1、公司物资采购控制、供应商选择程序制度及职责编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购部工作责任制度一、职务：负责采购、供应材料、备品配件其他物资，合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资。二、职权：1、有权要求生产部门、技术部门对所需材料、备品配件提供技术、数量、时间等要求2、有权要求财务部门就付款等事项进行配合。管理职能：；三、职责：1严格遵守公司的各项管理制度，认真行使给予的管理权力，杜绝开始越权事件的发生；2制订本部的工作计划和目标；3了解市场上公司所需采购的物资、备品的变化的情况；4调查研究本行业采购物资、备品的2、规律；5采购方式设定；6对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估；7采购前要询价、比价、议价；8合理编制采购计划、实施采购；9进料质量、数量异常处理；10付款汇总、审查；11进料异常情况的处理；12进料进度控制与逾交督促；13处理与协调和供应商之间的关系；14组织对物资市场信息的搜集和分析；15检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力；16完成临时交办的其他事项；采购控制程序1 目的 为对采购过程进行控制，以保证所采购的物资符合规定的要求，特制定本程序。2 适用范围 适用于生产所需物资的采购。3 职责3.1技术部负责生产所需类采购物资技术标准的制定。3.2 采购部负3、责物资采购的计划安排与实施。3.3 品管部负责采购物资的检验。3.4 设计部负责制的协助电气设备配件采购3.5 设备部负责协助采购部进行设备零配件的采购并负责验收。4 作业程序4.1 物料的分类 生产物料A类物料：对产品质量有直接影响，且价值高的物料，包括构成产品的直接物料，如钢材材质、轴承、铸钢件等。B类物料：对产品质量和成本影响较大的辅助物料。如油漆、设备零配件、包装材料等）。C类物料：其它低值易耗物料。4.2 采购文件 采购文件以技术图纸、技术文件、采购协议书、采购计划、请购单、采购合同等方式体现，应清楚地说明对采购物资的要求：如物料名称、规格、订购数量、交货日期、地点和方式、供应商、价4、格等； 本公司发给供应商的采购文件的更改应与本公司同步进行。4.3 采购计划4.3.1 A、B类物资：物控员根据生产订单、请购单及库存情况编制“采购计划”，经审批后实施。4.3.2 C类物资：由相关部门填写“请购单”经审批后实施。 如为紧急请购的应在“请购单”上说明，经审批后，采购部先行办理。 审批的具体要求按请购、费用审批办法执行。4.4 采购合同4.4.1 A类物资：采购部必须与合格供应商签订“采购合同”，其内容包括物资的质量要求、交付方式、结算方式、违约责任等。 采购合同由采购部主管与合格供应商签订，双方签字盖章后生效。4.5 采购执行 采购员根据经审批的“请购单”或“采购计划”进行采购5、，A、B类物资须从合格供方名录中选择合适供应商。 采购员可在授权的范围内以电话、传真订货等适当的方式订购物资。采购员应做好采购物资的进度跟踪工作，如采购不能按要求完成时，应及时通知有关部门。 采购员应将采购物资的到货情况作记录。4.6 例外采购：所有物资必须从合格供应商处采购，如因合格供应商发生重大质量问题或不可抗拒的原因不能及时供货时，经总经理审批后，可实行例外采购。4.7 采购事项的变更：当采购需求有变化时，相关部门应及时通知采购部，并按本程序之规定重新审批。4.8 采购物资的验证 采购物资的验证按来料检验控制程序执行。采购部根据国标的检验报告对供应商提供的产品的质量情况进行统计，形成相应6、的记录，做为供方评审的依据。 以下情况应注意：（1）当需要在供应商货源处对所采购的产品进行验证时，应在采购文件中就验证的安排和产品的放行办法作出说明。（2）当顾客要求在本公司或供应商处对供应商的产品进行验证时，公司有关部门应予以协助。顾客的验证不能免除公司提供合格产品的责任也不能排除其后顾客的拒收。采购作业指导书1.目的为了完善采购制度，以最合理的价格在适当的时间购进符合要求的品质及适当的数量或物品，特制定本指导书。2.适用范围本公司外购的零配件（含原材料、产品均适用）。