1、公司财务工作报销制度及流程管理规范编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 财务报销制度及流程第一章 总 则一、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。二、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为借支款项及预付款管理、日常办公费用、采购支出、销售费用、车间费用、固定资产购置支出、税费支出、其它费用等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。三、本制度适用公司全体员工 第二章 审批权限四、经公司董事会授权，公司有关销售方面的支出归销售总经理审批，2、除此之外的支出归常务总经理审批。以下简称总经理。第三章 公司报销制度的基本原则五、公司费用开支必须遵循“先申报、审批，后支出、报销”的原则；购物支出时必须遵循“货比三家，性价比高优先”的原则，原则上购物人为二人，并在购物发票背面签名。此原则为公司报销制度的基本原则，后面不再重复。（一）对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经总经理批准。（二）报销人员所报销的费用支出必须真实、合规，严禁和杜绝弄虚作假行为。（三）报销人员必须凭真实、合规、有效的原始凭证报销，所持票据原则上是国家税务机关统一印制的票据。并要填写完整、数字清楚，能取得正规票据的尽量取得正规票据。严禁费用支出项目与所附3、票据不符以及其他违规行为。 （四）报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证，待审核批准后，方可报销。 （五）费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承担相关责任。（六）报销当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用要素填写齐全，并签署自己的名字， “费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。（七） 正常的费用报销流程经办人部门主管财务经理总经理 第四章 借支款项及预付款管理六、借款管理规定（一）出差借款：出差人员凭审批后的借款单，按批准4、额度进行借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。（二）临时借款：经总经理批准，借款后应及时报账。（三）借款金额超过10，000元应提前一天通知财务部备款。（四）借款销账规定：借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还者转为个人借款从工资扣除。（五）特殊情况处理：由经办人提出申请，出纳打电话征得总经理同意后，可先行借款，后补签字手续。七、借支款项的借款流程及报销流程。（一）审批流程：经办人部门主管总经理财务经理出纳付款（二）报销流程：经办人部门主管财务经理总经理到出纳处核销借款八、预付款管理规定： 公司业务中，如固定资产购置、车间设备安装及维修、招商会会场押金等需要支付预付款的，由经办人员依据约5、定的付款方式及金额填写预付款申请单，预付的金额不得超出付款总金额。经部门主管签字，总经理签字，财务经理签字，到出纳处办理预付款。 第五章 日常办公费用九、公司的日常办公费用主要包括：办公用品、低值易耗品和保洁用品等、电话费、交通费及午餐补贴、招待费、差旅费、车辆使用费、食堂费用、水电费维修费等。十、办公用品、低值易耗品和保洁用品等报销规定 （一）一般管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司办公室统一计划管理，集中购置。 （二）公司办公室每月根据需求及库存情况编制购置预算，实际购置时填写采购申请单报总经理审批。 （三）办公用品、低值耗品和保洁用品等的购置由办公室按计划统一购买，并建立实物帐6、，详细登记办公用品的进、出情况。报销办公用品原则上必须有正式发票，并附有供货单位加盖公章的购货明细。（四）报销时填制费用报销单，附采购申请单，需要入库的需填制入库单。