1、K2地产工程档案管理制度（2015年）第一章 总则2第二章 管理职责2第三章 项目部存档资料分类3第四章 存档管理3第五章 工程档案的检查5第六章 工程档案的移交7第七章 附则7K2地产工程档案管理制度第一章 总 则第一条 编制依据 北京市建筑工程资料管理规程(DB11/T695-2009)、K2DC-GC-LC06-工程内业管理流程并结合本公司特点，制定本制度。第二条 编制目的 为使工程档案管理符合建筑工程资料管理规程及公司相关管理的要求、规范项目工程文件的格式、编写、收发、传阅及存档管理工作，特制订本制度。第三条 适用范围 适用于公司所有项目的工程档案管理。第四条 归档原则 所有归档文件，2、内容、签字必须完整，外单位形成的资料必须有公章。第二章 管理职责第五条 工程部职责 工程部负责按规定整理、归档与项目有关的各类资料，具体分类见附录A；工程部应定期按规范及档案馆关于竣工资料的相关要求对总包、监理的档案进行检查，确保项目建设过程中工程档案与现场实施进度同步；按照公司流程管理规定及本办法上报相关资料存档。第六条 工程部经理职责 组织开展项目工程档案管理工作，指导资料员完成各项工作。对文件、资料的完整、正确及有效使用负责，工程部经理对项目内的文件资料的管理和有效使用负有领导责任。第七条 资料员职责 负责工程文件、资料的日常管理工作，并且对归档资料的有效性负责，监督和检查参建各方工程资3、料的形成、积累和立卷工作，及时收集和汇总勘察、设计、监理和施工等参建各方立卷归档的工程资料第三章 项目部存档资料分类第八条 按照北京市建筑工程资料管理规程(DB11/T695-2009)要求存档的A-D类资料。第九条 项目部需存档的其它资料，具体详见附录A。第十条 台账因在资料检查中的重要性，重点单列。台账分二类，非专业类文件台账和专业类文件台账，其中专业类文件台账分为1、安全管理台账；2、质量管理台账；3、其他台账。第十一条 现场照片收集。 各项目部应每周、按楼号、分部位留存现场照片，并按照日期、楼号进行存档，定期进行影像资料的刻录和存档。第四章 文件流转 第一条项目内部，所有进入项目的文件4、资料都须先在资料员处登记（参照项目公司工程部文件资料受理登记表）、由资料员转给工程部经理、由工程部经理做出判断传递路径并签署意见后统一交到资料员处登记归档。 第二条项目外部，给监理、承包商、材料供应商的文件都由资料员传递给监理单位，由监理转发至各收件单位。以工程部名义发出的文件，需相关人员传阅后、经工程部经理签字后发出，工程部留存正式发文一份，交现场专职资料员归档。以公司名义发出的文件，需填写发文审批表，经项目总经理/项目总监/项目负责人审批、公司相关部门会签后，加盖公司印章方可发出。综合部留存发文审批表、拟稿原件、正式发文一份归档。所有发文需按工作联系单、设计变更、现场签证、设计图纸等分类填5、写文件发放记录，并经双方资料员签字确认，每月提供文件发放记录扫描件至工程中心。工作联系单需由工程部经理初步判断，区分为技术类、经济类，分别采用不同的编号，下发时抄送给成本部一份。 第三条工作联系单发出后需提供复印件或扫描件至成本控制部，编号需连续，如有已发出但又收回、作废的工作联系单，需写情况说明至工程中心及成本控制部，并经项目总经理/项目总监/项目负责人签字确认。 第四条资料借用、调用、查阅需先由借阅人填写文件借阅申请单，经项目总经理/项目总监/项目负责人批准后登记借阅。 第五条工程部各岗位人员调离本岗位前，工程部经理应组织其同交接人员办理工作移交，相应责任转移。第五章 存档管理第十二条 档6、案编号编号原则：文档编号应遵循简洁、易懂、收发文均编号的原则。项目部资料员对项目部发起的各类表单文件按如下原则进行编号，具体为：项目名称 分期 年份+XXX号以“内部工作联系单”为例，项目名称 分期 年份 + XXX号SY7#- 二期 - 2014- 001顺义新城7地 二期 年份 文件号项目部资料员收到的公司内部及外单位的文件后，按公司内部、监理单位、施工单位分类编号，编号原则同上。档案材料归档时，以A4规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格，装订时，用棉绳以“三孔一线”方式装订成册，入档案盒，卷内目录清晰、内容完善，分类组卷整齐、有序，案卷档号和题名完善，在档案7、柜中依序摆放整齐。非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。档案柜内的档案要进行系统排列存放，不得堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便的要求。做好档案管理“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。 凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。资料员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时8、间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。