1、 中财研究院办公室岗位职责及实施细则第一章 办公室岗位职责第一节 办公室主任岗位职责说明书职位名称办公室主任职位代码所属部门办公室职 系行政后勤负责人职等职级部门经理薪金标准直属上级院长（董事长）直接下属岗办公室副主任职位概要：此岗位为综合管理协调岗位，具有一定的涉密性，参照高级管理人员管理，工作重点主要围绕对外联络、综合性事务处理、部门协调展开，对院长起参谋、助手作用。全面负责中财研究院中南大区行政管理和后勤保障工作，确保行政管理和后勤服务高效运行,为员工创造良好的工作环境。 主要工作事项：日常行政事务承办，接待及后勤服务管理，固定资产管理，办公用品管理，车辆管理，会议管理，文秘管理，档案管2、理，消防安全管理、与相关政府职能部门和客户公共关系的建立与维护管理等，负责对行政管理和后勤服务过程中发现的问题进行调研并提出合理化建议，主抓企业文化建设等。岗位职责：1.负责院全局性的会议和大型活动的筹划、组织工作，对会议决定事项的贯彻实施加强督导、保证执行落地，对活动的开展进行统筹协调，保证顺利实施；2.根据制度规定和院长（董事长）指示，安排院长（董事长）办公会议及其他有关会议，传达会议精神，督促落实到位，并将各部门落实情况及时反馈院长（董事长）以及人力资源部、监察审计部；3.协调处理部门间的争议，如遇特殊事故及时上报院长（董事长），并协助处理；4.全面负责行政办公环境、办公秩序的维护与监察3、；负责院车辆日常维护、管理和调配，确保车辆安全运行；5.负责起草拟定院全局性的文件、计划、总结等文书材料；负责公司内部文件或通知、精神口号的及时传达，对有效性、及时性、实用性负责；负责公司对外文件的审阅、收发、存档和情况反馈；6.做好外来重要客人的接待，圆满完成院长（董事长）指派的接待工作等相关的外事工作的协调，并据情处置；7.负责监督企业介绍信、公章和领导印章的使用（保管由财务部负责），对各部门使用印章的情况进行把关，做好登记；8.负责本单位的工商登记、年检和其他行政事务的协调和督办；9.拟定规范院行政管理制度，经院长（董事长）审批后，负责实施与监察；10.负责行政费用年度预算，审核行政费用4、开支的合理性和真实性，汇总送交董事长和财务部；负责固定资产、办公用品采购审核及管理；11.完善直接下级的岗位职责、每日每周每月刚性工作内容，对其进行绩效考核；12、协助后勤与资产管理部管理公司资产，包括办公用品与固定资产等物资管理，建立固定资产、办公用品管理台帐13.根据酒店管理部全年客房，餐饮运营指标，监督酒店管理部制定并执行经营月度计划、季度计划及年度计划，并确保计划目标的有效完成。（负监督职责，执行由酒店管理部负责），对酒店物资和食材的进货渠道把关，协助酒店做好食品安全管理14.负责中财华融企业发展战略与管理思想总纲要的宣传贯彻执行、落地；负责企业文化建设的策划与推进。中财研究院中南大区5、办公室主任每日刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除200-500元绩效工资）1.每日上午8:30至下午17：30，不定时巡查中南大区办公工作秩序；2.每日上午8:30，和人力资源部一起调取员工打卡信息，核查员工到岗情况，对未办理请假手续不在岗员工责成其所在部门负责人查清人员去向，作出书面情况说明，并对当事人作出处理决定，记录在案；3.每日检查中南大区各部门责任区卫生和消防安全状况；4.每日检查司机精神面貌及工作状态以及车辆保养情况；5.每日检查办公自动化设备及网络运行状况，保证公司所有的设备能够正常运行，督导上网纪律，对违规情况进行处理；6.每日协同人力资源部处理员工关怀日常性事务（6、家属、员工等）。7.每日下班前督导员工检查电脑、空调、加湿器等所有电器是否切断电源。8.每日对当天遇到的问题以及各部门之间的协调问题及时解决并记录保存，能在办公室职责和能力范围内处理的及时处理，无法解决的事情及时上报院长并预先提出备选解决方案供领导参考；9.每日抽查各部门工作日志，并形成记录。10.每日上午9:00组织办公室部门早会，总结前一天工作，布置当天工作，安排翌日工作。11.督促并指导下属岗位员工做好院长日常事务性服务工作，了解院长行程与当日工作计划，协助处理相关事宜，为院长提供优质保障性工作。12.及时处理当日日常性决定事项的落实，做到工作日清日结。中财研究院中南大区办公室主任每周刚7、性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除200-500元绩效工资）1.主持每周行政例会（办公室、人力资源部、监察审计部、后勤与资产管理部、财务部、市场部、金融文化研究所），并以会议纪要形式向院长（董事长）汇报上周中南大区行政管理情况，内容必须涉及但不限于每周行政管理、规章制度执行情况、行政费用开支汇总明细（办公耗材、员工福利及物资采购、车辆加油费等）、下周行政管理计划等。 2.每周一上午9:00前督促人力资源部汇总各部门工作周报，初审合格后呈送院长（董事长）审阅；初审不合格打回重做，超过时限按相关制度处罚，并责成其部门负责人提出指导意见。3.检查、汇总每周所有车辆出车信息和车辆违章情况，对8、车辆违章责任人定责并作出处理，处理方法和标准严格遵循中财华融企业制度体系汇编（2014版）第十二章“车辆管理制度规定”。（未完成或未及时完成扣除月基本工资5%，每月四周，可以累计）；4.负责行政办公区环境、办公秩序监察管理，对违反相关规章制度者提出处罚和整改意见。5.负责每周定期和不定期会议的组织工作，并对会议决定事情的监督、督导、执行落地、责任到人，对工作结果督导，协助人力资源部进行问责考评，对各部门所接收工作任务严格按照中财华融工作任务督办单中的内容进行工作方案、任务承诺、完成时限与验收标准的监察；此项工作任务是重要考核内容，未完成或者未及时处理此项工作任务，每次将扣除当月基本工资10%（9、每月四周，可以累计）6.对各部门重复性和重要日常性的工作协助制定相关工作流程7.协同人力资源部完成每周员工关怀工作，未完成或未及时处理此项工作任务，每次将扣除当月基本工资2%（每月四周，可以累计）。8.要求人力资源部提供本周员工入职、离职明细表，员工入职时发放必备办公用品（电脑、办公用品、网络设施等），办理物品领用手续并做好登记工作，员工离职时会同财务部、人力资源部监督全部收回上述办公物品，此项工作财务部、人力资源部作为第一责任部门和责任人，办公室主任督导不力每次扣罚80元；如有办公用品无法收回，办公室主任及时上报公司领导，并追究相关责任人责任，责成赔偿等值损失。 9.每周做好客户接待工作，圆10、满完成接待任务，不得借故拖延。接待工作应提前制定方案并及时汇报，以切实关注细节礼仪规范、客户风俗偏好和行业特性等重要关键点作为接待工作的主要原则。接待过程中务必与涉及到的部门和人员进行全面沟通，不留遗憾和纰漏。此为办公室重要工作职责，未按照要求圆满完成将作出警告处分，并进行诫勉谈话（因失误给公司造成重要损失的，院将保留追究相关责任人经济赔偿的权力，并做辞退处理）。10.每周六汇总所属省公司各部门遇到的问题，各部门的处置建议和需要提供的工作支持并形成汇总表和初步处理建议，供院长参考，并主动问询院长针对出现的问题作出的批示或者处理意见，促进所属省公司以及各部门工作的顺利开展。中财研究院中南大区办公11、室主任每月刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除100-500元绩效工资）1.每月第三个工作日前汇总上月院会议精神贯彻落实情况，呈报董事长审阅。2.每月第五个工作日前提交上月度行政管理汇总表并制定下月度行政管理采购表呈董事长审阅并抄送财务计划稽核部，内容必须涉及但不限于上月行政开支汇总、上月车辆管理记录、上月特情汇报、上月能耗及物耗说明、当月行政开支预算；3.每月20日前完成企业网站的更新及维护工作，并提出下月更新内容及建议。4.每月25日核定酒店管理部递交的下月员工食堂餐单及采购计划，签署部门意见。5.每月最后一个工作日协同人力资源部检查当月员工入离职档案整理情况、员工月考评情况、员12、工离职面谈记录，并对人力资源部提供的招聘情况进行分析及签署意见，以书面形式呈送院长（董事长）审阅。6.每月28日前，要求公司各部门或相关人员（遇部门岗位人员配置不齐时）提交下月工作计划，审查工作计划合格与否，工作计划的审查要求为：必须明确工作内容并可量化；工作计划具有可执行和量化的考评标准；完不成任务的自我处罚承诺与量化标准；每项工作完成的时限；工作计划必须饱满有序。下月工作计划审查后必须在企业群内或共享空间内予以公示，公示时间为相应月份的第一工作日上午10点；7.每月月末倒数第二个工作日下午5:30前，会同人力资源部、监察审计部汇总当月工作计划落实情况、公司重要事项执行落实情况、以及办公环境13、办公秩序、制度落实情况，并以书面报告进行汇报；对每月没有完成工作任务部门或个人，会同人力资源部拿出书面处理意见，上报院长办公室。8.每月第一周周末评选、公示公司上月度最佳部门、优秀员工，提交表彰与奖励方案。评选需公正、公开、公平，以达到奖优罚劣、激励先进的目的。负责组织召开表彰会议并代表院长宣布表彰决定。同时评出月度预警员工和部门予以公示，并会同人力资源部对相应的员工或部门进行诫勉谈话，及时形成书面谈话记录，呈送院长审阅。9.每月末最后一天下班前汇总当月所属省公司各部门遇到的问题，各部门的和下月解决这些问题需要提供的工作支持并形成汇总表和初步处理建议，供董事长或总经理参考，并催促董事长针对出14、现的问题及时提出具体意见，促进所属省公司以及各部门工作的顺利开展。（此为部门联席协同制度，办公室负总责，考评比例为200至500元）10.组织办公室内部月度工作总结例会。领导责任：1.对本部门的整体绩效工资负责。2.对组织会议的执行效果负责。3.对下属人员的工作负直接领导责任。4.对院长（董事长）的各类指示落实高度负责。主要权力：1.对重大会议根据需要有现场指挥权。2.对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权。3.对所属下级工作的监督、检查权和争议的裁决权。4.对本部门成本预算和控制权。5.院各项活动的策划和建议权。任职资格： 教育背景：企业管理、行政管理等相关专业大学专科及15、以上学历，具有中级以上职称。工作严谨细致，具有强烈的工作责任心，敢于担当，抗压性强，情绪控制能力强，可承受一定强度的工作压力并能独立出色完成工作。经 验：五年以上办公室、行政管理工作经验，二年以上办公室主任（副主任）工作经验。技能技巧：1.具备一定的政治理论水平，理解掌握有关国家的大政方针政策，有清醒的政治头脑，较高的政治敏锐性。 2.熟悉企业行政管理及后勤管理各项工作流程及注意事项，促进工作的高效运转；3.爱岗敬业，认真负责，有吃苦耐劳的优良品质，雷厉风行的工作作风，办事稳妥，处事严谨，忠诚可靠；4.思想活跃，勤于学习，改革和超前意识强，有强烈的服务意识5.善于发现问题、分析问题和解决问题，16、决策执行能力强；6.有较强的公关意识，能协调处理好公司内外各相关部门之间的关系；7.具备较强的沟通能力、指挥能力、应变能力和危机处理能力；8.具备良好的时间管理能力；9.具备良好的书面和口头表达能力；10.能熟练使用办公软件和自动化办公设备；11.会驾驶。综合素质：1.公平公正，坚持原则，为人正直；2.踏实、严谨、干练；3.积极向上，工作热情饱满；4.具有良好的敬业精神和职业道德操守，及很强的感召力和凝聚力；5.善于学习和自我激励；6.能承受较大的工作压力。 工作条件：工作场所：办公室环境状况：良职业危害程度：无晋升与轮换：可晋升岗位：院长（董事长）助理、副院长可轮换岗位：人力资源部经理、酒店17、管理部总经理可晋升至此的岗位：高级主管、办公室副主任第二节 办公室副主任岗位说明书职位名称办公室副主任职位代码所属部门办公室职 系部门副经理职等职级部门副经理薪金标准直属上级办公室主任直接下属岗行政司机、院长秘书、行政秘书职位概要：在办公室主任领导下，负责实施具体行政后勤保障工作，规范院日常管理，确保院行政管理、后勤保障高效运行。协助办公室主任完成日常事务性工作。工作重点主要围绕工作信息的上传下达、具体行政事务处理、部门沟通协调展开，并对办公室主任起到参谋、议事、协管的作用。 岗位职责：1.负责院内办公用品、微机耗材、低值易耗品、劳保用品的申报采购和登记发放；负责房屋等固定资产及其它重要办公设18、施设备的维修计划的制定和报批；会同后勤与资产管理部按计划组织实施；2.协助办公室主任修改完善院行政管理制度并负责具体督办落实工作；负责院内一般性文件、各类材料、通知的拟定；对各部门所发文件进行格式、文种、文字和内容的审核修改，并按照发文流程编号、报批、制作、用印、下发、存档。3.负责院内会议的记录和会议纪要的撰写、报批和存档备案工作；4.负责公司环境卫生和消防设施的检查，以及公共设备的检修、报修； 抄录水电表并核准院每月水电使用量；5.负责培训期间物资管理和员工活动开展前的准备工作；在院会议召开前期及中期作好协调沟通和督办工作；做好来访人员的接待服务工作；6.督促秘书做好院长办公室的日常整理工19、作，保证院长办公室窗明几净，家具排列整齐，办公物品、文件资料摆放有序，并坚持做好办公室绿化工作；7.了解掌握公司内外部需要院长处理的事务信息，跟据工作轻重缓急，对院长每天的工作日程做出合理安排，指导秘书做好院长工作和生活上的辅助工作，确保院长办公室的工作正常运转；8.为院长参加重要商务谈判和其他社会活动做好相关准备工作；妥善安排好一切事务，根据需要陪同出差时负责院长生活起居和安全健康相关事宜；9.及时准确传达院长对各类文件、申请（请示）、说明、报告或项目工作的处理意见；对公司内部报院长审阅的各种机要文件做好整理、归档、保密工作；10.完成办公室主任交付的其他工作任务。中财研究院中南大区办公室副20、主任每日刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-50元绩效工资）1.每日下班前向院长请示第二天需要配合和处理的工作内容，院长工作行程、客户拜访计划，接待计划，需要注意的工作事项等（程序性工作，每日必做），提前做好安排；2.每日协助办公室主任协调处理各部门反应和报告的问题，做好参谋助手；3.每日协助办公室主任召开部门早会并做好记录，负责会议安排事项的落实；4.督促并指导院长秘书、行政秘书、行政司机做好院长（董事长）日常事务性工作；5.主动做好办公室日常监管工作，包括每日早8:30至下午5：30不定时检查中南大区办公工作秩序、对办公自动化设备及网络运行状况进行监控、强调并督导上网纪律、21、对办公区卫生及消防安全状况进行巡查、下班前检查提醒所有员工切断电脑、空调、加湿器等电器电源、密切关注车辆的维护保养和司机的精神面貌、工作状态；6.每日上午9:30前督促行政秘书做好院长办公室的日常清洁与整理工作，并维护好全天良好的工作环境。负责院办公室和院长办公室日常事务性工作。情绪稳定并时刻保持良好工作状态；7.每日负责拟写院长指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、大事记及其他文字材料；负责院办公室和院长办公室有关文件、资料、信函等材料的收发、转送及归档工作，做到手续完备、及时准确；8.每日负责处理公司领导签批的文件、函电等，协助办公室主任对公司各部门起草的文件严把公文格式关，并按公22、文程序进行修改、编号、印发、存档； 9.每日保证各部门联络畅通，了解和收集各部门工作动态、工作内容及活动情况，并向院长及时反馈； 10.协助办公室主任处理应急事件，完成领导交办的其他工作。中财研究院中南大区办公室副主任每周刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-200元绩效工资）1.协助办公室主任开好每周行政例会（办公室、人力资源部、监察审计部、后勤与资产管理部、财务部、市场部、金融文化研究所），并做好记录，撰写会议纪要2.每周一上午9:00前协助办公室主任对各部门工作周报进行初审，合格后呈送院长（董事长）审阅；不合格打回相关部门限时重做，超过时限未完成的按相关制度处理，并责成其部23、门负责人提出指导意见。3.协同人力资源部完成每周员工关怀工作，未完成或未及时处理此项工作任务，每次将扣除当月基本工资2%（每月四周，可以累计）。4.根据人力资源部提供的本周员工入职、离职情况，发放和收回办公用品（电脑、办公用品、网络设施等），办理物品领用和交接清单；如有办公用品无法收回，及时上报公司领导，未上报或未办交接清单的要追究责任并负责赔偿 5.收集并整理本周车辆出车信息，汇总每周车辆违章情况，定责并作出处理。处理方法以及标准严格遵循中财华融企业制度体系汇编（2014版）第十二章车辆管理制度规定；6.负责检查行政办公区环境、办公秩序，对违反相关规定者提出处理意见；对员工做好安全和保密意识24、教育；7.每周做好客户接待工作，不得借故拖延；接待工作应提前制定计划和方案，将细节礼仪、客户风俗偏好和行业特性等作为重中之重来抓；仔细与接待过程中涉及到的部门和人员进行全面沟通，不留遗憾和纰漏。此为办公室重要工作职责，未按照要求圆满完成将作出警告处分，并进行诫勉谈话（因失误给公司造成重要损失的，院将保留追究相关责任人经济赔偿的权力，并做辞退处理）。8.每周六汇总工作进展及遇到的问题，提出改进建议及处理方案，供办公室主任参考。