1、检测公司财务借支及审批报销管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、 财务管理制度1. 管理原则为尽快使公司会计基础工作达到检测有限公司财务部的规范化要求，严格财务纪律和控制各项经费的开支，规范经费报销程序，本着节俭适度的原则管好钱、用好钱、少花钱、多办事。现结合公司具体情况，特制定本制度。2.管理程序(1)公司财务报销实行“一条线”审批报销制度，任何口头批准的用款批示都视为无效，紧急情况可电话或短信请示报备，事后补签手续方可进行报销。(2)在使用经费前需填写“用款申请单”，并注明经办人和用途，交总经理审批后财务2、人员方可支付。(3)财务人员必须严格实行记帐制度，准确及时记录各项收入及开支情况并定期向总经理汇报财务状况。(4)财务人员办理银行转账或网银转账业务时，必须严格执行财务章与法人章，经办人与授权人独立保管、独立办理的原则，超过特大金额，必须经总经理授权，方可办理业务。3.现金使用规定为了明确公司各部门资金使用权限和支付职责，特制定该现金使用规定。(1)财会人员应严格执行现金管理制度。财务负责人应不定期地检查库存现金及制度执行情况。(2)现金结算仅限于同城（即本市）业务和差旅费开支。到异地（即非本市）或大额采购的原则上应通过银行汇款等结算方式。如确遇特殊情况须报经公司领导批准。(3)日常报销、借款3、所需现金超过5000元的，必须于前一天向财务部申请预约。(4)建立电脑管理的现金帐目，逐笔登记现金收付项目，帐款要日清月结、帐款相符。收费人员发现帐款长短应当即登记，长款上交，短款由个人赔偿。(5)凡因采购、出差借用公款或因工作失职丢失现金的，由个人如数赔偿。4.转帐支票的领用需要使用转账支票的情况下，经办人需填制“用款申请单”，由部门负责人审核，总经理签批确认后，附相关的付款证明材料，到财务部申领支票；财务部根据审批后的材料，发出支票。借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。财务人员必须将支票内容填写齐全，不得签发空白支票或空头支票。请款申请单日期： 年 月 日付款方式：付款金额： 元4、（大 写）：用款部门：用 途：申 请 人：部门签批：收款单位全称：财务签批：账 号：总经理签批：开户银行：5.借支管理规定及借支流程(1)出差借款：按第二部分差旅管理及差旅费开支标准具体执行。 (2) 其他临时借款，如业务费、办公费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (3)借款销账规定： 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销。如有余款须及时交回财务部，若超出申请单范围使用的，须经总经理批准，否则财务人员有权拒绝销帐；借款原则上应在3个工作日内办理销帐手续，逾期未办理财务人员有权拒绝销帐；如遇特殊情况（发票未能及时开具、无行业发票等）逾期办理的，须出具书5、面说明经总经理同意后，待取得相应发票后及时销帐，否则财务人员不予销帐。(4)借款后未办理相应事项，须及时将借款归还财务部，逾期未还借支者经总经理签批后转为个人借款从工资中扣回。(5) 为加强资金管理，及时收回借款，财务部应严格坚持“前帐不清，后帐不借”的原则。6.审批与报销制度(1)物品采购费用该物品指办公用品、图书、低值易耗品等。办公用品原则上实行“使用适宜、因需申请”，对易耗性的办公用品，用完后实行以旧换新、再次领用，对非易耗品物品，在使用人办理离职手续时，一律要求交回原物。审批权限：日常办公用品500元以下由主管副总审批，其它物品（包括礼品）须经总经理批准。礼品的采购申报严格按照业务费招6、待报批程序执行。除礼品之外的物品，采购之前各部门均应按月于每月20日前提交部门物品申购单，由行政部汇总备案，在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。同时行政部应配合采购人员做好询价工作。关于物品采购，行政部事先编制采购计划，由财务审核后报主管副总审批（大宗物资需报总经理办公会讨论核实批准）。物品采购后，行政部办理入库手续，进行验收、登记、入库。特殊情况， 物品由使用部门购买的，可在入库同时一并办理入、出库手续。行政部在每月底按部门领用情况进行统计报财务部备案。财务部门负责在月末对物品进行稽核。