1、物业公司公文撰写规范、收发程序及保密管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行文管理办法1 目的1.1 实现公文处理工作的规范化、制度化，提高公文处理工作的效率和质量。2 适用范围2.1 以公司、各部门、分公司、管理处名义发出的公文。3 规定内容3.1 总 则公文是公司行政管理过程中形成的具有企业效力、规范体式的公务文书，是传达贯彻企业的方针、政策、发布行政规章制度，实施行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。3.1.1 行政与公共关系部是公文处理的管理部门，主管负责公司公文的2、处理及指导监督各部门、分公司、管理处公文处理工作。3.1.2 行政与公共关系部应当配备专职或兼职人员负责公文处理工作。行政人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。3.1.3 公文处理必须做到及时、准确、安全。3.1.4 在公文处理工作中，必须严格执行有关公司保密规定，确保公司秘密安全。3.1.5 公文的主要种类4 行政公文种类主要包括：4.1 决定：用于对重要事项或者重大行动做出安排。4.2 指示（指令）：用于对各部门、下属城市公司、控股城市公司布置工作，阐明工作活动的指导原则。4.3 通知：用于批转下级各部门、下属城市公司、控股城市公司的公文，转发上级事业部和不相隶属机关的公文，传达要3、求下级有关单位需要周知或者共同执行的事项。4.4 通报：用于表彰先进，批评错误、传达重要精神或者情况。4.5 报告：用于向上级汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复上级的询问。4.6 请示：用于向上级请求指示或批准。4.7 批复：答复下级请示事项。4.8 函： 函用于不相隶属关系单位或部门、下属城市公司、控股城市公司之间互相商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门、下属城市公司、控股城市公司请求批准等。回复来函则用“复函”。4.9 会议纪要： 用于记载和传达会议情况、主要精神和决议事项，要求与会者共同遵守、执行。4.10 总结汇报：向上级做综合性的全面汇报。4.11 计划：对今后工作做出全4、面安排。5 文件撰写通用规范：5.1 文件撰写通用规范中包含标题、正文、落款（署名）、日期、报送单位等，通知、报告、请示文件还应包括“文号”及ISO编号等内容。一般格式详见附件一。5.2 标题5.2.1 简明扼要、突出重点。使用黑体小二或黑体三号，居中。标题尽可能在一行表述，如字数较多，可根据实际调整字号分两行表述。5.3 文号5.3.1 文号由发文单位、年份、文件编号组成。（文号体系在下文中规定）使用宋体五号，居中。5.4 正文5.4.1 正文应在在“文号”下空一行开始撰写，使用规范、准确的语言及标点符号，明了的表达文件的主旨、要求等。汉字使用宋体小四，段首空两格；英文使用Times New5、 Roman字体小四号。5.5 落款（署名）5.5.1 注明公司全称、（另起一行）发文单位全称或签署发文人姓名。使用宋体小四，居文末右侧。5.6 日期5.6.1 注明具体发文日期。如为正式函件、合同，则使用宋体小四，居落款下行，文件右侧；其他文件，可使用字体Times New Roman小四号阿拉伯数字，居落款下行，文件右侧。5.7 报送单位5.7.1 我公司通知类文件，需逐行据实际文件内容注明，如：“报：董事长”、“送：各部门经理”、“签阅：全体员工”、“董事长意见：”。5.8 审批人、审查人、拟写人亲笔签名5.9 每页文件底端自左至右依次由审批人、审查人、拟写人亲笔签名确认。5.10 有效6、日期5.11 制度类文件则应写明“有效日期：长期适用”，通知类文件为有时效性文件，则应写明“有效日期: 年 月 日至 年 月 日”。5.12 页码5.13 如为多页文件，应插入页码，居中。5.14 文内标题5.15 文件内如需设置多级标题，则依次为“一、二、三”，“（一）、（二）、（三）”，“1、2、3”，“（1）、（2）、（3）”，“1）、2）、3）”。各级标题依需要可加粗强调显示。5.16 行距5.16.1 为使文件整体格式美观，行距段前0行，段后0行，以内容调整至整张为原则，5.16.2 可将行距设置为“固定值”“20磅”或“1.5倍行距”。5.17 页边距5.17.1 根据文件实际内容7、需要，上下边距不得小于1.5厘米，左右边距不得小于2.0厘米。5.18 纸张要求5.18.1 除需张贴的通知、启事等文件外，其他文本文件一律使用A4纸打印。5.19 文号体系：5.19.1 文号体系是对我公司各部门、分公司、管理处文件撰写、发布进行约束、规范的一种数字体系，各部门、分公司、管理处具有自己专有的发文单位简称，根据本部门的工作需要，依年份编制文号，以便于公司文件资料的整理归档。5.19.2 文号包含发文单位简称、年份、文件编号三部分，格式如“鲁诚物行2007001号”。5.19.3 各发文单位编号详见附件二各发文单位编号。5.20 文件编号5.20.1 文件编号由“CXH/文件类别8、-管理处代号-序号”组成：5.20.2 文件类别：由FW和CB两类组成5.20.3 FW为发文文件，包括拟文单位对本管理处、分公司、全体业主、大业主、开发商、社会相关主管部门的对内对外发文；5.20.4 CB为对内呈报文件，于拟文单位对公司及公司各部门上报各类文件时使用。