1、批发公司财务会计管理制度及工作规范实施细则编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录一、财务、会计与稽核工作职责第1页二、会计核算基础工作规定第1页三、库存现金报表记载简则第4页四、接收承兑票据处理准则第5页五、各部门月绩分析细则第5页六、财务与会计管理规章第5页账款管理办法第5页现金收支管理办法第7页传票审核职权划分办法第8页七、会计基础工作规范实施细则第9页一、财务、会计与稽核工作职责财务部工作职责(记账部分)：1、各项会计凭证的审核、编号、装订及保管事项。2、各种明细分类账的登载及保管事项。3、日结单及日记表的编2、制事项。4、总分类账的登录与保管事项。5、佣金及销货津贴的核算事项。6、结账时有关账务的调整事项。7、各部门、分支机构收支账项的审核事项。8、各部门、分支机构存货的核对事项。9、办理与税务相关的业务及报表。10、办理年度决算及盈余拨补分配事项。11、财务结构的分析及会计报告的编制事项。12、会计制度、章则、会计表单的设计、修订及控制事项。13、财务结构、损益变动、长期趋势的分析及会计报告的编制、分析与解释14、分析比较有关资料。作为拟定各项决策的参考。15、管理上开源节流、增收减耗及减少不经济支出的建议。16、其他与财务有关的事项。成本、费用会计工作职责：1、各项原材料、物料、包装物、成品、半3、成品、在产品收付事项的核算。2、原材料转账传票的编制事项。3、公司成本转账传票编制事项。4、折旧费用的计算事项。5、公司成本的审核事项。6、公司零星支出、差旅费等报销单据的审核事项。7、对外协加工报告、加工成本审核事项。8、结账时有关成本科目的调整事项。9、各部门、分支机构、办事处销货成本与补贴的计算事项。10、各部门、分支机构、办事处各项成本、费用的分析比较及控制事项。11、其他与成本、费用计算有关的事项。二、会计核算基础工作规定第一条 为适应公司外向型经济的发展，充分体现会计信息的可检验性，特制定本规定。第二条 会计科目的运用及账户的设置、按会计管理制度执行，不得任意更改或自行设置，分支机4、构、办事处、片区因业务需要建立会计帐簿的，其会计科目及明细科目必须根据总部财务要求统一设置，各部新增科目时，须报总公司财务部批准。第三条 凭证采用收、付、转凭证，即包含有现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证五种形式。(一)根据审核后的原始凭证填制凭证，（实行电算化的企业下以电算化表示，根据原始凭证并输入电脑会计帐务系统；）(二)根据凭证汇总表编制凭证汇总表，（电算化：需根据凭证页号打印凭证汇总表，并装订于凭证首页）；(三)根据凭证汇总登记总分类账，（电算化：每月末打印总帐，并留档）； (四)根据原始收、付款凭证登记现金日记账和银行日记账；(五)根据凭证及所附的原始凭证登记各明细分类5、账，（电算化：每月末打印明细分类帐，并留档）；(六)月终，根据总分类账和各明细分类账编制会计报表，（电算化：同时打印报表，并留档）。凭证汇总表核算组织程序的特点是：先定期将所有凭证汇总编制成汇总表，然后再根据记账凭证汇总表登记总分类账，电算化管理部门可直接利用电脑处理相关业务，以下均同。凭证汇总表的编制方法是：根据一定时期的全部凭证，按照相同科目归类，定期汇总每一会计科目的借方本期发生额和贷方本期发生额，填写在记凭证汇总表的相关栏内，以反映全部会计科目的借方本期发生额和贷方本期发生额。 第五条 记账规划：(一)记账须根据审核过的会计凭证。除按照会计核算要求进行转账时，用记账员写的转账说明作记账6、依据外，其它记账凭证都必须以合法的原始凭证为依据。