1、化工集团公司物资采购、定货合同及入库管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 化工集团公司物资管理制度为了规范公司物资管理工作,满足生产经营、技改和新建工程建设的需要，增强物资采购计划管理的严肃性、科学性和规范性，确保物资采购质量，节省采购资金，避免物资流失、浪费，降低成本，追求效益最大化。结合公司生产经营和工程建设的实际，制定本管理制度。第一条 物资采购计划管理规定1、原油采购由供销公司按生产需要的数量组织采购。2、生产用物资(辅助材料、化工三剂)采购计划先由物资使用部门填报计划转仓库平库后,报生产部复核，生产部复2、核后汇总编报计划报生产副总经理审核，总经理审批。3、工程物资、工程设备及专用配件采购计划由工程技术部按工程项目设计图纸和项目进度编制物资采购计划报总工程师审核，总经理审批。4、生产设备及专用配件由使用部门填报计划转仓库平库后, 报机动部复核，机动部复核后生产部汇总编报计划报生产副总经理审核，总经理审批。5、基建物资采购计划，不是双包的材料，由工程技术部按工程项目设计图纸和项目进度编制物资采购计划报总工程师审核，总经理审批。6、劳保用品采购计划 1 一般劳保用品包括棉、单工作服、手套、普通工鞋、雨衣、雨靴、毛巾、肥皂、洗衣粉由综合办编制购买计划，转仓库平库后，总经理审批。 2 特殊劳保用品包括防3、毒、防尘、防酸碱、防辐射、防高温、防噪声、带电作业、高空作业等，由安全环保部根据作业环境技术评价，编制购买计划转仓库平库后，报生产副总审核，总经理审批。7、办公用品采购计划由综合办编制购买计划，总经理审批。8、物资采购计划提报单位按照供应部采购人员分工及其物资采购类别相对应填制物资采购计划单。物资采购计划单按月进行编号，生产用物资由生产部长汇总统一编号，工程用物资由副总工程师按照工程项目分类统一编号。编号按照下列格式：部门简称/工程项目名称月度计划序号（共2位）采购人员序号（罗马数字，共1位）物资类别序号（共2位）月度计划汇总序号（共7位，前2位代表年、中间2位代表月份、最后3位代表计划编号）4、。9、物资采购计划单一式三联，一联由物资计划单位保管，一联由供应部保管，一联作为采购物资、办理入库和采购物资报销的依据由财务部核查、存档保管。10、物资采购计划编制人按规定程序办理采购计划、平库、报批、采购计划单交接、入库查验及领用手续。11、计划提报时间年度需求计划中的生产用原、辅料计划提前60天提报，检修物资提前120天提报，季度计划提前30天提报，月度计划提前15天提报，其中长周期关键设备应根据合理的制造周期及早提报，追加计划（包括急、紧急、特急三种）及时提报。12、提报的准确率按月度、季度、年度分别达到95%、90%、85%以上，工程建设物资需求计划按照施工网络进度控制图相应提前提报，5、准确率达到95%以上。13、物资采购计划，部门审核、公司领导审核、审批各1个工作日，仓库计划平库1个工作日。物资采购计划必须办理交接手续。14、提报计划要严肃认真，字迹工整清楚，并按物资类别注明名称、规格、型号、数量、到货时间、等级、质量要求等。15、对审批不及时或把关不严，造成公司损失或物资积压的应追究责任。16、物资采购周期。正常物资采购计划的采购期不得超过计划提报的采购周期，急用物资、紧急用物资、特急用物资的采购期分别为7天、5天、3天。17、供应部不按计划采购或无正当理由未在计划规定时间内组织采购，影响生产和技改工作的要追究供应部责任。各部门编制采购计划不严格，造成规格、型号不对，所提6、报的计划不全造成误购、漏购的要追究计划编制人责任。18、供应部每周应编制物资采购报表，并将采购计划完成情况反馈给生产部、工程技术部等相关部门。物资采购完成后，提报计划部门应对计划号作销号处理，使用部门要及时反馈物资材料的质量情况。19、公司绩效考核领导小组按月对计划提报单位提报的物资需求计划的准确性和及时性及供应部物资采购计划完成情况进行考核。第二条 物资定货合同管理规定1、物资定货合同由相关专业人员进行技术谈判签订技术协议后由供应部负责拟定合同。合同内容应包括物资类别、名称、规格、型号、数量、到货时间、材质、技术要求、质量标准和价格等，并对合同履行情况进行跟踪和督促。2、为使合同审批及签订更7、加合理、公正、准确、透明，公司设立物资订货合同签订领导小组，负责合同的签订工作。