1、xx地产集团标准化文件采招管理xx地产集团材料设备采购管理指引 修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的为规范地产集团、各区域公司、各项目公司的材料设备采购工作，特编制本指引。2. 适用范围本指引适用于xx地产集团（以下简称“地产集团”或“集团”）及下属各区域公司、项目公司的材料设备采购业务。3. 术语与定义3.1. 法人主体：本管理指引涉及5种法人主体，各主体的定义如下：3.1.1. 建设单位（甲方）：xx地产集团及下属各区域公司、项目公司，包括但不限于以下公司：广东xx置业有限公司、佛山市高明区xx房地产发展有限公司、佛山市高明区美高房地产开发有限公司、佛山市皇朝房地产发展2、有限公司、佛山市xx房地产发展有限公司、佛山市名胜投资有限公司、佛山市南海区扬正房地产有限公司、佛山市顺德区绀恒xx房产有限公司、佛山市顺德区捷高房产有限公司、佛山市顺德区xx发展有限公司、佛山市顺德区xx房产有限公司、佛山市顺德区xx房地产有限公司、佛山市顺德区新利民置业投资有限公司、佛山市顺德区盈茂房地产有限公司、佛山市顺德区越诚房地产发展有限公司、贵阳恒祥房地产开发有限公司、贵阳xx新时代房地产发展有限公司、贵阳市xx房地产发展有限公司、邯郸市冀辉房地产开发有限公司、邯郸市顺美房地产开发有限公司、湖南中库投资有限公司、江门市美拓房地产开发有限公司、江西省冶电能源配送有限公司、南京天辉房地3、产发展有限公司、宁波市梅山蝴蝶海体育休闲发展有限公司、宁波市梅山xx房地产发展有限公司、宁波市瑞奕房地产发展有限公司、盘锦xx置业有限公司、沈阳嘉美房地产开发有限公司、沈阳市xx房地产开发有限公司、四会市潮创房地产开发有限公司、无锡市悦辉房地产发展有限公司、徐州工润城开置业有限公司、徐州xx时代房地产有限公司、徐州铭辉置业有限公司、徐州市鹏辉房地产发展有限公司、徐州跃辉置业有限公司、扬州市鑫辉房地产发展有限公司、镇江xx房地产发展有限公司、株洲市鼎辉房地产发展有限公司、株洲市xx房地产发展有限公司、株洲市xx高科房地产发展有限公司、遵义市xx房地产发展有限公司等。3.1.2. 施工单位：服务于4、地产集团各项目的工程承建商，包括土建总包单位、机电安装单位、装修单位、市政园林单位等。3.1.3. 监理单位：服务于地产集团各项目的工程监理公司。3.1.4. 材料公司：宁波梅山保税港区迈迪瑞建筑材料有限公司（公司性质：材料销售公司，业务范围：建筑材料、设备采购与销售）。3.1.5. 供应商：供货给地产集团各项目公司、材料公司的材料设备生产厂家或代理商。3.2. 采购方式：根据分权、采购主体、适用范围的不同，采购方式划分为集团集中采购、区域集中采购、单项采购。3.2.1. 集团集中采购：由地产集团成本合约中心负责采购的材料设备并签订集团集中采购年度合同，集团集中采购确定的材料设备及供应商适用于5、地产集团全国所有工程项目，集团集中采购的材料设备应具备需求量大、标准化程度高（通用性强）、产品价值高、技术参数相对简单、易于实现全国配送及服务等基本属性。3.2.2. 区域集中采购：由地产集团下属各区域公司招标采购部（或成本合约部招标模块）负责采购的材料设备并签订区域集中采购年度合同，区域集中采购确定的材料设备及供应商适用于所在区域的所有工程项目，区域集中采购的材料设备应具备在所在区域需求量大、标准化程度高（通用性强）、产品价值高、技术参数相对简单、易于实现区域覆盖配送及服务等基本属性。3.2.3. 单项采购：由地产集团下属各区域公司招标采购部（或成本合约部招标模块）负责采购的材料设备并签订单6、项采购合同，单项采购确定的材料设备适用于所在项目公司某一期或某一标段的工程项目，单项采购的材料设备通常为需求量不大、标准化程度不高的地方性材料。3.3. 供应方式：根据地产集团的管理架构、业务特点并结合行业内的常规做法，地产集团材料设备确定以下6种供应方式，分别为：专业分包、甲供、限额甲供、甲控、甲指乙供、乙供。3.3.1. 专业分包：甲方委托供应商供货包施工（安装），由甲方与供应商签订施工合同或供货包安装购销合同。3.3.2. 甲供：甲方自向供应商采购材料设备，由甲方与供应商签订材料设备购销合同；甲供材需用量由甲方自行确定，工程招标时甲供材主材费不进入工程投标总价。3.3.3. 限额甲供：甲7、方自向供应商采购材料设备，由甲方与供应商签订材料设备购销合同；限额甲供材需用量由施工单位在工程投标时确定，限额甲供材主材费进入投标总价竞标，工程定标后划分工程部分及限额甲供材部分分别签订合同。3.3.4. 甲控：甲方指定材料设备的供应商及价格，由施工单位负责采购，施工单位与材料设备供应商签订购销合同。3.3.5. 甲指乙供：由甲方指定品牌范围并由施工单位采购的材料设备。3.3.6. 乙供：由施工单位直接采购的材料设备，通常为常规建筑材料及配件。4. 组织架构、职权职责、采购分权及工作界面划分4.1. 组织架构4.1.1. 公司架构地产集团下设区域公司，区域公司下设项目公司；其它并行法人主体包括8、材料公司、监理单位、施工单位、供应商。4.1.2. 部门架构地产集团下属与采购业务密切相关的部门包括：设计管理中心、成本合约中心、运营管理中心、财务资金中心、风险管理中心。区域公司下属与采购业务密切相关的部门包括：产品管理部、成本控制部（或成本合约部）、招标采购部（或成本合约部）、工程管理部、财务资金部。项目公司下属与采购业务密切相关的部门包括：工程部。4.2. 职权职责4.2.1. 地产集团设计管理中心职权职责：u 负责集团集中采购、集团直管项目采购的品牌确定、产品选型及样板确认，提供技术参数、施工图纸等设计资料，满足招标要求。u 负责集团集中采购、集团直管项目采购过程中涉及设计方面的技术工9、作。u 负责地产集团材料设备标准化产品库的建立、发布及修订。u 检查及监督区域公司、项目公司产品管理部对集团材料设备标准化产品库的执行情况。u 负责对新型材料设备的研究、推广及应用。u 参与地产集团材料设备品牌库的建立、发布及修订。u 检查及监督区域公司、项目公司对地产集团材料设备品牌库的执行情况。u 参与集团集中采购、集团直管项目采购的供应商考察。4.2.2. 地产集团成本合约中心（成本模块）职权职责：u 负责集团集中采购、集团直管项目采购过程中涉及造价方面的工作。u 参与地产集团材料设备品牌库的建立、发布及修订。u 检查及监督区域公司、项目公司对地产集团材料设备品牌库的执行情况。u 负责对10、集团直管项目甲供及限额甲供材料设备需用量计划的审核。u 负责集团直管项目甲供及限额甲供材料设备的结算审核。u 参与地产集团材料设备标准化产品库的建立。u 参与对新型材料设备的研究、推广及应用。u 参与集团集中采购、集团直管项目采购的供应商考察。4.2.3. 地产集团成本合约中心（合约模块）职权职责：u 负责地产集团招标采购类制度、流程、标准化文件的制定、发布、修订及实施。u 负责地产集团材料设备类集中采购，包括供应商考察、招标、定标及合同签订的全过程管理。u 负责集团直管项目材料设备单项采购，包括供应商考察、招标、定标及合同签订的全过程管理。u 指导及监督区域公司的区域集中采购及项目公司的年度11、采购、单项采购。u 负责集团集中采购、集团直管项目采购的供应商考察。u 负责地产集团材料设备标准化产品库的建立。