1、企业管理标准企业管理标准（七：行政与档案管理篇）（七：行政与档案管理篇）I目录目录第一章 行政管理第一章 行政管理.11 公文管理.11.1 术语定义.11.2 职责与权限.11.3 公文分类.11.4 公文格式.21.5 收文办理.31.6 发文办理.51.7 表单、模板.72 会议管理.72.1 术语定义.72.2 职责与权限.82.3 会议分类.92.4 会议计划.102.5 会议申请.112.6 表单、模板.123 督办管理.123.1 督办事项.123.2 督办方式.133.3 督办程序.134 公务活动管理.144.1 术语定义.144.2 职责与权限.14II4.3 公务活动分类2、.154.4 公务活动申请流程.164.5 公务活动原则.174.6 表单、模板.185 车辆管理.185.1 术语定义.185.2 职责与权限.185.3 车辆配备.195.4 车辆使用.205.5 车辆处置.205.6 司机管理.216 信访接待与应急管理.216.1 术语定义.216.2 职责与权限.216.3 信访接待.226.4 应急管理.266.5 表单、模板.277 印章管理.277.1 术语定义.277.2 职责与权限.277.3 印章分类.297.4 印章刻制.307.5 印章的使用与保管.317.6 印章的变更、遗失、回收及废止.347.7 表单、模板.348 后勤管理.33、5III8.1 职责与权限.358.2 办公用房管理.368.3 行政物资.408.4 机票管理.418.5 食堂管理.418.6 值班管理.428.7 表单、模板.439 信息报送.439.1 信息定义及基本内容.439.2 信息审核与报送.449.3 信息共享.449.4 信息工作评价与表彰.449.5 工作表彰.4610 保密管理.4610.1 术语定义.4710.2 保密工作组织管理要求.4710.3 保密工作原则和方针.4710.4 保密工作责任制.4710.5 失泄密处置.49第二章 档案管理第二章 档案管理.501 术语定义.502 职责与权限.502.1 管理职责.502.2 4、审批权限.513 档号编制.513.1 档号构成.51IV3.2 全宗号.523.3 分类管理.533.4 档号编制.573.5 案卷排列规则.614 档案工作基础业务.614.1 资料收集.614.2 档案整理.634.3 档案保管.674.4 档案鉴定销毁.684.5 档案统计.694.6 档案资源开发利用.705 档案信息化.725.1 档案管理系统使用.725.2 归档要求.726 表单、模版.731/73第一章行政管理第一章行政管理1公文管理公文管理1.1术语定义术语定义公文：是本单位在管理、运营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是各单位依法经营和进行公务活动的重要工具。1.5、2职责与权限职责与权限1.2.1管理职责管理职责表 1-1公文管理管理职责序号序号管理职责管理职责局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位项目部项目部1发文管理2收文管理1.2.2审批权限审批权限表 1-2公文管理审批权限序号序号管理决策事项管理决策事项细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位1收文局总部收文主要领导/分管领导-局二级单位收文-主要领导/分管领导-局三级单位收文-主要领导/分管领导2发文局总部发文主要领导/分管领导-局二级单位发文-主要领导/分管领导-局三级单位发文-主要领导/分管领导1.3公文分类公文分类表 1-3公文分类序号序号公文种类公文种类具体说6、明具体说明1决议会议讨论通过的重大决策事项2/73序号序号公文种类公文种类具体说明具体说明2决定对重要事项作出决策部署、奖惩有关单位及人员、变更或撤销各单位不适当的决定事项3公告对外宣布重要事项或法定事项4通知印发制度、任免干部、批转公文；转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达各单位办理和需要其周知或者执行的事项5通报表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况6报告向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议及回复上级单位询问7请示向上级单位请求指示、批准8批复答复下级单位的请示事项9意见对重要问题提出见解和处理办法10函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项117、纪要适用于记载会议情况和一定事项1.4公文格式公文格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，具体见表 1-4。表 1-4公文格式序号序号公文格式公文格式具体说明具体说明1份号1）公文印制份数的顺序号2）涉密公文应当标注份号2密级和保密期限1）公文的秘密等级和保密的期限2）涉及国家秘密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限3紧急程度1）公文送达和办理的时限要求2）根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”4发文8、机关标志1）由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称2）联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称5发文字号1）由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号2）年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入3）发文顺序号不加“第”字，不编虚位6签发人1）上行文应当标注签发人姓名2）签发人姓名用 3 号楷体字3/73序号序号公文格式公文格式具体说明具体说明7标题1）由发文机关名称、事由和文种组成2）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关9、3）公文标题中除法律法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号8主送机关公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称9正文1）公文的主体，用来表述公文的内容2）公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行10附件说明1）公文附件的顺序号和名称。附件名称后不加标点符号2）附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐11发文机关署名发文机关全称或者规范化简称。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名12成文日期1）会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期2）成文日期一般右空四字编10、排，不得出现空白印章3）成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位13印章1）公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。2）印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章下边缘与成文日期下边相切，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内3）纪要、决议不加盖印章14附注公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”件应当注明联系人及联系方式15附件1）公文正文的说明、补充或者参考资料。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致2）附件格式要求同正文16抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应11、当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号17印发机关和印发日期公文的印发机关和印发日期18页码一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘 7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字1.5收文办理收文办理局收文流程如下，二、三级单位参照执行。4/73（1）管理流程（2）流程说明序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主责部门工作文件工作文件1接收初审1）综合办收发文员应认真核查来文单位、件数、时限要求2）对文件进12、行区分，原则上报各单位负责人个人的文电等内容，直接交有关负责人，不做正式收文3）对局属各单位报送的公文进行审核。对不符合规定的公文，按照公文评价标准，应及时退回并说明理由收文当天局综合办收文登记表收文批示单2来文登记1）外来行政文件由综合办对公文 收文当天局综合办收文登记表5/73序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主责部门工作文件工作文件统一管理，相关业务部门收到政府部门文件应提交办公室进行登记2）局属各单位通过办公信息系统报送的公文应按要求将公文基本信息填报完整收文批示单3拟办意见根据文件具体内容，综合办主任填写拟办部门及拟办意见收文当天局综合办-4部门承办意见13、部门负责人根据文件内容，填写初步办理意见收文当天局相关业务部门5领导批示根据领导职责分工及部门承办意见，填写批示意见。1 天内局领导-6公文流转根据领导批示意见将文件分发至业务部门收到批示后 1 天内局综合办7部门阅办按领导批示或文件要求执行按批示或文件要求局相关业务部门-8催办了解公文办理情况督促承办部门按照文件要求时限及时完成文件要求提前 2 天局综合办-9归档及时将文件及办理完成资料、文件批示单等按照规定进行归档及时局综合办-1.6发文办理发文办理局发文流程如下，局二、三级单位参照执行。（1）管理流程6/73（2）流程说明序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主14、责部门对应表单对应表单1拟稿（1）可通过办公信息系统发布、电子邮件传达、电话沟通解决的一律不发文（2）文件内容应做到内容简洁、主题突出、文字精炼、结构严谨、字词规范、逻辑清晰按需拟稿局发文部门发文拟稿纸2部门审核业务主管部门对文件具体内容进行审核当天局发文部门-3部门会商文件涉及其他职能部门业务时，应与其充分协商，取得一致意见后，由相关部门负责人会签，若不涉及会商则直接提部门审核完 1天局其他部门7/73序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主责部门对应表单对应表单交综合办审核4核对发文部门对文件内容进行核对会商完当天局发文部门-5审核综合办对审批程序是否符合规定、行15、文理由、行文依据、文种、结构层次及引用等内容进行审核核对完当天局综合办-6复核根据综合办意见对内容进行复核审核完当天局发文部门-7审批 根据领导职责分工对文件审核签发1-2 天局领导-8再次复核对文件审批手续、内容、文种、格式等进行再次复核审批完当天局发文部门-9制作文件编号套红制作文件。对发文时间、发文字号、分送范围、印制份数进行详细登记核对登记完局综合办发文登记表10印发根据文件内容及拟稿部门的要求，在办公平台文件中心发布文件核对登记完局综合办11文件归档根据档案相关法律法规及局档案管理规定进行归档制作文件后当天局综合办-1.7表单、模板表单、模板表 1-5公文管理模板序号序号模板名称模板16、名称模板编号模板编号强制强制/建议使用建议使用1公文模板MS01.01-XZ-M010101强制2收文批示单MS01.01-XZ-M010102强制3发文拟稿纸MS01.01-XZ-M010103强制2会议管理会议管理2.1术语定义术语定义（1）总部会议包括党委常委会会议、董事会会议、总经理办公会（月度例会）、专业委员会会议等会议。（2）一类会议（综合性会议）研究部署全面工作的会议，包括党委全委会、职代会、年度工作会议、年中工作会议等。会议范围涉及各部门、各单位主要负责人等。（3）二类会议（系统性会议）8/73围绕核心业务的全系统会议，包括运营分析会、市场营销会、反腐倡廉会、科技大会、安全生产17、会等。会议范围涉及相关部门、相关单位主要负责人等。（4）三类会议（专题性会议）围绕一项工作任务的会议，包括财务工作会、清欠专题会、QC 发布会、财务决算布置会等。会议范围涉及相关部门、相关单位分管负责人等。