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。严格按照“经手、验收、审批”等程序进行财务报销7、手续。经办人到财务部办理报销手续，必须出具真实完整、合理合法的原始凭证， 并在发票或其他单据背面签名、说明用途及使用部门。开支内容不能笼统填写如“办公用品”、“杂支”等。若项目多，必须附明细表。设备、材料等固定资产，实行谁使用、谁保管、谁负责维护保养的原则，把各个设备的责任落实到每一个使用人。行政部门在设备、材料入库时应对财产进行编号、登记，由财务部门负责督促，于每年末进行清查，对已不能使用的设备，由使用部门提出，并填写固定资产报废申请，经有关部门鉴定、核实后，经财务部确认是否符合报废规定提出处理意见后，报总经理审批；然后由行政部门作变价处理，变价收入交财务入账。凡办理借款预支手续，款项已经支8、付给供应单位，而发票尚未收到的，如预付货款、定金等预付事项，经办人有责任及时向有关供货单位索取发票等原始凭证，财务人员不负责代替经办人催收发票。 (2)维修(装修)工程：由经手人申请，提出维修(装修)建议、方案，经行政部询价后报主管副总审核，总经理批准。维修(装修)工程结束后，必须办理质量验收，验收合格后，方可办理报销手续。(3)软件及固定资产购置费用 填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定提出采购申请。 报销标准：以相关的合同协议及批准生效的购置申请具体执行。 结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入9、库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票、转账等形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 (4)差旅费：因公出差，出差人如需向财务部借款，须经部门负责人审核主管副总审批，并将借款申请单交财务部出纳处，出纳根据出差人的出差行程安排，大概核算借款金额是否合理后，报总经理审批后办理借款。出差人员须在返回公司一周内到财务部办理结帐手续，如乘坐飞机的，将飞机票一周内交给行政部以便报销，否则机票费用自负。出差人员的住宿、交通、误餐补助标准严格按公司规定执行。无特殊原因的超标准支出，由出差人员自理。财务会计审核后，报总经理审10、批。逾期不归还者，财务部应从下月起从出差人员工资中扣除，同时将根据不同情况追究有关人员责任。(5)其它报销：确因工作需要，其它必须开支的项目，事先必须向部门负责人报告，经总经理审批后，严格按照财务制度报销。本市发生的业务交通费：市内车费即时报销(公事)，原则上不得乘出租车。特殊情况须事前申报，事后审批方可报销。报销程序：将原始单据粘贴好后，经办人签字，部门负责人核实、主管副总签字确认，交于财务部核实、签字确认，再上报总经理签字确认后，到财务部报销，核账。(7) 电话费报销制度及流程 固定电话费：公司的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话，固定电话费由行政部指定专人按日11、常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报副总经理批示处理办法。(8) 当月所有报销应在在该月的26日之前，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。说明：公司所有的报销，审批都实行“一条线”的程序，即报销人-部门负责人-财务部-主管副总-总经理。总经理外出不在公司期间应电话或微信请示。6.原始凭证的基本要求(1)要求原始凭证（既购买物品/样品或提供服务时取得的发票等）合法，内容完整、真实、清晰。盖有单位发票专用章、填制单位名称、日期、用途、金额（大小写相符、清楚）的税务发票，经济业务内容涉及实物的原始凭证还应填写实物名称、规格、计量12、单位、数量、单价、合计金额，要求金额计算必须正确。一次购物品种较多发票填写不下的，要由售货单位填制清单并加盖财务专用章或收费专用章。从超市购买的物品可依据购物小票作为清单。(2)差旅费中的住宿费收据，内容必须填写齐全，如单位名称、个人姓名、住宿天数、标准等。超标准的住宿费、出差申请里面没有提到人员、超过出差申请天数的一律不予报销。对外出参加会议/培训的差旅费，报销时必须附有会议通知，据实报销。