1、商贸有限公司商品仓库管理制度及流程编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、 仓 库 管 理 制 度为了保障公司库存商品的安全与完整、降低仓库管理成本、以免造成商品积压与资金浪费，特制定本制度，要求有关部门严格遵照执行。一、 采购入库管理：1、 商品采购主要分为日常备货采购和业务员要求采购备货两类。日常备货采购指业务部根据仓库商品库存和市场行情主动备货，采购计划单由业务部下；业务员要求采购备货是指业务员根据销售需要向业务部提出采购备货，采购计划单仍由业务部下，但业务员必须在计划清单签字确认。2、 计划员根据库存、上月销售2、制定采购计划，经库管、业务经理、总经理批准生效。业务部内勤审批后采购计划单，输入产生采购订货单（一式四联，一联存根，一联仓库，一联业务部，一联财务会计），并在采购计划单上加盖“已录”章，然后由业务部经理负责对采购计划单和采购订单进行审核，审核通过后签字，报送主管副总经理存档。3、 仓库管理员根据审核无误的采购订单，才可办理物资入库手续。入库时仓库负责清点实物数量，进行外观验收，同时要关注商品的价格、规格、型号、数量是否与采购订货单一致，货物名称及编号是否统一，如有异常，应及时通知经办人员改正，否则拒绝入库。一切正常在随货同行单上签字确认。4、 仓库将实物清点入库后，应在实物上贴上标明商品编码、3、名称、规格型号、批次的标签。填写手工入库单（一式两联，一联存根，一联财务）。5、 业务部内勤根据核手工入库单和对无误的随货同行单生成用友系统入库单并打印，入库单一式两联，一联存根，一联仓库，一联计划员，一联业务会计。6、 业务部内勤负责编制、打印、报送入库月报表。7、 仓库每日及时核对入库单、采购订单，并与入库月报表核对，有误后通知内勤及时处理。8、 禁止虚开无实物的入库单，一经发现严格处理。附件：采购入库流程二、 销售出库管理1、 业务员在当日16：30（随时通过微信报送销售预订清单）之前填写次日的销售预订清单，报送业务部内勤。销售预订清单一式两联，一联业务员、一联业务部内勤。2、 业务员必4、须完好保管所有销售销售预订单，以便与财务和客户结算、备查，否则后果自负。3、 业务部内勤审核销售预订清单后，输入生成一式五联销售出货单（一联存根、一联仓库，一联财务、一联物流，一联业客户，）。并在销售预订清单上加盖“已录”。 4、 仓库管理员根据销售出货单，才可办理物资出库手续，并按其规格、型号、数量及时配货。在商品出库时要关注商品的规格、型号与销售出货单是否一致，审批程序是否符合规定，货物名称及编号是否统一，如有异常，应及时通知经办人员改正，否则拒绝出库，出库时应特别关注低于最低售价的商品，无总经理签字不得放行。5、 物流拿销售出货单到仓库提货，仓库管理员在销售出货单上加盖“货已发”章。按地5、址及时配送，送到客户签字确认，收款或打欠条（打欠条必须与业务员联系，业务员认可后方可欠款），将款项交到财务出纳。业务员必须在30天内收回所下订单的款项，如果处理不及时，超过90天公司将根据订单金额每天加收5管理费。由出纳统计整理过期销售出货单管理费统计表，费用由其管理，用于集体活动。6、 出纳按销售出货单的日期及票号整理，报业务会计进行核销。7、 库管每天按销售出货单规格、型号、数量记帐，每月25日盘点一次货物，财务会计负责打印盘点单。如数量不符，经总经理批准后平库，平库表库管及经办人签字确认。8、 如因销售急需放行的商品，可采取紧急放行措施，但事后必须及时补办各项手续。9、 仓库管理员必须严6、格按照销售出货单上开具的商品名称、编码、规格、型号、数量配货、发货，违规操作造成的帐物不符等后果，由经办人承担全部责任。