1、电器集团财务制度汇编财 务 管 理 手 册 目 录第一章基本财务类制度6第一节会计基础工作规范6第二节赠送礼金券的要求和账务处理8第三节促销活动中赠送商品或礼金券代扣个人所得税的规定9第四节消费者补差操作规范10第五节正确填写票据和结算凭证的基本规定13第六节报表统计上报规定14第七节各分公司财务数据上传时间及帐套号编码的规定17第二章资金管理类制度18第一节集团总部资金管理规定18第二节分公司资金管理制度22第三节加强资金管理及规范内部结算的规定23第四节加强资金管理的若干规定24第五节调整信用额度使用的通知24第六节银行帐户管理规定24第七节重申规范银行账户管理的通知26第八节规范银票数据2、录入27第九节现金管理制度28第十节备用金及借款管理规定30第十一节加强货款结算付款的控制点35第十二节门店销售款管理规定38第十三节防范银行卡风险的通知39第三章费用管理类制度40第一节总论40第二节外出和外派人员报销、补贴标准规定49第三节外派人员各项费用补贴标准52第四节自备车管理规定53第五节关于移动通讯费报支的管理规定55第六节业务活动费列支标准57第七节费用支出索取增值税专用发票的规定58第八节关于职务津贴报销流程及相关事项的规定60第九节总部与上海分公司财务部日常费用收支、借款等业务的规定61第十节关于各分公司连锁门店营业用电话费报支额度的规定62第四章审批类管理制度64第一节总3、部费用预批内容及报批流程64第二节分公司费用报批制度及流程68第三节出租车费报销的规定73第四节总部费用报销的时间安排及相关规范74第五节家电类采购资金审批流程(上海地区)74第六节家电类采购资金审批流程（非上海地区）80第七节大额专项打款申请及跟踪评估规定84第八节安装类采购资金审批流程86第五章存货管理类制度89第一节商品监控管理制度（财务篇）89第二节赠品管理制度92第三节库存商品盘点制度96第四节库存商品盘点差异管理制度101第五节XX上海分公司退货规范106第六节购货发票遗失的退货操作流程109第七节库存商品成本调价操作规范111第八节商品报废审批流程116第六章财产类制度118第一4、节财产财务管理制度119第二节财产采购管理及财务核算流程127第七章往来管理类制度132第一节往来对帐管理制度132第二节往来对帐操作流程的补充规定142第三节各分公司与分公司之间、分公司与独立门店之间往来的操作要求144第四节团购预收款的操作规定145第五节供应商结大帐流程的通知149第六节与供应商核对往来帐项应注意的事项150第七节呆帐坏帐审批流程150第八节规范停止合作或退场供应商质保金收取的通知154第八章返利费用结算类制度155第一节返利类制度155第二节应收费用类制度173第三节关于返利费用管理相关要求的通知186第四节关于加强广告费挂帐、回收管理的通知187第五节阶段性返利、装修5、费净收入、广告费收入管理的补充规定187第六节关于分公司之间购销、调拨返利相关规定的通知188第七节关于调整月度经营毛利报表上报时间的通知189第八节进货增值税发票监控管理制度189第九节连锁管理中心工程部展台费开票事项的有关规定190第九章预算分析类制度191第一节管理报表项目责任归属191第二节各门店电费及时报支事宜192第三节管理报表准确性、预算编制准确率的奖惩193第十章工商税务类制度193第一节工商税务证照申请办理的规范193第二节进货增值税发票监控管理制度198第三节正确计算个人所得税的要求199第四节增值税发票进项税额抵扣问题的通知201第五节退货（或折让）证明的办理要求203第6、六节公司基本资料的归档要求（财务中心所需）204第十一章财务部门及财务人员管理制度204第一节财务人员激励制度204第二节财务处罚制度210第三节门店财务检查制度213第四节财务管理中心绩效考核细则218第五节财务内控制度考核实施细则226第六节财务内控管理制度处罚操作程序227第七节财务部门主管级人员任命调动的批准权231第八节部门例会制度231第九节实施会计巡查制度的通知232第十二章档案管理类制度232第一节财务档案管理总则232第二节合同管理制度235第三节结算票据管理236第四节合同专用章交接的通知237第五节财务软件安装授权及财务系统授权规定238第六节财务印章管理制度239第七节7、发票的管理制度240第八节收据使用及收费管理制度248自装空调安装卡操作制度249第十三章其他相关制度255第一节管理费收取的规定255第二节费用上交的相关规定256第三节门店经理离任审计规范257第一章 基本财务类制度第一节 会计基础工作规范为了加强会计基础工作，建立规范的会计工作秩序，提高会计工作水平，根据会计法的有关规定,制定本规范。第一条 各分公司领导对本公司的会计基础工作负有领导责任。第二条 各分公司财务经理要加强对会计基础工作的管理和指导，通过引导、交流、监督检查等措施，促进本公司加强会计基础工作，不断提高会计工作水平。第三条 各分公司根据会计业务需要设置会计机构，岗位分工要形成一8、定的内部牵制制度， 根据会计业务需要配备持有会计证的会计人员，未取得会计证的人员不得从事会计工作，会计人员应当具备必要的专业知识和专业技能。第四条 主管、财务经理人员应当具备下列基本条件 （一）坚持原则，廉洁奉公。 （二）具有会计专业技术资格。（三）主管、财务经理的财务工作时间不少于三年。熟悉国家财经法律、法规、 规章和方针、政策，掌握商业连锁财务管理的有关知识。 （四）有较强的管理能力、沟通协调能力第五条 各分公司应当根据实际会计业务需要设置会计工作岗位，会计工作岗位可以一人一 岗、一人多岗或者一岗多人。但出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费 用、应收款项的凭证填制工作。 第六条 各9、分公司会计人员的工作岗位应当有计划地进行轮换。第七条 各分公司财务经理应当合理安排会计人员的培训，保证会计人员每年有一定的时间用于学习和参加培训。第八条 会计人员应当保守本公司的商业秘密。除法律规定和本公司领导人同意外，不能私自向外界提供或者泄露公司的会计信息。第九条 会计人员工作调动或离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或离职。第十条 会计人员办理交接手续，必须编制移交清册，列明应当移交的各项内容，整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。第十一条 接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。接替人员应当继续使用移交的会计帐目，不10、得自行另立新帐，以保持会计记录的连续性。第十二条 一般会计人员交接由主管人员负责监交，财务主管交接由分管经理负责监交，财务副经理交接有财务经理负责监交，财务经理交接由财务管理中心派人会同监交。第十三条 出纳人员交接必须根据会计帐簿有关记录进行点交，库存现金、有价证券必须同会计帐簿记录保持一致，不一致时移交人员必须限期清查。银行存款帐户余额要与银行对帐单核对一致，不一致时移交人员必须限期清查。第十四条 交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册上注明：公司名称，交接日期，交接双方和监交人员的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。移交清册应当填制一式三份，交接双方各执11、一份第十五条 各分公司应当按照会计法和国家统一会计制度的规定建立会计帐册,对发生的各项经济业务进行会计核算,及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息。第十六条 会计年度自公历1月1日起至12月31日止，会计核算以人民币为记帐单位。第十七条 各分公司不得伪造、变造会计凭证和会计帐簿，不得设置帐外帐、不得向公司总部报送虚假会计报表。第十八条 各分公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料应当建立档案，设专人妥善保管。第十九条 各分公司在会计核算时必须取得或填制原始凭证，要加强对原始凭证的审核，确 保原始凭证的真实、正确，要根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。第二十条 记帐凭证可以分为收款凭证12、付款凭证、转帐凭证。对于每月不超过100张凭证的独立法人单位可以使用通用记帐凭证。第二十一条 结帐和更正错误的记帐凭证可以不附原始凭证外，其他记帐凭证必须附有原始凭证。第二十二条 记帐凭证可以根据每张原始凭证或若干张同类原始凭证汇总填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张凭证上。第二十三条 现金、银行存款科目在填制记帐凭证时必须根据每一张现金、银行存款原始单据填制收款、付款凭证。第二十四条 记帐凭证的摘要应用简明扼要，正确运用会计科目，记帐凭证同所附原始凭证的内容相符、金额一致。并注明附件张数。第二十五条 各分公司应设专人加强对记帐凭证的审核，以保证会计核算的质量，做到真实可靠、13、内容完整。记帐凭证当月发生错误应当重新填制。第二十六条 已结帐如发现记帐凭证错误，应先用负数填写一张与原内容相同的记帐凭证，在摘要栏内注明“注销某月某日某号凭证”。同时再重新填制一张正确的记帐凭证，“注明订正某月某日某号凭证”。如果科目没有错误，只是金额错误，可以将正确的金额与错误数字之间的差额，另编一张调整的记帐凭证。调增用正数，调减用负数。第二十七条 记帐凭证应当连同所附的原始凭证，按照编号顺序，折叠整齐，按月装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签处盖章。第二十八条 次年3月底前必须将前年的会计帐薄打印，帐薄包括总帐、明细帐、现金14、银行日记帐。打印的帐薄必须连继编号，经审核无误后装订成册，并由财务经理签字或盖章。第二十九条 打印的记帐凭证的内容、金额应同明细帐的记录一致。第三十条 各分公司应当按照规定每月定期结帐，结帐前必须将本月发生的各项经济业务全部填制好记帐凭证，审核记帐。第三十一条 各分公司对外财务报表应按会计制度规定的格式和要求编制，内部使用的财务报表按财务管理中心的规定，各类财务报表按规定日期上报。第三十二条 各分公司上报的各类报表必须做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。财务经理对上报的各类报表负责。第三十三条 各分公司财务应依据法律、法规和制度对全公司的各项经济活动进行会计监督。第三十四条 各分公司15、应当对会计凭证进行审核、监督。对实物、款项进行监督。严格执行财产清查制度。对手续不齐全的财务收支，应当退回，要求更正补充。第三十五条 对违反法律、法规、会计制度的财务收支不予以制止和纠正的，又不向财务管理中心提出书面意见的，应当承担责任。第三十六条 本规范从二三年十一月一日起实施。第三十七条 具体核算规定详见会计核算细则第二节 赠送礼金券的要求和账务处理一、 税法要求以赠送100元礼金券为例开高发票价，交纳增值税及附加税（1001.170.17）1.115516.21元代顾客缴纳偶然所得个人所得税 100（120%） 20%25元赠送礼金券和缴纳个人所得税列入“营业外支出”科目，不得税后列支，16、计缴所得税12533%41.25元合计：赠送100元礼金券后，公司还需缴纳税金82.46元二、 公司利润要求按每1000元赠送100元礼金券计算，所列支成本为182.46100018.25%按公司目前平均费用率6%计算，商品保本毛利率必须达到25 %以上方可赠送。三、 操作规定1、 代厂方赠送的礼金券，而且礼金券为厂方提供和相关费用由厂方承担，不属此要求范围内。2、 凡需赠送礼金券的商品毛利率必须达到25%以上，否则不得赠送。3、 赠送礼金券活动必须经相关部门领导及财务部审核通过后方可举行，未经审核通过不得发布广告、张贴宣传。4、 财务部对赠送的礼金券必须提取相应的个人所得税，并将礼金券额和个17、人所得税计入“营业外支出”科目。5、 凡营销部需赠送礼金券的，必须列出赠送计划，注明商品毛利率。6、 财务部返利结算员审核毛利率填写的真实性，财务部副经理（核算）提出操作要求和账务处理规定，通知门店按规定执行。四、 赠送礼金券活动审批流程1、 业务员填写礼金券赠送计划审批表；2、 营销部经理签字确认；3、 返利结算员审核；4、 财务部副经理（核算）签字，并拟定赠送礼金券操作通知书；5、 分公司经理审批；6、 业务员通知市场部门进行广告策划；7、 低于规定毛利率的，一般不允许赠送，经总裁特批的除外。五、 考核制度1、 各分公司所有财务人员必须按此要求进行操作和帐务处理，违规操作者一律除名。2、 18、未经审核赠送礼金券的，所赠礼金券和相关税费由责任人全额赔偿，罚款100元。3、 因虚报毛利率，使赠送礼金券的商品毛利率低于25%的（经特批的除外），差额部分由业务员全额赔偿，罚款200元。财务部返利结算员负审核责任罚款300元。第三节 促销活动中赠送商品或礼金券代扣个人所得税的规定摘自永2004财（通）字第0109号为了保证公司的利益，按税法要求规范促销活动中的涉税行为，现对促销活动中赠送商品或礼金券代扣个人所得税作如下规定。一、税法要求中华人民共和国个人所得税法规定，有奖销售活动中取得的奖金或赠品应按偶然所得，交纳个人所得税，税率为20% 。二、操作规定1、 在促销活动中，无论赠送商品(包括19、供应商提供的赠品，如ERP系统中不反映的赠品)还是赠送礼金券或是送现金都必须代扣个人所得税（注：若用礼金券抵减货款后，发票低开低收的，则无需代扣个人所得税），按所赠商品价格或所送金额的20 %计算代扣个人所得税额。所赠金额在300元以下的，个人所得税由公司承担；所赠金额在300元以上的，个人所得税由消费者承担。2、 市场管理部门在制作促销活动的广告宣传资料和制定促销活动细则时，应将所送金额和代扣个人所得税金额说明清楚，让消费者明白所获赠品或奖金须交纳个人所得税的具体金额。3、 业务部门在促销活动通知书中写明所送金额，以便门店在进行促销活动时按规范操作。另外，在策划促销活动时，对赠品价格定位要适20、当，如果价格定得偏高，一是增加增值税金额，提高了促销活动的成本，缩小了所销商品的利润空间；二是加大了个人所得税的计税基数。4、 财务部门在促销活动通知书“财务流程”栏中应注明：该次促销活动中应由消费者承担的个人所得税金额，并由门店财务向消费者开具代扣个人所得税收据。5、 门店在举行促销活动时，应按赠品金额或礼金券金额的20%代扣个人所得税，并开具XX专用收据。收据联交给消费者，记账联交财务部。本规定从下文之日起执行。第四节 消费者补差操作规范第一项 江浙沪地区消费者补差操作规范摘自永2003财（规）字第 0023 号一定义及产生原因定义： 根据公司管理需要和厂方通知对库存商品的售价进行调整，从21、而发生售价的降低；或市场上同类商品的售价低于我公司的售价。我公司承诺自消费者购买我公司商品15日内，如有上述情况XX将凭DM广告单和在XX购买商品的发票将此笔差额补给消费者。产生原因：产生这种价格差异的原因主要是厂方价格调整引起的售价变动、公司内部清理滞销商品等原因而引起的价格变动、竞争对手由于某种原因而降低售价而引起的价格差异。二规范消费者操作流程的目的目的：正确确认企业的应收款项及时向供应商收回，避免企业资产的流失；及时统计企业负担的补差额以加强对补差的管控。三消费者补差的性质1供应商承担：此笔补差由供应商原因产生，或供应已承诺承担，属应收款项，为企业资产。2公司承担：此笔补差由我公司原因22、产生，或无法向供应商收回的，应冲减收入直接进入当期损益。四操作流程（一）门店1消费者凭XX或市场同类商品的DM广告单以及在XX购买商品的发票到XX商场要求补差，填写XX统一印发的销售让利单（将顾客带来的补差依据粘贴在后：购置商品发票复印件及DM或报纸广告），由该商品所在柜柜长签字确认后门店经理审核，交收银台由收银员开具与原发票一致的红字发票后，根据降价后的金额开立新的发票，在新开发票的客户联后加盖的消费者补差专用章中录入原发票日期、原销售单ID、原发票金额、已补差金额等，其中原发票日期为第一张发票日期，差价补贴时限以第一张发票日期为准。消费者补差专用章样式：消费者补差专用章原发票日期：原销售单23、ID：原发票金额：补差金额：补差日期以第一张发票日期为准！2收银员将作废的原发票与新开立的红字发票存根联装订在一起，门店财务主管每天根据销售让利单登记差价补贴明细表，门店经理签字确认，同时将销售让利单附在差价补贴明细表后按月归档。每月27日前将上月26日至本月25日的差价补贴明细表报财务部返利结算员。差价补贴明细表补差日期品类品牌型号原发票日期原发票金额现发票金额补差金额合计财务主管： 门店经理： （二）分公司返利部1分公司返利相应人员在每月27日跟催各门店上交差价补贴明细表，并汇总成一张品类差价补贴门店汇总表，汇总表中明细项不变只是依品类汇总28日前给营销部门确认。品类品牌型号原发票日期补差24、日期原发票金额现发票金额补差金额是否可收回供应商名称 品类差价补贴门店汇总表 可收回金额：品类经理确认：2收到营销部门确认的品类差价补贴门店汇总表后将各品类可收回金额对应各品牌填入各品类小组销售、毛利完成情况表中的差价补贴栏中。3返利部相应人员在30日前将品类差价补贴可收回情况表交分公司总经理和财务管理中心收入监控专员，收入监控专员将各分公司汇总。（三）营销部门1分公司营销部门各品类相关人员在28日前将品类差价补贴门店汇总表确认后交分公司返利部。2分公司营销部各品类负责人应在每月终了前，收回上月确认可收回之差价补贴款。五考核制度差价补贴的确认各门店财务人员必须仔细核对保证原始数据的准确性，各分25、公司返利人员及时进行数据整理以反馈给营销部门及时收回差价补贴款。1 门店差价补贴手续不全或错漏的，每发生一笔，对收银人员或财务主管理予以处罚。2 返利部门未按时催收差价补贴明细表的予以处罚。3 营销部门未按时将品类差价补贴门店汇总表确认后交财务部，逾期予以处罚。4 营销部门不及时催收差价补贴款，逾期予以处罚。5 在规定时间内未收回差价补贴款的，返利结算员应对营销人员进行催收，返利人员未对营销人员发出书面催收书的，逾期予以处罚。 六执行时间本操作流程从2003年4月26日开始执行。第二项 粤闽地区消费者补差操作规范鉴于福州分公司消费者补差政策的不同，为加强对补差的监控，现特制定下述操作规范，望福26、州分公司遵照执行一、 操作规范及职责（一） 柜长检验1、 补差是否符合权益保障条款，及原始发票2、 确认顾客出示的DM或报纸广告是否符合。（二） 填写销售让利单并确认1、 柜长或指定柜组人员带领顾客前往服务台领取销售让利单并让顾客填写相关信息，必须注明发票号，在发票背面加盖“补差章”，填全“补差章”相关信息。2、 由柜长、门店经理确认签字3、 将顾客带来的补差依据（购置商品发票复印件及DM或报纸广告）粘附在销售让利单后4、 通知顾客前往分公司财务部领取差价。（三） 财务出纳1、 根据门店审核手续齐全的销售让利单给付顾客补差金额，在顾客原始发票背面和让利单上都加盖“现金付讫”章。2、 每日按门店27、登记差价补贴明细表，每日报营销部。3、 每月汇总补差让利金额并在当月27日前将上月26日本月25日的差价补贴明细表报财务部返利管理员。4、 每日根据销售让利单进行制证，计入“其他应收款/应收消费补差款”科目。5、 每月核对“其他应收款/应收消费补差款”科目和差价补贴明细表是否一致。（四） 财务返利管理人员汇总确认1、 根据差价补贴明细表，填写成一张品类差价品类汇总表，每月28日前交给营销部门确认。2、 收到品类科确认过的差价补贴后记入供应商应收款中。3、 返利人员在本月30日前，将品类应收差价补贴情况表交给分公司总经理和财务管理中心收入监控专员，同时将各分公司汇总。（五） 营销操人员操作1、 28、根据出纳每日报的差价补贴明细表，及时联系供应商，提出解决方案和收款计划。2、 相应品类负责人员本月28日前确认当月品类差价表并交与财务返利管理人员，消费者补差要求在次月内全额或加倍收回，补差回收要求在发票折扣折让中体现，以账扣方式或银行结算方式收回。3、 每月终了前，收取上月已确认可收回的差价补贴款。二、 罚则1、 对违反规定进行补差的责任人视情节轻重处50以上元罚款，直至开除。2、 财务出纳未及时准确登记差价补贴明细表的，返利管理员未及时准确汇总应收消费者差价汇总表的，处50元罚款。3、 营销部未按时收回补差的，对责任人处补差金额20%的罚款。三、 附表差价补贴明细表门店名称：序号补差日期补29、差让利单号品类品名规格原发票 日期原发票 金额补差 金额备注合计制单： 第五节 正确填写票据和结算凭证的基本规定 银行、单位和个人填写的各种票据和结算凭证是办理支付结算和现金收付的重要依据，直接关系到支付结算的准确、及时和安全。票据和结算凭证是银行、单位和个人凭以记载账务的会计凭证，是记载经济业务和明确经济责任的一种书面证明。因此，填写票据和结算凭证，必须做到标准化、规范化，要要素齐全、数字正确、字迹清晰、不错漏、不潦草，防止涂改。 1、 中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等字样。不得用一、二（两）、三、四、五30、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）填写，不得自造简化字。2、 中文大写金额数字到元为止的，在元之后，应写整（或正）字，在角之后可以不写整（或正）字。大写金额数字有分的，分后面不得写整（或正）字。 3、 中文大写金额数字前应标明人民币字样，大写金额数字应紧接人民币字样填写，不得留有空白。大写金额数字前未印人民币字样的，应加填人民币三字。在票据和结算凭证大写金额栏内不得预印固定的仟、佰、拾、万、仟、佰、拾、元、角、分字样。 4、 阿拉伯小写金额数字中有0时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。举例如下： 1） 阿拉伯数字中间有O时，中文大写金额要写零字。如￥1，31、40950，应写成人民币壹仟肆佰零玖元伍角。 2） 阿拉伯数字中间连续有几个0时，中文大写金额中间可以只写一个零字。如￥6，00714，应写成人民币陆仟零柒元壹角肆分。 3） 阿拉伯金额数字万位或元位是0，或者数字中间连续有几个0，万位、元位也是0，但千位、角位不是0时，中文大写金额中可以只写一个零字，也可以不写零字。如￥1，68032，应写成人民币壹仟陆佰捌拾元零叁角贰分，或者写成人民币壹仟陆佰捌拾元叁角贰分；又如￥107，00053，应写成人民币壹拾万柒仟元零伍角叁分，或者写成人民币壹拾万零柒仟元伍角叁分。 4） 阿拉伯金额数字角位是0，而分位不是0时，中文大写金额元后面应写零字。如￥1632、，409.02，应写成人民币壹万陆仟肆佰零玖元零贰分；又如￥32504，应写成人民币叁佰贰拾伍元零肆分。 5、 阿拉伯小写金额数字前面，均应填写入民币符号￥（或草写：）。阿拉伯小写金额数字要认真填写，不得连写分辨不清。 6、 票据的出票日期必须使用中文大写。为防止变造票据的出禀日期，在填写月、日时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁抬的，应在其前加零；日为抬壹至拾玖的，应在其前加壹。如1月15日，应写成零壹月壹拾伍日。再如10月20日，应写成零壹拾月零贰拾日。 7、 票据出票日期使用小写填写的，银行不予受理。大写日期未按要求规范填写的，银行可予受理，但由此造成损失的，由出票入自行承33、担。第六节 报表统计上报规定摘自永2003财（规）字第0012号 为加强门店销售款的财务监控力度，统一销售上报口径，保证销售额数据的准确一致性，现对销售款的上报作如下规定：第一项 销售日报表管理规定1、 收银在银行结帐时点收取的所有现金都必须解缴银行，包括当日销售现金、上日结帐时点后隔夜款、收取的预收款现金。2、 预收款。1) 预收款专指因客户需要预付部分或全部货款，但不开具发票产生的收款，原则上不鼓励预收款。2) 对于预收款，收银必须进行相关登记，记录预收款时间和实现销售时间。3) 对于部分预收的一律不得开具发票；对于全额预收的，除系统原因外必须开具发票。凡预收款的必须明确发票开具时间且最晚34、在7天内，不可待定，否则不得采用预收款方式。目前系统原因主要为：使用ERP系统的，销售非集中配送但无库存的商品；外省使用手工发票和前台电脑开票的均可实现即时开票。4) 预收款的解款要求：鉴于预收情况较少，故要求每一笔预收款均单独填写“银行解款单”，解款单上注明收银柜台名称、预售单号码，根据预收解款总额填写“缴款凭证”；解款后，台帐核对缴款凭证总额与相应预收款解款单总额，解款单暂由台帐保管。5) 预收款商品发票开出后，收银在当日销售的缴款凭证上注明预收款的预售单号；台帐根据预售单号进行抽取原解款单，保证当日随当日缴款凭证、记帐联、解款单等一同交财务。则当日销售的缴款凭证总额记帐联总额当日现金支票35、解款让利其他（如：总部调现）原预收款（当日销售中以预收款冲抵部分，注明预售单号）3、 根据永财通字【2003】第0007号加强门店销售款管理的紧急通知（暨：门店销售款管理规定），门店必须严格执行，禁止发生应收款。附表： 注：若为门店销售日报表，则“门店”一栏改为“日期”_分公司销售日报表星期： 年月日单位：元行次项目门店合计天气1上日余额现金2 其他 3 预收款(-) 4 合计 5本日实际开票数 空调科 6 冰洗科 7 小白科 8彩电科9 视听科 10 小黑科 11 手机科 12 IT数码科 13 合计 14 占分公司比重 15本日解款现金解入16 票据解入 17 POS机 18 合计 19本36、日销售其它组成实际抵用礼金券20让利21工资奖金22总部调现23 预收款调正 242526 合计 27本日余额现金28 其他 29 预收款(-) 30 合计 实际销售与预算分析 6月份销售计划 单位:万元 时间进度 累计销售额 单位:万元 累计销售占预算比例 填表说明：1）填表说明本表由分公司每日汇总后统一上报财务管理中心2）本日实际开票数指门店当日营业时间内（从开始营业到营业结束）发生的销售总额3）本日解款中的现金解入和票据解入指当日解缴银行的所有金额，包括隔夜款、当日预收款4）POS机指门店当日营业时间内（从开始营业到营业结束）发生的总额5）本日预收款调正：预收货款解缴额填负数；原预收款实37、现销售（开票），根据原预收金额填正数；正负相抵后填入6）本日余额中：现金是当日未解的现金数，其它是指票据未解数；预收款(-)指当日银行缴款时点后的预收金额，以负数填列7）让利指开票金额与实收现金的用于补贴给顾客差额数8）272829413182630第二项 规范对外报表及销售日报表一、对外报表 对外报表有助于企业内部管理者和决策者、企业外部各监督管理部门更好地了解企业经营状况，因此，准确、及时的提供对外报表就显得极其重要。