1、中学学校综合档案室管理制度及岗位职责编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 综合档案室管理制度第一章 总 则第一条 为了加强学校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化、标准化、科学化、现代化，不断提高科学管理水平，更好地为学校教育、教学工作服务，为社会主义现代化建设服务，为完整准确地保存积累珍贵的历史记录，根据中华人民共和国档案法和浙江省普通中学和中专职业技术学校档案管理暂行规定等有关规定，结合我校实际情况，特制定本规定。第二条 学校在各项工作、活动中形成的具有利用保存价值的档案，其构成以文书档案为主体，包括教学、会计2、科技、教师业务档案等等，都属综合档案室统一集中管理的范围。第三条 学校档案工作是学校整体工作不可缺少的环节，是提高学校工作效率和进行教改的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要内容，是评估一所学校科学管理和教学教改工作水平的重要标准之一。学校要切实加强领导，把档案工作纳入学校工作的议事日程和整体发展规则。第二章 体制和职责第四条 学校综合档案室工作由一名副校长分管，隶属学校办公室领导，设一名专职档案员管理，并确定适当的兼职档案人员，并建立档案鉴定小组。第五条 学校综合档案室的基本任务与主要职责：、贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策及法规，建立健全档案工作各项规章制度。、维护档案的完整与3、安全，集中统一管理本校党支部、校长室、教务处、政教处、教科处、总务处、工会、共青团、学生会组织、校办厂等部门历年形成的全部档案。、做好档案的收集、整理、保管、签发、利用和统计等各项工作，编制各种检索工具，编写案卷序言、全宗介绍、组织沿革、大事记、年鉴、校史以及汇编专题资料，积极提供资料，为学校各项工作服务。、督促、指导本校各部门和有关人员做好文件材料的收集、积累、整理工作，并及时立卷归档，对各部门的档案整理工作实行监督和指导。、按国家有关规定，定期向县档案馆移交档案。、组织有关人员学习档案业务知识，总结经验，不断提高档案工作人员的业务能力和理论水平，尽量延长档案的使用寿命，更好地为社会主义现代4、化建设服务。第三章 档案和管理第六条 归档范围：凡是记载和反映学校主要职能活动，具有保存价值的各种类型（文书、教学、会计、科研、教师业务文件材料、党政管理等）各种形式（文字、图书、声像、实物）的历史记录都应归档。第七条 学校办公室、教务处、政教处、教科处、总务处、团委、校办工厂等各处室各部门要按照各自的工作职能和归档范围（见附件）指定专人收集、积累、整理有关文件材料，然后由文书档案员统一立卷归档（会计档案由财会人员立卷），交综合档案室集中管理。第八条 各种文件材料归档的基本要求：、教学档案：按教学年度（一般月日至次年月日）结合问题分类组卷，一年编一个案卷大流水号。、文书档案、会计档案，按年度（5、月日至月日）结合形成分类，即按报表、帐簿、凭证分别组卷，一年编一年案卷流水号，在财会室保存一年后移交档案室。、科技档案，主要指基建、设备、校办厂产品和教研档案。一般可按工程竣工，产品投产、设备验收和教研课题完成后归档，按基建、产品、设备、教研档案分类、组卷、编号。、教师业务档案，以个人为单位组卷、编号、教师调动时应寄往调入单位。第四章 保管和利用第九条 综合档案室对各类档案要做好登记、统计、分类、编目和整理、鉴定工作，做到存放有序、查找方便、保管期限划分得当。第十条 严格执行安全和保密制度。综合档案室根据保存档案资料的数量，放置专用库房和柜箱存放，库房要坚固、通风。并有防火、防潮、防光、防高温6、防蛀、防有害生物、防盗等措施。保持库房良好的温湿度，档案人员要定期检查情况，发现问题及时汇报，并采取积极有效措施，以确保档案的安全。第十一条 档案人员必须熟悉所藏档案的情况，主动了解各处室、部门对档案利用的需要，准确及时地为领导提供数据、信息和材料，认真做好提供利用工作。第十二条 所有档案根据各类的分类目录，编制案卷总目录；并根据利用工作需要逐步编制专题文件目录、卡片、汇编，积极开发档案信息资源。第十三条 调阅档案必须按规定办理手续，档案人员在向利用者提供档案的同时,要进行登记,并请利用者在档案利用效果登记簿上签名， 外单位来借阅档案，要经校办主任或校长批准。第十四条 档案管理人员应按规定填7、写档案收进、移交清单，每年准确编制档案工作情况统计表，及时向业务主管部门上报档案。