10、 商品出库要遵循“先进先出，调节线路”原则，以免造成呆滞、积压、过期、物流成本增加等经济损失。11、 内勤编制、打印、报送发货日报表。12、 严禁虚开无实物的出库单和无销售单出库。附件：销售出库流程 三、 企业产品推广（内、外场活动）销售管理由于企业产品推广销售情况复杂多样，特做如下规定：1、 企业产品推广根据销售需要申请销售样品，经总经理审批后，从仓库调用。2、 企业产品推广所有摆放的销售样品必须贴上商品标签标明商品编码、名称、规格型号、批次。3、 企业产品推广根据业7、务需要专门配备专车和临时销售人员。4、 销售商品时业务员负责填写销售预订清单，内勤人员依据销售预订清单输入销售出货单，物流拿销售出货单到仓库提货。活动后业务员和商家办理退货和结算手续，将销售收款或欠条，交到财务出纳。清点、验收退货后，由物流送仓库，业务员与库管负责入库清点。5、 产品推广样品可直接销售给客户，同时开发票、收钱。直接销售样品后，应于当日到仓库补办商品出库手续，并领取商品补充产品推广样品。6、 企业产品推广补办出库手续时应根据销售商品条码、名称、规格型号，确保销售出货单与实际销售商品一致。7、 产品推广如果预先知道销售时间，应提前填写销售预订单，通知内勤人员输入销售出货单；如果是预8、先无法预知的销售，客户要求马上提货，可先发货再补办出库手续。 附件：企业产品推广销售流程四、 紧急放行管理1、 因销售急需放行的商品，可采取紧急放行措施。2、 业务员根据业务需要填写销售销售预订单，提交部门经理、总经理审批。3、 仓库根据审批后的销售销售预订单，在销售预订单上加盖“紧急放行”章。4、 物流送货后，取得经客户签字确认的送货单、接收证明、欠条或现金，送出纳办理交接手续。5、 经办人必须在三天内参照销售出库管理补办销售出库手续。如果业务员没有在规定时间内补办出库手续，公司将根据销售金额按天加收1的资金占用费。6、 紧急放行物品和借用物品必须通知内勤，避免计算机系统有货，而实际仓库无货9、的现象发生。 附件：物资借用流程五、 商品赠送管理1、 商品赠送包括采购赠送和销售赠送。2、 采购赠送指公司采购商品时供货商赠送商品给我公司；销售赠送指公司业务员销售商品时赠送商品给客户。3、 仓库收到供货商提供的赠送清单时，登记采购赠送商品台帐，并将台帐和业务部提供的赠送商品入库单核销。4、 仓库清点采购赠送商品入库，并报送内勤根据订单联生成采购赠送入库单（一式四联），一联仓库、一联业务、一联财务、一联存根。5、 各部门、各业务员根据活动预算，于当月20日前制定出下月销售赠送商品预算，分小件销售赠送商品预算和大件销售赠送商品预算，经部门经理审核后，报总经理审批。6、 业务员把批准的销售赠送商10、品，填写费用申请单由部门经理审批，报总经理批准后生效。7、 由于业务发展的需要超出本年度商品赠送额度的可申请增加赠送额度，经总经理批准后执行。8、 销售赠送商品必须在销售预订单和出库单自定义栏内注明“赠送”字样，出库单上必须输入商品数量、单价、金额。9、 财务必须按月统计各业务员的销售赠送商品清单报业务会计核算。销售赠送其他程序参照销售出库管理。附件：商品赠送流程六、物资借用管理1、借用分销售借用和其他借用。销售借用特指紧急放行出库，必须经过部门主管以上领导审批才可放行，同时电话通知内勤人员做好记录，避免出现空单。并在三天内办理核销手续，参照紧急放行管理。2、其他借用包括设备借用或工具借用。311、设备外借必须经部门主管以上领导审批，并在规定时间内归还。设备不允许外借，外借由总经理审批。外借商品的遗失、损耗或报废由借用人员负责赔偿。4、借用人离职时，必须归还所借物品。借用工具的正常性损耗或报废应及时办理出库手续，并标明原因。