1、石油化工企业项目施工过程文件资料管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 范围本标准规定了项目施工过程文件资料管理的主要内容和要求。本标准适用于XX石油化工工程公司（简称LPEC）承担的工程施工项目。2 引用文件石油化工工程建设交工技术文件规定石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定3 主要职责3.1 施工经理负责组织项目施工文件资料管理；组织向LPEC档案馆、施工管理部归档，并组织将工程建设交工技术文件向顾客移交。3.2 施工文档工程师在各施工专业工程师的协助下，负责整理、编制、装订、归档和移交工作。4 管理内2、容4.1 建立文件资料管理卷册a) 在项目施工开始时，施工经理组织施工文档工程师按照08AQS202项目文件和资料控制程序要求，建立施工项目文件和资料管理卷册和文件资料管理台帐；建立文件资料编号规则；b) 施工经理组织按照SH3503石油化工工程建设交工技术文件规定、SH/T3543石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定、GB/T50328建设工程文件归档整理规范及工程所在地建筑工程交工技术文件编制规定等编制“项目工程建设项目交工技术文件编制规定”，报顾客审批；c) 要求施工分包方按照“项目工程建设项目交工技术文件编制规定”编制施工过程文件资料，并正确选用项目文件资料编号及相关标准表格。4.3、2 接收a) 接收到的文件资料要登记台帐，记录接收时间、内容、编号、送文单位或人员、文件产生源单位或部门，并对文件进行分类编号；b) 对接收的文件资料进行符合性检查，如有不规范情况，应暂不接收，并及时提示有关单位、部门或人员进行修改；c) 外来文件按01AQS306外来文件和资料管理规定进行接收及处理。4.3 发送a) 施工文档工程师确认需发送文件资料的完整性、正确性和及时性；b) 所有发送的文件资料应有编号；c) 编制发送登记表，按规定发送到有关单位、部门及人员，并要求接收人签收。4.4 传阅及处理a) 对需要传阅及处理的文件，由施工经理在传阅处理表上签批处理意见送相关人员办理；b) 办理人4、员负责实施、检查、督促文件要求的落实情况，并在“处理结果”栏签注；c) 施工文档工程师督促、检查文件的及时返回和闭合情况。4.5 保管a) 文件资料的保管应设有专用资料室，分类存入专业文件夹和文件柜内；b) 保管环境应具备防火、防盗、防晒、防虫、防尘、防潮等安全措施；c) 文件资料的放置应保持其相互联系，便于查阅。4.6 借阅及复印a) 使用人员需借阅或复印施工文档时，应由施工经理签批。b) 借阅人员在借阅文件资料时，应认真检查所借的文件资料，如有异常现象，及时提示文档工程师进行处理； c) 借阅人员对文件资料负责借阅期间的保管责任与安全责任，发生丢失、损坏现象，应及时报告施工经理。d) 因工5、作需要，文档工程师有权提前催还，借阅人员应配合。 4.7 汇编a) 施工经理组织施工文档工程师及相关施工专业工程师，根据文件资料形成的规律、数量，合理组织卷册；b) 检查文件资料的完整性，并编制文件资料的卷内目录。4.8 移交及归档a) 向LPEC档案馆归档的文件资料，由施工经理组织施工文档工程师及相关施工专业工程师，按照附录A项目施工文件资料归档目录及要求在项目上整理完毕，直接向LPEC档案馆归档；b) 向LPEC施工管理部归档的文件资料，由施工经理组织施工文档工程师及相关施工专业工程师，按照附录A项目施工文件资料归档目录及要求扫描相关文件资料，直接传送至施工管理部Documentum管理平6、台；c) 向顾客移交的文件资料，由LPEC施工文档工程师负责移交至施工分包方，由施工分包方汇编入工程建设交工技术文件。5 文件资料编制及要求5.1 在施工管理过程中，施工文档工程师及相关施工专业工程师应及时整理和收集施工过程文件资料，保证文件资料编制与工程进度同步。5.2 分类和组卷a) 分类和组卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；b) 卷内不能有重复文件，不同载体的文件一般应分别组卷；c) 应按照分类方案和排列顺序逐件、逐页编号；d) 应编制案卷封面、卷内目录，并划分保管期限；e) 文件按件号顺序装入档案盒，填写盒脊及备考表，并在备考表上签署姓名、日7、期。