1、重庆房地产职业学院青年志愿者协会 档案管理制度 为了加强青年志愿协会的管理,完善青年志愿者协会组织的建设、使青年志愿者协会各项工作能够顺利开展,也为了规范志愿者活动,增强青年志愿者协会内部干部的纪律、提高各部门的工作质量与效率,使工作有章可循、有规可依,特制定重庆房地产职业学院青年志愿者协会档案管理制度,望大家务必遵守:一、档案管理制度 (一)协会内部文件、会员档案、学校文件; (二)各部门工作计划、活动总结、述职报告及奖励、通报; (三)协会所有文件都须经文秘部归档保存; 二、基本条件和要求 (一)自觉遵守国家法律、法规和有关政策及学校的各项规章制度,有清醒的正治头脑和强烈的责任心和正义感;2、 (二)要有健康的思想素质、心理素质和良好的行为规范,无不良嗜好; (三)要有较强的组织能力、协调能力、沟通能力和交际能力,有坚定的工作信念和灵活的办事头脑; (四)要有较强的口头表达能力和一定书面表达能力,要有良好的个人道德修养和人文修养; (五)要有团结、互助、吃苦耐劳、任劳任怨和无私奉献的精神; 三、常规纪律及工作要求 (一)坚持分工合作原理,个人不离集体,集体不离个人,立足本职,明确目标,服从管理,听从安排,认真完成各项工作; (二)坚持民主集中制原则,以少数服从多数,个人服从集体,局部服从整体,围绕“公益事业弱势群体”开展工作; (三)每次在开会例会完毕后,立即把会员考勤表交由会长审3、核。 (四)每次参加志愿服务后,由志愿活动组织者(队长),立即把会员证收集,并交青协“会长处”,由“会长”予以认定并注册。否则无效; (五)认真听取广大同学的意见和要求,对工作(活动)中存在的问题应及时向会长,团委及相关人员反应; (六)实施“讲文明、树新风”的活动,注重培养自己的兴趣爱好,积极投身参与本协会,团委及学校组织的各项活动中去,多参加社会实践、公益活动; (七)要有强烈的时间观念,在开会(例会)时,如确有特殊情况不能到者必须提前30分钟,以书面形式向会长请假。经准假后方离开; (八)如确因时间冲突或情况特殊。一定要分清轻重缓急,学会自我调整和自我缓解,决不能影响本协会的工作开展,若4、时间紧急,须迟到或须请假者也须向会长说明情况; (九)确工作目标,不能盲目在开展工作,必须按月制拟定工作计划和工作总结; (十)禁止在工作中讨价还价,拈轻怕重,禁止因工作不满原因而闹情绪,更不允许干事与干事,与同事之间发生口角和争执,有意见或不满,应当立即向会长提出; (十一)凡无故缺席或不请假缺席者,记失误一次,一次缺席(失误),会长点名批评,达二次以上缺席作书面检讨,予以口头警告,并取消本年度的“评优”“评先”“提拔”等资格,连续三次不到者视为自动离职,累积缺度达四次者,令其自动离职或撤消其职务; (十二)凡不认真.不按时完成工作任务和推辞责任者,记失误一次,并扣掉个人量化分5分及相关的班5、级量化分; (十三)凡迟到或请假,应及时向会长或其它干事了解工作安排及其内容; (十四)会议记录、活动次数、工作计划、工作总结、请假条,平时表现等一切书面材料作为个人的存档资料; (十五)各干部(干事)同学之间要相互帮助,团结合作与其他各部门之间保持友好关系,相互学习、相互监督、共同促进、共同提高; (十六)本制度未尽事宜,将在工作中不断总结,不断健全; (十七)本制度作为每位干部(干事)的工作成绩,德育量化等考核内容,并作为“评优”“评先”“提拔”的主要依据,同时加入班级德育量化考核内容;四、活动策划及实施制度 活动策划: (一)协会固定的日常活动要提前一周,对主题活动要提前一月进行策划,策6、划方案要顾及实际可行性、内容充实、主题突出、操作明确、形成文字; (二)活动方案及时手写、打印,经协会会长审核通过,相关具体事项当场落实; (三)主题活动的策划要紧扣热点、切合需求、富有创意、互不雷同,形成青协特色, 活动实施: (一)活动前,相关活动部门协调安排好人员,调配好活动用品,作好各项准备活动细则落实到人; (二)活动时,按照方案认真、细致、认清的组织实施,活动负责人控制好活动局面,按程序规范进行,营造声势,确保效果; (三)日常服务活动落实专人与专门服务负责,做到定时、定人、定内容,常抓不懈,注重实效; (四)活动中严格签到,做好参与会员的服务数量与质量确认,做好活动相关记录,积累7、完整原始资料; (五)活动后,活动负责人及时组织进行书面总结、调查反馈、整理材料,有关材料及时送交会员管理中心归档; 五、财务管理制度 (一)协会经费由财务部专人专职管理; (二)财务部必须做好每一笔财务收支帐目的记载、保存和整理相关的发票和收据,并且每月进行一次财务审核,结帐当日收支余额交会长过目; (三)任何活动一周前,活动负责人都将活动经费预算交会长审核,经同意后,持预算到财务部支出经费,活动完后,将收据、发票余额全数交回财务部负责人; (四)任何社会捐助或相关活动合法所得,须经财务部完整记录; (五)资助他人所拨款项,须详细记载; (六)财务部每学期结束前半月,将财务状况明细向外界公开8、; 六、开会(例会)要求 (一)要随时留意通知栏上的通知,按照要求准时参加 (二)每次开会必须提前510分钟赶到会场,以便清查人数。