6、仓库对借用物资应建立借用台帐。7、借条视同实物管理，丢失由责任人赔偿。对超出借用期限的各类商品，仓库必须及时催办手续，否则公司将按借用商品金额每日加收1资金占用费。对应到期未催的借条，公司对仓库作相应的处罚。8、月末仓库必须统计各部门各人员的借用清单。9、借用人离职，必须经仓库审查后才可放行。 附件：物资借用流程七、退货、更换管理 1、退货商品保质期在3个月内的12、商品有破损的、包装不全、有污迹的不予退货。内勤根据销售出货单，办理退货入库手续，生成退货单。 仓库清点退货商品，与退货单一致，将退回商品入库，并填写入库单。 业务会计将销售出货单、销售退货单配对核销、入账。 在退货过程中尽量应避免商品破损等情况。2、换货商品保质期在3个月内的、有破损的、包装不全、有污迹的不予换货。业务部根据审核批准后的销售出货单，办理换货入库手续。 仓库清点换货商品，与出货单一致，将换回商品入库，发出更换商品。 业务会计将销售出货单、销售换货单配对核销、入账。 在换货过程中尽量应避免商品破损等情况。八、 商品破损管理为规范商品管理，减少商品损耗，提高工作人员责任心，特制定本13、制度。1、仓库管理员应本着实事求是的原则，如实汇报破损情况，将破损商品放入指定的位置并如实填写xx商贸商品报损单，不得随意丢弃或隐瞒不报。2、商品外包装破损，应及时处理。3、工作人员由于工作不慎造成破损，应如实汇报；如商品单价10元，应将商品放于指定位置，并填写商品报损单。由库房管理员每天将商品报损单送交仓库负责人批准，在移交内勤打印破损出库单；如商品单价10元，库房管理员、责任人须将情况如实向负责人汇，报并自行承担损失金额。4、如工作人员知情不报，一经发现，由责任人按商品金额的2倍予以赔偿。附件：商品破损流程九、 库存管理1、 业务部应根据市场情况、预测每种商品的最高存量与最低存量。对市场难14、以准确把握的商品原则上实行零库存管理办法。对往年有销量，而季节性供货的商品，应根据销售量确定一个最低与最高存量。对低于最低存量或超过最高存量的商品，仓库要及时报告总经理。2、 仓库日常管理 物资进出仓库，都必须严格办理进出库手续。 对待检的物资作出明显的标识以便追溯。 仓库必须对库内商品出入做好账目。 严禁在库房内吸烟。3、库存商品盘点管理每月25日根据财务出具的盘点明细表对库存商品进行盘点，并与库存帐面数量进行核对，帐实不符的要分析原因，明确责任，提请有关部门处理。每日根据出入库情况对主要库存商品进行盘点，并与帐面余额核对，帐实不符的要分析原因，明确责任，提请有关部门处理。年中和年终仓库应协15、同财务部和其他有关部门对公司库存商品进行全面盘点，编制盘点表，并与帐面余额核对，帐实不符的要分析原因，明确责任，提请有关部门处理。盘点过程中应对库残次库存商品做标签，并隔离摆放。对盘赢、盘亏商品编制盘赢、盘亏商品报表，经库管、经办人、总经理审批后，做帐务处理。4、仓库现场管理仓库必须做到现场整洁有序，按先进先出制度定置摆放（可根据发货要求）按客户或商品类别做好明显标识（可采用标牌）。标牌上应标明商品的名称、编号、规格、型号批次及收、发、存情况。呆滞品、待处理品、不合格品必须与正常商品严格隔离，并做好醒目标识，并由业务部协同有关部门及时处置。库管员要做好防火、防潮、防盗工作，对库存商品的安全负责16、，否则承担相应的责任。流程图符号提示 1、 业 务 流 程 2、 票 据 流 程3、 业务或操作员4、 表 单 帐 务 处 理 5、 二、流 程一、采购入库流程业务经理：汇总销售计划，查询库存，填写采购计划清单，经库管确认、总经理批准报业务部内勤。业务员：制定销售计划 内勤根据采购计划清单生成采购订货单（一式四联）。