1、文件名称 文件编号：ERP 系统管理制度 版本/修改号 第 1 页 A/1 共 4 页 批准：审核：拟制：实施日期：从2012年5月10日起 目的：为了提高 ERP 系统的准确性，落实各工序的管理职能，减少 ERP 系统错误的发生，使整个系统更顺畅、物料配件等的落实更到位，特拟定以下制度。望大家共同遵守并执行。适用范围：适用本公司各 ERP 系统操作部门。一、一、ERP 系统作业流程：系统作业流程：（见附表）二、二、ERP 系统管理办法：系统管理办法：ERP 基础数据的建立：1、基础数据是 ERP 系统运行的根本，要求数据的正确性是非常高的，就需要资料员在日常的工作中仔细、认真的完成。2、配件2、资料的正确性要求：物料类型分类准确、本厂编码符合编码规则，材质/规格尺寸与本厂编码描述相符，供应商与供应商编码都要与本厂编码相对应，如有不符造成的损失由物料编制人所在部门负责。3、片色等色公司主要以供应商的颜色代码为准，要求一定要书写完整、规范，要有样板留底对应。电镀颜色、塑胶颜色按照编码规则编写必须有实物样板相对应，同时保证一个色号对应一个样板色号。4、特殊事项的注意说明一定要准确描述，以方便后工序重视避免差错。生管部：1、生管应根据 ERP 系统要求用 ERP 系统制作订单，订单制作完成。生管在录入过程中，需工程部协助成品资料、电镀色、塑胶色、脚套色、镜片色、板材色、包装信息的，工程部应第3、一时间给予配合完成。2、商务订单是生产的计划与依据，一定要保证正确性，商务订单的不准确造成的损失是巨大的。3、ERP 商务订单要求生产线、成品型号、颜色、数量等主订单信息完全正确，不正确的主订单数据引起的责任由生管部门全权负责。4、首次录入订单的附件信息要准确的按客人确定订单时的内容完成。订单审核后，客人对附件信息要进行更改的，各相关部门应以业务员书面更改通知单（业务联络单）为准。5、特别强调：ERP 系统中的商务订单和生产单一定要与下发的订单（纸质单）一致，如有不符，直接追究生管部门负责录入人员责任。6、客人有变更订单相关信息的，生管应在接到变更通知后 2 小时内通知相关部门。文件名称 文件4、编号：ERP 系统管理制度 版本/修改号 第 2 页 A/1 共 4 页 批准：审核：拟制：实施日期：从2012年5月10日起 采购部：1、采购部负责 ERP 系统内订单采购完成时效：从业务订单审核后开始总时间不得超过 2 天（两个工作日内，含其他辅助部门的完成时间）。2、采购部在开采购单时，需其他部门辅助完成的，其他部门必须积极配合完成。3、采购部负责 ERP 系统内申购单采购完成时效：总时间不得超过 10 小时（10 小时含其他辅助部门的完成时间）。申购单计算时效从接到领导审批的申购单后算起。4、采购部门需要对各部门申购的物料（补料物料及日常申购的物料）进行及时的处理，所有经上级审核的申购5、物料需要在 10 个小时内完成物料的厂家分析、审核与采购。5、采购部门需要保证采购的物料为订单需求的物料，与订单所需的数量一致。6、采购审核要求严格按照订单物料的审核进行审核，以最终确认采购的正确性。7、ERP 系统中的采购单一定要与传真给供应商的采购单一致，如有不一致的内容，直接追究其责任。8、采购部门在进行采购操作处理中需要认真的看订单（纸质订单），确保采购的正确性，同时也可以监督订单的录入状况。9、审核负责人在岗的情况下要保证 4 小时内可以审核应审核的采购内容。各相关部门申购单录入 ERP 时效：各部门写补料申购或日常物料申购书面申请，送相关部门申报时，应在 ERP 系统内同步录入并进6、行一级审核。仓库：1、所有物料在实物出入库的那一刻起，10 小时内录入 ERP 系统（特殊原因如系统不稳定、系统出错、或者是前部门操作人员的操作不正确不及时除外）。2、如有特殊原因需要主管部门确认后可以手工开单，但是在具体问题解决后要按时效性要求的8 个小时之内完成系统的出入库。3、物控部在接到相关部门需要增加辅料资料的要求后，需要在 4 个小时内完成辅料资料的建立。4、仓库是 ERP 系统物流管理的重点，所以仓库的数据也是 ERP 系统中最关键的业务数据，一定要严格按要求操作以保证正确性。5、所有采购入库都需要有 ERP 打印的采购入库单（在采购入库单中的原单号处输入厂家的送货单单据编号）与7、厂家的送货单贴在一起交财务部。6、所有的领料出库都需要打印并有车间签字的领料单留底。7、发现不能正常采购入库、领料出库的物料，及时向对应的部门提出修正要求(对应部门要及时进行修改处理），不得以任何理由脱离出入库的 ERP 系统开单。文件名称 文件编号：ERP 系统管理制度 版本/修改号 第 3 页 A/1 共 4 页 批准：审核：拟制：实施日期：从2012年5月10日起 8、原则上除了 ERP 系统问题、网络问题与电脑问题存在时可以手工开单，别的情况下都需要电脑开单。在特殊情况下进行手工开单后，也需要在对应问题解决后进行电脑补单。特别注意：1、有物料不能正常入库请查看订单是否已完成、是否有采购8、开单、采购开单的内容是否与入库的物料以和物料的数量是否一致，此采购单是否已经入库等原因。要快速判断原因所在，并及时通知对应部门与人员进行修订，再进行及时的入库操作。2、有物料不能正常领料出库的请查看订单是否完成、是否已领料、或者是否有其它订单领用了此订单的物料、领料的仓库是否有该物料、是否是库存备料的物料从备料中分配的订单需用量。判断原因清楚后及时通知各部门进行修改与调整，调整后再进行领料操作。3、仓库对于通用原材料没有订单依据判定重量的，以核对车间开具领料单数量为主，并及时查核发放记录，确保不重复发料，一经查实仓库重复发、多发料，由直接仓库员承担，直接上级承担连带责任。三、三、ERP 系统管9、理权限：系统管理权限：1、严禁在 ERP 系统中随意更改各种数据。2、非系统操作专员，严禁在 ERP 系统中做产品任何单据。3、各工序操作专员必须人离机关（关闭系统）。4、严禁随意中止 ERP 系统中的产品单据。单据中止经审批，审批流程：由各工序负责人提出申请（并发电子档一份内网给系统管理员存档），物流主管查实确认 审批负责人审批（必须有负责人的指令）各工序操作员方可中止单据。四、四、ERP 系统管理考核制度：系统管理考核制度：1、订单录入模糊不清楚、或数据错误，影响后道工序物料正常运转，每投诉一单对其责任操作员罚款 5 元/单。2、发现各工序操作单号重复、型号规格不一的单据，经查实，对其责任人罚款 5 元/单。3、对未中止、未审核、单据编号错误的单据，对操作系统人员罚款 5 元/单。4、未经各工序主管同意，严禁提前做单、更改数据、日期等，一经发现，罚款 10 元/单。5、开单错误，输单不准确的，对责任操作人员罚款 5 元/单。6、月盘底不准确，导致单据中止，一经发现，对责任盘底人员罚款 5 元/单。7、在 5 月份必须得完善得资料的录入，各部门多沟通进行改善，多次没有改善的，对相关操作人员进行罚款 5 元/单。文件名称 文件编号：ERP 系统管理制度 版本/修改号 第 4 页 A/1 共 4 页 批准：审核：拟制：实施日期：从2012年5月10日起