1、目目 录录 第一章第一章 单品差异管理单品差异管理 .1 1 第一节 系统简介 .1 第二节 禁止擅自修改系统的规定 .28 第三节 采购录入的管理规定 .34 第四节 系统中买单、卖单的使用说明 .37 第五节 新品、商品的系统维护 .40 第六节 采购商品变价规定 .44 第七节 运行 OPL 报表系统操作说明 .47 第八节 搭赠品管理规定 .58 第九节 单品差异小组的相关问题及解答.61 第十节 单品差异管理跟踪和评估 .66 第一章第一章 单品差异管理单品差异管理 第一节第一节 系统简介系统简介 1.11.1 系统流程系统流程 北京华联商业电脑系统适用于营采分离，即运营在店面，采购2、在总部的经营方式。总公司有一台总 部服务器，负责汇总、处理和存储下辖各门店的商业数据，并拥有采购模块和财务模块，分别向采购部 和财务部提供支持。每家门店有一台门店服务器，负责处理和存储门店的各种商业数据并对门店的日常 工作提供支持，包括收银模块、ALC 模块、收货模块和会员模块。 系统模型：系统模型： 门店 1 门店 N 夜间数据互相传递 白天，各门店服务器和总部服务器分别独立运作，夜间进行数据相互传递（如上模型） 。 夜间数据传递指的是各门店营业结束后，总部服务器和各门店服务器通过电脑网络进行的双向数据 传递，并且对数据进行处理，打印出各类报表的过程。通过夜间数据传递，总部新产生的以及变更 3、后的商业数据才会下传到门店在门店生效，各门店当天的运营数据才会上传到总部进行处理汇总， 使总部和门店的数据保持一致，维持整个公司的正常运转。 收银机ALC收货部客服部收银机ALC收货部客服部 门店服务器门店服务器 总部服务器 财务部采购部 1.21.2 商业流程商业流程 1、销售流程： 定义供应商 定义商品 下订单 收货 陈列 销售（POS） 总公司 门店 2、结算流程 （收货部 供应商） （供应商 财务） 打印验货清单 提供对帐金额 收货 财务核算 付款通知单结算 电脑处理数据 计算结帐金额 2 2 系统功能键说明系统功能键说明 enter 确认、向下移一格 F2 向上退一栏位 Ctrl+F4、3 调出上部查询菜单 F4 退出 F5 显示帮助信息 F6 存盘 F7 回到上级菜单 Ctrl+F7 清除本栏记录内容 Ctrl+F8 清楚界面记录内容 F11 清屏 F12 显示记录内容 Home 显示列表信息 Page up 向上翻页 Page down 向下翻页 Delete 删除记录 移动光标 3 3 采购系统采购系统 3.13.1 采购系统简介采购系统简介 采购系统为采购部的规范运作提供了较好的支持和强大的功能，它主要分为五部分。 供应商部分用来建立、查询、修改供应商档案； 商品部分用来建立、查询、修改商品档案。这两部分是超市运作的信息基础； 快讯部分用来录入、查询快讯商品信息； 订5、货部分用来总部采购部直接向供应商下订单； 查询部分提供了丰富的查询功能，把门店的实际运作情况直接反应给采购人员，包括商品的进、 销、存信息，供应商、采购、门店的销售信息、快讯销售信息、各门店订货情况等。 3.23.2 采购用户权限采购用户权限 PSB 用户为采购经理权限，可进行供应商、商品等相关信息的录入、修改、删除和查询； F1-NF10 用户为采购主管权限，可进行供应商、商品等相关信息的查询。 3.2.13.2.1 PSBPSB 用户用户 1、建立供应商的正确信息是公司进行所有商业行为（订货、收货、应付帐款审核）的基础信息和先决条 件。公司采购部负责建立所有供应商档案。每日公司对供应商的任6、何修改都会经过夜间数据传递传至下 属各个门店。 录入供应商信息及查询界面如下： 按“F4”进入录入状态： （1）供应商编号：输入完毕后，系统随机自动产生。 （2）名称：指供应商营业执照上的全称，最长不允许超过 17 个汉字。供应商名称填写一定要仔细，最 好按公章来填写，杜绝错别字，以免结帐时出现麻烦（最多可录入 17 个汉字，需录入采购 代码） 注：每个供应商所做商品涉及到公司几个采购时，应分别在各自的权限下录入不同的供应商 编码，分开签订合同。 （3）采购：指商品分类编码，即采购代码。 （4）类型：指供应商属于何种类型，有以下四种类型，按代码来填写： 1食品 2百货 3内部转货供应商 4联营7、厂商 （5）区域：每种类型的供应商都有与之相对的销售区域，每一个供应商都属于唯一一个销售区域。