5.3 一般质量要求a) 文件资料的内容必须真实、正确，与工程实际相符；b) 文件资料一律采用计算机编制打印，由责任人使用碳素墨水的书写工具签字确认，不得使用铅笔、圆珠笔和易褪色的墨水填写和绘制，且应做到字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续齐备；c) 每册文件一般应包括封面、文件目录、备考表；封面、文件目录、备考表格式按工程所采用的规范和规定要求执行；d) 卷内文件均按书写内容的页面编号，每一自然册单独编号；页号从“1”开始；单面有内容的文件页号编在右下角，双面有内容的文件，正面页号在右下角，背面页号在左下角；折叠后的图纸页号一律编在右下角；文件封面、目录、备考表不编页号；e) 文件8、资料应采用能够长期保存的、韧性大、耐久性强的、不低于70克的白色纸张制作，幅面尺寸规格为A4幅面，其页边距设置为左30mm，上20mm，下20mm，右20mm，字体为标准宋体字；小于A4幅面或破损的资料必须用A4幅面白纸托裱；f) 资料装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，装订时必须剔除金属物；文字资料装订厚度一般不得超过40mm；g) 项目或顾客有特殊要求时，按商定的要求执行。6 审查验收6.1 审查验收内容a) 归档和移交的文件资料内容必须真实、齐全、系统、完整，能准确反映工程实际状况；b) 组卷、编目、装订符合质量要求；c) 需单位和个人签章的文件，其签章手续完备；d) 文件材质、9、幅面、书写、绘图、托裱等符合质量和相关规定要求。6.2 审查验收步骤a) 向施工管理部提交的文件资料，随着工程进展，及时扫描传递至施工管理部Documentum管理平台，由施工管理部定期组织审查验收，对不合格的文件，通知项目施工部进行整改；b) 向LPEC档案馆归档的文件资料，编制完成后，由施工经理组织施工文档工程师和相关施工专业工程师进行审查，合格后，提交LPEC档案馆审查验收；c) 由施工分包方编制向顾客移交的工程建设交工技术文件：1) 施工分包方编制完成后，经其项目有关专业技术人员审查和技术负责人审核后，提请LPEC项目审查；2) 施工经理组织相关人员按照“项目工程建设项目交工技术文件编10、制规定”的要求对本交工技术文件内容进行审查；施工文档工程师对交工技术文件进行符合性审查；3) 审查中发现的问题，要求施工分包方整改；4) 施工分包方根据LPEC审查意见进行整改完成后，施工经理组织相关专业工程师再次检查合格后，提请由顾客审查；问题反馈给施工分包方进行整改；5) 交工技术文件经顾客审查通过后，施工分包方才可进行装订工作。7 归档或移交要求7.1 归档时间和份数a) 文件资料归档一般应在工程项目结束后3个月内编制完成并归档或移交；b) 向LPEC档案馆提交纸质文件资料1份、电子版1套；c) 向施工管理部提交电子版1套；d) 向顾客移交的按照工程总承包合同约定执行。7.2 签收a) 11、对向LPEC档案馆归档的文件资料，经档案管理人员审查验收合格后，施工文档工程师应按照规定要求，填写存档卡片一式两份；协助档案管理人员核对存档资料的内容、名称、数量是否与存档卡片及目录清单一致；归档完成后，存档卡片一份交档案馆，一份存施工管理部；b) 向顾客移交的工程建设交工技术文件：1) 施工经理组织施工文档工程师和施工分包方按合同约定的份数向顾客移交；2) 经顾客审查验收合格后，施工文档工程师应按照规定要求，填写目录清单一式两份；协助顾客核对移交资料的内容、名称、数量是否与目录清单一致；3) 顾客接收完成后，应在工程建设交工技术文件移交证书签字盖章；工程建设交工技术文件移交证书一份交顾客，一12、份存LPEC档案馆。附录A：项目施工文件资料归档目录及要求项目施工文件资料归档目录及要求07AQS312-2008第 1 页 共 2 页序号册号归档文件归档要求保存单位封面卷内目录页号备考表装订档案盒脊背彩色扫描建设单位公司档案馆施工管理部1施工分包合同及附件原件副本2施工招标及过程文件彩色扫描件3施工分包方投标文件彩色扫描件4项目施工/HSE实施计划原件彩色扫描件5开工报告原件彩色扫描件6工程中间交接证书原件彩色扫描件7联动试运行合格证书原件彩色扫描件8工程交工证书原件彩色扫描件9交工技术文件合格证书原件彩色扫描件10重大质量及HSE事故处理资料原件彩色扫描件11工程质量评定资料（单位工程）原件彩色扫描件12施工组织设计及施工方案彩色扫描件13施工/HSE管理规定彩色扫描件14施工/HSE月报彩色扫描件15施工/HSE会议纪要彩色扫描件16施工过程质量/HSE监测记录原件及扫描件17对施工分包方的评价原件及扫描件18顾客评价表原件彩色扫描件19施工/HSE完工报告原件彩色扫描件20设计修改通知单21竣工图原件原件22交工技术文件原件彩色扫描件验收资料原件23有保存价值的音、影像原件或电子版电子版24省部级颁发的有关实物档案原件清单及照片 备注：