5.1 招标方式采购物资的，合同签订后，由采购员负责跟踪供应过程。供方交货时，采购员要及时通知保管员及申购部门到场验收。4.1.5.2 定点或询比价方式采购物资的，由后勤采购工作小组安排人员陪同采购。如需提供专业支持的，由需求部门安排人员协助采购，提供专业建议。4.1.5.3 不论采取哪种采购方式，采购员都必须向供应商索要发票及购物清单，零星现金支付的需索要收款凭证，相关单据上采购员及陪同采购人员需签字确认。4.1.6 验收入库4.1.6.1 物资采购后，采购员将物资交到仓库。仓库保管员当面清点物资，对照采购计划表、18、供应商的销售清单与物资一一核对，检查物资品种、规格、数量、价格是否无误，质量是否符合要求，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包检查。验收过程中，如发现异常，应向采购员提出质疑或向上级主管汇报。4.1.6.2 物资验收无误后，保管员开具入库单，并将采购付款联交给采购员，采购员及保管员签字确认。验收不合格的，由采购员联系退换货或返工。4.1.6.3 保管员分类别登记物资入库台账，将实物存入仓库。4.1.7 报账付款4.1.7.1 采购业务结束后，采购员将票据按各部门的物资申购情况制作费用分摊表，将原始票证粘贴整齐，填好费用报销审批单，经部门主管审批后交财务部门审核。4.1.7.2 财务部19、门对报账事项进行审核，重点审核附件及相关审批程序的是否完整、报账事项与附件是否匹配、各部门的物资耗费是否在预算额度内、超预算的是否履行超预算报批程序，审核无误后审核人在费用报销审批单上签字。4.1.7.3 财务审核通过后，交项目经理审批，审批完成即可交财务部门制证付款。4.1.7.4 报账的票据必须包括：费用报销审批单、供应商的销售清单、入库单（财务联）、有效发票、物资采购计划表、供应商询价表、费用分摊表，已现金支付的应提供收据，签订了合同的应提供合同。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。4.1.7.5 合同约定了结算付款方式的，按合同约定办理。财务按报账结算金额挂供应商往来，供20、应商在合同约定付款时限内填写付款申请单，并附上入库单（采购付款联）及合同复印件，履行相关审批程序后交财务付款。4.1.7.6 不在现金交易范围内的采购业务均需通过银行转账支付给供应商。供应商为单位的，采用公对公转账支付；供应商为个人的，采用公对个人银行卡转账支付。4.1.7.7 签订了采购合同或协议的，采购员报账时需提供收款方名称、开户银行及账号，且收款方、开票方和合同签订方三方必须一致，以确保无资金支付纠纷。款项不得向非合同订立方进行支付，也不得将款项支付到供应商指定的其他单位户头或个人户头。4.1.8 物资管理4.1.8.1 所有建筑施工用品、办公类、劳保清洁及宿舍用品、公共设施类物资都必21、须履行先入库后领用的程序，由后勤部门统一管理。4.1.8.2 物资管理实行“谁保管谁负责、谁使用谁负责”的原则。后勤部门应分部门建立并实时更新各部门固定资产和低值易耗品（不属于固定资产，而又价值较高或使用时间较长的物品）保管清单，落实保管责任。使用部门应建立并实时更新本部门固定资产和低值易耗品保管清单，将保管责任落实到人。4.1.8.3 后勤部门应定期对物资进行盘点，至少每季度盘点一次，并将盘点结果报送财务部门。盘点中如发现有盘盈、盘亏等情况应查明原因，并及时报告上级主管。因个人保管不善导致盘亏的，由责任人负责赔偿。4.1.8.4 仓库保管员应分类别分品种登记物资入库台账和库存台账，物资发放要22、有领用记录，注明领用部门，领用人签字确认。领用固定资产和低值易耗品的，后勤部门和使用部门要及时更新保管清单。4.2 招待类物资采购4.2.1 采购申请4.2.1.1 招待类物资采购仅限于公司会议或活动、外部检查及日常接待需要。私人活动及招待不得申请采购招待类物资。4.2.1.2 需求部门前提交采购申请，临时接待采购由接待责任部门按需提请。