按代 码填写： 1生鲜蔬菜水果 6干货 2生鲜肉类 7联营厂商 3生鲜水产品 8其他收入 4日配 9食品干货（饼干、休闲、粮油、罐头） 5烟酒 例：录入百货供应商时需录入“2、6” 录入食品干货供应商时需录入“1、9” 录入联营供应商时需录入“4、7” （6）供应商状态：在系统里，供应商状态有三种： 1一切正常，可以订货，可以进行应付帐款匹配工作； 5不能继续订货，门店现有的商品可以正常售卖，可以进行应付帐款匹配工作。由“1”到“5” 可由手工进行改动，按两次“DEL”键即可（当把一个供应商的状态改为8、“5”后，此供应商下 属所有商品的状态都会变成“5” ） ； 9删除状态，当状态为“5”的供应商所属的商品已全部售卖完毕之后，并且此供应商所有的订单 已全部付款，该供应商的状态会变成“9” ，并在年末自动删除。状态从“5”到“9”是系统进 行变更，手工无法完成。状态为“9”之后，就会彻底删除，也无法再变回“1”新供应商应默 认为“1” ，状态“9”是自动生成的。 （7）是否暂停付款：系统默认值为“0” ，如有需要可将其改为“1” 。 0可以付款 1不可付款 （8）自动退货：此项一定为“1” ，即选择自动退货；表示如果该供应商有一张退货单在收货部做了退货 动作，那么该供应商的应付帐款金额会自动扣9、除，无需在财务+部进行匹配工作；退货金额以 录入时系统的当前进价为核算进价。如果录入“0” ，则门店无法订货。 （9）税值计算：此代码标识供应商税额计算的方式，它与后面的“供应商折扣 1” “供应商折扣 2”栏位 相关，若“折扣”栏位没有录入，该栏位也不做录入。 1净进价 2净进价减去付款折扣（此时付款折扣代码必须为 2） （10）订货方式：指的是订单传递方式： 0非自动的方法，通过手工传真给供应商。 1传真，自动方法，通过调制解调器自动给供应商传递订单。 2E-mail，通过在国际互联网上发送电子邮件传递订单，也是自动方式。 （11）部分送货：此栏一定为“0” ，不允许部分送货： 0不允许部10、分送货，即这张订单一次送货之后，该订单状态就变成“全部到货” ，既使送货数量 少于订货数量或品项没有送全，也不能用同一张订单再次收货。 1允许部分送货，如果送货数量少于订货数量或品项没有送全，订单状态即为“部分送货” ，不 会上传到总部进行发票匹配，还可用同一张订单将少送数量补货送过来，这张订单才会变成 “全部到货” 。 （12）供应商组号：是系统为帮助特殊需求的统计等，设置的功能，可以对供应商进行分组。例如： 1、 当需要区分代销供应商时，可以设定代销供应商“1” ，并在此栏位录入“1” ，就可以通 过系统对代销供应商的相关信息进行汇总统计； 2、 当需要区分联采供应商时，可以对联采供应商设11、定专用代码如“2” ，就可以对联采供应商进 行统计； 3、 当某地区有超大供应商，如北京地区的“朝批” ，跨 5 个大组，当要了解“朝批”的全部进销 存时，就可以在录入各个“朝批”供应商资料时，设定一个叫“朝批”的供应商组，实现统 计。 注：该组别代码定义，要由综超采购部统一设定原则后，地区公司在此基础上，进行应用。 （13）供应商折扣 1 与供应商折扣 2：以百分比形式录入与供应商谈好的折扣。这两个折扣对供应商所属 商品都有效。折扣 2 是在折扣 1 的基础上在作折扣；目前这个栏位统一没有使用。 （14）供应商结算方式：供应商结帐的付款方式： 1银行转帐 包括汇票 2支票 3现金 （15）供12、应商银行帐号：根据供应商所给资料如实填写，必须准确无误，以免影响供应商结帐。 （16）送货费用：尚未使用。 （17）采购条件：即进货金额锁定的时间，一般选“0” ，只有生鲜的称重商品和变价特别频繁的商品才 选“1” 。 0表示商品的付款进价以订货时电脑系统中的该商品的进价为准。 1表示商品的付款进价以收货时电脑系统中的该商品的进价为准。 （18）预算：无须修改，使用系统默认值即可。 （19）发票序列：无须修改，使用系统默认值即可。 （20）付款代码：付款折扣的扣除类型，是针对“折扣”栏位的补充，暂未使用 1在含税金额的基础上 扣除 2在未税金额的基础上扣除。 （21）付款帐期天数：就是通常说的13、“帐期” ，按华联和供应商的付帐协议填写。 （22）折扣：即供应商的付款折扣，每次给供应商付款时固定从货款中扣除的折扣（为百分比形式，如： 5%的折扣，录入时显示为 5.000，系统会认为是 5%的折扣） 。本栏位未使用。 （23）税务登记号：即供应商的税务登记号，应如实填写，便于财务部结帐时使用。 （24）最小订货条件：给供应商下一张订单的最小订货数量，订货代码有四个： 1以华联单位计算订货数量 2以公斤/升计算 3以金额计算 4以订货单位计算 包装商品一般选择“1” ，个别情况可以选择“3”或“4” ；生鲜称重商品一般选择“2” ，特殊情 况可选择“3”或“4” 。 （25）送货条件：主要14、影响店面自动建议订单的出具。七位表示一个星期中的七天，1 表示当天可以 送货，0 表示当天不能送货（同一供应商，每周只给一天） 。 自动订货每周按排：只能有一到二个 1，即自动建议订单在店面打印的具体时间，例如：第 四个栏位为 1，就表示该供应商的自动建议订单是星期四打印； 送货周期：为下订单之后供应商的备货天数。如果为 5 天，则表示下订单 5 天之后，供应商会 送货到门店。该参数会影响自动建议单的订货日期； 每周允许送货安排：如果条件允许可以全部为 1，即每天都可以送货，也可以根据供应商的实际 需要填写，例如第六栏为“0” ，就表示该供应商周六不送货，那么自动建议订单的送货日 期就会避开周15、六。 按功能键“Pagedown” ，出现如下界面： （26）供应商地址： 0输入代码“0”回车后出现“GENERAL”字样，录入供应商的地址、联系人、电话、传真等 信息，一定要填写无误，不能是“待查” ，否则店面人员会无法和供应商取得联系； 1订货地址； 2退货地址； 3如果供应商付款方式为银行转帐或支票，就必须录入此项内容，输入代码“3”回车后出现 “BANK”字样，录入供应商所在开户行的信息，也要填写准确，尽量减少“待查” 。 注：“0”和“3”必须填写，其余两项可以缺省。 2 2、商品、商品 商品资料是商业运作的基础资料，也是数据分析的基本元素，总公司采购部负责建立所有商品资料 并可根16、据实际需要对商品资料进行修改，夜间数据传递会把总部对商品资料的修改信息传递至下属各个 门店。门店电脑系统 ALC 可以更改一些商品资料，包括商品描述、售价、店内码标识、物价标签标识， 同时传送回总公司。商品信息界面如下： （1）商品分类： 销售 区域 约 0-9 个 销售 商品大组 约 200 个 区域 商品小组 约 1000 个 供应商 商品单品 约 15000 个 商品单品 按“F4”进入录入状态 （2）商品描述：是一个商品的最基本的标识，填写一定要非常仔细，不得随意更改。具体包括： 品牌+商品名称+型号+包装名称+包装单位，最多允许有 17 个汉字 （3）大、小组：商品的大、小组分类，参17、照综超采购部统一下发的商品结构表 。当录入新品时，电脑 系统回自动核对该商品所属供应商的销售区域与要录入的商品所属的商品大组所属的销售区域是否一 致。即：同一单品所属的供应商所属销售区域=商品大组所属销售区域 （4）商品状态：系统中商品状态有三种。 1 正常状态，可以销售和订货。新品录入时只选择状态“1” ； 5锁定状态，可以销售但不能订货。当确定某种商品不打算继续经营时，将商品状态由“1”转为 “5” 。 9删除状态，状态由“5”转“9”是系统根据状态为 5 的商品符合 3 个条件：库存为 0、没有在线 订货、及没有未做财务匹配的订单之后，该商品状态自动变成 9,到月底系统彻底删除状态是 918、 的 商品。 （5）类型：有 0、1、2 三个选项： 0 普通商品，华联超市中大多数为此类商品，有正常条码即可出售,有固定的价格； 1 价格商品，在收银时需输入售价。联营厂商多数为此类商品，即给该厂商所有商品一个货号， 将价格贴在其商品的包装上，收银时手工敲入价格； 2称重商品，售卖以前要先称重。生鲜商品多数为此类商品。 （6）包装：商品的基本单位，买单和卖单以此为基准。 （7）税率：有五个选项。如果进价税率和售价的不同，以进价为准： 00%税率 310%税率 117%税率 46%税率 213%税率 （8）卖单：销售单位，也称华联单位。每个销售包装所包含的基本单位个数。称重商品的销售单位固定 19、为 1。商品的库存与在线订货量以此为计算单位。例如: 卫生纸以 12 卷为一个销售单位，则 销售单位为 12。 （9）买单：采购最小单位，每个进货包装所包含的基本单位个数，称重商品的采购单位固定为 1。 （10）折扣 123：单品级折扣，可以为金额或百分比。下一级以上一级为基础进行折扣。 （11）损耗：商品的额外费用。 （12）采购价：即商品的基本进价。有未税进价和含税进价(以买单为单位)。 （13）净采购价：基于商品基本进价减掉所有商品折扣的进价。