鉴于目前各分公司报表上传的及时性和准确性存在或多或少的问题，现对对外报表的内容、格式、上报时间、相关责任人、相关负责人及惩处办法做出相应的规定。1、 对外报表的内容根据公司具38、体情况，将对外报表分为：资产负债表、主要税金明细表、损益表、费用明细表及经营情况汇总表。2、 对外报表的格式（见附件）3、 上报时间对外报表由分公司汇总完毕、确认后于次月6号前提交财务管理中心（节假日不顺延）。4、 惩处办法（1）各分公司必须按统 一的格式编制对外报表，不得随意修改。若发现分公司擅自增减报表项目、擅自修改公式，一经发现将给予相关责任人罚款。（2）各分公司必须在规定时间内出具对外报表。若分公司未按时出具、上传报表延误中心报表的汇总，则对相关人员以一定的处罚。（3）各分公司必须对报表数据的准确性负责，保证报表之间的勾稽关系无误，同时也要对报表的完整性负责。若发现分公司的数据有误、报39、表之间的勾稽关系有误、报表缺乏完整性，则对相关人员以一定的处罚。二、销售日报表销售日报表作为公司对内的报表主要的作用是反映公司每天销售与解款情况。1、各分公司负责汇总的人员必须在次日10：30之前将日报表以邮件的形式发送并确保报表的及时性。2、各门店的财务主管与出纳必须认真编制日报表，保证报表的准确性；各分公司最终汇总人员应对报表进行监督，确保报表数据的准确性。3、倘若发现报表数据有误或未及时上传报表，则对相关人员进行处罚。以上规定从2004年2月25日起生效，惩处办法按财务内控制度考核实施细则的具体内容进行。第七节 各分公司财务数据上传时间及帐套号编码的规定2004 年 8 月 27日永2040、04财（通）字第04194号为了加强集团总部和分公司之间的财务核算数据传递的及时性和准确性，便于下半年开始的合并报表实施和测试工作，现依托信息系统管理中心为数据信息传递的平台，特对用友帐套数据上传时间和帐套号编码做如下规定： 一、用友帐套的数据上传时间1、鉴于公司目前各地分公司上传用友帐套财务数据存在着数据不准确、时间不确定的情况，经过和信息系统中心的相关人员（黄河）的协商，暂定各地分公司将用友帐套的财务核算数据每月上传集团总部两次，时间分别为：每月5号、每月25号。2、我们也希望各分公司的财务部门和当地的信息系统部的人充分协商的基础上，以确保上传财务数据的及时和准确性。3、我们将随时依据各地41、分公司财务报表的数据抽查帐套上传数据，确保上传数据的及时性和准确性。二、各地用友帐套的查询及编码的规定1、 财务管理中心及上海分公司财务部对于各地分公司用友帐套的查询功能的设定.鉴于集团总部前期对各地分公司用友U8财务系统的统一编码的基础上，财务管理中心及上海分公司的财务人员可通过用友U8财务系统中登陆操作员chaxun1（密码：1591）查询浙江地区、江苏地区2002年、2003年用友帐套的数据；上海地区（家电行业中的独立门店及其他产业部分）浙江地区、江苏地区、福建、广州各区域及分公司2004年以及福建、广州2003年的用友财务帐套的数据可通过登陆操作员chaxun （密码：159）进行帐务42、的查询功能。2、 各地用友帐套编码如下：（编码定为三位数）1） 上海家电行业独立门店及返利帐套首位数为1，如上海XX家用电器有限公司返利帐套 帐套号101 启用时间 2004年 1月1日 2） 江苏地区帐套号的首位数为2(即：2XX)；浙江地区的首位数位3（即3XX）；福建地区的首位数为4（即4XX）；广东（含深圳）地区的首位数为5（即5XX）；四川、重庆地区的首位数为6（即6XX）；上海地区的其他产业的首位数为9（即9XX） 3） 以后可依次以公司新开分公司的先后顺序排列。4） 各地区在新开分公司建立用友财务帐套的前期必须由集团财务管理中心财务核算管理部进行统一帐套编码。5） 各地分公司在新43、开独立门店建立新的用友帐套时，对于已经确定帐套的首位数的，应到财务管理中心财务核算管理部（陈弘力）备案，以便于中心加强对帐套号的管理工作。6） 各地分公司在开设新的帐套时，应根据新开公司的工商注册的全称进行帐套名称的设置。第二章 资金管理类制度第一节 集团总部资金管理规定摘自永2003财（规）字第0010 号一、 为了加强对集团总部资金的监督和管理，加速资金周转，提高资金使用利润率，保证资金安全，特制定本规定。二、 总部资金范围总部资金是指由集团总部进行管理与控制的资金，它与各分公司核定的定额资金相区别。它包括信贷资金、外借资金、各分公司上交的管理费、总部周转金、吸收投资资金等来源内容。三、 44、总部资金管理机构集团在财务管理中心设“资金管理专员”岗位，专门行使对集团总部资金的监督与管理。资金管理专员在财务总监的指导下，负责对集团总部资金的收入、投资、出借、回收、日常开支等进行管理、监控。各分公司财务经理对范围内资金行使使用、管理权，其工作受财务管理中心资金管理专员的指导与监控。各分公司必须无条件服从总部关于资金管理方面的规定与要求，保证集团资金的统一性、效益性。集团对总部资金进行集中统一管理。四、 总部资金管理内容。在总部与上海分公司核算没有完全划分的情况下，总部资金将设单独银行帐户进行管理。总部资金的使用内容主要是对集团内部各分公司进行调剂，以及其自身的资金运作等。在总部与上海分公45、司核算完全划分的情况下，总部资金将按独立法人的管理方法进行，总部资金的使用内容主要是对集团内部各分公司进行调剂，以及其自身的资本运作，总部日常开支等。总部资金管理内容按日常开支、对外资金运营、分公司申请总部资金等划分。五、 总部资金使用总部资金使用包括日常开支、对外资金运营等内容。日常开支的审批由资金管理专员、财务总监负责。对外资金运营。总部资金的对外运作必须服从集团整体目标，综合考虑安全性、效益性、可控性。资本运作是风险与效益并存的行为，在集团成长期，可以按稳健型方式进行运作。财务决策前必须有详细的可行性报告，对运作的目标、风险、效益、可控性等方面提供详细的方案。实施过程中，资本运作专员必须46、加强监控，保证及时跟踪反馈。事后要有完整的执行情况分析报告。对外资金运营包括收购兼并、投资、借款、固定资产购置等内容。六、分公司申请总部资金集团内部各分公司在自身流动资金周转不足或有特定需求时，可以按规定向总部财务管理中心资金管理部申请调剂，总部进行审核认定后拨付分公司所需要资金。严禁各分公司自行向集团外、向其他分公司拆借或向银行借款。总部资金使用实行有偿制。总部将参考同期银行信贷利率收取资金使用费。分公司申请总部资金包括借款、投资等内容。借款是指分公司向总部借周转资金；投资是指总部直接投资到分公司及所属公司、分公司或所属公司因投资需要向总部申请的资金。各分公司必须按核定的金额、使用范围、性质47、时间等要求使用总部资金，不得自行超出核定范围。使用期满后，必须按时归还，还本付息。各分公司在需要向总部办理资金申请时，必须提供以下资料： 总部资金申请单。按总部规定的“总部资金申请单”填制。 申请报告。报告上必须注明申请理由、金额、使用范围、性质、时间、还款计划等内容，并加盖公章。财务经理、分公司总经理亲笔签名。 临时性采购资金借款还需考虑库存结构状况，经营销管理中心确认并同意。 总部资金使用分析报告。由分公司财务经理出具。内容包括近三个月分公司资金整体收支状况分析、申请资金缺口、使用计划、效益分析、还款方式及时间安排等。六、 流程A、日常开支流程经办人填“资金申请单”或有关单据 部门和中心48、负责人审批财务审核结算付款B、对外资金运营流程提供可行性分析报告公司决策层通过资金管理专员填“资金申请单”财务总监审核总裁审核总部付款资本运作专员跟踪监控、分析、反馈C、分公司申请总部资金流程 分公司财务填制“总部资金申请单”等手续总部资金管理专员初审财务总监审核相关副总裁审批资金管理专员通知分公司，安排拔款资金管理专员跟踪监控分公司按时还本付息七、本规定从二00三年九月一日起执行。第二节 分公司资金管理制度摘自永2004财（规）字第04005号为确保分公司资金分布的合理性，提高公司资金使用效率，加快商品周转速度，合理调正商品结构，防止不合理资金的占用，提升分公司的综合管理能力。一、分公司资金49、拨款标准：月销售规模（含税）资金拨付标准资金拨付额40006000万元7530004200万元60008000万元7042005200万元800010000万元6552006000万元 1000040000万元60600020000万元40000万元以上5020000万元以上1、 资金拨付额为每季度核定一次。2、 月销售规模为该季度预算销售月平均数，但不包括内销和退货销售。3、 资金拨付额中不包含会计报表上的累计亏损数和固定资产净值数。4、 分公司资金总占用额资金拨付额累计亏损固定资产5、 新开分公司、新开门店的资金规模根椐预算销售规模计算。6、 总部资金实际拨付额资金拨付额累计亏损固定资产实50、际投资资金二、分公司资金拨款的审批：1、 季度销售预算指标经总裁审批，交财务管理中心资金管理专员备案，在上述拨款标准内的资金调整，由财务管理中心总监进行审批。2、 新开分公司、新开门店的预算销售规模经营销总监审批后，参照上一条规定执行。3、 超过标准和临时性增拨资金，经营销中心总监、财务中心总监审核，由总裁审批后拨款。三、相关部门职责：（一）营销部门：1、 负责对分公司商品库存结构和商品周转率进行监控；2、 负责对出样商品资金占用状况进行监控；3、 负责对供应商帐期和信用额度的协调工作；4、 负责对应收返利回收时间、应收时间进行监控；（二）、财务部门：1、 负责对分公司商品库存结构和商品周转率51、进行分析，并提出合理化建议；2、 负责对应收返利和费用按标准进行帐扣及催收工作；3、 负责对应收销售款的监控工作；4、 负责对资金分布的状况进行统计、备案及分析工作。（三）信息部门：1、 保证系统的正常运行，确保相关部门对信息的需求；2、 负责系统商品信息的正确，确保营销和财务部门的监控；（四）总经理：1、 作为分公司第一责任人，对资金合理分布负责；2、 对分公司预算承担责任，确保各项预算的完成；3、 负责各责能部门的协调工作，确保资金的合理使用。四、奖罚规定：1、 分公司之间商品调拨未在30天内清帐的，对财务部经理处罚500元。2、 在总部规定的期限内，未将借款和超额资金归还总部的，每次处罚52、2000元。3、 其它相关规定参照财务内控制度执行。本规定适用公司家电零售单位。本规定从二四年二月一日起试行，试用期五个月。第三节 加强资金管理及规范内部结算的规定摘自永财通字【2003】第0087号为防范银根紧缩可能带来的资金压力，现对加强资金管理和规范内部结算做以下补充规定：一、 各分公司要加强各种应收返利、费用的清收工作，严格按照合同规定的期限和公司的要求回收。二、 加强对库存商品的管理，压缩不合理的库存，调整库存结构，加快坏机理赔速度，加速资金周转，提高资金使用效率。三、 今后凡涉及大盘合同打款，如果供应商的发票直接开给各分公司的，总部不再垫付资金，由各分公司直接与供应商结算（如：海尔53、）；如果供应商的发票开给总部的，由上海总部在各分公司的票据信用额度内垫付，超过额度的必须由分公司先将款打入总部。四、 分公司的票据信用额度目前只限于浙江分公司和江苏分公司，额度各500万，期限7天，到期必须归还。五、 分公司超过核定规模用款必须提供经财务经理和总经理签名的书面申请报告，报告需写明分公司目前占用总公司资金总规模，目前的库存总额，现有库存内26天至90天的库存金额，90天以上的库存金额以及还款计划。以上规定从二四年五月一日起执行。第四节 加强资金管理的若干规定摘自永财通字【2003】第0085号一、 鉴于目前总部与上海分公司在一本账内核算的情况下，为理顺总部与上海分公司的资金关系，54、要求各分公司在“内部应收款”科目下设立“XX集团总部”子目，本子目核算与总部的资金往来、集团总部与供应商签订大盘合同后集中打款代垫的货款、集团总部代垫费用等。与上海分公司发生的商品调拨仍在“内部应收款上海XX家用电器有限公司”科目内核算。二、 在财务中心设立“内部应收款分公司资金往来户”科目，本科目核算总部与各分公司的资金划拨、大盘合同集中打款代垫货款、为分公司代垫的费用等。三、 截止到4月30日，各分公司与上海分公司对清往来，将未达账项调整后的余额，从“内部应收款上海XX家用电器有限公司”子目转入“XX集团总部”子目。今后“上海XX家用电器有限公司”子目下的余额仍与上海分公司核对，“XX集团55、总部”子目下的余额由财务中心资金部与各分公司核对。四、 为分清集团总部与上海分公司的资金，特设立集团总部资金专户，开户单位：上海XX家用电器有限公司，账号：319813-00003004402，开户银行：上海银行嘉定支行。今后各分公司归还集团公司资金一律划入此账户。五、 今后中心只根据各分公司的注册资金、银行信用和“内部往来分公司资金往来户”的余额（经未达账项调节后）来界定各分公司的资金占用。六、 上海分公司与各分公司的商品调拨视为分公司之间的业务往来，应互相结清货款，总公司不调整各分公司的资金占用。今后凡涉及大盘合同集中打款、资本运作集中打款，统一由集团总部出面操作付款，各分公司按照分配的额56、度排出还款计划，在归定的期限内将款项归还总部。第五节 调整信用额度使用的通知摘自永财通字【2003】第00105号为防范融资风险，保证银票的真实贸易背景，公司总部决定改变现有的银票操作模式，由各分公司根据结算需求使用当地的银行信用额度，超过总部资金核定额度部分上存总部。根据各分公司的实际情况暂定：江苏分公司无锡、苏州的银行信用额度由江苏分公司用于日常结算，浙江分公司宁波广东发展银行信用额度由宁波地区结算使用。原信用额度到期后，公司总部将先垫付资金偿还，各分公司使用额度后的次周一将资金划入上海总部帐户（上海银行嘉定支行 319813-00003004402），未在规定期限内上划资金的，对分公司处57、以占用资金额日万分之五的罚款，对财务经理处以日万分之一的罚款。本通知自2004年6月1日起执行。第六节 银行帐户管理规定摘自永2003财（规）字第0026 号一、 为统一集团帐户日常管理，创造集团资金管理良好条件，加强集团财务管理的规范性，特制定本规定。二、 银行帐户开户指新建公司为正常经营所需要开户的银行帐户，以及公司为某种用途而需要新增开户的银行帐户。需要开设银行帐户的公司，必须先就开户的意向与总部财务管理中心资金管理专员（简称资金管理专员）进行沟通，在作出可以申请的答复后，按要求向资金管理专员报送“XX集团银行帐户开户申请表”。总部在收到申请后二天内，就批准开户与否作出答复。公司应将总部58、批准的“XX集团银行帐户开户申请表”与其他银行开户资料一并归档管理。没有批准的开户申请，或在未批准前，公司严禁自行开设银行帐户。三、 印鉴管理经批准后开设的帐户，公司必须在正式使用时，将印鉴复印件、银行开户申请表复印件、印鉴管理人签名原件一并以EMS方式传达到资金管理专员，以便统一归档管理。印鉴管理人签名原件，必须按每个印章的具体管理人分开进行，在原件上加盖印章原印、管理人亲笔原始签名、开始使用管理日期。四、 停用停用是指经批准停止使用，暂时保留的帐户。总部资金管理专员以XX工作通知单形式通知相关公司对指定帐户办理停用，在规定的时间起，公司严禁未经批准，重新使用已停用帐户。停用的帐户，管理权在59、总部财务管理中心。开立帐户的公司行使印鉴管理权、相关票据管理权。五、 启用启用是指原批准停用帐户的重新使用，不包括新开帐户的启用。停用帐户的启用，必须以报告形式向总部资金管理专员提出申请，经批准后方可在规定时间启用。六、 消户消户是指对原已开立帐户进行取消。消户在总部财务管理中心批准后方可进行。在与银行办理完消户手续后，公司必须及时将消户情况及回执（包括票据清理情况等）向资金管理专员报送。七、 异动异动是指银行帐户的管理变更，包括印鉴管理人的变更、使用状况的重大变化、停用、启用、消户等。1、印鉴管理人的变更必须按印鉴管理办法进行管理；2、使用状况的重大变化是指：A、 帐户的封存（法院、工商、税60、务等职能部门的行为）；B、 空头（包括任何原因或有无损失的空头）；C、 其他异动。3、停用、启用、消户均是指在总部批准下的行为。4、发生以上异动后，必须按要求及时向资金管理专员报告。八、 报表及档案管理各分公司必须按要求向资金管理专员报送“银行帐户季报表”。以上各种关于帐户的资料必须列入财务档案管理范围，总部财务管理中心将定期或不定期进行检查。九、以上规定自二00三年八月十五日起实施。总部财务管理中心资金管理专员负责解释。第七节 重申规范银行账户管理的通知摘自2004.9.27永2004财（通）字04211号为了加强银行账户的管理，财务中心曾于2003年8月15日下发“永2003财（规）字第061、026号银行账户管理规定”，但一年来各地的执行情况参差不齐，比如规定要求每个分公司到银行开户都必须经财务中心资金管理专员批准，但实际执行中只有个别分公司达到规定要求，还有不少分公司没有按规定要求做好银行开户和销户资料的保管工作。为此再一次重申：各分公司必须根据规定要求，充分重视对银行账户的管理。要求各分公司在10月10日前做好对所属商场所有开户银行资料的统计整理工作，并建立相应的档案。在10月30日前对长期不用的账户报财务中心资金管理部批准后办理清理注销。此项工作分管财务副经理为第一责任人，财务中心将对此项工作的完成情况进行专项检查。本通知附：1、永2003财（规）字第0026号银行账户管理规62、定2、XX集团银行帐户开户申请表3、XX集团银行账户销户申请表 4、银行账户开户情况一览表XX集团银行开户申请审批表申请单位：申请日期：开户名称开户银行帐户性质帐户用途申请人：财务经理：总经理：财务中心审批意见：XX集团银行帐户销户申请审批表申请单位：申请日期：拟销帐户名称拟销帐户帐号开户银行此帐户性质此帐户原用途销户原因申请人：财务经理：总经理：财务中心审批意见：银行帐户开户情况一览表上报单位：截止日期：序号开户单位名称开户银行帐号性质用途是否在用备注12345填表人：财务经理：第八节 规范银票数据录入摘自永财通字【2003】第0097号为保证各分公司银票数据的准确性，现对银票数据录入规范如63、下：一、 新门店（公司）开业财务经理必须在银票业务发生前在银票系统内将门店（公司）信息录入，完成操作人员授权。未及时完成上述工作，财务经理扣绩效分2分。二、 银票开具后三日内操作人员必须将银票数据录入，未及时录入数据，操作人员扣绩效分2分。三、 结算主管每月末应检查所有银票、存单信息，保证银票数据与银票存根联合计金额相符，存单利率正确。核算主管每月末应将银票数据和应付票据余额核对相符、其他货币资金银票保证金余额和银票系统中存单余额核对相符后结帐。第九节 现金管理制度必须严格遵守国家现金管理制度和公司内部现金管理制度。一、建立内部现金管理制度的必要性1、 从业务经营的角度来说，各单位必须保持一定64、量的现金以满足其正常业务经营的需要，但也不能保留过多的现金。2、 从财务管理的角度看，现金是所有资产中收益率最低的，将现金存入银行或用于购买短期证券等还可以取得一定的利息收入，而保留现金不能取得任何收入，过多地保留现金将降低单位资产的获利能力。3、 现金是流动性最强的资产，它无须变现即可挥霍使用，因而最容易成为不法分子偷盗、贪污、挪用的对象。因此，二、内部现金管理制度内容单位内部的现金管理制度一般包括：钱账分管制度、现金清查制度、保险柜的配备使用制度等几个方面的内容。1 钱账分管制度。 现金出纳和会计记录工作应该适当分离，出纳工作应由专人负责2 现金开支审批制度。所有现金支出应该经过批准；现金65、日记账应根据经审核合法的收付款凭证登记入账；现金支出应该符合国家和公司规定的使用范围；出纳办理收付款后应该在收付款凭证上加盖“收讫”戳记；出纳人员收取现金后应该开出收款收据3 日清月结制度。日清月结是出纳员办理现金出纳工作的基本原则和要求，也是避免出现长款、短款的重要措施。所谓日清月结就是出纳员办理现金出纳业务，必须做到按日清理，按月结账。这里所说的按日清理，是指出纳员应对当日的经济业务进行清理，全部登记日记账，结出库存现金账面余额，并与库存现金实地盘点数核对相符。按日清理的内容包括：(1)清理各种现金收付款凭证，检查单证是否相符，也就是说各种收付款凭证所填写的内容与所附原始凭证反映的内容是否66、一致；同时还要检查每张单证是否已经盖齐“收讫”“付讫”的戳记。(2)登记和清理日记账。现金日记账应该序时逐笔登记，当日发生的所有现金收付业务全部登记入账，在此基础上，看看账证是否相符，即现金日记账所登记的内容、金额与收、付款凭证的内容、金额是否一致。清理完毕后，结出现金日记账的当日库存现金账面余额，每月应该编制现金收支明细表。(3)现金盘点。出纳员应按券别分别清点其数量，然后加总，即可得出当日现金的实存数。将盘存得出的实存数和账面余额进行核对，看两者是否相符。如发现有长款或短款，应进一步查明原因，及时进行处理。所谓长款，指现金实存数大于账存数；所谓短款，是指实存数小于账面余额。如果经查明长款属67、于记账错误、丢失单据等，应及时更正错账或补办手续，如属少付他人则应查明退还原主，如果确实无法退还，应经过一定审批手续可以作为单位的收益；对于短款如查明属于记账错误应及时更正错账；如果属于出纳员工作疏忽或业务水平问题，一般应按规定由过失人赔偿。(4)检查库存现金是否超过规定的现金限额。如实际库存现金超过规定库存限额，则出纳员应将超过部分及时送存银行；如果实际库存现金低于库存限额，则应及时补提现金。4 现金保管制度。（1）超过库存限额以外的现金应在下班前送存银行。（2）为加强对现金的管理，除工作时间需要的少量备用金可放在出纳员的抽屉内，其余则应放入出纳专用的保险柜内，不得随意存放；（3）限额内的库68、存现金当日核对清楚后，一律放在保险柜内，不得放在办公桌内过夜。保险柜密码：出纳员应将自己保管使用的保险柜密码严格保密，不得向他人泄露，以防为他人利用。出纳员调动岗位，新出纳员应更换使用新的密码。（4）单位的库存现金不准以个人名义存入银行，以防止有关人员利用公款私存取得利息收入，也防止单位利用公款私存形成账外小金库。银行一旦发现公款私存，可以对单位处以罚款，情节严重的，可以冻结单位现金支付。（5）库存现金，包括纸币和铸币，应实行分类保管。各单位的出纳员对库存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额，以及整数(即大数)和零数(即小数)分类保管。 纸币一定要打开铺平存放、并按照纸币的票面金额，以每69、一百张为一把，每十把一捆扎好。凡是成把、成捆的纸币即为整数(即大数)，均应放在保险柜内保管，随用随取；凡不成把的纸币是为零数(或小数)，也要按照票面金额，每十张为一轧，分别用曲别针别好，放在传票箱内或抽屉内，一定要存放整齐，秩序井然。 铸币也是按照币面金额，以每一百枚为一卷，每十卷为一捆，同样将成捆、成卷的铸币放在保险柜内保管，随用随取；不成卷的铸币，应按照不同币面金额，分别存放在特别的卡数器内。5 现金清查制度。在坚持日清月结制度，由出纳员自身对库存现金进行检查清查的基础上，为了加强对出纳工作的监督，及时发现可能发生的现金差错或丢失，防止贪污、盗窃、挪用公款等不法行为的发生，确保库存现金安全70、完整，各单位应建立库存现金清查制度，由资金主管每周清查盘点，并由有关领导和专业人员组成清查小组，定期或不定期地对库存现金情况进行清查盘点，重点放在账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪违法行为上。本规定自2003年1月1日起启用。第十节 备用金及借款管理规定摘自永2004财（规）字第04004号为了防止资金流失，加强资金管理，提高工作效率，现就集团备用金管理规定如下：一、备用金为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种。定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点；临时备用金是指因临时性的71、需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点；出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一般不超过规定限额。二、定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续（一） 定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续1) 借支：借款人填写借款暂支单申请签名部门主管或经理审核分公司总经理（职能中心总监）批准财务经理（财务总监）审批财务管理中心总监（超过限额或规定范围外）总裁（超过限额或规定范围外）出纳审核付款注：A、在独立核算单位财务部借支的，还需独立核算单位会计审核（上海分公司独立核算门店除外）B、会计核算设置科目：“其他应收款-定额备用金-部门/XX人”；“其他应收款-临时备72、用金-部门/XX人”2) 归还：借款人归还现款或以报销费用抵冲或工资奖金中内扣出纳收款归还借款暂支单还款收据联。注：出纳收到还款后，必须在借款暂支单上加盖收讫章；出纳和还款人都必须在借款暂支单还款财务联和还款收据联上签字。（二） 出纳备用金的申请审批手续出纳填写资金申请单并签名结算主管审核财务部经理财务管理中心总监（集团总部出纳，分公司超过规定限额）填写基本户银行支票或经特批后至门店领取（限上海分公司和总部出纳）三、定额备用金1、 定额使用备用金的对象、用途和金额限制定额使用备用金的对象用 途限制金额门店收银收银找零周转使用1000元/人门店财务主管临时急需费用类支出使用3000元/店行政采购73、零星采购需要使用2000元/人非商业类零星材料采购零星采购需要使用2000元/人物流配件采购零星采购需要使用上海分公司5000元/岗位；其他分公司3000元/岗位配送部门外叫车配送中经常性临时外叫车上海分公司5000元；其他分公司3000元/集中配送区其他其他支出频繁等原因需要备用金的人员1000元/人2、 定额备用金申请程序1) 部门主管就其借支事由的真实性、必要性进行初审；2) 分公司总经理、职能中心总监对借支必要性进行复审，并对本部门借支款进行总体监督；3) 财务经理对合理性负责审核，根据前期现金使用作出分析，按现金管理制度作出是非判断。4) 超出规定范围（超过控制金额，控制金额小于2074、00但借支额2000元以上），必须报总部财务管理中心财务总监审批。5) 超过规定金额（5000元及以上）必须报总部总裁审批。