1、公司物资采购计划、询价合同、台账管理制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 釆购管理制度第一章总则第一条 为加强公司物资采购管理，明确采购权限与职责，规范公 司的采购流程，提高采购效率和质量，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司正常运营发展所需所有物资的采购工 作，包括生产物资、办公用品等。公司苗木采购的管理另行规定。第三条采购原则1、公平原则：采购意向应向市场公开，保证在确保品质和时效性 的前提下，获取最优惠的价格。2、公正原则：采购询价中，应公平地根据各家供应商的供货品质、 价格、可靠性、服务水平、兼容性、技术实力等多方面因素进行评估。3、合法原则：所有的采购交易必须合乎法律2、法规的规定。4、独立原则：采购人员与销售和使用人员相独立。5、保密原则：不同商家的报价应该基于相同的条件；所有的报价 应该在保密的前提下进行比较，确保竞争的公平性。第二章职责与分工第四条 综合办公室是公司物资采购的归口管理部门，负责汇总各 部门的申报的物资需求信息、制订采购计划、提出采购申请、进行采 购询价与比价、参与价格谈判、协同仓储部门进行采购验收及结算付款申请等工作。第五条 预算合同部是公司物资采购的监督部门，负责对采购计划 进行复核，对询价、比价的记录进行审核并确定供应商等工作。第六条 仓储部门负责提示各部门物资需求中的仓库数量、开展物 资验收工作，办理物资入库手续及进行物资保管等工作3、。第七条 财务部负责按采购合同进行采购付款审核、办理付款或报 销手续并进行相关账务处理等工作。第八条物资需求部门负责向综合办公室申报本部门物资需求、在 权限范围内参与审定采购计划、协同采购人员进行采购、协同仓储部 门进行入库验收等工作。第三章采购计划第九条采购计划的编制程序1、公司各物资需求部门应当在每月25日前向综合办公室申报下月 部门物资需求。物资需求部门应当根据月度生产计划、工作计划、实 际物资实际使用情况编制物资需求申报表（附件一），详细填写申 报时间、部门、需求物资的名称（品牌或型号）、单位、需求数量等 信息。编制人填写无误后签字确认。2、仓储部门应当根据物资库存情况在部门物资需求申4、报表中按申 报项目依次填写原进货量、领用量、领用人、库存量等信息，填写无 误后签字确认。3部门负责人应当对本部门物资需求申报表进行审核并指定本部门相关人员协同采购，审核无误后签字确认。4、综合办公室采购专员应当根据各部门申请的物资需求进行整理 与汇总并根据库存对其进行修正后，编制物资采购计划表（附件 二），按部门分别列示项目（品牌或型号）、单位、数量等信息。编制 人与部门负责人确认无误后签字确认。第十条 公司每月召开由各部门负责人出席的采购会议，负责对采 购总额在10, 000元以下的采购计划进行审批；采购总额超过10, 000 元的采购计划应当由经理办公室审批。重大的采购事项，在经理办公 会5、审议后需按公司董事会议审批。审批通过后的采购计划复印件交预 算合同部、财务部留存备查，用以合划分成本明细。第十一条各部门提出采购计划外的临时物资需求时，需要重新执 行上述采购计划编制与审批程序，将临时采购纳入当期采购计划，由 办公室统一进行管理。第四章采购询价第十二条公司按季度对采购供应商进行市场询价与比价，选择性 价比高的供应商，以降低采购成本。对于金额小于2000元的常规重 复性采购，可半年进行一次询价、比价。第十三条办公室采购人员负责执行采购询价，原则上应当精选至 少三家供应商进行询价。专业物资的询价、比价，应当由需求部门或 专业技术人员协同参与。第十四条 采购人员取得供应商提供的书面报6、价资料后，与供应商进行谈判，确保获得最佳的品质和价格。根据询价与谈判情况编制供 应商审定单（附件三），详细填写询价时间、谈判过程及取得资料明 细，进行比价分析及建议，连同相关报价资料提交采购部门负责人审 核。第十五条预算合同部负责对采购询价、比价环节进行监督，根据 供应商审定单对询价、比价记录进行复核，并最终确定合作的供 应商。I第十六条 办公室应当设立合格供应商名单（附件四），将合作 顺利、产品质量优良的供应商纳入名单之中，定期根据采购业务进行 调整。合格供应商名单应当每季度报送公司领导审阅。第五章采购合同第十七条 采购金额超过10000元以上的大宗采购项目需要与供 应商签订采购合同，对其进7、行严格的成本管控。 第十八条 公司采购合同分为框架合同和普通采购合同。针对重复 发生的采购项目，如日常办公用品、印刷和汽车维修保养等可以和供 应商签订框架合同，确定指定时期内的价格，折扣和服务条款。原则 上，框架合同需要视服务质量定时更新（一般为一年，特殊时期情况 另议）框架合同范围内的采购项目可以直接下订单。其余采购项目， 根据需要订立普通采购合同。第十九条 合同文本的拟定与审批程序与要求参见公司合同管理 制度的相关规定。第二十条 未签订采购合同的小额采购由采购人员会同需求部门 协同人员按采购计划执行采购。禁止部门负责人与采购厂商直接联 系，参与价格谈判，确保监管体系完善第六章验收入库第二十8、一条 采购物资应当先办理入库手续后方可进行领用，仓储 部门按仓库管理制度的规定，对采购物资进行验收，验收合格后 由库管人员开具入库单，库管人员、采购人员及协同人员在入库单上 签字确认。第二十二条采购人员凭签字确认后的入库单回执联、收据、发票 等办理请款或报销手续。第七章采购台账第二十三条 公司设立采购统计台账，及时对采购的全过程进行记 录。采购完成后，采购人员根据询价记录、入库单、采购发票登记采 采购计划表（附件二）记录采购日期、采购单价、金额、入库单 编号、供应商姓名、联系方式等采购计划的完成情况。第二十四条 采购人员应当将采购业务中的采购计划表、询价资 料、供应商审定表、合格供应商名单、入9、库单等资料及时整理归档并 妥善保存。第二十五条 为确保采购业务的高效化、透明化，办公室应当在采购会议上对当期采购计划的完情况（采购计划表）进行公示，各部门第二十六条第二十七条可以对采购的全过程进行监督，定期回访。第八章附则本制度由综合办公室负责制定、修订,本制度自批准之日起执行。附件一:物资需求申报表日期：年 月（一）申报部门:序号项目（品牌/型号）单位需求量原进货量领用量领用人库存量备注12345678910中报人：部门负责人:库管：审核人：附件二:采购计划表部门序号项目（品牌或型 号）单 位数 量单 价总价陪同 人员供应商及 电话票据 审核备注（采购日 期、入库单编号等信息）12345678910合计LI期:年 月（一）编制人：复核人:注：此表可作为采购计划农.采购台账附件三:供应商审定表日期参与人员询价情况（记录询价LI期、询价人员、被询单位名称、联系方式、报价 悄况、谈判过程、后附资料明细等事项）询价人员意见签字:年月日审核部门意见签字：年月日备注附件四:合格供应商名单序号供应商名称供应的产品名称及类别地址联系方式备注编制人:复核人:审阅人: