1、公司财务报销结算、全面预算、实物资产管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录1.财务报销结算管理办法12.全面预算管理143.货币资金管理194.应收款项管理275.存货管理356.实物资产管理497.发票管理538.财务分析649.财务会计档案管理65财务报销结算管理办法1 总则1.1 为提高企业财务管理水平，加强企业内部监督管理，规范财务报销流程，严格控制费用支出，根据中华人民共和国会计法、会计基础工作规范等有关财经法规，结合公司实际，制定本办法。 1.2 本办法所称“财务报销”是指公司一切对外付款业务，2、包括采购商品、购置实物资产、费用报销、个人借款、预付款等支出。1.3 本办法适用于公司总部及各直营店。其中：总部各项支出应及时报销，各直营店每月26日前到总部报账。2. 事前审批管理2.1 事前审批是指经办部门在经济业务发生前，对该事项的发生依据和预算金额进行说明并提出申请，单位领导或相关部门按照规定对其进行审批，事项没有通过审批的不能办理资金支付及报销业务。2.2 需要进行事前审批的事项主要包括广告促销及业务宣传费、资本性支出、低值易耗品支出项目。2.3 事前审批资料包括事前审批单、会议纪要、相关批复文件及其他证明材料。2.4 事前审批流程为 经办人根据工作需要填制事前审批单，依据叙述清楚、3、预算金额真实可靠；2.4.2 经办部门负责人审核签字，重点审核该经济事项是否可行； 财务部门负责人审核签字，重点审核是否为预算内项目、预算金额是否超支； 经办部门分管领导进行审批； 单位负责人进行审批。3. 报销结算业务管理3.1 经办人员办理报销业务应取得真实、合法、有效的原始票据。 发票类型与业务内容要匹配，国税发票主要用于购买商品、接受加工、修理修配劳务等支出项目；地税发票主要用于餐饮、服务、建筑、运输、住宿、会务等支出项目。 发票必须真实，票面加盖发票专用章；3.1.3 发票项目必须填开齐全：付款单位（济南泰山壹伍叁贰经济贸易有限公司）、开票日期、品名、数量、单价、金额。 取得的发票应4、逐笔开具各项目，项目较多的可汇总开具但需附清单，并在清单加盖发票专用章（与发票盖章一致）。 发票开具单位与发生经济业务单位一致，发票专用章所注单位与收款单位一致。 购买商品、接受加工、修理修配劳务的应尽量取得增值税专用发票。不符合以上条件的外来票据，不得作为财务报销凭证，任何部门和个人有权拒收，财务部门有权拒绝报销。 经办人员办理完毕经济业务并取得有效票据后，应及时到财务部门报销,原则上当月取得发票当月办理报销手续，跨年度发票不允许报销。3.2 经办人员填制单位自制报销凭证封面应确保内容完整，书写清楚、规范，不得涂改、刮擦、挖补。 摘要中应对报销的经济事项做简要说明。 报销金额应根据数字填写规5、范认真填写，并与发票附件金额一致。 收款单位信息应填写齐全。 附件张数需准确填写对。 填制凭证应使用签字笔或钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。书写的文字、数字应规范整洁，大小写金额必须相符。 3.3填制报销凭证除应附票据外，还应加附相应资料：需要事前审批的事项（详见第五条），应附事前审批资料；无需事前审批的，应附相关通知、合同等资料，如参加会议应附会议通知、支付租赁费应附租赁合同等。3.4报销凭证及其附件应整理粘贴整齐，具体应注意以下事项： 取得的各种原始凭证应按支出类别不同分别粘贴。粘贴时需从上到下从右至左错位粘贴，小张单据要分布均匀，以利装订。3.4.3粘贴单据不能超越装订线，不得超过报销凭证范6、围，如单据较大，可将单据折叠与凭证对齐。3.5 非报销类结算项目包括发放工资、职工借款及其他类付款。工资发放由综合部根据审批完成的工资发放明细表填写付款申请单，职工借款及其他类付款根据业务需要填写借款凭证或付款申请单。4. 报销结算审批管理4.1 经办人应按照审批流程依次办理签字审批，不得跨越审批节点进行签批。4.2 商品采购的付款审批流程为： 付款与商品验收入库及取得发票为同一月份的，经办人持发票、入库单，经办人、经办部门负责人、分管业务领导、单位负责人依次在发票上签字后，再经财务部门负责人审核后，出纳进行转账付款； 付款与商品验收入库及取得发票非同一月份的，经办人填写付款申请单，注明收款单7、位及发票号码，经部门负责人、分管业务领导、单位负责人审批后，再经财务部门负责人审核后，出纳进行转账付款。4.3 非商品采购业务的报销结算审批流程： 经办人根据业务类型填制粘贴报销凭证或填写付款申请单或填写借款凭证，填写项目正确、粘贴整齐，若报销项目为事前审批的，已签字审批完毕的事前审批单为必需附件； 经办部门负责人审核签字，重点审核经济事项发生的真实性和必要性； 会计复核及财务部门负责人审核签字，重点审核内附票据是否真实、合法，金额是否正确，报销结算单据填写、粘贴是否符合要求； 单位负责人综合各方面情况进行审批； 出纳对审批信息核对无误后，办理付款或转账结算手续。4.4 财务人员对审批手续不完8、善、内附票据不规范、数字不准确、粘贴不整齐的报销结算凭证有权拒绝办理付款结算。4.5 付款完成后，财务人员应在原始凭证上加盖“现金付讫”或“银行付讫”印章。5. 日常费用报销管理5.1 日常费用主要包括业务招待费、差旅费、会议费、通讯费、办公费、修理费、劳务费及其他相关费用项目等。5.2 业务招待费报销管理：业务招待费是指管理人员及各部门在业务往来中招待有关人员所发生的餐费、招待用品费及其他相关费用。报销招待餐费原则上实行一餐一单，集中结账的招待费实行按月度或与酒店协议约定及时结账，报销时相关招待明细留存综合部，作为备查。购买招待日常用品按照公司有关规定执行。5.3 差旅费报销管理：外出参加会9、议或培训，统一安排食宿的，会议或培训期间的住宿费、伙食费由主办单位按规定统一开支。出差人员应在出差归来一周内办理报销事宜，填写报销凭证，并按审批流程进行费用报销，有借款的结清借款。 5.4 会议费报销管理： 自行组织召开会议的，报销时需提供相关会议通知及会议签到表等进行逐级审批后报销。 外出参加会议的，报销时需要提供相关的会议通知及参会报名表进行逐级审批后报销。5.5 通讯费报销管理： 报销标准按照公司规定执行。报销标准小于规定标准的按实际支出报销，超过报销期限的不予报销。 单位办公通讯费按月进行报销结算。 个人通讯费用以部门为单位，按照月度或季度进行报销，从上年12月至当年11月视为一个年度10、。