u 负责地产集团材料设备品牌库的建立、发布及修订。u 参与对新型材料设备的研究、推广及应用。4.2.4. 地产集团运营管理中心职权职责：u 负责集团集中采购过程中涉及工程技术方面的工作。u 参与地产集团材料设备标准化产品库的建立。u 检查及监督区域公司、项目公司对集团材料设备标准化产品库的执行情况。u 参与地产集团材料设备品牌库的建立。u 检查及监督区域公司、项目公司对地产集团材料设备品牌库的执行情况。u 负责对新型材料设备的研究、推广及应用。u 参与集团集中采购的供应商考察。4.212、.5. 地产集团财务资金中心职权职责：u 负责材料公司的资金筹措及运作。u 负责材料公司的涉税工作。u 参与集团集中采购合同的审核。4.2.6. 地产集团风险管理中心职权职责：u 监督材料设备招标采购的供应商考察、评标、定标过程，保证招标过程的公平、公正、公开。4.2.7. 区域公司产品管理部职权职责：u 负责区域集中采购、项目年度采购及单项采购的品牌确定、产品选型及样板确认，提供技术参数、施工图纸等设计资料，满足招标要求。u 负责区域集中采购、项目年度采购及单项采购过程中涉及设计方面的技术工作。u 参与地产集团材料设备标准化产品库的建立。u 在具体项目中落实及执行集团材料设备标准化产品库。u13、 负责本区域新型材料设备的研究、推广及应用。u 参与地产集团材料设备品牌库的建立及修订（区域品牌）。u 在具体项目中落实及执行集团材料设备品牌库。u 参与区域集中采购、项目年度采购及单项采购的供应商考察。4.2.8. 区域公司成本控制部（或成本合约部成本模块）职权职责：u 负责区域集中采购、项目年度采购及单项采购过程中涉及造价方面的工作。u 参与地产集团材料设备品牌库的建立及修订（区域品牌）。u 检查及监督具体项目对地产集团材料设备品牌库的执行情况。u 参与地产集团材料设备标准化产品库的建立。u 参与对新型材料设备的研究、推广及应用。u 参与区域集中采购、项目年度采购及单项采购的供应商考察。414、.2.9. 区域公司招标采购部（或成本合约部招标模块）职权职责：u 落实及执行地产集团招标采购类制度、流程、标准化文件及相关规定。u 负责所在区域的区域集中采购、项目年度采购及单项采购，包括供应商考察、招标、定标及合同签订的全过程管理。u 负责区域集中采购、项目年度采购及单项采购的供应商考察。u 参与地产集团材料设备标准化产品库的建立。u 参与地产集团材料设备品牌库的建立及修订（区域品牌）。4.2.10. 区域公司工程管理部职权职责：u 负责区域集中采购、项目年度采购过程中涉及工程技术方面的工作。u 参与地产集团材料设备标准化产品库的建立。u 检查及监督项目公司工程部对集团材料设备标准化产品库15、的执行情况。u 参与地产集团材料设备品牌库的建立及修订（区域品牌）。u 检查及监督项目公司工程部对地产集团材料设备品牌库的执行情况。u 负责本区域新型材料设备的研究、推广及应用。u 参与区域集中采购、项目年度采购的供应商考察。u 汇总及编制本区域材料设备年度采购计划、月度采购计划。4.2.11. 区域公司财务资金部职权职责：u 负责区域公司、项目公司的资金筹措及运作。u 负责区域公司、项目公司的涉税工作。u 负责区域公司集中采购、项目年度采购及单项采购合同的审核。u 协调项目公司、材料公司、施工单位、供应商涉及材料设备的收付款工作。u 负责区域集中采购、项目年度采购及单项采购投标保证金的收纳及16、退还。u 负责区域公司、项目公司的保函管理4.2.12. 项目公司工程部职权职责：u 负责项目年度采购及单项采购过程中涉及工程技术方面的工作。u 负责审核及汇总施工单位提交的甲供材料设备需用量计划。