1、合约法务月度培训函件写作实操培训第一期前 言Introduction函件（工程联系单、工程指令单、告知函、催款函），作为工程施工过程中对合同履约往来的具体意思表示载体，不仅记录了工程施工的全生命流程，更是体现着权利与义务的内涵，是合同的延伸。函件：没有隶属关系的单位或平级部门使用的公文形式，属于平行文。前 言Introduction不严谨、不规范的函件，往往使项目施工工作陷入被动，削弱项目履约能力，甚至丧失相应合同权利。缺乏证据力的履约记录，更将在不可预见的施工合同纠纷处理过程中使项目处于面临败诉的风险地位。目 录CONTEN TS一第一部分 函件的基本框架二第二部分 函件的注意事项三第三部分2、 函件的接收送达第一部分 函件的基本框架像个样子准备料子对上路子搭建架子锤炼点子造好句子有把剪子写作正如造房子一、函件的基本框架1.对上路子一、函件的基本框架言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。在项目管理的过程中，良好的沟通是项目成功的关键因素之一。有的项目部所发出的函件能被业主欣然接受，而有的项目部所发出的函件却被业主反感甚至拒签。对上路子：换位思考，换位思考对方收到对上路子：换位思考，换位思考对方收到对上路子：换位思考，换位思考对方收到对上路子：换位思考，换位思考对方3、收到函件的反应和心理，急他人所急，想别人函件的反应和心理，急他人所急，想别人函件的反应和心理，急他人所急，想别人函件的反应和心理，急他人所急，想别人之所想。之所想。之所想。之所想。2.像个样子一、函件的基本框架知识产权函件类别函件事由（名称）相对方（主抄送）函件编号发函单位函件日期函件附件、支撑资料相对方回复情况具体内容一、标题 二、正文 1、开头 2、主体 3、结语3.准备料子一、函件的基本框架合同依据15%5%50%10%20%政策依据事实基础佐证资料具体诉求凤头、凤头、凤头、凤头、猪肚猪肚猪肚猪肚、豹尾。、豹尾。、豹尾。、豹尾。4.搭建架子一、函件的基本框架01030204事实基础相关情4、况具体要求法律后果法律证成：给一个决定提供充足理由的活动或过程。三段论推理是演绎推理中的一种简单判断推理。它包含两个性质判断构成的前提，和一个性质判断构成的结论。5.锤炼点子一、函件的基本框架抨击还击函告、要求回函、答复（或反要求）观 点 碰 撞函的写作，要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。6.造好句子一、函件的基本框架主谓宾01020304主语保持一致去口语化逻辑层次了7.有把剪子一、函件的基本框架“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”鲁迅答北斗杂志社问所谓言多必失，避免重复啰嗦。所谓言多必失，避免重复啰嗦。第二部分 函件的注意事项5、二、函件的注意事项（一）要严格按照公文的格式写“函”，确定公司或项目模板；（二）函的内容必须专一、集中，一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。（三）函”的内容必须真实、准确，有时可以有策略的模糊处理；函的写法以陈述为主，只要把商洽的工作，询问和答复的问题写清楚就行；（五）函的语言要求朴实，语气要恳切，态度要谦逊；函的结尾，常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等惯用语。（四）（六）第三部分 函件的接收送达三、函件的接收送达函件的接收01来文单位02函件内容03接收时间有关联（合同相对方、行政单位）落款全称（与合同载明合同相对方全称一致）盖章有效（与相对方全称一致，并使函件生效）真实性（内容不6、真实，可拒绝签收）有效性（效力有瑕疵，接收+备注）敏感性（敏感影响大，缓签+上报）固定日期+识别时限+及时回复三、函件的接收送达函件的送达 送达，法律上指司法机关按照法定程序和方法将诉讼文书或法律文书送交收件人的诉讼行为。010203040506人民法院派专人将诉讼文书直接交付给受送达人签收的送达方式。直接送达指受送达人无理拒收诉讼文书时，送达人依法将诉讼文书放置在受送达人的住所并产生送达的法律效力的送达方式。留置送达指人民法院将所送达的文书通过邮局并用挂号信寄给受送达人的方式。邮寄送达指负责审理该民事案件的人民法院直接送达诉讼文书有困难时，依法委托其他人民法院代为送达。委托送达指法院利用传真7、电子邮件、移动通信等现代化电子手段进行的送达。电子送达指法院在受送达人下落不明，或者以其他方式无法送达的情况下，发出公告，公告发出后经过一定的时间即视为送达的方式。公告送达三、函件的接收送达函件的送达03邮寄送达较为严肃的送达形式，多用于纠纷解决的后期，证据力较强的文书往来（或当事人已退场后的维修函）。02电子送达多用于设计方案等来回沟通需修改的合同履约形式。01直接送达项目一般往来函件送达方式。一般文书送达方式：最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定2020.5.1第十四条电子数据包括下列信息、电子文件：（一）网页、博客、微博客等网络平台发布的信息；（二）手机短信、电子邮件、即时通信、通讯8、群组等网络应用服务的通信信息；（三）用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通信记录、登录日志等信息；（四）文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；（五）其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。三、函件的接收送达函件的送达函件内容基本要素：函件名称：概括函件主要内容或事由。（函件编号：系统性，便于直接指向对应函件事宜。）函件相对方：全称，与合同等保持一致。函件内容：合理、全面，有证据支撑。函件日期：在合理期限内，可策略性前后微调。函件向对方：除经发包人明确授权或合同约定明确授权或合同约定的，非常规工程施工指令的其他履约事宜等，均应由发包人发包人签收确认！发包9、人承包人施工施工合同合同监理人监理合同设计人设计合同三、函件的接收送达函件的送达函件要盖骑缝章：为保证文书全部有效性，对外文书（含附件）超过一页的，均应加盖骑缝章（连续、全部）。较厚的合同、竣工验收资料合卷等，骑缝章可连续加盖多次，中间需连续、有交叉。对于发包人拒绝签收的函件，相关主张可在监理例会上多次提出并记入会议纪要，要求监理人加盖骑缝章原章后由项目部留存。函件送达地址：合同载明的相对方地址、电子邮箱、联系人、联系方式等。通过工商信息查询系统查明的企业所在地（优先填写经明确的实际经营场所地址）。三、函件的接收送达函件的送达函件签收人：直接送达的，接收人为合同载明的文件接收人，或固定长期的收10、发文资料员。邮寄送达的，邮寄至相对方法定代表人、合同约定的项目负责人等（不确定姓名时以“财务负责人”等替代）。01相对方文件签发人为代签，但加盖公章（项目资料章）相对方文件签发人为代签，但加盖公章（项目资料章）有效，视为有效授权（无签字仅有盖章亦可）。02相对方文件签发人为代签，无盖章相对方文件签发人为代签，无盖章内容重要应由固定人员签发，或加盖有效印章；若无，则在履约过程中通过相关资料固定该文件内容事实。03相对方接收文件人为代签：相对方接收文件人为代签：内容重要则必须由固定人员或授权人签发。（代签人签本人名字代签人签他人名字）函件签收有效性：三、函件的接收送达函件的送达函件邮寄：EMS！E11、MS！EMS！最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定（法释200413号）第十一条：因受送达人自己提供或者确认的送达地址不准确、拒不提供送达地址、送达地址变更未及时告知人民法院、受送达人本人或者受送达人指定的代收人拒绝签收，导致诉讼文书未能被受送达人实际接收的，文书退回之日视为送达之日。01023、原件一式几份，对寄出份与寄单一同拍照留存照片；1、字迹清晰，下笔要重；2、内件品名与函件名一致；4、保存好带邮戳的寄单，及网上查询到的送达情况截图。写作，从根本上讲，是说事。根据不同的目的，说不同的事，用不同的话去说，仅此而已。凡是不知道如何下笔的，基本都是对所写之事不甚了解。汇报完毕感谢聆听