1、公司库存商品采购及对帐管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 库存商品管理制度 为确保公司库存商品帐务清晰，帐帐相符、帐实相符，明确物资管理责任，加强物资安全，防止物资损失，特制定如下制度： 库存物资管理范围：包含存放在仓库原材料、设备及辅助材料、因特殊原因无实物但物资所有权属于公司的蓝字未达帐物资；已办理入库手续尚未运输到场地的物资，项目已尚未提货的物资、寄放原材料等有实物但所有权不属于公司的红字未达帐物资。库存物资的采购1 采购的原则1.1 严格执行询议价程序物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、2、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。1.2 采购会审、合同会签制度物品采购，必须经过有关部门参与，调研汇总各方意见，经高管审核。1.3 一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。1.4. 廉洁制度所有采购人员必须做到：(1)自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。(2)加强学习，提高认识，增强法治观念。(3)廉洁自律，不能向供应商伸手。(4)严格按采购制度和程序办事，自觉接受3、监督。(5)工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。(6)努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。2 采购的程序2.1供应商的选择(1)供应商必须证照齐全，具有相关资质。(2)对于经常使用的商品或服务，供应部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同技术、销售、生产部门对供应商定期进行评估和审计。(3)在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。(4)为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有4、两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。2.2采购程序(1)固定资产及其他零星物品的采购，由各使用部门申报,经部门负责人及分管副总签字后统一采购。对于超过50万元以上的固定资产及其它物品需公开招标方式选择合适的供应商，最后交采购部门采购。(2)正常生产物资的采购，需根据技术人员提供的采购计划明细表采购。(3)采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调财务及使用部门共同完成，报主管领导审批。使用部门负责采购物品的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，采购部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的5、时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。(4)采购过程中发生变化时，需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。2.3付款程序(1)采购部根据付款计划提出申请，按申请流程交部门负责人审核签字，后附付款明细单，交给财务部负责人审批后办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。(2)发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致，审核无误的发票交给财务部核销，购货发票应随同存货验收单、入库单由经办人、验收人、仓库管理员报分管副总经理审批传财务部记账。 库存物资管理的要求：1、 库存物资是公司重要的流动资产，各部门各环节都必须严格遵守物资进销存的所有业务流程和物资验收6、入库制度、盘点制度等相关制度，凡涉及库存流转的所有单据必须按物资验收入库制度的要求签名和盖章。同时必须确保单据流（信息流）和物资流同步，让信息系统反映的数据真实、准确、完整，便于业务部门工作的顺利开展。如发现信息流和物资流不同步，导致盘点差错、物资短少，与供应商帐务不符，除全额赔偿损失外，根据情况，对直接经办人和直接上级追究责任。2、 凡仓库必须对所有物资（包括暂存物资）建立仓库卡片帐，仓库保管员对商品的进出认真登记，以动态地、准确地反映仓库实物的变化情况。3、 未经领导批准，任何部门、任何人员无权私自将公司物资私自借给他单位、项目。未经最后一道环节审批，任何部门、任何人无权私自将公司有废旧物7、资变卖处置，否则视同挪用公司资产处理，追究其直接经手人责任，直接上级承担连带管理责任。4、 仓库存放的物资应力求整齐、集中、分类，设置卡片帐。入库时按供应商送货单的品名、规格、型号验收实际数量，如有质量要求，应会同质检部门验收货物质量，对不合格的货物停止入库并向上级领导报告，等候上级指令处理，出库时按领料单的品名、规格、数量准确发放各项目物资。5、 仓管员必须建立仓库库存进销存明细帐，要求对所有物资入库出库的品名、型号、数量、单价及时登记明细帐，以方便查询和核对。6、 仓库所有的货物出入库必须有单据支持，仓管员应于当日下班前根据单据登记进销存明细帐，如特殊原因，无法完成时，将未入帐的有关单句如8、收货单、领料单、退料单等于次日上午下班前登记完成7、 盘点前，仓库和门店要认真清理各类在途单据，确保单据流和物流同步，帐帐相符，帐物相符。 对帐管理1、帐物核对：仓库保管员必须不定期抽查单品实物数量是否与信息系统仓库或进销存帐的帐面数量相符。同时仓库每月与财务库存帐核对是否相符。发现问题落实责任人，并提出整改措施。重大问题、异常问题以书面形式及时向领导汇报。2、全面盘点：按公司要求，仓库要每月（或每季度）进行全面商品盘点，盘点时采用见物盘物方式，盘点要求严格按公司盘点制度执行。 实物负责人交接管理凡仓库或实物负责人离职、调动，人力资源部必须在离职、调动前一个星期通知公司财务部，由财务部和该部门9、负责人共同派人进行实物监盘，交接双方必须在盘点表上同时签字。盘点完毕，由财务部核对帐存实存数，如果有差错，由原实物负责人负责查找落实，如有损失，由其承担。未进行实物和帐务交接的实物负责人公司不予办理离职、调动手续。物资差错和损失处理 仓库相关人员必须严格按相关程序和制度操作，如因工作不认真、不细致、不严格按程序和制度操作导致商品少收、错收、多发、重复发、错发等物资短少损失，一律由实物负责人承担，仓库直接上级负责人根据责任大小承担连带管理责任，并按公司奖惩制度进行处罚。如违法违章，导致公司物资受损或流失，根据情节轻重，追究其责任。 库存物资结构管理凡公司库存物资均是公司流动资产，占用公司的流动资金，库存物资的结构合理与否，直接影响到公司资金的周转速度。在业务经营过程中，各相关部门包含配供部、设备工程部、企业管理控制部及相关部门必须紧密配合，及时解决经营过程中存在的库存问题。本制度从 开始执行， 财务部