3.职责3.1 生产部经理:根据订单及材料的库存状况，制定并审批采购计划表。3.2采购主管:将生产部下达的采购计划进行消化，7、根据采购的难易程度分类，制定采购计划，确定订购数量、交期，发到各采购员，进行订购。对采购合同进行审核，内容包括数量、交期、价格、质量、检验方式等。根据订单交期，对采购进度进行调控。3.3采购员：根据采购计划进行采购。填写采购单，联系供应商；确定订单交期并做好记录。 跟进所订购的产品的交期、质量反映给供应商。3.4销售部提供客户要求标签、商标、包装等样板。3.5技术部提供样品、图纸。3.6品质部提供检验标准或质查。4.作业规定4.1采购部应从技术部门取得厂内自行估算的底价资料，进行询价、比价、议价；最后定价必须经总经理批准。4.2采购部应按照生产计划适时进料，对于只有订购一两种物料的供应商，必须8、在预定的交货期前5天进行提示，直到交齐为止。4.3如订货较多的供应商需每周(日)将订货交期予以整理，并以书面形式提示供应商。如供应商实在无法依期交货，采购则应及时通知生产部并告知可靠的交期，必要时可用同类其它供应商物料替代。4.4生产部可重调生产计划。采购部根据合同条款，追究供应商责任。4.5采购部必须根据物料的质量要求或图纸要求，进行订购，保证所购物料符合文件要求。对新配件的订购必须提供图纸或样品。由供应商先做样，送回我方，由技术部和品质部共同确认，符合要求后由采购部通知供应商生产。采购合同签订时，必须说明，进货的检验方式，质量要求。采购人员应依采购计划购买，并依计划来控制时间、品质及数量。9、仓管人员依订购单的品名、数量、交货期作为收货的依据。厂商交货，不可超送；数量不足的应及时通知采购员， 追供应商速补足。4.6采购部应合理选择适地的供货源，提高机动性和降低联系与处理费用。5.采购步骤：5.1首先由主管根据定点清单、采购文件、采购计划、整理、分类、填写订购计划表发送到各采购员。5.2由专职采购员根据任务资料，填写专用订购合同，经主管审核后传真给供应商。订购单上应注明该产品的质量要求，检验方式、参考图纸，必要时要附上技术指导资料。5.3对于我方一般要求的外购件的具体要求可附采购合同一起发给供应商。对于特殊要求或要求比较高的零配件，应由采购员联系供应商。要求：附上图纸和技术部提供技术10、指导资料。5.4 对订单交期数量的变动应由采购主管及时通知各有关采购员，立即对供应商作出书面通知交期、数量的调整。6 外发加工图纸的控制6.1对于外发加工的零配件图纸必须加盖“外部受控文件”印章，并注明发放登记号及发放日期。6.2对于外发加工的图纸必须进行文件（资料）的发放登记。6.3对于由于技术要求而更改技术数据的图纸，必须由技术部出具技术文件更改通知单，同时，原发放图纸自行销废，以新发放的图纸为技术标准。供应商管理程序1目的选择合格的供应商并对其进行持续监视，以确保其为公司提供合格的产品与服务，特制定本程序。2适用范围本程序适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。3权责3.1采购部、质量部11、设计开发部负责对供应商的评价。3.2质量部、采购部负责对供应商的考核。3.3总经理负责合格供应商的批准。4工作程序4.1供应商登录与初步评价由采购部、设计开发部及其它部门视公司实际的需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写供应商基本资料表。由采购部对供应商基本资料表进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门及质量部、设计部门相关人员，对供应商进行现场评审。现场评审时使用供应商现场评审表。采购部采购人员在对供应商进行初步评价时，需确定采购的材料是否符合政府法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供12、应商提供相关证明文件。4.2现场评审公司根据所采购材料对成品质量的影响程度，将采购的材料分为关键、重要、普通材料三个级别，不同级别实行不同的控制等级。（1）关键材料：钢材、箱体、齿轮、轴承；（2）重要材料：电机电器、阀体有等级要求的标准件。（3）普通材料：普通标准件、包装材料、粘接材料、其它未列入关键、重要材料的零件、组件。