1、集团企业行政部门基础管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政部职责模块职责范围职责细分行政管理办公区及工位 选址租赁、装修改造、工位安排行政费用、合同 行政费用的预算、请款、支出 供应商及合同管理后勤门卡办理 办公用品采购及发放 员工宿舍管理 办公区环境、设备家具维修 会议室管理 制作物制作资产 资产申请、出入库及盘点外联 各方沟通及关系维护企业文化企业文化 企业形象墙 员工展示区 企业文化推广员工活动 俱乐部、兴趣小组 年会、活动及比赛员工福利 节日活动福利 试吃、试用、商户折扣行政制度行政制度 行政制度的完2、善及推行 员工行为纪律监督及奖惩员工行为准则办公环境及安全1. 工作时间内不从事与工作无关的事情，不在办公区域大声喧哗、争吵，不得影响他人工作；2. 讨论工作不得涉及人身攻击、侮辱性词语；3. 保持个人办公区域整洁，不破坏公共办公区域的清洁卫生；4. 会议室使用完毕，整理桌椅，擦拭白板，关闭灯和投影；5. 勤俭节约，使用双面打印，节约用水，节约使用纸巾等；6. 妥善使用公司设备及其它财物资源，不违规操作或故意损毁公司财物；7. 办公室规定的禁烟区域禁止吸烟；8. 不擅自将家属或亲友带入公司办公区域；9. 佩戴工卡（工卡将于近期发放），随手关门，如遇可疑人物请及时询问或告知行政部；10. 最后离3、开办公区的员工，负责关闭灯和门禁。着装要求1. 工作时间，可着休闲便装，衣着整洁干净，大方得体，注意个人卫生；2. 发型整洁，女员工化妆应清新、自然，不得浓妆艳抹；3. 男员工不能在办公室赤膊、拖鞋；4. 女员工不能在办公室穿吊带装、超短裙、拖鞋；5. 公司有重大活动或投资人参观时，大家应按照公司的邮件提醒着装。电话接听1. 上班时间不得随意拨打私人电话；2. 随身携带手机，在电话铃响三声之内接起电话；3. 使用“请，您”等礼貌用语，通话言简意赅；4. 对于不知名的电话，自己不能处理时，请马上将电话交给相关负责人处理，或请对方留下联系方式，让相关负责人与其联系。商业礼仪1. 在约定的时间内接待4、客人，避免迟到，有事不能按时赴约时应提前通知对方；2. 言谈举止不应伤害公司的形象和信誉；3. 根据具体情况决定恰当的送行方式。一般客人送至电梯间为宜，送行时应在客人离去后返回。4. 与同一办公地点的其他公司保持良好沟通关系；5. 不应以牺牲公司利益，来获取良好公共关系。微信群组1. 所有群组须有行政部参与并监管，即时按入离职员工名单进行员工；2. 所有工作相关群组，成员备注名须按以下格式：真实姓名（必填）-部门（选填）；3. 定期进行精简，及时解散重复、临时群组；4. 请勿讨论工作无关内容，注意信息保密处理。办公用品及耗材申领流程每月28日将由行政部发全员邮件，统计各部门下月办公用品及耗材需5、求。每月30日前各部门/市场对接人按实际需求填写附件办公用品及耗材申请表后，回复邮件至admin，抄送部门领导（无需打印，通过邮件发送电子版即可）。每月5日前将由行政部汇总需求并采购。每月8日发放办公用品及耗材。注意事项：1、 以上时间如遇节假日顺延，以邮件通知时间为准；2、 如在规定时限内未发送办公用品及耗材申请表，视为本月无相关需求，除纸巾可随用随领外，其余物品当月不再进行发放；3、 办公区日用品、打印纸将由行政部统一补给，如发现物资短缺可告知行政部人员；4、 领取表务必写明部门、人数、领取人信息，领取后需签字；5、 各市场请提前预估本月用量（包含打印纸及硒鼓墨盒），行政部将按预估数量发放6、至华鼎智地，由王顶堤市场发放至各个市场；6、 如有特殊需求，请在附件表办公用品及耗材申请表中填写，按需由行政部统一采购；如物品价值较高（除附件表中物品外，预估单价50元的物品，如U盘、移动硬盘、电暖气等），请在邮件正文中填写特殊物品申请表发送至部门领导确认，抄送行政部，写明申请原因、申请物品及规格。