(3)从外单位取得的发票或收据，必须有税务部门或财政部门的监制印章及填制单位的财务章； (4)原始凭证记载的内容均不得涂改。发票盖章和签章必须有效、清晰。年内取得的发票应在本年内报销，最长不能超过半年。遇13、有特殊情况时第四季度取得的发票可延迟到次年的第一季度报销。(5)各种票据是财务报销的凭据，下列票据财务部不予报销：审批手续不全的票据。内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据。无公章、无私人签章（字）的白条收据。购物无用途、资产无验收、经办人无签字的票据。日期、数量、单价、金额不符的票据。出现连号或假的票据。7.原始凭证分类、整理(1)经办人员在签字、报销前：要事先将原始凭证按照列支科目进行分类，如业务费、设备购置费、差旅费。分类后的原始凭证分别附粘贴单， 填写“报销单”，并按报销单的要求将内容填写齐全。特别注意其中的粘贴附件张数和金额不得涂改，切勿用订书机装订，否则，不予报销，应退回14、重新办理一切手续！(2)票据粘贴的规定。各类报销单据的粘贴必须整洁，上下错开，贴放平整。大小不得超过 “报销单”。8.财务安全保卫制度(1)财会人员的保险柜钥匙不得存放在办公室内，下班时应关好办公室门窗。无关人员不得随便进入收费场所，发现钱款差错或丢失时，财会人员应立即报告。(2)财务人员到银行存、取超过万元的现金款项，应事先要求公司派车或派人护送。二、差旅管理及差旅费开支标准本标准规定了员工因公出差差旅费开支的内容、开支标准、对象以及审批权限和报销手续。本标准适用于公司各部门的所有员工。1.出差界定出差指员工因公务离开工作所在地(公司所在地)前往外地开展短期业务，长期外派不属出差范围。长期外15、派人员或长期驻外人员有工作需要回总部公干的，可视为出差。2.手续办理员工出差须首先自行填写“出差申请表”，详细说明出差事由、计划、日程安排、同行人数等事项，由部门负责人审核后交行政部备案副总经理审核后报请总经理批示后方可出差，批示后的“出差申请表”由本人留存，出差回司后备用，同时由行政部备案并抄送财务部，出差人员凭批复后的“出差申请单”至财务部预支差旅费。部门负责人对出差要求及行程安排应进行严格审核。员工出差一周以上需提前三天申请，其余需提前一天申请，同时务必将出差事项、计划及日程安排以传真方式通知所去单位。如出差在外因工作要求须临时增加出差天数或者增加人数则须以电话向部门负责人申请，事后补办16、相关手续。出差人回来之后须填写“出差小结与信息反馈表”，写清同行人员、日期、事项等出差成果 （且必须与出差申请相吻合），另需上交相关名片等客户资料到行政部备案，备齐所有票据及出差小结上交给财务部审核、总经理批示后方可报销相关差旅费用。出差申请表申请日期： 年 月 日申报部门姓 名出差日期 月 日 至 月 日 共 天出差地点随行人员出差行程计划事 由 月 日至 月 日 共 天 月 日至 月 日 共 天 月 日至 月 日 共 天交通工具安排飞 机 火 车 汽 车 其 他 申请费用大写：元（￥ ）部门审核财务部副总总经理总经理行政部审核费用大写：元（￥ ）工作完成说明说明：1、此申请表作为出差申请、17、借款、核销必备凭证。 2、如出差途中变更行程计划需及时汇报。 3、出差申请表须在接到申请后 48 小时内批复。 4、此表一式两份，在出差申请得到批准后，请将一联表单交至行政部以作考勤依据， 一联待出差返回后填写工作完成说明并交至行政部。3.票务及酒店预定及报销原则员工出差的机票、车票、入住酒店需由行政部审核符合何种级别标准后统一负责预订，且在出差申请表上注明，如出差人个人自行预定车票（火车票、船票）、入住酒店的（可参考行政部提供的各地宾馆酒店优惠信息），超标部分自行负担；行政部预定引起超标的，无特殊理由，超标部分由行政部经办人自行承担，特殊情况可予以签字证明，总经理审核同意后予以报销。4.差旅18、费用的组成及界定4.1组成差旅费的项目包括：市内交通费、城间交通费、住宿费、出差补贴。4.2差旅费按省会城市、直辖市地区和其它地区进行区分。省会城市、直辖市地区地区见附表，其他城市属其它地区。5.市内交通费、出差及异地发生的市内交通费报销规定5.1员工在市内办公事，原则上应乘坐公共交通，参照公司车辆（轿车）使用和管理办法中的相关规定。符合可乘坐出租车情况的，须能出具合理发票，并事先经上级主管领导同意；5.2员工每次出差往返，若乘坐飞机出行的，则单程限报总额15元以内（含机场大巴费），往返限报总额30元以内（含机场大巴费）；若乘坐火车、汽车等交通工具出行的，则单程限报10元以内，往返限报20元以19、内。