1、时间与任务的管理2010年10月 时间与任务的管理Outlook使用说明集团二发中心 ShenZhen.10.2010 前 言OUTLOOK是Microsoft Office软件组的主要组件之一，是一个具有强在客户管理功能的软件，例如：项目管理、工作日程安排（约会）、邮件收发与管理、文档管理等。OUTLOOK共有七大功能模块：l 日历管理l 通讯录管理l 任务管理l 便条管理l 邮件管理l 日记管理l 文档及资源管理图一 Outlook 2000应用主界面下面将结合实例对Outlook 2000的日历管理、通讯录管理、任务管理三大功能模块进行说明；其它模块如邮件管理，与其它邮件管理软件相同，特2、别是与Outlook Express。剩余模块与客户管理的关联不大，在此不在说明。日历管理日历中的工作日志管理可很大程度地帮助大家完成工作日程安排管理，使大家的工作更趋于有效与合理。特别是约会提醒功能可及时提醒大家的日常工作安排，可以避免大家由日常工作的繁索而疏忽的各别工作细节，因此，可以用电子秘书来形容，这也是Microsoft当初在Express基础上再次开发的主要原因。Outlook的日历中的工作日志管理功能可以在授权工作当中管理和安排与客户“约会”或日常性电话往来，可以大大提高授权人员工作的条理性与效果。下面我们来看一看Outlook日历功能模块的应用：图二 日历管理界面工作日志的建立3、工作日志（约会、会议和事件）的建立步骤：l 点击需要建立工作日志的日期（主界面的右上角）。l 在约会条中建立工作说明，时间块由黄变白，前端出现移动柄（蓝竖条）。现实时间以前无所反应，现实时间以后的显示提示标志。l 双击约会移动柄或时间块，可详细建立工作日志详细信息（主题、地点、时间、备注、周期）。图三 详细设定界面说明：l 时间块的时间单位是30分钟，即每一条工作日志记录代表的时间是30分钟；如果在30分钟内有多个工作安排，可将此多个工作安排用分号隔开而放于同一个时间块；l 提醒设定中可自由选择是否需要进行工作安排提示，以及提前提示的时间；提醒设定下面的备注框，可以用以记录工作安排的目的、过程4、方式、达到的效果以及后续工作等备忘文本；l 可以在自己的日历中安排约会，还可以从其他用户那里获得足够权限，以便在他们的日历中安排或更改约会，约会也可以设置为私有。将某一约会记录标记为私有（详细设定界面右下角），在约会条显示的标志为；l 如果某一工作为一段时间内每天的固定工作，可通过“重复周期”设定来自动完成约会条的建立；“重复周期”铵钮在详细设定界面（图三）的工具条中，具体位置见上图所示。“定期模式”中可选图四 “重复周期”设定界面择重复的周期；“重复范围”可设定重复的次数。设定“重复周期”的约会将显示重复标志；l 如果某一工作安排与其他人有关，可以“邀请与会者”设定给与会者发送邀请邮件，以5、保证工作的正常进行；“邀请与会者”按钮在详细设定界面（图三）的工具条中，具体位置在“重复周期”铵钮的右边；进行了“邀请与会者”设定的约会条将显示邀请标志；l 如果需要可以在详细设定界面上设定工作安排的重要性；“设定”铵钮在详细设定界面（图三）的工具条中。工作日志的查询与修改查询方式有两种方式：点击想要查询的日期或点击工具栏中的“查找”铵钮，在不同的情景下各有不同的用处。l 点击日期查询此种方式查询的应用前提是知道工作日志的具体日期而忘记工作日志的具体内容，步骤如下：l 点击日历管理界面（图二）右上角的日历日期；l 在界面左边直接查找工作日志。l “查找”工具查询此方种方式查询的应用前提是知道工6、作日志的具体内容或关键内容而忘记工作日志的具体日期，步骤如下：l 点击日历管理界面（图一）主菜单上的查找铵钮；l 在查找文本框中输入工作日志的内容或关键字；l 将“搜索约会中的所有文字”选项选中；l 点击“开始查找”铵钮Outlook会将查找的内容以列表的形式罗列在查找定义界面下面，每一行代表一个工作日志，双击可观看详细信息。如果没有符合条件的信息或信息过多，可点击查找定义界面上的“转到高级查找”链接进行精确定位查找。l 工作日志的修改 将工作日志进行精确定位后，可双击时间块或查找到的信息进入详细设置界面（图二）后，便可对相应的信息进行修改。转到“高级查找”图五 查找定义界面工作日志的移动与取7、消l 工作日志的移动l 单击“日历”。l 将项目拖动到“日历”中的新时间或“日期选择区”中的新日期。如果要同时更改约会的日期或时间，请将约会移动到“日期选择区”中所需的日期，然后在“日期选择区”中单击该日期，最后在“日历”中将约会拖动到所需时间。注意l 对于定期约会，则仅移动约会的所选事例。如果要移动约会的全部事例，请打开该约会，单击“动作”菜单上的“重复周期”，然后更改定期模式。