5.6办公费、培训费、修理费等报销时需按照要求提供相关的附件（如相关明细清单、培训通知等）逐级审批后进行报销。6. 财务结算方式管理6.1 财务结算方式分为现金支付、银行柜面支付、企业银行网上支付三种方式。6.2公司支付现金应符合现金管理暂行条例规定可以使用现金的范围：6.2.1.职工工资、津贴； 6.2.2.个人劳务报酬； 6.2.3.根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金； 6.2.4.各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出； 6.2.5.出差人员必须随身携带的差旅费； 6.2.6.结算起点以下的零星支出（结算起点定为1000元。结算起点的调整，由中国人民银11、行确定）；6.2.7.中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。6.3 使用银行柜面支付的，经办人员在转账支票登记簿上进行登记，注明日期、票据号码、票据金额、收款单位、用途及经办人等信息，完成登记后方能领取。6.4使用企业银行网上支付的，经办人需在网银支付登记簿上进行登记，注明日期、收款人全称、收款人开户银行、收款人账号、用途及经办人等信息。7. 借款及垫付款管理7.1 职工借款包括出差借款及临时周转借款、长期周转金。出差借款要求出差返还后7个工作日内办理报销还款手续；临时周转借款要求业务处理完毕后及时还款，最长不得超过2个月；长期周转金要求在借款当年年末予以结清，次年如有需要必须重新办理借款手12、续。7.2 职工借款在规定时间内未予归还且超过一个月的，由财务部门负责通知催收，催收后5个工作日内仍不归还的，由综合部根据财务部门提供的金额从借款人员的工资中扣减；无法从工资中扣减的，从其后报销金额中扣减，直至还清为止。工作人员调离本单位或离开原所在部门时，应及时归还借款。综合部在办理离职人员调离手续前，应通知财务部门，核对其是否存在未归还的借款，还款后方可办理调离手续。7.3 财务部门负责在每年11-12月对所有未还清职工借款分部门进行催收，各部门负责人收到催收还款通知后应督促本部门借款人员及时还款，如有特殊情况致使职工借款在当年12月31日前确实无法还清的，借款人员应做书面说明并由部门负责13、人签字后交财务部门留存。7.4 申请预付款、垫付款的经办部门应对此类款项的支付与结算全程负责，除工程类项目外，原则上要求在当年结清。7.5财务部门负责在每年年末统计未结算完毕的预付款与垫付款明细，经办部门在明细表对应项目签字确认。附 1、商品采购流程2、所需表格3、费用报销流程4、相关表格全面预算管理1 总则1.1 为完善内部控制机制，建立规范、科学、高效的全面预算管理体系，提高企业管理水平，根据国家有关规定，结合公司实际，制定本办法。1.2 本办法所称全面预算管理是指围绕公司发展战略和企业年度经营管理目标，对各类经营管理活动及其资源配置进行合理预测、控制和监督。包括预算编制、审批、执行、控制14、监督与考核等程序。1.3 全面预算期间为每年的一月一日至十二月三十一日。2. 组织机构2.1 公司设立预算管理委员会，成员由领导班子成员和各部门负责人组成，为全面预算管理的决策支持机构，董事会是预算决策机构。2.2 预算管理委员会主任由公司主要负责人担任，是全面预算管理工作的第一责任人。 2.3 预算管理委员会下设预算管理办公室，负责办理日常工作。办公室设在财务部门，主任由财务部门负责人担任，成员由相关职能部门人员组成。3. 预算编制与审批3.1 预算编制内容主要包括业务预算、资金预算和财务预算等。3.2 业务预算编制的主要内容： 销售预算，主要包括销售商品的采购预算、销售预算、库存结构预算15、等。 费用预算，主要包括业务招待费预算、车辆运行费预算、办公费预算、通讯费预算等。 税费预算，主要包括流转类税预算、企业所得税预算等。3.3 资金预算的主要内容： 经营活动资金收支预算，主要包括商品的采购、销售及各项税费、经费支出、往来款项结算过程中资金的收入、支出预算等； 筹融资活动资金收支预算，主要包括长短期借款预算等；3.4 财务预算的主要内容： 损益预算，主要包括预计收入、成本、费用及经营成果预算。 资产负债预算，主要包括预计资产、负债及所有者权益预算。3.5 预算编制、审批程序： 预算管理办公室根据预算管理委员会确定的年度预算目标，将预算编制工作分解到相关预算责任单位、部门。 预算责16、任单位编制单位（部门）预算，并将审核、汇总、平衡后的部门预算报预算管理办公室。 预算管理办公室审核、汇总、平衡各部门编制的预算，拟定预算草案并提交预算管理委员会审议。 预算管理办公室根据预算委员会审议决定意见，对预算草案进行修改调整，并按规定上报董事会决定。 年度预算正式下达后，预算管理办公室将预算指标分解到各部门，经董事会批准后执行。4. 预算的执行与控制4.1 年度预算一经批复下达，不得擅自调整或变更，切实维护预算的严肃性。4.2 公司将批复预算作为预算年度内组织、协调各项经济活动的基本依据，将批准后的预算按月度，季度进行分解，并进行层层落实，归口管理，将预算指标落实到每一个部门，各部门要17、严格按照经批准下达的预算方案执行，确保年度预算目标的实现。4.3 各部门在预算执行过程中发现问题要及时向预算管理办公室反馈，预算管理办公室收集、汇总、整理预算执行信息并根据重要性原则及时向预算管理委员会反馈。相关信息可以作为预算调整以及持续提高预算编制水平的参考依据。5. 预算考核与监督5.1 预算管理办公室根据实际情况制定预算考核方案定奖惩办法，报预算管理委员会批准后，定期组织对各部门进行考核。预算执行情况考核，应当坚持公开、公平、公正的原则。 5.2 预算内部控制监督检查的内容主要包括：预算编制情况。重点检查预算编制依据是否科学、合理，是否存在预算与经济实际相脱节甚至相背离的情况；预算编制18、程序和方法是否合规、正确，是否存在违反编制程序、滥用编制方法的情况。 预算执行情况。重点检查各预算执行部门（单位）是否建立预算责任制；是否严格按照既定的预算目标执行；对预算执行中出现的问题是否及时进行纠正和处理。 预算分析与考核情况。重点检查是否建立科学的分析考核制度，是否落实预算责任制，是否落实兑现奖惩措施。 5.3 对监督检查过程中发现的预算执行过程中的薄弱环节,有关部门应当查明原因，采取措施加以纠正和完善。附1预算编制流程图货币资金管理1.