3、 定额备用金管理1) 根据工作需要、管理需要原则进行办理；备用金额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围半年审定一次2) 定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人；3) 定额备用金作为个人借支入帐，以定额备用金形式反映；4) 定额备用金必须借款时间最长不超过半年，每半年清理一次，如需继续借用的，重新办理申请审批手续。5) 因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借还二条线，即原责任人办75、理还款，新责任人办理借款，财务账作相应调整。6) 分公司财务部必须于每月月末对门店财务主管定额备用金进行实地盘点，并编制现金盘点表；门店财务主管必须定期对收银备用金进行实地盘点，作好盘点记录。四、临时备用金1、 临时备用金范围1) 因公司业务需要暂支款，包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款；2) 门店临时性活动的借支；3) 理赔等事故性质借支；4) 押金等性质借支；5) 因生活困难而暂支款；6) 其他经批准的暂支款。2、 临时备用金支付方式 包括：现金、支票、其他银行结算方式3、 临时备用金申请程序1) 个人提出申请，必须真实详细的注明借支事由、金额、归还时间，出差76、性质的必须注明出差事由、地点；2) 部门主管就其借支事由的真实性、必要性进行审核；3) 职能中心总监、分公司总经理对本部门借支款进行总体监督；4) 财务经理就金额的合理性进行审核，出纳对审批手续和前期借款清查审核 未转正员工控制借支； 经常性违反结算纪律的员工控制借支； 根据事由控制借支金额的标准； 其他财务要求。5) 超过规定金额（2000元及以上）必须报总部财务管理中心总监审批。6) 超过规定金额（5000元及以上）必须报总部总裁审批。7) 借支范围内后两种非业务需要借支不分金额大小，均须报总部财务管理中心总监审批。4、 临时备用金管理1) 以支票等银行结算方式借款的，必须在银行结算票据上77、签收，并在借款暂支单上注明票据号码；2) 理赔、押金等性质借支，在取得对方单位正式收据后，可以及时办理转帐手续；3) 具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认；4) 部门审核主管为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续；5) 以现金方式借款的，一般情况下由借款人以现金方式归还，或以本人发生的费用报销抵冲。6) 生活困难等原因借支的，按原核定的归还时间进行催收；7) 各分公司财务部结算科为临时备用金的管理部门；出纳必须于每月5号前清理临时性个人备用金借款，并以文字方式通告当事人；门店由财务主管负责协肋催收。8) 需要临时78、借款的一般在分公司财务部借支；非独立门店一律不得从定额备用金中借支；借款人独立核算单位的，在办妥审批手续后，可在独立核算财务部借支（上海独立核算门店除外）。9) 各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续，人事部门有义务及时通知财务部门清帐，否则造成的损失由相关部门负责。五、出纳备用金1、 出纳备用金的申领：1) 出纳领取备用金要求开具基本户银行支票，不得从销售款中坐支；2) 如因特殊情况，需要调用门店现金的，由出纳提出领款申请单，经分公司财务经理（财务总监）批准后，以支票换现金形式到门店领用；门店财务主管必须凭手续完整的领款申请单和支票调换现金，领款申请单由门店财务主管归档备查，领款申请单上必79、须有领用日期、金额、调换支票账号及号码、经办人、审批人、审批日期、门店名称等。本项只适用于上海分公司和集团总部；其他分公司因特殊情况需要调用的，填写领款申请单经财务总监审批后方可执行。2、 出纳备用金的金额控制1) 独立门店出纳备用金控制金额为3000元2) 上海分公司及集团总部出纳备用金控制金额为40000元3) 其他分公司出纳备用金控制金额为20000元3、 出纳备用金的管理1) 出纳备用金的使用者只能是财务部门出纳员；2) 出纳备用金必须注意安全第一原则，有专用保险柜存放现金，并且存放地点符合公安、公司安全管理原则；3) 保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况需要超出的，必须向财80、务管理中心申请报批后才能实行；4) 特殊情况下的大额存放，必须及时向主管领导反映，以便采取相应的安全措施；5) 出纳备用金必须日清月结，每天核对帐实数据；6) 出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员，结算主管及财务经理负管理责任。7) 分公司财务部必须于每月月末对出纳备用金进行实地盘点，并编制现金盘点表。六、罚则1) 分公司财务部未经批准私自扩大备用金使用范围或定额备用金限额的，视情节轻重对分公司财务部经理处100元以上罚款。2) 出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，按借支金额10%处罚，情节严重者直接除名。3) 出纳、门店财务主管无任何手续或白条抵库，私自借款的，一律除名。4) 到期临时备81、用金借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，对出纳扣罚100元。5) 各级财务部主管负责对所属单位备用金定期盘点（一个月不少于一次），因未及时盘点而出现的损失承担连带责任；对于备用金盘点损失，一律由责任人赔偿；盘点盈余，交分公司财务部作挂账处理，无法查明原因的，进行账务处理，列入“营业外收入”科目。6) 临时备用金超过归定时间不归还，每逾期一天按3计息，并在归还借款时付清；因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经部门经理证明，分公司总经理或职能中心总监批准后免于罚息。7) 若借款人拒不归还情况下（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请82、经批准后，在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。人事部门必须配合做好工作，如人事部门未作扣款处理，每次处罚200元，造成损失的，由责任人承担。8) 财务部对借款人的借款信用进行评定，对于逾期还款或拒不还款等人员，严格控制以后借款甚至取消借款资格。9) 借款人员发生人事异动或离职，人事部未书面通知财务部确认清账，造成借款无法收回的，由人事部承担借款损失。借 款 暂 支 单付 款 联NO：000001申请部门：申请人：申请日期： 年 月 日借款事由原因： 因个人 因公司申请金额 ：_ 归还日期 年 月 日借款金额大写： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分：_还款方式部门主管总经理/总监财务部经理财务总83、监主管总裁借款人签收还款后 出纳签章还款人签章借款暂支单每本五十份该借款暂支单一式三联第一联 白 付款联 财务付款凭证附件第二联 红 还款入帐联财务收款凭证附件第三联 黄 还款收据联借款归还交还款人七、备用金及借款管理的补充规定摘自永2004财（规）字第0011号为适应公司发展速度、规模及管理的需要，现对永2004（财）字第004号“备用金及借款的规定”（本节前第六点内容）作如下修改补充：一、业务所需备用金及借款在审批权限内由分公司总经理、各职能中心总监以及分公司下属区域经理负责审批。二、审批权限，职能中心总监和分公司总经理为5000元（含），分公司下属区域经理为3000元，5000元以上报总84、裁审批。三、个人因生活困难等而需借款一律向工会申请，行政不予借支。四、除固定备用金外，临时性借款借款期一律不得超过一个月。借出的款项由同级财务负责监控，并根据规定的期限进行催收。第十一节 加强货款结算付款的控制点摘自永财通字【2003】第0060号因各分公司业务量不断扩增，结算上需增加控制点，防止与供应商往来帐的不符，现要求外地各分公司按以下要求增加控制点：1 为保证对供应商付款有据可查，所有付款票据要求由财务部直接交供应商指定人员在存根上签收，不得由我公司业务员代收，存根直接装入凭证作为附件。2 结款人员(供应商)必须持其公司开具的结款确认书（确认书不得用传真件，印章必须是红印）才有结款权力85、。特别对有帐扣的货款必须在结款确认书是写明帐扣内容和金额，且必须持原件。 -样表（1） 3 用银行承兑汇票结算的供应商必须有授权委托书的原件在各分公司结算部存档，对没有办理授权委托书的供应商一律不得办理银行承兑汇票结算业务。供应商调换业务员的，必须重新办理授权委托书。以其他方式结算的原则也要求办理授权委托书，且必须在付款票据上加盖“不得转让”字样。 -样表（2）4 用银票结算的货款财务以资金申请单中实际支付金额开具XX承诺书，一式两联，供应商凭我公司开出的XX承诺书中写明的调换日期来换银票。 -样表（3）5 经营销部确认开具支票押票（或延期支票）的，要求供应商必须填写供应商承诺书，以免押票出现86、风险。 -样表（4）6 发生供应商结款调换人员或由其他人员代替结款等财务部觉得可疑状况的，必须由我公司业务员在结款确认书上签字证明确认，为防止有人冒签我公司业务员，各分公司财务部必须对营销部业务人员进行签名留底备查。-样表（5）样表1结款确认书上海XX家用电器有限公司：我公司于_年_月_日派我方业务员_前来贵公司办理结帐一事，增票金额为_元，其中帐扣_元（明细如下），实际结帐金额_元。 账扣名称金额备注广告费展台制作费进场费赞助费外墙广告费合计 公司名称： （加盖公章） 法人签字： 日期：注：上述“上海XX家用电器有限公司”各分公司应根据付款单位名称修改样表2授 权 委 托 书 兹全权委托本公87、司员工 负责本单位与上海XX家用电器有限公司往来货款结算事宜，受托人在办理结算业务过程中的行为所产生的一切责任、后果由我公司承担。本委托书有效期： 至 （委托有效日必须大写）委托人（法人代表）: 受托人：身份证： 身份证：上海办事处盖章 单位（公章） 日期：受托人身份证复印件粘贴处：注：上述上海XX家用电器有限公司由各分公司根据自身情况修改样表3XX承诺书_:据与贵公司货款结算方式的认定，我司应付贵司的货款以银行承兑汇票方式支付，实付货款金额为（大写）_。我司承诺于_年_月_日支付银行承兑汇票，如违反约定，产生的一切损失和后果由我司承担。 供应商签收：_ （以XX盖章为准）注：1、 该承诺书上88、海已印制，各分公司可根据情况进行领用或按规定格式印刷2、 承诺书二联，第一联XX持有，第二联供应商持有样表4供应商承诺书 今收到上海XX家用电器有限公司支票 张,支票（319813-00002021092）号码为 。金额合计（大写） 。我方承诺在 年 月 日，凭本支票调换（银行汇票、银行承兑汇票、支票），或经贵公司书面同意解入银行。如违反约定，产生的一切损失和后果由我方承担。特此承诺！ 单位名称： 经手人签字： 注：1、上述 部分各分公司根据自身情况进行修改。2、该承诺书各分公司可根据用量进行印刷。3、各分公司押票换银票的应选择固定银行，由银行账号就可直接印刷；另可空白后加盖帐号章。样表5业务89、员签名留底表_分公司业务员签名留底一部 彩电二部 冰洗三部 小白四部 视听五部 手机六部 空调七部 小黑八部 IT数码包括业务员和业务经理，业务员调换或新业务员必须及时补充更新第十二节 门店销售款管理规定摘自永财通字【2003】第0007号（一） 管理规定1、 门店一律不得欠款销售，必须收到全款后开具发票，进行提货，门店任何人员无权指示收银违规操作，实行欠款销售。注：欠款销售包括先发货后收款；收取部分货款即开票发货，送货到家后再收取余款。2、 对于欠款销售，收银一律拒绝开票，必须保证当日开具发票与收到现金的一致性。3、 门店可以预收定金，收银设立定金收取的登记簿，定金存入银行，并设“预收帐款/90、零售户”科目核算，余款收回后开具发票进行发货送货，冲销“预收帐款/零售户”4、 门店除财务人员发放核定数额内的工资、奖金外，不得擅自动用销售款。5、 总部需向门店领取现金的，必须有相关申请报告并以财务总监签字为准。6、 门店如遇特殊情况需动用销售款的，经手人必须填写“暂支单”，经门店经理和对口管理中心总监签字，并由财务总监审批。金额超过2000元的，还需由总裁签字。（二） 相关人员职责1、 分公司经理负责本规定在门店的贯彻执行，特别加强门店经理和销售人员的制度落实；对于违规操作实行相应的处理和处罚。2、 分公司财务经理负责本规定在财务部门的贯彻执行，对收银台帐作好相关的知识培训和制度落实；对财91、务人员的违规操作实行相应的处理和处罚，非财务人员报分公司经理发布处理处罚书；对于处理处罚无效的上报财务管理中心。3、 门店收银为第一责任人，对于欠款销售一律不得开票，对销售款一律不得借支动用。4、 台帐负责审核发票与解款额的一致性，发现欠款销售的汇报门店财务主管，门店财务主管（含帐务处理人员）呈报分公司财务部经理，分公司财务部经理与分公司总经理对相关责任人进行处理，并负责对欠款限期收回的监督工作。5、 分公司经理/门店经理不得干涉财务人员按财务规定执行的工作内容，分公司财务/门店财务的职能管理部门为财务管理中心，分公司经理/门店经理和其他人员不得指使财务人员违规操作，对于分公司经理/门店经理和92、其他人员的违规指令，财务人员有权拒绝执行。6、 分公司经理/门店经理必须配合财务人员按规定进行工作，排除其他人员对财务人员工作的干扰和不正当指令。（三） 处罚条例1、 一经发现有欠款销售，对所有相关人员，包括开票人、审批人和收银分别处以100元以上罚款；欠款造成公司损失的一律作除名处理，欠款由责任人补足；发生坏帐如不能补足全款的移交司法机构处理。2、 在公司准许范围外借支动用销售款的、收银人员白条抵库的，借支动用人和收银一律作除名处理。3、 台帐、门店财务主管隐瞒不报的，处以100元以上罚款；欠款造成公司损失的，一律作除名处理。4、 分公司财务部经理不加强制度执行，对违规操作不作处理的，由财务93、管理中心视情节严重进行处罚和处理。5、 分公司总经理不加强制度执行、监控不严，对违规操作不作处理的，由人事行政中心视情节严重进行处罚和处理。（四） 本规定即日起执行，原有规定如与本规定冲突的，以本规定本准。（五） 本规定适用各家电分公司门店、家居分公司各门店。第十三节 防范银行卡风险的通知2004年9月25日永2004财（通）字第04207号随着银行卡的普及，刷卡消费的比例在大幅度上升。银行卡的风险也逐步显现，伪造银行卡成为一种新的犯罪手段。为防范银行卡的风险，要求各分公司门店收银人员规范银行卡操作，必须核对签购单与银行卡的卡号，核对签名。收银员不得将POS机交于他人操作，如有银行或银联人员维94、修维护POS机，必须要求其出示证件或与分公司分管门店管理的负责人联系。请各分公司财务经理与当地银联或收单银行联系，对门店进行银行卡知识及风险防范的培训。第三章 费用管理类制度第一节 总论 摘自永2003财（规）字第0001号一、总则第一条 为有效的降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强费用的监管并明确监管人责任，严格把好费用开支关，堵塞费用开支上的漏洞，切实把不合理的费用支出压下来，特制定本制度。第二条 公司费用实行总量控制，分类管理，归口控制，适时监控的分类分部门的条块管理模式。这里的费用是一个管理概念，指公司除商品采购成本以外的所有费用。第三条 各级费用管理的责任承担者，都必须做到责任内95、容清楚，职权范围明确，考核奖惩分明，贯彻责、权、利三结合。费用管理责任承担者对所承担的经济责任，要具备下列三项条件：能了解所分管费用指标的要求和资料来源；能了解所分管费用指标的实际执行情况和计算依据；能调节、控制所监管费用指标的耗费数。二、费用报销基本要求及原则第四条 报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票。第五条 发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。第六条 各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门和职务，内容和项目必须齐全。第七条 原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。第八条 出96、纳人员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不合法的原始票据应拒绝报销，检查封面金额与所附单据是否相符，并要承担责任，凡不符合规范报支的，按报支额的15%处以罚款。第九条 各种原始凭证由所属费用项目的相关配合部门审核并呈报审批，门店费用一律由门店财务主管初审，门店经理签字后方可呈报总部审批，否则总部不予审批。第十条 各种当月费用报销必须在每月25日前送呈有关领导审批，各级领导应及时审批，防止造成费用入帐逾期现象。第十一条 分公司副总及副总监以上人员费用均需公司总裁审批。第十二条 各财务部门应加强各项费用凭证的审核工作，对不符合公司制度的及越权审批的费用和支出一律不得报支。凡在审计中发现，97、将对相关财务审核人员进行处罚，并按报支金额的15处以罚款。第十三条 对于手续或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项目，一律退回拒付；对于超期申报的费用，根椐规定进行报支。第十四条 责任明确原则。对于车船等交通费、业务招待费、手机费等必须谁发生谁报支，不准代报，不准多人合并报支，如发生合并填单，一律以一人标准核报。施工制作小组费用，由组长负责本组报销。第十五条 费用最低原则。若为同性二人同时外省出差，住宿费根据级别按单人标准核报。若为长期外出（如现场制作、支援），除特殊情况外，一律乘坐公交车。第十六条 费用划分原则。对外省出差，住宿费单独填制“差旅费”单据；交通费98、及市外补贴在同一“差旅费”单据上填列，市外补贴以出差时间满12小时起计算。第十七条 费用清晰原则。各报销单据上必须注明所属部门。差旅费必须明确填写所属日期及业务内容，交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费，对于统一票价的车票，写明核报金额。严格保管各类费用凭据，不得以其他单据代替；手机费必须写明报销月份和手机号码和职务；业务招待费必须写明招待客户，陪客人员姓名。否则一律退回不得报支。第十八条 费用申请原则。业务招待必须事先申请，根椐权限经部门经理或主管总监审批后方可使用，未经审批的一律不得报支，如有特殊原因，必须事先电话请示。凡招待本公司职工的费用，原则上不得报支，如有特殊原因必须经申请审批99、后使用。第十九条 费用上限原则。凡手机费额定报支在150元以上的人员，一律不得使用充值卡号。对于外省出差的通讯费超支部分，在核定标准5倍以下的，30%由个人负担，70%由公司报销，并提供漫游电话清单；超过核定标准5倍以上的，一律由个人承担。第二十条 及时报支入帐原则。第二十一条 为保证财务核算的正确性、及时性，费用报支原则上当月费用当月报支，因出差等原因，超出报支日期的应写明情况，否则按下列标准：第二十二条 费用发生后，15天内按照费用全额报销；第二十三条 费用发生后，22天内按照费用全额80报销；第二十四条 费用发生后，30天内按照费用全额60报销；第二十五条 费用发生后，37天内按照费用全100、额40报销；第二十六条 费用发生后，45天内按照费用全额20报销；第二十七条 费用发生45天后，全额不得报销。第二十八条 当月25日前费用一律在当月30日前报支，凡存在逾期费用全额入帐的，财务人员承担补交或追回不应予以报销的部分。第二十九条 特殊情况：手机电话费报支一律按公司标准报销，当月费用次月报支。第三十条 预申报原则。第三十一条 各职能部门和分公司对数额较大或由于特殊原因而未支付的当月费用，应由各经办人员将详细清单在每月25日前交财务部备案，财务部据此作为费用预提，对未在财务部备案的费用，财务部有权拒付。 三、费用开支计划及监管责任第三十二条 公司各职能中心、各分公司、各部门、各门店必须101、在每月底根据下月工作计划制定本部门费用开支预算，由财务中心汇总备案，经公司办公会议或总裁审批，即为公司当月的费用开支预算，并下达各部门费用开支指标。第三十三条 公司对各种费用分类管理，并根据费用特性和公司实际情况进行定额和定率管理，各级责任人员对管理权限内的费用负有监管责任，并同绩效考核挂钩。公司同时授予副总裁、分公司总经理、各职能中心总监对计划内费用开支的审批相关权限。第三十四条 公司费用开支预算留有弹性，并根据实施情况调整或变更授权。第三十五条 审批权限及程序：凡公司费用开支预算内审批程序为：第三十六条 费用由当事人或费用发生部门申请；并确保真实性、合理性。第三十七条 主管部门经理或门店经102、理审查确认；并确保真实性、合理性。第三十八条 财务部门审核审批流程的完整性、是否超预算等； 第三十九条 对大额支出及超预算部分由总裁、副总裁、 职能中心总监或分公司总经理审批；第四十条 出纳检查单据的完整性和合法性；第四十一条 付款。第四十二条 凡公司预算外开支，一律最后报总裁审批或授权副总裁审批。四、人工费用管理第四十三条 人工费用包括所有人员基本工资（包括级差）、奖金、促销费、饭贴、劳动保险费等支出。第四十四条 人事部门确定各岗位的工资标准，对各门店、各经营实体进行定编定岗，对各部门、各门店基本工资、饭贴、劳动保险费进行总包干，即不能超过所定数额，超过定额的需说明理由，并向分管副总裁申报批103、准后方可发放。第四十五条 各分公司根椐总部奖金发放标准及考核规定，人事行政部制定审核各部门奖金分配方案，由人力资源中心审批存档。奖金政策应能结合销售额、毛利率或毛利额等实行浮动性总额控制。第四十六条 财务管理中心、信息管理中心总监对本中心和分公司职能人员所发生的人工费用，负第一责任；各分公司总经理对（除上述两个职能部门外）分公司范围内人工费用负第一责任；其它职能中心总监对本中心发生的人工费用负有第一责任，并对各分公司对口职能部门所发生的人工费用负监控责任；人力资源中心总监和分管副总裁对公司全部人工费用负有总额控制责任。负第一责任人员应在工资表、奖金发放表等人工费用支出表上签字确认。第四十七条 104、人力资源部门编制工资表、奖金发放表等人工费用报表时应严格按部门编制且各分公司格式统一，准确计算出各经营实体真实的人工费用。人力资源中心对格式的统一性负责，分公司人事行政部对金额的正确性负责，并负责准确计算个人所得税。分公司财务部经理应审核各核算单位人工费用是否超出计划标准，并及时上报总部财务管理中心。第四十八条 开展促销活动时，促销费发放方案必须先经由财务部同意，分公司总经理审批后方可开展。人力资源部门负责实施执行，以加强对人工费支出的控制。促销费开支由营销部统计销售数据，经财务部复核后交人事行政部统一编制，编制完毕后返营销部审核确认。五、物流费用管理第四十九条 费用内容： 物流费用包括第五十105、条 运杂费用：指门店之间的商品调拨费用和配送费用等，包括：送货车辆的通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用。第五十一条 保管费用：包括外仓租金、内仓租金、仓库人工费用以及其他有关仓储支出等。第五十二条 由于物流费用受销售情况影响较大，公司对物流费用依据销售变化情况实行定率管理，各分公司物流部门负责管理所属物流费用，应提高效率，有效降低物流费用，各分公司物流部门经理对所属各类物流费用发生负有第一责任， 物流管理中心是物流的综合管理部门，负责整个集团物流开发和资源整合。 物流管理中心总监应对所有发生的物流费用负有最终监管责任。第五十三条 自有车辆按照物流管理中心的规定进行规范管理，对购买106、的燃料财务上必须进行列帐处理，并根据每月实际耗用数进行核消；购燃料必须开具增值税发票，并按规定进行抵扣（成立物流公司的分公司除外）。长期外叫车辆应签订合同，所有合同均需物流管理中心确认及备案，并交付一定数量的押金，并交分公司财务部备案。第五十四条 分公司外借仓库的租赁合同，必须经物流管理中心总监、集团总裁审批，报财务管理中心备案后实施。第五十五条 物流部对车辆的管理必须符合物流管理中心的车辆管理要求。第五十六条 物流部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。第五十七条 油费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起讫路程，由车辆管理人员根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用107、车记录复核，经物流部经理签字验核。第五十八条 对车辆实施中大维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，由物流部根据车辆维修情况复核，经物流经理签字验核。 第五十九条 驾驶员行车补助在工资中列支发放。六、广告费用管理第六十条 费用内容：包括各类媒体广告及宣传性支出，DM、展台等支出以及应向厂方可收部分的收入。第六十一条 营销管理中心根据批准年度销售计划制定各分公司年度广告收支计划和成本预算，经总裁审批后交连锁管理中心及财务管理中心备案。第六十二条 连锁管理中心根据营销部门的年度支出计划和成本预算，筹划传播途径，分解广告费用并报公司总裁审批。第六十三条 各分公司营销108、部根据年度广告收支计划，制订每月广告收支计划，由分公司总经理审批，交财务部备案；分公司连锁部负责筹划传播途径，分解广告费用。注：广告回收计划必须详细到供应商、品类交财务部挂应收，应收广告费必须得到供应商确认。第六十四条 广告费的回收由营销部相关业务员负直接责任。第六十五条 财务部凭广告成本预算和应收计划进行支付，没有应收计划、超出预算和应收未完成的，财务部有权停止付款。具体详见第八章有关条款七、租赁费用管理第六十六条 租赁费，仅指营业场地租赁费，各门店租赁支出和各供应商租赁摊位以及店面转租、展示厅等租赁收入，不包括仓库租赁费、办公租金。第六十七条 连锁管理中心根据公司发展需要负责门店的开发工作109、，包括选址、租赁费的谈判工作等；行政部负责审核合同条款的严谨性、合法性；租赁办公场所和卖场经营用地、分公司的经营场地租赁合同，店面转租、设立展示厅等合同和协议，必须经连锁管理中心总监、集团总裁审批，租赁合同最终由总裁签订。