第五章 档案的鉴定和销毁第十五条 根据国家有关档案保管期限的规定，制定本校各类档案保管期限表，档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种。第十六条 各类档案的鉴定，由分管领导和档案网络人员参加的鉴定小组直接进行。第十七条 销毁档案必须严格掌握，谨慎从事。销毁前要造具清册。提出销毁报告。经分管领导审批，并报市教委和档案局备案。销毁要严格执行保密规定，任何人不得随意进行。第十八条 综合档案室向县档案局移交档案的范围和年限，按国家和县档案局的有关规定执行。 第六章 附 则第十九条 本规定是学校档案工作的指导性文件，各部门8、和个人都必须认真贯彻执行。第二十条 本规定自综合档案室建立之日起执行。档案室管理制度 一、学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。档案室要主动搜集档案资料，为学校领导分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，提供准确、可靠的依据。学校成立档案管理领导小组，办公室主任任组长，配备专职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。 二、学校建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、人事档案、基建档案、财物档案、荣誉档案、学籍档案、健康档案、体育档案等。 三、档案室要制定档案文件资料收集细目，各处室要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档9、建档。 四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。 五、严格完善归档制度。档案员和各处室要按照国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。 六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。 七、档案员要按时向上级呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。 八、校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍10、信，经学校主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。 九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。 十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁烟火，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。分管档案工作领导职责 一、组织本单位学习、宣传、贯彻执行中华人民共和国档案法和上级及地方档案行政管理部门关于档案工作的各项方针、政策、法规的活动。二、加强对本单位档案工作的领导，把11、档案工作纳入本单位的整体发展规划，并列入本单位议事日程，督促分管部门按上级、地方和本单位档案部门要求做好应做的工作。三、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件中，使档案工作与本单位的各项工作协调发展。四、对本单位档案管理工作负全面的领导责任。五、对档案管理工作做出显著成绩的给予奖励，对违反有关规定的给予处罚。（三）档案室工作人员职责档案管理人员受办公室主任领导，其主要职责是：一、根据档案法和学校要求，负责各类档案资料的收集、建档、登记和保管工作。二、指导、督促各处室作好档案的收集、鉴别、立卷工作，及时接收，分类保管。三、12、编制配套的检索工具，以方便快捷查阅档案材料，为教育教学服务。四、严格遵守档案管理制度，未经主管领导批准，不得撤擅自外借或让他人查阅、摘录、复印档案资料。五、主动积极搜集有关学校发展的档案资料，作到眼勤、口勤、手勤、腿勤。六、 认真贯彻保密制度，加强安全防范措施，搞好档案室卫生，做好防火、防盗、防霉、防虫、防晒、防鼠等工作。二、每学期按归档范围整理一次，每学年在下一学年度开学初进行检查。凡按归档范围应归档而未收集归档的，必须追齐归档组卷，保证订装及归档的质量。三、对损坏的档案材料要及时修补或复制。四、当年档案整理好后，必须按年份、保管期限、类别排列编号存入档案室。（四）学校档案工作管理制度一、学13、校档案工作是学校工作的重要组成部分。