第十三条 档案盒外观样式 见附件一第十四条 档案总目录 见附件二第十五条 档案总目录各类台账格式收发文台账和其他台账建立电子版及手工台帐，台账必须及时更新。一、非专业类文件台账 见附件三各类台账二、 专业类文件台账安全管理台账（见附件三各类台账）：安全检查记录台账安全文件收、发台账安全整改通知台账总包、监理安全管理人员台账质量管理台账（见附件三各类台9、账）：质量检查记录台账质量管理文件收发台账（文件明细见附录A第14类）缺陷整改通知台账设计变更台账其他台账（见附件三各类台账）：工程签证台账工程付款台账甲供材料管理台账图纸发文台账工程进度台账监理通知台账第十六条 归档要求分 项规 范 要 求案 卷档案柜内案卷依序摆放整齐案卷档号、题名完善卷内目录卷内目录清晰，内容（序号、责任者、文件材料题名、编制日期等）完善组 卷分类组卷，整齐、有序卷内文件编 号 连 贯文件完整（附件完善）签 章 完 善（鲜章）文件排列有序（按建设流程先后顺序排列）卷内文件与卷内目录一一对应借阅需有记录或标注第六章 工程档案的检查第十七条 检查内容及评分标准检查项目检查内容10、得分工程档案资料管理制度建立工程档案资料管理制度的5按规定配备专（兼）职资料员5施工阶段资料管理工作会议纪要是否齐全10施工合同及补充协议是否齐全10图纸、图纸会审记录、变更是否齐全15已完成分项工程验收资料是否建立台帐5发文记录是否齐全5各类台账（包括对施工单位资料检查的台账及施工单位整改反馈）10施工单位资料或监理单位资料整理与现场进度不符的情况10审批表单签字是否完整10施工日志5施工后期资料管理工作未能将工程资料转交当地城建档案馆的5未能对物业公司交接记录进行留存建档5合 计100第十八条 评分标准评分：满分100分，具体评分标准件见上表。第十九条 检查周期1. 每季度向工程中心报本季11、度所形成的工程文档电子版目录，工程中心组织不定期抽查。2.工程中心每半年牵头组织对项目部的工程资料进行检查，形成检查报告和整改报告。第七章 工程档案的移交第二十条 工程档案的验收、移交根据建筑工程资料管理规程（DB11/T695-2009）要求，工程竣工预验收完成后需组织工程档案预验收，档案预验收合格后，城建档案馆出具预验收意见，并规定移交时间，在规定的时限内，项目部必须组织各单位完成工程档案的移交工作。第二十一条 移交套数城建档案馆一套、综合部一套、物业公司一套。以上档案原则上均要求为原件，无法提供足够原件的，复印件须加盖公章，并注明原件存放地。另竣工图需提供完整的电子版给成本部，竣工结算时12、使用。第七章 附 则第二十二条 本制度由工程中心负责解释和修订，自下发之日起试行。附录A：资料分类目录编号工程资料名称归档保存部门资 料工程部项目部综合部工程部存档资料提供部门1A1决策立项文件01项目建议书(代可行性研究报告）产品中心02项目建议书(代可行性研究报告）的批文产品中心03关于立项的会议纪要、领导批示产品中心04专家对项目的有关建议文件产品中心05项目评估研究资料产品中心2A2建设用地、征地、拆迁文件01规划意见书及附图产品中心02建设用地规划许可证、许可证附件及附图产品中心03国有土地使用证产品中心04北京市城镇建设用地批准书产品中心3A3勘察设计文件01工程地质勘察报告（原始13、地貌勘测、地址灾害评估报告、场地内原有地下管网勘察报告、初勘报告、详勘报告）产品中心02建筑用地钉桩通知单产品中心03验线合格文件产品中心04概念设计成果设计部05设计方案审查意见设计部08消防设计审核意见产品中心09施工图审查通知书设计部10施工图设计部4A4招投标与合同文件01勘察招投标文件成本部02设计招投标文件成本部03施工招投标文件成本部04监理招投标文件成本部05勘察合同成本部06设计合同成本部07施工合同成本部08监理合同成本部09中标通知书成本部5A5工程开工文件01建设工程规划许可证、附件及附图产品中心02建设工程施工许可证产品中心6A6商务文件01工程投资估算文件成本部0214、工程设计概算设计部03施工图预算成本部04工程结算成本部7A7工程竣工验收及备案文件01建设工程竣工验收备案表项目部02工程竣工验收报告项目部03建设工程竣工档案预验收意见项目部04房屋建筑工程质量保修书05住宅质量保证书、住宅使用说明书工程部06建设工程规划、消防等部门的验收合格文件项目部8A8其他文件01工程未开工前的原貌、竣工新貌照片产品中心/项目部02工程开工、施工、竣工的录音录像资料项目部03工程竣工测量资料产品中心04建设工程概况项目部05工程项目管理人员名册项目部9B监理资料01监理规划项目部02监理实施细则项目部03监理月报04监理会议纪要05监理工作日志06监理工作总结（专题15、阶段和竣工总结）项目部07见证资料08监理通知及回复项目部09监理抽检记录10不合格项处置记录11工程暂停令12工程延期审批表13费用索赔审批表14质量事故报告及处理资料项目部15竣工移交证书16工程质量