1、公司财务部门档案管理制度附表格工作流程图编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理制度1.0 目的：规范财务部门档案管理。2.0 范围：适用于公司及各子公司财务档案管理工作。3.0 术语3.1档案：是指部门在工作活动中形成的，并已处理完毕的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，必须按照规定的立卷原则和方法，于规定的时间前立卷归档；3.2财务档案：财务部门在工作中形成的或取得的，具有留存价值的所有数据、实物、文件或书刊，包括会计档案、管理档案、其他档案等。4.0职责： 4.1 档案管理员：按照制度规定整2、理、存放、上交或销毁财务档案；4.2 财务人员：依据本制度规定配合档案管理员的档案管理工作。5.0 工作流程图：文件资料档案管理申请表形成档案归档申请人1、归档由申请人填写2、部门经理签核3、档案管理员复核档案管理员立卷、封装、形成正式档案档案借阅登记表档案上交申请表移交清单档案上交清册档案销毁审批表档案销毁清册上交档案管理员填写经理签核借阅销毁档案管理员填写经理签核档案管理员填写档案管理员登记与接收部门编制借阅人填写部门经理签核档案管理员监督借阅人归还档案管理员核销6.0 程序内容： 6.1 档案的种类6.1.1会计档案a 票据类：发票、收据；b 凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会3、计凭证；c 账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账表、其他会计帐簿；d 报告类：母、子公司的月度、季度、年度财务报告，包括会计主表、 附表、附注及文字说明，分析报告，其他财务报告或表单；e 其他类：其他应该保存的会计核算专业资料；f 数据类：以软盘、光盘等电子介质存储的各种会计档案及数据信息(账套备份、税务信息备份、财务报告电子版)。6.1.2管理档案a 合同协议类：母、子公司的广告、租赁、采购、销售、转让、合并、贷款、担保等合同协议；b 制度类；母、子公司的公司制度、财务制度；c 决议类：母、子公司的总经理办公会议决议、董事会决议、股东大会决议；d 记录类；独立事项汇总文件、会议记录、培训记录4、个人总结、部门总结；e 书刊类：报纸(剪报)、书籍、杂志、文章； f 其他类：档案申请单、财务交接清单、呈批件、外来文件、下发通知；g 数据类：以软盘、光盘等电子介质存储的各种文件信息(演示文稿、制度文件电子版)；6.1.3其他档案a 证照类：各种证照复印件或暂存证照原件；b 声像类：照片、录像等；c 实物类：如奖杯、奖状等；6.2档案确认条件现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案管理。正在承办中的文件，仍具有现实执行效用和直接使用的材料，可暂由相关会计人员保存；6.2.2 在财务核算过程中及其间任何正式文件，对日后实际工作和分析具有一定查考价值的文件，才有必要作为档案保存；6.3 档案的5、归档符合档案管理条件的文件在处理或使用完毕后，于规定的期限内办理归档手续。档案管理人员应指导、协助经办人执行归档签核程序，归档填写档案管理申请表。档案编码a各种档案依照类别码和顺序码组合而成的编码进行管理；b类别码就是用“A、B、C”分别代表会计档案、管理档案、其他档案，二级别用括号中加注该类别简称来区分；c顺序码的编制以资料归档时最大的数量单位为基础，如记账凭证归档，最大的数量单位是盒，广告合同归档，最大的数量单位是份等。顺序码的编制共有三种形式：年度(盒数总盒数)、按时间顺序逐份编号、按公司统一编码；d编码对照表一级类别二级类别三级类别编码顺序码说明会计档案票据类发票、收据A（单）200X6、0X（01/XX）年月（册数/总册数）凭证类原始、记账、汇总凭证A（证）200X0X（01/XX）年月（盒数/总盒数）账簿类总账、明细帐、日记账A（账）200X（01/XX）年度（盒数/总盒数）报告类周、月、季、年A（报）200X0X（01/XX）年月（盒数/总盒数）其他类其他会计专业资料A（其）200X-01按时间顺序逐份编号数据类帐套、税务、报告电子版A（数）200X-01按时间顺序逐份编号管理档案合同协议类广告、销售、货款B（合）200X-01按时间顺序逐份编号制度类公司制度B（制）XXX按公司统一编码部门级财务规范B（制）200X-01按时间顺序逐份编号决议类董事会、股东会、其他B（决7、）200X-01按时间顺序逐份编号记录类独立事项汇总文件等B（记）200X-01按时间顺序逐份编号书刊类报纸（剪报）B（刊）200X-01按时间顺序逐份编号其他类呈批件等B（其）200X-01按时间顺序逐份编号其他档案所有类C200X-01按时间顺序逐份编号归档时间一级类别二级类别三级类别归档时间立卷时间会计档案票据类发票次月月末按月立卷收据次月月末按月立卷凭证类原始、记账、汇总凭证次月月末按月立卷账簿类总账、明细帐、日记账等次年2月末按年立卷报告类周报、月报、年报出具报告的次月末按月立卷其他类其他会计专业资料等使用完毕后30天内按年立卷数据类帐套、税务等备份形成后30天内按年立卷管理档案合同8、协议类广告、销售、贷款、租赁等使用完毕后30天内按年立卷制度类部门内部规范形成后30天内按年立卷决议类董事会、股东会等决议形成后30天内按年立卷记录类独立事项汇总文件等形成后30天内按年立卷书刊类报纸（剪报）书刊等取得时其他类呈批件形成或使用完毕后30天内按年立卷其他档案形成或使用完毕后30天内按年立卷6.3.3 档案审核与整理a应保证归档资料为原件且为有效文件；b应注意核对文件资料与档案管理申请表中所列明细是否相符；c归档文件应整洁、无损坏；d汇总归档的文件应进行初步的整理与装订。