凡超过规定的时间才到者,一律作迟到处理。 (三)每次开会须带好纸和笔(专用的会议记录本),对每次开会的内容都要做好记录,会长将不定期对每位干事的会议记录进行检查。 (四)开会时,必须严格遵守会场纪律,禁止在会场随意走动和说话,禁止带任何小吃进入会场。 (五)凡是委要统一开会或参加较大人数较多会议时,应迅速到各自指定的位置依次入痤,经便打考勤。 (六)每位干事必须树立强烈的时间观念,有较强的组织性和纪律性,不得以任何借口和不当理由,不参加会议或其他工作。 七、会议制9、度 (一)协会每月召开一次例会,遇有突发事情可由会长临时召开会议; (二)协会将不定期召开会员大会,具体时间将根据协会工作开展情况而定; (三)除例会外,有重要会议(不包括紧急会议)应提前通知,同志应明确开会时间、地点、事件以及注意事项; (四)若是由于会议通知者的过失促成他人的迟到、缺席,则只追究当事人责任; (五)会议缺席、迟到、早退,视不同情况在其量化管理中相应扣分; 八、考核制度 考核对象:本协会干部、学校全体青年志愿者; 考核方式:通过部长及协会会长和民主评议相结合,提出奖励或处罚的建议,报有关上级批准做出决定; 考核依据:成员档案及相关活动记录(内含活动时间、质量、绩效的综合考评和10、量化管理) 考核细则:本协会成员的基础分均为60分; 加分: (一)凡能提出好的建议和意见,加23分; (二)凡能提出有新颖,并可实施的活动方案,加47分; (三)参加活动一次为2分,参与组织策划并表现突出者加35分; 凡投稿(关于青协活动的被校内或校外刊物发表的)视稿子、刊物而定,加26分。 减分: (一)青年志愿者各类工作、会议或活动迟到、早退一次扣1分,无故缺席扣2分。(因故不能参加或未按时参加并经调查情况属实者例外) (二)在活动过程中,用于活动的公共物品丢失或损坏,不能按时归还者扣3分,并照价赔偿。(按连带责任制赔偿) (三)青年志愿者在活动中违反纪律和章程时,视情节轻重分别扣2分(11、口头警告)、3分(警告)、5分(劝退)。 九、奖励制度 奖励: (一)协会每学期按协会成员的综合考评成绩评选出“优秀青年志愿者”; (二)参选人由协会各部、各基层青年志愿者服务队提名; (三)参选人必须具备以下条件: 1、提供志愿服务时间不少于全体的60%; 2、学期期末无不及格科目; 3、在提供志愿服务时表现突出、任劳任怨; 4、无学校及协会处分者; 5、综合考评成绩不低于85分; (四)提名人将参选人的资料以书面形式上交到会员管理中心,经协会理事会协商一致。核实无误后,评选“优秀青年志愿者”经公示,报共青团学院委员会批准,颁发荣誉证书。 处罚: 分为口头警告、警告、劝退、除名。 (一)口头12、警告:参与各种工作、会议、活动两次缺席;工作、活动时擅离岗位、怠工;不服从统一安排,私自行动。 (二)警告:对工作分配到的任务草率敷衍、弄虚作假,工作严重失误、导致不良后果、两次口头警告; (三)劝退:假借协会名义谋取私利、私自向服务对象索取酬金,各类工作会议、活动五次无故迟到、三次无故缺席、受到(院)系通报以上处分。 (四)除名:严重违反学校及协会规定,屡教不改,影响严重,予以除名,十、干部管理制度 (一)协会工作、受团委的监督与指导; (二)协会采用干部问责制、遇有事故直接找责任人负责,主要负责人承担责任; (三)协会干部因职行为或志愿服务时有不良言行,受到举报经调查属实、责令起改正。并形成书面材料存入档案; (四)青协干部不得违反青协章程及学校的规章制度; 十一、会员管理中心 (一)会员参加本协会活动时必须佩带协会徽章及会员证; (二)会员必须按时参加本协会各种志愿服务活动。有事应事先请假、不得无故缺席,无故缺席三次予以退会处理; (三)会员必须服从本协会安排,凡违反本协会章程及规定安排进行活动者。一切责任自负;并视情节轻重给予相应处罚; (四)协会每学期进行一次会员审议、每学年进行一次会员评优; (五)协会会员必须遵守学校规章制度,自觉维护协会形象。 重庆房地产职业学院青年志愿者协会 2006年11月