超出部分自理。5.3 员工报销市内交通费时，应在发票上注明日期、时间、起始终点地和事由，经上级主管审核签字后，财务方可报销。5. 4 员工在异地发生的市内交通费（1）出差期间,原则上应乘坐公交车辆,按次按实报销。（2）确实因特殊原因(如与客户同行的或有重物或时间紧迫需提高工作效率的情况下)，可乘坐出租车，报销标准按最高不超过20元/人.天执行（出差期间，可平均计算），凭出差当地当天有效发票报销。报销时需注明具体原因，经批准后予以报销。5.6 若公司派车出差，不允许报销任何市内交通费。6. 城间交通费标准和报销规定员工出差的城间交通费报销标准 享受级别人员类别描述火车飞机汽车一级公司副总及以20、上级别软席普通舱位按实报销二级公司副总及以下级别硬席普通舱位按实报销三级其余人员硬席-按实报销61公司副总以上人员，可乘坐飞机或火车软席；三级部门经理以上职务人员出差可单程乘坐飞机；其他员工出差，原则上均应乘坐火车或汽车，特殊情况需乘坐飞机的按以下标准：a、与副总以上人员同行且必须乘坐飞机；b、有紧急公务；c、路途遥远乘坐火车或其他交通工具须20小时以上 ；d 、飞机费用折价后与火车票价接近（票价差价在100元以内的）的，由总经理审核签字同意后方可使用飞机作为交通工具。未达乘坐飞机标准又未经总经理批准乘坐飞机的，按出差直线车、船费报销，多开支的部分由个人自理。6.2乘坐火车，从晚八时至次日晨七21、时，在车上过夜6小时以上的，或连续乘车时间超过12小时的，可购硬席卧铺票，其他情况应乘坐硬席座位。6.3乘坐火车符合硬（软）卧标准而选择乘坐硬座的，照顾到旅途的辛苦，公司将按该个人乘坐的同车同次硬卧标准与实际乘坐的硬座票价之间的差价的100%返补贴给个人。6.4员工出差所需预定各类交通工具的车票（指飞机票、火车票、旅游旺季汽车票）由行政部统一办理，飞机票预定至少需提前1天通知行政部。 由于个人原因延误造成的退票和换票，损失均由个人全额承担；非个人原因造成的公司全额承担。7.住宿费标准和报销规定职 务省会城市、直辖市地区限额标准其它地区住宿限额标准公司副总经理及以上级别200元/日150元/日部22、门经理、项目经理及以上级别150元/日130元/日其它100元/日60元/日7.1 出差住宿费在规定的限额标准内凭据报销，住宿期间不平均计算。实际住宿费超过规定的限额部分自理，不予报销；低于标准住宿的，按节约额的50计发给个人。7.2如遇特殊情况超标准的（超标限定在20幅度内），事先须向主管领导及行政部负责人申请，报销时，附详细情况说明，并由主管领导及行政部负责人签字确认，经总经理签批后方可凭据报销。超标准当日不享受差旅补贴。7.3出差人员如自行解决住宿，则按相应标准的100计发给个人。7.4同性别双数人员同时出差时，无特殊情况，应在同一间住宿，（副）总经理除外。若级别相同，则按单间价格的1123、0核定标准（不计算出差人员住宿标准的累计额）；若级别不同，则住宿标准按高级别职位核定。节约奖励或超支不报销金额，两人平均分配。7.5在外住机构的出差人员，住宿费一律不得报销，由公司外派机构组统一安排住宿。7.6参加公司或外部单位组织的派外培训、学习和会议时，如组织单位不提供住宿，标准如同出差；如组织单位提供住宿，而标准超标确实需要的，凭相关证明材料和行政工作人员意见确认后，凭发票按实报销。7.7公司行政部将按公司情况签订各地的协议宾馆，员工出差前应事先询问行政协议情况；员工在某异地连续出差时间超过两周及以上的，由公司行政部负责在当地进行宾馆住宿询价（原则上应提供至少两家及以上宾馆询价信息）并反24、馈员工协议价格，员工应选择在指定的协议宾馆内安排住宿，公司按照协议价格给予报销住宿费。员工若不选择在以上指定协议宾馆住宿的，公司也仅按协议价格给予报销住宿费，超出部分一律自理。8.出差补贴开支办法职 务省会城市、直辖市地区地区出差补贴标准（早/中/晚/其他补助）其它地区出差补贴标准（早/中/晚/其他补助）公司副总及以上级别80元/日(15/40/25)60元/日（10/30/20）部门经理及以上级别70元/日(10/35/25)50元/日（10/25/15）其它60元/日40元/日8.1出差补贴包含误餐补贴、通讯漫游补贴和出差期间的工作补贴。领取补贴后，此次出差的报销费用中不得报销任何形式的食25、品、饮料、餐费（业务招待除外）等费用；不再享受出差期间公司的误餐补贴，加班费和加班补贴和省外通话漫游补贴。