商品级的折扣包括： 商品折扣，供应商折扣，快讯折扣。计算顺序为：快讯折扣，商品折扣 1，商品折扣 2，商品折扣 3，供应商折扣 1，供应商折扣 220、。 （14）利润：利润=（售价-净进价）/售价（为系统自动计算） 。 （15）售价：有未税售价和含税售价(以卖单为数量单位)，含税售价就是该商品在门店售卖的价格。 （16）DMS：商品日均销量。商品的 DMS 每天都会重新计算.它的计算公式为： DMSDMS 新新 = = 0.90.9 * * DMSDMS 老老 + + 当天销量当天销量 * * 0.10.1 此公式为经验公式，目的是防止 DMS 发生突变，使它反映的是商品近期的日均销售趋势。 （17）商品最后收货价：是商品最后一次收货的买入价。收货部每做一次收货都会重新锁定收货商品的最 后收货价。电脑系统计算商品的实际毛利率时用的是商品的最21、后收货价。与商品 的当前进价无直接关系。 （18）实际毛利率：(销售金额-销售成本)*100/销售金额 其中：销售成本用商品的最后收货价来计算。 （19）保质期：生鲜称重商品的条码上有保质期信息，生鲜采购应注意录入。 （20）自有 BRAND：自有品牌属性，暂未使用。有两个选项： 0不是华联自有的品牌 1华联自有品牌 （21）订货单位：订货倍数。实际的订货数量必须是该数量的整倍数。 （22）订货方式：有 0、1、2、3 四种选项： 0OPL 订单，系统会根据该商品的库存、DMS 等参数来产生自动建议订单，同时也可下门店订单和 总部订单； 1门店订货，该商品的补货动作由楼面完成； 2永续性订单，22、不需要先下订单而由供应商直接送货的方式。用于生鲜的称重商品或需要频繁送 货的商品； 3总部订货，由总部采购直接向供应商下订单。一般用于快讯商品或新品下单等 （23）价签：即店内码标识。有 0，1，5 三种选项： 0无需店内码,表示商品本身国际条形码可用,并已录入电脑系统； 1需要店内码（不带价格） 。表示商品无可用的国际条码需要贴上店内码方可出售； 5需要店内码（带价格） 。 （24）定价方式：定义该商品是否需要在收货时输入进价。只有生鲜的称重商品或价格变动特别频繁的商 品此栏为 1，其余商品均为 0，表示不需在收货时输入价格。 （25）标签：使用默认值“1” ，表示都是普通的物价标签。 （223、6）总部售价：该栏主要定义由总部还是门店控制价格： 0门店维护其自有商品售价 1总部维护售价(缺省) （27）产地:商品的生产地。一定要输入，将会在门店的价签上反映出来。 （28）WEIGHT CODE：称重商品必须输入此项： 1公斤 2公升 （29）建议订单信息：是否出建议订单，有五种情况： 0 不被锁住，产生建议订单，OPL 正常订货状态，也可通过总部 订单或门店订单来订货 1临时锁住，产生自动建议订单同时打印报表 2限制锁定，不计算自动建议定货数量，不允许订货 3限制锁定，不计算自动建议定货数量不打印报表，不允许定货 4通过其他方式定货 默认状态是 0，如定货方式为 2，此处就必须为 424、。 （30）OPL CYCLE：OPL 周期,指一个商品每几周出一次 OPL,建议该项大于等于 1,即至少每一周出一次 OPL;或 征询楼面意见,分别处理 （31）影响商品库存的因素： 收货动作 销售动作 库存更正 盘点 （32）录入完后按 F6 存盘，记录商品货号。如果商品有国际码按 Ctrl+F3 出现隐藏菜单后按向右键到 “条码/包装/规格”栏，回车在第一项“条码查询”处，将出现条码录入界面。 界面如下： 此界面会自动出现商品货号、名称及供应商名称，回车到条码一栏录入商品条码，如条码正确回车 后光标可回到下一行，如不正确找出原因修改后，按 F6 存盘，如下图： （33）更改商品进、售价：25、 如果发现商品价格有误，仍是在新品录入界面进行修改。此界面录入商品编号，按 F12 查询后，该 商品的相关信息显示在屏幕上，按 page down 一次光标直接到将来进价一栏，在此栏1行填入新的未 税进价，回车后填入生效日期（至少是第二天） ，顺序是日、月、年。如果只改进价现在可以按 F6 存盘， 改商品折扣在相应位置更改折扣代码或数量。如改售价，回车到售价1栏填入未税或含税售价均可， 同样也要录入生效日期，按 F6 即可存盘。 （34）处理分别传输问题： 如商品需在两家门店有不同售价，可以按 ctrl+F3 键出现隐含菜单在“其他”项中选择“价格”可以 录入不同店号的该商品售价。