1、深圳市顺安捷物流有限公司 文 件 名 称：【车辆燃油使用管理制度（试行）】文 件 编 号：SAJ-OD-P-S-2013-002 版 本 号：1.0编 制： 刘少元 日 期：2013/8/2审 核：贾淑华 日 期：2013/8/2批 准： 日 期： 制度编号SAJ-OD-P-S-2013-002版本编号【1.0】生效日期2013-8-12密级程度内部目的1、 规范车辆燃油使用管理；2、 及时、准确统计车辆油料费用，监控车辆合理的使用成本；3、 缩短对油料异常消耗行为的反应时效，规避营运车辆异常消耗风险。适用范围全网络车辆管理。版本制定说明制定 原因规范车辆燃油使用管理，降低车辆燃油使用成本，减2、少异常消耗，故制定此制度。制定 内容1、 车辆燃油使用管理中各部门职责；2、 驾驶员加油操作规程；3、 燃油供应商管理；4、 车辆加油卡使用管理；5、 车辆加油异常管理。传达对象应知应会一般了解部门岗位部门岗位营运部、经营部车辆管理组拟制部门营运部拟稿人刘少元制度概况目录第一章目的1第二章使用范围1第三章定义1第四章权责14.1运力保障中心车辆管理组14.2各级车辆管理组14.3财务总部24.4地区财务部2第五章规程25.1驾驶员加油操作规程25.2燃油供应商管理（轻柴油和汽油）35.3车辆燃油申请审批节点流转说明45.4车辆加油卡使用管理55.5车辆加油卡充值管理65.6车辆加油异常管理8第3、六章解释9第一章 目的1.1 规范车辆燃油使用管理；1.2 及时、准确统计车辆油料费用，监控车辆合理的使用成本；1.3 缩短对油料异常消耗行为的反应时效，规避车辆异常消耗风险。第二章 使用范围2.1 顺安捷全网车辆管理。第三章 定义 3.1 加油卡（主副卡）：加油主卡指的是公司与加油站进行对账的油卡，副卡指的是每台车一张用于加油时出示的油卡；3.2 圈存：是指把加油主卡的资金分配到相应副卡的操作。第四章 权责4.1 运力保障中心车辆管理组4.1.1负责全网络车辆燃油供应商选取标准及选取原则的制定；4.1.2负责全网络车辆燃油的监控和管理；4.1.3规范全网络车辆加油卡（主副卡）的使用管理；4.4、1.4指导地区加强车辆燃油异常消耗的监管和预防；4.1.5指导地区规范车辆燃油的使用管理；4.1.6协助地区发现车辆燃油使用中存在的问题，并督促整改完善。4.2 各级车辆管理组4.2.1负责本区车辆燃油使用的管理；4.2.2负责月度车辆油料费用的申请、分配、核销，现金加油审核等工作；4.2.3负责地区车辆油卡（主卡）的办理、管理；4.2.4负责地区车辆油卡（副卡）的办理、充值与管理；4.2.5负责车辆加油卡（主副卡）的信息、密码及其权限的管理；4.2.6根据车辆使用需求制定车辆油费预付分配明细表，提供车辆加油费用预付分配清单；4.2.7负责每月1次的加油卡（副卡）圈存金额审核、油费使用台帐管理5、等工作；4.2.8负责向财务部门提供主卡充值、分配及余额信息；4.2.9提供主卡对账单（加油IC额度帐综合信息表）、加油清单（加油IC卡台帐对账单）及余额清单（加油IC卡持卡清单）、充值附件加油IC卡充值三联单；4.2.10负责油卡积分的管理，核对并登记赠送、兑换、失效等信息；4.2.11负责统筹实施燃油优惠争取工作及其燃油优惠费用的管理。4.3 财务总部4.3.1及时知会财务部引导地区规范车辆燃油资金安全的管理；4.3.2规范全网络车辆燃油费用统计、核对口径及核销流程。 4.4 地区财务部4.4.1负责本区车辆油料费用的账务处理；4.4.2负责审核本区车辆油费预付款、费用报销单据，并完成款项6、支付及报销工作；4.4.3负责复核月度油料对账单是否存在异常，负责财务总账账面油费预付款余额与供应商提供的油料对账单上主副卡余额合计金额的核对；4.4.4负责监督地区车辆的油卡积分管理、积分兑换工作；4.4.5负责车辆燃油优惠费用的监督和账务处理；4.4.6协助地区营运部对合同结算条款的审核；4.4.7协助地区营运部进行燃油供应商评估。