第六十八条 合同签定后原件必须交行政部统一管理，并由分公司财务部、分公司人事行政部、分公司连锁管理部、财务管理中心备案。第六十九条 合同签订后，租赁费的支出由人事行政部按合同负责支出审核；对于无合同的，一律退回。财务部承担复审工作，对于不符合同要求的一律拒付。八、办公费用管理第七十条 办公费用包括水电费、固定电话费、移动通讯费、办公租金、办公用品、其他行政办公费等。第七十一条110、 公司对办公费用原则上实行预算责任包干制，总部各职能中心总监，各分公司总经理对所属单位发生的办公费负第一责任，各分公司人事行政部门对所属分公司发生的办公费用负有监管责任，行政部对整个集团公司发生的办公费用负有监管和控制责任。第七十二条 水电费。由行政部根据门店面积、季节变化制定各部门的控制标准，对于超过标准的，由该部门自行分解承担。标准的调整由部门提出申请，行政部最终审批。水电费必须开具增值税发票，供财务作为抵扣入帐。第七十三条 固定电话费。由行政部制订使用标准，原则上与门店大小、销售直接挂钩；对于超过标准的，由该部门自行分解承担。标准的调整由部门提出申请，行政部最终审批。第七十四条 移动电话111、费。由行政部制订各岗位的核报标准，由使用人提出申请，各分公司人事部按统一标准审核执行。通讯费涉及漫游费造成超过标准的，根据出差事实，按公司财务制度执行。第七十五条 办公租金。分公司根据公司发展需要负责办公场所选址、租赁费的谈判工作等；行政部负责审核租金的合理性、合同条款的严谨性、合法性；租赁合同最终由总裁签定。合同签定后原件必须交行政部，分公司财务部、分公司人事行政部备案。第七十六条 办公用品。实行包干制，总部各职能中心总监对本部门、各分公司总经理对所属单位发生的办公费负责，各分公司人事行政部门对所属分公司发生的办公费用负有监管责任，行政部对整个集团公司发生的办公费用负有监管和控制责任。第七十112、七条 按总公司报支标准报支，各单位每月应对超出预算外所有办公费用应上报总部行政部，由总部行政部经理签字，并报集团主管副总裁确定是否报销并负责处罚。九、差旅费用管理第七十八条 费用内容：差旅费包括行政生活车辆耗油费、过路过桥费、停车费、年检费、养路费；员工因公出差发生的乘车费、住宿费、船票、机票和市外补贴；因工作需要租借房屋的租金及相关费用；外派人员补贴；行政车辆费用；经理级以上自购车辆补贴等。第七十九条 出差费用中出租车费应严格控制，车费、住宿费、出差补贴、外派补贴、乘坐标准、宿舍租借费应按总公司规定报支；第八十条 行政车辆使用费报销： 第八十一条 车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费113、驾驶员补贴。 第八十二条 行政部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。第八十三条 油费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起始路程，由行政部根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核，经行政部经理签字验核。第八十四条 车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，由行政部根据车辆维修情况复核，经行政经理签字验核。第八十五条 驾驶员出车补助在工资中列支发放。第八十六条 各分公司总经理、各职能中心总监，应对所属单位发生的差旅费用负责。十、招待费用管理第八十七条 费用内容：招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送存货、外协商品补114、贴应酬招待开支等。第八十八条 各单位因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送存货、外协商品补贴等应事先申请并得到批准。原则上不允许先斩后奏，因特殊原因无法事先办理的，事后须及时报告有关领导。参与招待活动的人员中（副总裁以上除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。第八十九条 应酬招待开支报销应根据公司对外接待办法文件中规定标准办理；请客应酬一般在公司定点酒店、宾馆进行。 第九十条 各单位超出预算外的招待费用应上报总部行政部经理审核后报集团主管副总裁批准。第九十一条 各分公司总经理、各职能中心总监应对所属单位发生的招待费用负责。十一、保险费用管理第九十二条 费用内115、容：保险费包括对总部和分公司财产等投保而交纳的各项保费；员工投保而交纳的各项保费不在此列中。第九十三条 行政部应制定财产保险计划和预算，总裁办相关责任人员审核，并报集团主管副总裁审批。第九十四条 总部行政部及各分公司行政部门对于投保财产的位置转移或内容更改等进行适时统计汇总，及时通知保险公司变更补充保险合同，避免因合同不符造成对公司的不利和损失。第九十五条 总部行政部负责保险费的监控管理，并制定公司保险费管理制度，当出现索赔事项时，及时向保险公司索赔，把损失降到最低。第九十六条 总部行政部应监督催收返还保险款，收回后交财务部门入帐。十二、修理费用管理第九十七条 费用内容：修理费用包括车辆的维修116、保养、以及电脑、传真、复印机以及家用电器等各类财产的维修以及购置的修理配件。第九十八条 分公司运输车辆的维修保养由各分公司物流部负责，制定月度维修保养计划和费用预算，报物流管理中心审批；计划内日常维修费用由分公司总经理审批。第九十九条 分公司其他财产的维修保养由各分公司行政部负责，制定月度维修保养计划和费用预算，报总部行政部审批；计划内日常维修费用由分公司总经理审批。第一百条 总部财产（包括行政车和其他财产物资）由总部行政部负责，制定月度维修保养计划和费用预算，报分管副总裁审批。第一百一条 因个人使用不当造成财产损坏需修理的，由个人自行修理，公司不垫支修理费。第一百二条 对于资产的大修理或大额117、保养，上述负责部门需提前申请，说明原因和预计费用，获得批准后方可实施。第一百三条 财产维修应获取增值税发票，供财务作为抵扣入帐。十三、房屋装修费用管理第一百四条 费用内容：房屋装修费用是指用于经营、商品保管、办公、食堂等自有及租借房屋的日常装修支出等。第一百五条 房屋装修必须事先提出申请，注明费用预算，经相关职能部门、领导审批同意后方可实施。第一百六条 分公司及门店经营场所、仓库、办公场所的装修费用必须将申请报总部相关职能中心、集团总裁审批后，在核定预算费用内列支；申请及编制预算的负责部门分别为：经营场所由连锁部负责，仓库由物流部负责，办公场所由人事部负责；各职能中心负责相应职能部门的装修申请118、预算的审核工作。第一百七条 分公司及门店装修费用报销，在预算费用内支出由各分公司连锁部初核，由连锁管理中心复审，财务部按预算复核；超出预算外装修费用交总部相关职能中心总监审核，报集团总裁审批。第一百八条 总部办公场所及分公司办公场所的装修费用由总部行政部负责提出申请、编制预算。不管是否超出预算，装修费用报销由总部行政部审核，报集团总裁审批。第一百九条 房屋装修一般由房产分公司基建部安排发包、施工、验收、核价、结算、付款等各项工作。各申请部门对完工房屋进行复检、审价等监督工作。十四、税金和财务咨询管理费用的管理第一百一十条 费用内容：税金和财务费用主要包括工商年检费、各项税金缴纳、报表审计、税119、务财务等咨询费用、聘请会计师事务所进行查帐、验资、资产评估、清帐发生的费用、银行利息费用等。第一百一十一条 财务管理中心对税金和财务费用进行统一筹划和监管。第一百一十二条 对于各分公司发生的非经常性费用，包括报表审计、资产评估、税务财务等咨询费用使用前必须用书面申请，经财务管理中心总监审核，总裁审批后支付。借款、银票手续费、质押费用及其它银行手续费按银行收费标准支付。十五、其他费用管理第一百一十三条 工会经费是指所属工会组织各种活动费用、疗养、所发放的奖品、生日蛋糕、工会探望职工的费用和补助等。工会费用使用计划必须上报总公司工会主席进行审批，2000元以上均需总裁审批，并在计划内进行使用。第一120、百一十四条 教育经费是指用于职工培训费用、购买教材、参考资料等费用。外训人员需公司主管副总裁审批,到总部行政部办理手续并备案,购买相关参考资料（含录象、录音、光盘等）等必须由人事行政部进行登记后，方可报支，对职工参加相关培训必须签订服务期限合同，未签订的一律不得报支。第一百一十五条 福利基金是指用于职工福利性支出，包括给予员工进行商业性保险支出等。第一百一十六条 外训人员需公司主管副总裁审批,到总部行政部办理手续并备案，购买相关参考资料（含录像、录音、光盘等）等必须由人事行政部进行登记后，方可报支，对职工参加相关培训必须签订服务期限合同，未签订的一律不得报支。第一百一十七条 财产盘盈亏是指公司121、各项财产的报损、报溢金额（不包括非正常损失）。发生财产盘盈亏部门应及时上报，所有财产盈亏最终处理需报总部财务管理中心总监、集团总裁核准，但商品盘亏等属个人责任的应由本人负责，不得作为费用列支。修理费用、商品盘亏等属个人责任的应由本人负责，不得作为费用列支。第一百一十八条 向工商、统计、消防、咨询公司等开展咨询业务的费用，公司注册费用等应由相关部门申请后由相关职能中心总监或所属分公司总经理审核后报集团总裁审批。第一百一十九条 固定资产的采购必须由分公司总经理和中心总监申请经财务管理中心总监审核后报集团总裁审批。十六、费用管理责任制第一百二十条 公司为贯彻全面费用管理，加强费用的监管并明确监管人责122、任，必须在公司总裁领导下，按分工职责建立费用管理责任制，并纳入公司考核体系。第一百二十一条 公司各级领导和相关人员费用责任制具体分工如下：第一百二十二条 经办人（出差人、申请人）：必须如实填报各项报支凭证和申请上规定的项目，并对所报支的内容的真实性负责，并签名。第一百二十三条 证明人（部门主管）：对所报支内容的真实性进行复核，必须实事求是进行证明，并签字证明。第一百二十四条 门店财务主管：对报支凭证的合法性进行初审和真实性审定，并进行签名。第一百二十五条 门店（部门）经理：对本门店（部门）人员所有费用内容发生的合理性审核和对本门店（部门）所有费用进行控制和监管。第一百二十六条 各职能部门及职能123、中心：对所属职能内支出进行审批，对计划和规定负责，并签署审批意见。第一百二十七条 财务部经理：对分公司的所有支出的负责，进行计划性、合法性和制度执行进行审核。负责对超出预算额度或总部有关职能部门规定的额度范围外的，向总部申报。第一百二十八条 分公司总经理：对分公司在经营过程中所有费用预算的控制和审批第一百二十九条 财务总监（财务管理）：对集团整个计划执行情况和支出性项目进行整体平衡负责审批。第一百三十条 出纳人员：对所有费用报销单据的真实性、合法性做最终的审核。第一百三十一条 总部集团总裁：对董事会所授权的整个集团费用支出进行控制；各分公司副总以上人员的费用支出。十七、附则第一百三十二条 适用124、范围：本制度适用家电各分公司、家居公司、房产公司及其它经营性公司。本制度从二00三年五月一日起实行，试行期三个月。第二节 外出和外派人员报销、补贴标准规定摘自2003人（规）字第64号外出报销、补贴标准岗位住宿费交通工具特区省会地级市县/县级市飞机火车轮船长途汽车出租车总裁600500400250普通舱软卧软座头等舱实报实报副总裁及以上450400300250普通舱软卧软座头等舱可乘实报总监（含主持工作的副总监）400350250200普通舱硬卧软座二等舱可乘实报副总监400350250200普通舱硬卧软座二等舱可乘实报经理级300250200150预申请硬卧硬座三等舱可乘300/月副经理及专125、员250200150100预申请同上同上可乘200/月行政管理人员/业务员20015012080同上同上可乘100/月其他人员1501008050同上同上可乘预申请餐费补贴标准早中晚合计总裁实报实报实报实报副总裁10303070总监（含主持工作副总监）10252560副总监及以上10202050经理级10151540副经理及专员10151540行政管理人员/业务员10101030其他人员10101030一、地区解释1. 特区指深圳、珠海、北京、上海、广州；2. 江苏分公司所在地无锡、浙东分公司所在地宁波及各直辖市参照省会标准执行。3. 地级市指市区；省会级以上城市的郊县按地级市标准报销；4. 126、地级市所辖郊区县按县市标准报销；5. 对于一天在多个城市出差的,按住宿地核定标准报销。二、级别界定A、 总裁级：总裁B、 副总裁级：副总裁、审计监察委员会主任、总会计师C、 总监级：各职能中心总监（含主持工作的副总监）、分公司总经理、总裁办主任、审计监察委员会副主任D、 副总监及以上：各职能中心副总监、分公司副总经理、总裁办副主任、总裁助理、总审计师、副总审计师 E、 经理级： 副总裁助理、各品类经理、职能中心及分公司部门经理、门店经理、分公司总经理助理、审计师、监察师、产业项目经理、实施经理、系统分析师F、 副经理及专员级：总部及分公司职能部门副经理、总干事、审计员、监察员、职能中心专员、科127、长、门店财务主管、楼面主管、物流主管、软件开发工程师G、 行政人员/业务员：管理员、干事、文员、业务员 H、 其他：后勤保障工作人员、营业员、门店信息录入员、800接线员、回访员、搬运工、保安、保洁员等三、住宿费报销办法1. 出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按出差的实际住宿天数计算报销。2. 员工出差由接待单位免费接待或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。3. 公司负责人住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访，会见地方政府官员和知名人士或影响到公司整体形象的特殊业务情况，在分管副总裁或总裁允许的前提下，可按实报销。4. 总部到分公司长期工作的人员住宿按外派人员各项费用补贴标准128、由所到分公司安排。 5住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，总监级（含）以上人员出差，可单独住宿。6不同级别员工同时出差，交通工具及住宿标准在征得上级主管（同出差的）同意后，可享受上级的标准。7. 外地员工出差到总部或分公司，在总部或分公司行政部可安排住宿的情况下，不得外出借宿（总监级以上除外）。四、市外餐费补贴报销办法1. 总部和各分公司出差人员按标准报销市外餐费补贴；市外补贴按实际出差天数及出差时间计发。（餐费报销时间为早餐8：00前或后，午餐12：00前或后，晚餐6：00前或后）出差者应按实际出差时间填报餐费补贴。2. 上述享受市外补贴者，不得再享有市内补贴129、额； 3. 经理级（含）以下总部人员市外补贴必须提供出差申请单及饭票作为附件。4. 员工外出参加会议，会议举办单位安排免费食宿的，或享有分公司午餐或招待餐等，应减去相应的餐费补贴。5. 至外地出差，时间不满12小时者，一律不享受出差补贴，由部门负责人严格把关。五、交通费报销办法1、乘坐火车从晚8时至次日晨7时之间，且在火车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时的，可按规定标准购特快硬席卧铺票。2、员工出差，一般情况下不得乘坐飞机。属于预申请的人员出差，如需乘坐飞机，应提前三天按程序申请，如不能获批准，应按本规定乘坐相应交通工具。因特殊情况乘飞机者，属预算内由各对口总监批准，预算外（含未执行130、预算制的）由总裁或分管总裁批准。未经批准乘坐飞机者，按标准报支。3、员工出差原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外:a) 出差目的地偏远，没有公共交通工具的；b) 携有巨款或重要文件须确保安全的；c) 收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；d) 陪同重要客人外出的；e) 执行特殊业务或夜间办事不方便的；f) 到达新目的地当天，因旅途辛苦可乘坐出租车；乘坐出租车，需经部门主管同意方可报销。4、员工出差应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。如出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。5、交通费必须明确填写所属日期及业务内容，交通费131、写明出差地点、时间、乘坐线路和车费，对于统一票价的车票，写明核报金额。六、受训人员报销办法1 新招聘受训人员一律按“其他人员”级别标准。2 应聘录用人员到公司，应聘前所发生的费用自理，经总部招聘录用后派到分公司的人员，可按人事部派遣通知单注明的出发地点报销到分公司的车船费和规定的补助费用。 3 受训人员费用由最终派出部门承担，受训人员至派出部门申请报销。a) 以上费用均由总部人力资源管理中心及分公司行政管理部按相关规定进行管理。b) 上述特殊情况，需经人力资源总监批准方可报销。 本制度从二00三年十二月一日起实施，试行期三个月。第三节 外派人员各项费用补贴标准外派人员：1、指员工根据工作需要，132、被公司派往原招聘录用地以外的地点工作3个月（含）以上的；2、上述人员须持录用地户籍或已在录用地购房；3、非上述情况须在人事异动时，本人提出经部门及人力资源总监共同确定，方可享受（事后提出须经总裁批准）；4、员工因个人原因提出调动不属此范围；5、如户籍或长住地不在招聘地，视具体情况由部门及人力资源总监共同审批。1、 交通费用补贴：公司原则上给予外派人员报销每月一次来回探亲交通费用，乘坐标准按出差费用报支规定，范围内按实报支，超出部分自理。2、 租房补贴：A、 员工被派驻在外（3个月及以上）,且在某一地点工作10天/每月以上的，应按本规定在当地租房，特殊情况须经总裁批准。B、 公司可给予派驻在外工133、作人员最高15天的找房期，分公司总经理可以根据本规定并视具体情况，确定最高期限。在15天内住宿费按出差规定给予报销，超过此期限，按本规定执行。C、 外派人员的住宿若由分公司租房解决的，应符合本规定标准，特殊情况由分公司总经理批准，并抄送人力资源中心；分公司总经理费用由总裁批准。若员工个人原因造成租金超标准，超额部分由员工个人承担。D、 为便于外派人员的生活，可由分公司协助寻找钟点工，费用由本人支付。E、 各分公司视实际情况可租用一间二室或三室房，作为总部或其他分公司短期派驻使用，分公司行政部作为租用房的管理者，应保证在前一人离开后及时更换日常住宿用品，保持清洁，以保证后来人员能立即入住。以降低134、公司出差成本。F、 外派人员租住房间的水、电、煤气等费用由个人承担（不包括分公司租用的公用房）G、 分公司代租房内生活用品及相关水电等费用可由总公司负担。3、 餐费补贴：A、 享受外派补贴费用的人员，如分公司提供免费午餐，可享有。如分公司以现金补贴的形式发放，则不可享受。B、 餐费补贴一律按驻外实际天数计发。4、 初次外派人员可享有实际购买生活用品费用的70%（最高可报销500元/月，作为一次性安置补贴购买生活必备品，并凭发 票报销5、 级别界定：参照外出报销、补贴规定之划分；6、 上述人员若由公司解决交通、住宿的，不享受上述第3、4项补贴。7、 每月伙食补贴和住房补贴凭相关发票报支；如不能提135、供相关发票，个人所得税自理。8、 补贴表：职务级别外派补贴住房标准月特区省会地级市县、县级市副总裁2200元/月2500200015001000总监级1800元/月200016001200800副总监级1500元/月15001200800500经理级1200元/月1000800500300经理级以下1000元/月800600400200第四节 自备车管理规定第一项 具体规定摘自永2003人（规）字第56号一、为适应公司发展需要，广纳良才，解决中高层管理人员上下班和因公外出用车的困难，经公司董事会同意，决定对符合条件的人员购买自备车给予适当补贴，具体规定如下：二、本规定适用的人员范围：三、经理级136、以上人员：主要是指总裁、副总裁、审计监察委员会主任/副主任、总会计师、总监/副总监、分公司总经理/副总经理、总裁办主任/副主任、总裁助理/副总裁助理、总审计师/副总审计师、品类经理、职能部门经理、门店经理、分公司总经理助理、审计师、监察师、产业项目经理、实施经理、系统分析师等。四、享受补贴人员的条件和规定：五、因工作需要，上述人员外出较多的，可按本规定申请享受购车月补贴和费用报支。对已享受垫付款的员工，按附表规定自享受之日起折算，从垫付款冲抵结束之日起继续享受月补贴。六、凡享受补贴的人员，因降职或离开公司起次月，按本规定调整或不再享受公司补贴。七、凡享受公司自备车补贴的人员，在市内的因公外出公137、司将不再派车。八、已购车的员工，如因工作需要到外省市出差，应综合考虑路途、工作内容、安全等因素统一由公司派行政车及司机。如需自带车，应在出差申请单中说明并在行政部备案，在费用报支时，由行政部签字确认。九、因公出市，外省通行费、油费由公司承担，分公司下属门店在不同城市同样按此标准执行，但分公司应将可列入此范围的门店相距公里数及通行费列表报总部行政部审核，由财务中心统一报销。十、个人购车已获公司批准，享有相关费用并在外省工作的员工，如按规定回沪探亲，可按等值汽车票报销相关通行费等，如有随车人员应事先书面获分公司总经理批准，可报销随车人员回沪的等值通行费，最高限额为本次来回通行费及等公里油费，报销时138、，应有相关人员签字证明随车事实。十一、购车的保险费、修理费等一切费用及市内停车、通行费等，不再报支；十二、补贴、费用必须根椐财务要求，凭合法发票按月到总部进行审批和报支；属个人购车，并享有本规定相关费用的车辆，严禁在公司内报支或领取油票等其他相关费用，分公司财务部不得报支享受本规定补贴的车辆的任何其他费用，凡发现有违本规定的，对当事人按报支金额进行双倍处罚，并对财务人员处于200元以上的罚款。十三、凡不符合本规定条件的，因工作需要而提出购车的经理级（含）以下员工（主要指业务人员），按程序申请，如获批准。此类员工最高只享受经理级的费用报支，不享有补贴。十四、审批程序：购车人提出申请，填写购车申请139、表，经职能中心总监（或主持工作的副总监）或分公司总经理签署意见（主要为工作性质及日常表现），总部行政部审核（审核内容为是否符合规定及各项标准确认），总裁批准及签署意见十五、购车使用后因工作原因超支严重的，由本人提出申请并附相关依据报总裁审批后方可报支或调整标准。十六、申请购车人在购车后，应向总部行政部提供发票及行驶证的复印件，在使用过程中总部行政部可不定期抽查以确定车辆的使用人，如发现非申购人使用该车辆，可取消其购车补贴及费用报支，并视情况追回已支付的补贴；十七、具体额度规定及申请表见附表1、2。十八、本规定从2003年12月1日起执行，原财（规）字06号规定同时作废。自备车补贴标准表（附表1140、）级别车价要求（含车辆购置税工作年限要求购车补贴标准补贴享受年限（自购车之日起）费用报支A级副总裁30万元以上三年以上每月补贴4000元五年1800元/月B级副总裁20万元以上三年以下.每月补贴2500元五年1500元/月总监级三年以上 C级总监级10万元以上三年以下每月补贴1250元五年1250元/月副总监级三年以上D级副总监级10万元以上三年以下每月补贴1000元五年1000元/月经理级 三年以上经理级10万元以上三年以下500-1000元/月业务人员三年以上 备注：1、购车补贴享受年限为员工在相应岗位，第一次购车能享受该费用的年限；2、费用报支的年限为员工在相应岗位上继续为公司服务并使用141、自备车的年限；3、已享受过购车补贴的员工再次购车，原则上不再享受购车补贴；4、在岗工作满三年，费用报支标准可根据岗位而调整；如所购车的车价符合上一标准的，可按上一标准享受未完期限的补贴标准；第二项 自备车补贴费用审批流程摘自永财通字【2004】第04015号针对目前公司在自备车补贴费用审批流程不明，现规定如下：根椐公司要求，凡符合资格的人员提出享受购车补贴或费用申请，至人事部门领取表格，按2003年12月1日发布的，永2003人（规）字第56号自备车管理规定中的申请审批规定执行。所有独资分公司自备车辆补贴费用，一律在公司总部报销，财务管理中心授权严学华审批；合资公司人员所在分公司报支，由财务部142、经理负责审批。审批标准一律按人力资源中心批复及相关文件执行。自备车补贴费用因人员异动造成享受标准变化的，人事部门应及时向财务部门提供报支标准异动表。分公司总经理（总监）级以下审批流程：报支人总经理（总监）财务审批（按标准）报支。分公司总经理（总监）级审批流程：报支人财务审批（按标准）报支第五节 关于移动通讯费报支的管理规定摘自永2003行（规）字第41号为进一步完善移动通讯费管理规定，保障公司内部信息的及时沟通，现对相关岗位实行移动通讯费补贴，具体规定如下：一、因工作需要公司对相关岗位的员工给予一定的移动通讯费补贴，补贴的主要依据为员工的职位，其次考虑岗位工作的实际情况，享受移动通讯费额度标准143、，参见报支额度对照表；二、移动通讯费的管理部门为总部行政部。日常管理部门为总部行政部，各分公司为人事行政部；三、享受移动通讯费报支的人员首次或变更必须办理申请手续；四、移动通讯费申请以及报批的流程；1、申请手续流程(标准额度内)：总部及分公司申请流程：申请人根据需要及规定提出申请 部门经理/门店经理 所属中心总监/分公司总经理批准行政部审核备案（标准内）；2、通讯费报批流程：总部各部门报批流程：本人 部门经理 行政部经理审核批准 财务审核报支（标准内）； 各分公司报批流程。本人 部门经理/门店经理 行政部经理审核批准 财务审核报支（标准内）；五、超标准报支或提高标准各中心及分公司分别由总部行政144、部经理/分公司总经理审批，副总监级以上由分管副总裁审批；六、享受通讯费补贴额度为150元以上（包括150元）的员工必须使用公司发给的CDMA手机，否则话费不予报支，首次报支人员可以延长一个月时间执行，原已使用手机者，如签订使用合同期者可凭购机合同保留原用手机号，合同期满后转用公司发给的CDMA手机。如有特殊情况不能按以上规定办的，需按超费额报支流程特殊报批。享受通讯费以批准的生效日为准；七、手机在规定时间内必须保持开机状态，部门经理及以上为上午7:30时至晚上10时。部门经理以下为上午8时至晚上8时（包括节假日）；八、报销通讯费人员的手机号必须报通讯费管理部门备案，在规定时间内保持开机状态，如145、经常发生关机行为(三次及以上/日)，公司可以取消当月话费报支；因工作需要批准外出人员的手机话费，其中漫游费的70%可以报支且不占用额度，其余30%转入享受额度在标准内按规定报支，二者相加的超过部分由个人承担；九、享受通讯费补贴低于100元（包括100元）的人员到外地支援，在支援期间每月通讯费可增加50元；十、移动通讯费额度对照表：岗位/职位手机费享受额度总裁、副总裁800元分公司总经理、（业务）总监级、总裁特别助理、（业务）副总监级、总裁办主任600元（非业务）总监级、分公司副总经理、品类管理经理、分公司业务部经理500元总裁办副主任、总审计师、总裁助理、分公司品类科长、（非业务）副总监级、上146、海分公司业务部主管400元总部及分公司部门经理、副总审计师、上海分公司业务部业务员、分公司业务部主管、总部车管300元分公司业务助理、总干事、分公司业务员、物品采购员、审计员、监察员、督导、科长、制作监理、专员、电器安装维护负责200元领导专车驾驶员、总裁秘书、工程师、分析师、技术顾问150元楼面主管、总仓主管、派车员（调度）、培训员、数据分析、空调协管员、驾驶员、维护员、检查100元职能部门管理员、门店财务主管、柜组长、干事、门店物流主管、50元通过申请批准的其他人员另定注：1、原则上副职的标准在正职标准的基础上下降一档。2、以上标准为相应职务最高限额，批准时，批准人视实际工作需要，在规定范147、围内给予相应数额的确定。3、50元档职位的人员是因岗位需要而设定，不是该岗位的全部人员享受该待遇。4、试用期内人员原则上应低于最高限额，批准人视该员工实际承担工作情况确定相应报支额。5、当人员岗位发生变动时，应按新工作岗位重新确定标准。本规定于二OO三年十二月四日起执行。第六节 业务活动费列支标准摘自永财通字【2004】第0058号为加强公司对业务活动费的管理，同时便于各分公司对业务活动费的掌控，现将分公司业务活动费相关内容作如下规定：一、 分公司列支标准：1、 江苏、浙江、广东、福建分公司按实际完成去税零售额万分之四内列支；2、 上海分公司按实际完成去税零售额万分之一内列支；【已变更为万分之148、一点二】3、 上述标准不含职务消费额。二、 操作规定：1、 分公司总经理全权掌控对业务活动费的审批权，从严控制业务活动费的支出。2、 在列支标准内，不论金额大小，均按下述审批手续办理1） 分公司总经理以外人员审批手续：经办人部门经理（门店财务主管）分公司总经理分公司财务部经理2） 分公司总经理报支审批手续：总经理填单财务部经理审核出纳审核报支3、 分公司财务部应严格按照标准报支，对超支部分有权不予报支。4、 凡帐面报销出现超支，在财务部经理工资或奖金中扣除，并按超支部分20罚款；凡出现弄虚作假的，按全额进行处罚，并免去财务经理职务。本规定自2004年3月12日起执行。鉴于目前许多分公司新开门店149、前期的业务招待费都是先列支后申请审批，不利于总部对分公司的费用管理和控制，现规定从8月1日起新开门店前期的业务招待费和其他需申请的业务招待费预算必须先申请后审批，否则列支的业务招待费一律不予审批作为实际列支额作为考核依据。对于目前已发生未审批的该类业务招待费必须在8月1日以前审批完毕。第七节 费用支出索取增值税专用发票的规定摘自永2003财（规）字第0011号根据增值税暂行条例规定，从94年新税制增值税实施起，企业购入的办公用品、低值易耗品等不属于固定资产范围的均可抵扣进项税额。若购入的办公用品、低值易耗品改变用途用于非应税（指纳营业税）项目、用于免税项目、用于集体福利或个人消费，则对已抵扣部150、分作进项税额转出；如公司购入的电脑配件先入低值易耗品科目后组装成固定资产的也应将已抵扣部分作进项税额转出。按照税务规定，固定资产与低值易耗品的划分界线是：固定资产是使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具、其他与生产经营有关的设备、器具、工具等及单位价值在2000元以上且使用期限超过两年的不属于生产经营主要设备的物品。不属于固定资产范围的可列作低值易耗品和办公用品费用等列支。 为降低费用成本、充分利用国家税务政策，现要求相关部门在购入金额2000元以下的物品时，必须索取增值税专用发票。一、费用项目（一）水电费 公司支付水电费时，对方必须开具增值税专用发票（订立合同时需明确）；行政办151、公用水、电等费用，包括租用场地物业公司收取的门店水电费；执行部门：门店、连锁部租用仓库发生的水电费； 执行部门：门店、物流部（二）办公用品：（单价200元以下） 执行部门： 行政部门1、纸张类：打印纸、复印纸、传真纸、标价牌、印刷的各种表单等;2、其他办公用品：笔、墨、剪刀、胶带、封箱带、考勤卡等办公文具用品;（三）自有办公类资产修理费 执行部门： 行政部门电脑、传真机、复印机、打印机及其他电器等列入低值易耗品和固定资产的维修费用及购置的维修配件。（四）劳保用品费 执行部门：行政部门公司购入的工作服、手套等劳保用品；（五）低值易耗品 执行部门：行政部门目前公司所购进的单价高于200元且不能作为152、固定资产核算的各种用具物品。主要包括工具设备、电子设备、电器、办公管理用具共四大类1、工具设备类：马钉枪、电焊枪、切割机、电焊机等手提电动工具、小气泵、打包机、打钉机、拖线盘、刨床、维修器械、仪表仪器、消防设备、通风设备、自行车、三轮车、平板工具车、手推车、老虎车等。2、电子设备类：验钞机、点钞机、电话总机、电话机、喊话器、碎纸机、打印机、传真机、考勤机、投影仪、扫描仪、刷卡机、适配器、刻录机、电脑配件等。3、电器类：彩电、冰箱、洗衣机、电风扇、影碟机、电饭锅、烤箱、微波炉、干手机、消毒柜、空气清新机、抽湿机、饮水机、台灯、应急灯、电暖器等。4、办公管理用具：办公桌、办公椅、办公用橱柜、沙发、153、床具、屏风、柜台、展架、收银台、电脑桌、保险箱、切纸机、钟表、白板、绘图板、广告架等。（六）其他费用 执行部门：行政部门日常消耗的电工电料、消防材料、小型工具器具、油布、即时贴、金额在200元以下的器材类商品等（七）车辆费用自有及租用货运车辆耗用汽油、柴油及修理费； 执行部门：物流部门支付的运费，按运输专用发票全额的7%进行抵扣；执行部门：物流部门自有及租用行政车辆耗用汽油、柴油及修理费； 执行部门：行政部门二、执行要求1、商业类核算的独立公司，采购单价低于2000元的用品，必须获取增值税发票。2、列入高地、永固、民融等属于缴纳营业税的独立核算公司发生的上述费用可不需获取增值税发票，但必须保证154、有合法的小发票。3、上述费用后带 的表示执行部门和直接监督部门，对于由其他部门代为采购或发生的费用，必须经过执行部门的审批，执行部门对于不符合规定的报支应立即退回，并加以指导。4、对于目前发生的水电费未能获取增值税发票的门店，门店直接与相关单位衔接，连锁部予以支持。5、财务部门对于未按规定获取增值税发票的费用报支有权拒绝支付。6、审计部门有权检查今后各分公司可抵扣进项税额的购进物资未取得增值税专用发票而报销入帐的，一经发现，对直接负责人员给予处罚。三、违规处理1、对于未获得增值税发票并经同意予以报支的，按需报支金额的80%核报（报销单据上必须注明核报金额），20%由申报人自行承担，财务部门按实155、际核报金额入帐。2、财务部现金出纳对于未按规定获取增值税发票的费用给予全额报支的，一经发现，对出纳处以报支金额20%的扣款。本规定从2003年3月1日起执行第八节 关于职务津贴报销流程及相关事项的规定摘自永2003联（人、财）（规）字第01号为规范职务津贴的报销、审核流程和及时统计职务津贴、正确填列管理报表，规定如下：一、 职务津贴的定义本规定所指的职务津贴是指与行使职务有关的消费支出，如业务招待费、办公费用、差旅费用等。二、 职务津贴适用的人员范围可以享受报销职务津贴的人员范围：XX总部及所属分公司（全资）经理级及以上人员。三、 职务津贴的报支范围和金额限额享受职务津贴报销的人员可以报销以下156、费用：1、 办公费用，包括固定电话费、移动通讯费、办公用品、其他行政办公费用。2、 业务招待费用，包括因职务需要发生的餐费、娱乐费用、礼品费等。3、 差旅费用，包括车辆耗油费、过路过桥费、停车费、年检费、养路费；因公出差发生的乘车费、住宿费、船票、机票和市外补贴；因工作需要租借房屋的租金及相关费用；经理级以上自购车辆补贴等。以上费用的报销额度按行政相关文件执行。四、 职务津贴的报销流程和要求1、 报销流程：当事人填写报支单报人事部门（分公司报行政部，总部行政部） 人事部门经办人审核并编制XX家电 年 月职务津贴明细表（同工资表存档方式）、XX家电 年 月职务津贴统计表) 人事部门主管复核、分公157、司总经理或行政部经理（或授权人）批准 行政部经办人编制XX家电 年 月职务津贴汇总表报财务管理中心 总部财务管理中心经办人员核查 财务管理中心总监（或授权人）批准 由行政部指定专人发放 财务管理中心入帐2、 报支时间：请享受此项待遇的人员在每月5日前（每月限报1次）自行准备上月职务津贴的合法票据并根据不同消费项目填列相关报销凭证(办公费用等行政费用使用“支付费用统一凭证”；通讯费用使用“通讯费报支专用凭证”；业务招待费使用“业务招待费报销凭证”；差旅费使用“差旅费报销单”，最高金额不得超过薪资调整通知书中“职务津贴”的额度。分公司人事行政部于10日前报总部，总部按以上流程审核批准后在每月15日158、之前由各地人事部门统一发放。3、 报销凭证要求：享受职务津贴的人员应按允许报销的额度填制单据，并附上相应的合法发票，否则不予报销。4、 报销额度要求：如所附发票金额大于允许报销额度，只能在允许额度内报销，并在多余金额的发票上写上实报金额；如所附发票金额小于允许报销额度，则按发票上的金额报销，差额部分将在下月工资中支付，并由公司代扣代缴个人所得税。5、 帐务系统入帐规范：总部行政部相关人员把已审批的报销单据交给财务人员，财务人员按会计制度的要求，按报支金额分别作为办公费用、招待费、差旅费入帐。6、 管理报表入帐规范：总部行政部相关人员负责统一收集XX家电 年 月职务津贴统计表，不得遗漏，并在每月159、15日前将本月收集的XX家电 年 月职务津贴统计表提供给管理报表编制人员；管理报表编制人员在编制管理报表时应把职务津贴作为人工费用统计，按职务津贴报销人的归属部门分别计入管理报表人工费用中的福利费上面，并作好备注；同时应相应扣减办公费用、招待费用、差旅费，确保管理报表数据的准确。五、 XX家电 年 月职务津贴明细表、XX家电 年 月职务津贴统计表、XX家电 年 月职务津贴汇总表附后。本规定自2003年9月1日起执行。第九节 总部与上海分公司财务部日常费用收支、借款等业务的规定因上海分公司和总部各个职能部门的会计核算在同一帐套内，为了进一步的规范日常费用收支，借款等业务，经财务管理中心研究作出如160、下规定： 1， 原则上按费用归属部门报支，费用属于总部各职能部门承担的在总部出纳处报支，费用属于上海分公司各部门的承担的在上海分公司出纳处报支。2， 由中心总部行政部统一采购，费用归属于外地分公司承担或上海分公司及外地分公司共同承担的在上海分公司出纳处报支。3， 由中心总部行政部统一采购，费用归属于其他产业部（如永固、高地等）承担在上海分公司出纳处报支。4， 由中心总部行政部统一采购，费用归属于总部各职能部门与上海分公司各部门共同承担的在总部出纳处报支。5， 分公司和总部各职能部门经理级以上车辆补贴在总部出纳处报支。6， 归属于工会与食堂的费用在总部出纳处报支。7， 总部各职能部门职工的借款、161、归还由总部出纳负责监控催收，上海分公司各部门职工的借款、归还由上海分公司出纳负责监控催收。8， 总部各职能部门职工罚款收入、其他收入交总部出纳，上海分公司各部门职工罚款收入、其他收入交上海分公司出纳。上海XX家用电器有限公司的内部往来对帐由上海分公司财务部负责核对。第十节 关于各分公司连锁门店营业用电话费报支额度的规定摘自沪永家电 (2002)行字第44号为加强各门店办公电话的管理，严格控制电话费用，杜绝费用不合理增长，达到增收节支的目的，特做如下规定：一、 从十月一日起，总部对各分公司所有门店营业用电话予以考核，每月电话费用报支额度与月销售额挂钩。二、 批准使用的宽带(ADSL)专用电话、P162、OS机(刷卡)专用电话，系统数据传输专用电话的费用不在考核范围之内，费用实报。三、 公共场合使用的电话，原则安装插卡电话，特殊场合使用投币电话，由商场指定专人管理。促销员必须使用插卡的电话，费用由本人承担。四、 各门店使用的电话都必须独立，不与其他部门合用，便于考核。五、 各门店电话费用在规定额度内报支，超额部分由门店自负，分摊参考比例；门店经理20%；厅经理10%，柜长(仓库主管)60%，干事10%。六、 各门店收取的投币电话费、促销员的插卡电话费可以冲抵超额部分话费，但必须有收、支记录。七、 月销售额与电话费用报支额度对照表：月销售额月电话费用报支额度3000万元以上5000元以下2500163、3000万元4500元以下20002500万元4000元以下15002000万元3500元以下10001500万元3000元以下8001000万元2500元以下600800万元2000元以下600万元以下1500元以下八、 上海区各门店费用报支情况由总部行政部监督执行并审核。九、 江苏分公司、浙江分公司各门店报支情况由各分公司监督执行并审核，每月执行情况报总部行政部备案。 第四章 审批类管理制度第一节 总部费用预批内容及报批流程摘自永2003财（规）字第0002号为规范总部各职能部门的行政管理费用审批制度，严格控制总部职能部门费用的预算内支出，特制订如下审批制度，请各职能部门严格遵守并执行。总164、的原则：严格执行总部各职能中心费用预算制；各项费用支出的合理化、合法化、规范化。月度计划由各部门制定，各中心总监汇总审核，主管副总裁（总裁）审批执行，主管副总裁（总裁）审批过的月度计划内费用报销时不再审批，只对超出计划部分进行审批。对没有制定月度计划的费用项目，按下列程序审批报销。一、人工费用费用内容：包括所有人员工资、奖金、饭贴、劳保费、外派人员补贴等支出基本原则：人力资源中心制定人工费用的各项标准和月度计划，经分管副总裁和总裁批准后，各职能管理中心必须严格遵守人力资源中心规定的核定人员编制。人员工资、奖金、饭贴薪金标准，总部由总部行政部统一制表发放。预批内容：职能部门提供人员编制、工资福利165、标准、月度计划人力资源中心总监审核分管副总裁审批。报批流程：人力资源中心编制工资奖金表各中心总监审核人力资源中心总监审核分管副总裁审批出纳检查付款二、广告费用费用内容：包括各类公司对外形象宣传广告费等预批内容：根据广告费收支管理制度，营销管理中心制定广告收支计划连锁管理中心确定传播途径和费用集团总裁审批报批流程：预批报批流程见永2003连(规)字第0301号关于广告费用审批流程的通知书【招聘广告费：人事部申请人力资源中心总监审批分管副总裁审批财务管理中心总监或授权人（限5000元以下）审核出纳检查付款】三、办公租赁费用费用内容：总部自用办公场地的租金、租入办公设备等预批内容：总部行政部选址（选166、出租公司）、谈判、审核总裁办主任审批集团总裁审批签订合同。报批流程：总部行政部申请总裁办主任审核财务管理中心总监或被授权人按合同复审出纳检查付款四、办公费用1、 水电费：用水、电、热、暖、冷气等费用预批内容：电力等基础配备、使用制度、管理办法，总部行政部后勤保障部根据季节、面积制定每月费用计划主管副总裁审批。报批流程：总部行政部申请总部行政部经理审核主管副总裁审批财务管理中心总监或授权人审核出纳检查付款2、 固定电话：固定电话费及其初装、移机等费用预批内容：固定电话配备和话费标准、管理办法,各中心提出月度话费计划总部行政部经理审核主管副总裁审批报批流程：总部行政部申请总部行政部经理审核主管副总167、裁审批-财务管理中心总监或授权人审核出纳检查付款3、 移动通讯：手机费、寻呼费、入网费等预批内容：申请人根据岗位需要提出申请所属职能中心总监同意总部行政部审核总部行政部经理审核报批流程：使用人申请部门经理证明各职能中心总监或授权人审核总部行政部经理审核财务管理中心总监或授权人审核总部出纳检查付款4、 纸张费用：印刷的各种帐表、购买的发票、打印纸等费用 5、 办公用品：办公用品、笔墨、标价牌、名片、邮寄、书报等费用预批内容：纸张及办公用品管理制度，总部行政部制定月度费用计划主管副总裁审批报批流程：总部行政部申请总部行政部经理审核主管副总裁审批财务管理中心总监或授权人审核（限5000元以下）总部出168、纳检查付款五、非经常性财务费用费用内容：工商年检费、各项税金缴纳、报表审计、税务统计财务等咨询费用、聘请会计师事务所进行查帐、验资、资产评估、清帐发生的费用，借款银票质押费用。报批流程：分公司财务部申请财务管理中心总监核准集团总裁审批（5000元以上）出纳检查付款六、工商费用费用内容：各项工商注册、年检费用等报批流程：总部行政部申请集团总裁审批财务管理中心总监或授权人审核（限1000元以下）出纳检查付款七、差旅费1） 行政车辆: 行政生活车辆耗油费、过路过桥费、停车费、年检费、养路费等。2） 出差费用: 因公出差发生的乘车费、月票费、住宿费、船票、机票等；出差补贴 3） 租借宿舍: 外派人员因169、工作需要租借房屋的租金及相关费用 预批内容：行政车辆配备和使用管理制度，出差费用标准和管理办法，总部各中心制定月度费用预算总部行政部审核主管副总裁审批报批流程：部门经理审核所属职能中心总监审核财务管理中心总监或授权人审核（限500元以下）出纳检查付款八、招待费用费用内容: 因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送存货、外协商品补贴等预批内容：招待费管理制度，使用人预申请部门经理审核所属职能中心总监审核分管总裁审批（400元以上）（副总监以上人员的招待费预申请由分管总裁直接审批）报批流程：批准额度内，部门经理审核出纳检查付款超过批准额度，部门经理审核所属职能中心总监审核分管总裁审批财务管理中心总监或170、授权人审核出纳检查付款九、保险费用1、财产保险费用内容：对总部和分公司财产等投保而交纳的各项保费预批内容：总裁办制定公司财产保险计划和预算集团总裁审批报批流程：总部行政部申请总裁办主任审批集团主管副总裁审批财务管理中心总监或授权人审核出纳检查付款2、人身保险（不在费用中列支，列入福利基金）费用内容：员工投保而交纳的各项保费预批内容：人力资源中心制定员工保险计划和预算集团主管副总裁审批报批流程：人事部申请人力资源中心总监审核集团主管副总裁审批财务管理中心总监或授权人审核出纳检查付款十、修理费用费用内容：包括自购车辆的维修保养、以及电脑、传真、复印机以及家用电器等财产的维修以及购置的修理配件等1、171、 运输车辆维修保养预批内容：公司财物修理制度，物流中心制定月度保养修理计划和费用预算主管副总裁审批 车辆大中型维修或保养的预批：物流中心提出申请物流中心总监审核主管副总裁审批报批流程：有申请且使用额在申请额度内：物流中心总监审核财务管理中心总监或授权人审核出纳检查付款无申请或使用额超过申请额度：物流中心总监审核主管副总裁审批（超支200元以上）财务管理中心总监或授权人审核出纳检查付款2、 其他财产维修保养预批内容：公司财物修理制度，总部行政部制定月度修理计划和费用预算主管副总裁审批 财产大中型维修或保养的预批：总部行政部提出申请总部行政部经理审核-总裁办主任审核主管副总裁审批报批流程：有申请且172、使用额在申请额度内：总部行政部审核财务管理中心总监或授权人审核出纳检查付款无申请或使用额超过申请额度：总部行政部经理审核主管副总裁审批（超支200元以上）财务管理中心总监或授权人审核出纳检查付款十一、财产盈亏费用内容：公司各项财产（非商品存货）的报损、报溢金额（不包括非正常损失）报批流程：损失部门申请总部行政部经理审核总裁办主任审核财务管理中心总监审核集团总裁审批。十二、装修费用费用内容：房屋以及办公楼房的日常装修支出等预批内容：总部行政部申请装修计划、合同、房产公司制定的预算集团总裁审批报批流程：总部行政部申请房产公司项目经理审核房产公司总经理审批集团总裁审批财务管理中心总监或授权人（200173、0元以下）审核出纳检查付款十三、咨询费、聘请中介机构费费用内容：向工商、消防等部门开展咨询业务的费用 报批流程：相关部门申请相关职能中心总监审核集团总裁审批财务管理中心总监或授权人（200元以下）审核出纳检查付款十四、固定资产的采购预批内容：申请部门中心总监审核总部行政部经理审批总裁办主任审批集团总裁审批财务管理中心总监审核财务管理中心资产管理员审核后勤保障部资产管理员审核报批流程：在申请额内：后勤保障部资产管理员审核财务管理中心资产管理员审核出纳检查付款超过申请额：总部行政部经理审批总裁办主任审批集团总裁审批财务管理中心总监审核财务管理中心资产管理员审核后勤保障部资产管理员审核第二节 分公司174、费用报批制度及流程摘自永2003财（规）字第0003号 为统一各分公司费用审批制度，更好地加强费用的统一监管和集中控制，特制订如下审批制度，各分公司如有补充修订，必需报财务管理中心审批备案后方可执行。总原则：预算内费用支出的合理化、合法化、规范化、总经理责任化；预算外费用支出实行报批制。分公司总经理对总裁下达的年度费用总额和费用率指标负责，执行各职能管理中心制定的各项费用标准和管理办法，或分公司结合实际自行制定的，经总部相关职能中心批准的标准。分公司各部门、门店制定费用预算或计划，由分公司财务部平衡，在总裁下达的年度费用总额和费用率指标内的总经理有权直接批准执行，超出的需总裁批准后执行。 一、175、人工费用费用内容：包括所有人员工资、奖金、促销费、饭贴、劳动保险费等支出基本原则：分公司必须根据总公司的薪金提取总额规定，制定相应人员工资、奖金标准，报总公司人事管理中心审批，交财务管理中心备案后实施。促销费开支必须报总部营销管理中心审批，经财务管理中心备案后实施。饭贴根据总部行政部规定进行发放。劳动保险费根据当地规定经总部行政部、财务管理中心审批后提取。报批流程：（分公司行政）人事行政部制工资报表-各部门经理审核-人事行政部经理核准- 财务部经理审核 - 总经理审批。报批流程：（门店）人事行政部制工资报表-各门店经理审核-人事行政部经理核准- 财务部经理审核-总经理审批。 （超出预算外人工费176、用）上报总部-总部行政部经理-集团主管副总裁二、物流费用1、运杂费用：指门店之间的商品调拨费用和配送费用等，包括：自有车通行费、停车费、燃料费等；外叫车费用。基本原则：自有车辆按照物流管理中心的规定进行规范管理，对购买的燃料财务上必须进行列帐处理，并根据每月实际耗用数进行核消；购燃料必须开具增值税发票，并按规定进行抵扣（成立物流公司的分公司除外）。长期外叫车辆应签订合同，交付一定数量的押金，并交分公司财务部备案。报批流程：物流部经理核准（附运输清单）-财务部经理审核-总经理审批。2、保管费用：包括外仓租金、内仓租金、以及其他有关仓储支出等基本原则：分公司外借仓库的租赁合同，必须经物流管理中心总177、监、集团总裁审批，报财务管理中心备案后实施。报批流程：物流部仓库主管申请-物流部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。 （超出预算外物流费用）上报总部-物流管理中心总监-集团总裁三、广告费用费用内容：包括各类媒体广告性、宣传性支出，DM、展台等支出以及应向厂方可收部分的收入。基本原则：分公司所有广告费用支出计划，均应报营销管理中心审批，并必须附广告收入清单，报送分公司财务部备案后，在计划内执行。报批流程：营销部市场科申请（附发票清单）-营销部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。(注:具体预批报批流程见永2003连(规)字第0301号关于广告费用审批流程的通知书.)注：由分公司营销部、市场科根178、据总部下达的销售计划制定广告计划和成本预算，经总经理审批后报总部营销管理中心核准广告内容。连锁管理中心审核传播途途径和传媒费用,每期广告费业务部都必须制定详细的回收计划并交财务部备案。财务部凭广告成本预算和应收计划进行支付，没有应收计划、超出预算和应收未完成的，财务部有权停止付款。 （超出预算外广告费用）上报总部-营销管理中心总监-连锁管理中心总监-集团总裁四、租赁费用1、租赁支出：有关经营性租赁店面的租赁费、管理费等基本原则：连锁管理中心根据公司发展需要负责门店的开发工作，包括选址、租赁费的谈判工作等；总部行政部负责审核合同条款的严谨性、合法性；租赁合同的最终由总裁签定。合同签定后原件必须交179、总部行政部统一管理，并交财务管理中心、分公司财务部、分公司人事行政部、分公司连锁管理部备案。公司自购经营用房的折旧费在管理报表中列入本费用中核算。报批流程：门店经理审核（附正规发票）-连锁管理部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。2、租赁收入：各供应商租赁摊位以及店面转租、展示厅等收入基本原则：转租合同交财务部备案 报批流程：门店经理审核（附正规发票）-营销管理部经理审核-总经理审批。五、办公费用基本原则：办公费用中电费原则上必须开具增值税发票，供财务作为抵扣入帐；移动电话费按总公司报支标准报支，超报支标准的按预算外规定进行审批。1、水电费：用水、电、热、暖、冷气等费用。报批流程：（分公司行180、政）人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。报批流程：（门店）门店经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。2、固定电话：固定电话费及其初装、移机等费用报批流程：（分公司行政）人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。 报批流程：（门店）门店经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。3、移动通讯：手机费、寻呼费、入网费等 报批流程：部门（门店）经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。4、办公租金：各分公司以及区域自用办公地方的租金等（租赁合同必须经总部行政部经理，集团总裁审批）报批流程：人事行政部经理审核申请-财务部经理审核-总经181、理审批。5、纸张费用：印刷的各种帐表、购买的发票、打印纸等费用报批流程：部门（门店）经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。6、办公用品：办公用品、笔墨、标价牌、名片、邮寄、书报等费用报批流程：人事行政干事制单（附清单）-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。（超出预算外所有办公费用）上报总部-总部行政部经理-集团主管副总裁六、税金及银行费用内容：工商年检费、各项税金缴纳、报表审计、税务财务等咨询费用、银行利息费用等。