中财研究院中南大区办公室主任每月刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除100-500元绩效工资）1.每月协助办公室主任汇总当月所属省级分公司各部门发现和存在的问题，25、汇总到院长办公室，同时需要提供个人解决方案，作为参考意见供领导决策。2.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，所需数据等信息需其他部门报送的要和部门积极沟通，在必要时可以采取不定时、不定点督查收集相关信息，确保报告论据充分，真实有效。如遇办公室副主任出差情况下，需要办公室主任替补完成此项报告，此项工作要求为独立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。3.每月最后三个工作日内向院长请示下月工作的主要计划和工作内容，并协同人力资源部一起结合各部门月度工作计划，制定并发布所属省级分公司精细化下月月度工26、作计划和工作任务要求、绩效考评要求。4.每月20日前完成公司网站的更新及维护工作，并提出下月更新内容及建议；5.每月25日协助办公室主任核查酒店管理部递交的下月员工食堂餐单及采购计划；6.每月28日前，协助办公室主任对各部门提交的下月工作计划进行审查，审查要求为：必须明确工作内容并可量化；工作计划具有可执行和量化的考评标准；完不成任务的自我处罚承诺与量化标准；每项工作完成的时限；工作计划必须饱满有序。并在企业群内或共享空间予以公示，公示时间为相应月份的第一工作日上午10点；7.协助组织每月评选公司上月度最佳部门、优秀员工活动，并提交表彰与奖励方案。做好表彰会议的相关准备工作，同时对评出的月度预27、警员工和部门予以公示，参与对相应的员工或部门进行诫勉谈话，及时形成书面谈话记录，呈送院长审阅。8.协助办公室主任每月末最后一个工作日下班前汇总当月分公司、各部门遇到问题，以及下月解决问题需要提供的支持和处理建议，呈送院长（董事长）审批，并督促迅速落实院长（董事长）批示，促进各分公司、各部门工作顺利开展。（此为部门联席协同制度，办公室负总责，每月考评金额为200至500元）9.协助组织办公室内部月度工作总结例会。任职资格： 教育背景：企业管理、行政管理等相关专业大学专科及以上学历，建议具有初级以上职称。经 验：三年以上办公室、行政管理工作经验。技能技巧：1.熟悉公司文档和后勤服务工作流程，能有效28、为分公司、各部门提供满意服务2.具有良好的组织协调能力和亲和力，能有效的为院长提供专业服务3.具有较强的公关意识，能协调处理好公司内外的关系；4.具备较强的沟通能力、指挥能力、应变能力和危机处理能力；5.具备良好的时间管理能力；6.具备良好的书面和口头表达能力；7.能熟练使用办公软件及办公自动化设备。8.具备良好的中英文写作、口语、阅读能力；9.善于发现问题、分析问题和解决问题，提供决策能力强。10.会驾驶。综合素质：1.公平公正，坚持原则，为人正直；2.踏实、严谨、干练、细心、耐心；3.积极向上，工作热情饱满；4.善于学习和自我激励；5.能承受较大的工作压力。 工作条件：工作场所：办公室环境29、状况：良职业危害程度：无晋升与轮换：可晋升岗位：办公室主任可轮换岗位：人力资源部主管、酒店主管可晋升至此的岗位：行政司机、行政秘书第三节 院长秘书岗位说明书职位名称院长秘书职位代码所属部门办公室职 系秘书职等职级薪金标准直属上级办公室主任/副主任直接下属岗职位概要：协助院长完成日常事务性工作，及时了解院长工作日程，为院长商务活动和出差行程安排做好筹备工作。岗位职责：1.保证院长（董事长）办公室整洁明亮，办公物品摆放有序，文件档案资料分类存放，日常工作安排合理； 2.了解院内外需要院长（董事长）处理的事务信息，合理安排院长（董事长）每天的工作日程；3.负责院会议通知及会务安排，起草、打印、登记和30、存档院会议纪要，对决议事项进行检查和督办；4.依据事务轻重缓急，合理安排院长（董事长）与来访客户见面时间，做好来访客户的接待登记工作；5.协助院长（董事长）参加重要商务谈判和社会活动，并做好相关准备工作；6.妥善安排院长（董事长）商务旅行，负责酒店、机票预订等，并根据工作需要陪同院长出差，保证院长商务旅行顺利进行；7.及时准确传达院长院长（董事长）对各类文件、申请（请示）、报告和项目工作的处理意见；8.负责院长（董事长）审阅各种机要文件归档，并做好保密工作；9.完成院长（董事长）交付的其他工作任务。10.关注院长（董事长）的生活起居习惯和身体健康状况，调节好院长（董事长）的工作和休息时间；1131、.协助办公室主任/副主任做好办公室相关工作。中财研究院中南大区院长秘书每日刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-100元绩效工资）1.每日上班后第一件事就是整理院长（董事长）办公室的物品及文件资料，告知一天的行程安排，请示工作安排；2.每日下午下班前向院长（董事长）汇报当天工作的完成进度，请示第二天需要配合和处理的工作事项，包括院长（董事长）工作行程、客户拜访计划、商务活动安排、接待活动等（程序性工作，每日必做）；3.负责来宾接待及院长指定人员的约见，保持良好工作状态和精神面貌。4.每日负责撰写院长（董事长）指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、大事记及其他文字材料。 532、.负责寄至院长（董事长）的有关文件、资料、信函的收发、转送及归档，做到手续完备、及时准确。 6.负责院长（董事长）出差行程安排及酒店、机票预订等，并做好票据整理。7.每日保证分公司、各部门联络畅通，了解和收集分公司、各部门工作动态及活动情况，及时向院长（董事长）反馈。8.负责提醒院长（董事长）按时参加已经定好的商务和社交活动； 9.协助办公室主任/副主任对院各部门起草文件严把公文格式关，并按公文程序进行修改、编号、印发、存档，协助办公室主任处理应急事件。 中财研究院中南大区院长秘书每周刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-100元绩效工资）1.整理分公司、各部门提交的工作周报、总33、结及下周工作计划，及时呈送院长（董事长）阅，并将院长（董事长）的意见及时传达给相关人员；2.每周六对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店管理等七大内容进行独立性核查和独立报告，呈送给院长（董事长），报告必须论据充分，真实有效，并承担连带责任和信用责任；3.每周对呈送给院长（董事长），的工作行程和需要院长（董事长）参与、决策的工作事项进行梳理，并汇报工作进度，对于久拖不决或有遗忘的事项予以提醒。 中财研究院中南大区院长秘书每月刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-200元绩效工资）1.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度34、用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，呈送给院长（董事长），报告必须论据充分，真实有效，并承担连带责任和信用责任。2.每月负责将整理好的各部门月报呈送给院长（董事长）阅，并将院长（董事长）的意见及时传达给相关人员；3.每月最后三个工作日内向院长（董事长）请示下月工作主要计划和工作内容，并协助办公室主任/副主任、会同其他各部门一起就分公司下月度工作重点作出安排，制定并发布院下月度工作计划、工作任务和绩效考核标准。任职资格： 教育背景：1.工作严谨细致，具有强烈的工作责任心；敢于担当，工作积极主动，沟通协调能力强，情绪控制能力较好，可承受一定的工作压力并能独立出色完成工作。235、.23-45岁，男女不限，形象气质佳，普通话流利，女性身高163cm以上；男性身高在170cm以上。条件特别优异者可适当降低身高标准。3.熟练操作EXCEL、WORD、PPT等办公软件。4.熟悉秘书具体工作和流程，具备相应文书写作能力。5.拥有良好职业道德操守、永不言弃敬业精神，具有良好的事业心和较高的忠诚度。6.接受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。经 验：2年以上高级秘书工作经验或同等岗位高级管理工作经验。技能技巧：1.熟悉文档管理；2.具备良好的沟通、组织、协调能力；3.具备良好的书面和口头表达能力4.能熟练使用办公软件及办公自动化设备；5.具备较36、强的沟通能力、应变能力和危机处理能力；6.善于发现问题、分析问题和解决问题，能有效的为院长提供专业服务； 7. 具备良好的时间管理能力。8. 会驾驶。综合素质：1.工作细致、严谨、认真，条理性强；2.责任心强，勇于承担挑战性的工作；3.具备良好的团队合作意识；4.积极向上，工作热情饱满；5.善于学习和自我激励；6.能承受较大的工作压力。工作条件：工作场所：院办公室环境状况：良职业危害程度：无晋升与轮换：可晋升岗位：办公室主任、院长助理可轮换岗位：人力资源主管可晋升至此的岗位：高级行政秘书（从事行政秘书一年以上工作经验）第四节 办公室行政秘书岗位说明书职位名称办公室行政秘书职位代码所属部门办公室37、职 系部门职员级职等职级部门职员薪金标准直属上级办公室副主任直接下属岗无职位概要:协助院长（董事长）完成日常行政工作和生活事务处理。此岗位为办公室分管专职协调院长（董事长）日常行政工作和生活事务的岗位。 岗位职责和工作绩效考核内容:1.合理安排、提醒董事长的日常工作时间和程序；了解公司内外部需要院长处理的事务信息，对院长每天的工作日程做出合理安排；2.做好董事长工作环境的改善，创造和谐、温馨、快乐的办公环境；保证董事长（院长）办公室明亮整洁，家具摆放整齐、文件整齐规范并做好绿化管理工作；3.逐步提高董事长的健康状况、健康标准、生活质量，注意并逐步改善董事长的生活习惯，让生活更有活力和健康情趣，38、确保董事长身心健康、放松，进而促进经营业绩和管理绩效的提升；4.注意定期提醒督促董事长的体育锻炼、理发、亚健康保健、工作和休闲结合、体检等事宜，并有时间安排记录表，做好健康管理；5.按照董事长的吩咐提前或及时为亲朋好友、同事、下属购礼品、贺品，并做好一定物品的储备；6.每天做好日清日结，每周做周报表，每月做月报表，对董事长交代的事情要做好备忘录，并呈报办公室负责人或者相关部门进行处置，随时明示自己，也提醒董事长；7.在职权范围内，能进行自我管理，能自主、自立、自信地处理业务；8.完成董事长交办的其他工作的督办、协调及落实任务；妥善安排院长商务旅行，负责酒店、机票预定等工作，确保商务旅行的顺利进39、行，根据工作需要陪同出差并保证安全工作；9.撰写董事长的有关报告、文件，负责完成其他相关部门交代的工作；负责整理院长召开的会议记录，整理相关会议文件；10.依据事务轻重缓急，合理安排院长与来访人员见面时间，并做好来访人员的接待服务工作；11.完成院长交付的其他工作任务。中财研究院中南大区办公室行政秘书每日刚性考核工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-500元工作绩效）1.每日董事长上班后，问候并提醒董事长健康管理（有无服药，昨日健康情况，身体有不适时，需要及时通知办公室主任安排董事长体检；在工作不繁忙的时候提醒并督促和陪同进行身体锻炼等）2.每日上午9:30前做好院长办公室的日常清洁40、与整理工作，并维护好全天良好的工作环境。创造和谐、温馨、快乐的办公环境；保证董事长（院长）办公室明亮整洁，家具摆放整齐、文件整齐规范并做好绿化管理工作；3.每日下班前向院长请示第二天需要配合和处理的工作内容，院长工作行程、客户拜访计划，接待计划，需要注意的工作事项等；（程序性工作，每日必做）4.负责院办公室日常接待和院长办公室日常整理工作。情绪稳定并时刻保持良好工作状态。5.每日负责拟写院长指定的各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、大事记及其他文字材料。 6.每日负责协助处理公司领导签批的文件、函电等，对公文进行修改、编号、印发。 7.负责院办公室和院长办公室有关文件、资料、信函等材料的收41、发、转送及归档工作。8.积极参与各项活动，协助办公室主任/副主任处理应急事件。 9.完成领导交办的其他工作。中财研究院中南大区办公室行政院长秘书每周刚性工作考核内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-500元工作绩效）1.每周对院长（董事长）的身体健康状况进行跟踪管理，督促加强锻炼和身体检查；2.每周定期安排好院长（董事长）休闲娱乐和身体保养、理发等事项；3.每周对院长（董事长）的社交生活和日程安排、亲友的婚丧嫁娶等事项作好备忘录并按时提醒4.协助办公室做好每周工作计划的汇总工作。 5.每周六对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店管理等七大内容进行独立性核查和独42、立报告，并呈送给院长（董事长）阅，此项工作要求为独立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。中财研究院中南大区办公室行政秘书每月刚性工作考核内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除100-500元工作绩效）1.每月给院长（董事长）制定健身和体检计划，按照计划安排院长（董事长）的活动2.每月协助办公室主任汇总当月所属省级分公司各部门发现和存在的问题，汇总到院长办公室，同时需要提供个人解决方案，作为参考意见供领导决策。3.每月最后三个工作日内对车辆管理、员工关怀、员工考勤、办公秩序、保密制度、用水用电、酒店管理等七大内容进行月度独立性核查和独立报告，并呈送给院长（董事长）阅，此项工作要求为独43、立性核查和独立报告，并承担连带责任和承担信用责任。4.每月最后三个工作日内向院长请示下月的主要活动计划，并做好备忘 任职资格:1.工作严谨细致，具有强烈的工作责任心，情绪控制能力较好，可承受一定的工作压力并能独立出色完成工作。2.专科以上学历，形象气质佳，普通话流利，身高163cm以上；男性身高在170CM以上。条件特别优异者可适当降低身高标准。3.个性开朗，工作积极主动，沟通协调能力强；有较好的沟通表达能力及服务意识，有相关董事长行政和生活秘书工作优先 4.熟悉秘书具体工作和流程，具备相应文书写作能力；5.拥有良好职业道德操守，永不言弃敬业精神，具有良好的事业心和对企业的绝对忠诚。6.工作有44、条理，细致、认真、有责任心，办事严谨；7.良好的团队协作精神，为人诚实可靠、品行端正；教育背景:专科以上学历。并接受过卫生护理专业、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。经 验:2年以上秘书工作经验技能技巧:1.有从事秘书工作的基本素质，细心，耐心，热心；2.具备良好的沟通、组织、协调能力；3.具备良好的中英文写作、口语、阅读能力；4能熟练使用办公软件及办公自动化设备；5.具备良好的时间管理能力。6.会驾驶。态 度:1.工作细致、严谨、认真，条理性强；2.责任心强，工作主动；3.具备良好的团队合作意识；4.积极向上、工作热情饱满；5.善于学习和自我激励；6.能承受较大的工作压力。工45、作条件:工作场所：办公室。环境状况：舒适。危 险 性：无晋升与轮换：可晋升岗位： 第五节 行政司机岗位说明书职位名称行政司机职位代码所属部门办公室职 系行政后勤岗职等职级职员薪金标准直属上级办公室（副）主任直接下属岗职位概要：负责车辆安全驾驶、接送服务，以及车辆维护、保养、年审。岗位职责：1.遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理规章规则，安全驾车。2.着装整洁规范，保持良好的职业道德和热忱的服务态度，确保安全准时接送领导和客户。3.自觉遵守院各项规章制度，服从院领导和办公室调配。4.保持车辆整洁，经常检查车辆主要机件；定期汇报车辆运行情况，保证车辆在安全的状态下行使，并记录车辆46、行程。5.自觉做到不违章行车、不私自用车、不酒后开车、不开赌气车。6.上班不出车期间，必须按院作息时间准时到办公室坐班，服从领导统一调度。7.车辆维修、保养费用必须预先申请，经批准后，到指定维修厂维修，保持车况良好。8.负责车辆各种税费的缴纳、车辆年审以及车辆变更业务的办理。9.严守秘密、不得随意传播领导的讲话内容。10.完成上级交给的其他工作任务。中财研究院中南大区行政司机每日刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-150元绩效工资）1.每日上班须清洗车辆（上级主管临时明确规定除外），保持车内整洁美观，如遇下雨、下雪、沙尘天气可酌情处理。2.每日上班9：00前务必须做好车况检查（47、油、水、电、外观等），如遇特殊情况（领导安排其他事务，车辆不在身边），可酌情处理。（必备性事务，没有完成此工作，每次扣罚20元）3.