2.2职责与权限职责与权限2.2.1管理职责管理职责表 2-1会议的管理职责序号序号管理职责管理职责局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位项目部项目部1会议计划-2会议预算-3会议申请-3会议组织2.2.2审批权限审批权限表 2-2会议管理的审批权限序号序号管理决策事管理决策事项项细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位1总部会议局党委常委会会议党委书记-二级单位党18、委会会议-党委书记-三级单位党委/总支会会议-党委/总支书记局董事会会议董事长-二级单位董事会会议-董事长-局总经理办公会总经理-二级单位总经理办公会-总经理-三级单位总经理办公会（月度例会）-总经理2一类会议局党委全委会、职代会、年度工作会议、年中工作会议党委书记董事长总经理-二级单位党委全委会、职代会、年度工作会议、年中工作会议-党委书记董事长总经理-9/73序号序号管理决策事管理决策事项项细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位年度工作会议、年中工作会议-总经理3二类会议局市场营销会、反腐倡廉会议、科技大会、安全生产会议分管领导-二级单位市场营销会、反腐倡廉会议、科技19、大会、安全生产会议-分管领导-三级单位市场营销会、反腐倡廉会议、科技大会、安全生产会议-分管领导4三类会议局财务工作会、清欠专题会、QC 发布会、财务决算布置会、各业务系统会分管领导-二级单位财务工作会、清欠专题会、QC 发布会、财务决算布置会-分管领导-三级单位财务工作会、清欠专题会、QC 发布会、财务决算布置会-分管领导5其他会议局计划外会议董事长-二级单位计划外会议-总经理-三级单位计划外会议-总经理6参加或承办上级机构或社会团体会议参加分管领导分管领导主要领导承办主要领导主要领导主要领导2.3会议分类会议分类表 2-3会议分类会议类型会议类型会议时间会议时间会议内容会议内容参会人员参会20、人员承办部门承办部门总总部部会会议议董事会会议原则上每月 4 号召开，特殊情况可临时召开研究董事会职责范围和其他需提交董事会决策的重要事项董事，需要列席的其他人员综合办党委常委会会议原则上每月 4 号召开，特殊情况可临时召开研究企业重大问题和重要事项党委常委（委员），需要列席的其他人员综合办总经理办公会原则上每月 4 号召开，特殊情况可临时召开传达上级指示和决定，通报和研究重要情况和形势，落实部署重要工作总经理、分管领导、部门负责人以及需要列席的其他人员综合办10/73会议类型会议类型会议时间会议时间会议内容会议内容参会人员参会人员承办部门承办部门综合全面会议年度工作会每年年初总结上年度工作，21、部署本年度任务领导班子、副总师（总助）、部门负责人综合办半年运营分析会每年年中对照年初工作会安排，分析经济活动和经营状况、安排下半年工作综合办业务系统会议原则上每年一次围绕一项核心业务组织召开的全系统会议，如市场营销会、生产会相关领导和部门，下属单位分管领导业务部门专业专题会议原则上每年一次围绕一项具体工作组织召开的会议，如财务工作会议、基础设施会议、清欠专题会议会等分管领导和部门，下属单位业务部门业务部门其他会议（如迎检、考察）视需要进行会议内容及参会人员视会议具体要求而定；牵头部门组织2.4会议计划会议计划局会议计划申报流程如下，局二、三级单位参照局会议计划申报流程执行。（1）管理流程1122、/73（2）流程说明序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主责部门工作文件工作文件1提出会议计划计划内容包括：会议名称、会议召开目的、计划召开时间、计划会议地点、会议形式、会议规模、会议预算等根据要求 局业务部门年度会议计划申报表 会议预算申报表2提出意见审核会议时间、会议地点等。收到计划后 1 天内局综合办-3提出意见审核会议预算收到计划后 1 天内局财务资金部-4确定会议计划根据综合办、财务资金部意见确定会议计划。收到计划后 1 天内局业务部门-5审核会议计划全面审核分管部门的年度会议计划1 天内局分管领导-6审批会议计划审批年度会议计划1 天内局主要领导-7制定23、会议计划总表针对领导审批的各部门年度会议计划制定年度会议计划总表收到计划后 1 天局综合办-对应制对应制度文件度文件序号序号文件编号文件编号文件名称文件名称发布时间发布时间1-中国建筑第四工程局有限公司会议管理办法-2.5会议申请会议申请局会议申请流程如下，局二、三级单位参照局会议申请流程执行。（1）管理流程12/73（2）流程说明序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求主责部门主责部门工作文件工作文件1提出会议申请针对计划内会议和计划外会议提出会议申请局业务部门会议申请表2审批会议申请业务部门分管领导审批会议申请以及会议预算局分管领导-3确认会议申请1）是否为计划内会议。2）是否符合要求。324、）是否为必须召开的会议局综合办-4审核会议方案会议形式、会议时间、会议地点、会议规模、会议预算是否合理局综合办-5组织会议主办部门根据审批内容开展组织、筹备工作包括：会议通知、会议主题确认、会议资料准备、会议现场服务等局业务部门-6完善会议资料主办部门完善会议记录、编发会议纪要局业务部门-对应制对应制度文件度文件序号序号文件编号文件编号文件名称文件名称发布时间发布时间1-中国建筑第四工程局有限公司会议管理办法-2.6表单、模板表单、模板表 2-4会议管理表单序号序号表单名称表单名称表单编号表单编号强制强制/建议使用建议使用1年度会议计划申报表MS01.01-XZ-B010201建议使用2会议预25、算申报表MS01.01-XZ-B010202建议使用3计划外会议申请表MS01.01-XZ-B010203建议使用3督办管理督办管理3.1督办事项督办事项表 3-1督办事项序号序号督办事项督办事项1上级单位、地方政府的政策法规、重要文件、传真电报的贯彻落实情况2上级和本级单位中心工作、重大决策和重要工作部署的贯彻落实情况3上级和本级单位领导批示或交办的重要事项4上级和本级单位重要会议议定事项和重要文件执行情况13/73序号序号督办事项督办事项5上级和本级单位领导明确批示的公文的执行情况6外单位联系的重要工作、下级单位重要请示事项和紧急事项的办理、落实情况7其他需要督办的事项3.2督办方式督办方26、式办公平台督办、电话督办、书面督办、现场督办。3.3督办程序督办程序局督办流程如下，局二、三级单位参照局督办流程执行。（1）管理流程（2）流程说明14/73序序号号关键关键活动活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责部门主责部门工作文件工作文件1草拟督办事项根据督办事项范围，由综合办草拟督办事项，进行登记确定督办部门，督办时限等按需立项局综合办-2核对督办事项与具体督办事项部门及分管领导就督办事项的具体内容和事项进行核对确定1 天内局相关部门-3确定督办事项确定督办具体事项、督办部门、督办事项审核后 1 天内 局综合办-4下发督办通知及时通知相关业务部门按照督办事项办理落实即时局综合办-5催办27、过程中对督办部门的落实情况进行跟踪落实，将办理结果报相关领导审核按照督办时限局综合办-6审批对督办事项具体情况是否符合要求进行审核收到督办结果后 1 天内局主要领导-7存档核实并对办理事项的文件及办理材料进行归档审核通过后 1天内局综合办-4公务活动管理公务活动管理4.1术语定义术语定义（1）一级公务活动一般涉及重要的上级领导、重大战略客户，包括：股份公司副总级（含）以上领导，政府部门厅局级（含）以上领导，战略合作伙伴单位主要领导等。（2）二级公务活动一般涉及上级领导、重要客户，包括：股份公司部门负责人（正副职），政府部门处级领导，重要项目建设单位相关领导和重要合作客户相关领导等。（3）三级公28、务活动一般涉及股份公司工作人员、政府部门工作人员和合作客户单位业务人员等。4.2职责与权限职责与权限4.2.1管理职责管理职责表 4-1接待的管理职责序号序号管理职责管理职责局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位项目部项目部15/731公务活动申请2公务活动标准-3公务活动原则-4纪念品管理-4.2.2审批权限审批权限表 4-2接待管理的审批权限序号序号管理决策管理决策事项事项细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位1一级公务活动局公务活动申请、接待方案董事长/总经理-二级单位公务活动申请、公务活动方案-董事长/总经理三级单位公务活动申请、公务活动方案-总经理2二级公29、务活动局公务活动申请、接待方案分管领导-二级单位公务活动申请、公务活动方案-分管领导-三级单位公务活动申请、公务活动方案-分管领导3三级公务活动局公务活动申请、接待方案部门负责人-二级单位公务活动申请、公务活动方案-分管领导三级单位公务活动申请、公务活动方案-分管领导4.3公务活动分类公务活动分类表 4-3公务活动分类类型类型说明说明参与公务活动人员参与公务活动人员公务活动内容公务活动内容责任责任部门部门一级公务活动一般涉及重要的上级领导、重大战略客户，包括：股份公司副总级（含）以上领导，政府部门厅局级（含）以上领导，战略合作伙伴单位主要领导等一级公务活动一般由局主要领导出席，分管业务领导、业30、务相关职能部门主要负责人或三级单位主要负责人陪同一级公务活动由综合办公室负责统筹协调，业务发起部门指定专人负责配合。综合办公室和业务发起部门安排专人负责接待准备和全过程服务，党委宣传部（企业文化部）负责全程摄像、照相及新闻报道综合办16/73类型类型说明说明参与公务活动人员参与公务活动人员公务活动内容公务活动内容责任责任部门部门二级公务活动一般涉及上级领导、重要客户，包括：股份公司部门负责人（正副职），政府部门处级领导，重要项目建设单位相关领导和重要合作客户相关领导等二级公务活动一般由分管局领导出席，业务相关职能部门负责人或三级单位负责人陪同二级公务活动由业务发起部门负责统筹安排，综合办公室负31、责配合。业务发起部门和综合办公室安排专人负责接待准备和全过程服务等，视情况由党委宣传部（企业文化部）安排摄影、摄像及新闻报道业务相关职能部门三级公务活动一般涉及股份公司工作人员、政府部门工作人员和合作客户单位业务人员等三级公务活动一般不安排局领导出席，由职能部门负责人和有关业务人员出席活动三级公务活动由业务相关职能部门统筹协调，负责接待准备、全过程服务等业务相关职能部门4.4公务活动申请流程公务活动申请流程局公务活动申请流程如下，局二、三级单位参照局公务活动申请流程执行。（1）管理流程（2）流程说明序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主责部门工作文件工作文件17/732、3序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主责部门工作文件工作文件1提供公务活动信息业务部门/单位接到公务活动任务后，应充分了解活动时间、地点、主题、议程及对方出席活动人员（准确姓名、职务）、申请部门/单位陪同人员名单（准确姓名、职务）等，根据活动规格、活动主题、对方出席活动人员，提出局出席活动的领导及局总部部门人员建议名单提前 3 天 局发起部门公务活动申请表2会商公务活动事宜会商综合办公室并向出席活动牵头领导汇报提前 2 天 局综合办-3制定公务活动方案牵头部门/单位提前统筹组织策划，做好相关准备，包括来宾接待的房间预订、餐饮安排、资料装订、车辆调度、摄影报道以及外33、出参加活动的行程安排、文稿起草、航班预订等，并适时召开碰头会提前 2 天 局发起部门-4审批公务活动方案根据公务活动原则审批公务活动方案提前 2 天 牵头领导-5执行公务活动方案根据已审批的公务活动方案执行该公务活动方案当天局发起部门-对应制度对应制度文件文件序号序号文件编号文件编号文件名称文件名称发布时间发布时间1-中国建筑第四工程局有限公司重要公务活动管理办法-4.5公务活动原则公务活动原则表 4-4接待原则序号序号原则原则具体要求具体要求注意事项注意事项1精简原则（1）局总部各部门、局属各单位应按确有必要的原则组织公务活动，控制公务活动的数量、规模（2）局总部各部门组织的专业系统活动，原34、则上局分管领导出席，也可根据需要邀请局主要领导出席（1）严禁多头对接，申请部门/单位要指定专人与对方单位单线对接，申请部门主办人员或申请单位办公室与局综合办公室单线对接，避免信息不对称（2）公务活动中如安排局主要领导主持、致辞等环节，应代拟讲话稿，与公务活动申请一同报送局综合办公室，局综2归口承办原则局总部各部门根据职责分工和惯例牵头承办本部门职责范围及业务系统对口的活动；如活动涉及多个部门，应协商确定牵头部门3对等原则 根据对方领导最高级别，确定局参加或出席18/73序号序号原则原则具体要求具体要求注意事项注意事项合办公室负责审核修改局主要领导讲话稿，局相关部门协助完成（3）对局总部屏幕欢迎35、词、停车位、展厅解说等需要局综合办公室协调的服务事项，申请部门/单位需提前详细告知活动的领导4内外有别原则（1）内部公务活动，在确保效果的前提下，应简化接待，注意节俭。局部门组织的专业系统活动，原则上安排在内部会议室，内部会议室不能满足需要的，可安排在本市内协议会议场所；确需在外埠举行的，严格履行报批程序，严禁安排在风景名胜区（2）内部公务活动期间，不得超标准、超规格住房，有食堂的一律安排在食堂用餐，不饮酒，不上高档菜肴（3）外部公务活动时，坚持简朴、热烈、温馨，出访和接待中严格执行相关规定5保密原则公务活动方案原则上应控制知悉范围，不得外传；领导讲话未经本人审核，不宜印发；涉密材料应严格遵守36、保密规定。4.6表单、模板表单、模板表 4-5接待管理表单序号序号表单名称表单名称表单编号表单编号强制强制/建议使用建议使用1中建四局公务活动申请表MS01.01-XZ-B010401建议使用5车辆管理车辆管理5.1术语定义术语定义（1）固定用车指保障企业主要负责人岗位履职和公务活动的车辆。（2）保障用车指保障企业公务活动的车辆。5.2职责与权限职责与权限5.2.1管理职责管理职责表 5-1车辆管理的管理职责序号序号管理职责管理职责局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位项目部项目部1车辆配备19/73序号序号管理职责管理职责局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位项目部项目部2车辆使37、用3车辆处置-5.2.2审批权限审批权限表 5-2车辆管理的审批权限序序号号管理决策管理决策事项事项细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位1车辆管理车辆购置主要领导-局车辆调用综合办-二级单位车辆调用-综合办-三级单位车辆调用-综合办局车辆维保综合办-二级单位车辆维保-综合办-三级单位车辆维保-综合办局总部车辆处置达到使用年限的正常报废部门负责人-未达到使用年限的非正常报废总经理-局二、三级单位车辆处置达到使用年限的正常报废-分管领导-未达到使用年限的非正常报废，处置收入不低于资产净值或评估值-总经理-未达到使用年限的非正常报废，处置收入低于资产净值或评估值总经理-5.338、车辆配备车辆配备5.3.1固定用车固定用车（1）局主要负责人按照不超过 1 人 1 辆公务用车的编制，配备固定用车。配备标准为排气量 2.0 升（含）以下，购车价格（不含车辆购置税）28万元以内。（2）局班子副职及局二、三级单位主要负责人不得配备固定用车。5.3.2保障用车保障用车20/73表 5-3保障用车单位单位规模规模/单位单位保障用车保障用车上限数量（辆上限数量（辆）配备标准配备标准局总部-9（1）新购置的轿车型保障用车配置标准要控制在排气量 1.8 升（含）以下、购车价格 18 万元（不含车辆购置税）以内。