特殊物品申请表申请物品（规格）数量预估费用（元）申请原因使用地点时间要求申请人/部门附：办公用品及耗材申请表办公用品及耗材申请表日期: 2015.11 部门名称: 请填写 部门人数: 请填写 领取人：请填写 类别商品名称单位数量类别商品名称单位数量办公用品签字笔-0.5-按式支办公用品单页夹个签字笔7、-0.5-盖式支多页夹个签字笔芯-0.5支弹簧单夹个荧光笔支弹簧双夹个白板笔支资料册-40页个自动铅笔-0.5支按扣文件袋-A4个自动笔芯-HB0.5盒拉链袋-A4个铅笔-2B支橡皮筋袋橡皮块拉杆夹-A4个转笔刀个文件架-三联个笔 筒-网状个档案袋-A4个笔记本-A5-60页本票据袋-23cm*12cm个齐心报事贴-3*3本名片册个修正带瓶名片盒个口取纸包三联收据个胶棒支直尺-30cm把宽胶带-6CM卷计算器个透明胶条-1.2CM/个卷剪刀把双面胶-2.4CM/个卷裁纸刀把10号钉书机个耗材硒鼓-88A盒10号钉书钉盒硒鼓-12A盒起钉器个硒鼓-328盒回型针-彩色盒复印纸-A4箱回型针-普通8、盒其他纸巾包长尾夹-大盒如有其他特殊需求请填写长尾夹-中盒长尾夹-小盒固定资产管理规定（领用、转移、退还、维修、报废）固定资产范围1、 所有计算机设备（包含主机、显示器、笔记本、一体机等，不含鼠标、键盘）2、 所有电子设备及家电（包含打印机、投影仪、电话、手机、平板、摄像机、相机、冰箱、验钞机等）3、 所有办公家具（桌椅、推柜、文件柜、沙发等）4、 其余单位价值1000元（含）以上，使用寿命大于1年，且基本保持原有物质形态的物品。员工个人名下资产管理1、 员工对其领取的台式机、笔记本电脑或其他公司资产负保全责任，不允许私下转借，并禁止私自拆装设备及增减设备配置（包括硬盘、网卡、电池、光驱、电源9、适配器等）。如人为毁损造成设备无法正常工作，由责任人承担恢复设备正常工作的经济损失。2、 员工因工作需要对资产设备进行配置增减，须发送邮件至部门负责人确认，抄送行政部，由行政部负责安装更换配件。3、 员工应爱护办公区内公用设备设施，使用中出现操作故障应及时通知行政部。如发现人为损坏公物行为，由责任人承担恢复设备正常工作的经济损失。4、 行政部每季度/年将进行资产盘点，员工应积极配合公司的各项资产盘点工作，及时确认相关资产信息。5、 领用资产发生丢失、被盗时应及时通知行政部。丢失资产时，责任人须对资产的剩余使用价值进行赔偿，所有赔偿的最低赔偿金额为500元。各地及部门公用资产管理1、 每个地区须10、指定一名资产管理员，协助公司进行资产管理，由其管理及监管资产使用状况。2、 部门公用资产为用于业务部门共用或调配使用的，而非固定由某位员工长期使用的资产，责任人为当地资产管理员。3、 资产管理员监管本地区所有资产使用情况，若地区资产发生毁损、丢失，资产管理员须于24小时内将责任人和毁损、丢失原因告知行政部。4、 行政部每季度/年将进行资产盘点，资产管理员须对本地区公用资产进行盘点。5、 资产管理员离职前，须办理部门公用资产转移手续。资产领用1、 新入职员工申请资产流程：部门招聘需求通过审批后，请提前至少5个工作日，在邮件正文填写资产申请单发部门领导确认，并抄送行政部。