总则 1.1 为加强公司货币资金的控制和管理，规范资金支付手续和列支程序，提高货币资金的使用效率，确保各项资金规范使用和安全管理，根据中华人民共和国会19、计法等有关法律、法规，结合公司实际，制定本办法。 1.2 本办法包括资金收入管理和资金支出管理。1.3 本办法适用于公司总部及分支机构。1.4 公司办理有关货币资金的收入、支付、保管等事宜时，严格遵循本办法。2. 资金收入管理2.1 财务部是公司会计核算、财务管理的职能管理部门，公司的资金收入业务均由财务部统一管理。2.2 现金收入要当天入账，当天联系存入银行；日周转需用的库存现金必须存放在保险柜内，不准以白条抵库，严禁坐支。2.3 现金收入业务，由出纳清点现金，开出收据或发票，并加盖“现金收讫”章后，及时入账。2.4 公司发生收款业务，要根据业务部门提供的结算凭证核实收款金额、手续及相关单证20、是否齐全，金额计算是否正确，出纳人员复核并填制收款凭证，办理收款业务。2.5 收取的支票货款必须为转账支票，严禁收取现金支票。2.6 收取转账支票时检查支票的收款单位名称、出票日期、用途和大小写金额（如有密码的应填写上密码）是否正确，是否涂改，以及印鉴是否清晰。2.7 严禁收取过期支票和远期支票。2.8 严禁收取非购货方出票的转账支票。2.9 严禁用转账支票套取现金。2.10收取的支票应妥善保管，不得折损、丢失。2.11 收取的转账支票当日交至财务部门出纳，由出纳及时缴存至收入账户。2.13 财务部门出纳将现金缴款单或银行存款进账单保存完整。3. 资金支出管理3.1 公司财务部门应按照国家及烟21、草行业有关规定，妥善使用和保管法人章及财务专用章等财务印鉴。3.2 财务部对财务印鉴应按照专人保管分别存放的原则妥善保管，并在保险柜中存放。企业法人代表章与财务专用章必须指定不同保管人员专人负责分别保管和存放，严禁一人保管支付款项所需的全部印鉴。印鉴保管人临时出差时由其书面委托他人代管。3.3 严禁在空白凭证、空白表格上使用财务印鉴。3.4 财务印鉴原则上不得带出，确有必要时在财务印鉴审批单上特别注明，经公司财务部门负责人、分管财务领导审批同意后，由两位以上财务人员共同携带办理有关业务。3.5 超出财务印鉴使用范围必须事先经财务部门负责人批准。3.6 票据是指收据、支票等各类结算凭证等。支票由22、出纳员负责购买。印鉴和支票分人保管，实行严格分工、把关和牵制制度。3.7 财务部门要建立转账支票领用登记簿，由业务经办人员登记票据的编号、金额、时间、用途、签名等。3.8 财务部门要建立网银支付登记簿，由业务经办人员登记收款单位名称、金额、时间、用途、签名等。3.9 现金支票仅限于出纳提取备用金时使用，开具时登记现金支票领用备查簿。如确有特殊情况需领用现金支票，必须由财务部门负责人签署意见注明。3.10 作废或过期的支票必须加盖“作废”戳记。3.11 对于确实无法填写支票金额的，在签发支票时，除加盖银行预留印鉴外，必须注明日期、用途和以大写金额书写的限额，以防止超限额使用或银行账户出现透支，同23、时还必须在签发支票时填写收款单位。3.12 现金付款业务，必须有原始凭证，并填制报销凭证，由经办人签字，经公司规定的报销结算审批流程后，出纳据此付款并在付款凭证上加盖“现金付讫”章后入账。现金付款的原始凭证必须是合法凭证，付款内容真实，数字准确，不得涂改。3.13 现金的使用范围（一）职工工资、奖金、福利等。（二）出差人员必须随身携带的差旅费；（三）结算起点1000元以下的日常支出；（四）中国人民银行确定需要支付现金的其它支出。3.14 凡一次借款或报销在2000元以上的，应提前一天告知财务部出纳人员，以便出纳筹款备付。3.15 公司发生对外支付业务，付款部门必须按照公司报销结算规定填制付款凭24、证，经相关人员签字、领导审批后，出纳人员复核，方可办理付款业务。支付业务必须严格履行签字或盖章手续。3.16 对合同或协议规定确需预付账款或支付购货定金的业务，应严格按照授权批准制度办理审批手续，货款预付后，经办采购部门的负责人要派专人催货，逾期不发货要追回货款。附1、货币收入流程附2、货币资金支出流程附3相关表格转帐支票领用备查簿领用日期领用单位或部门金额支票号用途领用人签字发票归还日期归还人签字备注现金支票领用备查簿领用日期领用单位或部门金额支票号用途领用人签字发票归还日期归还人签字备注网银支付登记簿日期账户名称账号账户金额开户银行经办人应收款项管理1. 公司应收款项包括应收账款、其他应收25、款等2. 应收账款是指公司销售产品应向购货客户或接受劳务客户收取的款项或代垫的运杂费等。3. 赊销商品前，销售人员应对客户进行信用调查和资信评价，财务部门应收账款管理人员根据客户欠款余额大小、时间长短，向销售业务人员提出货款回收建议，均需报总经理审批。4. 发生应收款项时，财务人员应当以经过核对的购销合同（附出库单）为依据予以记账，并按照不同的应收款项单位名称设置明细账，同时应当注明应账款发生时间、责任人等。5. 分管庆收账款项的财务人员每月末列出应收款项明细清单交给责任人及时对账和催收，并进行应收账款账龄分析，对逾期拖欠的货款和潜在的呆坏账整理出清单，交业务经办责任人提出解决方法，经总经理批26、准后执行。6. 签订产品销售合同的部门及经办人是清理追收应收账款的第一责任人。公司发生因清理追收不力，造成坏账损失的，应依情节轻重和损失大小对有关责任人予以经济和行政处罚，情节严重，损失巨大的，要追究法律责任。7. 财务部门应收账款管理人员每季度应欠款单位或个人最少进行一次应收账款核对，确保应收账款记录准确无误，账账相符。如不相符，应及时查找原因，并提出相应解决办法。8. 其他应收款，主要是对外非产品销售活动发生的应收债权，公司内部各单位往来应收款等。9. 严格控投师其他应收款项的发生，若确实需要发生其他应收款项，均需总经理审批。10. 公司内部各种 往来应收款应该月清月结，不得长期挂账。对于27、内部应收款项应落料责任制，谁制单挂账，谁负责清收，不得拖欠，对于前期形成的内部往来要进行彻底清理并进行相应处理。11. 财务部门每月末活龙活现有理核对其他应收余额，确保记录准确无误，并督促责任人员及时催收。对公司内部不按规定及时还款的个人从其下月及以后的工资当中扣回。12. 应收账款实行报告制度。每月末，财务部门应收款项管理人员应提交包括应收款余额总数，明细单位，结构情况，账龄长短和风险大小分析的应款报告，分别报销售主管领导、公司财务总监和总经理。13. 