（2）新购置的商务车型保障用车配置标准要控制在排气量 3.0 升（含）以下、购39、车价格 38 万元以内。（3）购置公务用车要严格执行配备标准，选用国产汽车，优先选用新能源汽车，遵循“立足国产、保障公务、经济安全、节能环保”的原则，不得增加高档配置或者豪华内饰。（4）公务用车使用年限超过 8 年的，可以继续使用的应继续使用，不得更新；已不能正常使用的，或者车辆安全状况、排放要求等不符合有关标准要求的，可以更新。（5）通过租赁保障公务活动用车的，不得超过配备标准房建/基建类公司二级单位产值100 亿元8产值100 亿元7三级单位产值30 亿元8产值30 亿元7专业公司二级单位产值30 亿元8产值30 亿元7三级单位产值10 亿元8产值10 亿元7地产公司/投资公司总部7分支机40、构4深圳实业总部7分支机构3科研院总部8分支机构35.3.3购置程序购置程序办公室公务车辆购置以生产预算为基础，测算企业车辆总需求，结合企业公务车辆管理，测算企业车辆购置数量与价值。预算车辆购置不得超过保障用车上限数量和突破价值限定。局总部综合办发起更新购置流程，会商财务资金部后报主要领导审批；局二三级单位参照局总部程序完成内部购置审核后，报局审批。5.4车辆使用车辆使用（1）公务用车由综合办统一调度，严格执行用车登记制度，不得转借他人或外单位，不得既领公务交通补贴又配备固定用车，禁止公车私用。（2）公务用车维保实行“定人管理、定向维修”。维修保养前需经主管部门负责人批准，然后到总部定点厂家维41、修保养，紧急情况电话征得主管部门负责人同意后，就近维修。（3）公务用车日常费用（油费、维修费、路桥费、停车费、清洗费等）实行单车核算，在年度预算范围内，据实报销。5.5车辆处置车辆处置21/73综合办发起车辆处置流程，会商财务资金部后根据不同情况按相应审批权限报相关领导审批。5.6司机管理司机管理5.6.1管理要求管理要求（1）司机按照综合办调派出车，工作时间原则上按照公司规定执行，如遇出车任务，上下班时间依照实际情况而定，并酌情调休。（2）司机应着工装上班，保持车况良好，确保行车安全。不得私自出车或交由他人驾驶。（3）误餐与报销应按公司相关制度严格执行。5.6.2激励机制激励机制综合办根据日42、常考勤、违章违规情况、日常行为规范等，对司机进行每月安全文明驾驶考核，发放安全文明驾驶奖金。6信访接待与应急管理信访接待与应急管理6.1术语定义术语定义（1）信访公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向有关单位反映情况，提出建议、意见或者投诉请求的，依法应当由有关单位处理的活动。（2）信访人是指采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式向有关单位反映情况，提出建议、意见或者投诉请求的公民、法人或者其他组织。（3）应急管理指对局及局二、三级单位的社会形象、品牌形象、企业稳定、经济利益、生产安全、职工生命安全等造成重大损害和可能造成严重社会危害、危及公共安全的重大自然灾43、害、质量安全事故、环境卫生事件、群体性事件、涉外重大事件等突发事件的预防和处置。6.2职责与权限职责与权限6.2.1管理职责管理职责表 6-1信访与应急管理职责22/73序号序号管理职责管理职责局总部局总部二级公司二级公司三级公司三级公司项目部项目部1机构健全-2日常管理3制度建设-4信访渠道-5应急管理6.2.2审批权限审批权限表 6-2信访与应急管理审批权限序号序号管理决策事项管理决策事项细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位1成立信访领导小组局总部信访领导小组党委书记-二级单位信访领导小组-党委书记-三级单位信访领导小组-党总支书记6.3信访接待信访接待6.3.1信44、访机构与职责信访机构与职责局总部和局二、三级单位须成立信访工作领导小组，由党政主要领导任组长，对本单位的信访维稳工作负总责；分管领导任副组长，承担具体领导责任；有关部门负责人为小组成员，对信访问题负直接责任。6.3.2信访受理信访受理局总部和局属各单位应遵循有利工作、方便信访人的原则，设立信访接待场所。公开信访通信地址、电子信箱、传真、电话，以及信访接待的时间、地点。完善信访信息登记制度、信访接待日制度。表 6-3信访接待形式序号序号接待形式接待形式具体内容具体内容1现场接待信访人可根据公开的信访接待的时间和地点，通过走访的方式提出投诉请求。信访工作机构及其人员须认真接待和答复2非现场咨询信访45、人可通过书信、电子邮件、电话、传真等方式提出投诉请求，根据情况可通过书信、电子邮件、电话、传真等方式回复信访人6.3.2.1信访事项办理信访事项办理信访工作机构及其工作人员办理信访事项应恪尽职守、秉公办事、查明事实、分清责任、宣传法制、教育疏导、妥善处理，不得推诿、敷23/73衍和拖延。局信访工作管理流程，局二、三级单位参照执行。（1）管理流程（2）流程说明序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主责部门工作文件工作文件1提交诉求1）信访事项应客观真实，不得捏造、歪曲事实、不得诬告、陷害他人；2）以书信、电子邮件、传真等方式提交投诉请求；-信访人来访登记表24/73序号46、序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主责部门工作文件工作文件3）信访人的姓名、住址、联系方式要清晰准确；4）集体信访，应推选代表，代表人数不超过 5 人2审核受理登记1）拒绝受理已经或依法应当通过诉讼、仲裁和行政复议等法定途径解决的信访事项；2）拒绝受理非本单位法定职责的信访事项自收到信访请求当天内局信访办-1）认真审核信访人信息和信访事件，是否是本单位涉及事项，做好登记；2）对通过电话口头形式提出投诉申请的应记录信访人姓名、单位、住址和请求事项-能现场答复的须进行现场答复-3审核事项真实性1）对不能现场答复的信访事项，转交相关部门对信访事项信息数据的真实性、准确性认真47、审核；2）相关部门不得推诿和拖延，须提出处理建议自收到信访请求 45天内局相关部门-4制定处理方案对信访事项通过相关方认真调查核实后，拟定答复意见报主要领导审核局信访领导小组-对情况复杂的信访事项，经领导同意可延长不超过 30 日，但要告知信访人延期理由自收到信访请求 45日内-审批答复意见书并盖章自收到信访请求 60天内-5意见反馈1）将答复意见送达信访人（或邮政、传真、自取等方式）；（2）确认信访人签收答复意见。了解信访人收到答复意见后的意见；3）向主要领导反馈信访人收到答复意见书的意见。并做好记录归档自信访人收到答复意见 30 天内局信访办-6复查申请信访人对答复意见不服，针对同一事项可48、向答复意见书提示的上级机关提交复查申请自收到答复意见 30天内信访人-7上级复查对信访人申请复查的事项进行仔细了解和分析，并与原办理单自收到复查申请 30上级机关-25/73序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主责部门工作文件工作文件位沟通后提出复查意见，并分别送达（邮政、传真或自取等方式）信访人和原办理单位天内8意见反馈督办1）根据复查意见，告知所涉及的部门和人员，并督促其在约定时间内完成相关工作。对复查处理相关事宜告知信访人；2）了解信访人对复查意见的意见。办理结束后以书面形式向复核机关反馈情况，同时向本级主要领导汇报自收到复查意见 15天内局信访办-9复核申请49、信访人收到复查意见后，如有不服意见，可向复查意见中提示的上级机关提出复核申请。同时告知原办理单位信访经办人自收到复查意见 30天内信访人-10上级复核详细了解复核申请和申请人提供的相关资料，并与下级单位沟通了解，填写信访复核意见并分别送达（邮政、传真或自取等方式）信访人和原办理单位自收到复核申请 30天内上级机关-11意见反馈督办1）根据复核意见，告知所涉及的部门和人员，并督促其在约定时间内完成相关工作，并告知信访人；2）办理结束后以书面形式向复核机关反馈情况。同时向本级主要领导汇报自收到复核意见书15 天内局信访办-12归档信访事项办结后要整理全过程相关资料成立案卷保存事项办结后 7 日内局50、信访办-对应制度对应制度文件文件序号序号文件编号文件编号文件名称文件名称发布时间发布时间1-中国建筑第四工程局有限公司办公信访工作管理办法-6.3.2.2答复、复查和复核答复、复查和复核信访部门及其工作人员能当场作出答复的，应当场作出答复，不能当场答复的要告知信访人，并在 15 日内书面告知信访人。信访人对信访答复意见的处理意见不服的，在 30 日内向上一级信访机构提出复查申请，收到复查申请的信访机构要要在 30 日内提出复查意见。信访人对复查意见不服的，可向复查机构的上一级信访机构请求复核。收到复核请求的机构应当在 30 日内提出复核意见。26/736.3.2.3复函内容复函内容信访复查和复51、核意见主要内容要包含申请人基本情况、申请复查事项基本情况以及办理部门或单位的处理意见。6.3.3信访事项督办信访事项督办访督办按照有关规定采取电话督办、书面督办、约谈督办实地督办和联合督办等方式进行督办。6.4应急管理应急管理6.4.1职责分工职责分工表 6-4应急管理的职责分工序号序号专项应急专项应急主责部门主责部门1自然灾害突发事件专项应急生产安全事故突发事件专项应急安全部2自然灾害突发事件专项应急工程部3环境突发事件专项应急4质量突发事件专项应急5公共卫生突发事件专项应急综合办6档案突发事件专项应急7保密突发事件专项应急8群体性突发事件专项应急各业务部门9网络与信息安全突发事件专项应急信52、息中心10新闻危机公关专项应急党委宣传部11涉外突发事件专项应急海外部6.4.2突发事件分类突发事件分类根据突发事件的发生过程、性质和机理，主要分为群体性突发事件、公共卫生突发事件、自然灾害突发事件、环境污染突发事件、质量突发事件、安全生产突发事件、新闻媒体突发事件、网络信息突发事件、涉外突发事件、保密突发事件。6.4.3应急管理分级应急管理分级应急响应级别按照事件性质、严重程度、可控性和影响范围等从高到低分为一级、二级、三级、四级，分别与各类突发公共事级（特别重大）、级（重大）、级（较大）和级（一般）级别相对应。应急管理遵循规范管理原则、结合融合原则、分层推进原则、全面覆27/73盖原则、社53、会责任原则。6.5表单、模板表单、模板表 6-5信访管理表单序号序号表单名称表单名称表单编号表单编号强制强制/建议使用建议使用1来访登记表MS01.01-XZ-B010601建议使用7印章管理印章管理7.1术语定义术语定义印章，包括行政公章、党群系统印章、人名章、专用章、电子印章。7.2职责与权限职责与权限7.2.1管理职责管理职责表 7-1印章管理职责序号序号管理职责管理职责局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位项目部项目部1印章刻制-2印章启用、领用-3印章使用4印章变更、遗失、回收及废止-7.2.2审批权限审批权限表 7-2印章管理审批权限序序号号管理决策管理决策事项事项细分事项细54、分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位1部门印章刻制审批局总部部门印章分管领导-局属二级单位部门印章-分管领导-使用审批局总部部门印章本部门-局属二级单位部门印章-本部门2专用章刻制审批局财务专用章分管领导-局属二级单位财务专用章（法人公司）-分管领导-局属二级单位财务专用章（非法人公司）分管领导-局发票专用章分管领-28/73序序号号管理决策管理决策事项事项细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位导局属二级单位发票专用章（法人公司）-分管领导-局属二级单位发票专用章（非法人公司）分管领导-局合同专用章合约法务部分管领导-局属二级单位合同专用章（法人公司）-合约55、法务部分管领导-使用审批局财务专用章按法务权限执行局属二级单位财务专用章（法人公司）局属二级单位财务专用章（非法人公司）局发票专用章局属二级单位发票专用章（法人公司）局属二级单位发票专用章（非法人公司）局合同专用章局属二级单位合同专用章（法人公司）3电子印章申请刻制局电子印章市场部分管领导-局属二级单位电子印章-市场部分管领导-使用审批局电子印章市场部-局属二级单位电子印章-市场部-4党群系统印章刻制审批局党群系统印章（除党委印章）归口部门分管领导-局属二级单位党群系统印章-归口部门分管领导-局属三级单位党群系统印章-三级单位党委会/党总支委员会-局党委印章-29/73序序号号管理决策管理决策56、事项事项细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位使用审批局党群系统印章分管领导-局属二级单位党群系统印章-分管领导-局属三级单位党群系统印章-党委/党总支书记5行政公章刻制审批局行政印章-二级单位行政公章-董事长-三级单位行政公章-董事长-使用审批局行政印章按权限执行二级单位行政公章三级单位行政公章6项目印章刻制审批股份公司名义项目印章-局名义项目印章归口部门-局属二级单位名义项目印章-归口部门分管领导-使用审批股份公司名义项目印章按股份公司要求执行局名义项目印章项目经理-局属二级单位名义项目印章-项目经理-7人名章刻制审批局人名章根据人名章种类由相应主管领导审批二级单位人57、名章三级单位人名章使用审批局人名章与公章审批权限一致二级单位人名章三级单位人名章7.3印章分类印章分类表 7-3印章分类序号序号印章分类印章分类印章名称印章名称1行政公章局及局属法人公司以及经工商登记或在当地建设主管部门登记的非法人公司（单位）公章2党群系统印章各级党组织、纪检组织、工会、团组织的印章3人名章印有企业法定代表人姓名的印章（法定代表人名章）、其他人名章30/73序号序号印章分类印章分类印章名称印章名称4专用章财务专用章、发票专用章、证件专用章、合同专用章5项目印章项目经理部印章、项目部资料专用章、项目部非经济合同专用章）、项目部（签约无效）6电子印章与实物印章具有同等法律效力7.58、4印章刻制印章刻制局刻章管理流程如下，局二、三级单位参照执行。