1、购物中心合同档案管理规定一、 目的：为便于工作中查找和使用，对于合同及各种文件材料进行科学有效的管理，其目的在于提高工作效率。二、 工作要求：建立相适应文档管理方法，根据要求及时将合同、文件归档，注意对合同、文档的及时更新，以获得最新信息。做到管理规范化，查找准确化。三、 工作职责划分1、 地区：所有合同文件及商户的相关资料均由各地区招商部进行统一收集报批。建立电子文档。2、 商店：批复后的合同文件下发到相关执行商店（部门）进行集中管理。便于日常工作中使用和进行合同续签工作。3、 所有相关的业务人员必须在工作完成后，及时将商户资料及有关的合同文件归档。交到主管部门。没有归档的，在工作考核中视为2、没有完成任务。4、 其余各项文件经办后由综合部进行统一归档。四、 合同期预警处理：各部门档案管理人员应及时准确的进行整理归档。每月定期向相关的业务部门发布合同即将到期的商户单位及费用缴纳情况通报。1、一年期合同，合同管理人员需提前60天通知相关部门。有关业务部门通过对商户的综合评估分析，确定是否继续合作，并在合同到期前30天通知商户。2、 6个月以内的合同，合同管理人员需提前40天通知相关部门。有关业务部门通过对商户的综合评估分析，确定是否继续合作，并在合同到期前15天通知商户。3、3个月以内的合同，合同管理人员需提前30天通知相关部门。有关业务部门通过对商户的综合评估分析，确定是否继续合作，3、并在合同到期前10天通知商户。五、 合同文件的归档原则：是按照合同、文件在实际工作中自然形成和保持文件之间联系的原则六、 合同、文件归档范围：1、各地区签署的合同及相关文件2、各地区在经营中往来的文件资料七、合同、文件的整理分类编号：分类：在合同的分类上，采用时间、地区、作者（形成文件的部门或个人）相结合的方法。如2006年天津肯德基合同在文件的分类上，采用时间、地区、名称（指文件的名称，如指示、通知、计划、总结等）相结合的方法。如2005年北京分部工作总结合同编号：地区及项目开头字母+合同签署总量排序+年代编号+分序编号组成。（例如：TJYY-00001-2006-001）此号码为天津XX路4、2006年签署的第一份合同。补充合同编码：在原合同编号的基础上加B+顺序码。例如：原合同编号TJYY-00001-2006-001的第一份补充合同编号为TJYY-00001-2006-001B1第二份补充合同编号为TJYY-00001-2006-001B2。文件编号：地区及项目开头字母+年代编号+分序编号组成。（例如：TJYY-2006-001）此号码为天津XX路2006年的第一份文件。合同整理：经总部审批后的合同由地区招商部统一整理及归档。每个商户应有相对应的一个文件盒或文件袋，并在文件盒或文件袋上注明此商户合同签署中的信息、商户资料、合同数量，商户领取合同时的时间等。所有提前撤场作废的合同5、，应按照各项目分别放置于档案盒或文件袋中，并注明名称、撤场日期、年份。各地区各项目撤场作废的合同应每年整理一次，并统一装箱封存，并根据要求统一销毁。文件整理：运转完毕的文件由各地区相关部门统一整理及归档。所有往来的文件随时进行整理，且每年进行统一整理，按照不同类别分别放置于档案盒或文件袋中，并注明类别名称、年份。所有的合同、文件除有纸张档案外，均应有电子文档。八、合同、文件的保管合同文档管理人员，要严格按上级部门的要求，按时对归档材料进行收集、整理、管理和使用，不漏一文。做好入档的工作，及时收集入档材料，不得漏收、漏存、丢失材料，要及时归档，严格履行，防止材料流失。合同是购物中心的重要文件。具6、有机密性。任何工作人员不得泄露公司的商业机密。合同的借阅只限于公司内。因业务特殊需要，带出公司的，借阅人需提出申请，经地区总经理批准后方可带出公司。九、编写说明1、XXX购物中心合同审批明细汇总表序号：为每次上报合同的自然序号；财务编码：为财务部提供的大写M加4位数字的奇正编码；合同编码：为当地签署合同时的合同编号；经营方式：租赁、短期租赁、联营、经销四种方式；商户名称及经营品牌：是指该商户签署的名称+所经营的品牌，例如：王某（花花公子男鞋）此项不可漏填；商户位置：是指该商户合同所签署的位置编号（应与店内经营的实际位置相同）；合同面积：为该商户经营的实测计租面积；租金标准或联营扣率：为该商户的7、实际每平米/每天的租金或合同签署的扣率（如有以月或年签署的租金条款，请注明）；物业费：以合同范本要求每月/每平米填写；广告费：以合同范本要求每月/每平米填写；保证金：为此商户的履约保证金；合同期限：是指该商户签订合同的起止日期（例如：2005.1.1-2006.12.31）。合同终止日期要签到月底的最后一天，不能以月中的某一天做为合同终止日；到期日：为该商户实际签订合同时的止日期；有效日期：为该商户实际经营的天数；种类：此项分为5类，每次上报合同时，根据实际情况分别用“”表明合同的种类；存放位置：为该商户合同实际存放的位置。电子文档加入该列。例如：TJYY-1-1此号为合同存放于天津XX路1号文件柜1层。备注：包括合同需要补充说明的内容、营业员管理费用及租金交付方式，续签要把历史合同的签订情况写明。电子文档的录入：应根据各项目寻找商户，插入单元格，录入商户的最新信息。2、文件归档明细表序号：为每次文件归档时的自然序号；文件编号：为文件归档时按照年份顺序形成的文件编号；文件名称：是指根据文件的内容拟制简明确切的标题；项目名称：是指该项目的店名；回复情况：指文件运转完毕后是否下发执行、接收的情况；责任人：指每次接收文件的负责人；登记日期：为记录的实际时间；存放位置：根据文件案宗号寻找文件。备注：需要补充说明文件内容的。十、附表单1、XXX购物中心合同审批明细汇总表2、文件归档明细表5