1、公司新材料综合管理部档案室规章制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案室规章管理制度第一章 总则一、目的1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。2、公司档案,是指公司过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图标、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声象、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律2、不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。4、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。第二章 档案归档二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告3、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。7、工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造假、工程管理（变更、进度控制、质量空hi）、工程验收、工程报批资料等。8、合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。9、设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、QC部设备等。10、员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。11、供应商档案四、归档时间1、 各类证照、批4、件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续。2、 设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档。3、 员工培训类资料按月归档，于每月25日之后至次月5日之前到档案室办理归档手续。4、 计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续。5、 供应商档案按每年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续。6、 记录文件，辅助记录半年归档一次，其他记录文件每年归档一次。7、 批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前5、到档案室办理归档手续。8、 未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。五、归档份数1、原件全部归档，并注明份数、出处。2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。六、档案要求1、 由档案室和各部门指定派一名专人负责归档事宜。2、 对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。3、 文件必须通过系统整理后再归档。4、 文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。5、 案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。6、 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在6、后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。7、 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。8、 档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。9、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。七、归档手续各类文件归档时，归档部门应填写文件归档单一式二份，由归档部门负责人和总经办审批，归档部门和档案室各留一份，以备查考。由档案员填写文件归档登记簿，贵当然和档案员共同签字确认。第三章 档案的收集与整理八、档案的收集7、1、 由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。2、 由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。3、 收集时要保证档案的质量，如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。九、档案的整理1、 档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。2、 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。第四章 档案建档十、分类梳理归档的资料，由档案员分类、编号、于文件归档的当天入库，并建立档案明细台账十一、档案专用章所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，8、每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。十二、 档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。十三、 检索目录所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。十四、 电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。第五章 档案使用和归还十五、档案使用1、 文件复印：由使用人填写档案复印件登记簿，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。2、 借出已加盖档案9、专用章的复印件：由使用人填写档案借出登记簿，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。3、 借阅原始文件：由使用人填写档案借阅登记簿，经部门负责人批准，于档案室制定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。4、 外单位借出档案时，由使用人填写档案借出登记簿，须经总经理批准后方可使用。5、 按规定审批，由当事人和档案员在相应登记簿上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。十六、档案归10、还1、 档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在档案借出登记簿登记，并由使用人和档案员分别签字确认。2、 发生损坏、丢失的，对使用人处以200-100元/人/件的罚款；造成损失的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。3、 档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。十七、档案保管与检查1、 公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门或个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。2、 每月底，由综合部负11、责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案元共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写档案清查记录。3、 档案管理应账实相符，档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。十八、档案的销毁1、 对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写档案销毁申请表，并制作档案销毁清册，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。2、 档案员进行档案销毁，QA和档案归档部门各指派一人进行监销，档案销毁须协同保卫部门共同处理。3、 档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情12、况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。十九、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。二十、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写借阅单,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。 3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借,必须专人专用。 7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。xx新材料综合管理部年10月