1、铝业公司采购、供应商质量异议问题处理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录一、总则 .3二、月度物资需求计划的编制3三、采购的实施4四、供应商管理5五、质量异议问题处理6六、附件71、合同签订、评审流程82、月度需求计划编制流程 .93、物资申购流程 104、设备改造新增采购流程 115、付款审批流程 12一、总则1、目的为规范物资采购行为，理顺物资采购程序，加强对物资采购活动的管理和监督，实现对物资采购活动的有效控制。2、适用范围本制度适用于浙江xx铝业有限公司及公司所属事业部。二、月度物资需求计划的编制（公司2、下属各事业部）1、月度物资需求计划的编制（主材料及常用辅助材料）（1）物资使用部门根据月度生产计划填报物资需求计划（设备维修备件由设备部填报）（2）材料仓库根据库存修改需求计划（3）事业部采购部根据采购最低量、采购周期、运输时间等修正需求计划（4）需求计划最后由各事业部生产部门分类汇总、编制。（5）报请相关部门、各级领导审批。2、零星物资申购程序（1）物资需求部门填写物资申购单（2）根据物资申购流程办理。三、采购的实施1、供应商的选择（1）选择原则：以从生产厂家、代理公司直接采购为主，选择符合采购需求、质量和服务相当且报价最低的供应商，建立长期、稳定的资源基地。（2）来源：事业部采购部收集的各3、类供应商信息以及公司质量部、技术部、设备装备部等提供的各类供应商信息。（3）考察：对供应商企业资质（信）、技术力量（研发能力）、工艺设备、加工能力、质量控制、检验检测设备及手段、现场管理、规章制度、交货及时能力、售后服务保障能力等方面进行考察，并保留书面记录。（4）评价：对考察结果进行评价，评价合格的可作为候选供应商。（5）选择方式：通过招（议）标、谈判、询价、比价等方式选择供应商。设备单台超过50万元及常用辅助材料需全部通过招（议）标，不进行招（议）标的需提供不招标理由。（6）参与供应商选择谈判人数2人以上，大宗物资及重要设备采购，公司供应链管理部、法务部、财务部参与。（7）谈判中，谈判的任4、何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其它信息等。（8）询价要有书面记录，向同类物资询价的供应商不低于三家。（9）最终选定的供应商的考察记录、招投标记录（或谈判、询价记录）应移交公司档案室归档。（10）对量少频率大的采购，要在每年底确定次年供应商，签订一年期合同。2、实施采购（1）单批次采购金额高于人民币1万元的采购，需签订书面采购合同（协议），确定采购物资的品种规格、价格、付款条件、交货日期、交货方式、售后服务等。（2）所有物资采购都要有经审批的月度物资需求计划、物资申购单。（3）采购的物资需符合质量要求。（4）降低采购成本，同一种类物资必须有2-3家供应商供应。（5）根据市5、场行情，实行调价必须签订调价协议，并附上另外2-3家供应商名单及报价以备选择。（6）常用原辅材料必须签订长期合同，合同到期后必须重新签订，否则不予付款。四、供应商管理1、建立供应商档案（1）档案是有关供应商综合概况的数据库，记录现有供应商及潜在供应商的基本信息，信息需随时更新，作动态跟踪记录。（2）事业部采购部负责供应商档案的建立，并负责供应商的质量、服务、价格等方面的变化信息的跟踪。（3）供应商档案每月拷贝一次到公司供应链管理部备案。2、供应商管理的相关规定（1）事业部对合作业绩好的供应商应给予更多的订单，争取供应商的各种优惠。（2）事业部应自觉履行口头合同或书面合同，实现对供应商的各种承诺6、。应重视履行付款承诺，争取供应商的价格折扣。（3）每年末对供应商进行综合评定，根据排名激励或淘汰供应商。3、供应商的淘汰公司要形成供应商淘汰机制，出现下列情形之一的供应商，取消其供应资格：（1）连续出现 2-3 次质量问题（包括交货期等）的；（2）发现一次有严重内在质量问题的；（3）被发现存在价格欺诈行为的；（4）前后所供物资质量严重不一致的；（5）实际行动与合同承诺不相符的；（6）年终同类物资供应商中评价排名最后的 12 家；（7）在年度供应商评定中，连续两年排名下降的；五、质量异议问题处理1、使用单位提出采购物资质量异议报告提交各事业部采购部处理。