第五章 规程5.1 驾驶员加油操作规程5.1.1驾驶员必须自觉遵守车辆燃油使用管理制度，严格执行车辆加油卡的使用要求；5.1.2驾驶员须妥善保管车辆加油卡（副卡），避免人为因素造成油卡的损坏或遗失；5.1.3原则上不允许现金加油，遇紧急特殊情况（例：油卡突然失效7、加油紧张等）需向区部车管负责人报备，待批准后实施；5.1.4车辆加油时须即时在派车单中填写相关信息（加油量、加油时里程、油料单价等），每次加油后须提供当次加油小票；5.1.5燃油供应紧张时期，驾驶员须配合地区管理人员进行车辆加油工作；5.1.6车辆收车时须保证车辆油箱存油不少于油箱容积的1/2，以确保下次出车的时效；5.1.7及时完成所属车辆加油卡（副卡）费用圈存，保障加油卡（副卡）正常使用；5.1.8驾驶员应遵循车辆在月底或统计周期末加满油原则。5.2 燃油供应商管理（轻柴油和汽油）5.2.1定点燃料供应商的选定5.2.1.1选取标准5.2.1.1.1加油站提供24小时加油服务；5.2.18、.1.2执行国家规定的质量标准，不得以次充好、短斤少两；5.2.1.1.3严格执行“一车一卡（本）对号加油”的规定，不得弄虚作假；5.2.1.1.4每月能及时准确提供加油IC卡对账单等单据信息，对账单内容包括每笔加油的车号、时间、地点、品种、数量、金额、每次充值的金额以及每次加油后的余额。5.2.1.2选取原则5.2.1.2.1质量原则：选取油品质量相对较好，全国服务网点网络相对健全的加油站，原则上选择中石化或中石油加油网点，如需选取其它加油站，须向总部车辆管理组报备；5.2.1.2.2距离原则：选取距离公司车辆集中地较近，符合质量原则的加油站；5.2.1.2.3摒弃原则：原则上摒弃选择私营的9、小型加油站；5.2.1.2.4合同原则：与合作燃料供应商要签订合同（一年一签），合同中需明确加油卡的申请、油卡管理、油卡设限、结算方式等条款，明确双方责任和义务。5.2.1.3加油站管理与评估5.2.1.3.1加油站的管理5.2.1.3.1.1严格执行一车一卡对应车号加油，不允许出现串卡加油现象；5.2.1.3.1.2严禁加油站工作人员作弊行为；5.2.1.3.1.3地区车辆管理组应对加油站适时进行检查或抽查，发现问题应及时纠正，情节严重的中止与加油点的合作并追究加油站责任。5.2.1.3.2加油站的评估5.2.1.3.2.1加油站的评估工作由地区营运部统筹，组织财务部与人力资源部共同（监督）10、实施；5.2.1.3.2.2地区车辆管理组每隔1-2年须对定点加油网点进行一次评估；5.2.1.3.2.3评估加油站资质及服务质量，是否按油卡限制标准实施；5.2.1.3.2.4评估加油站销售油品质量是否符合国家计量标准（有无以次充好、 短斤少两）；5.2.1.3.2.5评估加油站在燃油紧张期间应急供应能力及支持范畴。5.3 车辆燃油申请审批节点流转说明5.3.1油料费用申请5.3.1.1由各地区车辆管理组向地区车管负责人提交月度油费申请；5.3.1.2地区车管负责人审核费用的准确性，审核无误后提交至地区营运部负责人审核；5.3.1.3地区营运部负责人审核费用的合理性，审核无误后提交至区财务部11、负责人审核；5.3.1.4区财务负责人审核费用增长是否合理，审核通过后提交到总经理；5.3.1.5经总经理最终审核通过之后下达到区财务对接人，完成主卡充值操作。5.3.2加油卡申请5.3.2.1由各地区车辆管理组向地区车管负责人提交需求申请；5.3.2.2地区车管负责人审批需求数量后提交到区财务对接人；5.3.2.3区财务对接人审批加油卡办理费用后抄送至区营运部负责人、财务部负责人和总经理；5.3.2.4知会区营运负责人、财务负责人和总经理后，区财务对接人办理加油卡。5.3.3车辆燃油申请审批节点流程图5.4 车辆加油卡使用管理5.4.1车卡配置原则5.4.1.1 一个核算单位（公司牌照）对应12、一张车辆主卡，特殊情况除外；5.4.1.2车辆加油卡（主/副卡）只用于车辆的加油业务，任何其它用途车辆不得共用或借用车辆加油卡（主/副卡）；5.4.1.3由地区营运部车辆管理组指定专人负责车辆加油卡的管理，主卡、副卡管理不得指定同一人。