1、操作手册-采购与付款 1.采购 1.1.公司制定了采购及供应商管理相关制度,对采购岗位的职责,岗位定期轮换、各类物 料的采购方式及程序、各类物料的供应商开发及考核程序、采购合同及供应商资料的归档管理等做出明确规定。 1.2.油品部经理根据市场行情及公司需求确定采购数量及价格,经总经理部审批后执行。 1.3.公司根据采购管理及审批制度规定对采购员进行定期轮岗,油品部经理审核交接 双方签字确认的轮岗交接单。 1.4.油品部根据生产需求及库存情况提出采购计划或采购申请,并经总经理审批。 1.5.采购人员根据采购管理及审批制度的规定选择采购方式,发起寻找供应商。 1.6.采用直接议价方式的采购,议价过2、程形成记录,参与人员签字确认后,交总经理审批。 1.7.油品部人员报管理层审批或按合同管理办法进行会签。被授权人在合同上签字, 按用印程序提交合同专用章保管部门盖章,并取得供应商的盖章确认。 1.8.采购合同在执行中有修改或补充的,合同修改或补充必须按原合同审批程序进行审批。 1.9.签署完毕的采购合同、补充合同/协议、会签单等资料由专人进行统一管理,并登记 合同管理台账。其中,补充合同/协议作为原合同的附件登记到合同管理台账,与原合同一起存档保管。 1.10.油品部采购人员将签订的合同信息录入ERP系统,并经财务人员复核确认。 1.11.油品部人员在需要修改系统内已录入的信息时,需提出修改申3、请并经部门负责人批准。 根据不相容职责分离原则设置系统权限,在未获得批准时或对于职责范围之外的数据,系统应限制相关岗位的修改权限。 2.处理应付款 2.1.当原材料与发票当月同时收到,油品部采购人员在ERP系统内填制电子发票,财务部应 付会计岗核对合同、送货单、发票及采购入库单等,在系统内根据电子发票生成应付会计凭证。 2.2.货到而发票未到的原材料,财务部应付会计岗根据合同、送货单、采购入库单,入库 当月按合同价格暂估入账,录入ERP系统进行账务处理。 1 / 3 2.3.对于暂估入账的货物,财务部应付会计岗次月月初以红字冲回暂估入账凭证。如在暂 估的次月尚未收到发票,财务部门仍应在月末进行4、暂估入账,并在下个次月冲回,此暂估冲回过程应每月做一次,直至收到发票正式入账为止。收到发票时,油品部采购人员在ERP系统内填制电子发票,财务部应付会计岗核对纸质发票与系统内电子发票,无误后根据电子发票做账务处理。 2.4.供应商的寄存物料,领用当月仓库管理员及时办理采购入库手续,根据领料单编制寄 存物料使用清单交油品部采购人员,采购人员制作寄存物料使用对账单,经油品部经理复核数据无误并签字,交供应商对账,与之签订采购合同。收到发票时,油品部采购人员在ERP系统内填制电子发票,财务部应付会计岗核对纸质发票与系统内电子发票,无误后根据电子发票做账务处理。 2.5.财务部门应定期进行应付账款分析并组5、织安排与供应商核对应付账款,根据供应商对 账单与应付账款明细账中的供应商账户信息进行核对,出现差异的财务部应付会计岗应查找原因,制作应付账款差异调整报告。 3.处理付款 3.1.油品部或采购小组经办人员填制请款单连同采购合同、送货单及其他相关附件,由油 品部或采购小组经办人员、财务部支付审核岗复核,并根据审批权限报相关负责人审批通过。 3.2.因特殊原因需提前付款的,需制作提前付款说明,并根据审批权限审批通过,作为请 款单附件申请提前付款。 3.3.付款退回时,财务部出纳岗及时查明原因,并交会计入账。需要重新付款的,以退款 的银行进账单作为附件,重新填制付款申请书,注明退回及重新付款原因,并执6、行审批。 3.4.付款申请书及其附件经财务部经理复核后签字确认,交出纳办理付款,出纳付款后在 付款申请书上加盖“付讫”章。 3.5.财务部应付会计岗或费用会计岗审核付款单据,按会计准则要求进行账务处理。 4.供应商管理 4.1.油品部采购人员主导新供应商的寻找,编制待选供应商名单报油品部经理审批,确定 新增供应商调查范围。 4.2.按各类产品的供应商开发流程,油品部及其他相关部门组成厂商评审小组,负责新增 供应商的调查评核(根据开发流程分类涉及价格、品质、交期、工艺、交易条件、索赔等方面),如需实地考察的,应由考查小组出具供应商考察报告并签字确认,同时会签供应商评审表,并报总经理审批,对评审合7、格的供应商纳入合格供应商名录。4.3.油品部主导对供应商进行分类,并按供应商类别进行分级,对主要原材料的采购按供 应商级别确定交易量分配比例,报总经理审批. 4.4.油品部每年应对供应商产品价格、供货质量、交期等进行评审,编制供应商评审表, 总经理对评审结果进行审批。 4.5.油品部根据考核结果更新供应商名录及交易量分配表,提交总经理审批。对考核合格 但存在缺陷的供应商进行辅导整改;本次考核不合格但由于特殊原因需维持供应关系的供应商进行限期整改,供应商提交整改报告,油品部组织再次评审。 4.6.对新增的供应商,油品部档案管理人员汇总供应商资料(包括评审报告、资质证明文 件等),建立供应商档案并编制供应商档案目录,经部门负责人复核后统一由档案管理人员负责管理。 4.7.油品部档案管理人员依据合格供应商评审及分级结果对供应商档案进行及时更新,更 新结果经油品部经理复核。 4.8.合格供应商档案借阅需登记并经油品部经理审批。 4.9.油品部相关人员提报需录入ERP系统的供应商信息,经财务部ERP岗复核。