5.20.5 管理处代号：同ISO9000质量管理体系认证管理处字母编号一致。详见附件三各发文单位字母编号。5.20.6 序号：由五位阿拉伯数字组成按照发文顺序编写，前两位为年份，后三位为发文序号。6 行文规则7 各部门、分公司、管理处在自己的权限内，可以互相行文。8 向同级部门、分公司、管理处的重要行文，应当同时抄送直接上级9、或总经理。9 凡公司各部门、分公司、管理处之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。如擅自行文，上级领导有权责令纠正或撤销。10 非紧急情况，公司各部门、分公司、管理处不得越级行文。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位或领导。11 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他部门、分公司、管理处，应当用抄报或抄送形式。12 生效实施的公司管理制度、规范，应视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文单位印相应数量文本，发至各部门、分公司、管理处参照执行，并留存一定数量文本备查。13 公文办理13.1 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、10、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。凡需办理的公文，行政与公共关系部应根据内容和性质，送领导批示或交有关部门、分公司、管理处办理。紧急公文，行政与公共关系部应提出办理时限。13.2 承办单位要抓紧办理，不得延误、推诿。对不属本部门、分公司、管理处职责范围或不适宜本部门、分公司、管理处办理的，应当迅速退回行政与公共关系部并说明理由。13.3 凡涉及其它部门、分公司、管理处的问题，主办部门、分公司、管理处应当主动与有关部门、分公司、管理处协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映情况。13.4 11、属于部门、分公司、管理处职权范围的事项，应当由部门、分公司、管理处自行发文或者几个部门、分公司、管理处联合发文。须经过部门、分公司、管理处负责人审批后，方可发文。13.5 送领导批示或者交有关部门、分公司、管理处办理的公文，行政与公共关系部负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，防止漏办和延误。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。13.6 草拟公文应当做到：13.7 符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定的同时需结合公司的实际情况。13.8 情况属实、观点明确，条理清楚、文字精练、书写工整、标点准确，篇幅力求简短。13.9 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后12、引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。13.10 结构层次序数，第一层为“一、”、第二层为“(一)”、第三层为“1、” 第四层为“(1)”。13.11 必须使用国家法定计量单位。13.12 用字用词准确、规范。13.13 文内使用简称，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字。13.14 公文首页要使公司统一的公文纸。13.15 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素数字必须使用汉字外，应当统一使用阿拉伯数字。13.16 发公文由发文单位领导签发。重要的或涉及面广的，必须由相关领导会签。经授权，有的公文可以由授权人签发，但签发前必须报总13、经理。13.17 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。13.18 公文送领导签发之前，应当由行政与公共关系部认真做好审核工作。审核的重点是：是否需要有关部门、分公司、管理处协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。13.19 密件和注明不准翻印的文件不得翻印，必须翻印的须经签发人同意。13.20 传递密件时，必须采取相应保密措施，确保文件安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级文件不得利用计算机、传真机传输。14 公文的收、发程序14.1 公司公文的收、发工作统一由行政与公共关系部负责。凡以公司14、名义对外发出的公文均应由行政与公共关系部审核并报总经理批准后执行。各分公司和管理处没有对外发文的权限。15 收文程序15.1 行政与公共关系部指定文员负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。15.2 外来文件或集团下发的文件应首先由行政文员填写来文阅办表送承办部门、分公司、管理处办理，同时交由行政文员统一办理收文登记、编号，并填写收文登记表。行政文员必须在3小时内完成登记或转发在OA由各相关部门负责人办理。行政文员未按规定时间准时下发文件耽误工作每次考核20元。