校领导和办公室应把学校档案工作列入议事日程，加强具体指导，配备专兼职档案人员，并指导、监督、检查其工作，定期研究解决管理档案所需的设备和经费等问题，保证档案工作的正常发展。二、学校档案工作实行统一领导，集中管理，学校教育教学等活动形成的全部文件材料，统一由档案室管理。三、坚持文书部门立卷制度。学校工作活动中形成的文件材料，由有关部门收集、分类、整理，于第二年四月份移交档案室归档保存，并提供利用。四、根据上级档案管理部门的规定，档案室应编制本校的档案分类大纲，文件材料归档不归档范围和档案保管期限表等基本规范，依照执行。五、档案库房与办公室两分开，库房应当坚固、14、干燥、阴凉并配置防盗、防火、防虫、防潮、防光、防高温等设施，定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。六、为了方便利用，档案室应编制档案目录，索引等检索工具，编写大事记、组织改革，基础数字汇集，重要会议简介等参考资料，编纂重要文件汇集。七、档案室要搞好服务，经常了解本校的工作任务和利用要求，积极开展档案的利用工作，及时收集利用效果。档案人员调动工作时，必须办理档案移交手续。档案室主任职责 一、在分管校长的领导下，组织档案人员学习档案法和上级有关档案工作的条例、规定和指示，努力完成档案室的各项工作任务。二、组织档案人员学习党和国家的方针、政策和法规、学习专业业务知识，不断提高工作能力和政治业务水平15、。三、负责制订档案室的工作计划、目标管理内容、监督检查档案室工作。四、按照档案法，组织拟定和修订档案工作的各项管理制度，定期检查执行落实情况。五、在本职权范围内审批档案的查阅、借阅案卷，积极组织档案人员做好档案信息的开发利用工作。六、组织本单位专职、兼职档案人员的业务培训和本台各部门及下属单位档案业务监督、指导与检查工作。专职档案人员岗位责任制 一、努力学习马列主义、毛泽东思想、不断提高政治素质、政策水平，全心全意为人民服务。二、认真学习、宣传、贯彻执行档案法及党和国家关于档案工作的方针、政策、法规，自觉接受上级及地方档案行政管理部门的监督与指导。三、热爱本职工作、忠于职守、遵守纪律、努力学习16、档案专业知识，不断提高档案的科学管理水平。四、负责本单位文件材料的收集、整理、立卷、归档与保管工作。五、积极开展档案利用服务工作，编制必要的、简便实用的检索工具，撰写本单位的档案资料编研材料。六、根据单位年度工作计划和重大活动安排情况制定主动提供档案利用服务的计划，定期发放归档文件目录、大事记、档案利用事例汇编等档案信息。七、严格遵守档案管理制度，严守党和国家秘密。八、坚持原则，严格遵守档案工作各项规章制度，对违反档案工作规章制度的行为，档案人员应予以制止或纠正，并及时向领导汇报采取有效措施。文件材料整理归档制度 一、本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门收集齐全，并进17、行整理、立卷，定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。二、归档范围凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围，具体内容详见本单位的档案分类类目、基本归档范围和保管期限表。三、归档时间各部门要按时收集、整理各类文件材料。文书档案应归档文件材料在次年三月底前收集齐全，六月底前整理归档完毕。教学档案应在每年12月底前完成上一学年度教学档案的立卷工作，并向学校综合档案室移交统一保管。会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一18、年，期满后，由会计机构编制移交清册，移交综合档案室统一保管。基建档案在工程竣工后三个月内归档。业务档案在项目结束后归档。仪器设备档案、声像档案和实物档案随时归档。采用逻辑归档的电子文件实时进行，并定期完成物理归档，采用物理归档的电子文件定期进行，具体按南通市电子文件归档与管理规范实施细则（试行）的要求执行。四、归档要求凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备，手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，打印件采用激光打印机，电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷默打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查19、材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明（内容、时间、地点、人物、拍摄者），音像带要附内容提要和解说词，电子文件要求真实、完整，并准确说明配套的软硬件环境，且使用标准化的文件格式。