应收款项发生问题不能收回时，由经办业务人员提出书面说明，财务部门应单独设立明细科目予以列示。14. 应收款项确实无法收回时，应当依据以下情况28、处理：1、提表仲裁机构协调处理；2、依法起诉，予以法律裁决；3、总经理办公会议研究处理方法。15. 依法申诉而无法取回的应收款项，如果事后发现债务人有偿还能力时，应依据有关规定申请法院执行。16. 应收款项确实无法收回，事实上已成呆坏账时，应专案列送财务部门，并附税务机关认可的合法凭证（如法院裁定书、当地派出所证明文件、邮政信函等），由财务总监审核，报总经理办公会研究后方可核销应收款项。17. 公司的应款项包括应收账款、应收票据、预付账款、其他应收款、长期应收款。18. 公司的款账采用备抵法核算，对于单项金额重大且公司已取得确凿证据能证实其减值金额的应收款项，公司根据相关证据估计其减值金额；对29、于其他的应收款项，公司以账龄作为其信用风险特征的评价标准，分账龄计提坏账准备，并将不同账龄的应收款项的坏账实际发生数定期与公司估计对比复核。具体计提比例如下：账龄坏账准备比例（%）一年以内5一至二年10二至三年30三至四年50四至五年80五年以上10019.应收款项发生减值的客观证据，包括在下列各项：1、债务人发生严重财务困难；2、债务人违反了合同条款，如偿付利息或本金发生违约或逾期等；3、出于经济或法律等方面因素的考虑，对发生财务困难的债务人作出让步；4、债务人很可能倒闭或进行其他财务重组；5、债务人经营所处的技术、市场、经济或法律环境等发生重大不利变化；6、其他表明应收款项减值的客观证据。30、20. 对符合下列标准之一的应收款项，按权限报经公司决策机构批准后作为坏账损失，转觥提取的坏账准备：1、因债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后仍不能收回的应收款项；2、债务人已撤销；3、债务人长期停产未正常经营，现金流量严重不足，资不抵债；4、债务人逾期未履行偿债义务，且有明显特征表明无法收回的应收款项。21. 应收款项计提坏账准备后，如有客观证据表明价值已恢复，应将原确认的坏账准备予以转回，计入当期损益。22. 坏账确认标准：对有确凿证据表明确实无法收回的应收账款或逾期3年以上且收回的可能性极小的应收账款，报经总经理办公会后作为坏账损失，冲销提取的坏账准备。附1、应收账款管理流程附2、31、相关表格附3其他应收款管理流程附4、相关表格存货管理1.总 则1.1 为加强公司存货管理，规范存货的采购、销售、领用、核算及盘点等流程，根据国家有关规定，结合公司实际，制定本办法。1.2 本办法所称存货是指公司在日常活动中持有以备出售的商品或提供劳务过程中耗用的材料物料等。本公司存货主要包括库存商品、包装材料、周转材料等。库存商品是指外购并验收入库用于销售的各种商品；包装材料是指包装商品用材料，如包装袋等；周转材料是指能够多次使用、逐渐转移其价值但仍保持原有形态不确认为固定资产的材料，如包装物和低值易耗品。1.3 公司业务部及各直营店是存货管理的直接责任部门；综合部是非生产用低值易耗品的管理部32、门；财务部是存货的账务核算部门。1.4 本公司各类存货取得时按实际成本计价，发出时按移动加权平均法计价。低值易耗品在领用时采用一次摊销法摊销。2. 入库管理2.1 非烟商品采购入库2.1.1 货与发票同时到达的，业务部门对货物与发票及经过签批的泰山1532经贸公司商品采购单核对，无误后对货物验收入库，填列泰山1532经贸公司仓库入库单，在入库单上写明供货单位、发票号码、货物名称、单位及数量。 业务部门在货物验收入库2个工作日内（不得跨月），将签批后的泰山1532经贸公司商品采购单、增值税发票（包括发票联、抵扣联及清单）和泰山1532经贸公司仓库入库单记账联传递到财务部，办理单据传递手续。 财务33、部收到业务传递单据后，当月进行存货的采购入库账务核算。.1 货到发票未到的，业务部门对货物及随货同行的供货清单（加盖供货单位公章）与经过审批的泰山1532经贸公司商品采购单核对，无误后对货物暂估入库，填列泰山1532经贸公司仓库入库单，在入库单上写明供货单位、货物名称、单位及数量。.2 业务部门在货物验收入库2个工作日内，将审批后的泰山1532经贸公司商品采购单、供货清单（加盖供货单位公章）和泰山1532经贸公司仓库入库单记账联传递到财务部，办理单据传递手续。.3当月货到，当月应办理暂估入库手续，不得跨月入库。.4 财务部收到业务传递单据后，当月进行存货的采购估价入库账务核算。.5货物暂估入库34、后，业务部门应积极与供货单位沟通协调，督促对方尽快提供发票。收到发票后，业务部门与泰山1532经贸公司商品采购单和泰山1532经贸公司仓库入库单核对，无误后2个工作日内将增值税发票（包括发票联、抵扣联及清单）传递到财务部，办理单据传递手续。.6财务部收到业务传递发票后，当月冲销以前月份估价入库，根据发票对货物实际价值进行入库账务核算。2.2 卷烟商品采购入库业务部门整理直营店卷烟需求，制定要货计划表，根据卷烟订购流程进行订购，并将审核签批的要货计划表2日内传递至财务部。 各直营店对货物与发票及卷烟订单核对，无误后对货物验收入库，填列泰山1532经贸公司仓库入库单，在入库单上写明发票号码、货物名35、称、单位及数量。 各直营店对在每旬结束后1日内（不得跨月），将增值税发票（包括发票联、抵扣联）和泰山1532经贸公司仓库入库单记账联传递到财务部，办理单据传递手续。 财务部收到卷烟采购单据后，当月进行存货的采购入库账务核算。2.3 调拨入库 业务部门根据经营需要，对货物在公司与直营店之间进行调拨。调拨时出具泰山1532经贸公司销售调拨单，列明收货单位、商品名称、货号、单位、数量，经业务负责人签批后，将泰山1532经贸公司销售调拨单记账联2日内传递至财务部。 接受调拨入库的单位对调拨货物与泰山1532经贸公司销售调拨单核对，无误后对货物验收入库。 接受调拨入库的单位每旬结束后1日内将泰山153236、经贸公司销售调拨单记账联交至财务部，办理单据传递手续。财务部收到业务单据后，当月进行货物移库账务处理。业务部门根据经营需要，对货物在直营店之间进行调拨。调出部门调拨时出具泰山1532经贸公司店间商品调剂确认单，列明调出门店、调入门店、商品名称、货号、单位、数量，经业务负责人签批后，将泰山1532经贸公司店间商品调剂确认单记账联2日内传递至财务部。2.4 仓库退货 业务部门对于需要退货的商品联系商品供应商并同时通知直营店和区县局非烟物流科按照退货程序将商品退回大库。 