对于提供关键与重要材料的供应商，由采购部组织质量部、设计开发部对供应商进行现场评审，并由质量部填写供应商现场评审表，采购部、设计开发部门签署意见，供应商现场评审的合格分数需达到70分。对于普通材料的供应商，无需进行现场评审。4.3供应商质量保证协议的签订4.3.采购部负责与13、现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通材料供应商签订供应商质量保证协议。供应商质量保证协议一式二份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。4.4样件需求与供应商送样如公司有样件需求，由采购部采购件，采购人员需对样件提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。样件应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应多于2件。4.5样件的确认样件在送达公司后，由设计部门、质量部完成样件的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验，并填写样件确认表。经确认合格的样件，需在样件上贴样件标签，并注明合格或不合格，标识检验状态。合格的样件至少为两件，一件返还供应商，为供应商进行生产的依据，一件留在14、质量部为今后检验的依据。46合格供应商名单在供应商基本资料表、供应商现场评审表、供应商质量保证协议和样件确认表四份资料完成后，采购部将供应商列入合格供应商名单，交总经理批准。原则上一种材料，需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。对于惟一供应商或独占市场的供应商，可直接列入合格供应商名单。如果顾客提供供应商名单，采购部采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。顾客提供的供应商名单直接列入合格供应商名单，如需从非顾客提供的供应商处采购时，必须事先得到顾客的工程部门的书面批准。合格供应商名单在每次的供应商考核结果得出后修订，删除不合格供应商，修订后的合格供应商名单由经理批准生效。4.7采购15、对于关键、重要材料，采购人员需先进行小批量的试订单采购，如连续两批合格，则可进行大批量采购。对于提供关键材料的供应商，采购需明确其在第一批送货前提交产品批准资料，如供应商不能提交，质量部有责任帮助培训供应商，以使供应商的质量管理水平与公司处于同一平台。对于提供重要材料的供应商，在时机成熟时逐步实施产品批准。4.8供应商的考核考核对象：列入合格供应商名单的所有供应商。考核方法：对供应商实行评分分级制度，满分为100分。（1）10090分为一级供应商（2）8980分为二级供应商（3）7970分为三级供应商（4)69分以下为不合格供应商计分项目和评分（1）质量状况：60-60分(不合格批数总交货批数16、)（2）交付情况：20-20分(迟交批数总交货批数)（3）服务质量：10分(配合度、送样速度、纠正措施回复、超额运费)（4)价格水平：10分(偏高3分、居中6分、居下9分)采购人员需要求供应商准时交货，同时应记录由于供应商原因引起分批发运造成的超额费用。考核频率：关键材料、重要材料和普通材料的供应商每月考核一次。考核结果的处理（1）考核结果在90分以上的供应商，优先采购。（2)考核结果在8089分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。（3）考核结果在7079分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交17、，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否对其采购，还是减少采购量。（4）对考核结果在69分以下的供应商，需从合格供应商名单中删除，并终止对其采购。（5）考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。 表一、物料需求申请表。表二、请购单。表三、合格供应商名单。表四、供应商交货期调整一览表。