3、合同签订领导小组由董事长、总经理、财务副总、供销公司经理、供应部长、财务部长、法律顾问等组成。4、合同签订领导小组职责1负责进行商务洽谈，审查合同内容是否齐全，订货合同的依据是否符合规定，违约责任、结算方式是否清楚及供货单位资信情况，审查比质比价依据，定货价格，收费标准，非定型产品的定价依据，质量、技术要求。2根据物资需用计划提供的规格、数量、技术要求等进行询价、招标，办理合同审批手续。3审议物资采购市场价格，按市场经济规律运作，制定公司采购物资最高限价，适时调整采购价格。5、供应部合同经办人负责货物催交催运工8、作和物资验收入库的协调工作。6、合同一律采用书面形式，与合同有关的资料（如函，传真等）随合同由供应部合同经办人交供应部档案管理员和公司档案室存档备查。7、签订合同必须填写订货合同审批单，订货合同审批单一式两份，订货合同要按洽谈权限，由经办人、合同管理员、部门负责人、公司领导参与，做到货比三家，公开竞争。8、公司合同洽谈、签订人员、采办验收和结算人员要根据职责分工密切配合，互相监督，并切实做到：1不准一个人洽谈业务和签订合同。2不准酒后洽谈业务。3不准泄漏商务，技术等公司秘密。4不准收取回扣或者各种好处费。5不准为亲属或亲友联系业务。6不准对供货商“冷、硬、顶、拖、推”，影响用户关系和公司形象。9、7不准让非公司人员代替处理公务、汇报工作、传递票据等。8不准违反请示、汇报及审批程序。9、公司生产经营、技改、工程建设中的订货合同由总工程师组织相关专业人员进行技术谈判后拟定技术协议，再由财务副总经理、供销公司经理、供应部长组织进行商务洽谈，形成合同报合同签订领导小组成员在订货合同审批单上会签后，由授权人代表公司对外签订。10、订货合同业务谈判尽可能安排在公司所在地进行，需赴外地谈判的合同必须办理相关批准手续。11、物资订货合同质量条款必须要采用符合计划和订货合同注明的标准和质量参数，必要时签订技术协议，作为合同附件。12、签订物资订货合同或技术协议的工作时间为3个工作日。第三条，物资采购管理10、规定一、供应部物资采购人员按采购物资类别分工采购，并建立采购台帐。1、物资采购严格按照批准的计划和生效的合同执行，严禁无计划、无合同采购。2、选择经过长期合作的、信誉好、具备相应技术能力、质量可靠、价格合理的供应厂家为公司供货网络成员单位，按采购类别分类建立并保存所有供应商档案。供应商档案内容详见客户信息表。供应商需提供营业执照、生产许可证、经营许可证、一般纳税人资格证、产品技术资料、经营业绩等证明材料复印件。提供两人以上的通讯联系方式。3、设备、化工助剂、新建项目、大宗物资采购供应部必须提供5家以上经审计确认后的合格供应商参与公司招投标或比价采购，其他物资采购，供应部采购人员必须选择35家供11、应商参与公司招投标或比价采购，并按采购类别分类随时备选23家供应单位，以便优选和更新供货网络成员单位需要。4、物资采购订货，除零星物资采购并即时结清货款外，必须签订订货合同。5、擅自越权签订的合同，财务部门拒绝付款。6、采购人员在收到物资采购计划和生效的合同后，应认真审核有关内容，确认齐全准确后，比价采购。7、供应部采购人员每月对公司现有合格和备选供应商进行一次综合评价，填写月度采购一览表，由供应部会同生产使用部门、工程技术部、机动部、对供应商进行评价，对不符合标准的，取消其供应商资格；达到标准的，给予续用；与我公司有长期合作关系的供应商优先参与招标。实行动态管理，随时确保合格供应商达到规定数12、量。8、供应部采购人员每月至少两次到物资使用部门了解领用物料的使用情况，并做好记录。9、各车间每月对领用的物料使用情况进行评价，交生产部汇总后以书面的形式及时反馈给供应部。每月生产部与供应部对有关情况至少进行2次沟通和交流，并做好记录。10、采购物资在使用过程中出现质量问题，经相关专业人员检查确认为供应商的责任，供应部负责采购的业务人员应立即通知供应商处理。11、建立市场价格信息网络，广泛收集国内相同物资同期价格，确定合理采购价格。供应部物资采购人员每周收集国内相同物资同期价格和价格变化趋势一次，并做好记录。12、供应部物资采购人员、档案管理员和库房应分别建立物资价格台账，月末编制记载有本月价13、格差、同期价格差、季度价格差、年度价格差等内容的物资价格报表，汇总报财务部和财务副总作为物资采购报销的比价依据。