u 负责甲供及限额甲供材料设备的到货数量清点及签收、质量验收、移交等工作。u 负责专业分包的质量、安全、进度管理及协调工作。u 负责专业分包、甲供、限额甲供、甲控（代付款）材料设备的请款及支付跟进。u 在具体工程项目中严格执行地产集团发布的材料设备标准化产品库。u 在具体工程项目中严格执行地产集团发布的材料设备品牌库。u 负责本项目公司新型材料设备的推广及应用。u 参与项目年度采购及单项采购的供应商17、考察。u 汇总及编制本项目公司材料设备年度采购计划、月度采购计划、单项采购计划。4.3. 采购分权及工作界面划分4.3.1. 集团集中采购：由地产集团成本合约中心（合约模块）负责采购，以地产集团名义与供应商签订集团集中采购年度合同（单价合同）。4.3.2. 区域集中采购：由区域公司招标采购部（或成本合约部招标模块）负责采购，以区域公司名义与供应商签订区域集中采购年度合同（单价合同）。4.3.3. 集中采购单项：集团集中采购、区域集中采购、项目年度采购单项实施合同均由区域公司招标采购部（或成本合约部招标模块）按集采分配原则签订；通过材料公司签订的合同由材料公司负责。4.3.4. 项目单项采购：由18、区域公司招标采购部（或成本合约部招标模块）负责采购，以项目公司名义与供应商签订单项采购合同（总价合同）。5. 流程设置：5.1. 集团集中采购流程详见集团集中采购流程图。5.2. 区域集中采购详见区域集中采购流程图。5.3. 单项采购流程详见单项采购流程图。5.4. 专业分包实施流程详见专业分包实施流程图。5.5. 甲供、限额甲供实施流程详见甲供、限额甲供材料设备实施流程图。5.6. 甲控实施流程详见甲控材料设备实施流程图。5.7. 甲供、限额甲供请款流程详见甲供、限额甲供材料设备请款流程图。5.8. 甲控请款流程详见甲控材料设备请款流程图。5.9. 甲供、限额甲供结算流程详见甲供、限额甲供材19、料设备结算流程图5.10. 甲控结算流程详见甲控材料设备结算流程图。6. 关键活动描述6.1. 招标采购指引6.1.1. 材料设备类采购基本原则按xx地产集团招标管理办法执行；集团集中采购、区域集中采购、项目年度采购、单项采购流程详见相应的流程图。6.1.2. 邀请投标供应商的确定：为保证采购招标的合理性，参加投标的供应商应经过招标小组的严格审核，根据招标产品的档次需求选择不同品牌的供应商参加投标，参与投标的各供应商应在公司规模、品牌知名度、生产及供货能力、管理水平等各方面在接近的水平，各方面综合指标偏差太大的不列入合格的投标单位。6.1.3. 定标原则的确定：材料设备采购定标原则有最高限价内20、低价中标、最低价中标、综合评标三种方式，除高档装饰材料外要求采用最高限价内低价中标或最低价中标的定标原则。6.2. 合同签订指引集团集中采购、区域集中采购相应的单项实施合同材料设备部分原则上需通过材料公司签订。6.2.1. 专业分包：根据项目需求不同可选择以下两种方式签订合同（AB只能选一）：A、 甲方与供应商签订包工包料工程施工合同。B、 划分材料设备部分及施工部分分别签订合同：合同：甲方与供应商签订不含主材费施工合同；合同：甲方与材料公司签订材料设备购销合同（材料公司卖给甲方）；合同：材料公司与供应商签订材料设备购销合同（供应商卖给材料公司）。6.2.2. 甲供：合同：甲方与材料公司签订材21、料设备购销合同（材料公司卖给甲方）；合同：材料公司与供应商签订材料设备购销合同（供应商卖给材料公司）。甲供材对应的工程合同需明确甲供材清单、损耗率、采保费、实施流程及责任界面。6.2.3. 限额甲供：合同：甲方与材料公司签订材料设备购销合同（材料公司卖给甲方）；合同：材料公司与供应商签订材料设备购销合同（供应商卖给材料公司）。