基本原则：对分公司发生的以上费用必须用书面请示财务管理中心总监，经审批后支付。报批流程：财务经理制单确认-总经理审批。 （超出预算外税金等）上报总部-182、集团总裁七、其他费用基本原则：出差费用中出租车费应严格控制，住宿费、出差补贴、外派补贴、乘坐标准按总公司规定报支；保险方案应报总经办主管领导确认后实施，并对返入部分进行入帐；发生的各项罚款、修理费用、商品盘亏等属个人责任的应由本人负责，不得作为费用列支。1、差旅费行政车辆: 行政生活车辆耗油费、过路过桥费、停车费、年检费、养路费、报批流程：车辆主管审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。出差费用: 因公出差发生的乘车费、月票费、住宿费、船票、机票等；出差补贴报批流程：部门经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。（报支额度按公司差旅费开支标准执行）租借宿舍: 因工183、作需要租借房屋的租金及相关费用报批流程： 人事行政干事制单-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。外派补贴：因工作需要总部外派外地分公司的各级管理人员的每月津贴由总部统一处理，并将发生额转入各分公司。2、招待费用: 因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送存货、外协商品补贴等 报批流程：部门经理预申请（填申请表）-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。 （超出预算外招待费用）上报总部-总部行政部经理-集团主管副总裁3、保险费用：对分公司财产等投保而交纳的各项保费（保险计划必须由分公司人事行政部申请，经集团总裁办分管副主任、集团主管副总裁审批后执行） 报批流程：人事行政干事制单-184、人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理维修以及购置的修理配件等 报批流程：（车辆）车管确认-物流部经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批 报批流程：（其它）门店经理-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批 （超出预算外修理费用）上报总部-物流（人事行政）管理中心总监审核-集团主管副总裁总裁审批4、存货盈亏：库存商品的报损、报溢金额（不包括非正常损失）报批流程：（总仓）物流部经理审核-营销部经理确认-财务部经理确认-总经理审批。报批流程：（门店）门店经理审核-营销部经理确认-财务部经理确认-总经理审批上述报批只能列入待处理帐户。注：所有存货盈亏最终处理需报总部财务管185、理中心总监、集团总裁核准。5、装修费用：租借房屋以及经营店面的日常装修支出,自有产权房屋的装修改造等（装修费用必须将计划报总公司连锁管理中心、集团总裁审批后，在计划内列支）报批流程：门店经理审核-连锁管理部经理确认-财务部经理审核-总经理审批。 （超出预算外装修费用）上报总部-连锁管理中心总监-集团总裁6、咨询费、聘请中介机构费：向工商、税务、银行、统计、审计、消防等部门开展咨询业务的费用，聘请会计师事务所进行查帐、验资、资产评估、清帐发生的费用。报批流程：财务部经理确认-总经理审批-财务管理中心总监审核-集团总裁审批。7、工会经费：所属工会组织各种活动费用、疗养、所发放的奖品、生日蛋糕、工会186、探望职工的费用和补助等基本原则：工会费用使用计划必须上报总公司工会主席进行审批，并在计划内进行使用。报批流程：工会负责人-财务部经理确认-总经理审批。8、教育经费：用于职工培训费用、购买教材、参考资料等费用基本原则：外训人员需公司主管副总裁审批,到总部行政部办理手续并备案,购买相关参考资料（含录象、录音、光盘等）等必须由人事行政部进行登记后，方可报支，对职工参加相关培训必须签订服务期限合同，未签订的一律不得报支。报批流程：行政人事部核实登记-财务部经理审批-总经理审批。9、福利费：用于职工福利方面支出，如医药费报支等报批流程：行政管理部经理-财务部经理-总经理审批-分管副总裁审批。10、财产损187、失：固定资产、低易品正常报损、应收款项坏帐损失等基本原则：财产损失必须是除责任人赔偿外由公司承担的部分。报批流程：部门经理（行政部经理）申请-财务部经理审核-总经理审批-集团总裁审批。 八、各审批人职责1、出纳人员：对所有费用报销单据的合法性做最终的审核2、门店（部门）经理：对本门店（部门）人员所有费用内容发生的真实性、必要性、合理性审核3、物流部经理：对公司所有仓储运输过程中发生的一切费用的真实性、必要性、合规性审核4、连锁管理部经理：对所属范围内发生的费用的真实性、必要性、合规性进行审核5、人事行政部经理：对所属范围内发生的费用的真实性、必要性、合理性、合规性进行审核6、财务部经理：对公司188、所有费用报销的合理性、合法性以及真实有效性监控；负责对超出预算额度或总部有关职能部门规定的额度范围外的，向总部申报。7、分公司总经理：对公司在经营过程中所有费用预算的控制和审批8、职能中心总监：对各分管中心所有费用支出的计划性、平衡性进行审批。9、总部集团总裁：对董事会所授权的整个集团费用支出进行控制10.各分公司副总以上人员的个人费用支出报总部集团总裁审批11.严格费用入帐的及时性，按总公司规定，当月25日前费用必须在当月内报支，如因特殊情况，应先报分公司财务部备案。12.预批内容和流程参照总部的预批内容及流程。九、授权规定各审批人在符合以下条件的可以授权他人代为审批1.审批人外出时事前以书189、面形式将被授权人以及权限等报财务部和财务管理中心备案2.总经理对重要项目的授权必须得其上级总裁的批准3.审批人必须对被授权人在授权范围内的行为负责4.有明确管理制度并能准确计量的审核项目可授权专人负责5.有明确管理制度的固定费用可授权专人负责审批6.分公司总经理可以将400元以下的变动费用授权分公司副总审批十、适用范围本制度适用家电各分公司、家居公司、房产公司及其它经营性公司。 本制度从二00三年五月一日起实施，试行期三个月。第三节 出租车费报销的规定摘自永（2003）财通字第0076号公司报销出租车费是为解决员工出差目的地偏远，没有公共交通工具，或执行特别工作，不能或不方便乘坐公共交通工具的190、；但近来发现，出租车费随意报支现象严重，给公司带来不必要的损失。为有效控制出租车费用，特作如下补充规定：一、员工办事或出差原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：1、携有巨款或重要文件须确保安全的；2、收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；3、陪同重要客人外出，公司又未能配车的；4、在市内因办公事所到目的地偏远，没有公共交通工具或出差到外地,因公事从一地到另一地,没有直达交通工具的；5、出差到达新目的地当天，因对当地环境陌生且旅途辛苦可乘坐出租车；6、其他特殊情况或紧急情况需要乘坐出租车，且有正当理由的（报销时须详细说明原因）。二、员工报销出租车费时应凭合法出租车票报销，并在每张出租车票后面注明191、乘坐时间、起讫地点、事由、证明人，否则不予报销。（为准确注明这些事项，建议大家在取得出租车票后立即写上这些备注，以免事后不能准确回忆注明情况）三、乘坐出租车，需经部门经理同意方可报销；审核人员在审核出租车费时，应对报销人所申请的出租车费的真实性和必要性作出判断，无正当理由不准报销。出纳人员应对对所报费用报销单据的真实性、合法性做最终的审核,如有疑义,当事人不能作出合理解释的有权拒付。第四节 总部费用报销的时间安排及相关规范摘自永（2004）财通字第33号为了进一步的规范总部各个职能中心、各个部门的费用报销，保证费用的及时入帐，部门归属的准确，现经财务管理中心研究决定：1、 从2004年2月17192、日起，费用报销时间为每周的星期二和星期五，其余时间一般不再接受费用报销（特殊紧急情况经领导批准的除外）。2、 为了确保各个部门、各个职能中心当月的费用能及时报财务入帐，每月的最后一个星期不受第一条规定的限制，工作时间均可到财务管理中心报帐。3、 各个部门及职能中心在填写各种报销凭证时必须使用黑色或兰色水笔且书写规范，清楚填写所属部门及领款/经办人，如财务管理中心发现填写不符合规定的有权拒绝报销。4、 各个部门及职能中心要充分重视费用卡的登记，费用卡必须由本部门的预算执行人的签字且每月一张，不得跨月使用，且清楚填写当月的预算金额，报帐内容、报帐金额、预算节余，如财务管理中心发现费用卡填写不符合规193、定有权拒绝报销。 以上规定2004年2月17日即日起执行。第五节 家电类采购资金审批流程(上海地区)摘自永2003财（规）字第0028号一、 流程图：A、预付款流程图：业务员填资金使用申请单、返利结算登记表返利结算员审核进货结算员（台帐）审核营销部经理审核业务科长审核财务总监审批结算主管安排付款往来主管审核分公司总经理审批B、正常采购流程图 进货结算员（台帐）填资金使用申请单营销部经理审核业务科长审核业务员填返利结算表分公司总经理审批结算主管安排付款往来主管审核返利结算员审核C、代销联销流程图：进货结算员（台帐）填资金使用申请单业务员（台帐）拉销售清单并复核业务员填返利结算表业务科长审核营销部194、经理审核往来主管审核结算主管安排付款返利结算员审核分公司总经理审批二、 流程说明：（一）资金申请的前提：1、预付款：（1）核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；（2）合法合同规定有预付款内容。2、正常采购：（1）核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；（2）合法合同规定的正常采购内容；（3）对应货到票到。3、代销联销：（1）核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；（2）合法合同规定的代销联销内容；（3）代销联销销售单；（4）对应发票收到。（二）职责说明：1、业务员：（1）填制预付款“资金使用申请单”。填列申请部门、申请日期、供应商名称及相关资料、目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期195、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目等，并按合同规定的方式标明支付方式。必须保证字迹清晰、数据准确，内容完整。（2）保证预付款金额与合同规定相符，并在发票栏标明“预付款”（资本运作性质预付款标明“资本运作预付款”）。负责预付款后的进货、发票按合同规定到达，前批次预付款的货票未到位不能再申请预付款。（3）补充填写正常采购、代销联销方式的资金使用申请单上资料。补充填列目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期、现有库存、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目等资料，标明对支付方式，并对进货结算员所填“资金使用申请单”196、内容的准确性进行审核。（4）按合同规定结帐期拉代销联销的销售单，保证按规定结算。（5）填写“返利结算登记表”。真实准确地反映当期各种应收返利、补差、费用等，清晰准确填写“货物品类”“货物名称”“资金申请单编号”“应收金额”“结算方式”等内容。对于折扣折让中已填返利结算登记表但分次帐扣的，在“实收金额”“未收金额”栏注明，下次帐扣时在“备注”栏注明并写清上次“返利结算登记表”编号。（6）资本运作性质预付款必须在发票栏标明“打款奖励预付款”字样。（7）合同内容的修订，必须及时办理相关清帐、补充手续，并及时通知对应返利结算员，经销方式（经销、代销、联销）的变更必须及时更改合同资料信息，并反馈到往来主197、管。2、业务科长：（1）审核“目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目、支付方式”的真实准确性。（2）库存结构合理性控制。（3）确认合同的准确执行，对合同的准确执行负责，没有签订合同的采购不能付款。（4）供应商信用额度、帐期的审核。（5）本部门采购资金排款计划的审核，合理安排、控制。3、营销部经理：（1）审核所填资金使用申请单上内容的真实准确性，必须保证采购的必要性、应收的全面及时性、付款的合理性，对库存、销售、进货应扣帐项目的真实准确性负审核责任。（2）确保采购资金排款计划的合理性198、执行的准确性。（3）对于超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项，在与返利结算员沟通协调情况下，以文字注明方式作最后裁定，并对后期执行作出安排，负责最后的落实。（4）负责协助执行财务结算制度、供应商往来帐管理（前帐不清后帐不结）等有关规定。4、进货结算员（台帐）：（1）审核前一笔预付款的进货、发票到位情况，保证前期预付款货票两清。（2）保证发票及时入帐,按规定时间及时办理结算手续。（3）填制正常采购、代销联销方式的“资金使用申请单”。填列申请部门、申请日期、供应商名称及相关资料、进货品名、进货数量、进货单价、金额（进货栏小写金额）、发票号码、进货ID号等。必须保证字迹清晰、数据准确，内容199、完整。（4）保证正常采购、代销联销方式下的货票对应。（5）发票上反映的正常折扣折让的必须以负数清晰地在进货栏单列，并填写“返利结算登记表”反映折扣折让。（6）销售退货的及时帐扣。（7）对资金申请付款内容作出登记，并跟踪。5、返利结算员：（1）审核“资金使用申请单”及“返利结算登记表”上各种应收返利、补差、费用等的及时准确性，保证对应合同条款的执行。返利结算员没有与供应商协商相关帐扣的权利。（2）超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项，应及时与营销部经理沟通协调，在营销部经理作出与合同不符条款的处理决定后，有权要求营销部经理注明理由、安排落实；上述应帐扣项目的最后确认权在业务部门营销经理。200、返利结算员负责对合同外或不符合同的帐扣进行执行并登记跟踪，定期汇总分析并报营销经理。（3）审核“返利结算登记表”填列内容的完整性，并在“合计栏”填写大写金额。审核折扣折让中已填返利结算登记表但分次帐扣的是否在“实收金额”“未收金额”或“备注”栏注明并写清上次“返利结算登记表”编号。（4）资本运作性质预付款必须有财务管理中心资本运作专员确认的合法合同并背书才能通过。（5）及时开具相关费用发票，并跟踪已扣款部分（折扣折让）发票的及时回收。（6）注意常规与非常规（特价机、包销买断、资本运作等）合同返利政策的区别。（7）负责扣款后大写金额的确认填写。（8）各种已收返利、补差、费用等登记工作，应收、已收201、及时与业务员信息共享。6、往来主管：（1）查看对应供应商的往来帐，并与往来对帐员协调，按规定要求供应商及时配合对帐，保证双方帐务准确对应，行使对往来结算中不符合公司规定的供应商行使拒付的权力。注意下列情况：A、执行往来结算前帐不清后帐不结的规定。B、被列入往来黑名单的供应商，拒绝付款。C、改变经营方式的前帐不清后帐不结等。（2）前一笔预付款的货票回收控制。（3）经销方式（经销、代销、联销）、结算方式（预付款、正常付款）的控制。（4）统购分销、大盘合同结算点的控制。（5）审查资金使用申请单票面清晰度，内容填列的标准齐全性。金额不得涂改、划线，发现有涂改、划线现象，必须要求当事人说明并在涂改、划线202、处签字确认。对于票面不清、涂改、划线严重的，可要求重填。（6）审核大小写金额计算的准确性、票据的齐全合规性、票面的整洁等；如与大小写合计不符，应及时按倒程序打回或要求重申请。往来主管不得更改大小写金额。7、分公司总经理：（1）负责采购、销售指导政策的出台，并落实到资金结算的指导性操作。（2）统筹分公司的资金计划、使用，保证资金周转和效益。（3）计划内付款的审批：A、视听、手机、数码IT类：3万元及以上；B、小白、小黑类：5万及以上；C、彩电、空调、冰洗类：10万及以上D、所有预付款性质资金申请；E、结束合作品牌最后一次付款；F、黑名单上供应商恢复往来的第一次付款；G、分公司确定并报备案的审批范203、围。（4）所有计划外付款审批，必须严格计划外采购资金结算的必要性控制。（5）公司整体利益的保证。8、财务总监：（上海地区）（1）资金计划的全面控制。（2）预付款必要性的审核。（3）资本运作性质付款的审批。9、结算主管：（1）收集整理供应商结算资料（名称、对应品类、银行帐号、授权联系人等）。（2）审核结算流程的执行环节是否到位，签字手续是否完备，有签字程序的最后确认权。（3）审核“资金使用申请单”与“采购资金排款计划表”的对应性。（4）结算时间的控制，资金使用申请单上“付款日期”的确定。（5）负责安排结算供应商身份的确认，安排办理付款确认书等结算手续，保证结算的安全准确。（6）按公司结算规定合理204、安排资金，确定付款时间，保证及时准确按大写金额付款。（7）采购资金排款计划表的执行登记并分析。三、 采购资金排款计划表1、报表格式： 采购资金排款计划表-*品类：月 日至 日供应商名称品牌结算种类（预付款、正常采购、代销联销）排款金额（万元）应扣金额（万元）应付金额（万元）结算方式（银票、商票、延期支票、现票）增票额（万元）备注合计业务员：业务科长：2、报表说明：（1）报表主题中“-*”表示业务员名字，如“采购资金排款计划表王峰”。（2）“结算种类”“结算方式”按附注对应项填列。（3）“排款金额”为进货结算金额，“应扣金额”为各种应收返利、补差、费用等合计，“应付金额”=“排款金额”-“应扣金205、额”。（4）“增票金额”由业务员填写，进货结算员负责审核，并在备注栏表述。（5）填报依据：A、以对应结算种类的资金申请前提为主要依据。B、彩电类、空调类、冰洗类：周五前达到货票两清资金申请条件。C、小白类、小黑类：下周属于规定结算期内，并且在结算时间（12号或28号）前二天，基本确定能够达到货票两清资金申请条件的。D、视听类：下周二前，基本确定能够达到货票两清资金申请条件的。E、手机类：下周三前，基本确定能够达到货票两清资金申请条件的。F、数码IT类：下周一前，基本确定能够达到货票两清资金申请条件的。G、结算时间如有调整，以上时间可作出相应变动。（6）本表由业务员完整填列后，交对应业务科长审核206、。业务员必须事前作出合理安排，及时与供应商进行洽谈协商，保证进货金额、帐扣金额的准确合理，保证计划严肃执行。（7）审核后的资金排款计划表，报营销部经理、对应品类进货结算员、结算主管各一份，作为结算付款依据。（8）审核后的采购资金排款计划表，是进货结算员进行资金申请、结算主管安排资金的主要依据。具体资金申请在排款额内按规定程序办理。（9）结算主管负责采购资金排款计划表的调剂、汇总并上报总部资金管理专员（作为“资金收支计划周报表”的组成）；每月1号将上月采购资金排款计划执行情况分析表上报营销管理部（中心）、总部资金管理专员（表格另行规定）。3、报表报送时间规定：（1）每周五下午三点前报下周采购资金207、排款计划表。（2）彩电类、空调类、冰洗类、视听类、手机类、数码IT类：每周五下午三点前报达。（3）小白类、小黑类：下周为规定的每月12号、28号结算期，则本周四、五下午三点前报达。四、 相关规定：1、资金使用申请单的填制要求：（1）不同品牌必须分开填列清楚；（2）资金申请单上填写不下，可附明细清单；（3）特价机必须在申请单上注明，并且列出特价机金额以及规格型号和适用的返利政策；（4）不能有大量涂改痕迹，保持字迹清晰容易理解。必须保证字迹清晰、数据准确，内容完整。2、资金使用申请单的审核传递过程：（1）业务员跟单完成资金申请单的业务部门审核流程（业务员业务科长营销部经理）。（2）业务员负责在对应208、品类结算日期前一天将资金使用申请单集中转交返利结算员，并自动按返利结算员往来主管结算主管程序转交。（3）业务员交单时应使用专门文件袋装好，并注明资金使用申请单份数,各程序应及时完成审核并准确移交下一程序。财务程序必须在一天内完成。（4）财务审核流程内，如有问题，必须由业务员进行跟单补办手续；不得将资金使用申请单交供应商。（5）供应商直接到财务结算柜办理结算手续。（6）资金使用申请单不得在供应商手中流动。3、采购资金排款计划外资金开支规定：（1）按对应结算种类的审核流程审核。（2）必须经过财务总监审批，分公司由财务经理代行审批。（3）结算主管优先安排计划内采购资金，计划外采购资金控制支付；计划外209、资金作为计划执行的超支项列入计划分析内容。（4）计划外采购资金的支付，每月以分公司为单位向总部财务管理中心资金管理专员单列明细报告，总部将作为分公司资金管理的参考考核指标。4、执行说明：（1）符合审核内容职责要求的才能签字通过，不准有有资金使用申请违反规定却签字的行为；审核不符时，在相关领导（流程上规定具有特定权力）批准的前提下，相关岗位可以注明自己的意见以备查。（2）各审核岗位审核后，必须签全名并标明签字时间；对于没有按规定时间接收的资金使用申请单，相关审核人员可以标明签字日期、时点，以明确职责。（3）各审核程序对各自范围内职责负责，下级程序有对前面违反规定的审核进行追查的义务。（4）分公司210、根据具体情况作出的适当调整(程序精简、审核职责合并)，必须报总部资金管理专员经批准后执行。（5）相关审核岗位授权，必须要有公司认可的授权委托书，并报结算主管备案。（6）各分公司结算主管，必须及时以书面形式对各审核人员的变动进行登记并上报总部。（7）本规定从二00三年八月二十六日起执行，解释权在总部财务管理中心资金管理专员第六节 家电类采购资金审批流程（非上海地区）摘自永2003财（规）字第 0029号一、流程图：业务员填资金使用申请单、返利结算登记表返利结算员审核进货结算员（台帐）审核营销部经理审核业务科长审核财务经理审核分公司总经理审批往来主管审核结算主管安排付款二、流程说明：1、资金申请的211、前提：（1）预付款：A、核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；B、合法合同规定有预付款内容。（2）正常采购：A、核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；B、合法合同规定的正常采购内容；C、对应货到票到。（3）代销联销：A、核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；B、合法合同规定的代销联销内容；C、代销联销销售单；D、对应发票收到。2、职责说明：（1）业务员：A、填制“资金使用申请单”。填列申请部门、申请日期、供应商名称及相关资料、目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目等，并按合同212、规定的方式标明支付方式。必须保证字迹清晰、数据准确，内容完整。B、保证预付款金额与合同规定相符，并在发票栏标明“预付款”。负责预付款后的进货、发票按合同规定到达，前批次预付款的货票未到位不能再申请预付款。 C、按合同规定结帐期拉代销联销的销售单，保证按规定结算。D、填写“返利结算登记表”。真实准确地反映当期各种应收返利、补差、费用等，清晰准确填写“货物品类”“货物名称”“资金申请单编号”“应收金额”“结算方式”等内容。对于折扣折让中已填返利结算登记表但分次帐扣的，在“实收金额”“未收金额”栏注明，下次帐扣时在“备注”栏注明并写清上次“返利结算登记表”编号。E、合同内容的修订，必须及时办理相关清213、帐、补充手续，并及时通知对应返利结算员，经销方式（经销、代销、联销）的变更必须及时更改合同资料信息，并反馈到往来主管。（2）业务科长：A、审核“目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目、支付方式”的真实准确性。B、库存结构的合理性控制。C、确认合同的准确执行，对合同的准确执行负责，没有签订合同的采购不能付款。D、供应商信用额度、帐期的审核。E、本部门采购资金排款计划的审核，合理安排、控制。（3）营销部经理：A、审核所填资金使用申请单上内容的真实准确性，必须保证采购的必要性、应收的全面214、及时性、付款的合理性，对库存、销售、进货应扣帐项目的真实准确性负审核责任。B、确保采购资金排款计划的合理性、执行的准确性。C、对于超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项，在与返利结算员沟通协调情况下，以文字注明方式作最后裁定，并对后期执行作出安排，负责最后的落实。D、负责协助执行财务结算制度、供应商往来帐管理（前帐不清后帐不结）等有关规定。（4）进货结算员（台帐）：A、审核前一笔预付款的进货、发票到位情况，保证前期预付款货票两清。B、保证发票及时入帐,按规定时间及时办理结算手续。C、审核正常采购、代销联销方式下的货票到位情况，保证付款金额与发票金额的对应。D、发票上反映的正常折扣折让的必215、须以负数清晰地在进货栏单列，并填写“返利结算登记表”反映折扣折让。E、销售退货的及时帐扣。F、对资金申请付款内容作出登记，并跟踪。（5）返利结算员：A、审核“资金使用申请单”及“返利结算登记表”上各种应收返利、补差、费用等的及时准确性，保证对应合同条款的执行。B、超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项，应及时与营销部经理沟通协调，在营销部经理作出与合同不符条款的处理决定后，有权要求营销部经理注明理由、安排落实；上述应帐扣项目的最后确认权在业务部门营销经理。返利结算员负责执行并登记跟踪。C、审核“返利结算登记表”填列内容的完整性，并在“合计栏”填写大写金额。审核折扣折让中已填返利结算登记表216、但分次帐扣的是否在“实收金额”“未收金额”或“备注”栏注明并写清上次“返利结算登记表”编号。D、及时开具相关费用发票，并跟踪已扣款部分（折扣折让）发票的及时回收。E、注意常规与非常规（特价机、包销买断、资本运作等）合同返利政策的区别。F、负责扣款后大写金额的确认填写。G、各种已收返利、补差、费用等登记工作，应收、已收及时与业务员信息共享。（6）往来主管：A、查看对应供应商的往来帐，并与往来对帐员协调，按规定要求供应商及时配合对帐，保证双方帐务准确对应，行使对往来结算中不符合公司规定的供应商行使拒付的权力。注意下列情况：a、执行往来结算前帐不清后帐不结的规定。b、被列入往来黑名单的供应商，拒绝付217、款。