13、对常规批量物资采购必须在经过确定的供货网络单位采购；临时需用或特殊的物资，可在非指定或临时选定的厂家采购。14、物资采购工作流程采购计划汇总 招标或询价 供应价格比对 库房价格比对 填报物资采购审批单 签订购货合同 采购物资 物资交验 办理入库手续 开具增值税发票采购物资必须填制物资采购审批单，经部门领导和财务审核后，交财务副总审批。15、物资采购人员在收到经批准的物资采购计划后，按物资采购流程组织物资采购，物资到货后，经办人必须依据合同和采购计划，负责组织物资采购计划编制人，14、库房保管、相关专业人员到现场验货入库。保管员、质检人员要比照到货清单认真审核无误后方可办理正式入库手续。质量必须符合计划和定货合同注明的标准和质量参数。 16、供应部每月应两次在工作早会上通报物资采购计划执行情况。第四条，物资入库管理规定物资到厂时供应部采购经办人应向仓库提交送货清单或发票，清单上需载明品名、规格型号、质检报告（合格证）、材质证明书、数量、单价和价款等，凡未载明单价和价款的物料仓库不得办理入库。1、质量检验管理规定（1）采购物资必须质检，未经质检不准入库和发放。（2）对合同中要求中间验收或出厂前验收的订货合同约定，由合同经办人报公司领导批准，指定专业技术人员或委托权威专业机构验15、收，对于经过一定运转周期才能发现问题的物资设备，只做外观检查，实行质量反馈。（3）质量验收由物资采购人员、仓库保管员、采购计划申请单位人员，2名以上相关专业人员组成。（4）采购物资到公司后要求即到即检，不得以任何理由拖延，质量验收领导小组负责人要认真做好人员统筹安排，积极配合供应部采购人员和库管人员进行验收工作，并在入库单上签字确认。（5）对确需送样到权威质检机构进行质量检验或复检的物资，负责质检和提报计划的部门应在到货前一个星期提出方案报公司审批。（6）质量验收领导小组由总工程师和供应部、机动部、安全环保部验收代表及设备、电气、仪表、工艺工程师等相关专业人员组成，总工程师任组长。采购物资入库16、前质量检验工作职责分工附表物资编号类别检验标准相关要求质量检验责任部门1钢材按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证、质检报告等机动部2设备按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证、质检报告等机动部3备品配件按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证、质检报告等机动部4阀门管件按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证、质检报告等工程技术部5电器按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证、质检报告等工程技术部6仪表按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证、质检报告等工程技术部7建筑材料按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证、质检报告等工程技术部8防腐保温材料按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证17、质检报告，说明书等工程技术部9化工三剂按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证、质检报告，说明书等生产部10易耗品按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证，质检报告、说明书等生产部11五金工具按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证、质检报告等生产部12安全劳保用品按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证、质检报告等质量安全环保部13办公用品按技术协议和合同约定的质量标准检查合格证、质检报告、说明书等综合办合格证、质检报告、说明书等物资质量验证资料由库房保管备查。2、计量管理规定。（1）采购物资必须检验计量，未经计量不准入库和发放，检验计量以国家法定计量单位为准。