业务部门按照要求联系对方开具相应的退货发票。 仓库根据业务部门的通知在供货单位取货时填写泰山1532经贸公司仓库退货单，取货人签字37、确认后进行记账，财务记账联2日内传递到财务部。 3. 出库管理3.1公司业务部门正常销售出库： 业务部门发生销售业务时，出具泰山1532经贸公司销售调拨单，列明收货单位、商品名称、单位、数量，并经业务负责人签批。业务部门根据签批的泰山1532经贸公司销售调拨单，办理货物出库手续。业务部门完成销售业务2个工作日内，将签批后的泰山1532经贸公司销售调拨单记账联、银行收款单（或转账支票）传递到财务部，办理单据传递手续。 财务部根据业务传递单据，当月进行销售出库账务处理。3.2直营店正常销售出库：直营店销售货物根据销售小票，办理货物出库手续，钱货两清。直营店每旬结束后汇总销售数据，出具旬进销存表。每38、月结束后，出具月进销存表。汇总表列明本店名称、商品名称、单位、数量、单价、销售金额、不含税金额及税额，并经店长签字。 直营店上、中旬每旬结束后1个工作日内，将旬进销存表及现金缴款单交至财务部，下旬旬进销存表、现金缴款单及月进销存表于次月1日上午交至财务部，办理单据传递手续。财务部收到直营店传递单据后，进行当月销售出库账务处理。3.3 退库 在商品超过保质期或需要调换时，区县局非烟物流科和直营店填写泰山1532经贸公司商品返仓单，经业务部门签字确认后，随同商品发往仓库。 仓库收到货物后，在泰山1532经贸公司商品返仓单上签字确认后，仓库联留存记账，财务记账2日内传递到财务部。4. 存货日常管理439、.1 业务部门及各直营店仓库货物摆放整齐，归类存放，出入库时及时登记库存数量卡（帐）。4.2 业务部门及各直营店仓库暂时代管商品应单独存放，不在盘点范围内，但要提供代存证明。4.3 杜绝白条抵库，不允许有白条现象。4.4 关于低值易耗品的管理，按低值易耗品相关规定办理。4.5 各责任部门对存货疏于管理，给公司造成损失的，公司将给予责任人相应的处罚，并纳入绩效考核。5. 存货盘点5.1 业务部门及各直营店仓库保管员每日下班前清点货物，与存货库存数量卡（账）进行卡、实核对，做到日清月结。5.2 业务部门及各直营店每月结束后对货物全面清点，业务部及财务部次月6日前组织人员对业务部门及各直营店存货进行40、检查盘点，对盘点情况进行记录。5.3 年度结束后，综合部、业务部及财务部联合组织人员开展存货的全面清点盘查，进行账、物核对，做到账账相符，账物相符。对于存货的异常情况要查明原因，分清责任，按规定的程序、手续处理。附1、非烟商品采购入库流程附2、卷烟商品采购流程附3、直营店及区县非烟物流科调拨入库流程附4、相关表格附5、仓库出库流程附6、相关表格附7、存货盘点流程实物资产管理1本办法所称实物资产，包括固定资产和低值易耗品。本办法中固定资产是指使用期限超过一年的房屋建筑物、机器、机械和其他生产设备、与生产经营有关的器具、家具和工具、运输设备、电子设备等，不属于生产经营主要设备的资产，单位价值在2041、00元（含2000元）以上且使用期限超过两年的，也作为固定资产。低值易耗品是指单价200元（含）至2000元（不含）且独立使用的物品。2公司综合部负责固定资产的实物管理，负责固定资产台账建立，资产调拨变更，资产盘点清查，资产报废处置等固定资产综合事项管理。3财务部门负责固定资产的预算管理、价值核算、账务管理等工作。4各固定资产使用部门应按相关要求使用固定资产，做好本部门固定资产的保管、维护工作，资产使用者对所使用的固定资产承担安全、完整的责任。5固定资产购建应进行事项审批，并在批准的预算额度内进行。6新购建固定资产达到预定可使用状态时，应由采购部门组织相关部门验收，验收合格后，由资产管理部门办42、理固定资产验收手续，登记固定资产卡片，并由财务部门登记入账。7根据工作需要，固定资产可在公司内部调配使用。由调出部门填制“固定资产调拨单”，经实物管理部门和财务部门同意后，调入部门签收确认，由资产管理部门办理调拨手续。未经资产实物管理部门办理调拨手续而私自转移存放地点的，调出部门视同资产丢失，追究责任人的责任并按资产账面价值履行赔偿责任。8固定资产日常管理坚持“价值管理与实物管理结合，用和管结合，账实相符”的原则。实行账实分管，财务部门管账，实物资产管理部门管物。9财务部门应对固定资产进行合理计价，正确计提折旧并及时登记明细账、总账。实物管理部门应及时登记固定资产卡片和固定资产台账，如实记录固43、定资产变动情况，并定期或不定期对固定资产进行保养、检修和维护。10 固定资产实行标签管理。使用部门领用固定资产后，实物管理部门应及时将注明资产编码、使用人等信息的“资产管理标签”粘贴到固定资产上，便于固定资产管理清点等工作。11固定资产的大修理，由使用部门提出需求，实物管理部门提出固定资产修理计划，财务部门审核报单位负责人批准后在预算额度内据实列支。12固定资产实物管理部门应与财务部门组成清查小组，定期对固定资产进行全面清查盘点，查明有无丢失、毁损或账外固定资产，保证账、卡、物相符。12.1 固定资产每年至少清查一次。遇到下列情况，应当对固定资产进行临时清查：固定资产管理员发生变动； 因机构、44、业务变动，办理财产交接； 固定资产发生非常损失；其他根据工作需要决定进行的临时抽查。12.2 固定资产清查应当逐一点清实物，填制“固定资产清查盘点表”，财务部门根据盘点结果与固定资产财务账面数进行核对，如发现盘存数与账面数不一致时，应当及时查明原因，必要时由固定资产管理人员作出书面报告。12.3 清查盘点过程中发现的盘盈、盘亏、毁损、报废以及非正常损失等，经清查小组审核，报分管领导审批，财务部门根据审批意见，按照会计制度规定，做账务调整。13超过折旧年限并经相关部门鉴定，不能继续使用的固定资产，经审批同意后予以报废处理。相关部门鉴定是指：房屋及建筑物类的报废由当地房屋安全鉴定机构鉴定，并出具鉴45、定报告；电子设备类及机械器具类的报废由实物资产管理部门组织技术人员进行技术鉴定；运输工具类的报废标准按照国家规定的使用年限或累计行驶里程执行。除运输工具类超过国家规定的使用年限或累计行驶里程，以及被专业机构鉴定为危房的房产等不做报废处理将影响正常生产经营安全的，其他超过折旧年限但仍能继续使用的固定资产，应继续使用。13.1 对未超过折旧年限但由于自然灾害、意外事故、管理不善等原因造成不能继续使用的固定资产，由相关部门鉴定，经审批同意后可提前报废。14对房屋建筑物、车辆等资产进行报废，应经中介机构评估后公开拍卖。