每日上班时间，如无工作安排，应积极主动配合做好办公室卫生及其他工作；不出车时须在司机岗位待命；公司原则上鼓励行政司机在不出车情况下、没有工作安排时加强专业知识学习，或在岗位上学习其他文化知识，提高个人文化修养和职业技能；严格禁止在办公区域内串岗，说三道四，传递负能量；每日以多做少说，不议论是非，追求上进，主动积极为原则。（出现上述表现，办公室和人力资源部必须进行诫勉谈话，后果严重的则待岗反省和辞退处理）4.每日24小时保持手机畅通，须在铃声响起40秒之内接通；因信48、号不好，或其他特殊情况，最迟须在5分钟以内给相关人员回复电话，并说明未接电话的原因，并接受真实性检查。（此为司机岗位强制性规定，第一次未接电话并在5分钟内未回电话扣罚20元，第二次扣罚50元，第三次扣罚150元，出现三次（含三次）以上，作诫勉谈话和停岗或辞退处理。）5.认真准确填写“用车申请单”相关内容，并及时汇报至办公室，不得伪造车辆行驶信息。6.司机、财务人员等不得利用公司洗车卡、油卡为本人或他人洗车、加油。司机如有违反，每次处以所涉金额5倍罚款；财务人员每次处以所涉金额10倍罚款并立即调离财务岗位。7.司机对违反公司用车管理规定的人员，有权实名举报；公司经调查属实，将按章处理相关人员，并49、给予司机每次50到500元奖励。其他人员亦可对司机人员的违规行为进行举报，处理规则同前述。 中财研究院中南大区行政司机每周刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除20-100元绩效工资）1.统计本人本周驾驶车辆出勤公里数、出车信息，上报财务部、办公室、院长（董事长）各一份。（没做每周扣罚50元）2.查询本人本周驾驶车辆违章情况，如有违章，按公司相关规定承担违章相应罚款。3.向财务部、办公室上报公司各辆车的使用状况，以及需要维修保养车辆的相关情况，确保车辆安全行驶。（事务性工作有无均须报告，无报告每周扣除50元。）4.每周自觉学习行政管理制度、司机岗位职责说明书；自觉学习道交法，如遇道路改50、造、交通管制等信息，司机有义务第一时间告知用车人及办公室。中财研究院中南大区行政司机每月刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除100-200元绩效工资）1.每月最后一个工作日下午5:30前清除本人驾驶车辆违章情况。（试用期内司机违章罚款、由其全部承担；司机转正后，违章罚款分别由公司承担41%，个人承担59%。司机未在月底消除本月违章罚款，财务部将直接从其工资中扣除，行政司机不得有异议）2.每月最后一天下午5：30半前汇总本月本人实际出车天数、公里表读数（细化到公里）、用车人明细、行驶公里数明细、加油明细、总耗油量、100公里耗油量等数据并上报办公室主任和财务部；3.每月底须向办公室报备51、车辆维修、保养情况，未报备者将罚款50元；4.每月自觉学习车辆维修保养及驾驶知识，自我提升业务技能。任职资格： 教育背景：高中或中专以上学历。身体素质：2245岁之间，1.7米1.8米之间。 经 验：五年以上实际驾驶经验，退伍军人、在部队给领导开过车的人员优先。 技能技巧：1.B1以上驾照，驾驶技术娴熟；2.熟悉车辆基本保养知识，对车辆机械性能有较深认识； 3.具备专业交通安全技能知识； 4.熟悉交通路线。综合素质：1.高度敬业，具有极强的工作责任心；2.为人正直诚实，积极乐观；3.具有良好的服务意识，办事灵活；4.吃苦耐劳，能接受高强度的工作。 工作条件：工作场所：院办公室或指定办公室环境状52、况：良职业危害程度：无第二章 办公室主任工作原则与工作艺术一、办公室主任工作原则1.准确的原则 “准确”是提高工作效率的基本要求。办公室的任何工作都密切关联着公司高层领导的工作。所以说办公室工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性。具体说就是办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。做到这一点必须态度认真，作风仔细。比如说办文，必须从起草、缮写、校对、印制到呈批、传阅、登记、装封、递送等每一步都不发生差错。2.迅速的原则 迅速”就是要求工作及时、高效。对每天的工作进行梳理，按照轻重缓急对当天要办的工作进行分类处置，尽快地把相关信息和要求传达到上级和承办人员手里。3.保密的原则办公室经常接触53、公司内部的一些重要文件和商业秘密，这里有两个方面的要求：一是在工作流程中采取保密措施保证公司内部文件、资料的安全；二是办公室人员要保证自己知密不泄密。4.周密的原则办公室工作的特点要求工作安排非常周密。首先是各项工作计划的制定、工作部署必须周密。要考虑到目标、措施，可以预见的各种问题及解决办法，各项工作的协调和时间上的衔接等，其次是执行计划中组织管理必须严密。没有严密的组织，计划往往落空。特别是大型活动和会议的组织，更需要精心筹划，每一件事都要具体落实到人，有布置，有检查。最后，办公室工作有许多是文字性工作，更需严密、细致。文件和报告要没有错别字，标点符号也要认真推敲。文件收发、传递、归档，应54、做到准确无误、一丝不苟。对文件的保密工作尤其要加倍谨慎，做到万无一失。总之，事前考虑得越周密，计划目标的实现就越有保证。作为办公室的经常工作，每天、每周、每月、每季、每年都应事先做出计划，重大工程或活动更应单独制定详细计划，只有这样，才能保证工作不出纰漏。5.服务的原则办公室是上情下达、下情上报的中心枢纽部门，有调度、协调、综合加工的作用。办公室的使命就是做好“三服务”：即“为领导服务，为各部门服务，为员工服务”。要求办公室工作人员必须树立服务观念，加强自我修养，具有奉献精神及甘当无名英雄的品质。要全力协助配合各部门的工作，推动各项任务的完成。办公室的每个工作人员之间的协作配合也尤其重要，没有55、这种协作配合和服务理念，不可能发挥好办公室的整体功效。二、办公室主任工作艺术要想做一名合格的办公室人员，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，具备细致的心思，勤奋的习惯，严谨的操守，广博的知识，还要懂得一系列工作方法和语言艺术。1.尊重领导，但不一味阿臾奉承 作为办公室工作者理顺与领导的关系，是事事能碰到，时时需注意、处处应谨慎的重要事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以工作为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，尊重领导、全力配合、积极协助、竭力服务。领导者不同，其个性特点也不同。要绝对遵从领导个性，全力维护领导威信，主动适应领导风格，把握与领导相处的尺度，有分寸地参与领导56、的日常工作和生活，充分发挥参谋和助手作用。 2.工作主动，但不越位错位办公室工作者要紧紧围绕领导工作这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了办公室工作的被动性。怎样变被动为主动，就要看工作的技能和技巧了。有四个方面：一是争取同领导一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存，该定期更新的要及时更新。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导保持一致，才能服务在“点子”上。在57、工作主动到位的基础上，也要注意把握火候，避免越位错位，找准自己的角色定位。 3.服从而不盲从服从而不盲从，是一件既简单又不简单的事。说它简单，是因为作为一名下属，服从是天职，理应雷厉风行地坚决执行上级的部署或领导的决定。说它不简单，是因为服从有风险，执行须谨慎，再英明的领导，也难免会有局限和疏忽，作出的决策部署也可能不够完善，不够科学，甚至是错误的。你若不假思索地盲从，后果会很严重，但你若贸然提出异议，后果也可能还是“很严重”。要做到服从而不盲从，要做到以下几个方面：第一是明确责任、遇事三思。虽然主意领导的，但作为下属，为领导当好参谋助手是义不容辞的责任。已经知道其中有问题，如果还碍于领导情面58、去执行指令，恐怕就会陷入更大的“困境”。因此，执行命令时要多想想“这个决定对不对”“这么去落实行不行”“执行之后效果好不好”，三思而后行。第二是需要勇气、敢于担当。向领导提出不同意见特别是反对意见，是有一定风险的。然而，责任重于泰山，面对错误的指令，我们要敢于较真碰硬。只要是出于公心，对工作负责、对岗位负责、对领导负责，汇报的内容客观有道理，领导是会欣然接受你的意见和建议的。第三是注意方法、灵活机动。要注意提意见的方式方法、时机、地点，有的必须事前更正，有的可以事中修正，有的还可以事后修补，视情况而定，灵活掌握，随机行事。4.分工不分家 办公室的工作面广线长，需要科学分工和团结协作，如果出现“59、各吹各的号、各唱各的调”的现象，不利于办公室发挥整体合力作用。因此，必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立，办公室是一个血肉相连的整体，要求每一位成员必须有团队合作精神，甘苦同尝，荣辱与共。在工作中，要相互补台救场，而不是各自为阵，更不能挖角拆台；要唱出和声之美，而不是离谱之音。5.沟通协调，换位思考办公室工作发挥上传下达、左疏右通作用。上传下达也有艺术性，就是换位思考的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情原本不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不遮不掩地说得明明白白。在和同级的工作配合中也要站在对方的立场和角度来思考和处理问题。现实工作中，每个人无论是看问题的观点和60、方法，还是在解决问题的方式和方法上面，都会存在一定程度的差异。这些差异的存在是客观的，要充分理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与办公室的及时沟通、协调有着密切关系。因此，办公室必须做到腿勤、耳勤、嘴勤。 6.为领导保驾护航一方面是在工作中做好“挡驾“工作，以减轻领导不必要的压力。一是处理好各类来电，通过最基本的对话信息，迅速判断来电者的身份和意图，以直接明了的方式给予肯定或否定，确定是否安排见面；不要轻易提供领导联系方式，必须问清身份、姓名及事由，如是公事则建议可由办公室代为联系处置。二是处理好来信来函，认真筛选处理信函件，视情况和轻重缓急程度呈报给领导参阅，并提供建议案共领导参考。61、三是做好来访人员接待工作，耐心细致地听取诉求事项，不需要领导亲自处理的直接分门别类的介绍到各部门处理，对于必须要领导处理的，应及时请示领导意见，得到领导首肯的，尽快安排领导面见来访者，并对结果进行跟踪反馈。另一方面是在生活上主动关心关注领导。一是了解领导的生活习惯、兴趣爱好、身体健康状况等，对领导的衣食住行全面关注，随时准备为领导提供必要的帮助。二是在一些商务和社交场合为领导保驾。尽量避免领导过量饮酒、不良进食、不当举动，避免领导陷于尴尬和危险境地。第三章 办公室管理实施流程及方法第一节 文秘工作管理一、流程图1、综合性文字（多媒体）材料印制归档公司领导审 阅征求有关单位意见办公室领导审 改秘62、书组织起草办公室领导召集研究提纲听取领导意见学习有关文件收集有关资料接受任务2、公司重要文件、公文办公室分管领导安排工作网上分送归 档加公文号印 制听取领导意见收集有关资料秘书组织起 草办公室分管领导审改公司领导审阅签发3、重要情况通报办公室分管领导安排工作研究主题收集资料撰 稿主任审改办公室分管领导审改归 档上报上级部门网上分送领导编号印制公司领导审 阅4、信息管理归档研究主题收集材料编写信息接受任务重大信息办公室分管领导审核网上发布重大信息公司领导审核主任审核5、年度资料汇编整理挑选资料任务分类排序任务呈送公司领导下发各单位办公室领导审核送排版校对印刷档案室存档6、专项调研确定调研主题拟定63、调研提纲拟发调研通 知抓住重点开展调研研究调研材料研究问题建议撰写调研报告秘书室主管审核归 档公司领导参 阅办公室领导审核7、陪同公司领导出差、调研、现场办公接受任务做好组织协调工作记录领导安排事项记录现场反映情况撰写调研报告整理讲话录音起草会议纪要撰写有关信息整理督办事项制定日常表拟定通知领导审核下发通知陪同公司领导调研现场办公向办公室领导汇报8、督查工作按期催办跟踪催办起草督查情况秘书编辑督查反馈督办事项备案下达督查通知拟定督办事项报办公室领导审批报公司领导发有关单位公司分管领导审批办公室主 任审核9、提案管理流程名称提案管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节各部门办公室办公室主64、任院长审核管 理 行 为提出各种合理化建议收集汇总信 息审批编制方案确定方案流 程 结 束流 程 开 始否否二、实施方法办公室文秘主要负责综合性文字（多媒体）材料、公司重要文件和公文、重要情况通报编撰；重大信息采集、编制和发布；专项调研；陪同领导出差、调研和现场办公；跟踪督办公司重大决策执行；收集、梳理和汇总各部门合理化建议并呈报给院长（董事长）参阅等。 1.文字编撰按照公司领导安排，对需要编撰的公文和文书确定文种，构思篇幅，搭建框架；及时和各部门沟通，收集、筛选相关数据、图片和资料，在预定时间完成初稿呈送办公室主任和公司领导审阅，按照领导和部门提出的意见进行修改，领导审批签发，及时进行印制和65、传送，并做好归档工作。2.信息采集、编制和发布（1）及时收集、整理领导需要的信息，提供给领导和其他部门，供其决策参考。（2）公司所有对外宣传信息、对外宣传口径，必须经办公室审核，并呈送院长（董事长）审批后方可在公司指定的信息平台进行发布。未经允许，任何部门、员工不得以个人名义对外宣传、发布中财研究院相关信息。（3）信息发布过程中要注意保守公司经营机密，避免无序发布带来的不良后果。 （4）授权由部门发布的一般信息，由部门负责人对拟发布的信息进行审核并签字，以确保信息的内容真实有效、符合法律法规的规定。（5）对公司将会产生重大影响的重要信息，由办公室牵头组织专班进行信息合法性、可控性证，对发布后可66、能产生的风险进行预测，并制定相应对策，呈报院长（董事长）审批，所有的重大信息均由办公室会对外发布。3.专项调研和提案管理办公室要有针对性进行专项调研，形成有价值、可行性的调研报告和提案，呈送公司领导参考。首先要确定调研主题，多与相关部门、分公司、子公司和办事处沟通，找准调研角度，制定调研方案，明确责任，量化管理。其次进行全面、系统、周密的调查研究和数据采集，掌握真实、准确的情况。最后分析整理数据和资料，撰写有质量、有深度的调研报告呈送领导参阅。4.陪同领导参加商务活动秘书负责陪同公司领导出差、调研、现场办公及参加商务活动，一是要安排好领导的工作日程；二是做好通知、接洽事宜；三是根据记录和录音，67、整理相关纪要，对形成的决策进行督办，督促贯彻落实到位。第二节 文件和资料工作管理一流程图1、机要件收文处理流程及时通知相 关单位取件每周2次取机要件公司级机要文件单位订阅机要件上交上级机要部门文件回收登记办送公司 领导阅示编号登记详细登记履行签收附公文处理笺按批示传阅催办2、上级文件收文处理流程归档立卷纸质文件登记接收上级来文移交档案馆网上归档立卷网上催 办网上送办公室领导拟办网上收文登记 送公司领导批办送办公室领导拟办电子文件登记扫描文件编辑文件收文登记附公文处理笺催 办网上送办公室领导批办3、办公室收文管理工作流程流程名称办公室收文管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节各部门行政68、部行政部经理流程开始审核审批管 理 行 为流程结束根据会议计划明确会议主题整理文件文件处理收集资料收到文件文件分发否否记录存档分类管理文件移交文件查阅4、办公室发文工作流程流程名称办公室文件管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节各部门办公室办公室主任院长管理行为审查编号流程结束审核否否是是文件打印定期整理文件下发起草文件确定公文文种是文件执行文件落实文件存储流程开始审批 5、文件借阅流程流程名称文件借阅管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节各部门办公室办公室主任管理行为流程结束文件借阅申请办理登记手续签字领取文件使用文件归还审核审批否否文件检查文件归档流程开始6、档案归档与维护流程流程名称69、档案归档与维护管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节办公室办公室主任管理行为档案装订档案分类档案鉴定档案收集档案排序档案装盒档案编号流程开始流程结束日常使用日常维护否审批否7、档案借阅与归还流程流程名称档案借阅与归还管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节各部门办公室办公室主任管理行为流程结束档案借阅申请借阅手续办理档案领取档案使用按期归还审核否否通知领取是是审核档案归档流程开始审批二、实施方法1、职责（1）办公室负责内部文件和外来文件的发放、传阅、回收、归档保存管理；为公司唯一发文主体，公司其他部门无单独发文资格，办公室代行发文权责；负责文件的标准化审核。