2、采购部及时取得与供应商联系并协商处理。7、3、采购部与供应商达成一致意见后（1）若采取退货的，采购部应向财务结算中心提交退货通知单，由财务结算中心作帐务处理。（2）若采取折价的，采购部应取得使用单位同意，报送事业部领导审批后，向财务结算中心提交折价证明单，由财务结算中心做帐务处理。附件：1、合同签订、评审流程2、月度物资需求计划编制流程3、物资申购流程4、设备改造新增采购流程5、付款审批流程合同签订、评审流程客户合同签订部门法律事务集团领导订单（项目） 归档事业部总经理审批事业部主管副总经理审核组织相关部门进行合同评审合同（项目）洽谈、合同起草（或招标）实施审核不符合法律咨询评审符合分管总监审批公司总裁或董事长批准注：单笔金额在10万8、元以内由各分管总监批准，单笔金额在10万-50万之间报主管副总裁批准；经营性原辅材料及销售单批次合同报经营总监批准；销售年度合同报主管副总批准；其余报董事长批准。月度物资需求计划编制流程一、流程生产部设备部采购部材料仓库使用部门事业部总经理1、月度生产计划6、分类计划汇总2、月度备件需求计划5、根据物流速度修正需求计划4、根据库存修改需求计划3、编制物资需求计划7、审批注：采购需经公司各分管总监批准方可进行。二、流程说明：编号工作事项主责岗位事项解析应用表单1月度生产计划生产部长1、分解公司月度计划并下达到各车间，计划内容包括合金、规格、数量、废料投入比例、日均产能等计划书2月度备件需求计划设9、备部长1、根据月度检修计划编制备件需求计划量2、根据上月维护情况编制易耗件的需求计划计划书3编制物资需求计划车间主任根据计划书编制本月本车间所有物资需求计划物资需求计划表4根据库存修改需求计划仓库主任根据各部门物资需求计划表结合仓库存量修改需求计划量物资需求计划表（仓库修改版）5修正需求计划采购部长根据市场情况、供应商情况、采购周期修证需求计划表物资需求计划表（采购版）6分类汇总成本核算按类别分类汇总各项物资需求计划物资需求计划表（汇总版）三、物资分类：1、生产物资（原材料、辅助材料、低值易耗品、劳保用品）2、设备物资 3、办公用品类 物资申购流程一、流程使用部门统计部门采购部材料仓库质量部事10、业部总经理3、需求申请报告2、判定是否在月度计划内1、物资申购是否7、办理入库5、采购物资是否有存货6、质量检验8、质量异议处理流程4、审批注：单笔金额在10万元以下的由公司各分管总监批准，金额在10万-50万之间的报主管副总裁批准，超出50万报董事长批准。二、流程说明：编号工作事项责任主体事项解析应用表单1物资申购使用单位对近期所需要的物资进行申报，并填写申购单申购单2判定是否在月度计划内统计员判定申购的物资是否在月度需求的计划内，在计划内的上报事业部总经理审批，不在计划内返回本部申购人。申购单、月度物资需求计划3需求申请报告使用单位对于未纳入月度需求的物资要重新报申请报告，说明申购原因申请11、报告4审批事业部总经理审核5采购物资采购部长采购物资，确保按合同执行，保证进度、质量6质量检验质量部、使用单位对物资的规格、质量、进行检验入库单7办理入库材料仓库按实际重量、数量进行入库入库单8进入质量异议处理流程采购部长按质量异议处理流程办理设备改造新增采购流程（一）流程事业部根据年度生产计划列出新增改造设备及清单立项报告（包括立项申请、用途、目标效益、时间、配合部门等）总裁批准报董事会技术洽谈签订合同设备到货设备安装调试试运行合同签订流程签订技术协议验收合格生产运行事业部仓库事业部事业部生产车间项目部决策层面（二）流程说明部门责任岗位主要工作内容事业部负责人项目部负责人技术洽谈、签订技术协议、参与设备安装调试及设备验收仓库主 任设备到货通知验收，入库、出库、核对申购数量决策层面负责人批准及运行管理监督，根据年度生产计划列出新增改造设备清单并立项、上报审批付款审批流程使用部门采购部门仓库财务部门集团领导事业部总经理签字分管副总经理签字主管签字经办人签字负责人签字凭入库单、发票等填写付款审批单不合格或积压物资退库总裁或董事长批准往来会计记账审核付款分管总监注：经营类生产物资（在规定范围内的）由经营总监批准，其余所有付款报董事长批准。