没有合法的凭证，不能登记账簿，且每张记账凭证必须由制单、复核、记账，会计主管分别签名，不得省略。(二)登记账簿时用蓝黑或黑色钢笔、签字笔书写(除了复写的以外，不得使用铅笔和圆珠笔)。(三)凭证和账簿上的会计科目以及子、细目用全称，不得随意简化或使用代号。(四)会计分录的科目对应关系，原则上一种经济事项分别或汇总编一套分录，不得将不同内容的多种经济事项合并编制一套分录。不准出现多借多贷现象，针对经营过程中的特殊涉及同一笔经济业务的凭证处理，允许填制综合凭证.(五)明细账应随时登记，总账定期登记，一般不超过10天,采用电算化核算的企业，因帐务系统随7、时生成，操作相对简单，不需登记，可根据电算化的特征处理，但应加强对原始凭证输入正确性加强复核，结帐工作留待月末办理。(六)每一笔账须记明日期、凭证号码和摘要，经济事项的摘要不能过分简略，以保证第三者能看清楚。每笔账记完后，在记账凭证上划号。(七)记账的文字和数字应端正、清楚、严禁刮擦、挖补或涂改，不得跳行隔页。应将空行或空页划斜红线注销。(八)记账发生错误，用以下方法更正：1.记账前发现记账凭证有错误，应先更正或重制凭证。凭证或账簿上的数字差错，应在错误的全部数字正中划红线，表示注销，并由经办人员加盖小图章后，将正确的数字写在应记的栏或行内。2.记账后发现凭证中会计科目、借贷方式或金额错误时，8、先用红字填制一套与原用科目、借贷方向和金额相同的凭证，以冲销原来的记录，然后重新填制正确的凭证，一并登记入账。如果会计科目和借贷方向正确，只是金额错误，也可另行填制记账凭证，增加或冲减相差的金额。更正后应在摘要中注明原记账凭证的日期和号码，以及更正的理由和依据。3.报出会计报表后发现记账差错时，如不需要变更原来报表的，可以填制正确的凭证，一并登记入账。如果会计科目和借贷方向正确，只是金额错误，也可另行填制凭证，增加或冲减相差的金额。更正后应在摘要中注明原记账凭证的日期和号码，以及更正的理由和依据。4采用电算化管理的部门，如发现错误，应根据原始单据仔细复核确认后修改电脑凭证，（应保证会计凭证已修9、改的情况下处理，严禁电脑凭证与手工凭证不一致）。(九)红字冲账除了用于更正的错误外，还可以用于下列事项： 1.经济业务完成后，发生退回或退出； 2.经济业务计算错误而发生多付或多收； 3.账户的借方或贷方发生额需要保持一个方向； 4.其它必须冲销原记数字的事项。(十)各账户在一张账页记满后接记次页时，需要加计发生额的账户，应将加计的借贷发生总额和结出的余额记在次页的第一行内，并在摘要栏承前页(十一)月、季、年度末，记完账后应办理结账，为了便于结转成本和编制会计报表，需要发生额的账户，应分别结出月份季度和年度发生额，在摘要栏注明本月合计、本季合计和本年合计的字样，在月结、季结数字上端和下端均划单10、红线，在年结数字下端划双红线。总结的数字本身均不得用红字书写。发生笔数不多的账户，也可不结总。不需要加计发生额的账户，应随时结出余额，并在月份、季度余额下端划单红线，在年度余额下端划双红线。(十二)编制会计报表前，必须把总账和明细账记载齐全，试算平衡，每个科目的明细账各账户的数额相加总和同该科目的总账数额核对相符。不准先出报表，后补记账簿。 (十三)年度更换新账时，需要结转新年度的余额，可直接过到新账各该账户的第一行，并在摘要栏内注明上年结转字样。必要时，详细注明余额组成内容，在旧账的最后一行数字下面注明结转下年字样。结转以后的空白行格包括不结转余额的账户，划一条余线注销或盖戳注销。第六条 结11、账、对账：(一)结账是结算各种账簿记录，它是在一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上进行的，具体内容如下：1.在结账时，首先应将本期内所发生的经济业务记入有关账簿。