8.2出差期间发生业务招待费的，所参与人员相应扣除补贴中的当次餐贴部分。8.3出差期间经批准同意返家省亲、办私事的，不享受当日出差补贴。8.4会议、培训和学习性质出差的，出差补贴正常发放。8.5出差补贴按实际出差天数计算，依出发和到达时间为准。出差全天的以一天计，按全额享受补贴；不足一天的，以中午12点为界，12点以前离开(或分公司所在地)、12点以后回来(或分公司所在地)，津贴按一天计算，反之为半天。8.6夜间（晚上8点至次日晨7点）乘坐长途汽车、轮船（统舱）超过6小时的，每人每夜加发一26、天出差补贴；超过4小时，不足6小时的，按半天发给出差补贴。8.7如有外住机构业务人员协助业务需同行的情况下，公司不承担该岗位性质人员的出差补贴费。8.8为鼓励出差人员乘坐火车，不乘坐飞机，以节约开支，并鉴于在途期间伙食费用较高等原因，在途期间，连续乘车超过8小时（含8小时）的，可凭车票每满8小时，加发一天出差补贴费。8.9公司外派至驻外机构工作的人员，享受驻外补贴，标准为省会城市、直辖市地区每人每天35元，其它地区每人每天25元，以工作日计，不再另发误餐补贴。9.报销时效期员工出差返回，须填写“出差小结及信息反馈表”，向部门负责人、总经理汇报具体工作结果、市场分析及建议等，在规定时间（出差结束27、一周内）向财务部办理报销手续，同时将预支的款项结清，逾期不报帐的，经财务部提醒本人，仍不及时办理报销手续者，财务部有权通知行政工作人员在该员工工资中直接扣除借款本金。财务部需严格审核相关手续，审核出差小结与出差申请罗列的人数、天数、招待理由等相关事项是否相吻合，是否有总经理批示等。10.雷区10.1不论何种情况，未有书面出差申请和出差小结的，或有出差申请与出差小结所罗列事项不吻合者，或有总经理未批准的费用项目的、未将出差期间相关名片上交行政部备案的情况，其差旅费一律不予以报销；10.2发现有连号发票、假发票等弄虚作假行为的，公司一律不予报销，并有权以虚假发票所涉数额的1-5倍进行处罚，情节严重28、的，视为严重违反公司制度，并有权作相应处理；10.3出现弄虚作假欺骗公司的行为，情节严重的，公司将视为严重违反公司制度，公司有权单方面即时解除劳动合同，并不给予任何经济补偿；同时有权追究相应的经济赔偿；10.4出现发票遗失的情况，原则上不准予采取以其他发票充抵报销。三、加班补贴制度1.员工加班须填写加班申请条，经部门负责人确认，报行政部核准，并将加班申请条交行政部备查。法定节假日加班的需填写申请由部门主管审核，副总经理核准方可进行。2.双休日和晚上加班者，公司提供加餐补贴，标准：每人每次10元（晚上和双休日白天均记一次）。3加班时间根据考勤系统确定的打卡时间及完整加班申请(经各级领导签字审核)29、为准。若涉及出差的，旅途在途时间不计入加班时间。4.晚上加班过23：00无公交车回家或通宵工作翌日回家者，可凭发票凭证（最多不超出2天）、部门负责人签字、副总经理批准后交办公室核对，交财务部报销车费。5车费报销金额不超过20元/次。四、业务招待本着节约、杜绝浪费的原则，尽可能地用最少的钱办事，对业务招待费实行先申请后招待的原则。首先由申请人填写业务申请申请单，应写明招待原因、招待内容、理由、人数和招待次数、额定标准等（具体规定见业务招待额度标准表）；其次，申请人将填写好的申请单交于部门负责人，部门负责人签批后报总经理审批；再次，审批完成后，通知行政部门办理订餐等具体事宜。未经申请批复的应酬则自30、理。若出差在外或紧急情况无法提前申请，但确有招待必要的，也应先向总经理电话或短信请示，批准后依照额度标准方可进行，事后应及时补办相关手续，方可报销。行政部门将会在招待结束后，索取餐单明细，供财务部参考。业务招待（餐饮、娱乐等）额度标准表 标准规格额 度被招待人级别一般40元/人一般客户中级60元/人主要客户高级100元/人重点客户填写申报流程：申请人填写报部门负责人签批部门负责人报副总经理审批 总经理批准后通知行政部门办理订餐等事宜-申请人拿批复和有效发票交财务审核。特殊情况，出差在外确有招待必要的，由部门负责人电话或短信请示总经理同意后按额度进行，申请人招待完成后须按以上程序补办手续后，方可报销。业务招待申请单申请部门申请人申请日期年 月 日具体事由招待规格中级高级一般招待城市（地点）招待次数被请人员所在单位申请部门负责人意见签字： 日期：副总经理：总经理： 日期：备注