（2）其他职能部门负责相关文件拟制70、审核；文件的接收和保存；分管领导负责相关文件的审核、会签。2、受控文件和资料分类红头文件包括：组织结构变动、人事调整、重大行政奖惩等质量手册程序文件体系文件管理制度管理规定/规范重要文件资料包括：技术文件资料、重要的管理过程资料、签报、函、介绍信、证明信、申请信、内部联络单、专用公文、法律文书、商务文书等受控文件公司普通通知包括：公司人事调动、行政事务、管理政策/活动等普通通知部门普通通知包括：业务系统的工作要求、临时规定等普通文件公司会议通知（纪要）会议通知（纪要）部门会议通知（纪要）公司计划总结和决定计划总结和决定部门计划总结和决定上级文件包括：上级（政府部门）文件等外来文件行业法规/标71、准包括：行业法规、标准等3、内部受控文件的编、审、发控制表文件类别拟制部门审核/会签批准发放范围红头文件办公室院长助理院长公司全员体系文件按体系文件规定执行普通通知公司通知相关部门相关部门经理、分管领导会签院长拟制部门根据内容相关性确定部门通知相关部门相关部经理分管领导拟制部门部门确定会议通知公司会议通知会议组织部门与会领导会签院长拟制部门根据内容相关性确定部门会议通知会议组织部门相关部门经理分管领导拟制部门根据内容相关性确定会议纪要公司会议纪要会议组织部门与会领导会签院长拟制部门根据内容相关性确定部门会议纪要会议组织部门相关部经理分管领导拟制部门根据内容相关性确定备注：跨部门文件，必须相关部72、门负责人会签，必要时分管领导会签。4、文件的编写规范（1）体系文件的编写规范见体系文件管理规定，红头文件、普通文按以下标准执行。（2）文件编号：由办公室统一编制。（3）文件头称呼：红头文件、普通文件的文件头统一为“北京中财华融湖北分院文件”（字体为红色黑体初号加粗），红头文件的文件头字体颜色为红色，其它与普通文件一样。（4）发文文号：字体为黑体4号（5）正文题：字体为黑体2号（6）受文对象：受文对象必须准确定义：“XX部门”表示受文对象为该部门全员，“各分公司”表示各分公司全员，若非全员，应明确受文岗位，如“XX部部门经理”、“各分公司总经理”等，以确保文件的发放范围受控。 （7）文件正文：每73、一段前面空两个字符，正文每项内容的小标题前面空两个字符，字体为黑色宋体四号。（8）附件：如有附件，在正文下空1行左空2字，字体黑色宋体小四号。（9）一级标题：汉字小写，加顿号（如：一、），字体为黑体小2号。（10）二级标题：汉字小写，加顿号（如：（一），字体为黑体3号。（11）三级标题：阿拉伯数字，加顿号（如：1、），字体为黑体小3号。（12）四级标题：阿拉伯数字，加小括号（如：（1），字体为宋体4号。（13）五级标题：阿拉伯数字，加圆圈（如：），字体为宋体4号。（14）六级标题：英文大写，加圆点（如：A.），字体为宋体4号。（15）七级标题：英文小写，加圆点（如：a.），字体为宋体4号。（174、6）文件落款署名：北京中财华融湖北分院（17）成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。（18）主题词：文件尾反线上1行，字体黑色黑体三号。（19）发文单位：红头文件、普通通知、公司会议通知为北京中财华融湖北分院,部门普通通知和会议通知为北京中财华融湖北分院XXX部，字体均为方正仿宋简体四号。（20）如果文尾接近一页或正好占满一页，主题词、发文单位、发布日期等应设置在下一页的页脚，并在此页页眉中间写上（此页无正文）。（21）时效要求：文件涉及工作安排及要求，要规定明确的完成时间及未按规定时间完成的罚则。5、文件的发布流程（1）红头文件和普通文件按以下规定执行，体系文件的发布按体系文件管75、理规定执行。（2）文件的拟制部门填写发文件申报单（内容包括：文件标题、附件数量、受文单位/人、拟制人、审核/会签人、批准人等，详见附件模板），在文件发布前2天将发文件申报单与待发文件一并送至相关审批领导及办公室。相关领导进行内容审核，办公室进行标准化审核（行文是否规范）。（3）拟制、审核、批准严格按发文件申报单及内部受控文件的编、审、发控制表确定的权限执行。（4）发文申报单以拟制、校对、审核、存档、发文单位、发文日期、印发份数字体均用方正仿宋简体四号字。6、文件的存档（1）办公室按文件分类归档保存。（2）为方便相关部门查阅，办公室在文控员电脑设置各种文件索引（按发布日期索引，按文件名索引，按批76、准人索引，按拟制人索引等）。（3）办公室对红头文件和普通文件每年清理一次，并按年存档，体系文件按体系文件管理规定执行。7、外来文件管理（1）上级文件由办公室负责接收、登记、存档外来文件、通知、传真、资料，并填写外来文件处理单，交办公室主任填写“拟办意见”，必要的时候，需报院长（董事长）签批阅处理意见。由办公室负责将文件、通知、资料等向对应人员公布信息。（2）行业法规由办公室接收、登记、存档，并送相关领导传阅。8、对部门、分公司文件管理要求（1）各部门、分公司内部发文只能以普通文件方式发文，不能发红头文件。（2）各部门、分公司应对公司发的各类文件进行存档。9、罚则（1）凡私自下发文件的部门，对部77、门负责人予以通报批评和300元处罚。（2）凡文件拟制不符合文件编写规范的，且经多次劝说不改的，予以拟制人100元处罚。（3）凡文件审批下发后，相关人员不按文件要求执行的，文件中有明确处罚规定的按文件执行，文件中没有明确处罚规定的，处理如下：a、如未造成经济损失和外部顾客（包括客户、供应商等）不良影响的，公司相关部门负责人300元处罚，公司相关操作人100元处罚。b、如造成经济损失和外部顾客（包括客户、供应商等）不良影响的，除按上条执行外，尚应酌情赔偿损失，严重者个案处理。中财研究院文件发文申报单申报时间申报部门申报人文件标题附件数量文件性质新增 修订 补充文件分类红头文件 体系文件 普通通知 78、通报 会议通知接收单位抄送单位抄报单位拟制人审核/会签人批准人发文编号其它要求第三节 体系文件与资料管理1、职责（1）办公室负责体系文件的发放、回收、存档管理；负责体系文件的标准化审核。（2）相关部门负责相关职能的体系文件的拟制、修改和审核；执行本规定关于体系文件的保密条款；分管领导负责体系文件的审核、会签。2、体系文件的分类（1）按职能内容属性分为：办公室及人力资源部管理文件财务部管理文件市场部管理文件金融所管理文件监察审计部管理文件后勤与资产管理部管理文件酒店管理部管理文件（2）按文件的作用范围分为：一级文件：质量手册或经营管理纲要二级文件：程序文件，管理制度三级文件：管理规定及规范四级文79、件：文件执行记录（包括计划及规划、报告、方案、会议纪要、报表等）3、体系文件的编制、审核、批准、发放控制（1）编制职能相关部门负责文件的编制、修改。（2）审核分管领导负责职能相关文件的审核、会签。（3）标准化审核办公室负责执行。4、批准院长负责一级、二级及重要三级、四级文件的批准，分管领导负责一般三级文件的批准。详见体系文件编制、审核、批准、发放控制表。5、发放体系文件的发放范围为工作内容相关部门和人员，以及办公室规定的发放范畴。6、体系文件审批流程拟制部门送至直线领导审核/会签分管领导审核院长批准办公室按文件控制表规定的发文范围发布。7、保密体系文件作为公司的知识财富和内部管理机密，受文部门80、/人员负有保密的责任，不得将文件向超出文件规定发放范围的任何个人或组织传阅（出于特殊需要，经院长批准后方可传阅），否则视情节轻重给予撤职、降级或辞退处理。8、体系文件的编制、审核、批准、发放的责任和范围详见附表体系文件编制、审核、批准、发放控制表。9、重要文件资料的编制、审核、批准、发放控制（1）公司重要资料指对公司经营管理产生重要影响的文件资料，包括预算/决算方案、产销计划、产品企划方案、组织和人事调整方案、公司会议纪要等。（2）重要文件资料的控制见附件重要文件资料的编制、审核、批准、发放控制表。（3）重要文件资料的保密规定按相关规定执行。10、体系文件的编写规范（1）标题：小三号宋体，页面81、左右居中，置于页眉。（2）正文：小四号宋体，1.5倍行距。（3）版本号与发布日期：置于页眉，五号字体。（4）正文结构：目的、范围、职责、定义、流程图（可选）、内容。（5）发文部门及受文部门/人员：置于页脚，五号字体。（6）体系文件的标准化审核办公室负责体系文件的标准化审核。标准化内容审核的内容包括：（7）格式的统一和规范性。（8）行文的简洁性、语言的规范性。11、体系文件的版本管理（1）体系文件的初始版本（第一次正式发布版本）统一定为1.0。（2）体系文件的内容变更，先修改体系文件，升级文件版本，经审核、批准、发布后执行。体系文件每修改一次， 相应体系文件的版本升级一个整数单位。如由1.0升级82、到2.0。文件修改部门在文件首页记录文件变更内容备查。（3）禁止出现体系文件的补充文件，以方便查阅、防止文件管理混乱。（4）新版体系文件发布后，办公室应收回旧版体系体系文件。12、体系文件的存档管理办公室对发布的体系文件进行分类存档。第四节 印章、原始件管理一、流程图（一）印章刻制管理工作流程流程名称印章刻制管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节社会管理部门办公室办公室主任院长管理行为刻制核准流程开始开具委托书申请印章刻制流程结束印章保管确认验收是是否是审批审核否（二）印章使用管理工作流程流程名称印章使用管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节各部门办公室办公室主任院长管理行为流程开始印章使83、用申请印章使用印章归还登记存档流程结束否审核备案登记通知用印是是否是审批审核否二、实施方法1、定义（1）印章包括公司公章、合同章、财务专用章、发票专用章、法定代表人签字章、院长（董事长）签字章、分公司章。（2）原始证书（件）和证明文件指公司设立、变更的工商行政文件、证书和其他重要的文件证书、证明等，包括：合同、章程及修改补充文件等。工商核准通知书（包括企业名称、登记和变更事项）等。政府批文等。法人代表证明材料（包括资格证明、授权委托、身份证复印件和法人代码、组织机构代码证等）。验资报告和资产评估报告等。介绍信。其他重要文件、证书、证明材料等。2、职责（1）办公室负责公司印章的发放、回收，监督保84、管和使用，负责原始证书（件）的保管与使用。3、印章使用范围及权限（1）公司公章用于公司发文（各类红头文件、普通通知、公文信函），用于各类法律文件、对外开具证明、对外公函等，对外行使法人权利，由院长（董事长）批准后方可盖章，其中普通通知由公司分管领导批准可盖章。（2）合同专用章仅限于对采购、销售中的商业合同，由主管领导、办公室主任、院长（董事长）批准方可盖章。（3）财务专用章用于支票、财务报表及相关会计函件等，由财务经理、办公室主任、院长（董事长）批准后盖章。（4）发票专用章用于开具增值税发票和普通发票，由财务经理监督使用。（5）法定代表人签字章、院长（董事长）签字章用于表彰文件、邀请信函等，当85、用于支票或法律文件时需经财务经理、办公室主任、院长（董事长）批准后方可盖章。（6）分公司章用于与客户对帐、临时性确认函等，不得代签合同或法律性文件，分公司总经理批准后方可盖章。（7）院长（董事长）私人印章只适用于公司财务结算业务，以及公司合同及协议的法人代表签字时使用，不准用于代替公文、财务单据和合同协议非法人代表署名等签字。4、公章的刻制和注销（1）公司法人的行政公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等对外印章，由部门经理申请经院长（董事长）批准后，统一由办公室负责按法定程序刻制和备案。待印章刻制好后由办公室办理印章登记手续，填写印章管理登记台帐，备案留存印章样图后下发申请部门使用。（2）86、其他内部使用的不直接涉及人、财、物的印章（除个人私章外）刻制由使用部门提出申请，经办公室批准后刻制。内部使用的印章不得使用公司名称。（3）公司所有公章在使用前必须在办公室登记备案（包括驻外机构公章）。（4）公司法人行政章、合同专用章、财务专用章、注销时必须依照有关法律法规到相应政府机构办理变更、注销手续；已报废或过期的公章，由部门交办公室处理。5、印章及原始证书（件）保管、使用（1）公司公章、法定代表人及院长（董事长）印章、合同章、财务专用章由办公室指定人员保管并监督使用。（2）发票专用章由财务部指定人员保管并监督使用。（3）分公司章由其财务主管保管。（4）由具有该印章使用决定权的人员批准后方87、可交印章保管人盖章。印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。（5）印章持有部门和分公司应及时将保管人、负责人的有效性等方面的变化情况通知办公室，便于形成闭环管理。（6）监印人员不得在各类空白介绍信、单位信笺、纸张、表格上加盖公司行政公章，不得委托他人代管行政公章。（7）印章保管人盖章时，要在盖章文件登记表上逐一登记。借用印章及原始文件时，需在借用原始文件（印章）审批表上逐一登记。（8）印章和原始证书（件）持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还手续后方可办理离职手续。6、外借印章或原始证书（件）办理流程（1）印章及原始证88、书（件）原则上不允许带出公司，确因工作需要要将其带出使用的，应事先填写借用原始文件（印章）审批表，经具有该印章使用决定权的人员（办公室主任和院长（董事长）批准后可借出。（2）保管人在对借用原始文件（印章）审批表予以核对无误的情况下方可外借。（3）印章或原始证书（件）原则上应于当日归还，即上午用毕上午还，下午用毕下班前交回，确需隔日归还的，应提前报批准人同意，否则按违规处理。7、公章（合同章）使用流程（1）各部门申请流程 由申请人持欲盖章文件向部门经理、印章保管部门经理、院长（董事长）报批。 如果相关部门经理得到院长（董事长）授权，终审本部门盖章请示，需注明授权内容、盖章权限、起止时间、责任人职89、责等，并在办公室备案。 涉及到经济合同方面的事项，要送交法律事务顾问审核，法律事务顾问要签署意见，绝对保证公司利益不受损失。经过上述规定手续，由申请人按要求填写公司印章使用登记表。印章保管部门专门人员每月15日前将上月申请盖章的公司印章使用登记表按部门合装订存档，以备查询。（2）各分公司用章申请流程分公司章由公司院长（董事长）授权，并注明授权内容、盖章权限、起止时间、责任人职责等，并在办公室备案，由分公司代为行使批准盖章权力。分公司用章申请人填写公司印章使用登记表向分公司总经理、印章保管人报批。涉及到经济合同方面的事项，由各分公司报公司市场部，相关人员送交给法律事务顾问审核，法律事务顾问签署意90、见，绝对保证公司利益不受损失。经过上述相关负责人审核签署意见后，由印章保管部门专门人员加盖公章，相关部门经办人员填写公司印章使用登记表，并将盖章后的合同和协议寄回申请盖章的分公司。8、责任追究（1）印章管理人员必须根据文书的内容及审批程序盖章。（2）使用印章后因文件内容出现问题由批准人负责。如印章管理人未按规定审批程序使用印章，由此而造成的后果由印章管理人负责。（3）未经办公室批准，擅自刻制公章的，一经发现将从重从严处罚；给公司造成经济损失的，将追究当事人的经济责任；构成犯罪的，将依法提交司法机关处理。（4）公司员工在无公司授权的情况下，私自对外签订的合同、协议均视为无效合同、协议，且公司将事91、情追究私自签订合同、协议者的法律责任。（5）印章和文件管理人员应恪尽职守，认真负责，严禁违章使用，谨防差错或遗失。管理人员应随时整理保管好各类相关的登记凭证，并定期清理和存档以备核查。发生下述情况的由人力资源部负责追查，追究当事人或其所在部门负责人的责任，造成严重损失或情节严重者，移送司法机关处理：A.使用、借用印章和原始文件证件不经报批和登记就擅自办理的，公司将通报批评当事人和管理人员并扣发当月工资100元/人。B.未经公章、原始文件或证件管理部门负责人同意不按时归还借用印章、原始文件或证件的，由公司通报批评，并处当事人扣发当月工资100元/人。C.外借印章和原始文件证件遗失的，由公司通报批92、评并处罚当事人及当事人所在部门负责人和分别扣发工资500元，并由当事人承担由此产生的挂失和补办费用，以及由此造成的其他经济损失。D.违规使用印章、原始文件或证件的，由公司通报批评并分别扣罚当事人及当事人所在部门负责人工资200元，情节严重的，公司有权辞退当事人或追究其法律责任。E.所有授权批准人员或管理人员违规审批或使用印章、原始文件或证明的，公司给以通报批评和加倍处罚，情节严重的，公司有权辞退当事人或追究其法律责任。F.对于违规用章，公司视情节轻重处以口头警告、处分直至开除的处罚。第五节 流程管理1、职责（1）办公室负责公司总体的流程规划，推进公司流程的文件化和标准化，推进公司流程的的持续改93、善（优化），关键流程的监控、审查，组织管理评审会议，流程文件的发布。（2）分管领导负责职能范围内流程的督导执行及推进流程持续改善，职能范围内的流程文件的评审、审核、确认。（3）各部门负责相关流程的贯彻执行，相关流程的编写与维护（修订等）及持续改善。2、定义（1）流程：本文所定义的流程包括：公司的各类管理规定、程序文件、管理规定等。（2）一级流程文件：定义公司管理体系覆盖的过程质量手册。