2.本期内所有的转账业务，应编成凭证记入有关账簿，以调整账簿记录。如待摊、预提费用应按规定标准予以摊销提取。3.在全部业务登记入账的基础上，应结算所有的账簿。(二)对账是为了保证账证相符，账账相符，账实相符。具体内容如下：1.账证核对：是指各种账簿(总账、明细分类账以及现金和银行存款日记账等)的记录与会计凭证(记账凭证及其所附的原始凭证)的核对，这种核对主要是在日常编制凭证和记账过程中进行。月终如果发现账账不符，就应回过头来12、对账簿记录与会计凭证进行核对，以保证账证相符。实行会计电算化的部门，至月底一定要进行明细帐与总账的核对工作，以确保帐帐相符。 2.账账核对每月一次，主要是总分类账各账户期末余额与各明细分类账账面余额相核对，现金、银行存款二级账与出纳的现金，银行存款日记账相核对，会计部门各种财产物资明细类账期末余额与财产物资管理部门和使用部门的保管账相核对等。3.账实核对分两类：第一类现金日记账账面余额与现金实际库存数额相核对，银行存款日记账账面余额与开户银行对账单相核对，要求每月核对一次；第二类各种财产物资明细分类账账面余额与财产物资实有数额相核对，各种往来账款明细账账面余额与有关债权债务单位的账目核对等，要13、求每季核对一次。 三、库存现金报表记载简则1.库存现金及存放行库登记表(附表1)： (1)本表属日记簿性质，为分支机构交易事项之序时记载。(2)将每日交易根据发生时间的先后，依表定格式分现金及存款逐项填记。(3)交易事实于摘要栏简要书明。(4)每日列明余额，送请财务部长(分支机构可送会计主管)于余额前核章，以便与收支日报表核对。(5)每日早晨于9点前资金中心出纳需将现存现金及银行余额报财务总监备案。(6)本表应逐页编号加装封面，装订成册妥为保管。四、接收承兑票据处理准则(一)各部门、分支机构经办员于收取票据时应将票据内容及缴交明细依表定格式逐笔登记于应收票据登记簿表并送财务部长核章。收入日期期14、 票 内 容缴交票据客户资料明细揽票人部长主管核章账号期票号码付款行到期日票面金额兑现日汇现日客 户其 他(二)所有应收票据均作为特殊现金，一律先在当地银行金融机构查实无误后，用EMS特快专递送交总部财务保管、承兑或贴现，各分支机构处不得保管承兑票据，同时也不得炒卖承兑汇票。(三)兑现票据应于票据登记簿及代收票据凭单注明兑现日期销账。(五)经办员在接收承兑票据时，一律事前向银行查询承兑票据的真伪。(六)财务出纳应将登记簿逐页编号，加装封面，装订成册妥为保管。(七)本办法未定事项视惯例或一般处理原则办理。 五、各部门月绩分析细则(一)为使本公司各级干部明了计划和已执行业务的成效藉以 激励各级人员15、致力达成年度盈余目标起见，特规定逐月分析各部门执行年度经营计划业绩有关细则，以收预期管理之效。 (二)日常收支资料的整理与提供。1.各部门每日发生收支传票或原始凭证必须根据权限的规定批准，经办人填妥分析表再依规定流程办毕有关手续，送回财务部登账，否则若与财务组的付款分析发生不相符时，增加复查的麻烦。(当月各部核准的传票单据等财务必于当月登账，不可跨月)。2.各部门每10天应将收支累计和计划比较，以便追踪未达到目标者，以求改进。(三)月终收支资料的整理与提供。1.当月的支付凭证如收据，统一发票等，应于次月3日前办妥各项手续转财务部。2.每月5日前各部门根据上月份的分析表计算出各部上月盈亏，格式(16、另发)，送财务稽核人员核阅，(根据分析表背面的公式计算并填写在该表上)。(四)月稽绩效。1.分析表的填写方式如下： (1)目标额：系根据年度计划表填写，并考虑收支平衡，（勿忘受高利息影响而赚钱变为亏本）。(2)产 值：产值即完工额(生产额)，产值的计算必与实际售价相符。(3)销 货：当月所开发票(含收据)金额的累计。