但今后改变该26、商品的售价也需在此界面，如下图： 如果发现商品价格有误，仍是在新品录入界面进行修改。此界面录入商品编号，按 F12 查询后，该商品 的相关信息显示在屏幕上，按 page down 一次光标直接到将来进价一栏，在此栏1行填入新的未税 进价，回车后填入生效日期（至少是第二天） ，顺序是日、月、年。如果只改进价现在可以按 F6 存盘， 改商品折扣在相应位置更改折扣代码或数量。如改售价，回车到售价1栏填入未税或含税售价均可， 同样也要录入生效日期，按 F6 即可存盘。 如该商品只需在一家门店的信息中出现（只在一家门店销售） ，也是在“其他”项中选择“订货”录入 店号后，在“assortment”栏中录27、入0表示不在该门店分类中，如下图所示： 3 3、通过供应商、大组查询商品明细通过供应商、大组查询商品明细 （1）子菜单第三项是“通过供应商查询商品” ，此界面可以看到每个供应商下的所有商品信息，此界面 只有查询功能，如下图所示： （2）子菜单第四项是“通过商品大组查询商品” ，可以按大、小组分类查询商品信息，此界面只有查询功 能，如下图所示： 4 4、查询商品销售信息、查询商品销售信息 子菜单第五项是“销售统计信息” ，子菜单有 5 项，如下图所示： （1） 子菜单第一项是“每日销售” ，可以查询各店每日销售金额等信息，按“F12”键出现如下界面： （2）子菜单第二项是“各门店每日销售” ，可28、以看到本月以内各分店每日销售数据，按“F12” 键出现如 下界面： （3）菜单第三项是“各采购商品销售” ，可以按采购编号查询各日销售数据，按“F12” 键出现如下界 面： （4）子菜单第四项是“供应商商品销售统计”，可以查询每个供应商各月销售数据按“F12” 键出现如 下界面： 5 5、商品分组原则、商品分组原则 主菜单第六项是“商品分组原则” ，子菜单有八项，如下图所示： （1） 子菜单第一项是“门店部门定义”，可以定义及查询门店各部门针对总部采购各组的代码，界面如 下： （2） 子菜单第二项是“商品大组定义” ，可以定义及查询各大组是否计库存、针对售区、部门的明细。 库存计算：1记库存 29、0不记库存 售区：指销售区域 部门：指部门编号 （3）子菜单第三项是“商品小组定义” ，可以定义及查询每个小组明细及所属采购 界面如下： （4）子菜单第四项是“商场分类定义” ，可以定义及查询各商品组所针对的门店， 界面如下： 6、华联快讯系统华联快讯系统 DM 活动转档流程： DM 立案及会议 采购部提前二周确定 DM 品项 企划部到楼面或供应商处取样品拍照、制版及初稿制作 采购部核对 DM 初稿，并对 DM 商品确定，交给企划部正式彩印 楼面到电脑部领取 DM 快讯清单 楼面制定端架计划，核实 DM 商品订单的下达以及追货 楼面到企划部申请 POP 牌，开始更换端架 撤掉上期 DM 商品的30、端架陈列 新 DM 商品进行端架陈列 摘取所有旧 DM 商品的 POP 卡和价格标识 摆放所有新快讯商品的 POP 卡和价格标识 检查新快讯商品电脑售价与 DM 商品宣传售价是否一致 检查服务台、收银台是否熟悉本期 DM 商品 检查上期 DM 商品价格是否复原 新 DM 商品销售 主菜单第七项是“华联快讯系统” ，回车后子菜单有 9 项，界面如下： （1）子菜单第一项是“华联 DM 日历” ，可以定义及查询每期快讯的采购期及销售期等信息，界面如下： 快讯期：分为快讯采购期和快讯销售期 A、快讯采购期：指的是快讯进价生效的日期，在这一段时间以内，可以按采购事先和供应商谈好的、 低于普通进价的价格31、来采购商品。快讯采购期是快讯销售开始的前 10 天，结束的后 4 天，即快讯进价 有效的时间共有 28 天，快讯采购期生效后就不能再建快讯商品档了，同时也不能更改商品的进价。进 入快讯采购期后不论快讯订单还是普通订单都将取快讯进价 B、快讯销售期：指的是快讯售价生效的日期，在这一段时间内，店面可以按采购事先和供应商谈好的、 低于正常售价的价格进行售卖。一般为 14 天。同一种商品不能连期做快讯 快讯价格：快讯价格和快讯售价统称快讯价格 A、快讯进价：指的是采购和供应商事先协议好的、在快讯采购期内低于平时进价的价格 B、快讯售价：指的是采购和供应商事先协议好的、在快讯采购期内低于平时售价的价格 32、快讯代码：用以区分惊爆商品和普通的快讯商品 1惊爆商品 2快讯商品 开始日期、结束日期：指快讯进价开始生效和结束生效的日期，即快讯采购期 快讯折扣：此项输入快讯进价折扣 1价格形式的折扣。表示后面的空格里直接输入普通未税进价和快讯未税进价之 间的差额。如果给出的价格是含税的，可用如下公式计算： 快讯折扣=（含税普通进价-含税快讯进价）/适用税率 2百分比形式的折扣。如果供应商是以百分比形式给出的折扣，则使用本项。在 空格里输入折扣比例，例如，供应商在进价上给予 10%的折扣，那么就输入 10 商品快讯进价=商品普通进价-快讯折扣 采购在快讯界面中只录入快讯折扣，快讯进价由电脑系统自动换算。在快33、采 购期内，快讯进价是不变的，即意味着商品普通进价和快讯折扣都不能改变 退货代码：该项表示快讯期间是否允许退货。0不允许，1允许。由于快讯进价低于平时进价，因此 快讯期间不允许退货，本栏位使用系统默认值“0” 提前采购：以系统默认值 0 为准 价格代码：以系统默认值 0 为准 （2）快讯商品录入，子菜单第二项进入“华联快讯商品信息” 进入界面后按 F12 查询快讯日历，出现快讯号及快讯开始、结束日期，按 enter 键到主商品号处录入 商品货号，回车后该商品的资料出现在屏幕上。 回车到快讯售价一栏，填入快讯未税售价（计算公式为快讯售价/税率） ，回车后含税售价自动出现。如 果快讯期的进价与正常34、进价没有区别，此时可 存盘。如果快讯期间的进价与正常进价有差异，则回 车到“快讯折扣”栏，录入代码（ 1 表示两个进价数量的差异（未税相比）（未税相比）；2 表示快讯进价在正常 进价的基础上打几个点的折扣） ，回车后录入数字，如果是百分比的折扣，只需录入数字（5，录入 成 5.000 即可）按 F6 存盘录入完成。 快讯商品均需录入“预估销售量”在“商品号”处按 page down 键出现小界面， 录入门店号后，录入预计该商品在快讯期内能销售的华联单位数量，F6 存盘 如该快讯商品需在同期快讯内，不同门店有不同售价，在“商品号”处按 ctrl+F3 出现隐含菜单选择 “其他情况”回车后出现新界35、面，录入相应店号内该商品的快讯折扣及快讯售价，按 F6 存盘。 同一商品不允许在连续的两期快讯中出现，必须隔期做 （3）子菜单第三项是“华联 DM 信息” ，可以查询每期快讯的所有商品，界面如下： （4）子菜单第四项是“华联 DM 销售信息”可以查询每个快讯商品销售数量等信息，界面如下： （5）子菜单第五项是“华联 DM 商品销售总计”可以查询每期快讯商品的销售情况 等信息，界面如下： （6）子菜单第六项是“华联 DM 部门分页” ，可以查询快讯商品的，界面如下： （7）子菜单第七项是“华联 DM 日历调入” ，系统会依据录入的数据，生成全年的 快讯日历。如公司领导决定使用此项功能才可启用，通36、常由运营部决定开业后 各期快讯的销售日期及采购日期后，告知电脑部，由操作员手工录入各期快讯 的日期，无需调入 （8）子菜单第八项是“打印华联快讯商品清单” ，enter 后输入快讯编号 enter 即可 （9）子菜单第九项是“打印华联快讯商品文字清单” ，enter 后输入快讯编号 enter 即可，界面如下： 7 7、订货、订货 主菜单第八项是主菜单第八项是“订货订货” ，子菜单有，子菜单有 4 4 项，界面如下：项，界面如下： （1）子菜单的第一项是“订货” ，界面如下： 光标在快讯号一栏，如果是快讯订单在此栏录入快讯号，如果是普通订单回车到计划送货日期填入日期。 顺序为日、月、年 到供应37、商一栏录入供应商编号，回车后描述自动出现。多次回车光标在商品编号处，录入要订货的商品 货号，回车光标在订单数量一栏，录入订货数量（买单*订货单位/卖单） ，此时一条信息录完，按 page up 光标回到商品货号处，同时存盘，订单号出现。这时可以直接录入下一个商品货号，再回车录入数 量，再按 page up 恢复到货号一栏，录入完后按 F6 存盘，记下 6 位订单号。订单号前三位为太阳历， 表示下订单的日期为当年第多少天，后三位为内部排序，起始号600表示总部采购所下订单，超始 号000表示门店所下紧急订单。例 233620：2000 年第 233 天总部所下第 20 张订单 （2）子菜单的第 38、2 项“商品订货情况”输入刚下过的订单号后按 F12 查询，可以看到该订单下的所有商 品，可以检查是否正确，如果发现少下了一个商品，可以退出此界面，回车到第 1 个界面，查出此订单 后直接加入商品及数量。