采购申请需详细注明物资品名、数量、招待对象及费用预算，经请购部门主管批准后报后勤部审批。采购金额在500元以上要经项目经理审批。4.2.1.3 后勤部对请购部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的各栏填写是否清楚、招待事项是否属实、请购数量是否适度、23、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。4.2.1.4 后勤部在请购审核时，应对饮食品的请购数量从严控制，确保一次性消耗完，宁可少买不要多买，避免节余。水果、零食不得节余，烟、酒、茶、矿泉水等保质期稍长的物资如有剩余，由后勤部负责登记并保管，在保质期前耗用完毕。4.2.2 购买4.2.2.1 需求部门未请购的物资不得采购。4.2.2.2 后勤部采购员根据采购申请实施采购，可视全年使用量采取定点或询比价方式进行采购。如矿泉水、烟、酒等可采取定点采购，水果、零食可采取询比价方式采购。4.2.2.3 采购时，由后勤采购工作小组安排人员陪同采购员采购。水果、零食、烟、酒、矿泉24、水、茶等饮食品，要特别注意是否在保质期内、包装是否完好无损，保证饮食品的安全卫生。4.2.2.4 采购员应向供应商索要发票、售货清单及收款凭证。相关单据上采购员及陪同采购人员需签字确认。4.2.2.5 采购完成后，采购员将物资交给请购部门，请购部门负责验收，验收无误后在单据上签字。4.2.3 报账付款4.2.3.1采购业务结束后，采购员将票据交给行政内勤报账。后勤部应在一周之内报账，按各部门的物资申购情况制作费用分摊表，将原始票证粘贴整齐，填好费用报销审批单，经部门主管审批后交财务部门审核。4.2.3.2 财务部门对报账事项及相关单据进行审核，审核无误后审核人在费用审批单上签字。4.2.3.325、财务审核通过后，后勤部提请项目经理审批，审批完成即可交财务部门制证付款。4.2.3.4 报账的票据必须包括：费用报销审批单、供应商的销售清单、有效发票、物资采购申请单、费用分摊表，已现金支付的应提供收据，签订了合同的应提供合同。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。4.3 建筑材料、仪器物资采购4.3.1 采购申请4.3.1.1 需求部门在每月25日前提出下月物资采购申请，经部门主管批准后交行政部门。采购金额在500元以上要经项目经理审批。4.3.1.2 采购申请应注明物资的名称、规格型号、技术参数、数量、需求日期、参考价格、用途、质量要求、交货期等信息。4.3.1.3 后勤部对需26、求部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的各栏填写是否清楚、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。4.3.1.4 无法于需用日期内办妥的采购申请，后勤部应及时通知需求部门。4.3.1.5 需求部门未申请的物资不得采购。如确属临时性急需物资，应填写紧急采购申请表，经部门主管审批及后勤部核准后才能列入采购范围，采购金额500元以上的物资要经项目经理审批。4.3.2 合同的签订与撤销 参见4.3.3 购买4.3.3.1 招标方式采购物资的，合同签订后，由采购员负责跟踪供应过程。供方交货时，采购员要及时通知保管员到场验收。4.3.3.2 定点或询比价方式采购物资的27、，由后勤采购工作小组安排人员陪同采购。考虑到物资专业性较强，需求部门需安排人员协助采购，提供专业建议。4.3.3.3 不论采取哪种采购方式，采购员都必须向供应商索要发票及购物清单，零星现金支付的需索要收款凭证，相关单据上采购员及陪同采购人员需签字确认。4.3.4 验收入库4.3.5.1 物资采购后，采购员将物资交到对应仓库。