(4)收 款：当月实际收回款额的累计。(5)赊欠累计：将上月底止的赊欠累计总额+本月当日的累计销货额-本月当日累计收款额。(6)库存原物料：将上月底库存原物料+当月购入之原物料(当月产值成本率。) (7)小 计：当月目标1/3 合计：当月目标2/3 总计： 当月目标 小 计 1日117、0日 合计 1日20日 总计 1日30(31日) (8)与目标比较：所订目标与实际比较，达到目标时用蓝笔，否则用红笔填写，并算出达成率。注：各项支出的原始单据，凭证，必须经权限规定批准，始可填写在分析表内，临时周转金，押标金，暂借款等勿填入。(五)本表每日填妥后呈阅，必要时由各部门主管与财务总监、副总经理、总经理共同研究改进。(六)每月根据此表分析作为各部盈亏之参考。六、财务与会计管理规章 账款管理办法第一条 凡销货或服务收入均应开立统一发票(或收据)，并依序填入当天之销货报告或服务收入报告中，同时财务记账。第二条 遇销货退回或重开发票时，均应将原开统一发票的收执联(增值税发票包含发票联和抵扣18、联)收回作废，并填制销货退回通知单，以赤字填入当天的销货报告或服务收入报告中列为其减项，同时在备注栏中注明原开发票日期，交财务记账。第三条 遇销货退回应于销货发生的60天内依规定手续向当地税务稽征机关办理抵缴，如超过60天者不得办理抵缴已缴的税金及印花税。故遇有销货退回或发票重开而其日期超过60天以上者，应由客户赔偿税务损失；退货或发票遗失其原因如系外务员疏忽所致，则税务损失应责由责任人负责赔偿。第四条 于销货当天若未能收回账款时，交货人(送达统一发票者)应与客户约定收款日并将填妥的统一发票签收单交由会计员妥善保管，统一发票签收单应具备下列各要点：(一)交货人(送达统一发票者)于统一发票签收单19、上签名。(二)经办人(成绩归属者)于统一发票副联签名。(三)填明约定收款日期及约定付款条件。(四)客户正式盖章后其签收人签名。第五条 每笔未收款均应附有统一发票签收单。若有销货当天未交出该签收单或缺少规定要件的记载等情事，会计员应于次日上班早会前报由单位主管纠正，务必按规定办理，否则应由单位主管签名负责。第六条 会计员收回统一发票签收单后，应即将其约定收款日及付款条件逐笔登载于人名别应收账款明细卡的有关各栏中备查。第七条 会计员应将统一发票签收单按约定收款日的先后秩序排列妥为保管，遇有携出收款时应设登记簿由取单者签名备查，若于当天未能收回账款时应即向取单者收回注销登记。第八条 凡账款约定收款日20、到达者，会计员应主动转告账款归属人或请单位主管派员前往收取。如有客户要求延期付款情事发生时，前往收款人应将重新更改约定收款日填明于统一发票签收单中，并将该单交回会计员注销登记，及更改人名别应收账款明细卡上的记载。第九条 凡应收账款其约定收款日不得超过一个月，若有超过此一期限者，会计员应报备单位主管在签单上签字同意，同时标明收款日期。第十条 账款收回时，会计员应即将其填入当天出纳日报表的本日收款明细表栏中，并过入人名别应收账款明细卡中，凭此销账及备查。第十一条 收回现金者，应于当日(当日下班后收回款项，最迟翌日上班时)如数交会计员入账，若有延迟缴回或调换票据缴回者，均依挪用公款议处；收回票据的开21、票人若非与统一发票抬头相同者，应经同一抬头客户正式背书，否则应责由收款人亲自在票据上背书，并注明客户名称备查，若经查明该票据非客户所交付者，即视同挪用公款议处。第十二条 票据到期日距统一发票开立日期不得超过30天者，其超过30天以上者应由经办人填具交货通知(请示)单并依权责划分办法处理。凡账款以分期付款方式收回时应由经办人提出与客户所立的合约书经单位主管呈报财务总监或总经理核准。