送各部门、分公司、管理处文件则由各部门、分公司、管理处办理收文登记、编号，并按其责权范围处理。15.3 各单位负责人阅批公15、文应仔细认真，阅毕要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的要明确具体。对收文中要求复文的，要按照办理时限要求,对主办部门、分公司、管理处进行催办，以免延误积压。各单位负责人审阅文件要求在1个工作日内完成，紧急文件必须在3小时内完成回复意见。未按规定时间回复意见考核主办部门50元 15.4 相关部门接收文件应及时在来文阅办表上签名，接收电子邮件和传真，如有回执的，按回执要求回复发文单位。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错，发现问题及时向发文单位查询，予以弥补。15.5 归各部门指定专人负责起草、审核，由行政与公共关系部审核、报批、印发、建档。 16 发文程序16.1 公司发文16、均由行政与公共关系部负责起草、审核、送批、印发、建档。16.2 公司各部门发文由各部门指定专人负责起草、审核，由行政与公共关系部审核、报批、印发、建档。分公司、管理处对内发文由各部门指定专人负责起草、审核，由行政与公共关系部审核、报批、印发、建档。 16.3 公司对外发文的文字均由行政与公共关系部负责人审核，财务数据由资金运营与管理部负责人（分公司由财务部经理）审核，必要时由公司法务人员审核，从适用文体、上报程序、公文格式、措辞用语、引用数字及资料内容上严格把关，做到准确无误。16.4 公司各部门一般只在公司内行文，不对外发文。各分公司、管理处因工作需要拟向当地政府及相关部门上报公文时，一律报17、送公司行政与公共关系部，报经公司分管领导审核，总经理、董事长批准后方可盖章发文。未按此项规定不经报批擅自发文单位每次考核单位负责人200元。16.5 其他需要报公司总经理、董事长审阅的，应及时予以呈报。16.6 文件资料下发至非公司所在地各分公司、管理处或相关人员的，发文部门在发文当日应以OA或传真、电子邮件形式送达并填写“发文登记表”，并由接收人及时将文件资料送至相关部门。17 公文立卷、归档、销毁17.1 公文归档，应当根据其互相联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证公文档案的齐全、完整、能正确反映主要工作情况，以便于保管和利用。17.2 公文正本一律存行政与公共关系部，相关单位和个人只18、得保留复印件。17.3 公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖公章，视同正式文件妥善保管。17.4 案卷应当定期向行政与公共关系部移交，个人不得保存应当归档的公文。17.5 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人以上监销，保证不丢失，不漏销，不错销。18 注意事项18.1 根据公司结构的调整和管理项目的增加，文号体系将随之调整和扩充。18.2 原则上，各管理处文号为管理处内部（含对本管理处业主发布的通知、启事、温馨提示、声明等）发文时使用。18.3 各部门如发文有特殊类别，可在本部门文号下自拟子文号，至行政与公共关系部备案。如 ：人力19、资源部发布人事任命及调整通知，可拟子文号为“鲁诚物人人”。18.4 公文的保密及紧急程度规定18.4.1 保密等级规定1) 公文密级划分为绝密、机密、秘密三级。 2) 绝密级：是最重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭受特别严重的威胁和巨大的经济损失；3) 机密级：是重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭到重大的威胁和经济损失；4) 秘密级：是指一般的商业秘密，泄露后会使企业经营竞争加剧，合法经济利益遭受一定损失或潜伏一定的损失。18.4.2 保密文件分类1) 绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级，如尚未公布、立项、或付诸实施的项目意向性报告，融资、20、财务规划方案，总经理以上高端人事安排等文件；2) 机密：公司的公布实施前的工作计划、重要会议记录、报政府机关的请示、报告等；3) 秘密：涉及公司人事、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类文件信息。18.4.3 密级的确定1) 公文的密级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。2) 紧急等级规定3) 公文紧急程度分为特急、紧急、平急三级。a. 特急：是指内容特别重要、紧急，需要立即、优先、限时传递处理的文件；b. 紧急：是指内容比较重要、紧急，需要优先传递处理的文件；c. 平急：是指内容重要，需要优先于日常事务传递处理的文件。4) 处理规定a. 特急件按办文时限完成；紧急件当日完成；平急件三日内完成。b. 紧急等级的确定由公文的起草人拟定，由签发人签发文件时确定。c. 根据公司结构的调整和管理项目的增加，文号体系将随之调整和扩充。d. 原则上，各管理处文号为管理处内部（含对本管理处业主发布的通知、启事、温馨提示、声明等）发文时使用。各部门如发文有特殊类别，可在本部门文号下自拟子文号，至行政与公共关系部备案。如 ：人力资源部发布人事任命及调整通知，可拟子文号为“鲁诚物人人”。 e.