15采购部门购置低值易耗品，应进行事项审批。15.1 低值易耗品实物管理部门和使用部46、门(单位)要分别建立低值易耗品台账，明确责任人，人员变动需及时更新低值易耗品台账信息。15.2 财务部门会同低值易耗品实物管理部门组成清查小组，定期对低值易耗品全面清查、盘点。发现账实不符的，资产使用部门应查明原因、分清责任，财务部门、资产实物管理部门提出书面处理意见。15.3 低值易耗品出现故障不能正常使用时，使用部门(单位)及时进行维修，经鉴定无维修价值的,由实物资产管理部门组织进行报废处理。发票管理1 总则1.1 本办法所称发票，是指购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。1.2 公司财务部负责发票管理工作。1.3 各部门、直营店依据各自的职责，共同做好47、发票管理工作。 2 2 发票的购买和领取2.1 财务部负责发票管理人员根据业务需要，持税务机关要求的公司税务登记证（副本）、一般纳税人资格证、增值税专用发票管理人员资格证、税务管理卡、防伪税控IC卡、自助办税终端电子标签、增值税专用发票领购簿及发票验旧结报表办理发票购买手续。2.2 发票开具人员领取发票须提前三天通知财务部发票管理人员。2.3 发票开具人员领取发票时，要清点新领取发票的号数是否齐全，有无漏号、缺页，经查无误后，按规定填写发票领用存台账。3 发票的开具3.1 领取的发票只准在公司经营范围内按规定的用途使用。严禁伪造、买卖、转借、代开、虚开、涂改、挖补、变造、撕毁、单联填开。开具的48、发票必须项目齐全，与实际交易相符；字迹清楚，不得压线、错格；发票联、抵扣联和记账联加盖发票专用章。3.2 销售商品需要开具增值税专用发票的，客户必须提供一般纳税人资格证书复印件并加盖单位公章，并经业务负责人对销售业务进行确认、单位负责人进行审批后方可开具。3.4 销售商品需要开具普通发票的，按照经业务负责人对销售业务进行确认的销售数据据实开具发票。每月月底将核对无误并经部门负责人签字认可的普通发票领用存表、发票类型汇总表报财务部。3.5 各直营店销售商品使用的卷筒机打发票，由收银员据实开具交给顾客；每卷发票用完，需填写“发票验旧信息单”交财务部到税务大厅验旧。每月6日前将专用U盘做申报后，连同49、发票月报表交财务部到税务大厅进行申报授权。有需要购买发票的，需提前将U盘交财务部，由财务部购买后，各店前来领取。3.6 每月1日分别对各开票机器上月发票开具信息进行抄税，抄税操作前不能开具增值税专用发票。抄税后打印增值税专用发票汇总表，财务部根据汇总表进行当月的税款申报工作，申报成功后，持税控IC卡到税务机关报税。3.7 发票开具人员根据增值税专用发票记账联顺序号码按月装订成册，封面上必须注明税款所属时间和销售金额、税额、整理人等。普通发票的存根联按照发票的号码顺序每100份装订一册，封面必须使用税务机关统一规定的征税/扣税单证汇总簿封面，并完整填写封面内容。3.8 发生退货、退票等情况，按照50、以下程序办理： 增值税专用发票开具当月发生销货退回、开票有误等情形，收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，可即时作废。作废专用发票须在防伪税控系统中将相应的数据电文进行“作废”处理，在纸质专用发票（含未打印的专用发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。跨月的发票不能作废。 发生销货退回、销售折让以及开票有误等情况需要开具红字专用发票的，必须在发票开具出的180日内办理相应手续，超过办理期限的税务机关不予受理。 发生销货退回、销售折让以及开票有误等情况需要开具红字专用发票的，应视不同情况分别按以下办法处理：.1 开具给客户的增值税专用发票抵扣联无法认证的，由该51、客户填报开具红字增值税专用发票申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，由其主管税务机关审核后出具开具红字增值税专用发票通知单，客户持该开具红字增值税专用发票通知单及相对应的蓝字增值税专用发票，到开具部门换开新的增值税专用发票。发票开具人员须将开具红字增值税专用发票通知单及相对应的红、蓝字增值税专用发票一起装订。.2 因开具信息有误造成客户拒收专用发票或者收取发票后发现信息有误退回的，首先发票管理人员要核查该客户金税系统的信息是否正确，如果金税系统的信息正确，是录入时出现的错误，由录入人写出书面拒收情况说明，并由录入人的直接领导签字认可后，将情况说明交财务部，同时录入人将信52、息修改正确。如果客户提供的税务信息是错误的，必须由客户重新提供书面正确的增值税发票信息，能够证明需要修改的信息的资料（税务登记证复印件、一般纳税人资格证复印件、银行开户证明等）及出现错误的情况说明，以上三项资料一式两份必须加盖该客户的单位公章，客户将资料交给业务经办人，由经办人、经办部门负责人签字认可后分别交信息录入人和财务部。发票管理人员向主管税务机关填报开具红字增值税专用发票申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，同时提供由购买方出具的写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料，主管税务机关审核确认后出具开具红字增值税专用发票通知单。发票开具人员凭开具红字增值税53、专用发票通知单开具红字专用发票，并将开具红字增值税专用发票通知单及相对应的红、蓝字增值税专用发票一起装订。 各发票开具部门须设置发票领取台账，对已经开具的发票逐份登记，并将领取的发票及时交给客户，不得滞留。3.9 开具发票丢失的处理： 开具的普通发票在交给客户之前丢失的，由送交人员写出书面情况并经部门负责人签字后，到开具部门复印相应的普通发票记账联交客户。开具的普通发票在送达客户之后丢失的，由客户写出书面情况并经负责该客户的人员及部门负责人分别签字后，到发票开具部门复印相应的普通发票记账联交客户。 开具的增值税专用发票在交给客户之前丢失的，由送交人员写出书面情况并经部门负责人签字后报财务部，负54、责发票管理人员持增值税专用发票记账联原件及税控IC卡到主管国税机关开具丢失增值税专用发票已报税证明单。发票开具部门将丢失增值税专用发票已报税证明单和相应的增值税专用发票记账联复印件交客户，客户凭已报税证明单和相应的增值税专用发票记账联复印件到税务机关认证抵扣。 