（1）管理流程（2）流程说明序序号号关键关键活动活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责主责部门部门对应表单对应表单1提出申请1）一般印章按需提出（新机构设立文件、机构调整文件、原有印章损坏等）2）根据工程部/基础设施事业部下发的项目部成立文件3）项目行政印章：项目甲方业主或政府单位明确要求/设置规定印章制发要求收集成立文件后局经办部门/单位印章刻制申请文件（项目成立文件）2审核对申请资料进行必要性及符合性审核一般印章收到申请后 2 天内局业务归口部门-31/73序序号号关键关键活动活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责主责部门部59、门对应表单对应表单项目印章收到申请后 1 天内3审批根据审批权限报领导审批审核后 1天内局分管领导-4收集刻制印章资料收集刻制印章的部门、项目成立文件，刻制印章批复文件、刻制印章公安备案所需资料等1 天内局综合办-5报公安机关备案并刻制印章到当地公安机关指定的刻章公司办理准刻及印章备案工作，刻制印章2 天内局综合办-6启用、领用印章下发印章启用文件，填写印章领用登记表、留取印模，签订保管责任书1 天内局业务归口部门印章登记表、印章保管与使用责任书7使用印章印章保管部门按印章管理办法使用印章领取印章完成后局经办部门/单位-对应制度对应制度文件文件序号序号文件编号文件编号文件名称文件名称发布时间发60、布时间1-中国建筑第四工程局有限公司印章管理办法-7.5印章的使用与保管印章的使用与保管局用印流程如下，局二、三级单位参照执行。（1）管理流程32/73（2）流程说明序号序号 关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主责部门对应表单对应表单1申请按需提出申请-局使用部门、单位印章使用审批表2审批按法务设定审批权限表审批用印内容-授权审批人-3审核用印资料对审批表及用印资料进行审核（资料内容及用印份数）-局综合办-4施印施印-局综合办-对应制度对应制度文件文件序号序号文件编号文件编号文件名称文件名称发布时间发布时间1-中国建筑第四工程局有限公司印章管理办法-7.5.1使用范围使用61、范围表 7-4印章使用范围序号序号印章名称印章名称使用范围使用范围1局行政公章（1）以局名义对内的发文、通知、生产工程计划等日常事务文书；（2）对上级的请示、报告、各种统计报表等事务文书；33/73序号序号印章名称印章名称使用范围使用范围（3）对外的证明、函、介绍信以及经营方案需要的证件等（4）以局资质承接的工程项目相关资料，包括招投标过程资料，项目办理政府相关部门备案（如项目报建等资料），项目施工过程中的方案、验收、进度款、结算资料，与他人（企业或单位）签订的与经济无关的协议；（5）业主或政府相关部门强制指定的须用行政公章加盖的有关合同或协议书2局财务专用章（1）用于现金收付业务收据的开具；62、（2）用于银行收付相关业务（购买支票，预留银行印鉴，开具支票、汇票、银行业务委托书等）；（3）用于税务申报资料；（4）用于内外部对账资料；（5）向业主提供收款银行账户确认单。发票专用章仅限于开具发票时或向政府、业主提供已出具发票复印件上盖章使用。银行（现金）收讫、付讫章仅用于凭证盖章；（6）个人人名章、稽核章用于凭证、账簿、报表盖章使用3局合同专用章合同专用章使用范围：中国建筑第四工程局有限公司对外签订的经济合同文件，均使用合同专用章。签订分包分供类合同文件必须使用合同专用章；为开拓市场、承接业务而签订的合同以及与金融机构签订融资借款等相关金融类合同，原则上应使用合同专用章，确需加盖行政公章的63、，由业务主办部门提出申请，经合同归口管理部门和印章管理部门审核同意后使用。签订劳动合同，不使用合同专用章4局部门印章1）局内部各部门之间工作联系使用；2）以部门名义，向市场客户发放通知使用；3）部门与部门业务单位联系使用。禁止签订与经济相关的文件及协议7.5.2使用要求使用要求（1）用印审核人对用印的内容认真审核，审批人按权限审批。如因审核、审批错误导致使用印章给企业造成损失的，审核人、审批人承担相应的经济和法律责任。（2）局综合办对用印资料进行形式审查，不对最终审批人是否拥有审批权限及用印文件的具体内容负责，对与审批不符的用印材料应予驳回。（3）局综合办有权对最终审批人是否拥有审批权限及拟用64、印文件的实质内容进行穿透审查；审查发现可能存在不符合企业管理要求的，有权暂停用印。（4）严禁在空白纸、空白介绍信、空白授权委托书上用印。34/73（5）原则上局印章不得携带外出。确需外出用印的，用印单位或部门须在完善用印审批手续后，向局综合办公室提出申请，经局综合办公室主任审核后安排人员外出施印。因投标需要外出用印的，应提前三个工作日向局综合办公室申请，由局综合办公室统一协调，安排用印。表 7-5印章使用要求序号序号印章类型印章类型使用要求使用要求1局行政公章及法定代表人名章通过 OA 系统提出用印申请，经有权审批人（组织）审批后，局综合办公室根据工作实际予以用印。局综合办公室应明确印章保管人65、，印章保管人必须与企业签订责任书2局电子印章通过 OA 系统提出用印申请，经有权审批人（组织）审批后，局市场部负责办理用印，加盖电子印章的电子文档应加密处理3局项目部印章通过 OA 系统提出用印申请，完成相应审批程序后方可施印。同时各管理项目的责任单位应将项目印章用印登记台账、用印审批表归档4局部门管理和使用的印章应认真履行登记签批手续，印章应由专人保管，不得随意转交他人，存放印章的有关设施应安全可靠7.6印章的变更、遗失、回收及废止印章的变更、遗失、回收及废止表 7-6印章的变更、遗失、回收及废止序序号号关键关键活动活动管理要求管理要求时间要求时间要求主责部门主责部门对应表单对应表单1上交166、）项目印章：竣工验收、结算完毕2）其他印章：机构（部门）名称变更、机构（部门）整合或撤销、印章损坏等结算完毕后一个月内/7 天项目经理/印章保管责任人中国建筑四局印章移交清单2登记登记回收时间、上交人、印模等信息，收集印章使用台账、审批表上交后1天内综合办20*年印鉴移交接收清单（台账）3移交印章审批表、用印台账移交上级印章管理部门登记后1天内综合办/4废止、销毁、遗失失去效力经鉴定后移交后7天内综合办印章销毁登记表遗失：在公安机关指定的媒体上发布公告，声明作废移交后7天内合约法务部、综合办7.7表单、模板表单、模板表 7-7印章管理表单序号序号表单名称表单编号表单编号强制强制/建议使用建议使67、用1中建四局印章启用统计表（启用台MS01.01-XZ-B010701强制35/73序号序号表单名称表单编号表单编号强制强制/建议使用建议使用账）2中建四局印章领用登记表MS01.01-XZ-B010702强制3中建四局印章移交清单MS01.01-XZ-B010703强制4中建四局印章移交接收清单（台账）MS01.01-XZ-B010704强制5中国建筑四局印章临时交接表MS01.01-XZ-B010705强制6中国建筑第四工程局有限公司 XX专用章管理跟踪表MS01.01-XZ-B010706强制7中国建筑四局 XX 专用章使用单位变更审批表MS01.01-XZ-B010707强制表 7-868、印章管理模板序号序号模板名称模板名称模板编号模板编号强制强制/建议使用建议使用1项目部印章保管和使用承诺书MS01.01-XZ-M010701强制2中国建筑四局印章保管、使用责任书MS01.01-XZ-M010702强制8后勤管理后勤管理8.1职责与权限职责与权限8.1.1管理职责管理职责表 8-1后勤管理的管理职责序号序号管理职责管理职责局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位项目部项目部1办公用房管理2行政物资管理3机票集采管理-4食堂管理5值班管理8.1.2审批权限审批权限表 8-2后勤管理的审批权限序序号号管理决策管理决策事项事项细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位69、三级单位1办公区选址、设计方案局总部主要领导-二级单位-主要领导-三级单位-总经理36/73序序号号管理决策管理决策事项事项细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位2办公区域装修（硬、软装）局总部分管领导-二级单位-分管领导-三级单位-分管领导3办公区域维修维护局总部综合办主任-二级单位-综合办主任-三级单位-综合办主任4行政物资采购局总部综合办主任-二级单位-综合办主任-三级单位-综合办主任5机票采购局总部部门副职及以下部门正职-局总部助理级领导、部门正职分管领导-二级单位-分管领导-三级单位-分管领导8.2办公用房管理办公用房管理办公用房包括局总部、局属二、三级单位机关70、及其分支机构机关（以下合称各单位）办公用房。8.2.1办公室面积要求办公室面积要求表 8-3办公室面积要求序序号号细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位1编制定员人均使用面积20 平米20 平米16 平米2主职领导办公室面积60 平米40 平米30 平米3副职领导办公室面积40 平米30 平米20 平米4助理级领导办公室面积35 平米20 平米-5部门正职办公室面积30 平米15 平米-6部门副职办公室面积20 平米-8.2.2办公室装修与维修维护办公室装修与维修维护局办公区域装修流程如下，局二、三级单位参照执行。（1）管理流程37/73（2）流程说明序序号号关键关键活动71、活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责主责部门部门对应表单对应表单1提出申请业务部门根据需求提出装修申请1 天业务部门2制定装修方案根据需求制定装修方案并联系装修单位15 个工作日综合办3会商装修方案会商工程部、安全部、企划部（信息中心）等部门初步确定装修方案，并会商商务部核对报价。1 天综合办-4确定装修方案根据会商内容确定最终装修方案1 天综合办-38/73序序号号关键关键活动活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责主责部门部门对应表单对应表单5审批装修方案报分管领导审批1 天分管领导-6执行装修方案按照已经确定的装修方案与装修公司签订装修合同并组织装修公司进场装修。-综合办-7组织验收72、装修完毕之后组织工程部、安全部、企划部（信息中心）等相关部门验收，验收完毕之后按照合同约定付款7 个工作日综合办工程竣工验收单、工程结算单局办公区域维修流程如下，局二、三级单位参照执行。（1）管理流程（2）流程说明序序号号关键关键活动活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责主责部门部门对应表单对应表单1提出维修申请业务部门根据需求提出维修申请1 天业务部门维修申请单2制定维修方案综合办业务人员根据需求制定维修方案并联系维修单位即时综合办3审批维修方案综合办主任审批维修方案1 天综合办-4执行维 按照已经确定的维修方案组织维修公-综合办-39/73序序号号关键关键活动活动管理要求管理要求时间时间73、要求要求主责主责部门部门对应表单对应表单修方案 司进场维修。（1）办公用房装修。办公用房的装修应遵循简约、庄重、和谐的原则，体现企业文化和对外形象，从设计、材料、工艺、造价等方面进行考虑，每平米硬装造价（不包括办公家具）不超过 1200 元。装修采取邀请招标或比价方式确定合作方，装修方案及验收工作应会商工程部、商务部、安全部、企划部（信息中心）等部门。（2）办公用房维修维护采取比价或直接选定长期合作商进行维修维护。如有需要，维修维护方案可会商工程部、安监部、商务部。8.2.3办公室家具配置标准办公室家具配置标准表 8-4办公室家具配置标准序序号号细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级74、单位三级单位1主职领导办公室家具配置6 万元3.5 万元2.5 万元2副职领导办公室家具配置3.5 万元2.5 万元2 万元3助理级领导办公室家具配置2.5 万元1.5 万元-4部门正职办公室家具配置2.5 万元1 万元-5部门副职办公室家具配置1.5 万元-6一般工作人员人均家具配置0.4 万元0.4 万元0.4 万元8.2.4办公区域使用管理办公区域使用管理各单位综合办负责编制年度维保计划预算。如有改造需编制改造专项报告，包含设计、预算等相关内容。按计划做好维保工作。8.2.5安全管理安全管理（1）安装视频监控设施，由企划部（信息中心）设专人管理。（2）根据职责分工，由综合办定期检查办公区75、域用水用电设施和设备，企划部（信息中心）定期检查办公区域监控及机房设施设备，及时消除安全隐患。（3）设立安全小组，由各部门消防安全小组成员负责部门区域消防工作，综合办负责公共区域消防工作，按消防法要求配备可靠有效的消防器材，确保消防通道畅通。由安监部牵头、综合办辅助，识别重点消防部位重点管控，每半年组织消防演练。40/73（4）建立门禁卡和钥匙管理台账，如果门禁卡和钥匙遗失，需向到综合办说明情况并报备登记，由遗失人承担重新制作费用。（5）如有陌生人进入办公区域或发现存在安全隐患（漏水、漏电等），应及时通知综合办。最后离开办公室的人要做好安全检查并关灯关门。8.3行政物资行政物资行政物资包括办公76、家具、办公用品、办公设施设备（IT 类除外）。局行政物资采购流程如下，局二、三级单位参照执行。（1）管理流程（2）流程说明序序号号关键关键活动活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责主责部门部门对应表单对应表单1提出申请业务部门根据需要提出申请购买办公家具或者用品（办公用品按月提计划）1 天业务部门局总部办公用品月度采购计划表2审批分管领导审批本部门提出办公家具的需求是否合理1 天分管领导-3分配或购买综合办业务人员报请本部门负责人审批后根据事情情况，有库存则直接分7 个工作日内综合办-41/73序序号号关键关键活动活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责主责部门部门对应表单对应表单配，没有库77、存则在合作商家处购买4验收业务部门相关人员验收所需物资1 天分管领导-8.4机票管理机票管理各单位机票集采服务商应严格执行局招标制度。8.5食堂管理食堂管理食堂管理指局和局属二、三级单位机关总部员工食堂的管理工作。8.5.1管理部门管理部门综合办为总部员工食堂的归口管理部门，管理工作要求如下表。