第十三条 凡销货退回或前开发票作废者，若未取回原开发票收执联作废者，不得重开统一发票，惟经书面呈报总经理特准者不在此限。第十四条 每月3日应详填业务员未收款明细表(净额)两份，由经办人逐笔亲自签名承认未收，其约定收款日22、据统一发票开立日期超过1个月以上者并应注明原因，填妥后一份寄总公司财务部查核，一份呈报单位主管加强催收。第十五条 各月未收款明细表总合计的金额应与月底当天的收款明细表的本日未收款余额的数字相符，逾期1个月及2个月以上未收款明细表随同各月未收款明细表一并呈报。 第十六条 凡遇客户恶性倒闭，或收回票据无法兑现或未事先言明，而于收款时尾款不付等情事，无法取得客户正式签属的销货折让证明单时，均视同坏账处理。坏账的发生，除按外（业）务人员待遇办法等规定的赔偿办法办理外，该笔交易的成交奖金不准发给，其已发给者则应予追回。第十七条 凡为维护市价事先与客户约定高开发票销货折让者，或事后同意客户尾款不符等情事发23、生，除应报请单位主管同意外，并应取得销货折让证明单，详填原因，由客户证明实收金额及证实签章后，交回各单位会计员处，该笔交易原交易应办退回同时再记一笔实收金额的销货记录，其销货折让后的金额若低于最低价者，仍须补办低价请示手续。成交奖金之计算则依实售金额计算。第十八条 本办法由财务中心呈总经理核准公布后实施，修订时同。 现金收支管理办法(一)现金收支旬报表上的收入金额，是指由财务部汇入各单位银行账户内的金额，支出金额则仅指各单位的费用。各单位应行支付的一切费用，包括可控制费用与不可控制费用，均应自财务部汇入之金额中支付。(二)各单位的可控制费用统于每月月底前由财务部就下月份各单位的费用概算一次(必24、要时得分次),如无特殊，今后的支出一律按财务概算执行。(三)各单位的收入款项除财务部汇入的款项外，一律不得自行挪用单位内收回的应收账款(包括现金及支票)其收回的应收账款，应依账款管理办法的规定，悉数寄回总公司财务部。(四)现金收支旬报表的填写应一次复写两联，第一联于每旬第1日(即每月1日、11日、21日)中午以前就上旬收支逐项编制妥，连同费用科目的正式收据或凭单呈单位主管签核后以限时转送寄送财务部；第二联由各单位自行汇订成册作为费用明细账，并凭以于月底当天填制费用预算分析表。(五)现金收支旬报表上的编号系指费用的笔项而言，采每月一次连系编号方式，月内的每月编号应相互衔接并连续编至当月月底止，次25、月一日再行重新编号。(六)现金收支旬报表上科目栏中类别的填写，系指依所发生的各项费用其分属类别，分别以营或管等字表示，其性质的区分如下：1.经营费用：凡属营业人员(包括内勤及外勤人员)所发生费用。2.管理费用：凡属管理人员所发生费用。(七)现金收支旬报表上科目栏中的名称系指各项费用的科目名称，其明细如下：1.经营费用：即营业人员所发生的下列诸费。(1)工资：凡营业人员薪资皆属之。(包括基本工资、效益工资、技术津贴、伙食补助等)(2)差 旅 费：凡营业人员出差所开支的飞机、火车、汽车等交通费、出差伙食补助、出差交通补助等属之。(3)招 待 费：凡营业人员因业务上应酬所需支付者属之。(4)发货运费26、：用于销售发货的运输所支付之费用。(8)广告宣传费：凡用于宣传推广及媒体费用皆属之。(9)水电费：凡业务上的发生之经营用水费电费。(10)电话费：凡公司座机电话及个人工资中补给的通讯费属之。2.管理费用：凡营业费用外所发生的费用： (1)汽车开支：凡经营管理人员及服务人员外所支付的汽油、机油属之。(2)差旅 费：凡经营管理人员及服务人员外所支付的实报实销出差车费或出差旅费，包干报销的补助等属之。(3)运杂费：除装载用于销售以外的货物所支付的费用属之。(4)电话费：凡经营管理部门发生的经营管理用电话费用等属之。(5)招待费：凡经营管理部门人员对外活动所发生的所支的费用皆属之。