如管理人员发生变更时，必须同时变更加油 IC卡信息及密码；5.4.1.4加油卡实行一车一卡，加油主卡所开通的副卡，必须对应所使用的车牌号（备用卡除外），不得对应个人姓名或其它信息；5.4.1.5地区根据实际情况，同车辆管理组及财务共同确定车辆主卡内安全留存资金，并同车辆管理组将相关额度报备给总部车辆管理处，定期同地区车管及财务共同审核该安全留存资金的合理性，及时13、调整；5.4.1.6地区至少保留1张备用卡，最多可保留（本区车辆数/100）张备用卡；5.4.1.7已转卖车辆的加油卡（副卡）须在5个工作日内完成销卡；5.4.1.8每张加油卡（副卡）必须按车型设定相应的限制，必须设定项目：加油密码、限制车牌号、限制每日加油金额（限额参考车辆油箱大小和车辆行驶路线）；可选设定项目：限制油品、限制每日加油次数、限制加油站点、限制加油区域等。5.4.2油卡使用管理5.4.2.1 所有车辆须在定点加油站点进行加油，禁止在非指定加油站加注燃油；5.4.2.2 加油卡（副卡）同区车辆管理组统一设定油卡与车辆的绑定关系，制定油卡车牌号对应表；5.4.2.3 禁止将加油卡（14、副卡）用于卡号对应车牌以外的其它车辆；5.4.2.4各司机组长负责督促驾驶员完成所驾驶车辆的加油IC卡圈存，以保障加油IC卡（副卡）的正常使用；5.4.2.5各调度员负责本地区车辆加油卡的管理，对油卡消费动向进行监控，实时掌握卡内余额信息；5.4.2.6 驾驶员每次加油时必须打印加油小票，将小票粘贴于当日的派车单上，并在小票上注明加油时里程表计数、司机姓名等信息；5.4.2.7如因加油站原因无法打印小票的，须通知调度员，并在派车单上登记好加油数量及无小票原因，由调度员签名确认；5.4.2.8加油卡（副卡）须随证件一起交接，加油IC卡放置于车辆证件袋，需与车辆钥匙分开，以免损坏加油IC卡的晶片，15、驾驶员在出车或收车时，必须进行签名交接手续，并检查加油IC卡有无损坏；5.4.2.9当车辆因故障或其它原因停放时间在三天以上者，调度员必须及时将加油IC卡回收保管，并查询卡内余额是否正常。5.5 车辆加油卡充值管理5.5.1充值管理5.5.1.1本着减少资金积压的原则，地区须每月分次进行加油卡充值。具体充值次数由地区车辆管理组和财务部根据地区的实际情况，原则上月充值次数不得超过3次；5.5.1.2加油主卡只能用于油费存储、结算、对账、充值功能，禁止加油IC主卡开通加油功能；5.5.1.3由地区营运部车辆管理组根据车辆使用需求（本月车辆、线路增长、油价等情况），负责月度油料总费用申请；5.5.116、.4由地区营运部车辆管理组指定专人负责车辆加油卡（副卡）的申请、分配和充值管理；5.5.1.5每次充值时，必须对所充值的卡内余额进行查询，每月统一查询所有车辆余额；5.5.1.6驾驶员应及时查看驾驶车辆的加油卡（副卡）的余额，加油卡余额不足时，提前知会车辆管理组，以便及时办理油卡充值业务，确保车辆的正常使用；5.5.1.7偏远分部的车辆加油卡充值，可由区营运部车辆管理组指定专人负责。 5.5.2台帐管理5.5.2.1由地区营运车辆管理组负责建立加油IC卡管理档案，负责电子和纸质档案的存档；5.5.2.2电子档案：车辆油费预付分配明细表、车辆加油卡管理明细表；5.5.2.3纸质档案：对账单（加油17、IC额度帐综合信息表）、加油清单（加油IC卡台帐对账单）、余额清单（加油IC卡持卡清单）加油IC卡充值三联单；5.5.2.4加油卡（副卡）更换、充值等须在发生后3个工作日内完成数据更新；5.5.2.5地区营运部车管须每月对主（副）卡台帐明细及每台车辆加油明细进行审核；当月如有使用现金加油时，必须在车辆加油卡管理明细表注明所使用的车牌号，新车填写车架号码；5.5.2.6财务部负责核对报表数据是否与外部提供账单一致，并核对是否存在重大异常（环比数据），对存在异常的数据必须要求车辆管理组给予解释并备案。