（3）二级流程文件：本文所定义的一级流程指：流程的核心过程或大部分过程跨业务职能和管理职能、或者流程的价值对公司业绩影响巨大（行政、人事、财务、营销）的流程，包括财务、行政人事职能的管理规定、各业务过程的程序文件94、。（4）三级流程文件：指对一级流程的某一节点的过程细分的操作流程及管理规定（分解成更细的操作流程），或称二级流程的子流程，如各类“管理规定”等。（5）四级流程文件：主要指流程执行过程中留下的各类记录表单（计划/规划、报告、会议纪要、方案等），三级流程文件的子文件。3、流程图公司流程管理流程主导部门办公室相关部门办公室/相关部门相关部门办公室办公室办公室配合部门分管领导/各部门分管领导/办公室相关部门/分管领导相关部门相关部门/分管领导分管领导/各部经理相关部门流程流程管理体系规划开始流程变更流程文件编写流程文件评审流程执行管理评审流程监控审查与改善结束输出资料流程规划方案文件草案文件评审稿流程95、执行的要求纠正预防措施要求和建议表管理评审资料变更后流程文件、变更说明4、流程管理体系规划（1）办公室依据公司发展规划、年度方针规划和业务模式的变化，提出公司组织调整和流程规划方案（包括需要增加的流程、修订的流程、删除的流程的文件目录和流程要点及编写要求）。（2）体系规划应覆盖公司全部的业务过程和管理过程，防止出现流程管理空白区域。（3）体系规划方案由院长（董事长）组织会议评审，以确认体系的充分性（全面覆盖过程）、适合性（符合当前实际需要）。通过后，作为公司各部门编制和修订流程的指令和依据。5、公司各部门/分管领导流程管理的职责划分（1）各部门流程管理的工作内容：职责范围内体系文件的实时（情况96、发生变化时立即）编制、修订。组织沟通与宣贯体系文件，让流程相关人员了解和掌握流程内容。参与相关流程的评审，确保流程的可操作性。督促所属严格执行体系文件，确保流程执行的时效，确保文件内容与实际操作相一致。检查流程执行结果，确保流程目的的达成（即流程的有效性）。发现并弥补流程漏洞。6、流程文件的编写（1）公司各部门按有关规定执行相关流程文件的编写。（2）流程文件必须严格按5W1H标准文件模板编写。（3）流程文件应明确流程各环节的5W1H（授权、责任、操作步骤、操作要点、时效要求）。（4）流程文件应在流程有明确、强制性时效要求的环节，规定未按时效要求执行流程的处罚措施，以确保流程的时效。（5）流程文97、件编写部门对流程文件的部分跨部门流程环节，不得推诿，应主动与相关部门沟通，确定跨部门流程环节的流程操作内容。（6）流程文件经部门负责人确认后，进入流程的评审环节。7、流程文件的评审（1）流程文件的编写部门完成文件编写后，应组织流程相关人员对流程文件的质量（充分性、适合性、可操作性、行文规范性）进行评审。（2）各部门经理/分管领导对职能相关流程及流程相关内容的质量负责。（3）对一二级流程文件、部分跨职能/跨部门的三级流程文件，办公室、院长（董事长）助理应参加评审，并对跨职能、部门的流程接口把关。（4）对部门内或职能内的三级流程文件（操作性流程），由职能分管领导、部门负责人负责对流程质量把关。（598、）对公司关键流程（流程涉及的价值对公司业绩影响巨大），由办公室组织评审，院长（董事长）助理主持、相关分管领导及部门负责人参加，各分管领导对关键流程的职能相关控制点的严密性承担直接责任，办公室及院长（董事长）助理在院长（董事长）授范围内锁定关键控制点。（6）流程评审通过后进入流程文件的审批程序（各类体系文件的具体审批流程及发布范围见体系文件管理规定）。8、流程文件的执行（1）办公室负责把流程文件分发至相关部门及相关人员。（2）公司各部门在流程文件正式公布之日起2天内完成组织对流程相关人员进行的流程沟通与宣贯（必要时组织流程内容考核）。以确保流程内容被相关人员接受并熟练掌握。（3）流程相关人员须严99、格按流程文件要求的内容和时效执行，对未执行或未在流程文件要求的时效内完成流程规定动作者，流程文件有明确处罚规定的，按流程文件规定处理，流程文件没有规定的，处理如下：如未造成直经济损失或外部顾客（包括客户、供应商等）不良影响，第一次罚1天工资，第二次以后每次罚2天工资并进行公司内部通报。对造成经济损失或外部顾客不良影响者，除按上条执行外，尚应酌情赔偿损失，严重者个案处理。对部门重复出现同样的问题，部门经理及分管领导应负连带责任。9、流程的监控、审查与持续改善（1）办公室负责对公司流程的执行过程进行持续的监控、审查（必要进成立流程监控小组），指定专人对关键流程进行重点监控与审查。发现问题，对相关部100、门提出流程改善要求（包括完善流程文件等），并追踪与验证改善效果，推进流程的持续改善。（2）制订改善、处理方案对监控和审查中发现的问题，由办公室提出纠正预防措建议和要求（按纠正预防措施管理程序执行），经院长（董事长）助理确认、知会院长（董事长）后，发相关部门要求改善。（3）如果发现的问题属于流程相关人员执行不到位的情况，办公室尚需依本规定向相关责任人员发出处罚通知，经院长（董事长）助理确认、院长（董事长）批准后执行。（4）如属于体系性问题（流程文件存在漏洞），相关部门经理及分管领导进行流程改善，改善后重复出现，部门经理和分管领导承担连带责任。（5）执行改善计划相关部门在收到纠正预防措施要求和建议101、表后1个工作日内制订纠正预防措施计划（包括完善体系文件），经部门经理确认后报办公室及相关分管领导。（6）改善效果确认办公室追踪、验证纠正预防措施计划的执行情况及效果。10、管理评审（1）每半年举行一次管理评审会议，检讨半年以来公司运营流程管理现状、提出下一阶段流程管理的思路和课题。（2）由办公室组织、院长（董事长）主持，各部门经理及分管领导参加。（3）财务总监做财审流程分析报告，报告审计发现的流程问题及改善情况，提出需要完善的内控流程，及下一步审计工作思路。（4）院长（董事长）助理报告关键流程监控和审查中发现的问题及其改善情况，提出下一阶段流程改善的思路和课题。（5）各部门和分管领导确认报告内102、容，并提建议。（6）院长（董事长）总结会议，提出下一阶段流程工作方针和重点改善课题。（7）办公室记录会议，形成管理评审会议决议，经院长（董事长）批准后发布执行。11、流程更改（包括增加、修改、删除）（1）流程一旦确立，不得随意更改，以免引起流程管理的混乱。原则上，要改变流程的实际操作，必先修订体系文件。（2）流程更改过程和新编体系文件的过程一样，经评审、授权人员审批后方可发布执行。流程文件的版本升级管理按文件和资料控制程序执行。第六节 合同管理一、流程图主导部门经营部流程名称合同管理流程层级1流程概要合同管理院长院分管领导市场部区域经理办公室ABCDE1拟定合同草稿 参与拟定合同草稿2初审合同103、草稿3参与与客户 沟通洽商与客户沟通洽商合同4确定合同内容5审查签字盖章6送客户签字盖章7合同存档8合同履约9总结二、实施方法1、定义（1）主要经营业务合同：一般指合同金额巨大，对公司经营影响巨大的经营业务合同。（2）一般业务合同：除主要经营业务合同外的其他合同。（3）标准合同文本：由公司合同签订授权代表编制、分管领导审核、公司法律顾问确认的标准合同文本。2、资格审查：指对合同方另一方公司营业执照（正、副本）、税务登记证（国，地税正、副本）、增值税一般纳税人资格认证证书、开户银行与银行帐号、年审记录等资料的审查。3、职责（1）合同签订授权代表：负责代表公司进行商务谈判和签订合同的相关组织工作。104、负责核实合同对方身份及提交的基本资料的真实性、完整性。负责相关合同的档案资料管理。对合同内容负责。（2）分管领导： 负责组织职能范围的主要产经营业务合同评审。负责审核确认职能范围的各类合同。（3）办公室合同文本的存档保管。 参与各类合同的评审。 4、内容（1）合同的分类：按合同金额和对公司经营的影响力分为：主要经营合同和一般经营合同按授权对象分为公司部各职能部门管理合同和分公司管理合同。（2）合同谈判授权要求：合同谈判授权代表在与合作方谈判前必须获得公司授权书。授权代表在谈判前应先了解公司的目标、制度、政策、策略等。授权代表在代表公司与合作方签订合同时应出示本人的授权书。所有授权代表只有代表公105、司谈判权，不具有代表公司签字权，并且对谈判结果负责，授权书另有说明的按授权书执行。5、合同签订流程（1）所有授权代表根据谈判结果，按双方达成一致的意见进行合同的修订，修订后形成合同文本，送交相关部门领导、分管领导、院长进行评审。（2）流程通过后，公司授权代表将合作方授权代表签字、合作方公司盖章后的合同文本原件送至办公室盖章，分公司授权代表将合同文本原件寄至公司相关业务部门，由业务部门合同管理人员送至办公室盖章。（3）办公室合同章管理人员依据相关领导在合同上的签字予以盖章，合同正式生效。（4）单份合同文本在二页以上的，必须加盖骑封章。6、为了规范合作方责任，降低公司风险，以下事项必须签订合同，必106、须使用公司的标准文本、必须严格进行资格审查。 （1）支付服务类合作项目必须与合作方签订合同如：课酬、租赁、网络服务。（2）单次支付金额大于1万元以上的采购项目必须与合作方签订合同。（3）经营合同必须根据公司相应政策签订。（4）经过法律顾问审核后的合同标准文本作为签订正式合同文本的基础文本。正式合同文本的条文不得超出标准合同文本框架。（5）合同对方应提供如下证明身份和能力的文件资料，方可成为公司的业务合作方，分管领导确认合同对方资格，必要时组织对合同对方的调查评审。7、合同的变更与解除（1）变更或解除合同必须依照本规定中规定的合同签订流程进行申请,逐级审批。（2）我方变更或解除合同的通知。授权代107、表应先行联络对方，达成一致意见后，采用书面文件的形式进行合同的变更或解除。（3）对方要求变更或解除合同的通知。授权代表应先行向合作客户了解变更或解除的真实原因，并在2天内向相关分管领导汇报，请示处理办法。达成一致意见后，采用书面文件的形式进行合同的变更或解除；（4）变更或解除的合同文本作为原合同的补充部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本规定的管理范围。8、合同原件存档、借阅、销毁：（1）所有合同应由业务管理部门存档一份、办公室存档一份，涉及分公司管理的合同，应由各分公司存档一份。（2）各业务部门应指定专人对合同进行管理，包括存档、借阅、销毁等必须建立文档记录，合同管理人员名单报办公室备108、案，合同管理人员工作交接必须报办公室。（3）合同借阅必须经过相关部门负责人签字同意，合同的销毁须经业务管理部门负责人和办公室主任同意。9、责任（1）合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员必须保守合同秘密。（2）凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同等有关资料的，如未给公司造成经济损失或不良影响的，将给予相关操作人员100元处罚，相关部门负责人300元处罚；如给公司造成损失或不良影响的，将追究其经济和行政责任。（3）因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，将视情节严重，移送有关国家机关追究其法律责任。第七节 会议管理一、 流程图1、会议管理工作流程流程名称会议管理工作109、流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节行政部行政部经理总经理流程开始审查管 理 行 为流程结束落实会议准备程序审批明确会议内容会中整理会议纪要存 档确定会议内容散会后物品整理否否审批财务结算2、会前准备流程流程名称会前准备工作流程编码执行者监控者行为实施环节办公室办公室主任院长管理行为流程开始根据会议计划明确会议主题审批否编制会议筹备方案落实会场安排座位及会议所需物品确定开会时间通知与会人员明确会议流程收集相关资料调查与会人员到会情况确定会议筹备方案记录存档审核审批否否流程结束3、会议组织工作流程流程名称会议组织工作流程编码执行者监控者行为实施环节办公室办公室主任院长（董事长）管理行为招待与110、会人员引领入座会议物品摆放会议开始领导致开幕词记录存档审核否否明确会议主题资料发放会议记录讨论结果汇总记录讨论结果编制会议纪要是是整理分析流程结束流程开始审批4、中财研究院会务工作流程二、实施方法1、会议分类部门周会制度、公司员工周会制度、工作述职会议制度及其他会议。（1）部门周会制度时间：每周一上午9：0010：00。主持人：部门经理会议纪录人：部门行政助理会议内容：总结上周工作，安排部署本周工作。部门行政助理及时将会议记录整理成文，报部门经理审批后，发给所有参会成员；各参会人员要认真学习，领会会议精神实质，不折不扣运用到实践之中。（2）公司周会制度时间：每周下午16：00会议召集：办公室主111、持人：院长会议记录：院长秘书参加人员：公司全体员会议内容：A.公司日常运作总结。B.各部门汇报上周工作完成情况，着重介绍在执行过程中出现的问题。C.全体参会人员提出工作遇到问题及寻求解决方法。院长秘书及时将会议记录整理成文，报院长审批后，发给所有参会成员；各参会分管领导要认真组织员工学习，领会会议精神实质，不折不扣运用到实践之中。（3）工作述职会议会议召集：办公室主持人：院长时间：每年召开两次，年中及年末各一次，具体时间由办公室安排。参加人员：公司全体员工会议记录：院长秘书会议内容：参会人员总结半年（全年）工作任务执行情况、取得成绩和不足之处、以及整改措施。院长秘书及时将会议记录整理成文，报院112、长审批后，发给所有参会成员；各参会分管领导要认真组织员工学习，领会会议精神实质，不折不扣运用到实践之中。（4）其他会议公司年终总结表彰大会各专题会议临时性会议员工发起的会议2、会议安排（1）每月28日前，办公室应与各部门协调确定下月计划召开的专题会议，统一报院长（董事长）审批后，汇同公司月例会编制月度会议计划，于月底前发放至各部门负责人。如遇特殊情况，相关部门需临时召集会议，须事先与办公室取得联系，以便安排会议场所和提供必要的设施，会议组织由召集部门负责。（2）凡办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前二天报请办公室调整会议计划，未经办公室同意，任113、何人不得随便打乱正常会议计划。（3）对于准备不充分，重复性或无多大作用的会议，办公室有权拒绝安排。（4）对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，办公室有权安排合并召开。（5）会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。3、会议组织（1）会议组织遵照“谁召集，谁组织”的原则。（2）会议通知遵照以下规定：会议召集部门一般应提前一天以上以会议通知单的形式通过电子邮件通知相关与会人、会务服务提供部门，会议通知单应包括会议时间、地点、参会人员、会议目的、会议议程、与会人应提交资料、114、其他要求等。（3）属下列情况之一者，按“谁召集、谁通知”的原则进行会议通知：未列入月度会议计划而临时提拟的会议；虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；其它提拟人认为应另行通知的情况。（4）会议的其它准备工作遵照以下规定：会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；公司级会议会务服务统一归口办公室负责。部门召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门（办公室）提出申请，由会议室管理部门（办公室）统筹安排。（5）会议主持人须遵守以下规定：主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落115、实情况，做好会前准备。主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。（6）与会人须遵守以下规定：按会议通知单要求提前准备相关资116、料。准时到会。会议发言应言简意赅，紧扣议题。遵循会议主持人对议程控制的要求。属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。做好本人的会议纪录。4、多个部门参加的临时会议原则上由院长主持，院长另有授权的，从院长授权。5、公司月度例会、临时会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。6、主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。7、公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：（1）各部门应常设一名会议117、记录员（名单报办公室备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。（2）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。（3）院长主持的公司例会、临时会议原则上由院长秘书负责会议记录工作，院长另有指定的，由指定人员记录。8、会议记录员应遵守以下规定（1）记录方式为要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。