供应管理部经理职务说明书岗位名称供应管理部经理岗位编号所在部门供应管理部岗位定员直接上级营销总监工资等级三级直接下级供应计划员、供应业务员薪酬类型所辖人员岗位分析日期2002年2月本职：负责组织和领导公司的产品供应，建立公司的产品供应管理体系并组织实施，确保公司产品供应的及时性，并达到公司的质18、量目标水平职责与工作任务：职责一职责表述：协助营销总监制定供应战略规划，为重大供应决策提供建议和信息支持工作任务根据公司发展战略协助营销总监组织制定公司供应战略，负责组织制定年度供应计划组织搜集供应产品相关行业技术信息、市场供应信息信息、国家相关产业政策等，分析行业发展趋势定期、准确向营销总监和相关部门提供有关供应信息，公司重大决策提供信息支持职责二职责表述：负责执行公司供应计划工作任务按公司年度供应计划，负责与供应商签定合作协议，并组织产品供应协助成套部制定产品供应计划，负责对供应商资格认证，并组织产品供应职责三职责表述：组织建立和完善公司供应管理体系工作任务根据公司发展战略规划，组织制定公19、司供应管理规划负责组织建立供应管理体系负责组织制定和完善公司各项供应管理制度负责组织建立供应商认证标准、供应商考核标准、供应商服务标准负责引进供应管理技术，提高供应管理水平职责四职责表述：负责对供应商管理工作任务组织对新、老供应商资质认证和综合能力考评负责与供应商签定年度供应合作协议，并组织监督实施协助技术品管部，对供应商的技术、生产过程质量进行指导和培训，建立和完善管理体系，确促公司供应目标的实现组织制定公司库存产品品种及最佳库存量方案，并组织实施组织制定供应商库存管理标准，协助供应商减低库存管理成本组织参与供应商生产过程质量控制组织建立供应管理档案，提出供应管理改进方案职责五职责表述：部门20、组织管理工作工作任务负责本部门员工队伍建设，提出对下属人员的调配、培训、考核意见组织制定研发、质量管理制度，监督检查制度执行情况负责协调下属员工之间、本部门与相关部门之间关系监督下属员工的工作目标执行情况，及时给予指导职责六职责表述：完成营销总监交办的其他任务权力：年度供应计划的制定权采购合同审核权与权限内采购合同审批权公司重大供应决策会议的召集建议权供应商资格的审核权供应商管理方案的制定权权限内的财务审批权对直接下级人员调配、奖惩的建议权、任免的提名权和考核评价权对所属下级的工作的监督、检查权对所属下级的工作争议有裁决权工作协作关系：内部协调关系运作支持部、各区域销售部、财务、技术开发部、品21、管部 外部协调关系供应商、行业协会、政府机构等任职资格：教育水平大学本科专业机械、电气或相关专业培训经历接受过企业管理、采购供应管理、财务等方面的知识培训经验5年以上工作经验，2年以上采购供应经历知识通晓采购供应管理的专业知识具备财务管理、法律、产品特性等方面的知识了解生产管理知识技能技巧掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识 个人素质具有较强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）、交通及通讯设备工作环境独立办公室工作时间特征经常需要加班22、所需记录文档供应战略规划、年度供应计划、供应商合同协议、阶段性工作报告、供应商文档等考核指标：产品供应的及时率、供应成本下降率、产品合格率、库存周转天数、供应数据库完善程度、供应商合作满意度、供应商培养目标完成情况、重要任务完成情况费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率、制度建设完善性技术品管部、其他管理等部门合作满意度领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能备注：表一物料需求申请表序号物 料 名 称型号规格数量到货日期备注12345制表： 审核： 批准：表二请购单请购部门： 日期: 年 月 日NO名称规格单位数量请购量库存量核准量请购用途原因交期预估单价备 注经手人审核核准采购处回答物料处回答第一联存根(白)； 第二联采购处(黄)； 第三联物料处(红)；表三合格供应商名单序号供应商名称供应产品地址联系电话传真联系人审核: 更新日期:表四供应商交期调整一览表提出时间: 年 月 日料号品名厂商采购单交期采购单号订单原数量变更后数量变更后交期采购/确认备注采购会签： 核决： 审核： 经办：