（2）使用检斤计量的设施、器18、具，工具必须定期检验，检验不合格的不准使用。（3）以件（台）数为计量单位的应逐一清点，以重量为计量单位的应检斤；以长度、面积、体积为计量单位的应逐一量度和计算，必要时进行理论换算，收入发出口径一致。（4）各类物资检验计量由保管员负责，并建立检斤、检尺记录，作为验收依据。3、物资入库验收，保管员必须要见物后按程序办理验收手续，不见物不准验收，验收入库的物资应存放在仓库或料场。因客观条件所限，不能入库确需到达现场的外购大型设备、生产经营、工程建设需用量大、便于监管的物资。经工程项目经理或用料单位负责人提出申请，经主管领导和仓库主管领导同意，报常务副总经理批准，现场查验无误办理验收手续后，可以卸货于19、施工或生产现场。4、外购物资必须凭签订的购货合同或物资采购审批单和采购计划方可入库。5、外购物资需在验收单上载明品名、规格型号、质检报告（合格证）、材质证明书、数量、单价及价款等，随成套设备的配件，其价款已计入设备应予以注明。6、仓库收到购货发票，按上述规定审核无误后，办理验收入库单。第五条 物资材料款的支付1、需要预付资金时，由供应部提供合同书，出具请款单据，交供销公司经理和财务部长审核无误后，报财务副总审批执行。2、结算办理程序（1）物资材料到货办理入库手续后，财务部必须审核发票、购货合同、验收报告、入库单等资料，按财务制度相关规定，确定无误后，进行挂帐处理。（2）按照合同约定具体支付时，20、由供应部填写请款单，交供销公司经理和财务部长审核后，报财务副总审批。（3）支付应付物资材料货款时，其原则必须是目前已挂帐金额。物资材料货款分别于每月16、26日由财务部长统一平衡资金后，交财务副总审批执行。（4）供应部物资采购经办人应在规定时间内(预付全款一月内)及时将发票交公司财务部审核，逾期未交所造成的损失由经办人负责赔偿，经办人所提供购货发票的供应商与实际采购商必须一致，如与实际的不一致，财务部门有权拒绝付款，采购人员承担全部责任。第六条 物资采购档案管理规定1、供应部设立专职档案员，负责供应部所有档案的整理、保管、记录工作。2、档案员要严格遵守物资采购保密制度，未经主管领导批准不得擅自21、向供应商提供所有信息。3、档案员负责按采购类别分类保存所有供应商档案（包含名称、资质证明、企业性质、经营业绩、物资供应类别或品名、联系人资料等）。4、档案员负责按采购类别分类保存所有供货协议和采购合同，按类别编号存档并编制电子文档，进行记录和统计。5、档案员按采购类别、规格型号对物资采购价格、历史价格进行对比记录和统计。在采购前对采购价格与仓库或本部门的价格进行复核好对比，按规定报批后方可购买。7、档案员按月向主管领导和领导指定的相关部门提供月采购明细和汇总，体现价格差异性。按领导要求每月备份所有资料到相关部门汇总。8、档案员按类别收集供应部采购人员负责的采购资料并作相应记录档案。9、供应部采22、购人员在采购和验收后3天内向档案员提供所有原始资料，在按要求查阅和借阅相应资料时按要求做相应登记。10、档案员需设立档案明细如下：1） 按类别保存所有供应商资料并编号。2）按类别保存所有技术协议并编号。3） 按类别保存所有采购计划并编号。4） 按类别保存所有采购合同并编号。5）按类别保存所有供应商报价单并编号。6） 按类别保存所有验收凭证并编号。7） 按类别保存所有请款凭证并编号。8）按类别用电子文档将上述档案资料编制成相应表格记录。记录要标明编号并利于领导查询。9）用电子文档编制同类物资的相应历史对比档案。10） 用电子文档编制部门采购档案。11）用电子文档编制项目采购档案。12）用电子文档23、编制时间采购档案。13）所有档案需制作最少三个备份（档案员备份一份，部门领导备份一份，相关指定领导备份一份），并按月将所有备份更新。10、库房保管员应按月、季、年制作电子文档编制物资统计报表（载明物质名称、规格型号、采购价格、对比价格、价格差异等内容。第六条 库存物资管理规定1、库存物资保管必须按技术保管规程执行，做到数量相符，质量不变，分类保管，保持原有使用价值。2、设备保管实行配套管理，主附机（附件）工具必须随机保管，不准拆件发放。3、仓库安全、防火、排水、危险品、毒品存放，必须按国家和公司有关规定执行。4、根据生产经营、工程建设需要，分别由生产部、机动部、工程技术部制定物资储备定额。