(6)办公费：凡经营27、管理部门购买的用于办公需求的文具、纸张、耗材等。(7)水电费：凡经营上所需的水费、电费合计。(9)房租：凡租用房屋所需费用属之。以上营业费用、管理费用科目之子目末能全部罗列，可参照总部办法执行。(八)上述所列项目，会计员应按其性质区分(即营业费用、管理费用等)妥予分类报支，不得相互混淆。(九)各单位与总公司间如有代收或代支事项发生时一律以内部联络函联系之，其作业规定如下： 1.各单位代总公司或其他分公司收款时应于收款的当日以内部联络函述明代何单位收款，代收现金应先换购汇票，若代收票据须注明代收票据内容，并连同票据一起寄送总公司财务部，由财务部负责通知被代收单位入账的同时将入账情形回复代收单位。28、2.总公司代分公司收款时，应于收款的当月，由财务部以内部联络函述明代收款项内容，若为票据应注明票据内容，通知被代收单位，款项则暂代留存，被代收单位于接获财务部的通知时，应即于当天的收款及成交奖金明细表上加入该笔账款，增加其收款总额，并将入账情形回复财务部。3.各单位代总公司支付款项时(如版权费、货款、费用)不得记入现金收支旬报表，唯应另行备忘登记，应于每旬寄送现金收支旬报表时另以内部往来联络函将所代支的款项明细及总额述明后连同单据一并寄送总公司财务部，由财务部凭以汇入该笔款项。若为紧急代支事项必须立即处理时，除以电话通知财务部电汇处理外，仍应填具内部往来联络函述明以资凭证。4.总公司代各单位支29、付费用款项时，(如预付房租等)应由财务部于每月25日前以联络函通知被代支单位依虚收虚付方式在其现金收支旬报表上的收入金额栏内径行加入该笔款项同时在支付金额栏内，直按登入该笔费用款项以增加账面的收入金额与费用金额。(十)每月月底当天，各单位会计员应凭留存之当月份该单位现金收支旬报表依费用类别分别统计其当月份各项费用的总额，详填于费用预算分析表中呈单位主管就可控制费用中的各项费用其实际与预算的差异详加分析。(十一)费用预算分析表一式两联，各单位应于每月3日前将此表(两联一起)连同直线单位经营绩效评核表一并寄送总公司业务部，由业务部据以查核与直线单位绩效评核表所填的费用数字无误后，即转送财务部复核并30、呈具所属副总经理填具总评后第一联由财务部留存，据以分析全公司费用差异，第二联寄回各单位存查。(十二)费用预算分析表上的费用率系指当月份的费用与营业额的百分比，本月费用预算一栏之计算公式如下：(1)本月营业费用预算上月营业费用(1本月营业收入成长率) (2)本月管理费用预算上月管理费用(1本月营业及服务总收入成长率20%)(十三)本办法由财务部呈总经理核准公布后实施，修订时同。 传票审核职权划分办法(一)各部经办人员：审核单据的性质、金额与本公司规定是否相符，并编制传票控制预算及成本费用之报支。(二)财务部：1.承办人员：(1)核对传票收付款的金额是否与收付款有关凭证(如计价单、发票)金额相符。31、(2)核对凭证是否有抬头，统一编号，印鉴，地址，凭证科目是否正确。2.复核人员：(1)传票应用分类，即子目是否正确。(2)凭证是否齐全，原始单据是否合法，部门分类核算是否正确。(3)附件数量与凭证记载金额是否相符。(4)借贷是否平衡。3.会计：(1)传票应附的凭证是否适当签具意见。(2)各级经办人员应行注意事项是否错误及依税法规定可否开支签具意见。(3)核对付款之支票金额是否与核准之付款传票相符。(三)稽核：(1)对业务及凭证过程中反映的问题，请出处理意见及解决办法，报财务经理核准或处理。 (2)核对各部的成本卡，支出是否超过收入，收款与完工是否成正比或签具意见。(3)凭证是否合理，应否付款的32、指示或签具意见。(4)价格是否合理提出意见或指示财务经理解决。