6.4 档案的借阅档案为公司内部使用，原则上不得借出，有特殊需要，须按财务核决权限获得相应审批人批准后，方可借阅9、：6.4.1 外部借阅档案时应持有单位正式介绍信，按财务核决权限获得相应审批人批准后，方可办理借阅手续；6.4.2 公司内部人员借阅会计档案时，按财务核决权限获得相应审批人批准后，办理借阅手续；6.4.3 办理借阅手续，借阅人应认真填写档案借阅登记表，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚；6.4.4 借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。6.5档案的保管6.5.1 财务部存放会计档案的时限为一年，即在第二年开始时，移交给档案管理部门第一年会计档案，始终保证上一年度的文件在财务部门保存，但不得由出纳保管；6.5.2 管理档案及其他档案一般情况下是10、在财务部门存放管理，特殊文件或地域条件不允许存放的可根据需要交由档案管理部门保管；6.5.3 超过规定保管期限的会计档案，由财务部档案管理员提出上交申请，填写档案上交申请表，经财务经理同意后，上交档案管理部门，双方办理交接手续:a. 开列清册、填写移交清单；b. 交接人员按移交清册和移交清单项目核查无误后签章；6.5.4 会计档案的保管期限各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如2005年度终了日为12月31 日，保管期限按2006年元月1日开始计算。序号档案名称保管期限备 注一会计凭证类1原始凭证15年3记帐凭证15年4汇11、总凭证15年二会计帐簿类5总帐15年包括日记总帐6明细帐15年7日记帐15年现金和银行存款日记帐保管25年8固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年9辅助帐簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告11月、季度财务报告5年包括文字分析12年度财务报告永久包括文字分析四其他类13会计移交清册15年14会计档案保管清册永久15会计档案销毁清册永久16银行余额调节表5年17银行对帐单5年6.6 档案的销毁6.6.1会计档案保管期满需要销毁时，由档案管理部门提出销毁意见,填列档案销毁审批表，须按照财务核决权限报批准后，会同有关部门共同鉴定，严格审查；6.6.2 会计档案保管期满，但其中未了结的债权12、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；6.6.3 销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对。销毁会计档案时应由档案部门和财务部共同派员监销。会计档案销毁后，经办人在档案销毁审批表上签章，注明已销毁字样和销毁日期以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报财务经理，一份入档案备查。7.0 相关/支持性文件：无 8.0 附件：8.1 档案管理申请表8.2 档案上交申请表8.3 移交清单8.4 档案上交清册8.5 档案借阅登记表8.6 档案销毁审批表附件 8.1 档案管理申请表档案管理申请表申请单编号 申请人申请时间文件说明： 文件名称： 期13、间说明： 文件数量： 其 他： 送交人签字： 年 月 日财务经理意见： 签字： 年 月 日档案管理员确认：1、文件是否完整 是 否2、文件是否无损坏 是 否3、文件说明审核无误 是 否4、文件类别：会计档案 票据类 凭证类 账簿类 报告类 数据类 其他类 管理档案 合同类 协议类 制度类 决议类 纪录类 书刊类载 其他类 数据类 其他档案5、文件编码： （ ） 签 字： 年 月 日附件 8.2 档案上交申请表档案上交申请表 申请单编号 申请人申请时间上交档案主要内容：财务经理意见： 签字： 年 月 日备 注附件 8.3 移交清单移交清单交出人签名接收人签名监交人签名日期日期日期序号资料名称单位14、数量备注附件 8.4 档案上交清册 档案上交清册上交时间主要文件上交申请单编号交接清单编号附件 8.5 档案借阅登记表档案借阅登记表编号： 年 月 日借阅人部门借阅日期密级档号归还日期案卷或文件名称、数量备注总经理审批主管审批经办人附件 8.6 档案销毁审批表申请人申请时间销毁文件名称：类别：会计档案 票据类 凭证类 账簿类 报告类 数据类 其他类 管理档案 合同类 协议类 制度类 决议类 纪录类 书刊类载 其他类 数据类 其他档案销毁原因说明： 销毁方式：财务经理意见： 签字： 年 月 日财务总监意见： 签字： 年 月 日实际销毁记录：时间： 年 月 日其他事项说明：销毁人签字： 监销人签字： 年 月 日 年 月 日档案销毁审批表