限额甲供材对应的工程合同需明确限额甲供材清单、损耗率、采保费、实施流程及责任界面。6.2.4. 甲控：合同：施工单位与材料公司签订材料设备购销合同（材料公司卖给施工单位）；合同：材料公司与供应商签订材料设备购销合同（供应商卖给材料公司）。甲控材对应的工程合同须附上甲控材料22、设备委托付款证明书，确认甲控材料款由甲方代付。6.3. 订货、到货、验收管理指引材料设备的订货、到货签收、验收等各项工作流程需遵循合同对应关系的基本原则：即谁采购谁通知订货、谁采购谁收货、谁采购谁验收的原则。6.3.1. 专业分包： 专业分包实施流程详见专业分包实施流程图。 项目公司工程部根据工程进度需要向供应商发出开工令，明确进场安装时间及安装完成时间。 供应商安排现场复核尺寸，编制生产及安装计划提交项目公司工程部审核，项目公司工程部审核通过后转发材料公司备案。 供应商提交交货样板，样板经材料公司及区域公司产品管理部、项目公司工程部审核确认后封存作为交货验收的依据之一。 供应商组织生产、备货23、并与项目公司工程部、施工单位（总包单位）完成工作面交接工作。 材料设备到达施工现场后，供应商、项目公司工程部、监理单位现场核实数量及初步验收，签署材料设备到货签收单及材料设备质量报审表。签署的表单只作为进度款支付的过渡性文件，材料设备的保管责任仍由供应商负责。 供应商根据进度计划组织材料设备的安装，供应商在施工过程中必须服从项目公司工程部及施工单位（总包单位）的相关管理规定。 材料设备安装完成并由供应商自检合格后，供应商提出验收申请，项目公司工程部、监理单位、施工单位（总包单位）组织联合验收并核实工程量，核实工程量后签署材料设备安装完成一览表，验收合格后签署材料设备竣工验收证明书，验收合格的工24、程同时移交给施工单位（总包单位），工程移交后由施工单位（总包单位）负责成品保护管理工作。6.3.2. 甲供及限额甲供： 甲供及限额甲供实施流程详见甲供、限额甲供材料设备实施流程图。 施工单位根据工程需要提交材料设备需用量计划表，项目公司工程部审核后转区域公司成本控制部审核，区域公司成本控制部审核后转发材料公司。 材料公司向供应商发出材料设备订货通知。 供应商分批供货至施工现场并负责卸货，项目公司工程部、监理单位、施工单位（总包单位）联合验收及清点数量，签署材料设备到货签收单及材料设备质量报审表，到货的材料设备同时移交给施工单位（总包单位）。 合同内全部材料设备供货完毕，供应商提出验收申请，项目25、公司工程部、监理单位、施工单位（总包单位）组织联合验收，验收合格后签署材料设备竣工验收证明书。6.3.3. 甲控： 甲控实施流程详见甲控材料设备实施流程图。 施工单位根据工程需要向材料公司发出材料设备订货通知。 材料公司审核后向供应商发出材料设备订货通知。 供应商分批供货至施工现场并负责卸货，施工单位负责清点数量及验收质量，项目公司工程部、监理单位参与质量验收，各方签署材料设备到货签收单及材料设备质量报审表。 合同内全部材料设备供货完毕，供应商提出验收申请，项目公司工程部、监理单位、施工单位组织联合验收，验收合格后签署材料设备竣工验收证明书。6.4. 请款指引及保函管理材料设备请款流程需遵循合26、同对应关系的基本原则：即谁供货谁请款、谁采购谁付款的原则。6.4.1. 专业分包：专业分包签订的施工合同请款流程按项目公司工程类相关规范执行。6.4.2. 甲供及限额甲供材料设备请款流程详见甲供、限额甲供材料设备请款流程图，各阶段请款需提供表单详见材料设备请款指引；专业分包方案B合同、合同的请款流程及需提供的表单与甲供及限额甲供一致。