五、归档份数本单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇编”。基建档案本单位必须保存一套原件。电子档案脱机保存三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。其他各类档案均归档一份。六、归档手续 各部门整理归档后按规定移交综合档案室，并履行交接手续、填写20、交接清单，交接双方在清单上签字，以备查。档案保管制度 一、严格执行档案法有关加强档案管理的要求，增强法制观念，依法办事，保管好本单位的全部档案。二、档案与档案库房由专人管理，无关人员不得擅自进入档案库房。三、及时做好档案资料的收进和移出登记，建立健全档案工作基本情况台帐。四、定期检查档案的保管状况，对破损或变质的档案及时修补，复制或作其它技术处理。五、切实采取措施，做好档案库房的防潮、防火、防霉、防尘、防高温、防盗、防光、防虫、防磁等安全保护工作。六、库房要保持整洁、档案柜箱排列整齐统一。七、定期做好温、湿度的测记工作，并发现问题及时采取有效措施进行处理。八、定期检查档案保管设施，做好设备的维21、护工作，确保器械正常运行。档案鉴定销毁制度 一、建立本单位档案鉴定销毁领导小组，档案鉴定销毁领导小组负责对已到期的各类档案进行鉴定、审核、销毁工作。二、根据国家档案局对档案保管期限的有关规定，制定本单位各类档案保管期限表。并准确判定档案的存毁。三、鉴定工作由鉴定小组负责。对已到保管期限的档案，应逐卷逐件进行鉴定；具有继续保存价值的档案材料，要重新确定保管期限，组卷保存；确已失去保存价值的档案材料，要编制销毁清册一式两份，报本单位主管领导批准后方可销毁。四、编制档案鉴定工作方案与鉴定工作报告。五、鉴定工作原则上每年进行一次，销毁剔除档案，必须由两个以上在指定地点由专人销毁，并在销毁清册上签署姓名22、和销毁日期。六、非经档案鉴定小组审核批准，严禁任何人、任何部门擅自销毁各类档案材料。档案保密制度 一、档案人员必须严格遵守保密纪律，自觉执行中华人民共和国保密法以及党和国家规定的各项保密制度，依法办事。二、档案人员必须加强自身修养，牢固树立保密意识，忠于职守，不将档案带到公共场所，不将档案带回家中，不得与无关人员谈论档案内容。三、对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提供和扩大使用范围，确保档案资料的政治安全，不发生档案资料被窃和失密事故。四、查阅保密档案，必须严格执行审批手续，非经本单位领导批准不得调阅。五、本室档案一般不得外借，只限在阅档室查阅，如确需借出室外，须经分管领导批准；在查阅23、中，如需复印、摘抄档案内容的，需经档案管理人员同意，并由专人负责保管，利用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容，以确保档案安全。六、外单位查阅本单位档案，必须持有单位介绍信，否则不予接待。要摘抄或复制有关档案内容的，需经本单位分管领导批准，摘抄或复制内容需经档案工作人员审核，有保密内容的，利用者必须送所在单位文书处理人员进行登记。七、查找提供档案一律由档案人员进行，非档案人员严禁进入库房内。八、档案材料的转递可按机要文件转递要求办理。九、经鉴定需销毁的保密文件资料，必须编造清册，经领导批准后按保密规定统一组织销毁。十、发生泄密事件，及时上报，立即追查，视情节轻重进行处理。档案利用制度 一、本单24、位领导和各职能部门因工作需要，均可查阅本室的档案。二、查阅本部门职能工作的档案，需经本部门负责人批准后方可查阅；查阅非本部门职能工作的档案及单位会议记录、纪要（党组、办公会议）需经分管领导批准后方可查阅。三、外单位查阅本单位档案，需持单位介绍信，经分管领导审批后方可查阅。四、档案一般限在阅档室使用，确因工作需要借出使用，必须经分管领导批准，一次借出数量不得超过一卷并在一周内归还。五、查（借）阅本室档案，必须履行借阅登记手续，并及时向档案室反馈利用效果。档案人员应做好档案利用情况的记载和统计，并在年底汇编利用效果典型事例。六、阅档人员必须爱护档案，不得私拆、损坏、污染、涂改档案。七、阅档人员不得阅看或摘抄查阅范围以外的档案。档案人员对阅档人摘抄的材料应予以认真核对。八、凡需要复制、摘抄的档案，必需加盖公章，方可生效。