5.5.3核销管理5.5.3.1当月油料费用必须在次月进行核销，零散现金加油费用必须在一周内进行核18、销，并附书面的现金加油原因说明书、每月统计现金加油信息；5.5.3.2每月于月底前拿出对账单和加油充值发票，按要求进行整理，并及时提供上述资料给财务部门进行账务处理；5.5.3.3及时跟进未圈存的副卡并进行圈存，清理超过一个月以上未使用的副卡、余额过多的副卡；5.5.3.4地区营运部车管管理组需与财务部一同进行积分兑换工作，严禁个人擅自处理油卡积分或变为私有；5.5.3.5地区车辆管理人员须详细记录积分兑换信息（兑换时间、兑换积分、兑换礼品、兑换凭证等）并存档，兑换礼品签收后须在5个工作日内就交由人力资源部做入库登记。5.6 车辆加油异常管理5.6.1遗失处理5.6.1.1如发现油卡遗失，需立19、即与调度员或车务专员联系，反馈油卡遗失地点、时间及卡内余额等信息；5.6.1.2车务专员需立即对遗失的油卡进行注销操作，且必须在一个工作日内完成新加油卡的申请。5.6.2损坏处理5.6.2.1如车辆在行驶时，因油卡损坏等情况导致无法加油的，当班驾驶员第一时间知会调度主管，先行垫付确保营运正常，申请报销时注明情况（加油时间、加油量、当班司机、车号以及调度主管签名确认）；5.6.2.2车务专员必须在一个工作日内完成新加油卡的申请。5.6.3现金加油处理5.6.3.1允许现金加油的条件5.6.3.1.1因车辆中转需求临时变更线路，当天油卡加油不能满足运转时；5.6.3.1.2加油卡损坏、出现故障时；20、5.6.3.1.3新车现金加油，加油金额限额200元（或满箱油量）。5.6.3.2报备流程及要求5.6.3.2.1由驾驶员向车务专员报备，由车管负责人审核后设定当次加油金额，指导驾驶员以现金加油方式加油；5.6.3.2.2现金加油必须是在正规加油站加油，且提供加油发票；5.6.3.2.3同时报备调度员，每次现金加油最高不得超过200元。5.6.4异常消耗数据处理5.6.4.1车辆管理组每月应分车型对油耗进行统计分析，查找油耗偏高/偏低等异常消耗的原因，并针对性进行核实监控；5.6.4.2车辆管理组每月对单车油耗超定额标准的车辆，进行跟车实测，存在异常要查找原因；5.6.4.3车辆管理组应每日对21、单车加油记录进行监控（结合系统预警或派车单），存在异常要查找原因；5.6.4.4车辆管理组应结合车辆检查，核实单车加油核算里程与实际里程是否相符，存在异常要查找原因。5.6.5其他异常处理5.6.5.1车辆平时只需用于较短线路中转，临时需要参加跨省或其他较长线路中转时，因油卡权限无法满足较长距离中转，可按最长中转路程设定油卡权限，但加油卡不准随车保管，每次加油完毕后由专人保管；5.6.5.2加油卡使用中发生问题，驾驶员必须向车务专员报备，由车辆管理组负责人审核后转财务人员办理，驾驶员不得直接与财务人员对接办理业务；5.6.5.3由个人原因造成油卡遗失，或因处理不当造成油卡异常消耗的由当事人承担22、补卡费及油卡异常消耗的损失。第六章 解释6.1 本制度由运力保障中心负责解释。 深圳市顺安捷物流有限公司 二0一三年八月二日文件会签表主办部门营运部拟稿人刘少元审稿人贾淑华原稿形成时间2013-8-2文件名称车辆燃油使用管理制度（试行）文件编号SAJ-OD-PS-2013-002内容摘要1、 车辆燃油使用管理中各部门职责；2、 驾驶员加油操作规程；3、 燃油供应商管理；4、 车辆加油卡使用管理；5、车辆加油异常管理。说明意见本表为公司出台各种重要B类文件（制度、手册、流程文件、质量文件）及方案讨论意见表，且每一部门传递审核意见不得超过1小时，由各部门文管员（兼职）跟踪落实，并提交企业发展办公室文控管理专员处。会签部门会签意见领导确认（签名/日期）营运部经营部总经理意见： 签批： 日期： 年 月 日备注：