6.4.3. 甲控材料设备请款流程详见甲控材料设备请款流程图，各阶段请款需提供表单详见材料设备请款指引。6.4.4. 保函管理：材料设备采购保函主要有合同执行初期的预付款履约保函和竣工验收后的质量保函，为规避风险，材料公司只接受见索即付保函（也称无条件保函），不接27、受其它形式的保函。u 各大银行的保函开具参考各大银行保函范本。u 保函管理的其它约定按“地产财发2013039号”文执行。6.5. 结算指引6.5.1. 专业分包：专业分包签订的施工合同结算流程按项目公司工程类相关规范执行。6.5.2. 甲供及限额甲供材料设备结算流程详见甲供、限额甲供材料设备结算流程图，需提交的表单详见材料设备结算指引；专业分包方案B合同、合同的结算流程及需提供的表单与甲供及限额甲供一致。6.5.3. 甲控材料设备结算流程详见甲控材料设备结算流程图，需提交的表单详见材料设备结算指引。6.6. 甲指乙供材料设备管理指引甲指乙供材料设备管理及使用规范详见xx地产集团材料设备品牌管28、理指引（地产标工委发2016004号，版本号：V20160118）。7. 记录表格7.6.1. JT-CZ-ZY09-01材料设备款抵投标保证金申请单7.6.2. JT-CZ- ZY09-02招标文件及资料发放回标签到表7.6.3. JT-CZ- ZY09-03定标原则讨论记录表-材料设备采购类7.6.4. JT-CZ- ZY09-04材料设备采购技术标评分记录表7.6.5. JT-CZ- ZY09-05材料设备采购技术标评分汇总表7.6.6. JT-CZ- ZY09-06材料设备采购开标记录表-低价中标7.6.7. JT-CZ- ZY09-07材料设备采购开标记录表-综合评标7.6.8. J29、T-CZ- ZY09-08材料设备采购招标技术询标记录表7.6.9. JT-CZ- ZY09-09材料设备采购招标经济标投标报价质询表7.6.10. JT-CZ- ZY09-10洽商记录表7.6.11. JT-CZ- ZY09-11材料设备采购中标通知书7.6.12. JT-CZ- ZY09-12材料设备需用量计划表7.6.13. JT-CZ- ZY09-13材料设备需用量计划汇总表7.6.14. JT-CZ- ZY09-14材料设备订货通知7.6.15. JT-CZ- ZY09-15材料设备订购单7.6.16. JT-CZ- ZY09-16材料设备到货签收单7.6.17. JT-CZ- ZY30、09-17材料设备质量报审表7.6.18. JT-CZ- ZY09-18材料设备安装完成一览表7.6.19. JT-CZ- ZY09-19材料设备竣工验收证明书7.6.20. JT-CZ- ZY09-20材料设备保修完成证明书7.6.21. JT-CZ- ZY09-21材料设备请款指引7.6.22. JT-CZ- ZY09-22材料设备款报审表7.6.23. JT-CZ- ZY09-23收款单位银行开户信息表7.6.24. JT-CZ- ZY09-24供货确认书7.6.25. JT-CZ- ZY09-25付款确认书7.6.26. JT-CZ- ZY09-26甲控材料设备委托付款证明书7.6.27. JT-CZ- ZY09-27各大银行保函范本7.6.28. JT-CZ- ZY09-28材料设备结算指引7.6.29. JT-CZ- ZY09-29材料设备结算资料目录7.6.30. JT-CZ- ZY09-30材料设备结算申请表7.6.31. JT-CZ- ZY09-31材料设备结算工作交接单7.6.32. JT-CZ- ZY09-32材料设备结算表7.6.33. JT-CZ- ZY09-33材料公司合同定价表