表 8-5食堂管理内容序号序号管理职责管理职责职能描述职能描述1综合办编制食堂管理制度，对食堂工作人员进行交底根据总部员工人数和食堂工作人数，编制年度员工就餐费用预算，编制内部接待经费预算按照接待对象拟定接待标准和陪同人员对食堂的用品食材采购渠道进行招投标管理指导管理员负责食堂的日常监督管理工作2管理员78、对食堂采购的食材的质量、数量和采购渠道进行验收，监督台账的填写，随时了解掌握市场价格行情加强安全意识，杜绝用水用电安全事故和食物中毒事件的发生禁止非食堂工作人员进入操作间3厨师长厨师每周定期进行炊具用品的消毒，每月进行大保洁一次，确保食堂区域整洁卫生做好日常“灭四害”措施，不在操作间内吸烟组织食堂工作人员定期体检，办理健康证，确保符合工作要求监督工作人员工作时间要穿戴“三白”负责在中标单位或正规超市按需适量采购食材，建立采购台账，按时记录协助管理员完成其他相关工作8.5.2监督检查监督检查（1）综合办负责人和管理员，不定期的对食堂进行监督检查，发现问题限时纠正。42/73（2）接受第三方的监督79、检查。8.5.3其他要求其他要求（1）每季度完成一次员工调研，并积极改进。（2）做好食物留样，包括实物和纸质记录，留样保留时间不少于 48 小时。（3）食堂费用要做到日清月结，票据完整清晰。（4）食堂所有工作人员必须注意个人卫生，不留指甲，工作时间穿戴“三白”，不在操作间吸烟。定期体检办理健康证。定期对食堂炊具进行消毒，留存消毒记录。8.6值班管理值班管理8.6.1值班安排值班安排适用于中建四局总部和二、三级单位总部在法定节假日时间值班管理工作。8.6.2职责分工、管理要求及监督检查职责分工、管理要求及监督检查表 8-6职责分工、管理要求及监督检查序号序号部门名称部门名称主要工作职责主要工作职80、责1职责分工法定节假日必须安排值班领导 1 人，部门员工 1-2 人。执行坐班值班制度2管理要求加强责任意识，忠于职守，尽职尽责，及时接听来电、接收来文。接听电话时注意用语礼貌，态度友善注意做好值班期间来人、来访的接待工作，展现良好的精神面貌妥善处理值班职责范围内的工作，遇重大紧急事项应立即向值班领导或上级报告值班期间不得随意翻动非值班区域的物品。不得利用办公区公用办公设备做与办公无关的事注意保持个人及环境卫生，保持值班区域的环境干净整洁值班人员实行签到制度。严格遵守值班纪律，按时交接班，不得迟到早退。严禁离岗、脱岗、睡岗。认真填写值班日志，做好值班交接记录3监督与检查综合办可不定期进行巡岗、81、查岗，可随时检查下级单位值班人员履职情况，发现问题及时指出值班员对巡查中发现的问题应及时整改，并将整改情况反馈检查人员值班员履职情况将与人力资源部绩效考核挂钩8.6.3其他要求其他要求43/73（1）值班人员应注意学习了解中建集团和中建四局历史沿革，熟悉公司领导分工和有关部门职责及相关人员岗位职责，利于及时正确处置日常值班有关事项。（2）原则上不得将公司领导个人联系方式告知他人。如涉及事项紧急重大，可记录对方电话后报告有关领导或领导秘书。（3）注意做好值班信息的保密工作，不得将企业或有关人员信息随意对外泄露。根据国家法定节假日落实好人员值班，确保企业正常运转。（4）值班人员安排须在节前报告上级82、主管部门。8.7表单、模板表单、模板表 8-7后勤管理管理表单序号序号表单名称表单名称表单编号表单编号强制强制/建议使用建议使用1工程结算单MS01.01-XZ-B010801建议2工程竣工验收单MS01.01-XZ-B010802建议3维修申请单MS01.01-XZ-B010803建议4局总部办公用品月度采购计划表MS01.01-XZ-B010804建议9信息报送信息报送9.1信息定义及基本内容信息定义及基本内容9.1.1信息定义及分类信息定义及分类（1）动态信息是指本单位在开展经营生产、改革创新、党组织活动、人文关怀、员工日常生活等活动中所形成的信息；（2）综合信息是指结合当前重点工作和领83、导关心的问题，通过专项调研，形成有情况、有分析的专题信息。9.1.2信息报送的基本内容信息报送的基本内容信息报送的基本内容包括但不限于以下方面：（1）党和国家重大方针政策在本单位的贯彻落实情况；中央、省（市）有关部委、中建集团领导在各单位检查工作的情况及有关讲话精神；（2）企业改革发展中遇到的重大问题情况反映、意见和建议；（3）企业阶段发展情况、重大工程项目进展情况；（4）企业获取有影响力的奖项情况；44/73（5）企业重要科研成果的研发、意义；（6）企业各类重大突发事件情况；（7）其他方面有价值的信息。9.2信息审核与报送信息审核与报送9.2.1信息审核信息审核（1）信息编辑人员对信息的真实84、性、准确性进行严格审核；任何有疑问的信息经过核实清楚后方可上报，确保上报的信息准确无误；（2）各单位上报信息前，须经本部门负责人审核，本单位分管信息工作的部门负责人审批，重要信息应送本单位主管领导阅批。9.2.2信息报送信息报送9.2.2.1信息报送范围信息报送范围（1）上报集团信息。由局综合办公室（党委办公室）自行撰写采编或对局属单位报送信息进行筛选采编后，分别上报集团办公厅、企业文化部等；集团相关部门筛选后在集团网站或刊物上发布，并延伸上报到国务院国资委和其他上级机关部门；（2）上报广东省委办公厅信息。由局综合办公室（党委办公室）自行撰写采编或对局属单位信息进行采编上报；（3）局党建简报专85、报信息及其他重要信息。9.2.2.2信息报送时限信息报送时限（1）各单位采编信息后应及时逐级上报。原则上，动态类一般信息应在 3 日内报送，重大信息要第一时间报送；（2）上级单位约稿的信息须按时上报；（3）局党建简报信息应于每月 20 日前报局办公室（党委办公室）。9.3信息共享信息共享局综合办公室（党委办公室）主编的党建简报在局办公平台文件中心进行发布，供各单位参阅；上级单位（集团、广东省委办公厅及以上单位）采用的信息，局综合办公室（党委办公室）将按季度进行统计通报。9.4信息工作评价与表彰信息工作评价与表彰45/739.4.1工作评价工作评价表9-1信息使用评价序序号号刊发信息平台刊发信息86、平台得分得分/条（篇）条（篇）综合类综合类动态类动态类1中央领导批示2001002两办采用100503上报两办60304中央政府门户网105国务院国资委办公厅40206国务院国资委网站837中国建筑内网子企业经验交流108中国建筑内网子企业工作动态89中国建筑网站重要信息1110中国建筑网站一般信息0.20.211省委、省政府信息刊物10312信息获省部级领导批示202013被局办采编上报集团办公厅信息1114被局办采编上报集团企业文化部信息0.20.215局党建简报10.216局党建简报单独采编信息517中国建筑信息平台撤稿-30-1018国务院国资委信息平台撤稿-100-50注：局综合办通87、过其他途径采编的信息不计分。9.4.2信息数量评价（根据需要可作调整）信息数量评价（根据需要可作调整）（1）动态类信息：每月不少于 4 条；（2）综合类信息：每季不少于 1 篇；（3）低于规定报送数量，每少 1 条（篇）扣 2 分。9.4.3信息综合性评价（根据需要可作调整）信息综合性评价（根据需要可作调整）对信息的时效性、格式及内容质量等进行评价。综合性评价季度满分为 5 分。46/739.4.4信息评价结果信息评价结果局综合办公室每季度对信息报送情况进行评价，及时通报评价结果。年度评价结果纳入年终工作考核内容，并作为表彰优秀信息报送工作单位和部门的主要依据。9.5工作表彰工作表彰（1）对报88、送高质量信息的人员由局属单位按以下标准给予奖励1)被中央领导批示的综合类信息每条奖励 5000 元，动态类信息每条奖励5000 元；2)被中办、国办采用的综合类信息每条奖励 3000 元，动态类信息每条奖励 3000 元；3)上报两办的综合类信息每条奖励 2000 元，动态类信息每条奖励 2000元；4)被中央政府门户网采用的综合类信息每条奖励 2000 元，动态类信息每条奖励 2000 元；5)被国务院国资委办公厅采用的综合类信息每条奖励 1000 元，动态类信息每条奖励 500 元；6)被国务院国资委网站采用的综合类信息每条奖励 1000 元，动态类信息每条奖励 500 元；7)被总公司内89、网“子企业经验交流”栏目采用的动态类信息每条奖励 500元；8)被总公司内网“子企业工作动态”栏目采用的动态类信息每条奖励 500元。此处信息员指信息采编者。原始信息提供者可参照此标准 60-80%给予奖励。奖励不重复，既为采编者，又为提供者的，按就高不就低的原则计发。（2）局每年根据年度信息考评情况，对信息工作先进单位和个人进行评选表彰，并给予一定物质奖励。同时还将适时举办好信息评选等活动。10保密管理保密管理局、局属各单位应建立健全保密委及保密办，明确分管保密工作领导、保密办主任、专（兼）职保密员，构建全局保密管理网络。保密干部应为中共党员。若人员发生变动，应及时调整充实上报。47/73190、0.1术语定义术语定义国家秘密：是关系国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。包括密件、密品等，通常指明确标注有“秘密”、“机密”、“绝密”等密级的密件。10.2保密工作组织管理要求保密工作组织管理要求表10-1组织管理要求序号序号管理要求管理要求1局、局属各单位应建立健全保密委及保密办，明确分管保密工作领导、保密办主任、专（兼）职保密员，构建全局保密管理网络2保密干部应为中共党员3若人员发生变动，应及时调整充实上报10.3保密工作原则和方针保密工作原则和方针表10-2保密工作原则和方针具体内容具体内容工作原则坚持党委统一领导归口管理，分级负责属地管理与系统管91、理相结合保密管理与业务管理相结合的原则工作方针积极防范突出重点依法管理保障安全10.4保密工作责任制保密工作责任制10.4.1领导干部保密工作责任制领导干部保密工作责任制实行领导干部保密工作责任制，具体责任如下：表10-3保密工作领导责任领导层级领导层级 领导责任领导责任具体责任具体责任党政主要领导是保密工作第一责任人，对本单位保密工作负1）全面推进保密工作“三进入”，即进入各级党委常委会（以下简称党常会）或党委会、进入主要领导重要议事日程、进入党办、行办统筹安排部署。定期听取有关保密工作汇报，及时研究解决事关保密工作的重大问题，把保密工作纳入各单位、各部门年度工作目标考核范畴，做到保密工作与92、业务工作同研究、同部署、同检查、同考核、同48/73总责奖罚2）紧密结合保密工作新形势新任务，把保密宣传教育纳入各级领导班子中心组学习、新任领导干部任前谈话、干部和新员工培训内容3）建立健全保密组织机构，配备保密专兼职干部，保证保密工作经费，重视发挥保密委职能，支持指导保密办开展工作分管保密工作领导对保密工作负具体领导责任1）及时组织传达、学习上级关于保密工作政策法律、指示、决定等，部署贯彻实施和监督检查工作2）组织制定、实施保密规章制度和年度工作计划3）组织召开保密委会议，研究解决保密工作中的具体问题，向党委报告保密工作情况，将保密工作重要事项提交党常会或党委会研究，组织落实党常会或党委会关93、于保密工作的指示和决定4）组织开展保密宣传教育、技术防护、监督检查、失泄密案件查处和考核表彰等工作分管业务工作领导按照谁主管谁负责原则，在职责范围内对保密工作负直接领导责任1）熟悉分管业务的保密要求；部署分管业务的保密工作，加强指导和督查；为保密办开展工作提供支持和保障2）各级党政领导干部对保密工作负有领导责任。在研究、部署涉及党和国家秘密时，要同时对保密工作提出要求，作出安排，做到业务工作管到哪里，保密工作也要管到哪里3）各级领导干部应将履行保密工作责任制情况纳入民主生活会、年度述职报告中4）领导干部履行保密工作责任制情况，应纳入领导班子和领导干部综合考评内容，考核时应听取保密委意见10.494、.2各级领导干部保密守则各级领导干部保密守则表10-4各级领导干部保密守则序号序号保密守则保密守则1不泄露党和国家秘密；不在无保密保障的场所阅办、存放秘密文件、资料2不擅自或指使他人复制、摘抄、销毁或私自留存带有密级的文件、资料。确因工作需要复印的，复印件应按同等密级文件管理3不在非保密笔记本或未采取保密措施的电子信息设备中记录、传输和储存党和国家秘密事项4不携带秘密文件、资料进入公共场所或进行社交活动；特殊情况确需携带时，须经本单位保密部门或主管领导批准，并由本人或指定专人严格保管5不准用无保密措施的通信设施和普通邮政传送党和国家秘密6不准与亲友和无关人员谈论党和国家秘密，管好身边工作人员和95、配偶、子女7不在私人通信及公开发表的文章、著作、讲演中涉及党和国家秘密49/738不在涉外活动或接受记者采访中涉及党和国家秘密；确因工作需要涉及或提供党和国家秘密的，应事先报经有相应权限的机关批准9不在出国访问、考察等外事活动中携带涉及党和国家秘密的文件、资料或物品；确因工作需要携带的，须按有关规定办理审批手续，并采取严格的保密措施10.4.3涉密人员保密守则涉密人员保密守则表10-5涉密人员保密守则序号序号保密守则保密守则1不该说的秘密不说；不该问的秘密不问；不该看的秘密不看；不在公共场所谈论秘密2不在私人信息交流中涉及秘密；不擅自携带秘密参加涉外活动；不携带涉密载体出入公共场所或进行社交活96、动3不在无保密保障的地方阅办、存放秘密文件资料；不擅自复制、留存、销毁涉密载体4不在普通电话、普通传真、无线通信传输秘密，不在互联网上存储、传递、处理秘密10.4.4员工保密责任员工保密责任表10-6员工保密责任序号序号保密守则保密守则1员工依法履行保护、保守国家秘密的责任和义务，不得以任何方式和手段侵犯国家秘密2员工必须接受保守国家秘密教育，签订保密承诺书3员工发现或掌握任何个人、单位违反本办法或泄漏国家秘密的，应及时向本单位领导或局保密办反映和举报，相关单位和局保密办必须及时查处10.5失泄密处置失泄密处置表10-7失泄密处置序号序号处置要点处置要点1失泄密事件发生时，应在第一时间上报上级97、保密办，并在其指导下做好处置工作2失泄密事件处置过程应有记录并妥善保存3对失泄密事件的处置应符合保密法、保密法实施条例等法律法规相关规定4对失泄密事件反映出的企业管理问题应及时整改5局属单位保密责任追究，由本单位保密委提出方案，报局保密委审核，集团保密委审定50/73第二章第二章档案管理档案管理1术语定义术语定义（1）企业档案是指四局在研发、生产、经营和管理等活动中接收或形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式文件的历史记录，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子档案，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，也是国有资产的重要组成部分。（2）企业档案工作是企业管理的重要组成部98、分，是四局研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。企业档案管理以满足公司各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过信息资源整合和开发，为公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。