存根、库管、总经理、供货商各一份 业务经理审核采购计划清单和订货单，批准采购。1、 参照采购退货流程办理；2、 返回业务部修改。供货单位购货发票 发 采购发票 货仓库：清点实物，进行外观验收审核是否与采购订单和随货同行单相符，确认后签字（Y/N） N Y 业务部内勤根据随货同行单生17、成入库单（一式三联），与采购定单配对，送业务会计、总经理。关联生成入库单（一式四联）表-3，与预算清单配对 返回仓库修改业务会计：审核、配对采购预算清单、入库单、采购发票，是否相符（Y/N） N Y关联生成模拟采购发票，是否有采购发票（Y/N）业务会计：根据采购发票作帐务处理业务会计：根据模拟发票作帐务处理 Y N Y二、销售出库流程业务部：内勤审核销售预定清单，是否低于最低售价，是否超过信用范围，是否有足够的存货（Y/N）输入销售出货单返回业务部修改业务部经理：批准销售订单。仓库：审核物流销售出货单，准备货源（Y/N）业务部内勤审核预售清单（一式两联）。客户：提出采购需求业务员：查询库存填写18、销售预定清单，送业务部内勤。内勤：通知物流提单。销售出货单（一式五联） N Y N Y物流送货 客户：收货单回执物流将货款或欠款条及销售出货单返回财务出纳购货发票 业务会计：审核销售出库单、收货单回执 业务会计：根据销售发票作帐务处理业务会计：根据模拟发票作帐务处理关联生成模拟销售发票，是否开具销售发票（Y/N） Y Y N Y Y三、企业产品推广销售流程仓库：审核销售出货单后发货，并在清单上加“货已发”章业务员提供销售数据，内勤根据销售数据，出销售出货清单（一式四份）。主管经理批准YN业务会计：根据销售发票作帐务处理业务会计：根据模拟发票作帐务处理关联生成模拟销售发票，是否开具销售发票（Y/19、N）业务会计：审核销售预算清单、发货单、客户签收单、销售出货单仓库：审核销售出货单，接收退回货物和销售出货单，一致后做账务处理。业务员：销售预算清单（一式两份）。业务经理：提出推广计划总经理批准四 、商品赠送流程（一）销售赠送业务员：编制商品赠送预算，报业务经理审核批示商品赠送预算清单（一式三份）返回部门修改返回业务员修改部门经理：审核商品赠送预算（Y/N） N Y 商品赠送预算批准。总经理：审批商品赠送预算 N Y出库流程与商品销售出库流程相同。（二）采购赠送供货商：通知商务赠送商品业务部：登记采购赠送明细帐仓库：采购入库清点实物，赠送商品输入其他入库单商务：核销采购赠送明细帐和其他入库单其20、他入库单（一式四联）业务会计：根据其他入库单记帐 五、 物资借用流程（一）销售借用流程：业务员：查询库存，填写销售预算清单销售预算清单（一式两联） 业务部经理：审核预算清单，是否低于最低售价，及是否超过信用范围（Y/N）返回业务员修改 N Y 仓库：审核预算清单，发货在预算清单上加盖“紧急放行”章，业务员签字。 物流送货 客户：签收商品，回执业务员：3天以内补办核销手续，参照销售出库流程。 业务会计：审核销售预算清单、销售出货单购货发票 关联生成模拟销售发票（表-6），是否开具销售发票（Y/N）业务会计：根据销售发票作帐务处理业务会计：根据模拟发票作帐务处理 N Y （二）其他借用流程：借用人21、：填写借条部门主管：审核借条（Y/N）填写设备、工具借条（一式二联），表-11返回借用人修改 N Y仓库：审核借条，备货，发货（Y/N）返回业务部修改 N 业务员：签单、提货业务员：在规定时间内归还商品,并通知仓库.仓库：清点检测后的商品,是否报废（Y/N）仓库：核销借条、归还商品按销售出库流程补办出库手续业务会计：其他应收款借用人人为损坏，由借用人支付。 