(六)以上各项职权的划分，是就目标情形所拟的办法，如以后业务改进或其他变更，当另行修订。七、会计基础工作规范实施细则会计基础工作是会计工作的基本环节，是经济管理工作的重要基础。为了加强会计基础工作，建立规范的会计工作秩序，提高会计人员的会计工作水平，根据财政部会计基础工作规范和会计电算化工作规范，结合我公司财务工作的具体实际，修订本实施细则。、原始凭证的基本要求（一）原始凭证必须具备以下基本内容：1、凭证的名称和填制日期；2、填制凭证单位的名称及公章（业务公章、财务专用章、发票专用章或结算专用章等）、填制人员的签名或盖章，如自制原始33、凭证，须有经办单位领导人或其指定的人员签名或盖章；3、接受凭证单位的名称； 4、经济业务内容；5、数量（或规格）、单价和金额。（二）购买实物或支付款项的原始凭证，必须符合国家票据管理的有关规定。原始凭证后面应有经办人、验收或证明人及部门经费审批人的签名或盖章，并注明所付款项的用途。如是需入库的实物，须有入库验收章；如购置的是固定资产，还须有固定资产报增单、验收报告。（三）員工因公外出借款时，应填写借款单，注明用途等事项，并由部门负责人同意签名后报公司总经理或常务副总经理审批。然后递交财务办理借支手续。（四）银行结算凭证包括支票、汇票、电汇单、现金交款单和进账单等，应按银行的有关规定办理。 （五34、）经上级有关部门批准或有合同协议的经济业务，应当将批准文件或合同协议作为原始凭证的附件，如果批准文件需要单独归档的，应在凭单上注明批准机关名称、日期和文号。（六）已办妥的收付款原始凭证必须加盖收讫或付讫印章。（六）原始凭证不得涂改、挖补或刮擦，但可以划正，发现错误的，应由开出单位重开或更正，更正处加盖开出单位公章。（八）原始凭证如有遗失，应取得原签发单位盖有公章的证明，注明原来凭证的号码、金额和内容等，由所在部门经费审批人和财务负责人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细报告，经所在部门负责人签字认可并盖公章，由财务负责人批准后方可代作原35、始凭证。 （九）原始凭证的字迹必须清晰、工整，书写要符合会计基础工作规范的要求。凡具有大小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。（十）原始凭证资料应折叠整齐，不超出记账凭证的长度和宽度，保证原始凭证和原始资料的整洁性和美观性。、记账凭证的基本要求（一）凭证必须具备以下基本内容：1、填制凭证的日期及编号；2、经济业务摘要（简明、扼要、准确）；3、科目编号及名称；4、部门编号及名称；5、项目编号及名称；、借、贷金额；、审核人员、复核人员、经办人员的签名或盖章，收、付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。（二）除结账和更正错误的记账凭证可不附原始凭证外（但特殊的要附经调账人员和财务负责人签字的调账或更36、正详细说明），其他记账凭证必须附有原始凭证。1、所附原始凭证张数的计算。一般应以原始凭证的自然张数为准，凡是与记账凭证中的经济业务记录有关的每一张证据，都应作为原始凭证的附件，如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，也应将其计算在内，但对于报销差旅费等零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。2、一张原始凭证涉及几张凭证的，可将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明所附原始凭证的记账凭证编号或附原始凭证的复印件。