在第 2 个界面还可以删除当天的订单，只需按 DEL 两次就可以将订单状态从 0 改为 9，表示已经删除，界面如下： 注：采购界面只能看到当天的订单，如想看昨天以前的订单就必须到门店 ALC 查询 （3）子菜单的第 3 项为“供应商订货情况” ，可按供应商查询订货及收货情况，界面如下： （4）打印 RECAP 订单：enter 即可打印出当日所下订单， “订货订货”功能模块中参数及功能说明功能39、模块中参数及功能说明 A.订货单状态 0在线订货状态 5退货订单 6部分到货状态的订货单 7已经付货的订货单（只能在总部电脑系统中查到） 8全部到货的订货单 9已经删除的订货单 B.订单修改规定：总部采购只能在总部订单产生的当天可以对该订单进行修改，也可以删除。门店 ALC 可 以对任何订单在任意时刻进行修改。门店对订单的修改信息通过夜间数据传回总公司 C.订单删除规定：当订单状态由“8” （全部收货状态）到“7” （已付款状态）即订单已经付过款一段时间 后，订单就会从系统中彻底删除了。全部到货状态的订单但一直没能收到供应商的发票，10 个月后系 统也会自动删除这张订单，订单删除的目的在于防止40、在第二年出现订单号的重复 D.订单号：系统自动产生。门店订单号从 000 开始，总部订单从 600 开始 0 0 0 0 0 0 太阳历 订单号码 例：053003 今年第 53 天门店第 3 张订单 365670 今年第 365 天总部第 70 张订单 E.快讯：如下快讯订单则录入快讯号 F.发送日期：预定供应商送货日期，格式为“日日月月年年” ，总部订单发送日期必须大于当天 G.供应商号：一张订单只能对应一个供应商 H.商品号：一张订单可下多个商品，但必须属于同一供应商 I.订单数量：订货数量。同时必须为订货单位的倍数 J.订货方式： a.总公司订货 新品项（第一次订货） 快讯商品 专控商41、品 总公司采购订货原则 总公司的采购只能对自己所属的供应商下订单 总公司的采购只能在当日做订单的修改和删除 总公司订单一旦完成夜间数据传递则只能到 ALC 部修改或删除 b.门店订货（补货） K.订货单要素 订单号 厂商编号、地址、电话、传真 送货地址 送货日期 订货日期 所订商品货号、订货数量 快讯期号 L.商品的补货方式 0自动建议订单 1门店订单 2永续订单 3总部订单 M. 永续订单 即为无纸性订单，由于此种商品要进行每日配货，如：生鲜商品、蔬菜、水果、日配等。同时还 要频繁订价，一般采取永续式订货方式。这种订单由采购手工填写，供应商送货时拿自己公司的出库单， 根据采购所需数量进行配货42、，收货部以永续订单上数量为准进行商品的收货。收货后供应商拿走一联永 续订单，并将出库单留给收货部 N. 自动建议订单（OPL） 自动建议订单是指由电脑系统根据平均每日销售量、库存数量、厂商送货周期、送货天数、 库存天数计算出建议订货数量，并产生自动建议订单供运营部生鲜、食品、百货部门工作人员参考，并 决定是否同意此订单生效的订单方式。 门店自动建议订单每日由门店电脑部打印。每日运营部收到自动建议订单后，应对建议数量 进行确认，若所建议的订单数量符合实际情况，则运营部工作人员无须更改，经部门领导签字后返回 ALC 部。ALC 部工作人员在接到上述报表后，进行电脑数据的确认工作，更正电脑中建议数量43、并于次日 打印出订单，最后盖 ALC 章生效后并传真至供应商 O. 有关计算公式： 销售平滑系数 SF：10 每日平均销售数量 DMS： DMS新DMS老*（1平滑系数）当天销售数量*平滑系数 DMS老*90当天销售数量*10 库存天数库存/DMS 计算天数两次打印 OPL 订单的间隔天数送货天数2 OPL 建议订货量DMS*计算天数库存数量在线订货量 第二节第二节 禁止擅自修改系统的规定禁止擅自修改系统的规定 根据集团公司的统一部署，消除单品差异是今年的工作重点之一。营运工作小组的单品差异问题 报告中汇总了单品差异产生的主要原因。集团信息技术部为了解决单品差异中“擅自修改信息系统” 问题，进44、一步保障全国计算机信息管理系统的严肃性和一致性，做出如下规定。 一、计算机信息管理系统是企业经营管理的基础，保证计算机信息系统管理的严肃性是北京华联企业稳 定发展的基本要求，也是保障全国数据汇总对比的有效性和数据准确性的基本条件。任何人、任何 部门和任何单位都不得擅自修改计算机信息管理系统。 二、计算机信息管理系统内的数据是衡量企业经营管理水平和经营参考的基本依据，严禁任何人、任何 部门和任何单位以任何理由擅自修改系统内的数据资料。 