1、制度名称办公文书管理制度编 号XZ-201808007执行部门行政部编制人员行政部审核人员行政部经理批准人员编制日期2018.08.01审核日期2018.08.08批准日期第1章总则第1条目的为确保公司文书窗务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条管理原则准确、快速。第3条适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。第2章文书的种类第4条文书的范围木公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、 各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。第5条文书保密等级划分1. 绝密，指极为重耍R不得向无关人员透露内容的文书。2. 2、秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。3. 机密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4. 普通，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。第3章 文书制作规范第6条文书的制作要领1. 文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。2. 起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。3. 必须明确起草文书人的贵任，并正确署名。4. 修改请示提案文书吋，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第7条文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过会签，并 在正式文书形成前，附上必要的i正明文件。第8条文书的署名3、1. 公司内文书，如果是一般往來文书，只需部门主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门 且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范圉由总裁、副总裁、常务董事署名,或 者署有关部门的主管姓名和职务。2. 对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执利公告等重要文书，一律署总裁职务少姓名。 如果是总裁委托事项可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务 与姓名。第9条文书的盖章1. 各公司往来文件、正式文件、对外发文等需加盖相应公司公章，未加盖公章的发文一律视为无效。2. 涉及到加盖私人名章的文件，须经相关人员批准后，统一由行政部盖章，各分公4、司或其他人员不得 私自用印。第4章文书的收发第1()条总部行政部及各分公词行政部门负责收发文书，并按下列要点处置。1. 文件的收发必须填写“文件发出” “文件签收”登记表。2. 在登记表上需清楚注明记录收发文时间、文件内容、收发文数量，并由发出或者签收人签字确认。3. 下发的文书若有差错，必须立即追回，并予以销毁。第11条 如需使用传克、快递来传达的文件，必须进行相应登记，并由发文人员及时与接收人进行确 认，以免文件丢失。第5章文书的处理第12条普通文书处理1. 分公司负责人，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出英他必要的处理，或者指定下属对文书 进行具体处理。2. 部门主管负责对公司负责人5、批示的处理意见进行具体的答复，并将处理结果批注在公文处理单上相 应位置，连同公文原件一起交由各公司行政部存档。3. 处理屮如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。第13条机密文书处理1. 机密文书原则上宙责任人或当事人自行处理。2. 文书原则上由指定人员进行传递，其他人不得擅口翻阅。如果上一级领导在职务上有权替代指明者， 可不受木条规定约束。第14条对文书处理结果有异议者，应暗示上级领导，由上级领导裁决。第6章 文书的整理与保存笫15条文书的整理与保存1. 处理完结的文书，应在结办后三日内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按6、所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。2. 个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和 记录本清理移交。3. 分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，由行政主管保存；另一类是一般的文 书，由各部门主管保管。第16条文书的保存年限1. 永久保存的文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协 议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书； 决算书和其他璽要的文书。2. 保存10年的文书包括：请求审批提案7、文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会 计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。3. 保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。4. 保存-年的文书，指无关紧要或临时性的文书。如杲是调査报告则由所在部门主管确定保存 年限。第17条注意事项1-对于重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜屮。2. 对于保存期满及没必要继续保存的文书，经公司负责人决定，写淸销毁的理由和日期Z后，予以销 毁。一律以搅碎的方式销毁机要文件。任何个人不准擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登 记，报公司负责人批准后销毀。3. 销毁秘密级以上文件前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不遗漏。4. 如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变 更与调整后的结果。5. 必须做好巫要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。第7章附则第18条行政部对木制度拥冇解释权。第19条 本制度自公布Ztl起实行。