十一、电话费报销的一般规定 （一)公司固定电话费由办公室按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到通讯部门查明原因，特殊情况报总经理批示处理。（二）公司个人电话费报销。根据公司制定的电话费标准报销。报销人每个月初打印上个月的电话费缴费单据，如实际发生的电话费低于公司制定的报销标准，按实际发生金额报销。如实际发生金额高于公司制定的标准，按公司制定的标准报销。（公司统一标准，下同）十二、交通费及午餐补贴的报销7、规定员公因公务需要，乘坐公交车所发生的交通费，按实际发生的费用报销。如有特殊情况，经总经理同意，可打出租车，在出租车票据后写上经手人，姓名。如当天中午赶不回公司就餐，公司按20元/每人给予午餐补贴。报销时填制市内办公费用报销单。十三、 招待费报销规定（一） 招待费支出。根据公司制定的业务招待费报销标准，报销人需写明就餐时间、主要招待的客人姓名、一共几个人就餐，平均每个人不超过80元/人标准，超出部分公司不予报销，由报销人承担，月报销餐费总额不得超过公司规定的业务招待费标准。报销时填制费用报销单。（公司统一标准，下同）（二）因公司业务需要，所购买的涉及招待礼品、招待日常用品（烟、酒、茶以及其他招8、待用品），需征得总经理同意，才能报销。十四、 差旅费报销规定（一） 报销范围：是指员工因工作需要，受公司派遣前往异地所发生的费用，包括城际交通费、住宿费、餐费补贴、出差地市内交通费等； （二）出差人员应在出差归来五个工作日（以报销原始票据日期为准）内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，并按公司规定的标准报销。 十五、车辆使用费报销规定 车辆使用费是指公司车辆工作过程中发生的油料费、过桥费、停车费、维修费、检车费、保险费及车辆肇事应由公司负担的费用等。报销人填制费用报销单，及时按实际发生费用报销。十六、 食堂费用的报销规定（一） 食堂费用主要是指食堂购入蔬菜、肉类、粮食、油、调料等费9、用，还有水、电、煤气、供暖费用。（水、电费用和供暖费用没摊入食堂费用）（二） 采购流程 由厨师购买相关食材，并填制食堂购物明细表，并填写日期、食材名称、单价、购物人处签字。由门卫过磅并填入数量，过磅人处签字，菜品入库。（三） 门卫必须在食材购买当天，将食材过磅，并签字，写明日期。如门卫不是在购买当天过磅、签字，财务不予报销。煤气票据也需要门卫签字。（四） 厨师在购买食材二日内到财务报销，填制费用报销单，并附填制完整的食堂购物明细表。（五） 报销流程 厨师办公室主任财务经理总经理出纳付款十七、 水电费、维修费等报销的规定（一） 水、电费是每个月都发生的费用，由办公室负责核对表数，表数要和付款单据10、的表数一致。（二） 维修费 维修费包括人工费和材料费。维修费用在单位金额以上的，由办公室填制维修申请单，标明预计发生的费用，经总经理同意并签字。第六章 采购支出十八、采购管理制度（一） 询价比价制度：公司大宗原料必须遵循比价采购制度执行，大品种的原料询价客户不少于3个，小品种原料及月用量低于最小送货量的，不少于2个。（二） 定价定商：本着同等质量选择最低价定商原则执行。（三） 公司原则上不允许打原料预付款。如有特殊情况，财务部见到北京总部的原料中心审批文件，才可付款。（四） 付款单据必须是七单齐全，付款单、结算单、发票、询价单、入库单、磅单、化验单、合同。无询价单的付款单据，财务部不付款。（五11、）按原料采购合同支付大品种原料的合理损耗。十九、原料采购流程采购合同采购订单到货通知单（到货）品控部签字（原料检测记录）原料过磅（磅单）品控部初检、取样合格（化验单）原料入库（入库单）二十、原料付款流程（七单齐全加合同）采购内勤采购部负责人总经理财务经理出纳付款二十一、原料运费的报销规定采购内勤根据要单独支出运费的，按实际发生的原料运费，填制运费支付申请单。第七章 销售费用二十三、报销的销售费用主要包括：差旅费、招待费、电话费、业务员冰点内提成、业务员提成、车补、业务员奖金、月返、客户奖励、客户年奖、促销品支出、招商会年会支出、运费支出、运费补助、餐费补助、圆桌会议补贴、广告宣传活活动费、其它12、和销售相关的费用等。二十四、电话费、差旅费的报销规定同上；区域业务经理的招待费按公司规定的标准发放。二十五、业务员冰点内提成、业务员提成、招待费、差旅费、车补，应依据销售部具体的销售政策和费用标准，根据业务员每个月完成的销量，每月底由销售部主任编制当月的业务员提成、车补、招待费等明细表，经总经理审批。