（3）全宗是中建四局及下属单位在社会活动中形成的档案有机整体。（4）核心档案是指中建四局在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有特殊保存价值与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，主要包括驻外机构产生的重点资料，中建四局及局属各单位以中建股份公司、中建四局名义投资、承接的境内外重点项目资料。2职责与权限职责与权限2.1管理职责管理职责表 2-1档案工作的管理职责99、序号序号管理职责管理职责局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位项目部项目部1资料收集2档案整理3档案保管-3档案鉴定销毁-4档案统计-51/73序号序号管理职责管理职责局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位项目部项目部5档案借阅-6档案编研-7档案信息化2.2审批权限审批权限表 2-2档案工作的审批权限序序号号管理决管理决策事项策事项细分事项细分事项局总部局总部二级单位二级单位三级单位三级单位1档案鉴定销毁保管期限到期的档案鉴定销毁企业负责人-保管期限到期的档案延期保管档案鉴定委员会-2档案统计全国档案事业统计年报表企业负责人-全国档案事业统计年报表-企业负责人-全国档案事业统计年100、报表-企业负责人3档号编制档号编制3.1档号构成档号构成档号由“全宗号-类目号-年度（项目号或目录号）-保管期限-顺序号（案卷号）”构成，具体如下表。表 3-1档号基本结构构成序号序号构成要素构成要素说明说明1全宗号4 位数字，根据中建总公司办公厅给定后由工程局分配给各公司。详见表 3-2 中国建筑第四工程局有限公司档案全宗号2类目号档案类别的代号，由一级类目和二级类目组成，三级类目根据各单位实际情况自行设置3年度4 位数字。可根据需求进行细分、添加或删减；采用立卷归档的档案编号可根据需求设置案卷号。采用目录号辅助档案编号的方式可继续沿用4项目号项目（专题）顺序号（或设备顺序号、产品顺序号）。101、项目号可以 4 位数字代表，可以项目简称首字母代表，通常为 4 个字母。可根据需求进行细分、添加或删减；采用立卷归档的档案编号可根据需求设置案卷号。采用目录号辅助档案编号的方式可继续沿用5保管期限分为永久和定期。其中定期保管期限一般分为 30 年和 10 年（沿用永久、长期、短期代码标识，即：永久：Y；30 年：C；10 年：D）6目录号同一全宗内不允许出现重复的目录号，一个目录号只能给定一个类目。根据各公司实际情况自行设置7案卷号案卷的排列顺序号，通常为 4 位数字52/73序号序号构成要素构成要素说明说明8顺序号文件的排列顺序号，通常为 4 位数字3.2全宗号全宗号是立档单位的唯一的立档单102、位编号。四局全宗号由中国建筑集团给定，局属各单位由局档案管理中心按照中国建筑集团管理标准分配，并且长期固定不变。3.2.1全宗号构成全宗号构成原则上全宗号仅定至局属二级法人单位，由 4 位数字标识。其中，第1-2 位为中建股份总部及其二级企业顺序号，第 3-4 位数字用于表示中建股份三级及以下机构顺序号。例如：中建四局总部全宗号为 0400，中建四局六公司全宗号为 0404。在中国建筑档案管理信息系统中，为实现对分公司及基层项目部生成资料的全过程管控，在原全宗号基础上扩充 4 位数实现对其授权管理，与原全宗号用“.”隔开，例如，中建四局六公司第一分公司第 10 项目部可表示为 0404.011103、0。3.2.2四局及局属各公司全宗号四局及局属各公司全宗号表 3-2中国建筑第四工程局有限公司档案全宗号序号序号单位名称单位名称全宗号全宗号局三级单位局三级单位1中建四局04002中建四局一公司04010401.0100、0401.0200、3中建四局三公司04020402.0100、0402.0200、4中建四局建设发展公司04180418.0100、0418.0200、5中建四局五公司04030403.0100、0403.0200、6中建四局六公司04040404.0100、0404.0200、7中建四局安装公司04050405.0100、0405.0200、8贵州中建科研设计院04060104、406.0100、0406.0200、9中建地产广州有限公司04070407.0100、0407.0200、10中建四局厦门公司04080408.0100、0408.0200、11中建四局华南公司04090409.0100、0409.0200、12中建四局华东公司04100410.0100、0410.0200、13中建四局深圳公司04110411.0100、0411.0200、14中建四局广东公司04120412.0100、0412.0200、15中建四局土木公司04130413.0100、0413.0200、53/73序号序号单位名称单位名称全宗号全宗号局三级单位局三级单位16中建四局深圳实105、业有限公司04140414.0100、0414.0200、17中建四局投资发展公司04150415.0100、0415.0200、18中建四局贵州投资建设有限公司04160416.0100、0416.0200、19贵州总部04170416.0100、0417.0200、存续企业全宗号代码存续企业全宗号代码1贵州中建四局工程机械有限公司04300430.0100、0430.0200、3.3分类管理分类管理3.3.1类目设置原则类目设置原则中国建筑档案类目分为一级类目、二级类目、三级类目。类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级类目或二级类目，没有档案的类目可空号不用。表 3106、-3中国建筑第四工程局有限公司档案类目设置原则类目类目内容及要求内容及要求一级类目共设 10 个，分别是企业管理类、工程项目类、科研开发类、房地产（基本建设）类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、产品生产类、审计档案类、其他档案类（含信用档案类、声像档案类、电子档案类）。一般情况应保持稳定，不得改变二级类目根据一级类目所限定的基本范围和具体内容，采取不同的分类方法而确定。已经设定的二级类目一般不予变动，如需增设二级类目需报上级档案管理部门确认后方可修改三级类目各公司可根据有关规定和实际情况自行设置三级类目，一般不宜超过三级类目3.3.2类目设置方法类目设置方法表 3-4中国建筑第四工程局有限107、公司各类档案二级、三级类目设置方法一级类目一级类目档案二级、三级类目分类方法档案二级、三级类目分类方法企业管理类不设二级类目工程项目类按三级类目管理，二级类目按工程程序设置。其中以股份名义、四局名义投资承接的海外重点项目（中国建筑核心档案类）分类管理方法与工程项目档案类相同科研开发类按三级类目管理，二级类目按科研项目细分房地产（基本建设）项目类按三级类目管理，二级类目按建设开发阶段设置设备仪器类按二级类目管理，二级类目按设备内部编号设置会计档案类按三级类目管理，二级类目按文件形式（名称）设置人事档案类二级类目管理，二级类目按在职人员、离退休人员、死亡人员、人档分离54/73一级类目一级类目档案108、二级、三级类目分类方法档案二级、三级类目分类方法人员设置产品生产类按三级类目管理，二级类目按产品类型或项目名称设置审计档案类按三级类目管理，二级类目按文件名称设置其他档案类二级类目细分为信用档案（印章纳入信用档案类）、声像档案、电子档案及企业根据需求设置的其它档案类别。其中，声像档案、电子档案按二级类目管理，二级类目按文件名称设置；信用档案按件管理，不设二级类目3.3.3档案分类表档案分类表表 3-5中国建筑第四工程局有限公司档案分类表一级类目一级类目二级类目二级类目基本范围基本范围类号类号名称名称类号类号名称名称A企业管理类按年度本级单位在党群工作、董事会、监事会管理、综合办公管理、人力资源109、管理、财务管理、资金管理、投资管理、法律事务管理、市场营销管理、商务合约管理、安全生产监督管理、工程管理、科技与设计管理、技术中心、设计勘察管理、企业管理、工会团委工作、信息化管理、审计工作、纪检监察工作、社会事务管理、海外业务管理、委员会管理等职能管理工作中形成的文件材料等E工程项目类1工程经营招投标文件，合同、中标通知、预结算文件、各类证照、成本核算文件、审计报告等2工程勘察工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查，申报的规划设计条件和规划设计条件通知书等3工程设计设计图纸和说明、审计方案审定书、施工图设计文件审批意见、施工图及其说明、设计计算书等4机械设备设计设计图纸和说明110、审计方案审定书、设计文件审批意见、设计计算书等5技术咨询相关技术咨询往来文件、报告等6技术标准参与编制的国家行业技术标准、结果文件，项目投资建设过程中执行的国家技术标准文件等7技术规范参与编制的国家行业设计、工艺、技术规范、结果文件，在项目投资建设过程中执行的国家行业设计、工艺、技术规范等8工程施工施工管理文件、施工技术文件、进度造价文件、施工物资出厂质量证明及进场检测文件、施工记录文件、施工试验记录及检测文件、施工质量验收文件、施工验收文件、竣工图、工程声像资料等9工程监理监理管理文件、进度控制文件、质量控制文件、55/73一级类目一级类目二级类目二级类目基本范围基本范围类号类号名称名称类111、号类号名称名称造价控制文件、工期管理文件、监理验收文件、分包控制文件、合同与其他事项管理文件F科研开发类单个科研项目研究准备、研究试验与开发、总结鉴定验收、成果申报、推广应用相关文件G房地产（基本建设）项目类1工程综合调研策划、立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘、设计文件、招投标文件、开工审批文件、合约文件、财务文件、建设方负责人等机构人员文件2工程监理监理管理文件、进度控制文件、质量控制文件、造价控制文件、工期管理文件、监理验收文件、分包控制文件、合同与其他事项管理3工程施工施工管理文件、施工技术文件、进度造价文件、施工物资出厂质量证明及进场检测文件、施工记录文件、施工试验记录及112、检测文件、施工质量验收文件、施工验收文件、竣工图4竣工验收工程竣工总结、勘察单位工程质量检查报告、设计单位工程质量检查报告、施工单位工程竣工报告、监理单位工程质量评估报告、工程竣工验收报告、工程竣工验收会议纪要、专家组竣工验收意见、工程竣工验收证书、房屋建筑工程质量保修书、住宅质量保证书、住宅使用说明书、建设工程竣工验收备案表、建设工程档案预验收意见、城市建设档案移交书；规划、消防、环保、民防、防雷等部门出具的认可文件或准许使用文件、财务文件、声像、电子档案5营销管理销售宣传文件、营销文件、招投标文件、权属文件、客户资料、存量房产租售文件、售后服务文件6商业管理房屋所有权证明文件、租赁合同、承113、租人（单位）证件材料H设备仪器类单台（套）设备购置申请与批复、购置合同（协议）、开箱验收记录、出厂凭证、调试记录、运行及事故处理报告、维修管理、改造报废等文件。I会计档案类1会计凭证原始凭证、记录凭证、汇总凭证、其他会计凭证2会计账簿总账、明细账、日记账、固定资产卡片、其他辅助账簿、3财务会计报告月度、季度、半年度、年度财务会计报告4其他会计资料会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表J人事档案类1在职人员按照中国建筑第四工程局有限公司人事档案管理办法执行2离退休人员56/73一级类目一级类目二级类目二级类目基本范围基本范114、围类号类号名称名称类号类号名称名称3死亡人员4人档分离人员K产品生产类产品类型或生产项目产品开发、设计研制、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标和产品评优全过程文件S审计档案类被审计项目名称审计立项文件、审计通知、审计方案、审计底稿、审计问题清单、审计报告草稿、审计报告征求意见稿、审计报告征求意见书、审计报告定稿及印发文件、审计整改报告Q其他类1信用档案类作废印章、资质证照、荣誉证书、奖杯、奖状、奖牌、题词、礼品、锦旗等2声像档案类照片、录音带、录像带等3电子档案类文本文件、命令文件、图像文件、数据文件等3.3.4各类别档案管理职责各类别档案管理职责表 3-6各类别文件材料管理职责序序号号档115、案类别档案类别管理职责管理职责主管部门主管部门业务主管部门业务主管部门相关业务部门相关业务部门1企业管理类综合办公室综合办公室所在单位所有业务部门2工程项目类综合办公室科技部工程管理部、商务管理部、合约法务部、市场部及其他相关部门3科研开发类综合办公室科技部相关部门或单位4房地产（基本建设）项目类综合办公室房地产（基本建设）项目公司/或相关业务部门相关部门或单位5设备仪器类综合办公室设备仪器生产管理部门相关部门或单位6会计档案综合办公室财务部财务部相关部门或单位7人事档案类人力资源部人力资源部-8产品生产类综合办公室产品生产管理部门相关部门或单位9审计档案类综合办公室审计部审计部被审计单位57116、/73序序号号档案类别档案类别管理职责管理职责主管部门主管部门业务主管部门业务主管部门相关业务部门相关业务部门10其他档案类（Q）信用档案类综合办公室所有业务部门所在单位所有业务部门声像档案类综合办公室所有业务部门所在单位所有业务部门电子档案类综合办公室所有业务部门所在单位所有业务部门注注：1）本表用于明确各类档案的主管部门、业务主管部门及相关业务部门职责。2）主管部门负责监督检查文件收集、管理过程的完整性、合规性，负责档案验收、入库及集中管理利用工作。3）业务主管部门负责协同部门指导、监督、检查本业务线产生的文件资料过程管理及归档移交工作。4）相关业务部门负责本部门形成文件的全过程规范管理与117、归档案移交工作。3.4档号编制档号编制3.4.1类目标识符号类目标识符号一律采用英文字母与阿拉伯数字标识。一级类目的类目号采用大写英文字母标识，二级及二级以下类目采用阿拉伯数字顺序排列标识。表 3-7中国建筑第四工程局有限公司档案一级类目、二级类目标识符号序号序号类目级类目级类目名称类目名称标识符号标识符号1一级类目企业管理类A工程项目类E科研开发类F房地产（基本建设）项目类G设备仪器类H会计档案类I人事档案类J产品生产类K审计档案类S其他档案类Q2二级类目-1、2、3、3.4.2档号的编制方法档号的编制方法58/73编号时，各层级中用短横杠“-”隔开，一级类目和二级类目之间不用隔开，与三级类118、目之间用“.”隔开。