开具的增值税专用发票在交给客户后认证之前丢失的，由客户写出书面情况并经负责该客户的人员及部门负责人分别签字后交财务部，发票管理人员持增值税专用发票记账联原件及税控IC卡到主管国税机关开具丢失增值税专用发票已报税证明单。业务经办人将丢失增值税专用发票已报税证明单和相应的增值税专用发票记账联复印件交客户，客户凭已报税证明单和相应的增值税专用55、发票记账联复印件到税务机关认证抵扣。 开具的增值税专用发票在交给客户并认证相符后丢失的，如果只丢失抵扣联，可使用专用发票联复印件作为抵扣凭证留存。如果抵扣联和发票联全部丢失的，由客户写出书面情况并经负责该客户的人员及部门负责人分别签字后交财务部，发票管理人员持增值税专用发票记账联原件及税控IC卡到主管国税机关开具丢失增值税专用发票已报税证明单。业务经办人将丢失增值税专用发票已报税证明单和相应的增值税专用发票记账联复印件交客户，客户凭已报税证明单和相应的增值税专用发票记账联复印件作为抵扣凭证留存。4 发票的保管4.1 发票的管理部门和使用部门必须配备保险柜和专用档案柜。发票存放地点必须符合税务机56、关安全要求。4.2 空白增值税专用发票必须存放在保险柜中，已开具的增值税发票记账联按照时间顺序存放在专用档案柜中。4.3 普通发票必须按照发票批次、号码顺序保管，按照发票的号码顺序使用。使用后的发票存根联、记账联依次保存在专门的发票存放地点。4.4 任何人不得擅自销毁发票存根联、记账联。已开具的发票存根联和发票领用存登记本按规定保存五年，保存期满报经主管税务机关查验后销毁。已开具的发票记账联永久保存，不得销毁。4.5 任何人不得携带空白发票外出，不得运输空白发票。严禁将空白增值税专用发票转交开票人员以外的他人。5 发票管理人员、开具人员资格要求5.1 财务部发票管理人员必须持有税务机关核发的增57、值税专用发票管理人员资格证。如需更换发票管理人员，应及时向主管税务机关汇报并参加税务机关组织的相关培训，取得增值税专用发票管理人员资格证后进行更换上岗。5.2 各直营店发票开具人员必须持有税务机关指定防伪税控培训部门核发的增值税防伪税控开票操作员结业证书。如需更换发票开具人员，各直营店应以书面形式上报财务部，由财务部与税务机关指定培训部门联系培训事宜，取得增值税防伪税控开票操作员结业证书后进行更换上岗。6 取得发票的管理 6.1 取得的发票分为：定额发票、计算机打印的发票、增值税专用发票等。6.2 取得发票须先鉴定发票的合法性、合规性。按照相关法律、法规认定不合法、不合规的发票不能报销。6.358、 取得的定额发票必须与经济业务相符，发票在有效期限内，加盖出具发票单位清晰的发票专用章。6.4 取得的计算机打印的发票必须填写付款单位、开具发票时间、单位名称、具体费用项目、单价、金额、开具发票单位的税务登记证号等，发票大、小写金额必须一致，加盖出具发票单位清晰的发票专用章。公路运输发票还必须填写单位运价、计费里程并加盖有开具发票方主管税务机关代码的扁章。6.5 取得的增值税专用发票必须填写正确的购销双方的名称、地址、电话、税务登记证号、开户行及银行账号，项目、数量、单价和金额。密码区须打印清晰。汇总开具的增值税专用发票，还需要附明细清单。6.6 取得的增值税专用发票抵扣联必须通过税务机关认证59、，认证相符的发票才能够抵扣增值税进项税额，认证不符的发票不得作为增值税进项税额的抵扣凭证，必须退回对方重新开具增值税专用发票。7 发票管理监督与处罚7.1 发票的管理、使用部门必须严格执行国家制定的各项法律、法规、制度。财务部发票管理人员定期向主管税务机关报告发票使用情况。接受税务机关依法检查，如实反映情况，提供有关资料，不得拒绝、隐瞒。7.2 因违反有关规定，在发票管理、使用、保管过程中被税务机关查处的，未按规定购买、开具、保管发票的，经办人未及时将领取的发票交客户或者将发票丢失的，除按税务机关规定的罚则进行处罚外，公司将给予责任人相应的经济和行政处罚，并纳入绩效考核。附1 发票开具流程附260、 需要的表格发票领用存台帐期初库存购入发出交回期末库存份数号码日期份数号码日期份数号码领用人日期份数号码交回人金额份数号码丢失增值税专用发票已报税证明单销售方名 称购买方名 称税务登记代码税务登记代码丢失增值税专用发票发票代码发票号码货物（劳务）名称单价数量金额税额报税及纳税申报情况报税时间：纳税申报时间： 经办人: 负责人： 主管税务机关名称（印章）： 年 月 日备注注：本证明单一式三联：第一联,销售方主管税务机关留存；第二联,销售方留存；第三联,购买方主管税务机关留存。财务分析1 为全面、深入、准确反映公司财务状况及经营成果，公司定期或不定期进行财务分析。2 公司财务分析在财务总监的领导下61、，由公司财部门具体负责。3 财务分析的内容，包括主要经济指标综合分析、财务指标分析、成本费用指标分析、专项分析等。4 主要经济指标分析包括利润完成情况分析，主营业务利润完成情况分析，销售收入完成情况分析。4.1 主要财务指标分析包括经营比率指标分析（存货库存情况及其周转率、应收账款情况及其周转率、资产周转率等指标），偿债能力指标（资产负债率、流动比率、速动比率等指标），现金流量状况分析，盈利能力指标（主营业务利润率、销售利润率、成本利润率等指标）。4.2 成本费用指标分析主要包括管理费用、营业费用、财务费用的控制情况分析。4.3 异常变动指标分析要对异常变动的指标逐项分析其形成原因。5 措施建62、议对分析中查找出来的问题，要提出改进建议、解决措施，通过财务分析促进公司经营和管理工作的提高和加强。财务会计档案管理1 会计档案种类会计档案包括存储在磁盘上的电子文档和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿、会计报表。具体包括：1.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭 证；1.2 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助 账簿、其他会计账簿；1.3 财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会 计报表及附表、财务情况说明书、会计报表附注、其他财务报告等；1.