c、改变经营方式的前帐不清后帐不结等。B、前一笔预付款的货票回收控制。C、统购分销、大盘合同结算点的控制。D、经销方式（经销、代销、联销）、结算方式（预付款、正常付款）的控制。E、审核资金使用申请单票面清晰度，内容填列的标准齐全性。金额不得涂改、划线，发现有涂改、划线现象，必须要求当事人说明并在涂改、划线处签字确认。对于票面不清、涂改、划线严重的，可要求重填。F、审核大小金额计算的准确性、票据的齐全合规性；如与大小写合计不符，应及时按倒程序打回或要求重申请。往来主管不得更改大小写金额。（7）分公司总经理：A、负责采购、销售指导政策的出台，并落实到资金结算的指导性操作。B、统筹分公司的资金计218、划、使用，保证资金周转和效益。C、计划内付款的审批：a、视听、手机、数码IT类：3万元及以上；b、小白、小黑类：5万及以上；c、彩电、空调、冰洗类：10万及以上d、所有预付款性质资金申请；e、结束合作品牌最后一次付款；f、黑名单上供应商恢复往来的第一次付款；g、分公司确定并报备案的审批范围。D、计划外付款审批，必须严格计划外采购资金结算的必要性控制。E、公司整体利益的保证。（8）财务经理：A、财务手续的全面审核。B、资金计划、结算的整体把握。（9）结算主管：A、收集整理供应商结算资料（名称、对应品类、银行帐号、授权联系人、）。B、审核结算流程的执行环节是否到位，签字手续是否完备，有签字程序的最219、后确认权。C、审核“资金使用申请单”与“采购资金排款计划表”的对应性。D、结算时间的控制，资金使用申请单上“付款日期”的确定。E、负责安排结算供应商身份的确认，安排办理付款确认书等结算手续，保证结算的安全准确。F、按公司结算规定合理安排资金，确定付款时间，保证及时准确按大写金额付款。G、采购资金排款计划表的执行登记并分析。三、采购资金排款计划表1、报表格式： 采购资金排款计划表-*品类：月 日至 日供应商名称品牌结算种类（预付款、正常采购、代销联销）排款金额（万元）应扣金额（万元）应付金额（万元）结算方式（银票、商票、延期支票、现票）增票额（万元）备注合计业务员：业务科长：2、报表说明：（1）220、报表主题中“-*”表示业务员名字，如“采购资金排款计划表王峰”。（2）“结算种类”“结算方式”按附注对应项填列。（3）“排款金额”为进货结算金额，“应扣金额”为各种应收返利、补差、费用等合计，“应付金额”=“排款金额”-“应扣金额”。（4）“增票金额”由业务员填写，进货结算员负责审核，并在备注栏表述。（5）以对应结算种类的资金申请前提、规定结算时间为采购资金排款计划填报依据。（6）本表由业务员完整填列后，交对应业务科长审核。业务员必须事前作出合理安排，及时与供应商进行洽谈协商，保证进货金额、帐扣金额的准确合理，保证计划严肃执行。（7）审核后的资金排款计划表，报营销部经理、对应品类进货结算员、结221、算主管各一份，作为结算付款依据。（8）审核后的采购资金排款计划表，是进货结算员进行资金申请、结算主管安排资金的主要依据。具体资金申请在排款额内按规定程序办理。（9）结算主管负责采购资金排款计划表的调剂、汇总并上报总部资金管理专员（作为“资金收支计划周报表”的组成）；每月1号将上月采购资金排款计划执行情况分析表上报营销管理部（中心）、总部资金管理专员（表格另行规定）。3、报表报送时间规定：每周五下午三点前报下周采购资金排款计划表。四、相关规定：1、资金使用申请单的填制要求：（1）不同品牌必须分开填列清楚；（2）资金使用申请单上填写不下，可附明细清单；后附清单资料齐全准确的，可以在资金使用申请单上222、简写“见附件”。（3）特价机必须在申请单上注明，并且列出特价机金额以及规格型号和适用的返利政策；（4）不能有大量涂改痕迹，保持字迹清晰容易理解。必须保证字迹清晰、数据准确，内容完整。2、资金使用申请单的审核传递过程：由业务员在规定付款时间前一天完成全部资金使用单的跟单签字流程，资金使用申请单不得在供应商手中流动。3、采购资金排款计划外资金开支规定：（1）按对应结算种类的审核流程审核。（2）必须经过财务总监审批，分公司由财务经理代行审批。（3）结算主管优先安排计划内采购资金，计划外采购资金控制支付；计划外资金作为计划执行的超支项列入计划分析内容。（4）计划外采购资金的支付，每月以分公司为单位向总223、部财务管理中心资金管理专员单列明细报告，总部将作为分公司资金管理的参考考核指标。4、执行说明：（1）符合审核内容职责要求的才能签字通过，不准有有资金使用申请违反规定却签字的行为；审核不符时，在相关领导（流程上规定具有特定权力）批准的前提下，相关岗位可以注明自己的意见以备查。（2）限额内计划内资金的审批，无须总经理审批。（3）各审核程序对各自范围内职责负责，下级程序有对前面违反规定的审核进行追查的义务。（4）分公司根据具体情况作出的适当调整(程序精简、审核职责合并)，必须报总部资金管理专员经批准后执行。（5）相关审核岗位授权，必须要有公司认可的授权委托书，并报结算主管备案。（6）各分公司结算主管224、，必须及时以书面形式对各审核人员的变动进行登记并上报总部。（7）本规定自二00三年八月二十六日实施，解释权在总部财务管理中心资金管理专员。第七节 大额专项打款申请及跟踪评估规定摘自永2004财（规）字第0010号为了规范大额打款的申请流程，加强对大额采购资金的监督和管理，加速资金周转，提高资金使用利润率，保证资金安全，经与营销管理中心讨论，根据营销系统的实际情况，制定以下条款：一、 申请流程：品类经理申请营销部经理审核财务部经理审核分公司总经理审核营销中心总监审核财务中心总监审核总裁审核上述流程视打款额度而定，以下两种情况必须报请总部审核：1、 上海分公司单一品牌一次性打款超过800万的，需报225、请财务中心和营销中心审核，超过1000万的需报请总裁审核。2、 外省分公司单一品牌一次性打款超过300万的，需报请财务中心和营销中心审核，超过500万需报请总裁审核。二、 后期跟踪评估：1、 营销部要会同财务部对每次的大额专项打款做出及时、真实的评估，并给出评估结果和合理化的建议。2、 具体评估内容包括以下要点：商品的周转天数、商品的实际销售金额、库存金额、实际利润（含帐面和合同利润）、打款奖励总额及到位情况、项目回收及整个执行情况等。三、申请及评估过程必须填写大额专项打款申请及跟踪评估表（见附表）。四、本规定的生效：1、 本规定作为公司财务中心03年下发的家电类采购资金审批流程（上海地区）（226、2003财(规)字第29号）和家电类采购资金审批流程（非上海地区）（2003财(规)字第29号）的补充规定。2、 原已发文件于本文不符的，以本文为准。本制度的解释权归财务管理中心所有自2004年5月13日起实施附表： 大额专项打款申请及跟踪评估表申请部门：申请人：申请时间：品类、品牌供应商合同期限合同规模合同完成进度打款额度 大写： ￥：_打款方式 现款：支票 本票 电汇 其他_ 银行承兑汇票：3个月 6个月申 请 资 料执行状 况 预计销售天数：30天 45天 60天 实际销售天数： 75天 90天 还款计划： 还款情况： 销售额： 销售额： 目前库存金额： 库存金额： 合同利润： 实际利润227、（帐面+合同）： 打款奖励： 打款奖励及到位情况： 销售支持： 项目回收及执行状况：审 批评估结果及建议营销部经理财务部经理分公司总经理营销中心总监财务中心总监总 裁财务部经理确认说明：1、上海分公司单一品牌一次性打款超过800万的需报请财务中心和营销中心审核，超过1000万的需报请总裁审核。2、外省分公司单一品牌一次性打款超过300万需报请财务中心和营销中心审核，超过500万需报请总裁审核。3、最终评估由分公司财务部完成，需财务部经理签字确认，并报财务中心投资管理部。4、此表只做内部流转，严禁外泄。第八节 安装类采购资金审批流程摘自永2003财（规）字第0031号1、材料类别 常用材料是指用228、于小空调安装用的螺丝、角铁架、雨蓬、铜管，用于中央空调安装用的PVC管材、PPR管材、高分子板、电线、风口等。 专用材料是安装工程不常用的材料。2、采购付款流程A、 采购：仓库填写材料申请单采购员填写采购订单成本会计核实库存及价格工程部经理或售后服务中心经理签字确认返成本会计存档采购员采购仓库按实际数量验收、检验质量并作保管帐登记验收相符，送货单交成本会计进行电脑验收。B、 结算付款流程图：采购部经理审核仓库填写库存数量成本会计填资金使用申请单总经理审批财务部经理审核工程部付经理或售后服务中心经理审核 3、各职能部门的职责1、采购部门A、 除零星采购外，必须与供应商签订采购合同，收集供应商身份229、的资料信息。B、 根据材质、价格、送货要求做到货比三家。C、 根据仓库材料申请单，及时做好有关采购手续，确保材料使用的通畅。D、 预申请资金的，发票必须在三天内负责回收，经成本会计登记后交财务部。2、仓库A、 定期检查常用材料的库存安全量，对库存不足材料立即填写申请单。B、 及时做好材料的数量、质量验收，对不符合要求、有质量问题的材料，应当拒收，不得作入库处理。C、 对所有的材料必须设立仓存卡，建立仓库保管帐，及时登记材料的收发调存。D、 在资金申请单上据实准确填写申请当时的材料库存量，不得随意臆造。E、 做好仓库的卫生安全和材料分类整理工作。F、 所有出库材料一律凭材料出库单发货，特殊情况必230、须由成本会计签字，方可发货，并及时补出库单。G、 仓管人员必须自已发放材料，闲杂人员一律不得进入仓库。3、用材部门A、 对所使用的材料中，发现有质量问题应及时向采购部主管人员反映，通知成本会计立案，并对该批材料款止付，尽快解决问题，以避免公司利益受损。B、 对材料的采购申请和资金申请严格把关。C、 制作部外省现场采购材料的，派驻主管必须严格把关，监控材料的使用数量及采购价格。4、成本会计A、 保管采购合同。B、 严格按合同规定价格和仓库实收数量进行验收、发票结算、付款，正确把握进货款的付款期限，对有问题的材料款坚决拒付C、 执行中心规定的出入库制度，严格按照材料预算开具出库单，对超计划用料做好231、核实手续，防止在用料上浪费现象发生。D、 根据安全库存量监控库存的合理性，对超量进货和积压库存有权拒绝进货付款。E、 填制资金申请单，并附相应的电脑进货单。F、 加强对采购部和仓库的监控。5、 财务人员A、 必须凭完备手续的资金申请单和客户的采购定单、发票支付货款。B、 除预申请现场采购外，原则上不允许采购人员代领支票。C、 加强对采购部、成本会计、仓库的指导、监督、控制。说明：a. 采购员应与供应商签订合同，采购合同原本由财务部保管，相关部门及人员留存复印件并严格执行合同。b. 仓管定期检查库存情况，对安全库存量以下的及时填写材料申请单。对专用材料的使用，仓管必须在无库存情况下填写申请单。c232、. 供应商必须凭采购定单，根据实发数量和规定价格开具发票，进行结算。d. 必须是货到票到的情况下才能申请货款。e. 资金申请单上必须注明结帐时的库存状况，库存由仓管确认签字；注明销售方式（经销、代销）本规定自二OO三年八月二十六日起执行。第五章 存货管理类制度第一节 商品监控管理制度（财务篇）摘自永2004财（规）字第04009号为了作好商品进、销、存的管理工作，加强对存货的分析，提高商品和资金的周转速度，降低商品的物流费用及资金成本，减少存货及资金的积压，提高流动资金的使用效率，特制定本管理制度。一、相关人员岗位职责(一)财务经理1、负责协调、安排财务人员参与每月规定的商品盘点，加强对商品的233、监督。2、对分公司所有商品实施监控，确保公司每月盘点的商品数据准确、真实。3、督促存货管理员履行工作职责，按时上报商品盘点差异报告。4、与分公司总经理、物流、营销部门协调，作好商品盘点差异的分析、处理工作，并根据审批后的盘点差异汇总表及时进行待处理财产损益处理。5、加强商品制度的建设与检查工作，作好对相关岗位人员的业务培训工作。6、作好新开门店商品流转的指导工作，监控好已关闭门店的财务与ERP处理情况。7、对于不及时向财务管理中心汇报盘点结果或盘点差异数据不准确给公司造成损失，由财务经理承担相应损失；分公司的盘点数据的真实性由财务经理负责确认。8、每月盘点后结合盘点日系统库存总额与财务库存商品234、总额进行分析，并根据差异情况及时查找原因、及时调整。9、根据库存管理员提供的库存商品状况分析，及时要求营销部经理处理滞销机、残次机、坏机，并监控处理进度。(二)存货管理员1、加强商品的基础管理工作，作好商品管理的制度制定、执行、检查工作。2、商品监控员负责对分公司所有门店及总仓的商品监控，每月30或31日监督门店及总仓是否按照正常流程进行盘点。检查每月30日或31日的ERP库存数据与用友财务帐库存商品进行核对，找出差异原因，并进行调整。备份每月最后一天的ERP库存数据，便于查找差异。3、每月6号前向财务管理中心交上月分公司的盘点差异汇总表，并按盘点差异管理制度要求填报相关项目及内容。每月进行库235、存商品分析，整理滞销机、残次机、坏机的数量，及时上报财务经理。4、监督检查分公司商品台账操作规范的执行情况，监督检查分公司台账以及会计商品核算制度的执行情况，配合会计核算部完善商品的核算工作。5、每月在财务账上查询相关责任人是否上交个人赔款，及时向财务经理汇报没有上交个人赔款人员的名单。6、每月到门店检查保管帐是否建立健全，ERP保管帐和仓管实物是否相符，不少于两次并形成书面记录。7、加强对商品库存结构的分析，加强对滞销商品的管理，减少库存积压，提高资金的使用效率。8、商品监控员负责差异汇总报表的填制并上交分公司人事行政部，监控处理结果；9、分析分公司门店每月盘点差异，及时处理，处理分公司门店236、每月盘点结果进行分析，并负责提出处理意见和提请审批及负责执行实施的跟踪。（三）门店财务主管1、每周对主要商品进行抽盘并留下书面记录。2、每月监督门店盘点工作是否正常开展，及时向分公司财务部汇报门店商品管理的情况。3、每月汇总整理门店盘点差异汇总表，并将系统数据与实盘数据进行核对，确保差异数据的准确性。4、盘点结束按时将盘点差异汇总表交给门店经理审核后报分公司物流部经理。5、监控门店商品流转是否按照总部和公司的规范要求进行操作，监控商品流转过程中手续的健全性。6、及时把运输单在电脑中勾对，核对在途商品与集中配送商品，对长期在途商品应联系相关部门人员，保证商品的安全完整。7、妥善保管每月门店签字齐237、全的商品盘点资料，应包含盘点封面、纸片、盘点差异表。8、监督门店建立赠品手工帐和手机卡保管帐，每月进行两次抽查并形成书面记录。二、商品监控管理规定(一)进货监控1、每月抽查门店和配送中心进货订单与实物货物之间是否存在差异，单据填写是否正确，进货记录是否填写齐全，并与仓管保管帐进行核对检查。2、每月核对ERP进货金额和财务商品采购帐，并对出现的差异进行分析，查找原因，进行处理。3、定期监控ERP订单进货单价与发票单价之间的差异是否及时、完整地在ERP或财务系统中及时进行了调整，避免对当期成本进行影响。4、每月分析当期进货与上期、去年同期之间的差异原因，并根据公司库存提出合理的控制建议。(二)销售238、监控1、月末对已开票未提货、联销、代销商品进行监控，分析ERP保管帐与存货帐之间存在差异的原因，以及影响金额。2、每月清理分公司与分公司之间的内部调拨商品，同往来组一道要求双方公司及时对帐，对出现的差异及时查找原因，并按照往来对帐管理制度要求进行处理。(三)退换货监控1、每月对门店和配送中心商品的退货和换货流程进行监控，检查其是否按总部或公司要求流程操作，检查退货单是否经供应商签字确认。2、门店和配送中心应在ERP系统建立坏机库，库存管理员和财务主管应检查仓管是否将所有坏机录入ERP系统，并进行帐实核对。3、检查门店和配送中心是否建立坏机、滞销机登记卡，并注有进库时间、原因、批准人等信息，作好239、商品进出库单据签收手续。(四)库存监控1、库存管理管理员和财务主管每月参与商品的盘点，并严格按照公司下发的盘点制度要求对整个盘点过程的真实性、准确性、完整性进行监控。2、每月及时处理商品盘点差异，并跟踪处理结果。3、每月核对ERP与财务系统库存金额，对出现的差异及时查找原因、并列出清理计划。针对出现的差异按以下方法进行核查：1）业务传票转财务金额不一致。检查业务转财务结转方案是否出现错误；出现操作人员手工调整现象；业务转出金额与财务转入金额是否存在差异。2）业务结算的逻辑日和财务凭证日期不一致。主要是统计区间产生的差异。3）业务传票未转为正式的财务凭证。4）有些财务凭证直接在财务系统中填制，没240、有在业务系统中进行操作。出现此种情况应先核对余额，再核对发生额；ERP中核对的每月系统结转后进行核对。(五)库存分析1、每月6号向财务管理中心报送库存状况表和库存周转表。2、门店仓储主管每旬（每月10日、20日、30日）填报门店退残旬报表，如实填写退货产品型号、退货原因、残次状况（外伤、全损、产品质量等）、退货日期等情况，交财务主管审核后报分公司库存管理员。3、库存管理员将门店退残旬报表审核后填制门店退残商品处理反馈表交财务经理，由财务经理与总经理、营销、物流部经理对滞销商品、坏机、残次机进行分析，并提出清理原因、清理方式（调拨、降价、主力推销、退供应商等），规定最后清理期限、清理责任人等后下241、发到各门店执行。库存管理员将相关部门责任人签字后门店退残商品处理反馈表传真至财务管理中心，财务管理中心库存管理专员定期对处理结果进行检查。(六)在途商品监控1、每周在系统中检查调拨商品是否及时进行了清理，对于在途时间超过10天的应及时查找原因、及时处理。2、每周检查门店调出商品总仓配送中心是否及时进行了验收，对于超过10天未验收的应及时协调处理，要求进行验收，办理相关手续。3、每周检查门店商品调拨是否根据调拨单及时入帐，对于开出的调拨单超过3天未入帐，应要求立即入帐。4、每周厂家直送商品业务订单是否及时进行了勾对，对于超过2天仍未勾对的，应要求说明原因，及时处理。三、奖惩规定1、没有按规定时间242、向财务管理中心上报相关表格的，每迟延一天罚款50元。2、调拨商品在途时间超过10天未进行清理, 对库存管理员罚款50元。3、没有根据公司商品管理制度制定适宜细则，对财务经理和库存管理员罚款50元。4、盘点差异确定的应收赔款未在30天内收回，对库存管理员和财务主管罚款50元。5、每月抽查仓管实物帐少于两次并未留下记录，对库存管理员罚款50元。6、上报的盘点差异汇总表未按商品串号、商品盘亏、商品盘盈、商品被盗、前期遗留差异进行分类填报，对库存管理员罚款50元。7、月未核对业务帐存货金额同财务帐存货金额不一致，对财务经理和库存管理员罚款50元。8、未及时处理滞销商品、坏机、残次机的，对总经理、财务经243、理、营销经理、物流经理罚款100元。9、没有在次月5日内提供库存商品帐龄分析（滞销商品、坏机、残次机），对财务经理和库存管理员罚款50元。10、填写商品调价通知单中实际库存调整数、实际调价总额错误，罚款50元。11、没有妥善保管每月门店签字齐全的商品盘点资料，对库存管理员和财务主管罚款50元。12、凡上报到中心的报表中每出现数据错误的，给予每个数据50元的罚款。本制度从二四年三月三十日起执行。第二节 赠品管理制度摘自永2003联（物、财）（规）字第01号第一条 赠品是指由公司市场部门或供应商提供的非销售礼品，主要包括：可计量非销售实物礼品、可销售商品转非销售实物礼品、非销售实物礼品转可销售商品244、；有价证券，如电子消费卡、出租车票等（此类赠品由门店财务主管负责管理，赠品仓库保管员代为发放）。第二条 赠品主要用于各连锁门店指定品类商品的促销、特殊顾客投诉事件的处理、外协单位的赠送。第三条 各连锁门店必须设立专门赠品库，并指定赠品仓库保管员，负责赠品的接收、入库、保管、发放等工作。第四条 赠品的接收入库1. 公司市场部门或供应商必须开具送货单据，货单同行后，直接配送至连锁门店赠品仓库；不论业务部门或供应商能不能出具送货单，赠品仓库均必须开具商品入库单（附表一）；2. 对于厂方促销员直接从厂方收取带回的赠品，应及时入赠品库。由营销管理中心协调供应商将赠品送货清单传真至相应连锁门店，赠品仓库保245、管员依据送货清单及时督促厂方促销员将赠品入库；3. 赠品仓库保管员会同相应品类的厂方促销员（或品类柜组长）对实物进行验收，并在商品入库单上签字确认；4. 赠品仓库保管员严格按照商品入库的有关管理规定，办理入库手续，填写商品入库单（附表一），一式三联：一联存根，二联仓库留存，三联台帐。备注栏注明“赠品”；5. 赠品仓库保管员将商品入库单存根联交予送货人员作为收货凭证，根据仓库留存联记手工保管帐，并将台帐联和原始入库单据交接给门店财务记手工帐；第五条 赠品的在库保管 参见物流部制定的商品保管的有关管理规定。第六条 赠品的发放1 指定品类商品的促销 赠品仓库保管员凭顾客持有的发票发票联、赠品提货券，246、如实发放赠品，并在发票联背后和赠品提货券上加盖“发货章”，收下赠品提货券，记手工保管帐，并将原始出库单据交接给门店财务记手工帐。注：对有价证券及赠品，发票上必须备注赠品的信息。2 特殊顾客投诉事件的处理、外协单位的赠送赠品仓库保管员依据连锁门店客户服务专员填写、并由门店经理签字同意的赠品提货券，发放赠品，收下一联赠品提货券，并加盖“发货章”，记手工保管帐，并将原始出库单据交接给门店财务记手工帐。第七条 赠品的盘点执行库存商品盘点制度。见本章第三节。第八条 赠品提货券1 保管由连锁门店财务主管统一保管、锁入箱内，不得随意摆放。赠品提货券采用以旧换新制度，财务主管设置“收发领用本”，限领两天用量。247、2 申领（1） 指定品类商品的促销每天营业前各品类柜组长向财务主管申领赠品提货券，财务主管严格依据发票领用的相关管理规定进行登记、检查。各品类柜组长必须及时将赠品提货券发放给相应品类的厂方促销员，（2） 特殊客户投诉事件的处理、外协单位的赠送客户服务专员经申请并经门店经理签字批准后向财务主管申领赠品提货券，财务主管严格依据发票领用管理的相关规定进行登记、检查。3 使用（1） 指定品类商品的促销赠品提货券由相应品类的厂方促销员在销售促销商品时填写，注明发票号码、销售单ID、所购商品品名及规格、赠品内容等，按号码顺序填写，不得跳开。每件促销商品仅限使用一张赠品提货券，其中一联交给顾客。赠品领用必须248、提供赠品提货券和发票，且原则上应由顾客自己领取。如系赠品出样，必须先经门店经理在赠品提货券背面签字批准，同时注明“出样”，赠品库仓管员和财务人员另行记手工帐；如作为赠品发放给顾客，在原赠品提货券和发票提货联上加盖“发货章”（等同正常赠品出库）。（2） 特殊顾客投诉事件的处理、外协单位的赠送 客户服务专员填写赠品提货券一式两联，必须注明经办人姓名、赠品内容、投诉顾客签名、外协单位名称等，经门店经理签字批准后到赠品仓库提货，同时客户服务专员定期填写赠品使用汇总表（附表二），每周一上午交门店财务主管备查，门店财务主管视同财务单据装订保管。第九条 库存商品转为赠品，必须在活动开始前预估赠品数量，由市场249、部列出各门店赠品计划，经分公司财务部经理审核，最终报分公司总经理审批后执行。1. 赠品若从门店库存商品中转出，促销活动通知必须在活动开始前传阅至门店经理和门店财务主管，由门店财务主管传达台账和收银。库存商品转赠品，对赠品视同销售，打印销售单（发票），填写缴款凭证，缴款凭证上注明赠品名称及金额，打印的销售发票中的发票联不得交顾客，必须附在缴款凭证背后。对赠品开具发票后不再开具赠品提货券，顾客持赠品销售发票的提货联到正常商品库提货。 2. 赠品若由总部下拨，总部将正常商品转为赠品视同销售，操作流程同本条第1项。门店视同厂方赠品办理收发，即门店凭总仓的运输单据办理赠品入库，促销活动中，客户凭购物发票250、的发票联和赠品提货券领取赠品。第十条 剩余赠品的处理1 活动结束后，如有剩余赠品，交分公司人事行政部保管。2 每季度季初10日，门店台账、仓库审核一致后，由门店台账将剩余赠品清单传分公司人事行政部；人事行政部收到清单后至门店，凭门店台账开具的赠品提货联，至赠品库提货并签收。3 人事行政部收到的剩余赠品必须按礼品入库规范保管、收发、记账。第十一条 考核办法1. 赠品必须由连锁门店赠品仓库保管员和相应品类的厂方促销员共同验收，并签字确认；如厂方促销员不在，可由品类柜组长代为与赠品仓管员共同验收。如赠品仓库保管员不按规定执行验收条例、收货不登保管帐、收货不报等，执行仓库管理制度相关条款。2. 赠品仓251、库保管员不按规定记帐，没有将出入库原始单据及时与台帐交接的，给予留职查看处分；屡教不改的予以开除。3. 台帐不按规定及时登手工保管帐，财务主管不按规定保管赠品提货券和“收发领用本”，一经发现，对台帐或财务主管每次扣行政分2分，经济处罚30元。4. 各分公司连锁管理部将对各连锁门店的赠品使用情况不定期抽查，如发现违规操作，将按分公司制度予以处罚。第十二条 本制度适用于公司所有连锁地区本制度自二OO三年八月二十二日起执行，原相关赠品的管理制度和规定自行废止。 附表一：商品入库单 永 乐 家 电 连 锁 商 品 入 库 单 NO：供货单位：货品规格数量发票号码备注收货仓库： 验收人：备注：一式三联（252、一联存根，二联仓库留存，三联台帐）附表二：赠品使用汇总表 永 乐 家 电 连 锁 赠 品 使 用 汇 总 表填表时间： 制表人：领用时间客户名称/外协单位投诉内容赠品名称发票号码领用人签字备注：1 此表必须按事件处理的时间顺序由门店客户服务专员如实填写。 2 每周一上午上交门店财务主管备查。第三节 库存商品盘点制度摘自永2003联（物、财）（规）字第02号一、盘点操作制度一、 总则为加强库存商品的管理，明确相关人员的保管责任，避免公司的资产受到损失，保证库存商品的真实、准确、有效，确保帐实相符，特制订本制度。二、 盘点对象及范围盘点对象为公司连锁范围内物流配送中心、门店仓库、门店营业厅存放商品253、；范围包括主机、配件、附件、残次机、赠品、样机、未配送商品。三、 盘点责任主体公司财务管理中心是所有商品数据的最终确认者，负责对整个公司商品盘点数据进行最终核定，还可以按需要对库存商品不定期组织抽盘；物流管理中心是所有商品实物保管的最终责任主体，负责组织与指导库存商品的定期盘点工作。对库存商品的丢失、毁损，分公司总经理是分公司的第一责任人并负直接管理责任，物流管理中心负职能管理责任，连锁地区物流部门负直接责任；门店经理是门店商品管理和盘点的第一责任人；门店营业厅存放商品由门店柜组长代为保管，对商品的丢失、毁损负直接责任。四、 盘点周期1. 例行盘点每月25 日为固定盘点日，例行盘点不仅是商品管254、理的需要，同时也是仓管、台帐开展自检自查的过程。25日营业结帐结束后开始盘点，逢法定节假日另行通知，原则上为每月最后一周的周一或周二盘点。2 . 其他事项盘点1）供应商撤柜或由于销售方式的改变等，需按品牌、品类对应盘点。2）物流经理、门店经理、物流主任、物流主管、仓库主管、仓管员、柜长、台帐等与物流相关人员离职或工作调动时应组织盘点，并建议人力资源部的人事调动在月例行盘点后进行。