（1）档案案卷编号排列方法：（2）示例：3.4.3档案的编号排列档案的编号排列各门类档案编号均采用按大类分属类的排列方法。其中，以件为单位进行整理的档案门类（企业管理类、信用档案类），其归档文件在同一年度、同一保管期限内，按机构、时间、重要程度等排列；以卷、项目进行整理管理的档案门类分别按照其二级类目顺序排列，每个二级类目内按规定编号排列。除企业管理类、信用档案类之外，其他门类可根据实际情况自行设置三级及以下类目，建议采用按所属类内归档年度、生产年度或竣工年度进行流水编号（即在中国建筑档案管理信息系统中，按所属类目进行流水编号）。59/73表 3-8中国建筑第四工程局有限公119、司各类档案编号排列序号序号类目名称类目名称档案编号排列方法档案编号排列方法编号构成与排列编号构成与排列档号示例档号示例1企业管理类以件为单位进行整理。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列，并按排列顺序逐件编号全宗号-类目号-归档年度-保管期限-顺序号0400-A-2018-Y-00012工程项目类按项目整理管理，每个二级类目内按归档年度或竣工年度、完成年度等进行流水编号全宗号-类目号-年度-项目号-案卷号-卷内顺序号0400-E1-2018-0001-0001-00013科研开发类0400-G1-2018-0001-0001-00014房地产（基本建设）项目类0400-F1-2018-00120、01-0001-00015产品生产类0400-K1-2018-0001-0001-00016设备仪器类以卷为单位进行整理。每个二级类目内按归档年度顺序编号排列，案卷编号排列采用按属类内归档年度流水编号全宗号-类目号-归档年度-保管期限-案卷号-卷内顺序号0400-H1-2018-Y-0001-00017会计档案类以卷为单位进行整理。每个二级类目内按归档年度顺序编号排列，案卷编号排列采用按属类内归档年度、保管期限流水编号全宗号-类目号-归档年度-保管期限-案卷号0400-I1-2018-Y-00018人事档案类按大类分属类编号排列，即在人事档案类下分别按在职人员、离退休人员、死亡人员、人档分离人121、员四个二级类目顺序排列，每个二级类目内根据有关规定进行编号排列。案卷顺序号不受字位数限制，以单位实有人数为准全宗号-类目号-顺序号（姓名代码）0400-J1-00019审计档案类以项目为单位进行整理。每个二级类目内按年度顺序编号排列，案卷编号排列采用按属类内归档年度流水编号全宗号-类目号-归档年度-保管期限-项目序号-顺序号0400-S-2018-Y-0001-000110信用档案类（Q1）以件为单位进行整理全宗号-类目号-归档年度-保管期限-顺序号0400-Q1-2018-Y-0001声像档案类（Q2）以卷为单位进行整理，每个二级类目内分别按归档年度顺序编号排列，案卷编号排列采用按属类内归档122、年度流水编号全宗号-类目号-归档年度-保管期限-案卷号-卷内顺序号0400-Q2-2018-Y-0001-000160/73序号序号类目名称类目名称档案编号排列方法档案编号排列方法编号构成与排列编号构成与排列档号示例档号示例电子档案类（Q3）按文件级进行管理，每个二级类目内分别按年度顺序编号排列，案卷编号排列采用按属类内归档年度进行流水编号全宗号-类目号-归档年度-保管期限-载体编号0400-Q3-2018-Y-000161/733.5案卷排列规则案卷排列规则各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号示例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别公司由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保123、持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序，保持相对稳定，在全宗指南中进行说明，并报四局档案管理中心备案。4档案工作基础业务档案工作基础业务档案工作基础业务包括收集、整理、保管、鉴定、统计和开发利用六环节。4.1资料收集资料收集（1）管理流程（2）流程说明序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要时间要求求主责部门主责部门 工作文件工作文件1确定归档范围审核确定归档范围。归档范围由各业务部门根据本部门工作职能、业务流程、文件形成规律拟定。每年 1 月份档案主管部门62/73序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要时间要求求主责部门主责部门 工124、作文件工作文件2录入系统各业务部门自行收集、整理本部门上一年度所产生的文件资料每年第 1季度内各业务部门公司、部门或个人所获的荣誉、外出参会及培训资料随时移交随时各业务部门项目部将项目资料整理成册，并完成全部项目档案目录录入和核心档案原件扫描件挂接，交所属单位总部档案部门审核通过后提交。移交纸质档案时，应将录入系统的所有资料的电子版拷贝至硬盘，交由所属单位总部档案室归档保存工程项目竣工结算后 3 个月内项目部会计档案按财务资金管理篇“2.3.5 会计档案管理”规定执行-财务资金部人事档案按人力资源管理篇规定执行-人力资源部审计档案按审计管理篇“2.8 档案管理”规定执行-审计部根据工作需要征集125、以下特殊文件材料：1）应接收所属机构因产权变动后属于本公司所有的档案；2）应根据资产管理权限，接收无法人资格的所属机构档案；3）可根据需要收集宣传报道本公司的新闻资料；4）可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料；5）可根据需要向社会、离退休人员征集有关档案、资料。收集与企业经营范围相关的资料每年第 1季度内各业务部门-3审核经部门负责人审核后填写档案移交工作表及移交目录并移交档案室与第 2步相同业务主管部门负责人档案移交工作表及移交目录4审核确认收集是否完整每件文件的正文、附件、审批单、定稿一并收集每年第 1季度内档案主管部门-反映同一内容的不同载体形式的文件一并收集电子文件归126、档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档非纸质文件材料与其文字说明一并收集外文（或少数民族文字）材料与译本一并收集，无译文的要译出标题和目录63/73序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要时间要求求主责部门主责部门 工作文件工作文件确认文件材料是否准确归档的文件材料必须为办理完毕的原件，一般一式一份，因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料。对重要的、利用频繁的和有专门需要的档案适当增加份数-归档文件材料载体和字迹应符合耐久性要求，且字迹清晰、签署用印手续完备。对需要长久保存的文件材料，不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝和红墨水起草和签批文件字迹清晰，签署和印手续完备127、确定同一主题相关文件收集是否齐全会议、活动的通知、资料、记录、纪要及声像材料要一并收集-单个项目（设备、产品、案件）的全套文件材料及声像、信用资料一并收集两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保持全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件5审批在档案移交工作表上签字确认每年第 1季度内档案主管部门负责人-6办理移交手续完善手续，档案移交工作表及移交目录，各一式两份，交接双方责任人及部门负责人签字认，双方各执一份备查每年第1 季度内档案主管部门-4.2档案整理档案整理表 4-1档案整理方式序号序号方式方式说明说明1按件整理通常企业管理类文件、信用类128、声像类、电子类采取按件整理2组卷整理通常工程项目类、科研开发类、房地产（基本建设）类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、产品生产类按组卷整理64/73表 4-2档案整理流程序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求 主责部门主责部门 工作文件工作文件1确定整理单位将归档文件以件为单位进行组件或以卷为单位组卷每年 6 月前完成上一年度文件资料的整理归档工作档案管理中心-2组件归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、129、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）；编辑成册的会议材料为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）为一件，也可独立成件。文件处理件与正文合为一件-组卷（1）组卷要遵循文件形成规律，保持案卷内文件的有机联系，便于保管和利用（2）引进项目的成套性文件的包装如符合档案要求可不拆散组卷（3）案卷及卷内文件不重份（4）同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长；同一案卷内有密级不同的文件，该卷密级从高（5）同一项目可根据文件的多少组成一卷或数卷（6）文字幅面尺寸以 A4 为宜。图纸宜采用国130、家标准图幅，并统一折叠成 A4 图幅，图标露在外面-3修整（1）归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整（2）归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制（3）归档文件应按照保管期限要求，去除锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品（4）对于幅面过大的文件，应在不影响日后使用效果的前提下进行折叠-4以件为单位装订（1）装订顺序：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后；文件处理单在前，正文（收文）在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后（2）装订要求：采取左上角装订时，应左、上侧对齐131、；采取左侧装订时，应左、下侧对齐（3）装订材料：用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大-65/73序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求 主责部门主责部门 工作文件工作文件头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久保管的归档文件，应采取线、无酸纸封套或不锈钢钉等装订材料。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订，装订材料应满足归档文件长期保存的需要组卷装订（1）文字材料必须装订成册；图纸可散装存放（2）既有文字材料，又有图纸的案卷应装订成册（3）装订时必须剔除金属物，装订线一侧根据132、案卷薄厚加垫草板纸。案卷用档案专用蜡线在左侧三孔装订，蜡线装订结打在案卷的背面。装订线距左侧 20mm，上下两孔分别距中孔 80mm（4）装订时，须将案卷封面、卷内目录、卷内文件、备考表与封底一起装订。图纸散装在卷盒内时，须将案卷封面、卷内目录、备考表三件用棉线在左上角装订或不锈钢钉装订-5分类按照本章“3.3.3 档案分类表”进行分类-6排列按件整理的档案：同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。按类别-年度-保管期限对归档文件进行排列，而在同一类别下再以保管期限进行区分，在同一类别同一保管期限下按文件形成时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列-组卷整理的档案：（1）文133、件排列：企业管理类文件按时间、问题或重要程度排列；科技文件应文字在前、图样在后。（2）卷内排列：按封面、卷内目录、文件、备考表、封底顺序排列-7编号按件整理的档案：（1）同一类别、同一年度、同一保管期限内，按一个大流水编号。（2）在归档文件首页右上角空白处加盖归档章并填写相关内容，填写归档章时使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章应将档号的组成部分，即全宗号、类目号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项。（3）电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。（4）编号规则：参照本章“3.4.2 134、档号的编制方法”-组卷整理的档案：-66/73序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间要求时间要求 主责部门主责部门 工作文件工作文件（1）案卷页号：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，单面书写文件在右下角，双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角，图纸页号编写在右下角，案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号；以独立案卷为单位编写页号。（2）案卷编号规则：全宗号-类目号-年度-项目号-案卷号-顺序号（3）案卷顺序号：按排列顺序从阿拉伯数字“0001”开始逐卷编号，以“9999”截止8编写目录按件整理的档案：1）归档文件应依据档号顺序逐件编目。编目应以“件”为单位进行，在目录一件也只体现135、为一条条目。例如：来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，并对复文的编目时体现来文内容2）归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。归档文件目录应由系统生成目录或使用电子表格进行编制。