N Y 六、商品更换流程（一）换货流程客户：通知继续与客户查找原因业务员：查明原因（Y/N） N Y业务员：填写更换单通部门主管：审批是否同意更换（Y/N）N业务员：将商品返回客户Y参照销售出库手续办理商品出库手续参照销售退货流程办理退货手22、续 （二）销售退货流程客户：退货通知业务员：查明原因（Y/N）继续与客户查找原因 Y N业务经理：审批，货物退回，并通知物流和仓库（Y/N） Y仓库：清点退回的实物是否相符,合格品入总仓库，不合格品入不良品库，查找批号是否我公司货物。并出具手工入库单。 内勤：查找原销售出货单，审核价格。合格后根据仓库手工入库单出退货单（一式四联）。购货发票 业务会计：审核销售出货单、销售退货单 财务部业务会计：根据红字销售发票作帐务处理关联生成模拟红字销售发票，是否有销售发票（Y/N）财务部业务会计：根据模拟销售发票作帐务处理 N YY 七、商品破损流程（一）内部破损发现破损商品库房管理员：查明原因（Y/N）23、继续查找原因，报仓库主管 N Y库房管理员：填写报损单报损人、库管、仓库负责人签字，经理审批Y库管交内勤：出机打破损出库单参照销售出库手续办理商品出库手续 三、仓库管理部门责职一、业务员1、 规范填写销售预订单，销售预订单上必须填写商品名称、规格型号、数量、金额等。2、 业务员在当日16：30之前填写次日的销售预订单报送业务部内勤。3、 业务员必须完好保管所有销售销售预订单，以便与财务和客户结算、备查，否则后果自负。4、 及时将经客户签字确认销售出货单送交业务会计核销。5、 年初制定下年度销售计划和商品赠送预算。6、 业务员应向客户书面通知本公司实际收到的退货商品名称与数量，并取得对方签字确认24、手续。7、 退货过程中尽量应避免商品包装不全、有污迹、破损等情况，及时将退货送到仓库进行质量鉴定。8、 负责将退货商品送到仓库，并办理退换手续。二、业务部1、业务部内勤审核采购预订单后输入采购订单，并在订单上加盖“已录”章，然后由业务部经理负责对销售预订单和订单进行审核。2、业务部内勤审核销售销售预订单后输入销售出货单，并在销售预订单上加盖“已录”，然后由物流、仓库对销售出货单进行审核。3、审核内部领用销售预订单，审核无误后输入订单。4、采购商品退货时应根据仓库通知退货单。5、销售商品退货时审核销售预订单和退货单。6、负责商品编码的维护工作。三、仓库1、 仓库管理员根据审核无误的采购订单，才可25、办理物资入库手续。入库时仓库负责清点实物数量，进行外观验收，同时要关注商品的价格、规格、型号、数量是否与订单一致，货物名称及编号是否统一，如有异常，应及时通知经办人员改正，否则拒绝入库。2、 根据核对无误的采购订单在随货同行单上签字，并通知业务部打印入库单。3、 每日及时配对入库单、采购订单、销售出货单，并做手工帐。4、 仓库应核对并清点退货商品，并办理退货手续。5、 采购退货商品由仓库及时通知业务部办理退货订单。6、 建立物资借用台账。7、 做好日常、定期、不定期的库存商品盘点工作8、 总仓库不定期对各仓库进行抽查盘点，账实不符的予以通报处理。9、 库必须做到现场整洁有序，按先进先出制度定置摆放（可根据发货要求）按客户或商品类别做好明显标识（可采用标牌）。标牌上应标明商品的名称、编号、规格、型号批次及收、发、存情况。10、 呆滞品、待处理品、不合格品必须与正常商品严格隔离，并做好醒目标识，并由业务部协同有关部门及时处置。11、 要做好防火、防潮、防盗工作，对库存商品的安全负责。四、业务会计1、 根据仓库提供的采购订单和采购入库单记帐。2、 每日打印上日出库单，并与销售出货单配对。3、 负责向业务员催收经客户签字的销售出货单。4、 根据销售销售出货单、退货单记帐。5、 根据仓库提供的内部设备领用订单和出库单记帐。