5、24、有储存期限的物资，要标明出厂日期，保管日期，设置明显标志，分批存放，先进先发，限期发出。6、根据物资的不同特性，采取除锈清洗、涂油、刷油、防潮、防尘、防霉、防虫、防变形、防挥发、通风等措施，随时做好保养工作；在料场存放的物资，要经常检查，妥善保管。7、对相互能发生作用和互有影响的产品，应隔离储存。8、待验收和代保管物资，应视同库存物资作好保养工作。9、库存物资实行永续盘存制和定期盘点，确保库存物资数量准确，质量完好。10、生产、工程建设中产生的剩余积压物资或回收的废旧物资要存放在库内、料场。并落实积压物资跟踪责任制，防止产生物资积压，并建立台帐。11、公司物资原则上不予出租、出借，确需出租、出25、借的，必须编制物资出租、出借报批单一式三份，经仓库主管部门领导、公司分管领导、总经理审批，办理租借手续，明确租借时间和归还责任人，缴纳押金后，仓库方可发放物资。仓库必须建立出租、出借物资台账，并将物资出租、出借报批单交财务部备查。对到期未归还出租、出借物资要催促归还责任人归还，归还时发现出租、出借物资造成损坏的，仓库应立即报告主管部门领导处理。第七条 物资领发管理规定1、物资领发的原则是谁提报采购计划购买的物资归谁领用。领用物资时，仓库保管员编(填)制领（发）料单，标明领用物资名称、数量、规格型号、用途、单价、金额等，报相关审批人员批准后仓库保管发料。2、物资领发审批规定（1）车间领用生产用原26、料、辅助材料，维修用的配件、管件、阀门、紧固件等物资，由领料单位负责人签署意见，报生产部核批。（2）成套设备、工具、用具由领料单位负责人签署意见，生产部负责人核实，报生产副总审批。（3）工程技改物资的审批。由工程计划人员填写工程建设材料发放计划单，项目经理、工程项目负责人审批后，仓库凭审批后的工程建设材料发放计划单编(填)制领（发）料单，交施工单位授权代表签字后发料。（4）非生产、工程、技改物资的领用，由公司分管领导审批。（5）劳保用品领用审批。一般劳保用品领用由综合办审核并登记，特殊劳保用品领用由安全环保部审核并登记，公司分管领导审批。3、租用、借用公司物资需签订租借用合同。4、检修材料、工27、具、用具、劳保用品交旧领新，当月更换下来的设备、配件、材料、阀门等由相关专业人员检查，对有修复利用价值的物资，由生产部在月度内安排机修、仪表、电气修复合格后入库，办理入库手续。装置大检修交旧设备、配件、阀门、材料较多要制定修复计划，限期完成。5、未办理领料手续，未经库管人员同意，擅自提取物资的，按盗窃论处。6、工程施工中的边角余料、废料每月采取集中、定点方式回收，未按规定及时缴库的，仓库严禁发放下批次材料物资。7、因施工方案或设计调整需要更换物资名称、规格、型号的，应将领出的材料物资退库后，再办理领发手续。 8、工程项目材料领发要根据施工进度核发，工程施工现场严禁物资积压。9、库房应按各施工队28、单独设立账本,并对同一施工队的不同施工项目分开记账。 10、库房保管员填制的领料单必须连续,不能缺页,作废料单要保留,并注明作废。11、库房应按月对各施工队各项工程所发材料进行汇总。 12、库房应对各施工队的每项工程所退回材料分类记账,按可利用的和不可利用分开记账,按月汇总。第八条 废旧材料管理规定 1、废旧物资是公司生产经营、技改、工程建设过程中所产生的边角余料及已失去原有使用价值的不污染废旧物。2、废旧材料包括：废钢铁、废阀门、废旧包袋物、废旧仪表件、废配件、废催化剂及其它废旧材料。3、废旧物资采取先回收后确认，分类处理的原则。4、各部门产生的废旧物资分类清理后要及时缴库，由仓库派人回收后29、出据废料缴库单。5、检修期间的废旧材料每月采取集中、定点的方式回收，由各部门安排缴库，并由仓库出据缴库手续6、废旧物资入库由仓库启填 “废料缴库单”， 凭废料缴库单作为入账依据。7、公司所有废旧物资统一由仓库回收，任何单位无权处理废旧的物资。8、公司购买物资的包袋物一律回收，各部门领用时，由仓库登记。包装物损坏或未如期退还，在部门奖金发放时扣发，施工单位在工程结算款中扣除。9、回收的废旧物资由仓库分类、筛选，并妥善保管，采取优先利用的原则；经整理后的废旧材料，边角余料，废旧包装物，经相关专业人员确认无利用价值的，由供应部核实，报供销副总批准后，变卖处理。第九条、违反物资管理规定，擅自越权签订合同购买物资的，仓库拒绝验收入库，财务拒付货款。并按公司相关管理规定对责任人和主管领导给予处罚。