归档文件目录除保存电子版本外，还应按年度、保管期限打印装订成册卷内目录组卷整理的档案：依次编制卷内目录-案卷封面-备考表-案卷目录9检查检查归档资料是否齐全，是否符合国家法规及公司档案管理要求-10装盒（1）将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。文件装盒时应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站136、立放置时不至于使文件弯曲受损。档案盒应采用无酸纸制作。（2）不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒档案盒封面、档案盒盒脊11填写备考表备考表置于盒内文件之后，内容包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。说明案卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷在使用过程中需要说明的问题。整理人由责任立卷人签名，立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人应由案卷质量审核人签名，检查日期应填写审核的日期备考表12移交编制归档文件移交目录，并填写档案移交工作表、卷内目录，各一式两份，交接双方责任人及部门负责人签字认，双方各执一份备查67/734.3档案保管档案保管表 4-3档案保管保管工作保管137、工作管理要求管理要求库房建设1）档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房2）库房地面应满足承重要求。库房采用密集架的，库房楼面均布活荷载标准值不应小于 8kN/m或按档案装载情况相应增加。库房面积一般应满足日后 10 年档案存储需要3）档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房4）档案用房宜集中布置，档案库房、办138、公用房和阅览室应实行“三分开”原则，便于档案的安全和保管。阅览室应设置涉密档案与非涉密档案阅览分区，并设置视频监控设备5）档案库房应配备空调机、去（加）湿机，安装温湿度记录仪表、灭火器等6）档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，数量充裕、质量优良，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具库房管理（1）建立库房平面图、柜架分布、档案存放、消防器材位置平面索引图等（2）档案库房要保持整洁，不得堆放与档案保管无关的物品（3）库房内档案、装具要排列整齐，符合从里到外，从左到右，从上到下的排列要求，并应按排、列、格进行明确标识（4）非纸质载体档案存放于专用柜架，排架方139、法参照纸质档案（5）库存档案要建立保管台帐，做好档案的出入库等记录。应定期清理核对，做到帐物相符，发生变化时应记录说明（6）定期检查档案，对受损或易损档案，可采取相应的保护、修复及信息转移技术（7）定期检查“八防”设施设备，每日记录温湿度，并根据需要采取相应措施。“八防”措施：1）防火：配备消防设施，包括人工消防、非喷淋自动消防设施。可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。档案室内避免明火装置及存放易燃易爆物品，不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。2）防盗：安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施3）防140、尘：加配密封门或过度门，配备吸尘器。4）防有害生物（霉、虫、鼠等）：定期放置防虫药。5）防光：配备遮光窗帘，避免阳光直射档案。6）防潮：潮湿地区配备除湿机，相对湿度应控制在 45%-60%。7）防有害气体：采取通风等措施。68/73保管工作保管工作管理要求管理要求8）防高温：配备空调，温度应控制在 1424。（9）档案库房要指定人员进行管理，并做好档案库房管理记录。要定时测量记录库房温湿度，一般每天一次，掌握温湿度变化情况，并采取相应措施做好温湿度控制工作。档案库房温湿度情况记录表详见（MS01.01-XZ-B020407）（10）严格按说明书使用电器设备。下班和节假日休息期间切断库房内所有电141、源，定期检查电器线路，消除事故隐患（11）档案库房原则上只允许档案管理人员进入。如因工作需要非档案管理人员必须进入库房时，则必须由档案管理人员全程陪同。（12）制作相关标识。如禁烟、闲人免进等档案实体管理入库前去污、消毒。受损档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。档案盒、卷皮、脊背符合国家档案馆规定，并填写齐全入库后分类分载体入柜。档案可存放档案柜或密集架；底图可存放多层抽屉的金属底图柜；声像档案、电子档案可存放于档案防磁柜，档案库房应避开强磁场特殊载体档案管理底图存放时严禁折叠，采取平放或卷放，严格控制温湿度和防止日光照射蓝图要以手风琴式折叠成四号图纸的规格142、，蓝图可以不装订光盘（硬盘）应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；垂直置于专用防磁柜；定期检测光盘（硬盘）技术指标，适时实施数据迁移；禁止在光盘上使用粘贴标签；每年均应随机抽样监测，抽检率不低于 20%照片（底片）接触照片（底片）应戴洁净棉质手套，轻拿照片（底片）的边缘；照片册、底片册应立放，以免受压后造成粘连；珍贵、重要的底片应拷贝并异地备份。拷贝片提供利用；应每 2 年抽样检查，每 5 年全面检查磁带磁带属于磁性载体，对磁场、温湿度、灰层、有害气体的要求高于其它载体，超过 50 奥斯特会产生明显退磁；在上柜（架）保管时以平放为宜；隔板以能放五盒的距离为好，应防止退磁变音日常保护修复（1）143、档案在管理利用过程中出现轻微的破损、字迹褪变、扩散或载体材料变质时，档案人员要及时对其进行修复（2）修复档案使用的各种材料，例如纸张、胶水、粘合剂等加固材料，不能对档案制成材料产生任何副作用（3）修复档案要尽可能保持文件的原貌（4）修复档案使用的各种加固材料要尽可能是可逆的。修复档案应避免采用各种不可逆的方法（5）档案修复情况要有记录，档案人员不得擅自修改、补充档案内容异地备份定期对重要档案进行异地备份。其中异地备份地点与原件保存地点应相隔 300 公里以上、不在同一江河流域、同一电网、同一地震带。异质备份载体可为磁带、光盘（硬盘）、胶片等4.4档案鉴定销毁档案鉴定销毁69/73表 4-4档案144、鉴定销毁流程序号序号关键活动关键活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责主责部门部门工作工作文件文件1提出鉴定申请对照档案保管期限表对到期档案提出到期鉴定的申请，填写工作文件到期后档案管理员档案鉴定目录表2提出初步意见对已到保管期限的档案提出销毁或延长保管期的初步意见。档案部门负责人3直接鉴定对已到保管期限的档案逐卷逐件从档案的内容、来源、产生时间、成分、效能、文件名称等方面综合分析、鉴定，对于初步鉴定需要销毁的档案，填写工作文件并出具鉴定报告保管期限到期3 个月內档案管理员和产生档案的相关业务部门人员档案鉴定与销毁审批单、档案销毁清册对于初步鉴定可继续延期保存的档案重新划定保管期限4审批1）145、档案鉴定委员会（或小组）审核初步鉴定需要销毁的档案，确认无误后提交至企业法人审批。2）企业法人审批确认是否销毁鉴定完成后 1个月內档案鉴定委员会（或小组）、企业法人对于初步鉴定可继续延期保存的档案，档案鉴定委员会（或小组）审核延期保管期限，确认无误后归档档案鉴定委员会（或小组）5组织销毁档案管理部门组织销毁，销毁档案须有两人以上的人员监销，并在 档案销毁清册上签字，或盖档案鉴定委员会（或小组）印章，档案销毁清册永久保存。销毁档案须送到指定的造纸厂以直接化纸浆或焚毁的方法进行，并对销毁过程进行全程录像审批完成后 1个月內档案管理员、监销人员4.5档案统计档案统计表 4-5档案统计流程序号序号关键146、关键活动活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责部门主责部门工作工作文件文件1建立台帐根据日常积累，建立健全各类档案统计台帐，档案入库、销毁时，要随时在台帐上增减，做到帐物相符日常档案管理员2收集数据收集下属单位档案统计数据每年一季度档案管理员全国档案事业统计年报3填写统计年报应指定专人负责档案的统计工作。档案统计人员应如实准确地在全国档案事业统计年报软件填写报表并导出数据包。报表内容详见档案统计年报档基表及附表（MS01.01-XZ-B020411）档案管理员70/73序号序号关键关键活动活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责部门主责部门工作工作文件文件4形成分析报告对各类数据进行对比分析147、，判断年度工作趋势及存在问题，形成分析报告，充分发挥统计的服务、参谋、监督作用。档案管理员5审核、审批档案部门负责人审核，确认无误后提交企业法人审批档案部门负责人企业法人确认无误后，签字盖公司章。企业法人6报送将档案统计年报与数据分析报告报送上一级业务主管部门档案管理员4.6档案资源开发利用档案资源开发利用档案的开发利用形式包括：查阅服务、外借服务、展览与陈列服务、复制服务、证明服务、咨询服务、网络推送服务、编研服务、目录信息服务、档案信息专题开发服务等。4.6.1档案借阅档案借阅（1）管理流程（2）流程说明71/73序号序号关键关键活动活动管理要求管理要求时间时间要求要求主责部门主责部门工作148、工作文件文件1提出借阅申请提出具体利用需求，填写档案借阅申请表随时借阅人档案借阅申请表1）向本单位借阅档案，经借阅人部门负责人初审，确认无误后提交档案部门2）向上级单位借阅档案，经借阅人部门负责人、单位负责人审核，确认无误后提交上级档案部门借阅人部门负责人/单位负责人2检索借阅档案查找档案，确定是否存在。并判断是否密级、是否为决策性、纪检、人事、财务等特殊档案提出申请后 1天内档案管理员-3审核审核非特殊档案借阅借阅人所在单位/部门负责人-4审核审核特殊档案借阅或跨部门借阅档案产生部门负责人-5审核审核借阅审批流程和权限无误后提交档案部门负责人档案管理员-6审批审批确认无误后提供借阅档案部门负149、责人-7办理借阅手续根据需要，办理相应的查阅、复印、借出手续。填写档案借阅登记表。提供实体档案查阅、复印、借出。若借出档案为电子档案时，尽量加盖档案室水印，无需归还电子档案档案管理员档案借阅登记表8办理归还手续按预计归还时间，按时归还借出的实体档案预计归还时间前借阅人-9核销登记并入库核对归还档案是否完整齐全，注销借出记录。将档案归入原库位办理归还手续后 1天内档案管理员-4.6.2档案编研档案编研4.6.2.1全宗卷全宗卷全宗卷又称全宗指南、全宗说明，是以文字的叙述形式，较全面的介绍和揭示某一个全宗档案内容、成分及其利用价值的一种引导性检索工作。通常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成分150、及有关辅助材料三部门组成。具体编制框架与说明详见全宗卷编制框架与说72/73明（MS01.01-XZ-M020401）。4.6.2.2年鉴编纂年鉴编纂企业年鉴是资料性工具书，是记载企业一年来发生的重大事件，反映企业工作发展概况，系统总结工作经验的资料性工具书。不仅具有史料文献价值，同时又对企业现实工作具有指导作用，企业档案部门可将其作为一种长期的编研课题。企业年鉴编纂内容与要求详见企业年鉴编纂内容与要求（MS01.01-XZ-M020402）。5档案信息化档案信息化5.1档案管理系统使用档案管理系统使用现有中国建筑电子档案管理系统（又名中国建筑数字档案馆，以下简称档案系统）为中建系统标准化电子151、档案管理应用系统。中建四局采用集中部署方式建设中国建筑数字档案馆。局属各级公司（含项目部）均应用该系统进行企业非涉密电子文件归档管理。5.1.1档案管理系统登陆地址档案管理系统登陆地址http:/192.168.100.31:8080/esoaisapp/5.1.2档案系统帐号档案系统帐号局属各级公司应主动联系局档案管理中心开通档案系统帐号。以四局名义签约项目应在项目部成立后，主动通过所属公司档案部门联系局档案管理中心开通系统帐号。以中建股份公司名义签约项目应在项目部成立后，主动通过所属公司档案部门联系局档案管理中心向中建集团总部办公厅申请开通系统帐号。5.2归档要求归档要求5.2.1实现文档152、一体化管理实现文档一体化管理OA 办公系统中形成的电子文件（包括正文、附件、处理单），直接推送至档案系统。档案人员需对档案系统接收中心中的电子文件进行整理编目归档。5.2.2项目资料项目资料各单位从源头上做好项目资料的过程管理及归档工作，实现工程资料收集整理、录入挂接、移交归档与工程建设进度“三同步”管理。项目部按工程建设进度，在各分部验收合格后 1 个月内，完成该分部的项目施工资料案卷目录和卷内目录录入，及核心档案电子版原件扫73/73描件录入、挂接。项目竣工验收合格后 1 个月内，完成全部目录录入和核心档案原件扫描件挂接，并提交所属单位总部档案部门，经审核通过后方可提交。同时，将录入系统的153、所有资料用硬盘拷贝一套电子版，交由所属单位总部档案室归档保存。6表单、模版表单、模版表 6-1档案管理部分表单序号序号表单名称表单名称表单编号表单编号强制强制/建议使用建议使用1档案移交工作表及移交目录MS01.01-XZ-B020401建议使用2档案案卷封面MS01.01-XZ-B020402建议使用3卷内目录MS01.01-XZ-B020403建议使用4档案盒封面MS01.01-XZ-B020404建议使用5档案盒脊背MS01.01-XZ-B020405建议使用6备考表MS01.01-XZ-B020406建议使用7档案库房温湿度情况记录表MS01.01-XZ-B020407建议使用8档案鉴154、定目录表MS01.01-XZ-B020408建议使用9档案鉴定与销毁审批表MS01.01-XZ-B020409建议使用10档案销毁清册MS01.01-XZ-B020410建议使用11档案统计年报档基 3 表及附表MS01.01-XZ-B020411建议使用12档案借阅申请表MS01.01-XZ-B020412建议使用13档案借阅登记表MS01.01-XZ-B020413建议使用表 6-2档案管理部分模板序号序号表单名称表单名称表单编号表单编号强制强制/建议使用建议使用1全宗卷编制框架与说明MS01.01-XZ-M020401建议使用2企业年鉴编纂内容与要求MS01.01-XZ-M020402建议使用