（2）做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。（3）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。（4）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。（5）会议原始记录应于会议当日118、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。（6）做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的考勤记录报办公室。（7）下列情况下，应整理会议纪要：公司例行会议，各类临时性会议，须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议。其它主持人要求整理会议纪要的会议。9、会议纪要传阅、备档要求（1）本部门负责组织的公司各类会议的会议记录，由本部门会议记录员负责日常归档、保管，同时转办公室统一归档备查。（2）会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。（3）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理规定和保密制度的有关规定执行。10、会议跟进（1）会议跟进的依据以会议原119、始记录及会议纪要为准。（2）会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。（3）对于不按会议决议执行的情况由会议组织部门报办公室。（4）院长主持的会议的会后跟进工作原则上院长助理落实，院长另有指定的，从院长指定。（5）会议跟进结果报办公室。11、罚则（1）所有参加会议的人员在会议规定召开时间时未到的计为迟到。（2）如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。（3）如需请假需经会议召集人批准。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。（4）无正当理由迟到、早退每次处罚10元，迟到、早退120、每超过一分钟的增加10元，依次累加；无故缺席者，处罚 50元；管理人员员加倍。（5）管理级别以上人员共同参加的中层会议，应至少提前半天通知。参会迟到的则处罚100元，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。（6）决策层人员共同参加的高层会议应至少提前一天通知。参会迟到的则处罚500元，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。（7）公司要求组织召开例会无正当理由未召开的，会后无会议纪要的，每次对会议主持人给予300元处罚。（8）会议召集部门组织不力的，对部门负责人给予300元处罚。（9）对不按会议决议执行的参会人员给予300元处罚，管理人员加倍。第八节 保密管理一、资料保密管理工作流程图流程名称资料121、保密管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节各部门办公室办公室主任管理行为开始确定保密级整理保管资料办理借阅否审核收到资料借阅申请否借阅登记借阅归还归档定期整理流程结束审批审批二、实施方法1、责任与权限（1）公司秘密在一定时间内只限一定范围的人员知悉，公司全体员工必须树立保密意识，接受保密教育和监督，履行保守公司秘密的义务，对危害公司权益的违法行为，每位员工都应坚决予以制止，以维护公司权益。（2）办公室是保密工作的执行、检查和监督部门，经院长授权后，有权对公司所有员工不定期检查员工遵守本规章制度情况。2、保密范围（1）公司尚未公开实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。（2）公122、司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告，重要会议的纪要文件。（3）公司财务预、决算报告及各类财务报表，公司经营各产品产、销量报表及相关回款报表，公司下属部门上报的销售数据、市场信息、价格信息、网络中的进销存数据等。（4）公司研究、开发、设计方面的动向、执行过程、数据、图纸等资料。（5）公司所掌握，尚未进入市场或尚未公开的各类信息，包括行业动态，新品推出及推广方案等。（6）公司各部门电脑使用的口令、软件的源代码等加密措施。（7）公司员工的人事档案，工资性、劳务性收入及资料。（8）其他经公司确定应当保密的事项。（9）一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。3、密级确123、定（1）公司秘密的密级分为“绝密” “机密”和“秘密”两级。（2）公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料和正在洽谈尚未公司的新项目为绝密。（3）公司的规划、研发项目、财务报表、重要会议纪录文件、公司经营情况为机密。（4）公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息资料为秘密。4、保密纪律公司所有人员必须遵守以下保密守则：（1）不该说的秘密不说；（2）不该知道的秘密不问；（3）不该看的秘密不看；（4）不在非保密场所谈论秘密；（5）不私自录制、复印、拍摄、摘抄、收集秘密；（6）不向无关人员泄露秘密。5、保密措施（1）属于公司秘密的文件、资料及其他物品的制作、124、收发、传递传用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室指定专人执行。（2）凡是密级文件、资料及其他物品必须采取以下措施：非经院长批准不得复制和摘抄。确因工作需要经院长批准并签署意见后，方可复制，并标明复制部门、经办人姓名、份数和日期。未经批准的任何人不得私自复制密级文件。复印机管理人员亦应严格杜绝密级文件的非法复印，若有私自复印或帮助他人复印者，一经发现将受到警告处分。收发、传递或外出携带需指定专人负责，并采取必要的安全措施。严禁将与公司业务不相关的人员带进公司办公区域，若确有亲友探访时，应事先征得部门经理同意方可带入会议室，但会谈时间不得超过1小时，否则将受到警告处分。员工的办公桌应实行下班落锁制125、度，密级文件（或公司未公开的文件、资料）不得放在桌面上或未上锁的抽屉。下班后办公室相关管理人员进行抽查，一经发现第一次扣除当月绩效奖金200元，第二次给予警告处分，第三次调离岗位。公司所有员工不得以任何理由将属保密范围的文件带出公司。办公室经院长授权，可不定期检查员工下班时携带的文件物品，对于违反此规定携带保密范围内文件者，给予扣除当月工资300元的处罚。个人接收的密级文件应注明接收者姓名，以免文件丢失后又难以索寻；若因个人原因将公司密级文件丢失者，视丢失文件的内容和性质处以扣除当有工资200-500元、严重警告或开除处分。各部门的电脑使用必须设定开机密码，并每季度更改一次，非本部门人员使用必126、须征求部门经理同意方可借用。对于电脑处理保密范围内文件的，应加设文档打开权限密码，未加密而造成泄密者，给予当事人扣除当月工资200元/次的处罚。在对外交往与合作中需要提供公司密级事项的，应当事先经院长批准。借阅密级文件必须办理借阅手续，在保管文件的部门借阅、阅读完毕后，应及时归还相应管理人员。工发现公司秘密已被泄露时，或有可能泄露时，有义务立即采取补救措施，并及时报告办公室。员属于公司密级文件、资料应在文件上加盖密级章或打印时标示，在保密期限届满时，自行解密。财务、市场、办公室、人力资源等部门有接触到保密信息的岗位应签定保密协议。6、奖励与惩罚（1）具有下列情况之一者，由办公室及各部门提名申请127、，经院长批准，应给予奖励（含物质奖励和精神奖励）。维护公司的形象，长期从事保密工作并积极完成任务者。发现他人泄露或遗失公司商业机密，及时报告或积极补救，未给公司造成损失者。（2）具有下列情况之一者，视情节将给予免职、解聘及罚款。过失泄密情节较轻，给公司造成损失1000元以下，给予免职、解聘并罚款2000元。过失泄密情节较严重，或故意泄密，给公司造成损失5000元以下；给予免职、解聘并罚款10000元。泄密秘密级文件及资料，解聘并罚款1万元。泄密机密级文件及资料，解聘并罚款2万元。泄密绝密级文件及资料，解聘并罚款5万元。侵犯商业秘密，给公司造成损失5000元以下，解聘并罚款10000元，保留对侵128、犯人追究法律责任的权力。侵犯商业秘密，给公司造成损失5000元以上，解聘并通过司法机关追究侵犯人法律责。第九节 考勤与假日管理一、流程图1、考勤管理工作流程流程名称考勤管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节人力资源部办公室/人力资源部办公室主任/人力资源部经理管理行为流程开始设置指纹编制员工出勤报告流程结束否处理考勤结果出勤记录汇总报财务部审批2、节假日管理工作流程流程名称节假日管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节办公室办公室主任院长管理行为确定节假日休息方案审核否通知放假制定休假值班方案安排值班安全检查否登记备案流程结束流程开始审批二、实施方法1、工作时间公司行政人员实行每天7.5小时129、工作制（8：30-17：30，其中12：00-13：30为午休时间）；酒店管理部人员工作时间由酒店管理部根据酒店和餐厅实情，另行下发。2、考勤要求（1）打卡所有员工上下班必须打指纹卡，因外出办事、请假、出差需办理相关手续。（2）迟到或早退工作时间开始后至30分钟内到岗者视为迟到，工作时间结束前离岗者视为早退，未经批准而擅自不到岗的行为视为旷工。特别条款：在一个自然月份，允许二次迟到（不晚于9：00）给员工应急时使用。超过9：00，扣除缺勤工资。1）迟到、早退30分钟内按20元/次标准从员工工资中扣除；2）迟到、早退30分钟以上，2小时以内按旷工半天处理；3）迟到、早退2小时以上，按旷工1天处理130、。员工不得以迟到、早退超过时间为由旷工不上班。旷工一天扣发双倍日薪；旷工超过3天者视为自动离职，冻结所有工资、奖金及福利。 3、旷工（1）连续三个工作日无故缺勤，或未经批准请假者将视为旷工，直接主管亲自联络本人查明原因，并于满三天后的二天内交出“辞退处分报告”和“辞退处分通知”。（2）在30天内未经批准缺勤总计6天（48小时）者被视为旷工，予以辞退。4、假期（1）法定假日元旦1天、春节3天、清明节1天、国际劳动节1天、端午节1天、中秋节1天、国庆节3天、三八妇女节（妇女半天）为国家规定的法定假日。具体休假时间安排由行政人力资源部临时发通知。（2）带薪年休假在本公司工作满1年未满5年可休有薪假5131、天；在本公司工作满5年未满10年者可休有薪假7天；在本公司工作满10年未满20年者每年可休有薪假10天；满20年以上者每年可休有薪假15天。当年的年休假不累计计入下年度，鼓励员工当年休完年假。有以下情形之一的，当年不再享受年休假，之前已休的，在下年度中扣除：A累计工作满1年不满10年的职工，请病假、产假累计2个月以上的；B累计工作满10年不满20年的职工，请病假、产假累计3个月以上的；C累计工作满20年以上的职工，请病假、产假累计4个月以上的；D当年请事假累计超过半个月者。（3）婚假员工在公司工作期间登记结婚，可享受3天的婚假；初婚符合晚婚条件的员工（男25周岁以上，女23周岁以上）结婚，另外132、增加10天婚假。婚假在婚姻登记后12个月内使用，一次休完。婚假为日历天数，遇节假日不顺延。员工必须持夫妇双方结婚证复印件（交验正本）、部门负责人批准的请假申请单到行政人力资源部办理有关婚假的手续。（4）病假连续病假1（含）个工作日以上，应向签批人及考勤员出示社会医疗保险定点医疗机构（或县级以上医院）的诊断证明。员工因个人打架斗殴、酗酒等违法违规行为导致身体伤害而不能工作的，一律不能享受病假待遇。员工患病或非工伤医疗期假期时限如下（超过医疗期时限不能正常工作的，公司将解除劳动合同）：实际工作年限中财司龄医疗期（月）累计病休期（月）备注10年以下司龄5年361.医疗期：指员工因患病或非因工负伤连续133、请病假时间。2.累计病休期：指员工因患病或非因工负伤累计请病假时间。司龄5年61210年以上司龄5年6125年司龄10年91510年司龄15年121815年司龄20年1824司龄在20年以上2430（5）工伤休假 员工因工受伤，部门负责人必须在事发后第一时间将受伤的经过、原因报办公室相关负责人，并凭医院出具的证明休假、享受工伤假的待遇。工伤休假时间按照国家有关法规及医院诊断意见确定，经诊断可以上班但拒不上班的，视为旷工处理。（6）事假因私事不能出勤人员，可请事假，连续事假天数不得超过15天，超过未获批准而不到岗者视为旷工(旷工连续3天（含）的解除劳动合同)，一年累计超过5天(含)的解除劳动合同134、。员工每年累计事假不得超过30天。各部门应综合考虑员工本人要求和工作需要来审批事假。（7）女员工产假生育产假：女职工生育，正常产假98天。难产（包括剖宫产）：增加15天；多胎生育：每多生育一个婴儿，增加15天；符合晚育年龄的女员工(二十四岁以后初育)，增加30天。生育产假为日历天数，遇节假日不顺延。员工休产假后不再享受当年的年休假，之前已休假者需从产假中扣除。流产产假：女职工怀孕不满4个月流产时，根据医务部门的意见，给予15天的产假；怀孕满4个月以上流产时，给予42天产假。（8）丧假员工直系亲属（指父母、子女、配偶、配偶的父母）死亡享受8天丧假；非直系亲属（兄弟姐妹、祖父母和外祖父母、配偶的祖135、父母和外祖父母）去世，丧假为6天；其他亲属去世，丧假为2天（均不计在途时间）。途中交通费用均自理。5、调休因工作需要加班者，可提出调休。调休不扣款，不计加班费。6、公假（指国家法定或政府公司门组织的活动所需的时间）因国家法定或政府公司门组织的活动所需的时间不满1个月者或担任各级代表出席会议期间，可请公假。7、批假权限3天（含）以内的休假由部门负责人、主管领导审核、办公室负责人签批，超过3天的需由院长（董事长）批准。8、临时外出与出差上班期间临时外出，必须征得部门经理同意，不论因公因私外出超过半小时者，需办理相关手续。出差必须事先征得上级同意，并通过出差审批流程。出差离开公司及返回公司时须打考勤136、卡记录。9、销假凡请假人员无论是期满归队还是提前归队、逾期归队，都要到人力资源部销假。中财研究院考勤说明单部门：工作日期姓名缺席/次迟到/次早退/次其他情况实际打卡记录本人确认考勤负责人签字： 部门负责人签字： 制表：中财研究院请假条姓名：工号：部门：请假事由：带薪年假 事假 婚假 产假 陪产假 病假 丧假 其它 请假时间：年 月 日 时 月 日 时， 共 日 时签批：直接上级： 部门负责人： 办公室负责人： 院长（董事长）：第十节 管理人员日常管理1、建立管理人员的日常管理，加强管理人员的工作纪律管理（1）公司所有干部必须严格遵守工作时间，严禁迟到、早退，违反者按考勤管理条例处罚。（2）所有137、干部必须服从组织安排，恪尽职守，遵守组织秩序，不得越级汇报，不得泄露公司秘密，不得传播消极言论和小道消息。（3）上班时间不允许干与工作不相关的事情，严禁浏览与工作内容不相关的网页，严禁操作与谈论股票。（4）所有干部工出差必须提交出差流程，有事外出须知会主管领导，因私或因病离岗要向主管领导请假，超过半天者需填写请假条。（5）部门主管以上管理干部必须确保24小时手机开机。2、加强管理干部工作过程的管理（1）公司主管以上管理人员及分公司总经理和办事处负责人须认真填报周工作报表，并于每周六下午16：30前将周工作报表报至主管领导并抄送给人力资源部。主管领导收到报表一天内要对周报表进行反馈，同时将反馈结138、果抄送至人力资源部。（2）所有管理人员收到下属的工作计划后要认真阅读，并监控其执行状况，对执行中出现的偏差、拖拉现象要及时予以纠正。通过填报上述表格，旨在对公司及所有中层管理干部的工作过程、计划性和工作绩效进行跟踪管理和效果评定。（3）每一位管理干部必须养成日事日毕、日清日高的习惯，每日进行工作小结，在每周的工作报表中要总结上一周工作中自身提高的方面，需要具体内容。（4）对于管理人员提交的工作报告必须由管理者本人完成，不允许由部属或其他人员代笔。3、加强公司信息沟通与服务保障工作（1）公司办公室，将接收、搜集分公司反映的各种问题、意见和建议，及时交给并督办公司各对口部门和领导限时处理：要求各部139、门8小时内予以答复分公司反馈问题，特殊情况允许24小时给出明确处理意见。（2）公司各部门也要强化员工的服务意识，各部门要加强对员工的服务意识教育，办公室将经常性进行调查和对投诉问题反馈的方式，确保公司人员做到及时、专业地服务分公司，杜绝回避问题、办事拖拉、互相推诿、本位主义等现象的发生。（3）市场部以责任区为单位，每季度就公司各部门的服务态度、反馈速度、问题解决的好坏程度等几个方面进行评价打分。4、建立干部定期下基层机制（1）要求公司经理以上干部根据工作性质的不同，每年至少6次以上下基层了解分公司情况、解决分公司问题，提升公司层面决策力。