仓库保管员当面清点物资，对照采购申请、供应商的销售清单与物资一一核对，检查物资品种、规格、技术参数、数量、价格是否无误，质量是否符合要求，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包检查。验收过程中，如发现异常，应向采购员提出质疑或向上级主管汇报。4.3.5.2 物资验收28、无误后，保管员开具入库单，并将采购付款联交给采购员，采购员及保管员签字确认。验收不合格的，由采购员联系退换货。4.3.5.3 保管员分类别登记物资入库台账，将实物存入仓库。4.3.6 报账付款4.3.6.1 采购业务结束后，由行政部门负责报账。后勤部应在一周之内填好费用报销审批单，将原始票证粘贴整齐，经部门主管审批后交财务部门审核。4.3.6.2 财务部门对报账事项及相关单据进行审核，审核无误后审核人在费用审批单上签字。4.3.6.3财务审核通过后，后勤部提请项目经理审批，审批完成即可交财务部门制证付款。4.3.6.4 报账的票据必须包括：费用报销审批单、供应商的销售清单、入库单（采购付款联）29、有效发票、物资采购申请，已现金支付的应提供收据，签订了合同的应提供合同。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。4.3.7 物资管理4.3.7.1 建筑材料类物资由施工部门安排仓库及保管员进行管理。4.3.7.2 所有建筑材料类物资均应履行先入库后领用的程序。4.3.7.2仓库保管员应分类别分品种登记物资入库台账和库存台账。物资领用要有领用记录，领用人签字确认。4.3.7.3 在用的物资由使用人保管，备用物资由保管员保管。如因使用或保管不当导致物资丢失、损坏或失效，由保管责任人负责赔偿。4.3.7.4 相关部门协从保管员对所保管的物资进行盘点，至少每季度盘点一次，并将盘点结果报送财30、务部门。盘点中如发现有盘盈、盘亏等情况应查明原因，并及时报告上级主管。第5章 财务控制5.1 流程监控5.1.1 财务部门通过适当参与采购业务，对采购过程进行监控。5.1.2 财务部门通过对报账事项及附件的匹配程度来判断经济事项发生的真实性，并通过相关单据的签字审批记录，检查采购、付款、报账等审批流程执行的完整性。5.2 实物盘点5.2.1 实物盘点分为全面盘点和抽样盘点。财务部门至少每月进行一次抽样盘点，每半年进行一次全面盘点。固定资产及低值易耗品盘点以会计账面记录为准，其他物资盘点以仓库库存台账为准，必要时通过物资入库及领用记录进行核对。5.2.2 盘点发现差异，应立即查找原因，无法查明原31、因的盘亏，在用的由使用责任人负责赔偿，仓库存储的由保管员负责赔偿。财务部门根据盘点结果相应调整会计账目记录。5.3 供应商往来核对对账以财务部门为主导，至少每季度核对一次。财务部门先做好对账单，再与后勤部进行核对（签字），然后采用函证等方式与供应商进行核对，对供应商有异议的款项应及时查明原因，并做出相应调整。5.4 预算管控5.4.1 财务部门每年年初与相关部门沟通，制定全年费用预算，预算一经确定，不得随意改动。5.4.2 财务部门通过预算对各部门物资耗用进行费用额度控制，各部门在预算额度内申购和领用物资，超预算的报账需履行相应审批程序。第6章 附则本办法由公司负责解释及修订，自公布之日起施行32、。后勤采购业务审批权限列表序号类别单据/文件会签/参与部门存档部门需求部门仓库后勤部财务项目经理1基础资料采购付款管理办法后勤、财务2台账采购台账后勤3台账入库台账后勤、财务4台账领用台账后勤、财务5台账库存台账后勤、财务6台账固定资产/低值易耗品台账后勤、财务7计划环节采购申请需求、后勤、财务8计划环节采购计划后勤、财务9购买环节供应商询价表后勤、财务10购买环节采购合同后勤、财务11购买环节合同变更或撤销申请表后勤、财务12购买环节供应商销售清单财务13购买环节发票财务14验收入库环节入库单仓库、财务15报账付款环节费用报销审批单财务16报账付款环节付款申请单财务17报账付款环节费用分摊表后勤、财务18物资管理环节出库单仓库、财务19财务控制环节盘点表后勤、财务附件：后勤采购业务审批权限列表