三、为了保障信息系统的安全性和一致性，所有计算机信息管理系统源代码由各事业部信息技术部进行 统一管理。 四、任何人、任何部门和任何单位都有责任保证提供给和录入到信45、息系统中所有数据的正确性，应避免 由于工作失误和失职造成的数据错误，影响信息系统内数据的准确性。 五、任何人、任何部门和任何单位提出的关于信息系统的修改建议、数据服务要求、数据修改要求和操 作指导要求均通过填写北京华联信息技术部技术服务记录单 ，由信息技术部进行统一的管理、反 馈和执行。 六、违反以上规定者，视情节严重程度，分别予以处罚。 a)因工作失职造成数据提供错误、录入错误或审核错误的责任人，予以 每笔不低 5 元的罚款处理； b)未按照北京华联信息技术服务流程执行的所有责任人，予以每笔不低于 100 元的罚款处理； c)对于擅自修改信息系统内部数据的责任人，予以降职处理； d)对于擅自46、修改信息系统源程序的责任人，予以辞退。 在保证信息系统的严肃性和统一性的基础上，为了保证信息技术部部门的服务质量，特对于信 息技术部解决问题的流程规定如下： 各级信息技术部是为全公司进行信息技术服务和管理的部门，有责任为各级单位和部门解决信 息系统使用过程中出现的问题，并为经营管理中出现的新需求提供良好服务和系统维护。信息系统 的操作指导、数据查询、数据更正和系统改进等信息技术服务工作按以下流程执行： 1、 对于信息系统已经提供使用功能或者在当前的信息、营运、采购、财务等相关手册中已经进行规定 的内容，由信息部进行解释说明，并指导问题提出人员进行操作。当问题存在比较普遍时，由信息 部协同相关部47、门进行培训。 2、 信息系统运行过程中出现故障造成的数据正确性、一致性错误，由责任部门填写北京华联信息技 术部技术服务记录单 ，经责任部门负责人和财务部、地区总经理签字确认。由当地信息技术部整理 解决方案，上报事业部信息技术部进行确认。若当地信息技术部不能解决，报事业部信息技术部处 理。 3、 由于录入造成的数据准确性的错误，不得通过信息技术部人员直接修改数据库内的系统数据。参照 相关手册。 4、 各部门均可以对现有计算机信息系统提出修改建议和需求，须填写北京华联信息技术部技术服务 记录单 ，经所在部门的负责人签字后，由当地信息技术部上报事业部信息技术部。 5、 事业部信息技术部定期根据收集的48、系统修改建议和需求，组织相关部门进行讨论，确定修改方案， 由事业部信息技术部进行统一修改或开发，下发各地区执行。 6、 经相关部门讨论确认，不能进行修改和开发的项目，由事业部信息技术部做出书面说明和反馈，将 解决方案、详细操作说明等下发各地执行。 7、 北京华联信息技术部技术服务记录单的填表方法请参见附件样例。 8、 北京华联信息技术部技术服务记录单审批流程： a)操作指导类：由问题提出人员直接填写。 b)数据查询类：经部门负责人审批。 c)系统改进类：由信息技术总监审核，事业部总经理审批。 9、为了加强对各级信息技术部人员的管理，提高服务质量，集团信息技术部设立了投诉中心。任何人员 和任何部49、门对于信息技术部门的服务可以直接向投诉中心进行意见投诉。 投诉中心联系方法：联系人：谢丹 戴振英 电话：010-68364730 传真：010-68364974 Email：adminbeijing- 附件：北京华联信息技术部技术服务记录单 北京华联信息技术部技术服务记录单 填表部门及人员 新系统 老系统 日期/时间信息部受理人 联系电话 Email 提出问题 审核人审批人 以下部分由信息技术部人员填写 操作指导 数据查询 系统改进 解决方案 相关部门意见 解决结果 遗留问题 上报部门批复 要求：各级人员反馈时间不超过 4 小时。 样例一：北京华联信息技术部技术服务记录单 填表部门及人员地区采50、购部 李四 新系统 老系统 日期/时间2003 年 3 月 10 日 15 时 0 分信息部受理人张三 联系电话 63281188-1234Emaillisibeijing- 提出问题 A 门店联营商品 000013 毛利不正确，销售金额和销售成本一样。例如：2003 年 3 月 10 日， 销售金额为 10000 元，销售成本也为 10000 元。而系统内进价为 8 元，零售价为 10 元。 审核人审批人 以下部分由信息技术部人员填写 操作指导 数据查询 系统改进 解决方案 1、 联营商品的毛利需要在供应商商品明细资料中输入“缺省扣率” ，系统根据此栏位进行 成本倒扣计算，进价对于联营商品不