3）按需要对仓库或门店的抽盘五、 盘点人员分工1 参加人员1）物流配送中心：仓储科科长（或物流主任）、 仓库主管、仓库保管员、台帐（或系统操作员）、库工2）门店：门店经理（副经理）、营业厅经理、财务人员（台帐、财务主管255、）、柜组长、物流主管、仓库保管员、营业员、库工2 人员职责及分工1) 领导小组：总部领导小组由财务总监、物流总监、审计监察委员会主任组成；分公司由分公司总经理、物流部经理、财务部经理组成，并负责向公司领导小组汇报工作。2) 各盘点单位管理人员A、督查员：由物流管理中心或分公司派出至某盘点单位检查盘点工作，不是固定的成员B、总盘人：负责盘点工作的指挥、协调、督导及异常事项向分公司领导小组的通报物流配送中心由仓储科科长（或物流主任）担任，门店由门店经理（副经理）3）各具体盘点实施小组（必须由三人组成一个盘点小组）：A、盘点人：负责有顺序的唱报商品型号，由仓库保管员担任B、记录人：负责盘点人唱报商品256、型号的记录工作，由仓库主管或柜组长担任C、监盘人：负责复核、监督盘点人唱报型号与记录型号的一致 物流配送中心由台帐（或系统操作员）担任，门店由门店台帐担任。六、 盘点前准备工作1. 各仓库保管员将商品按品类、品牌、型号整齐摆放；2. 台帐（或系统操作员）将所有出入库单据录入电脑，财务部人员对数据进行确认；3. 代管、残次商品（残次商品的电脑、手工保管帐必须建立）均单独堆放，与正常库存商品分开；4. 盘点开始后停止所有商品的进出库动作；5. 总盘人安排好人员协助盘点、搬运工作；6. 仓管员将手工帐上交财务人员。七、 盘点流程（一）ERP系统1. 盘点按品类进行组织盘点；2. 盘点小组的记录人将盘257、点的数据按品牌分别填写在不同的纸片上，以便于将盘点数据腾写在数据空白盘点表上；3. 台帐（或系统操作员）必须将所有的单据处理完毕后再打印出实物盘点表（格式附后），只显示货品ID及型号，不得显示数量；4. 盘点结束后，三人盘点小组人员将数据腾写在数据空白盘点表上，所有参加盘点三人必须在相关的盘点表上签字确认，如果有数据是腾写在其他小组的盘点表上必须同样签字确认；5. 台帐（或系统操作员）将实际盘存数录入电脑，打印出有数据和盘点数的盘点表；6. 台帐（或系统操作员）与仓库保管员共同进行帐实核对工作，对帐实不符的商品进行复盘；7. 复盘结束后，台帐（系统操作员）将复盘确认的实物数量与帐上数量有差异的258、原因详细记录，并打印出盘点差异表作为整个盘点表的封面；8. 监查员、总盘人、盘点人、记录人、监盘人分别在盘点差异表上签字确认；9. 财务部人员对盘点差异表进行确认；10. 按照审批程序执行报损、报溢流程，作帐务调整。（二）协力商霸系统1. 盘点按品类进行组织盘点；2. 盘点小组的记录人将盘点的数据按品牌分别填写在不同的纸片上，以便于将盘点数据腾写在数据空白盘点表上；3. 台帐必须将所有的单据处理完毕后再打印出实物盘点表（格式附后），只显示货品ID及型号，不得显示数量；4. 盘点结束后，三人盘点小组人员将数据腾写在数据空白盘点表上，所有参加盘点三人必须在相关的盘点表上签字确认，如果有数据腾写在其259、他小组的盘点表上必须同样签字确认；5. 台帐将实际盘存数与帐面数逐一进行核对，将出现差异的商品汇总后，编制并打印盘点差异表；6. 台帐与仓库保管员共同进行帐实核对工作，对帐实不符的商品进行复盘；7. 复盘结束后，台帐将复盘确认的实物数量与帐上数量有差异的原因详细记录；8. 督查员、总盘人、盘点人、记录人、监盘人分别在盘点差异表上签字确认；9. 财务人员对盘点差异表进行确认；10. 按照审批程序执行报损、报溢流程，作帐务调整。八、 盘点要求1. 盘点时按照商品实物地理位置逐一清点，按顺序见货盘点，不准跳跃式盘点，严禁故意少盘、有意漏盘、抄盘、有物不盘，减少人为的盘点差错；2. 所有数据均以实物盘260、点数为准，严禁未经过实盘就以帐面数代替商品的实存数；3. 盘点表格内信息项不得修改，若确有需要必须经所有盘点人员签字确认，方能生效，否则将追究相关人员责任；4. 盘点结束后，参加盘点人员必须经总盘人批准后方可离开岗位；5. 参加盘点的人员在盘点当日一律停止休假，并依时间提前达到指定工作地点，如有特殊情况，应事先请示核准，否则以矿工论处；6. 发生盘盈、盘亏情况后，台帐（或系统操作员）应协助仓库保管员查明原因，并在盘点表中注明，否则将追究其责任。九、 盘点资料保存与确认1. 盘点资料的保存：盘点的现场记录表与盘点表经盘点人、记录人、监盘人、总盘人、督查员签字确认后保存在财务。2. 每月盘点资料，261、包括盘点纸片、盘点表、盘点差异表（经由财务人员确认的），台帐将其相应整理后留存原件，将盘点差异表的封面复印件经总盘人签字认可后直接报到分公司财务部、物流部，由他们签字确认后，报分公司总经理审核，由物流部和财务部分别抄报到总部财务管理中心和物流管理中心备案；经过财务管理中心总监和物流管理中心总监签字确认后，抄报到审计监察委员会。十、 对盘点过程的不定期检查1. 财务管理中心和物流管理中心视实际情况，随时指派人员对商品盘点情况进行抽查，对各地分公司财务部门和物流部门的抽查、抽点情况及财务管理中心和物流管理中心的复查情况进行检查。2. 各地分公司物流部门视实际情况，随时指派人员对库存商品实物进行抽点262、，与手工台帐进行核对；财务部门视实际情况，不定期进行抽查，对库存商品实物与电脑帐账面数进行核对并确认；3. 各地分公司物流部门应检查单据交接签收制度的执行情况，进行抽查，仓库保管员与电脑台帐之间单据交接必须有交接手续，以明确相关责任。4. 各地分公司物流部门应检查卫生情况、消防安全情况、商品养护情况、安全执行情况（尽力执行二人二把钥匙的仓库管理制度）。二、盘点结果及差异处理程序本项目内容已作废，更新后的内容见本章第四节库存商品盘点差异管理制度三、盘点工作的处罚规定为了保证公司盘点工作的规范，确保盘点工作的严肃性，特对盘点中的违规行为制定如下处罚规定：一 本盘点工作的处罚规定适用于全公司门店、仓263、库（物流部门配送中心和其他部门的仓库）。二 处罚规定1. 盘点前没有对相关人员进行组织落实的，门店经理或物流主任处以500元罚款；2. 没有按照盘点要求进行归类的，处以仓管员50200元罚款；3. 没有及时进行移库操作，造成盘点失实的，仓管员罚款50100元；4. 对未按规定检查并落实商品归类工作的物流主任、门店经理，均处罚200元；5. 对按有数据的盘点表进行盘点和没有按规定对商品逐个进行盘点的，对盘点三人小组处罚600元；物流主任、门店经理各处罚50元；6. 台帐私自出具数据盘点表，处罚300元，直至开除；财务主管知情未制止的，处罚500元，直至开除；仓库主管未制止的处罚200元，仓管员未264、拒绝执行的处罚100元；物流主任或门店经理负管理责任，处罚100元；7. 未向仓管员收齐帐册的，处罚台帐50元，财务主管50元，门店经理或物流主任50元；不交帐册的仓管员处罚50100元；8. 未在规定的时间内确认上报盘点差异数的财务主管、台帐、门店经理和物流主任，各处罚100元；9. 未在规定的一周时间内提供差异处理建议的财务主管、门店经理、物流主任，各处罚100元；10. 相关人员调出没有盘点的，处罚仓库主管和门店经理（或物流主任）各200元，并由仓库主管和店经理（或物流主任）负责赔偿实际短缺的损失；如果由于门店经理（或物流主任）不支持配合仓库盘点的处罚门店经理（或物流主任）500元并负责265、赔偿全部实际短缺的损失，行政上重惩直至开除；11. 盘点前必须清理完毕所有单据，对因单据不齐产生盘点帐务不符的，处以相关责任人50200元罚款；12. 各分公司总仓，由物流主任担负门店经理的相应责任。望严格执行本制度自二OO三年八月二十二日起执行，原相关制度自行中止。 四、相关表格1 盘点表（1）ERP系统（非空调类实物数量在内机上标注）货品ID货品名称货位实物数量备注内机外机盘点人； 记录人： 监盘人： 总盘人：（2）协力商霸系统（非空调类实物数量在内机上标注）货品ID货品名称货位实物数量备注内机外机盘点人； 记录人： 监盘人： 总盘人：盘点差异表格样本（附）（1） ERP系统（非空调类实物266、数量在内机上标注）货品ID货品名称帐面数量含税单价实物数量差异数量差异原因分析内机外机内机外机盘点人： 记录人： 监盘人： 总盘人： 督查员：（2） 协力商霸系统（非空调类实物数量在内机上标注）品名规格帐面数量含税单价实物数量差异数量差异原因分析内机外机内机外机盘点人： 记录人： 监盘人： 总盘人： 督查员：第四节 库存商品盘点差异管理制度摘自永财通字【2003】第03050为了保证公司商品的安全性，及时挽回由于商品盘点差异所造成的损失，规范商品盘点中的差异处理流程，及时解决盘点差异问题，特制订本制度。一、差异处理流程盘点出现差异 门店仓库主管落实责任人总仓仓储主管整理盘点差异汇总表提出处理意267、见 门店经理提出方案及处罚意见N Y 门店财务主管整理盘点差异汇总表N NY分公司物流部经理审核，并提出处理处罚意见分公司财务经理审核监察审计委员会备案分公司总经理审核N财务管理中心备案报物流管理中心备案分析 分公司商品监控员根据盘点差异汇总表挂待处理财产损益并调整库存责任人 全额赔偿 无法追 究责任分公司管理团队承担处罚人责任人赔款分公司人事行政部向责任人催收赔款（罚金） 分公司财务部收到赔款（罚金）后进行账务处理二、相关人员责任1、仓管人员：仓管是必须对自己管辖范围内的商品负责，对自己管辖范围内的商品盘点差异都有责任，对因保管不善造成的损失承担相应责任，负责所有出入库商品单据的保管、传递工268、作，每天核对ERP系统库存与实物库存，保证账实相符。 2、门店仓库主管：门店仓库主管作为门店库房管理的第一责任人，对所属门店仓库内所有商品负责，组织每月的盘点工作正常进行并监督盘点工作按照公司商品盘点制度的要求进行盘点，如实汇报门店商品盘点差异，落实责任人，提出赔款或处罚建议，并在结束盘点工作的两天内上报门店经理。3、总仓仓储主管：总仓仓储主管作为总仓存放商品的第一责任人，对所属总仓所有商品负责，组织每月的盘点工作正常进行并监督盘点工作按照公司商品盘点制度的要求进行盘点，如实汇报总仓商品盘点差异，落实责任人，提出赔款或处罚建议，并在结束盘点工作的三天内把盘点差异汇总表（见附表1）上报分公司物流269、部经理。4、门店经理门店经理作为门店存放商品的第一责任人，对所属门店所有商品负责，组织每月的盘点工作正常进行并监督盘点工作按照公司商品盘点制度的要求进行盘点，如实汇报门店商品盘点差异，落实责任人，提出赔款或处罚建议，并在结束盘点工作的两天内交门店财务主管汇总整理盘点差异汇总表。5、门店财务主管：门店财务主管根据门店仓库主管和门店经理的意见，汇总整理本月盘点差异汇总表，必须根据系统数据与实盘数据相核对，确保差异数据的准确性，盘点结束两天内把盘点差异汇总表交给门店经理审核，每月监督盘点工作是否正常开展，及时向分公司财务部汇报门店商品管理的情况，盘点结束三天内把盘点差异汇总表交给分公司物流部经理。6270、 分公司物流经理：对分公司所有商品负责，对因管理保管不善而造成的丢失、毁坏以及遭窃等造成损失的负管理责任（门店样机除外）；对因验收、发货过程中失误而造成损失的，物流经理负管理责任；负责对门店（总仓）商品盘点差异汇总表提供处理意见及时进行批复；向总经理提供分公司商品盘点差异的赔偿方案：商品ID、型号、责任人、赔偿金额、赔偿方法、时间限制等，每月盘点结束四天内把盘点差异汇总表及审批意见提交分公司总经理，并在下月5号前把盘点差异汇总表交总部物流管理中心。7、 分公司财务经理对分公司所有商品实施监控，确保公司每月盘点的商品数据准确、真实，根据物流部提供盘点差异汇总表进行汇总分析，根据分公司总经理审核271、后盘点差异汇总表挂待处理财产损益，每月盘点后结合盘点日系统库存总额与财务库存商品总额进行分析，并及时调整；上月的待处理财产损益必须在当月盘点前处理完毕。督促商品监控员在每月6日前向财务管理中心通报上月商品盘点差异处理及落实情况；对于不及时汇报盘点结果或盘点差异数据不准确给公司造成损失，由财务经理承担这部分损失。8、 分公司总经理：分公司总经理作为分公司管理的责任人，对分公司物流部提交的商品盘点差异处理方案进行审批，解决分公司物流部在商品管理中出现的问题。 9、财务部商品监控员：商品监控员负责对分公司所有门店及总仓的商品监控，每月30或31日监督门店及总仓是否按照正常流程进行盘点，向物流部经理催272、收盘点差异汇总表，监督责任人及时上交盘点赔款；每月6号前向财务管理中心交上月分公司的盘点差异汇总表，必须在汇总表上注明：商品ID、商品型号、账面数量、金额、实盘数量及金额、差异数量及金额、责任人、门店经理、差异原因、解决办法。每月在财务账上查询相关责任人是否上交个人赔款，及时向总经理汇报没有上交个人赔款人员的名单；经常到门店检查仓管的手工明细账是否与实物相符。10、分公司人事行政经理根据分公司物流部上报的商品盘点差异汇总表和总经理批准的处理意见，在三天内通知责任人交纳盘点赔款，过期不交纳盘点赔款在当月奖金中扣除盘点赔款，直到扣除所有盘点赔款为止。11、 监察审计委员会全面了解公司资产的盈亏状况273、，负责向主管总裁汇报商品盈亏工作，负责监督各分公司盘点差异赔偿执行情况，以及督促财务管理中心进行财务帐面调整。三盘点结果确认1、盘点结果反映出的差异情况都需要由相关人员进行确认，其中门店盘点结果应由包括财务台帐、仓库保管员、仓库主管、门店经理和督查员的再次验证，核实差异后签字确认；物流配送中心盘点结果应由包括仓管理员、仓库主管、仓库科长、物流主任、财务台帐和督查员的再次验证，核实差异后签字确认。2、对因疏忽导致错误盘点结果的，将盘点纸片上数据腾写至盘点表格内的信息项不得修改，若需修改必须经以上所指的所有盘点人签字确认，方能生效，否则将追究其相关人员责任；但可以在备注栏内注明说明具体原因，以体现274、盘点工作的严肃性，加强盘点工作的责任感。3、相关盘点人员对盘点差异表所反映出的盘盈、盘亏结果数据负责，对认定的盘盈、盘亏做出签字确认。4、帐外商品，必须在盘点前上报财务入帐，并由财务台帐单独列表存档；未单独列表存档的商品均作为盘盈处理，进入仓库库存帐，如果需领出必须由当事人报柜组长、门店经理、营销部经理、分公司总经理，经层层审批后，由财务调整数据后当事人凭单方可至仓库办理出库手续及领货，样机至仓库办理手续后至柜组领货；同时对相关责任人进行处罚。四、商品盘点差异处理方法1、发生盘盈、盘亏情况后，首先由台帐（或系统操作员）协助仓库保管员查明原因，有单据未入或单据未销的必须事前注明，否则将追究相关责275、任人的责任2、各差异情况处理办法如下：1）如果是串型号商品，需要查明串型号商品的单价，对发现盘缺商品单价大于盘溢商品单价时，属于仓库发错货的由该仓库落实责任人按差价进行补偿；否则经批准后可要求台帐进行调整或由业务部门通知供应商更换型号。2）属于确系仓库丢失原因所致，能够分清直接责任人的，由责任人赔偿；不能分清责任人的，需办理核销报批手续。3）属于因意外事故、天灾人祸、被盗等客观原因造成的，应向保险公司索赔；4）其他因管理不善、制度执行不到位而造成的丢失和毁坏，应由责任人负责赔偿；并追究分公司管理团队的管理责任。3、分公司总经理、财务部经理、物流部经理必须对差异处理情况作出追踪和落实，并在每月2276、5日前将盘点差异处理反馈表（见附表2）报总部物流管理中心备案，由物流管理中心报监察审计委员会备案检查。差异处理必须在一个月内完成，一个月以上未解决的差异导致公司财产损失，分公司管理团队负责全额赔偿。五、商品盘点差异奖惩条例为了保证公司盘点工作的规范，确保盘点工作的严肃性，特对盘点差异的违规行为制定如下处罚规定：1、仓管保管不严造成商品盘点差异：商品盘亏、白条出库由仓管全额赔偿；商品串号由仓管补足差价后，并对每条串号差异处罚10元；商品盘盈会造成实物与系统数据混乱，每条处罚10元。2、财务部商品监控员在每月5号前向财务管理中心上报盘点差异汇总表，延迟一天处罚50元，监控不严导致商品出现重大差异，277、分公司财务部商品监控员负有管理责任，按照损失商品总额5%进行赔偿，每月没有及时清理待处理财产损益并督促分公司各相关责任人处理盘点亏损的遗留问题处罚200元。3、分公司物流部经理对公司所有商品负有管理责任，对每月盘点差异没有及时处理，导致公司财产损失，按照不低于损失商品总额的10%进行赔偿，每月盘点结束四天内把盘点差异汇总表提交分公司总经理延误一天处罚50元，每月5号前没有把盘点差异汇总表提交物流管理中心延误一天处罚50元。4、分公司总经理对分公司所有商品负有管理责任，出现商品重大差异后没有及时处理导致公司财产损失，按照不低于损失商品总额的10%进行赔偿，如果本月出现的差异在下月没有及时处理从而278、造成的公司损失由分公司管理团队共同承担。5、分公司行政部经理每月根据财务部上交的盘点差异汇总表上的处理意见进行处罚，并督促责任人上交个人赔款，每月底没有对上月的盘点差异责任人进行处理，对人事行政部经理罚款200元。6、仓管在本年商品保管中没有出现任何差异，由分公司总经理、物流经理、财务经理向物流管理中心、财务管理中心提交奖励建议，由总裁批准后进行表彰，给予一定的物资奖励；总公司每年12月底评选商品管理先进员工奖10名，给予500元/人的奖励。六、物流管理中心负责本制度的解释修改工作。附表1：XX家用电器 公司盘点差异汇总表门店/总仓：盘点日期：商品ID商品型号帐面数量含税单价实盘数量差异数量差279、异金额责任人差异原因处理意见合计仓管：仓库主管：财务主管：门店经理：物流经理：财务经理：总经理：附表2：XX家电 公司盘点差异处理反馈表门店/总仓： 日期： 商品ID商品型号含税单价差异数量差异金额差异原因门店经理处理意见物流经理处理意见总经理处理意见执行结果合计仓管： 仓库主管： 财务主管： 门店经理： 物流经理： 财务经理： 总经理： 制表人：第五节 XX上海分公司退货规范摘自永2003财（规）字第34号【目的】 规范商品退货流程，明确各相关岗位人员职责，确保商品退货的规范操作，保证同供应商往来帐目的清晰、正确。【适用范围】 本规定适用于上海分公司商品退货使用(不包括理赔换货)【定义】在日280、常销售过程中发生的滞销，残次不良商品，季节性商品的清场退货行为。各业务部门应根据实际销售需求合理制定采购计划，控制合理存货储备，防止盲目进货。【方式】 总仓退货 门店直退【涉及岗位】业务员、仓库管理员、业务干事、退货管理员、门店台帐、往来结算员、销售结算员、税务管理员【单据】退货通知单 退货通知单 NO：000001申请部门： 申请人： 填单日期： 年 月 日供应商ID： 供应商全称： 退货地点：【单据用途】单据一式三联 第一联业务干事传真供应商后由业务干事留存 第二联交仓库管理员 第三联交退货管理员【执行程序】：一、总仓退货流程 1、 业务部人员与仓库管理员联系沟通，确认退货商品数量及货品名281、称。由业务员填写退货通知单，按要求填写好供应商ID、供应商全称及商品ID、商品名称、填单日期、退货地点，交业务干事。2、 业务干事确认退货价格及退货形式（进货退出，进货红冲，销售退回）立即将通知单传真至供应商。要求供应商在收到传真后一周之内凭XX通知单及供应商加盖公章或财务专用章、或合同专用章的退货单据到指定地点将货物提取。3、 将填写完整的通知单由业务干事传递到总仓，一联交仓库管理员，由仓库管理员整理核对退货商品数量及货品名称，做好退货准备工作。一联交配送组退货管理员。4、 供应商提货应到退货管理员处打印商品进货退货单或销售单，退货管理员在收到供应商加盖公章的退货单核对XX通知单一致后：A、282、 进货退货a. 根据退货形式中进货退出、进货红冲在BMS进货退货单管理中做商品进货退货单并打印，第一联白联传票记帐后交财务部（附供应商退货单原件），第二联红联退货管理员自留，第三联绿联、第四联黄联交供应商提货，仓库管理员发货后在第三联绿联上签名后交退货管理员出库记帐并同红联捏对，第四联黄联仓库管理员自留。b. 业务干事在“进货单明细查询”中查询进货退货单据，确认已退货后通知供应商业务员要求开具税务退货证明，收到供应商税务退货证明后将退货证明交财务部税务管理员。c. 税务管理员在收到供应商退货证明后应在十天内到当地税务局办理企业进货退出及索取折让证明单。d. 业务干事必须对退货通知单进行监控，要283、求供应商及时开具红冲发票，勾对退货单。B、 销售退货a. 根据退货形式中销售退回在销售开票管理中做销售单并打印，第一联白联传票记帐后交财务部销售管理员（附供应商退货单原件）。第二联红联退货管理员自留，第三联绿联第四联黄联交供应商提货，仓库管理员发货后在第三联绿联上签名后交退货管理员出库记帐并同红联捏对，第四联黄联仓库管理员自留。b. 销售管理员在收到销售单第一联及供应商退货单后，做销售结算，并开具增值税发票，将开具的增值税发票交业务干事进行帐扣。二、门店直退1、 营销部人员与门店仓管或柜长联系沟通，确认退货商品数量及货品名称。由业务员填写退货通知单，按要求填写好供应商ID、供应商全称及货品ID284、货品名称、填单日期、退货地点，交业务干事。2、 业务干事确认退货价格及退货形式（进货退出，进货红冲，销售退回）立即将通知单传真至供应商。要求供应商在收到传真后一周之内凭XX通知单及供应商加盖公章的退货单据到指定地点将货物提取。3、 将填写完整的通知单由业务干事再传真到门店台帐，门店台帐复印一份交仓库管理员整理核对退货商品数量及退货商品名称，做好退货准备。第一联业务干事留存，第二联作废，第三联交总仓退货管理员4、 台帐在收到供应商加盖公章的退货单核对XX通知单一致后打印配送退货单，第一联白联、第二联红联交供应商提货员，第三、第四联交总仓退货管理员（附供应商退货单原件）5、 门店仓库管理员凭配送285、退货单发货，发货后仓管在第一、二联上签名记账，将第一联交还台帐出库记保管帐。6、 退货管理员在收到门店配送退货单捏对XX退货通知单后在GPCS配送移库单管理中做入库并打印，第一联退货管理员自留，第二联传票记帐后交财务部做内部移库处理7、 退货管理员根据退货通知单退货形式做商品进货退出单或销售单并打印二联单，第一联白联（附供应商退货单）交财务部，第二联退货管理员自留。8、 退货管理员在收到供应商加盖公章的退货单核对XX通知单一致后：A、 进货退货(详见流程图)a. 业务干事在“进货单明细查询”中查询进货退货单据，确认已退货后通知供应商业务员要求开具税务退货证明，收到供应商税务退货证明后将退货证明286、交财务部税务管理员。b. 税务管理员在收到供应商退货证明后应在十天内到当地税务局办理企业进货退出及索取折让证明单。c. 业务干事必须对退货通知单进行监控，要求供应商及时开具红冲发票，勾对退货单。B、 销售退货销售管理员在收到销售单第一联及供应商退货单后，做销售结算，并开具增值税发票，将开具的增值税发票交业务干事进行帐扣。 本流程从二四年一月一日起执行。【流程图】一、 总仓退货 二、门店退货业务填退货单业务员填退货单通知单元财务记帐冲采购往来结算员勾对入帐冲应付往来结算时帐扣冲应付销售结算开具增票销售退回供应商开具红票进货退出打印退货单或销售单退货管理员入库后做内部移库门店仓库提货打印配送退货单287、传真供应商要求退货传真到退货门店干事确认价格及退货形式往来结算时帐扣冲应付往来结算员勾对入帐冲应付供应商开具红票销售结算开具增票开具退货折让证明财务记帐冲采购帐销售退回进货退出总仓提货打印退货单或销售单传递到总仓仓管及退货管理员传真给供应商要求退货干事确认价格及退货形式 开具退货折让证明第六节 购货发票遗失的退货操作流程摘自永2003财（规）字第0037号【目的】： 规范销售退货流程，统一操作确保财务核算正确合规、合法【定义】： 购货发票遗失商品发生质量问题，客户要求退货。【适用范围】：XX各连锁销售门店客户购货发票遗失，公司按税务相关规定，没有原始购货发票，不能办理红冲退货手续，特殊情况下，288、如客户购货发票遗失，而商品确系本公司出售，且发生商品质量问题，原则上不办理退货手续，只能换同型号的商品，如客户坚持要求退货商场经理同意退货的，必须按当前销售价格扣除销项税及附加税（按当地附加税率计算）后办理特殊退货处理手续。公司将这种特殊退货处理视同“商品报溢”处理，并由退货商场填写报溢申请单及销售退货单统一支付凭证报溢申请单格式； 报溢申请单 报溢单号：报溢原因：商品ID商品型号数量当前销售价格经理签字： 仓管收货 ： 柜长：销售退货单统一支付凭证格式 销售退货单统一支付凭证商品型号数量当前销售价格销项税=/1.17*0.17附加税=*11%退款金额=-大写：顾客签名：经理签字 财务主管理 289、台帐具体操作流程：1、 由柜长填写报溢申请单一式三联,填写好商品ID、商品型号、数量及当前商品销售价格、报溢原因。第一联由仓管员收货后留存，第二联交门店台帐报溢处理，第三联交财务入帐处理。2、 商场经理签名同意后交仓管员收货，仓管人员对退货商品进行验收，确认退货商品附件是否齐全、完整。确认后仓库管理员签字收货。3、 门店台帐根据仓库管理员收货确认的报溢申请单填写销售退货单统一支付凭证办理退货手续，按要求填写商品型号、数量及当前销售金额，计算出销项税及附加税，退货金额应为当前销售金额减去销项税及附加税后的金额，支付客户退货商品金额。由门店财务主管签字确认，商场经理审批后在备用金中支出。4、 支付290、退款后，门店台帐根据报溢申请单及时在系统中做报溢处理，将商品报溢单ID号填写在报溢申请单上，报溢处理后将报溢单第三联交财务部入帐。5、 财务根据报溢申请单进行会计处理： 借；库存商品*店 贷：待处理财产损溢待处理流动资产损溢存货损溢6、 财务根据销售退货单统一支付凭证进行会计处理： 借：待处理财产损溢待处理流动资产损溢存货损溢 贷：现金7、 由于报溢成本金额同退款金额不一致，待处理财产损溢金额不同，财务应及时处理差异 如报溢金额大于退款金额： 借：待处理财产损溢待处理流动资产损溢存货损溢 借：商品销售成本其他（红字） 如报溢金额小于退款金额： 借：商品销售成本其他 贷：待处理财产损溢待处理流动291、资产损溢存货损溢无原始销售发票，商品有质量问题客户要求退货的必须按上述规定执行，门店一律不得办理红冲发票进行退货操作。上述退货操作流程从二四年二月二日起执行。 第七节 库存商品成本调价操作规范摘自永2003财（规）字第0020 号为保证库存成本和销售账面毛利的准确性，规范成本调整操作，现对商品库存调价作如下规定。一、 定义及分类1、 定义：调价指根据公司管理需要和厂方通知，对库存成本价及已售商品成本价进行调整工作，以达到准确反映商品账面毛利所采用的一种财务操作，需调整的库存商品成本价不包括返利（即厂方供应价）。2、 分类：1） 按调价对象分为：库存商品、已售商品2） 按差价承担者分为：厂方承担、公司承担3） 按调价要求人分为：厂方要求、公司内部