评估报告项目部17工作联系单10竣工图11参建各方资质01总包单位资质材料项目部02监理单位资质材料项目部03勘察单位资质材料项目部04设计单位资质材料项目部05主要分包单位资质材料（消防、防水、电梯、安防、门窗、幕墙、保温等）12施工、监理机构负责人委托书及责任书01监理单位法人授权委托书（总监）项目部02施工单位法人授权委托书（项目经理、总工）项目部03单位工程参建单位有关责任人员名单项16、目部13进度控制01工程开工复工审批表项目部02进度计划（总、年、月、周）项目部03材料需求计划04施工周报14质量控制01图纸会审单项目部02审图、设计交底项目部03施工组织设计和施工方案项目部04建设工程质量事故调（勘）查笔录项目部05建设工程质量事故报告及处理资料项目部06不合格项处置记录项目部07非重大质量事故处理方案项目部08重大质量事故处理方案项目部09非重大安全事故处理方案项目部10重大安全事故处理方案项目部15造价控制01预付款报审与支付02月付（节点）款报审与支付03设计变更设计部04技术洽商成本部05现场签证成本部06收方记录07认质认价单16合同与其他事项管理01工程延期17、申请表及审批表02费用索赔报告及审批03合同争议、违约报告及处理意见04合同变更材料05合同违约罚款通知书17收文记录（工作联系单）01公司各部门对项目部发文02政府对公司发文03监理单位对公司发文04施工单位对公司发文05物业公司对公司发文18会议纪要项目例会会议纪要项目部项目专题会会议纪要项目部项目交底会会议纪要项目部项目监理会会议纪要项目部项目验收会会议纪要项目部其他与项目相关的会议纪要项目部19物业管理01物业前期介入资料客服部02物业接收前检查资料客服部03项目分项移交资料20市政报件资料01咨询方案及申报文件项目部02市政方案及申报文件项目部03市政图纸及审图纪要项目部04市政报规18、报建资料及规划意见、施工许可证项目部05市政报竣资料21检查记录01安全检查记录、台账项目部02交接检查记录（包括场地交接、内部交接、与施工单位交接）、台账项目部03公司质量巡检台账项目部04阶段性停止点检查资料、台账项目部05样板验收资料项目部22其他施工文件01工程管理策划方案项目部02项目管理制度项目部03扰民费相关04施工日志05项目工程管理月报、周报项目部06项目工程后评估项目部23其他收发文01工作联系单及台账（施工单位发文）02内部工作联系单及台账（各部门）24各部门提供的其他资料可研报告产品中心策划定位报告营销部修详手册设计部客服案例库（含重大及典型投诉、营销、设计、工程质量19、问题等）客服部可研阶段成本测算成本部定位阶段成本测算成本部项目目标成本（集团审批）成本部注：“”标示为复印件或电子版存档；“”标示为原件存档。附件一：档案盒侧面样式logo顺义新城7#地项目部01监理规划、02监理实施细则9监理资料第1 盒顺义新城2#地项目部03监理月报9监理资料第1 盒顺义新城2#地项目部01公司各部门对项目部发文17收文资料第1 盒档案盒正面样式logo部门名称:XX项目部资料名称:监理资料部门名称:XX项目部资料名称:监理资料附件二：档案总目录XX项目XX期工程文档总目录资料类别主要工程资料名称分布数量资料类别主要工程资料名称分布数量11参建各方资质01总包单位资质材料20、第 x盒共X盒02监理单位资质材料03勘察单位资质材料04设计单位资质材料05主要分包单位资质材料（消防、防水、电梯、安防、门窗、幕墙、保温等）附件三：各类台账XXX项目总包、监理安全管理人员台账序号单位名称（监理、总包）安全管理人员姓名性别有无安全员或注册安全工程师资格证书取证时间进场时间离场时间XXX项目X期工程签证台账序号日 期文件编号施工单位签证内容签证金额(估算)元备注本月签证涉价金额合计XXX项目X期X楼进度台账序号施工部位开始时间完成时间工程量单位备注1挖土2014-5-32014-5-13深基坑支护2基础底板（钢砼）3一层墙体（钢砼）XXX项目监理通知台账序号文件日期文件编号文21、件内容收文日期通知反馈文件题名反馈文件内容文件编号反馈时间备注33借阅登记薄序号借阅文件名称借阅部门借阅人借阅日期归还日期备注XXX项目安全（或质量）检查台账序号检查日期检查人被检查单位检查情况及问题结果处理处理时间整改报告文件编号备注安全（缺陷）整改通知台账序号文件日期整改通知文件名整改内容整改日期整改报告文件编号现场复查整改情况备注设计变更台账序号文件日期变更编号文件名称专业内 容收文日期收文档号执行人知会人XXX项目（分解到地块、期）合同、付款台账序号成本科目编 号合同名称单位名称付款约定合同金额结算金额累计付款金额（元）累计付款比例%第一次付款金额（元）第二次付款金额（元）第N次付款金额（元）收款人联系电话图纸发文薄序号图纸日期图号图纸名称套数接收单位接收人接收日期备注工作文件发文薄（按不同性质表格分类）序号发文日期文件题名文件编号数量接收单位接收人备注工作文件收文薄（按不同性质表格及来文单位分类）序号文件日期来文单位文 件 题 名收文日期收文档号执行人知会人