l 也可以打开约会，并在其中更改日期或时间。l 工作日志的删除l 将鼠标移动至需要取消的工作日志条上单击；l 如有多条工作日志需要删除，请按住 CTRL 键逐个单击；l 点击鼠标右键，选择“删除”菜单；或点击主工作具8、栏中删除铵钮；或击键盘上Del键。注意：不可直接删除时间块上的文字，这样只是删除了工作日志的标题，而没有真正删除整个工作日志。界面的定制利用Outlook的“组织”功能我们可以根据需要与工作习惯定制不同的应用界面。具体步骤如下：图六 界面定制界面l 点击日历管理界面（图一）主菜单上的“组织”铵钮；l 点击“使用视图”链接；l 在更改您的视图列表框中选取所需的视图模式；说明：l 视图只改变信息显示方式。 请尝试使用“年度事件”来查看一年一次的所有事件的列表，例如生日和周年纪念日。l “天/周/月”模式是默认模式。通讯录管理大家在应用outlook或其它邮件收发软件时，可能不是很注意其通讯录管理功9、能模块，其实它是一个十分强大的客户资料管理模块，在日常工作对我们有很大的帮助，下面我们来看一看它的应用：新联系人的建立新联系人的建立有三种方式：一是利用主菜单“工具”的“通讯簿”子菜单中“新建联系人”；二是主视窗中点击鼠标右键后选取“新建联系人”菜单；三是利用电子邮件的“发件人”字段。进入“新建联系人”界面后，我们可以根据各项标签的提示来完成各项的填写。完成存盘，并根据需求退出或再一次新建联系人。图七 联系人常规界面说明：l 联系人界面共分为“常规”、“细节”、“活动”、“证书”、“所有字段”五个标笺;l “常规”标笺主要记录客户的商务电话、地址等信息；在标笺的下半部分为一个文本框，可用于记录10、与客户的约会的目的、时间地点以及实际达到的效果，或下次见面与通话应注意的细节；l “细节”标笺主要记录客户的私人信息，如生日、配偶姓名等；l “活动”标笺中的内容为Outlook自动生成部分，在显示部分罗列与此联系人有关的任务、日历、日记、邮件、联系人等。联系人的查询与修改联系人的查询也有两种方式：一是点联系人主界面右边的范围查询工具条，进行不精确定位；二是点主工具条上“查找”铵钮，进行定位查询或进行高级精确查询。l 简单查询范围查询工具条简单查询是利用联系人姓氏拼音的第一字母（外国客户是名字的第一个字母）来进行精确定位。图八 联系人主界面具体步骤如下：l 点击包含所要查找联系人姓氏第一个字母11、的工具条铵钮。如翟登磊，翟拼音的第一个字母为Z；l Outlook将定位于符合条件的第一个联系人；l 移动滚动条找到符合条件的联系人l 精确查询精确查询是利用联系人的姓名、单位、地址、类别进行定位，或是利用“高级查找”功能进行任何字段的精确定位。步骤如下：l 联系人主界面（图八）主菜单上的查找铵钮；l 在查找文本框中输入联系人的姓名、单位、地址、类别等关键字（关键字之间的关系为或的关系）；l 将“搜索联系人的所有文字”选项选中；l 点击“开始查找”铵钮Outlook会将查找的内容以列表的形式罗列在查找定义界面下面，双击可观看详细信息。如果没有符合条件的信息或信息过多，可点击查找定义界面上的“转12、到高级查找”链接进行精确定位查找图九 联系人查找定义界面l 联系人信息的修改将联系人进行精确定位后，可双击信息进入联系人常规界面（图七）后，便可对相应的信息进行修改。联系人的取消删除联系人的步骤如下：l 将鼠标移动至需要取消的工作日志条上单击；l 如有多条工作日志需要删除，请按住 CTRL 键逐个单击；l 点击鼠标右键，选择“删除”菜单；l 或点击主工具栏中删除铵钮；l 或击键盘上Del键。界面的定制利用主工具栏的“组织”铵钮。方法与“日历”界面定制相同。任务管理任务管理与日历管理中的事件管理具有相似之处，都是以长时间的事件过程管理。在这里建议大家可如此区分应用两个功能，一天以内（包含一天）的13、工作安排可应用日历管理，一天以上的工作安排可应用任务管理。进入“新建任务”界面后，我们可以根据各项标签的提示来完成各项的填写。完成存盘。图十 任务管理主界面任务的建立新联系人的建立有三种方式：一是利用主工具栏的“新建”铵钮；二是在主视窗中点击鼠标右键后选取“新建任务”菜单。说明：l 新建任务界面包括“任务”、“细节”两个标笺；l “任务”标笺包括所建任务的常规内容，如开始时间、截止时间、状态、优先级别、提配设定等。“任务”标笺中的文本输入框，具有很大的作用，可用于记录任务进行目的、过程、效果等各个要点。l “细节”标笺包括完成日期、工作总量、实际工作量、单位等信息记录。l 任务的查询与修改、任务的取消与删除、界面的定制与日历中的基本相同，如有不明可参考日历中的相关说明。注：在软件应用过程中，如有不明之处，敬请查阅Outlook软件本身自带的帮助功能！14