行政经理、总经理确认后，由11、行政部对库存资产进行调剂或采购新资产。领用人领取资产后签字确认，并由领用人发送资产编号邮件至行政部。资产申请单资产类型使用部门使用地点领用人申请原因领取时间特殊需求台式机技术华鼎智地张三新员工入职11.15处理器i5，内存8G2、 员工根据业务需求申请固定资产时，流程同上。3、 各部门的资产管理员按照上述流程领取部门公用资产，该资产将记录于该名资产管理员名下。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。资产转移1、 如资产的实际使用人、使用地点或使用部门中其中任意一项发生转移变动，可办理资产转移手续。2、 资产转移流程：资产转出人向行政部所要资产转移变动表，并粘贴在邮件正文中，以邮件的方式发送12、到行政部邮箱，同时须抄送资产转入人、双方部门领导，邮件主题为“资产转移-当日日期”。资产转移变动表转出人部门转入人部门资产类型资产编号地点-地点转移原因3、 如果上述抄送的人员对资产转移有任何异议，应在一天内提出；如果没有异议，默认为上述人员均同意此次资产转移。4、 收到此邮件后，由行政部完成资产转移登记。资产退还1、 员工如因任何原因退还资产，须邮件提交资产退回申请，携带所需退还的资产到行政部办理退还手续。2、 行政部核对并检查该名员工名下资产，确认无误后，进行资产回库确认。3、 员工在办理退还资产手续时，如发现所归还的资产与系统记录的信息不符，或资产有损坏及零配件丢失的情况，使用人须承担所13、有相关费用。4、 离职员工应在最后工作日归还本人名下（以HR信息为准）的固定资产，包括但不限于：电脑、电话、门卡、推柜等，以及在工作期间领用的设备、设施。5、 如需退还业务部门公用资产，资产管理员须邮件提交资产退还申请，携带所需退还的资产到行政部办理退还手续。如发现该资产损坏、缺失零件等情况，实际发生的维修费用由业务部门承担。资产维修如发现个人资产或部门公用资产发生故障，请在邮件正文填写资产维修申请单发送至行政部邮箱。维修申请单（计算机、家具、办公设备等）资产类型资产编号（可不填）部门地点申请人故障描述资产报废及更新1、资产报废条件：a)技术性能落后，数淘汰机型，修复困难应更新换代；b)设备损14、坏不能修复或修复费用过高或接近设备净值的；c)设备继续使用，将会引起危险事故，必须更换的；d)设备质量低略或锈蚀变质不再具备使用价值的。2、报废及更新流程：员工发送报废申请邮件至行政部，经鉴定后符合报废条件的资产，经部门领导确认后，将该资产退回行政部。员工重新领用资产，须按照资产领用程序至少提前5个工作日提交申请。线上会议预定、邀请及管理规定线上会议邀请流程1. 进入腾讯企业邮箱网页版：，点击“写信”2. 进入写信界面后，点击左上方“会议邀请”标签3. 进入会议邀请界面后，输入需要参会的人员邮箱，输入会议主题和地点，选择好时间段和时长（如有附件可以点击左下角)，点击发送4. 发送完毕之后，被邀15、请人会受到邮件，点击“参加”，邀请人会收到回复会议室管理规定1. 会议室内严禁吸烟2. 请不要带走会议室内的文具，请使用白板笔，勿使用油性马克笔3. 会议结束后，请自助整理会议室（随手关灯、收拾桌椅、擦拭白板）4. 如会议室椅子数量不够，请与会人自备，会议结束后请将座椅放回原处线上会议室预定说明1. 会议室预定方法由线下预定改为线上预定，未线上预定的会议视为无效预定。预定系统访问地址：2. 