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存 的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档63、案保管清册、会计 档案销毁清册、税务申报资料、会计报告、审计报告、验资报告、资 产评估报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件，如 合同、章程等各种会计资料。2 会计档案的归档2.1 公司会计档案的归口管理部门为财务部。2.2 会计档案应当指定专人保管，出纳人员不得兼管，会计 档案管理人员应按照国家和上级关于会计档案管理办法的规定和要 求,对公司的各种档案定期收集、审查、核对、按顺序立卷登记，编 制档案目录和索引，装订成册，按时归档，确保妥善保管、有序存放、 方便查阅，严防毁损、散失和泄密。3 具体档案归档程序规定如下：3.1 凭证的装订及归档 财务部会计科定时按凭证类型及编号顺序整64、齐、牢固地装订成册，凭证封面统一，项目填写完整，各种附件的大小不得超过凭证的长宽，装订成册的凭证暂存于财务部资料室；每年年度结束后的次年元月，财务部由专人将记账凭证进行审查核对，按照档案管理要求进行登记，统一归档； 隔年档案填写好档案标签和移交清册,交公司档案馆存档。3.2 账簿的装订及归档账簿由财务部一年打印一次，装订成册，账簿装订前应将扉页填写完整；年度终了，以册为卷,按统一规定填写封面，整理归档。3.3 报表及审计报告的装订及归档 财务部参照公司会计凭证、会计账簿及财务会计报告管理办法编制财务会计报告，装订成册，会计师事务所出具的审计报告一并妥善保存，统一归档。4 会计档案的保存期限 会65、计档案的存期限为永久保存和定期保存两类。4.1 永久保存 公司的原始发起股东的有关资料； 尚未了结的债权债务（保管期满但未结清的债权债务原始 凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷， 保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明）； 工资表； 有关土地、房屋租赁契约、外币的收支凭证； 年度财务会计报告； 会计档案保管清册及销毁清册； 主要财务会计文件、合同、协议； 其它需永久保存的档案。4.2 定期保存定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年等 5 类，从 会计年度终了后的第一天计算。 会计凭证类.66、1 原始凭证、记账凭证、汇总凭证15 年.2 银行存款余额调节表和银行对账单5 年 会计账簿类.1 日记账15年 其中：现金和银行存款日记账25年.2 明细账、总账、辅助账15 年.3 固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年财务会计报告类.1 主要财务指标报表（包括文字分析）3年.2月、季度会计报表（包括文字分析）5年 其他类财务成本计划3 年 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照上述期限执行。公司会计档案的具体名称如有 同本办法所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。4.3 会计电算化档案的管理。 对于存储在磁盘上的电子文档，必须由67、财务部及时打印输出 书面形式，打印输出的会计档案发生缺损时，必须及时补充打印，并 由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明。 磁盘形式的电子文档保管期限必须在五年以上，必须定期（每 年一次）进行更新备份，保证信息的安全完整；妥善保管会计数据的 备份，存放在安全、洁净、防火、防潮、防磁、防尘的场所，不得随 便乱放和外借。5 会计档案的借用 会计档案保管人员应对借阅单位、借阅人姓名予以登记，经主管部门负责人签字后方可借阅；若要复印档案资料和借出档案资料，必 须经财务部负责人批准。5.1 财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定及时归还； 若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续，详细登记查68、阅会计档案 人的姓名、查阅日期、会计档案名称、查阅理由及归还日期。5.2 公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务部负责人同意，方能由档案管理人员接待查阅。5.3 外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信， 经财务部负责人同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案理人员详细登记查阅会计档案人的姓名、工作单位、查阅日期、会计档案名称、查阅理由。5.4 会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复 印及借出时，必须经财务部负责人批准，并及时归还。6 会计档案的移交6.1 对于上年形成的会计档案，由财务部保管一年，在年度 终了后的次年元月，由财务部统69、一编制移交清册，移交公司档案馆统一保管。6.2 由于会计人员的变动或会计机构的变更等，需要合并、 撤销单位的会计档案时，应根据不同的情况，分别移交给并入单位或 上级主管部门指定的其他单位接受保管，并由监交人、移交人、接收 人签字或盖章。6.3 对移交给公司档案馆保管的会计档案，原则上应当保持 原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。7 会计档案的销毁 会计档案保管期满需要销毁时，按照以下程序执行：7.1 会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档 案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管 期限、销毁时间等内容；7.2 公司综合部同财务部提出销毁意见；7.3 销毁意见报经部门负责人审查，公司财务部批准，公司财务总监在会计档案销毁清册上签署意见；7.4 销毁时应由公司财务部有关人员共同参加，监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司。