1、股份公司物资管理部门采购合同制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购合同管理制度1 主题内容与适用范围本制度规定了物资采购合同（含设备备件采购、承揽合同和材料采购合同，以下简称为合同）的市场调研、签订方式、审批程序及条款内容等管理及其它相关内容。本制度适用于物资管理部门的合同管理工作。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不2、注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T 1.12000 标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则 GB/T 154982003 企业标准体系 管理标准和工作标准体系 Q/YYTH 204242005 标准化工作管理办法3 职责3.1 分管经营副总经理是物资采购合同管理的主管领导。 3.2 物资部是物资采购合同管理的主管部门。 3.3 物资部是物资采购合同管理的具体实施部门。3.4 总经理办公室（法律顾问室）、纪监审是物资采购合同管理的配合部门。4 总则4.1 根据云南xx股份有限公司（以下简称公司）合同管理规定和物资部对外签订合同的实际需要，制定本制度。4.2 签订合同应当遵3、循合理合法、平等互惠、协商一致的原则。5 合同管理机构和合同专用章的管理5.1 物资部设立合同管理岗位，对合同的合法性、完整性、安全性和有效性进行审查。5.2 合同专用章由合同管理人员管理。5.3 合同经相应审查程序和相关人员审查签字，加盖合同专用章后生效。6 合同审批程序6.1 30万元（不含30万元）以下的设备、备件合同，20万元（不含20万元）以下的材料合同由计划员进行调研、谈判和草拟合同，连同技术部门和/或物资使用单位起草的技术附件（如果有的话）提交综合管理员登记并初审各计划分部经理审查部门经理审查并代表买受方签字；6.2 30万元（含30万元）以上500万元以下（不含500万元）的设4、备、备件合同，20万元（含20万元）以上500万元以下（不含500万元）的材料合同，物资部按程序审批后提交总经理办公室（法律事务室）会审经营副总经理或其授权代表审查，并代表采购方签字；6.3 500万元以上（含500万元）的材料、设备、备件合同和车辆购置合同，物资部按程序审批完毕提交总经理办公室（法律事务室）会审公司总经理或其授权的副总经理审查，并代表采购方签字。7 合同审批内容7.1 物资合同审批的主要内容可分为：供货厂商的资信和询价情况，商务合同（含一般技术条款）和技术附件。 7.2 供货厂商的资信状况，比如是否已纳入“合格供应商”的范围、厂商的营业执照、技术资质等级证、生产许可证、经营许5、可证等。询价一般要多于三个或三个以上的厂商。招标采购，应符合国家招投标法和本公司关于招投标的相应规定。7.3 商务合同（含一般技术条款），由物资部采购员起草，合同条款应符合中华人民共和国合同法的规定以及合同双方达成一致的约定。7.4 技术附件，由技术部门和/或物资使用单位起草，并与合同对方授权代表一道签字确定。7.5 相关人员审查合同后， 应在合同审批表上提出意见并签字。物资部采购员应对意见加以考虑并将正确意见反映在修改后的合同中。8 委托代理8.1 500万元以上（含500万元）的材料、设备、备件合同和车辆购买合同须经公司总经理或其授权的副总经理审批签订。8.2 经营副总经理在其授权范围内审6、批签订的合同可授权其代表签订。8.3 物资部经理在授权范围内审批签订的合同可授权其代表签订。9 合同文本、合同履行及合同归档管理9.1 合同文本页面整齐、清洁，不涂改、不挖补。9.2 采购员应建立合同履行管理台账（见附录B），对合同的预付款支付情况、交货情况、货款支付情况、货物质量情况、质保金支付情况等进行详细记载，便于合同及时、适当履行。9.3 合同应建立管理台账（见附录C），对合同的供货渠道、金额、履行情况、预付款情况、质保期、存档情况等信息进行记载。9.4 采购员应将经合同双方盖章签字生效后的合同、合同附件，提交一份给综合管理员登记存档。9.5 综合管理员应将存档的合同整理规范，并妥善保7、存备查。10 草拟合同的相关注意事项10.1 合同价格的确定 a) 在确定合同价格时应当遵循比质比价、货比三家的原则。质量相同比价格，价格相同比服务； b) 对于重大合同、技术比较复杂的合同或关键设备备件采购、承揽合同的签订，应组织相关进行市场调研和合同谈判。必要时通知公司纪监审部门参与；C) 采用招标方式进行设备、材料采购，物资部应与专业招标公司签订委托招标合同，由招标公司负责组织招标事宜。 10.2 预付款和定金a) 在签订合同时，预付款比例一般情况不得超过30。