3、一张原始凭证所列费用需要由两个或两个以上单位共同负担的，应将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单进行核算，并注明费用分摊情况等。4、对于数量过多的原始凭证37、，可以单独装订保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。（三）记账凭证应按月自然顺序编号。（四）当天发生的同类会计事项可适当合并填制记账凭证，但不能将不同会计事项的原始凭证合并填写在一张记账凭证上。 （五）凭证的改错方法1、未记账时发现记账凭证填制错误的，应即时进行修改更正或取消复核后进行修改更正。2、当年内发现已记账的凭证填制错误的，可用红字填制一张与原来内容相同的记账凭证，在摘要栏内注明注销某月某日某号凭证，同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证，在摘要栏内注明更正某月某日某号凭证；如果会计科目未错，只是金额有错误的，可将正确数与错误数之间的差额，另填一张记账凭证，调增金额用蓝字38、，调减金额用红字，必要时应附由经办人和财务负责人签字的详细说明。3、以前年度记账凭证有错误的，应用蓝字填制一张更正的记账凭证，并附由经办人和财务负责人签字的更正详细说明。、会计账簿（一）当天填制的凭证，最迟于次日记账，并打印出该天的现金日记账和银行存款日记账，即时与库存现金核对无误。每月终了，还应根据各账户的银行对账单及计算机打印出的当月银行存款账编制银行存款余额调节表。（二）总账和明细账于年终结账后定期打印一次，打印出来的账簿必须连续编号，审核无误后装订成册，并填制账簿启用表，注明启用日期、记账人员、财务负责人等，加盖名章和单位公章。、凭证的传递、会计资料的装订与保管（一）会计凭证必须及时传39、递，不得积压，以确保会计核算的及时、正常进行。审核、复核、出纳之间的凭证传递应当天内完成，特殊情况下最迟不得超过两天。（二）记账凭证应连同科目汇总表及银行对账单、银行调节表及所附原始凭证，按照标号顺序折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明年度月份和起讫日期、起讫号码，由装订人在装订线封签处盖章后装入专用匣内。（三）装订成册的会计凭证资料系公司历年来的经营与财务绝密数据，应集中妥善保管，当年资料由财务部指定专人保管，历史资料应集中于资料室（财务专用）保管，唯财务人员根据工作需要可进行查询，资料室应保证空气的流通，防止出现鼠齿、水患、火情、霉变、虫害等现象发生，以免给公司造成不应有的损失。（四）40、会计档案原则上不得外借，如需借阅必须经财务负责人批准后方可借阅或复印，有关人员必须在专设登记薄上签名或盖章。、会计人员交接（一）会计工作人员调动或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，未办理交接手续的不得离职。（二）会计人员在办理移交手续前必须及时办理完未了的会计事项。1、对已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕。2、尚未登记的账目，应当登记完毕，并加盖经办人印章。3、整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。 4、编制移交清册，列明应当移交的有关内容。（三）按照移交清册逐项移交会计人员办理交接手续时必须有监交人员监交。一般会计人员交接，由财务机构负责人监交；财务机构负责人交接，由公司领导人负责监交。交接完毕，三方应在移交清册上签名或盖章。（四）对会计人员临时离职或者因病暂时不能工作，需要有人接替或者代理工作的，也应按上述要求办理交接手续。