其中部门经理及以上人员每年至少两次利用假期去拜访客户，以140、增强对市场拓展的理解，每次至少一天。（2）管理干部出差前要有规划，出差中要求多与分公司基层员工座谈，尤其是核心骨干员工，倾听员工心声，关注员工成长。出差回来后报销费用时要填写出差报告，出差报告中要填写至少两名所谈话的员工的姓名，员工的感受等，出差报告同时操送信息组，由信息组对领导出差情况进行逆向考核，并将考核结果按月报给出差人的主管领导。5、强化管理干部的绩效考评（1）考评由目标达成、个人能力、内部顾客（分公司与下属）评价三部分构成。（2）目标达成与个人能力考评按公司绩效管理规定执行。（3）内部顾客评价，由人力资源部组织，每季度由各分公司填写分公司对公司各部门满意度意向考核表，对公司各部门服务141、态度、服务及时性、服务质量进行考核评价，下属员工每半年对部门负责人进行评价，其中分公司评价占部门绩效的20%，下属评价占部门经理绩效的20%。内部顾客考评结果由人力资源部直接向公司院长（董事长）汇报，作为院长（董事长）调整管理干部月度、半年、年度绩效总成绩、奖金及干部任用、调整的依据之一。 6、日常管理结果控制为保证以上管理细则的有效实施，由人力资源部进行定期检查，其中涉及到具体要求的，若违反或不能在规定时间及按规定要求完成的，将视情况由主管领导提议、院长（董事长）批准，扣发相关当事人当月绩效工资：其中员工100-300元/次，部门经理300-500元/次，涉及到考核评价的将与绩效工资、奖金和142、个人的发展相挂钩。员工（对上级）满意度调查问卷调查对象：公司各部门员工注意事项：1、本调查问卷为不记名调查。请对以下问题对应的现状进行选择(由0到5表示程度越来越符合或评价越来越高，每个问题均为单项选择，在对应分值上打“”)；2、若所有问题的选择仅出现0或5，问卷无效须重新填写；3、评价务必客观公正，完成后请将问卷交至人力资源部，人力资源部对所有填写人保密。您所在部门： 填写时间：NO.问 题目前状况1您对部门负责人的整体业绩（绩效、专业能力、管理能力）评价0123452部门负责人在职责分工上的合理性与科学性0123453您对部门内资源分配的满意度0123454您对部门内同事协作顺畅的满意度0143、123455您对上年度绩效评价结果的满意度0123456您的上司是否有意愿或行动来支持您的成长0123457您对上司在绩效管理上的沟通与指导的满意度0123458您在培训或实践锻炼机会上的满意度0123459您对上司表扬、奖励或工作肯定的满意度01234510您对部门内流程设计的满意度01234511您对所在部门团队整体士气评价01234512部门内的奖惩是否得到了公正合理01234513您对直接上级的信任度01234514您对部门今年重点规划目标的了解程度01234515您对部门的轮岗培训、晋升或学习机会的满意度012345你对你部门负责人的其他评价： 分公司对各部门服务满意度考核表部门服务144、质量服务态度服务及时性综合评定改进建议（9分以下必填）院长办公室办公室人力资源部计划财务部监察审计部市场部金融文化所策划设计部后勤与资产管理部合计评分规则：1.优秀部门910分，表示当期服务满意度高于期望水平，或比前期有很大提升，是公司各部门的学习榜样。2.先进部门7-8分，表示当期服务满意度良好，或比前期有较大提升，满足分公司要求的部门。3.合格部门5-6分，表示当期服务满意度基本满足分公司要求的部门。4.不合格部门3-4分，表示当期服务满意度或政策指令无法满足分公司要求的部门。5.较差部门1-2分，表示急需改进服务质量的部门。注：请各分公司认真填报月度满意度情况，并分别于3月15日、6月1145、5日、9月15日、12月15日将此表交至人力资源部。第十一节 5S管理一、流程图1、5S检查流程流程名称5S检查流程编码执行者监控者行为实施环节办公室办公室主任院长管理行为明确岗位分工执行检查审核制定5S检查制度是审批否执行处理意见记录发现问题编制处理意见结果汇总详细记录编制5S检查报告审核否是是流程结束流程开始否审批否2、5S奖惩流程流程名称5S奖惩流程编码执行者监控者行为实施环节办公室办公室主任院长管理行为审批否汇总检查结果划分评定等级根据奖惩条例确定处理意见书面通知等级汇总奖惩措施结果存档审核审批否否是流程开始流程结束二、实施方法1、目的为创建洁净、明亮、舒适的办公环境，减少浪费、提升效146、率，塑造全员品质意识，养成积极高效的行为习惯，特制定本办法。2、范围本办法适用于公司、分公司、办事处全体员工，每位员工的办公桌及周围活动范围为个人的5S责任区。3、职责（1）各部门指定接口人负责5S工作的日常管理，包括宣传与监控；参与公司范围内的5S季度检查。（2）各部门负责人监控部门内5S的实施情况，落实5S管理，对部门5S执行情况负责；参与公司范围内的5S季度检查。（3）员工做好个人5S；做好责任区域范围内的5S。检查员:公司行政岗位人员为5S的检查员。4、5S定义（1）整理：将工作场所中的任何物品区分为必要的与不必要的，必要的留下来，不必要的物品彻底清除掉。（2）整顿：必要的东西分门别类147、依规定位置放置，摆放整齐，明确数量，加以标示。（3）清扫：清除工作场所里的脏污，并防止脏污的发生，保持工作场所的干净亮丽。（4）清洁：将上面的3S制度化，规范化，并执行及维持提升。（5）素养：人人养成好习惯，依规定办事，培养积极进取的精神。5、内容（1）办公环境要求公桌桌面保持整洁，办公用品摆放有序，离开座位时应将椅子归位；如有违反者，每次给予50元罚款；上班时间不允许在办公大厅吃东西、抽烟、聊天、大声喧哗，午餐时不允许喝酒；如有违反者，每次给予50元罚款；上班期间不允许看与工作无关的书刊，上与工作无关的网站、看网络电影和玩电脑游戏；如有违反者，第一次给予50元罚款，第二次罚100元，超过三次148、者视情况予以辞退；下班后离开办公室应关掉电脑主机和显示屏电源，同时关闭插座开关；如有违反者，每次给予50元罚款。（2）管理要求划分责任区域。根据公司办公区域安排，各部门的办公区间为该部门的5S区域；责任区域，部门经理为区域责任人，员工的办公台和周围0.5米区间为个人的5S区域；5S持续执行与改善。各区域责任人按照5S执行标准表，对所负责区域进行管理，形成良好习惯，提高个人素养。监控抽查。办公室行政人员每周两次不定期的对办公区域5S进行检查，检查标准参见5S执行标准表。奖优罚劣。检查人员须详细记录检查情况。每月对执行好的部门第一名和执行好的人员前三名，予以表扬，其中部门奖励300元/次,个人奖励149、100元/人,对执行差的部门最后一名和执行最差的人员予以通报批评，并处于部门经理300元/次的罚款,个人100元/次的处罚,并责令其一天内予以改善。 第十二节 车辆管理一、流程图1、车辆年检管理工作流程流程名称车辆年检管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节办公室办公室主任院长管理行为流程结束车辆年检预支费用审核审批否否提出车辆年检申请是审批否费用结算登记车辆年检信息费用报销流程开始 2、车辆加油管理工作流程流程名称车辆加油管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节办公室办公室主任/财务经理 院长管理行为流程结束加油申请领取加油卡至定点加油站加油审核审批否提出办理加油卡申请是审批否财务部至定点加150、油站办理加油卡充值指定加油站办理加油卡将加油凭证及加油卡交至财务部，财务部申请充值流程开始否3、车辆使用管理工作流程流程名称车辆管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节各部门办公室办公室主任管理行为流程开始流程结束否办理车辆使用手续查询车辆信息车辆调配安排司机车况确认提供车辆车辆使用完毕登记信息车辆使用申请审核否车辆使用确认车辆状况审批4、车辆维修管理工作流程流程名称车辆维修管理工作流程编码执行者监控者行为实施环节维修机构办公室办公室主任管理行为否提出维修申请登记维修车辆信息送修检查验收费用结算维修信息登记发现维修需要提车修理车辆日常检查是流程开始流程结束审批5、车辆肇事处理工作流程流程名称车151、辆肇事工作流程编码执行者监控者行为实施环节司机办公室办公室主任管理行为流程结束事故报告否事故处理赶赴现场事故鉴定上报是处理紧急事宜勘察现场是处理赔偿等后续事宜登记备案流程开始审批审批否二、实施方法1、职责（1）办公室负责公司车辆的调度和管理，财务部门负责车辆使用情况的稽核监督和检查。（2）办公室严格控制车辆的使用，凡工作时间以外用车，包括部门领导用车，必须报批，方能使用。公司职员因公务需要外出用车时要先填写派车申请单，提前向办公室预约车辆，由办公室统一安排。2、派车规定（1）凡需用车部门，须提前填写车辆用车单，经部门经理审核后，交办公室调派。（2）派车申请：凡当天上午需用车部门，原则上须于前一152、天下午17:00前将用车单送交办公室。（3）派车原则（车辆调度应遵循的原则）：以派车单送达先后顺序及办理事务的轻重缓急程度安排车辆。一车多办事的原则，合理调配。用车人员应按时返回，如有特殊情况，应及时报告派车人员。（4）派车单经核准后，由办公室通知司机出车。（5）随车人员不得随意支配司机变更路线，延长工作时间，增加运营成本。司机对超出派车单范围内用车有权提出自己的建议。3、出车规定（1）司机接到经院长（董事长）或办公室（包含院长（董事长）批准定的授权人）批准的派车单后，到办公室领取车钥匙，检查车辆，安全出车；不得私自开车外出，否则按有关规定罚款。（2）出车到达目的地时，司机须明确告知用车人在何153、处待命，且不得私自开车到他处或办理私人事宜，若被用车人投诉，一经查实有实据，给予50100元处罚；若出车期间，用车人要求司机前去办理私事，出车司机可以举报，并给予50100元奖励。（3）出车在外一定要注意选取停车地点，严禁在不准停车路段或危险地段停车，离开车辆时须锁好车门、窗户，以防被盗，若发现任意一项未按规定做的，给予150元/次以上处罚，并记入个人出车档案。（4）司机晚上随领导出车，在领导用餐大厅等候，领导用餐完毕，司机引领导及客户出用餐大厅，将车开到餐厅门口，安全护送领导或客人回家。（5）若遇交换车时，交接车双方司机在出车登记表上注明交车时间、地点、公里数、车辆状况。车辆还交到该车负责司154、机手中时，双方对车辆进行检查，并填好记录，双方签字为准。（6）出车回到公司，将车辆按规定停放在指定地点，并将车辆钥匙上交到办公室。若下班后出车，且晚上外出，回到公司须将车钥匙交到培训中心前台。4、保养规定（1）司机应按实际需求，定期将车辆送到公司指定的维修站点维护保养一次；若经专业人员确认需要更换汽车配件，需将更换的旧零件带回公司。（2）司机若发觉车辆操控异常应立即检查，不能自行维修解决的，应及时办理借支手续外出维修。（3）随时防范车辆配件失窃或损坏。（4）所有维修记录应详尽填写，积累经验，防范类似事件的发生。5、司机工作规定（1）每天上班须洗车一次，检查车辆行驶效能，定期进行车辆保养，确需外155、出维修的，需要提前一天申请，确保车辆安全运行。（2）司机不得随意更改号码，要保证手机24小时开机，并保证有充足的话费与电量。公司电话要马上接听；如未开机，一经查实，每次扣款20元。（3）司机证件年审自行办理（办证时间每年一次，每次限三到四天，超过时间以无证件为由拒绝出车者以事假处理），节假日司机轮流值班，需出车时应以加班论，给予出差补助及加班工资或安排调休。（4）各种车辆的附带资料，除行驶证及保险卡由各使用人携带外，其余均由办公室门相关负责人保管，不得遗失。如该车转移时应办理车辆转籍手续，并将该车各种资料随车转移。（5）司机应于规定日期，自行前往指定车管所受检，如年审、季审，逾期未办理受处罚，156、其费用由司机人员自行负担。并处以负责人小过以上处分一次。（6）司机调度由办公室统一安排，且不得抗拒调度安排。不出车时，无条件接受办公室下发的行政事务工作。司机每周定期主动为领导清洗车辆，并泊好车，将泊车具体位置告知领导。（7）司机不得将公司车辆借予其他任何人使用，车辆外借必须有院长（董事长）签字方可外借，车辆外借期间所产生的费用、电子眼或意外事故等由借车人承担，如属公司业务关系，由公司酌情处理，车辆外借后归还，收车人必须检查车辆，如出现损坏未查出有收车人负责。如因私自外借给他人使用造成的一切费用和损失均由该司机负责。（8）若遇交换车时，交接车双方司机在出车登记表上注明交车时间、地点、公里数、车157、辆状况。车辆还交到该车负责司机手中时，双方对车辆进行检查，并填好记录，双方签字为准。（9）每辆车油卡每月每次固定充值1000元，每次用卡后将油卡小票上注明“公里数”，交车时，需在出车登记表上做好加油记录，并注明金额。（10）夜间出现突发事件需用车时，应报告办公室负责人，登记后可调度车辆，司机不得以任何理由拒绝出车或故意延误用车时间，并且需在第二天补签派车单。（11）为确保夜间车辆安全，车辆返回后应停在指定位置。6、司机行车规定（1）车辆出车前半小时，司机需认真检查车辆安全状况（油、水、电），确保车辆正常运行。（2）行车时应严格遵守交通规则，违章罚款由行车司机本人自理，并给予相应处罚。（3）外出158、行车时，车辆如在核签的时间内不能及时返回，行车司机需及时通知，以便于安排次日的工作。（4）司机每日行车须认真填写派车单回馈情况栏内容，于次日9:00前交办公室审核作为油费、路桥费报销的依据，否则费用不予报销。（5）行车时不得以任何理由故意刁难用车人员；严禁乱鸣喇叭，影响正常行驶。7、司机行车礼仪规范（1）着装整齐、仪容仪态端装大方，为顾客提供热情，周到的服务。（2）车貌整洁，不能在车内吸烟，营造健康舒适的乘车环境。（3）安全驾驶，不违章，行驶中不使用手机，确保行车安全。（4）规范用语，不讲脏话，粗话，展示星级驾驶员文明风貌（5）文明行车，不向车外吐痰，抛物，维护形象。8、车辆肇事处理（1）处理159、流程肇事发生后应迅速以电话形式知会直接负责之管理人员并妥善处理好现场。一般情况下，司机应报警按正常程序处理。尽量寻觅目睹肇事的第三者作证，并记清姓名地址。伤害严重者，司机之直接领导人需关注事态发展并向部门负责人汇报；当事司机须在一天内以书面形式请求理赔及填写汽车肇事报告呈报直接负责人。（2）肇事过失处分过失肇事驾驶员除负刑事民事责任外，按下列规定接受公司处罚。次数理赔总额（元）第一次第二次第三次第四次5001000警告记过记大过除名10002000记过记大过除名20003000记大过除名说明：仅在一年内累加计算次数及理赔总额。肇事后畏罪潜逃者，除请司法机关缉办外，并即予解雇。（3）肇事赔偿行车160、肇事责任判明后，如当事双方愿达成和解，应当场核实车损并依下列规定分别处理：肇事责任属于公司驾驶员的过失，其赔偿款项由保险公司承担，若肇事金额超过保险金额时，其超过金额由肇事司机负担。肇事责任属于公司驾驶员与对方驾驶员或第三者共同过失的，按各方应负责任之比率分担。肇事后对方车辆逃逸能制止而未制止，对方车号能注意而未注意，致使肇事责任无从判明或追究者，所造成的损害赔偿由当事驾驶员按照条款办理。9、安全和惩罚（1）每周六前，司机应查询自己负责的车辆有无违章并及时处理，司机直接负责人负责监督。（2）如司机提出维修申请后，因相关负责人未认真对待而造成损失或违章事故的，每次对负责人罚款200元。（3）司机161、未做好出车前检查（如：缺水、油，电路故障等）处以每次罚款50元。（4）因管理及监控不力造成货物单据遗失、车辆损坏、丢失的，除追究主要责任人外，相关人员承担连带责任。司机驾车时遵守交通法规和公司车辆管理规定，严禁酒后驾驶。凡违反交通法规或酒后驾车处以500元以上罚款，因工作需要在非停放车辆地点造成的罚单，应及时上报办公室，办公室根据具体情况酌情处理。（5）办公室对公司车辆要妥善保管，包括各项手续、油卡、证件、钥匙等，以防丢失。（6）办公室、财务部协同（共同责任）每周六前对公司所有车辆进行一次交通违规查询，车辆违章或者被电子眼拍摄的根据所在公司工龄来处理，工龄在转正期内的，违章罚款和罚分由司机个人162、或者驾车人承担59%，公司承担41%；工龄试用期内未转正的，电子眼罚款和罚分由当事司机或者驾车人自行负担100%并准时缴交。以上逾期未缴纳的从当月工资中扣除，财务人员未及时扣除的由财务负责人承担并处罚款100元，办公室未及时通知处理的由办公室负责人承担并处罚款150元。（7）司机在出车的过程中，如发生车辆故障、交通意外均需第一时间报告办公室负责人再进行处理。发生一般交通事故的，根据有关交通管理部门调节后当事人应按相关部门的要求办理。当司机发生交通事故经交管部门调解，分清主次责任后，司机承担自己应负的责任，对交通事故引发的刑事责任由司机本人承担全部责任。如车辆发生事故，除去保险公司或他人赔偿费用163、外，剩下费用由公司承担60%，个人承担40%，如因他人责任所赔偿款项应全部上交公司，不得私自截留，一经查出，按赔偿额双倍处罚。（8）司机必须详细正确填写自己所负责车辆的车辆行驶记录单，司机对车辆行驶记录单上相应内容不填写或填写不清楚，处以该次出车报销费用相同数额的罚款。（9）司机野蛮操作，导致车辆人为损坏的，全权支付维修费用，并处以200至500元罚款；由于司机操作不慎导致车辆损坏，司机需承担保险公司不赔付的维修费用，同时公司将给予司机个人此次全额维修费用20%的经济处罚。（10）司机工作散漫，对待工作经常推诿的，处以500元以内罚款。经教育不改者劝退。（11）对不执行办公室工作安排而造成损失164、的，要追究当事司机责任并每次罚款150元。第十三节 突发事件应急处理一、流程图流程名称突发事件应急处理流程编码执行者监控者行为实施环节办公室主任/院长助理应急领导小组院长（董事长）管理行为赶赴现场掌握事件具体情况先期处理控制事态现场执行处理方案突发事件结束总结经验教训审核否收到突发事件报告审核否否实施处罚方案存档备案查明责任编制责任人追究报告成立专项处理小组制定处理方案应急预案上报详细情况至政府及媒体流程结束流程开始审批二、实施方法1、定义本突发事件是指突然发生、有别于日常经营、已经或者可能会对公司经营、财务状况，以及对公司声誉产生严重影响、需要采取应急处理措施予以应对的偶发性事件。 公司应对165、突发事件实行预防为主，预防与应急处理相结合的原则。 2、突发事件分类（1）治理类 股东之间存在纷争诉讼，或出现明显分歧； 公司与社会股东、员工之间存在纷争诉讼； 公司高级管理人员涉及重大违规甚至违法行为； 公司资产被有关人员转移、藏匿到异地。 （2）经营类 公司的经营和财务状况恶化； 公司因重大质量事故等无持续经营能力； 涉及重大经济损失或民事赔偿风险。 （3）政策环境类 国内重大事件或政策的重大变化波及本公司； 自然灾害造成公司经营业务受到影响； 公司内的各类安全事故、交通事故、公共设施和设备事故等事故灾难造成公司正常经营受到影响； 公司涉及重大行政处罚风险。 （4）信息类 报刊、媒体、网站166、等对公司进行负面报道或不实报道； 社会上存在不实的传言或信息，给公司造成严重影响； 公司发布的信息出现重大的遗漏或错误，对市场造成重大影响。 3、处理基本原则（1）合法、合规、诚实、信用； （2）及时、积极； （3）统一领导、统一组织； （4）保护投资者利益、最大程度地减少对公司经营及形象的影响。 4、组织体系（1）公司对突发事件的处理实行统一领导、统一组织、快速反应、协同应对。 （2）公司成立突发事件处臵工作领导小组（以下简称“应急领导小组），由院长（董事长）担任组长、院长（董事长）助理为副组长，成员由公司办公室主任、人力资源部经理、审计监察部经理、财务部经理、市场部经理及分公司总经理组成。167、（3）应急领导小组是公司突发事件处理工作的领导机构，统一领导公司突发事件应急处理，就相关重大问题作出决策和部署，根据需要研究决定本公司对外发布事件信息，主要职责包括： 决定启动和终止突发事件处理系统； 拟定突发事件处理方案； 指挥突发事件处理工作； 协调和组织突发风险事件处臵过程中对外宣传报道工作，拟定统一的对外宣传解释口径； 负责保持与政府各相关部门的有效联系和衔接； 突发事件处理过程中的其他事项。 5、预警和预防机制（1）公司应对可能引发突发事件的各种因素采取预防和控制措施，根据突发事件的监测结果对突发事件可能产生的危害程度进行评估，以便采取应对措施。 （2）公司分公司、各部门责任人作为突168、发事件的预警、预防工作第一负责人，定期检查及汇报部门或公司有关情况，做到及时提示、提前控制，将事态控制在萌芽状态中。（3）公司相应岗位人员应保持对各类事件发生的日常敏感度，不断地监测社会环境的变化趋势，收集整理并及时汇报可能威胁企业的重要信息，并对其转化为突发事件的可能性和危害性进行评估。 （4）公司应急领导小组人员保持 24 小时通讯畅通，公司的任何人均可作为信息的报告人，可向公司董事会办公室负责人报告，负责人接到信息后应当做到及时、客观、真实，不得迟报、谎报、瞒报、漏报。 （5）预警信息包括突发事件的类别、起始时间、可能影响范围、预警事项、应采取的措施等。公司预警信息的传递主要由公司办公室169、对信息进行分析及调查，确定为有可能导致或转化为突发事件的各类信息须予以高度重视，并立即向院长（董事长）报告，必要时提出启动应急预案的建议。（6）当预警信息被院长助理确定为需要披露的信息后，则应当及时按照有关信息披露制度进行披露。 （7）发生突发事件时，应急领导小组要立即采取措施控制事态发展，组织开展应急处理工作，并根据职责和规定的权限启动制订的相关应急预案，及时有效地进行先期处理，控制事态。 （8）应急领导小组确定突发事件后，应根据突发事件性质及事态严重程度，及时组织召开会议，决定启动专项应急预案，并针对不同突发事件，成立相关的处理工作小组，及时开展处理工作。治理类突发事件主要处理措施： A、170、对股东之间存在的纷争诉讼，应约见股东，请其予以配合，并详细了解事情的进展情况； B、对公司高管人员涉及重大违规甚至违法行为，应协助公安部门做好案件的查处工作； C、按照有关规定及时做好信息披露工作。 经营类突发事件主要处理措施： A彻底了解公司的财务状况，必要时聘请中介机构进行审计或评估； B对相关责任人员进行谈话及控制； C暂时停止公司的重大投资等经营活动； D按照有关规定及时做好信息披露工作。 政策环境类突发事件主要处理措施： A、深入调查、了解目前环境，包括国内重大事件、政策变化、自然环境详细情况以及对本公司的影响程度； B、公司召开院长办公会议，讨论在上述情形下，公司如何最大限度地避免171、对公司造成的影响； C、公司及时提交有关处理意见，并上报公司董事会予以调整经营策略及投资方向； D、对于自然灾害或社会公共事件对经营项目已经造成严重影响，公司应立即派出相关领导亲赴现场进行紧急处理，并及时上报现场处理情况； E、按照有关规定及时做好信息披露工作。信息类突发事件主要处理措施：A联系有关媒体负责人，将真实情况进行沟通和告知，并商议处理方案； B、立即对不实信息做出澄清或更正，尽量减少不良信息的影响； C追查相关责任人，并要求其改正，情形严重者通过法律途径处理； D按照有关规定及时做好信息披露工作。 （9）经应急领导小组决定，公司可以邀请公正、权威、专业的机构协助解决突发事件，以确保172、公司处理突发事件时的公众信誉度及准确度。 （10）突发事件结束后，应急领导小组应尽快消除突发事件的影响，并及时解除应急状态，恢复正常工作状态。同时应分析和总结经验，对事件的起因、性质、影响、责任、经验教训和恢复重建等问题进行调查评估，评估突发事件处理的效果。 （11）公司各部门应当根据突发事件的变化和实施中发现的问题，及时修订应急预案，充实应急预案内容，提高应急预案的科学性和可操作性。 （12）应急领导小组拟定关于善后事项的处理意见，包括遭受损失情况以及恢复经营的建议和意见，由公司董事会批准后执行。（13）突发事件处理过程中，涉及到的相关人员要恪守保密原则，有关突发事件处理工作中的情况，不得随173、意泄露；要忠实履行职责，牢固树立全局观念，坚决服从公司统一安排，不得损害公司利益及形象。（14）突发事件发生后，公司应及时将事件情况、已采取的措施、联络人及联系方式等通过电话上报有关政府部门。同时，在掌握事件的具体情况后，应将事件的详细情况书面报送有关政府部门，不得迟报、谎报、瞒报和漏报，报告内容主要包括时间、地点、事件性质、影响范围、事件发展趋势和已经采取的措施等。应急处理过程中，公司要及时续报有关情况。发生在敏感地区、敏感时间的突发事件信息的报送，可随时上报。5、应急保障 （1）公司各部门要按照职责分工和相关预案，切实做好应对突发事件的人力、物力、财力保障等工作，保证应急工作需要和各项应急174、处理措施的顺利实施。A通信保障。公司应急领导小组成员的手机必须保证畅通，确保与各部门的联系； B人员保障。应急领导小组有权根据突发风险处理工作的需要，随时召集参与处理人员，被召集人必须服从安排； C物资保障。公司相关部门应做好突发事件处理工作的物资保障，准备好相关的设施、设备及资金、交通工具等； D培训保障。公司要广泛宣传应急法律法规和预防、避险等常识，增强应急意识，提高应急处理能力。对负有应急管理职责的人员，要有计划地进行应急预案和应急知识的专业培训工作。 6、责任追究（1）突发事件处理工作实行领导负责制和责任追究制。（2）对迟报、谎报、瞒报和漏报突发事件重要情况或者应急管理工作中有其他失职175、渎职行为的，公司将根据公司管理制度对有关责任人给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十四节 客户来访接待、用餐招待管理一、流程图1、客户接待流程流程名称客户接待管理流程编码执行者监控者行为实施环节办公室办公室主任院长（董事长）管理行为流程开始流程结束审核否联系来访单位来访人员到达通知被访领导记录会见信息否收到来访客户申请信息确认来访行程、目的及人员 制定接待方案是备案登记引领会见送客来访记录存档是审批2、客户用餐招待流程流程名称客户用餐招待流程编码执行者监控者行为实施环节各部门办公室办公室主任院长（董事长）管理行为客户就餐安排知会部门接待用餐标准审核否否填制用餐申请表是是是通知餐厅按标准176、备餐餐厅确定就餐房间带客户用餐汇总费用报送财务部流程开始流程结束审批3、参观接待管理工作流程图流程名称参观接待管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节参观者办公室办公室主任院长流程开始审批流 程 结 束管 理 行 为否出示参观许可证确定参观申请审批审核参观许可证说明相关事宜组织参观准备接待参观记录确定陪同人员领取胸卡审查参观申请存 档否二、实施方法（一）客户接待、用餐1、接待前 （1）联系客户，问清客户行程计划，即来访时间、来访人数、职位、乘坐航班（高铁）、是否需要接机（接站）、是否需要帮忙订酒店房间、是否来公司面谈等信息， 并将相关信息向院长（董事长）汇报，以便安排相应接待。 （2）177、 预订酒店：和客户确定酒店星级和房间标准，然后就近预订酒店，安排妥当以后，告知客户具体酒店的地址、电话和房间号。 （3） 根据客户人数和行李数量，安排接机（接站）车辆。 （4） 打印来访行程表，准备公司资料和产品资料，客户所要求的资料等文件，装订；准备名片、产品目录、价格单、合同样本、笔记本，签字笔等，以及关于客户感兴趣的型号的资料。 （5） 根据客户的公司实力、客户的市场地位、客户的职位级别等，准备饮食和话题。 （6） 制作接机（接站）牌，安排专人负责接机（站），原则是提前30分钟到达机场（高铁站）。 2、接待中（1） 一般是先接送至酒店后，将访问行程和公司资料等文件交给客户，确定参观访问事178、项。（2） 在客户访问当天，准时至酒店接客户。 （3）客户来到公司会客室门前，让客人先进入，并且向客人礼貌问候微笑着说 “请进”及伸 手示意方向。请客人进入后再慢慢关上房门，跟随进入会客室。（4）如果有公司领导在场，需要将领导介绍给客户认识。 （5） 客人进会客室后，要同时有“请”的接待声音和相应的手势，并立即请客人落座， 通常请宾客坐离房门较远的位子，宾客坐在主人的右侧。（6） 客人落座后，首先应端茶递水，可以提出几种饮品请客人选择。 （7） 与客户会谈时，秘书要在领导和客户之间做好重点事项的记录，如果第一次接触此客户，可以用幻灯对公司和产品进行介绍。 （8） 如果客户拟在公司用餐，须提前请179、示领导用餐消费标准，并通知酒店管理部按照相关标准准备餐饮。到用餐时间，带领客户去餐厅用餐。 （9）洽谈结束，客人提出告辞时，准备一份礼品赠与客户，并等客人起身后再随领导相送。每次待客结束，都要以欢迎“再次见面”的心情来恭送对方。 （10）根据客户意见，适当安排娱乐购物等活动。如果有客户想去酒吧等场所，在接待之前务必做好准备，了解附近的餐馆、酒吧、购物和娱乐场所等。 （11）送客户至电梯口、公司写字楼外、客户住宿酒店；根据情况，送客户至飞机场（高铁站），与客户道别。 3、接待后（1）客户走后，及时发邮件给客户，一是问候，二是将本次访问双方达成的共识，或者洽谈中涉及到的主要内容发给客户，敦促这个项180、目的执行。 4、注意事项（1） 着装：接机（接站）和会议时一般着正装，带客户娱乐购物时着便装。（2） 参观：严格遵守公司的参观制度。 第十五节 安全保卫及环境卫生管理一、 流程图1、安全管理工作流程图流程名称安全管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节办公室办公室主任院长流程开始审核审批记录检查结果实施奖惩措施制定安全检查制度汇总检查结果并作出处理意见管 理 行 为流程结束否否明确同意检查规定确定安全检查实施方案存档备案发布各部门检查事宜执行方案是审核审批否否是 2、人员出入管理工作流程图流程名称人员出入管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节出入人员保安各部门流程开始审核审核181、放 行离开公司出具证明管 理 行 为流程结束填写会客单进入公司登 记有问题无问题3、治安保卫工作流程流程名称治安保卫管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节办公室办公室主任院长流程开始审核审批突发事件处理总结并汇总编制处理报告管 理 行 为流程结束明确治安分工合作事项制定治安保卫条例治安保卫工作实施否是改进优化治安保卫措施总结并汇总否审核审批是否否4、值班管理工作流程流程名称值班管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节值班人员办公室办公室主任流程开始制订值班方案审批落实任务处理来电来函记录存档执行值班方案签字验收管 理 行 为是否明确工作内容处理临时任务整理文件并及时报告听取报182、告并作指示作指示流程结束5、消防管理工作流程流程名称消防管理工作流程编 码执 行 者监 控 者行为实施环节消防队办公室办公室主任院长流程开始制定消防管理制定审核审批流 程 结 束管 理 行 为否否落实消防管理区域定期检查消防设备 组织消防演练 安排消防值班准确记录与核实通知消防队签字确认统计损失与费用 财务处理存档备案消防结束后注意事项消防处理审批审核否否6、宿舍管理工作流程流程名称宿舍管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节宿舍管理员办公室办公室主任流程开始制定宿舍管理制度审核审批获取反馈信息定期检修宿舍物品制定宿舍安全管理措施 存 档记录宿舍物品管 理 行 为流程结束否否填制住宿一183、览表发放宿舍意见表填制登记管理表7、餐厅管理工作流程流程名称餐厅管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节餐 厅办公室主任院长流程开始制定餐厅管理制度审核审批发现问题并解决问题执行餐厅卫生管理标准执行餐厅物品管理标准 接受考验执行服务标准管 理 行 为流程结束否否执行餐厅管理制度售饭前检查8、环卫绿化管理工作流程流程名称环卫绿化管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节环卫绿化组办公室办公室主任流程开始制定环卫绿化检查制度审核审批安排园艺作业及时报告损失维修和更换 存 档编制记录管 理 行 为流程结束否否明确环卫绿化标准明确相关责任定期盘点清点盆景与陈设日常检查与维修查明损失原因机184、器设备保养-9、卫生检查管理工作流程流程名称卫生检查管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节各部门办公室办公室主任流程开始制定卫生检查制度审核审批发现问题执行处理意见 记 录编制卫生检查报告卫生管 理 行 为流程结束否否明确岗位分工执行检查结果汇总编制处理意见详细记录审核审核是是否否10、卫生奖惩管理工作流程流程名称卫生奖惩管理工作流程编 码执行 者监 控 者行为实施环节各部门办公室办公室主任流程开始汇总检查结果审核审批结果存档书面通知等 级汇总奖惩措施根据奖惩条例确定处理意见管 理 行 为是 否流程结束划分评定等级审批是否否二、实施方法1.办公室负责安全保卫和环境卫生督查工作，全体工185、作人员有责任和义务维护公司办公区域的安全和环境卫生，须积极配合、参与公司大院的安全卫生检查和管理。2. 严格控制外来人员和车辆进入公司大院，来访须填写会客单，对参加各种会议和培训班的人员，凭通知可放行。如没有通知，须与有关部门联系确认后办理登记手续。禁止散发广告和商品推销人员进入办公区域。3. 进入院内的车辆，须在指定的地点停放，服从值勤人员的指挥和管理。外单位的车辆未经允许，不得停放在院内。4.不得破坏或擅自拆除公共设施。5.全体工作人员均应增强安全防范意识，下班离开办公室时，要随手关灯，断开电器电源，关窗锁门，切实落实防火、防盗安全措施。不得带无关人员进入办公室和宿舍，不允许私自留客在公司186、宿舍住宿。严禁携带易燃易爆物品进入办公楼和宿舍。6.办公室要经常对员工进行安全教育，爱护报警和消防设备并保持其完好性能。定期进行安全检查，发现问题要立即进行补救，防患于未然。7.全体工作人员都要增强卫生意识，自觉主动地搞好环境卫生，保持各自的办公室整洁有序，摆放得体，窗明几净。始终做到不乱扔烟头、果皮、纸屑、不随地吐痰、不乱倒垃圾、茶水，不在室内堆放杂物，不在墙上随意挂物，不在桌柜上乱放报刊、书籍及办公用品。8.办公室、人力资源部、监察部要定期或不定期开展卫生检查活动，卫生检查结果要及时通报。对该项工作抓得好的部门要给予表扬，做得不好的处室要给予批评，督促其整改。并对检查结果记录在案，按相关规章制度处理。检查前不事先通知。