确实因交易需要超过30支付预付货款的，应经经营副总经理批准；b) 定金的支付比例一般不得超过合同总价的15，经经营副总经理和本部8、门经理签字同意后物资以超过15，但最高不得超过担保法规定的20。10.3 到货检验 a) 合同检验条款应当有检验的内容、范围和方法及验收标准，明确双方共同检验的地点。一方委托另一方单独检验的，委托方应当根据委托范围接受受托方的检验结果。并明确买受方对检验不合格的货物有权退货、换货或索赔；b) 检验应当明确检验的时间及提出异议的期限。10.4 付款条件a) 一般要求在合同签订时不支付定金或预付款。对时间要求紧急、技术复杂、加工难度高、原材料所占比重大的非标设备，对方坚持要求支付定金或预付款的，在经营副总经理或本部门经理签字同意后，可以支付；b) 初次交易的厂商一般情况不支付定金或预付款，对方坚持9、要求支付的，应当根据厂商的市场信誉度和公司生产或基建的需求缓急确定是否支付。如果有中间代理商，其价格与厂家报价相差不大的，可与中间商签约，以减少资金运作风险；c) 物资采购的主要款项应当等货物到齐，经验收合格后支付；d) 一般应当滞留质量保证金，且保证金的比例应不低于5。质量保证时间要求在一年以下三个月以上。 10.5 违约责任a) 违约责任的基本内容应当包括：买受方的付款责任、付款时间责任；出卖方所交货物的内在质量和外在质量责任、时间责任和双方全面、适当、不中断履行合同的责任等；b) 采购员在明确违约责任时，应当将自己认为比较重要的内容和要求，特别提出来加以强调，确定具体承担违约责任的比例和10、方式。同时注意掌握公平原则，对他方严格，对己方也应严格要求，一丝不苟，公平合理；c) 对有定金、预付款或已经支付进度款的合同，除应强调违约责任、确定违约金比例的同时还应明确双倍返还定金、如数返还预付款或进度款等内容；d) 对自然灾害、政治运动、战争等不可抗力事件也应当加以说明。其它不是非常重要的要求，可以笼统确定依照合同法的规定执行即可。10.6 诉讼管辖诉讼管辖地一般要求尽量争取确定在本公司住所所在地，特殊情况可以例外。10.7 约定事项约定事项：可以根据需要将在前列条款中未能表达详尽的内容，在这一条中进一步明确、完整或加以阐释。10.8 索赔a) 进行物资采购必须签订书面合同，除非能及时结11、清的除外。未签订书面合同的物资采购业务一旦出现质量问题、迟交货物等合同纠纷，影响生产或基建，或者资金被骗的，由采购员负主要责任；b) 采购员在履行合同过程中，发现签约对方有不正确、不适当或不完全履行的行为（如交货时间过分延长、交货质量有不可修复缺陷等），应当及时提出书面异议，对方接到我方的书面异议后未答复的，经办人应当及时与合同管理人员联系，商定索赔方案；c) 合同管理人员接到采购员的通知后，应积极依据法律和合同规定指导采购员与对方进行交涉，并提出合理解决合同纠纷的方案。交涉不能解决的，可提请本公司法律事务室联系向司法部门进行诉讼解决；d） 解决合同纠纷时应本着实事求是、互谅互让的原则，进行平12、等协商，寻求妥善解决办法。要着眼于长远利益。 10.9 管理活动应达到的要求：规范合同管理，提高签约质量，减少合同纠纷，杜绝违规行为。 10.10 信息的主要来源：供应商的咨信证明文件、报价单及技术文件、质量证明文件等。11 附录 采购合同审批表（附录A）、 合同履行管理台账（附录B）、合同管理台账（附录C）、物资采购合同（基本要点）（附录D）。附加说明：本制度由企管部提出。本制度由物资部解释。本制度起草（修订）人：宗吉高本制度审核人：刘丽娜 附录A云南xx股份（集团）有限公司采 购 合 同 审 批 表合同编号： 标准： 存档编号： 合同业务归口部门 承办人 合同金额 供货渠道 送审时间 合同13、名称 买 受 方 承办部门对合同中重要事项的说明： 承办部门合同管理人员审批意见：承办部门领导审批意见：合同审批部门和其他会签部门意见：有职权的公司领导批示意见：附录B 合同履行台账序物 资合同供货商付款金额/时间计划员合同完成号名称及型号数量用料单位合同号金额/万 签订时间交货时间实到时间预付进度款发货付到货付安装验收付质保金/质保期情况41单位：物资部承办人：时间：附录 C合同管理台帐存档存档号订单号合同名称承办人供货渠道合同额签订时间履行时间使用部门履行情况预付款质保期附录D物资采购合同买受方: 合 同 号: 签订日期: 出卖方: 签订地点: 1. 供货范围及数量2. 合同价格3. 制造及技术要求4. 质量保证 5. 包装要求6. 发运7 检验及索赔8 支付条款 9. 违约及责任10. 争议的解决11. 其他约定事项出卖方买受方单位名称： 单位名称：地 址：地 址：法定代表人：法定代表人：委托代理人：委托代理人：开户银行：开户银行： 帐 号：帐 号：纳税登记证号：纳税登记证号：电 话：联系电话：传 真：传 真：合同联系人： 合同联系人：