初次登陆请填写邮箱并获取初始密码，登陆后请及时修改密码（为信息安全，请勿与邮箱密码相同）3. 现有会议室为亚太大厦2901、2906会议室，请勿修改会议室信息4. 由于会议室使用率较高，当会议因故取消时，请16、您务必及时删除，避免无效的占用影响其它人使用会议室资源5. 当会议延迟或提早结束大于30分钟时，请您更新会议室预定信息6. 已预定的会议室超过预定时间15分钟仍无人使用，此会议室预定信息将被取消，并释放供其他员工进行预定线上会议室预定方法（请务必先查询再预定，系统自检功能不准确） 左侧导航点击“会议室预定”。 请输入需要预定的“会议室名称”、“会议开始日期”，“会议结束日期”（顺延一天），请勿输入其他信息。点击查询，查看是否已被预定。（如：预定10月15日的会议室，请在查询时输入“会议开始日期：10月15日，会议结束日期：10月16日”。点击查询，即可查看10月15日当天已被预定的会议室。） 17、确认所需会议室未被预定后，点击右侧界面中间“添加记录”。 填写会议预定信息并确认。开始日期及结束日期请勿跨天填写。邮箱邮件组申请、邮件规范邮箱/邮件组申请流程1、 新员工入职后由行政部统一开通邮箱，如登陆有问题，请联系行政部。2、 部门申请邮箱/邮件组，请在邮件正文中填写IT需求单，发送至admin，写明邮箱/邮件组名称、人员、开通原因等，行政部开通后将回复邮件确认。IT需求单IT需求名称人员原因开通邮件组abc张三、李四、王五、赵六便于某部门内部沟通邮件规范1、 邮件格式：须有明确标题、正文；2、 发送/抄送规则：收件人一栏中请填写此事件/项目执行人员，抄送一栏中请填写需知晓此事件/项目的人18、员。如需跨部门协作，提出己方需求时，请抄送对方部门负责人知晓。3、 PC端请统一使用Foxmail客户端，下载链接：4、 邮件签名格式见下：（请按实际情况修改）修改签名方式（Foxmail客户端右上角）：5、 注意事项：如需在某一时间之前完成，请注明时间节点。收件人如对邮件内容有异议，请于收到邮件后24小时内提出，如未提出异议，表示认可事件/项目/时间节点。届时未完成相关工作，将按照行政纪律及处罚条例进行处罚。奖励及处罚条例奖励1. 对公司工作流程、办公区环境等提出建设性意见与建议，奖励50-100元；2. 对公司费用、成本控制提出可实施方法，奖励100-200元；3. 联系到公司免费试吃、试19、用等活动，或为员工集体活动、比赛拿到其他企业赞助，奖励20-100元；4. 助人为乐，并得到书面、报刊、媒体表扬等，奖励50-200元；5. 非工作原因，在报刊、媒体上正面宣传公司形象，奖励50-200元6. 其他情况酌情奖励。处罚1. 浪费办公区资源或其他资源，罚款50元；2. 非客观原因造成的会议迟到，罚款50元，或公示处罚原因并进行小咖秀/唱吧表演；3. 时间节点内未完成工作或未执行规定，罚款50元，或公示处罚原因并进行小咖秀/唱吧表演；4. 在办公区禁止吸烟区域吸烟，罚款100元，或公示处罚原因并进行小咖秀/唱吧表演；5. 在工作场合违反个人卫生规定、着装规定者，罚款100元，或公示处罚原因并进行小咖秀/唱吧表演；6. XX年1月起，如无增量等特殊情况，办公用品及耗材使用量上浮超过历史数据20%，该部门或市场罚款200元；7. 工作中对其他员工进行人身攻击、侮辱性词汇，处罚200元，警告一次；8. 人为损坏、丢失办公区固定资产，按实际发生费用金额进行赔偿；9. 对公司形象有负面影响者，根据所造成的影响进行处罚。