二十六、业务员奖金和其它的销售费用的报销，由销售部提供说明具体情况的呈签，经总经理审批。二十六、月返、促销品支出，销售部应依据具体的销售政策，每月底由销售部主任提供当月的相关明细表，经总经理审批。二十七、客户奖励及年奖 销售部依据销售政策对客户的奖励，经总经理审批。二十八、运费支出，对于需要公司承13、担的产品运输费用，由销售部填写运费支付申请单，经总经理审批。二十九、广告宣传活动费 包括广告费、业务宣传费、印刷费、招商会及年会费用，总费用不超过当年销售收入的 1%。 招商会、年会支出，由销售部做出预算，预算中列出主要会议项目和公杂费的预计费用支出，主要会议项目中需写明宿费、餐费的单价和金额。由总经理审批，财务部按照预算金额借款。在会议结束后，对总经理审批后的票据进行报销，对超出预算的费用进行分析。三十、运费补助、餐费补助、圆桌会议补贴等在发生时已抵销客户的货款，每月底由销售部主任做出相关的报表，经总经理签字，报送财务部。第八章 车间费用三十一、车间费用主要包括：水电费、材料运费、装卸费、燃14、料费、维修费、配件费、劳保用品、检验费、产品标签、其它杂费等。三十二、装卸费 公司需外雇工人进行装卸时，按装卸费的单价和磅单填写装卸费支付申请单，经车间经理审批。三十三、燃料费 主要包括煤款及柴油费（一） 煤款支付 按照煤的单价及磅单填制入库单，需经办人、锅炉工签字，车间经理审批。报销时需车间经理签字。（二） 柴油费支付 报销时需车间经理签字。三十四、维修费、配件费 费用发生金额在单位金额以上时，需填制维修费申请单，标明预计发生的费用，经总经理同意并签字。三十五、劳保用品 车间经理根据需要购置的劳保用品明细，填写采购申请单报总经理审批，审批后由公司指定专人购买。购买完成交付车间后，车间应建立实15、物帐，详细登记劳保用品的进、出情况。车间经理在采购发票上签字。三十六、检验费 品控部在检验时所需检验物品，报销时需总经理签字。三十七、产品标签 需要印刷产品标签时，由品控部填写申请单，经总经理签字，报销时填写费用报销单，附申请单和入库单；每个月底由品控部填写产品标签收、发、存明细表，经车间经理签字，报送财务部。三十八、其它杂费。报销时需车间经理签字。第九章 固定资产支出三十九、固定资产是为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；使用寿命超过一个会计年度的有形资产。包括：土地房屋建筑物、通用设备、专用设备机、运输设备、计算机设备、办公家俱及设备等。四十、固定资产支出的一般规定（一） 如需要购16、置固定资产，需填写固定资产购置申请单，经部门经理、财务经理、总经理批准。如购入金额在 万元之上，需公司董事会审批。（二） 经批准后，由公司安排专负责采购，填写固定资产采购申请表，经部门经理、财务经理、总经理批准。此表中详细写明固定资产的名称、规格、型号、三家供货厂商报价。（三） 固定资产收到后，由固定资产管理部门负责验收，验收合理后填写固定资产验收清单，在验收单中填写固定资产的名称、规格、型号、金额、供货厂商。（四）报销：报销人凭固定资产购置申请单、固定资产采购申请表、固定资产验收清单、固定资产的购置发票到财务报销。 第十章 税费支出四十一、税费支出是指通过国税、地税、社保支出的税费。通过国税17、支出的增值税、企业所得税；通过地税支出的城市建设税、教育费附加、个人所得税、印花税、房产税、土地使用税、养老保险、失业保险、工伤保险、生育保险、残疾人保障金；通过社保支出的医疗保险。四十二、税费支出的一般规定（一） 依据相关票据计入应交税费、管理费用中的社保费和税费、销售费用中的社保费。（二） 财务部根据总经理签署的文件（人员变动、缴费额度变动等）对税费支出做出相应的调整。（三） 公司的主营是猪饲料，根据税法，产品经过检验合格后免征增值税，及其附征的城市建设税和教育费附加。（产品未检验合格时，月收入低于3万也免税）（四） 因公司租用长丰饲料的厂房，故公司免缴房产税和土地使用税。 第十一章 其它费用四十三、其他费用是指公司因工作需要而发生,并且上述条款不包括的费用。 四十四、其他费用的报销必须坚持“先申请，后办理，再报销”的原则，按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。附则本制度由公司财务部负责解释。本制度自总经理确认后发布之日起执行。