1、电力企业公文处理效率提升管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公文管理制度1. 目的1.1. 为进一步提高公司文件处理工作的质量和效率，促进文档工作规范化、科学化、制度化，依据XX电力控股有限公司文件管理规定（XX电字XX1号），结合公司实际，特制订本规定。2. 定义2.1. 信件2.1.1. 通过邮寄的方式发给公司或其员工的书面载体。2.2. 文件2.2.1. 公司运作过程中传送的文档，包括各类报告、程序规定及各类来往信函等等。2.3. 传真2.3.1. 通过传真机传送的文档。2.4. 电子邮件2.4.1. 通2、过网络传送的文档。2.5. IFS文档2.5.1. 通过IFS处理的电子文档，主要用于处理来自公司外部的所有文件。通过网上签批，分发至各部门。应涵盖以下内容：文件名称、文件编号、发文单位、收文日期、主办部门意见、会办部门意见（可能有多个部门）及公司分管副总/总经理意见（可能有多位）等。2.6. 公文审签单2.6.1. 文件在审核签发过程中所使用的封面。主要用于处理发向包括控股公司在内的所有文件，可供签署意见和跟踪管理。此封面由文件作者填写，封面中应包含内容，详见附件1。2.7. 签报纸2.7.1. 专用于公司管理层签署意见和重要事项所使用的封面。详见附件6。2.8. 合同处理纸2.8.1. 处3、理公司对外签订的所有需归档并分发的合同所使用的封面，可供签署意见和跟踪管理。详见附件9。2.9. 公司一般信函2.9.1. 公司以书信形式对外往来时使用的信纸，有特定格式。详见附件7。2.10. 公司传真格式2.10.1. 通过传真机发送文件所使用的标准格式。详见附件8。3. 主要职责3.1. 办公室主任3.1.1. 建立并完善文件管理制度，并全面负责该制度的执行、更新和改版。各类收文拟办意见的签署。3.2. 档案人员3.2.1. 专门为公司管理层之间、公司管理层与部门之间而设的文件处理与交换中心，及时收集、整理、分发各类文件，准确分类、立卷、提供利用。3.3. 秘书3.3.1. 熟练掌握文件4、的编码系统，对于各类来往信函需准确的编号，全面负责公司发文的文字。4. 文件编码4.1. 凡经公司发出或收悉的文件都应当有文件索引号，便于管理和查找。此索引号应包括：单位名称、文件类别号、文件序号。其格式如下表所示：XX天能/ XXXX / XX-XXXX文件序码年份文件类别号单位名称4.1.1. 文件类别号编码规则见附件2。4.1.2. 年份取当年度后2位数字。4.1.3. 文件序码为文件类别号、发文单位、年份三个索引标志一致情况下的流水序号，按4位数编写，当任一索引标志发生变化，重置流水号。4.2. 公司正式发文的编号统一按“XX天能20XXXX号”编号。按4.1款规定形成的索引号只作为紫5、光档案与IFS系统内便于查询的编号。5. 程序5.1. 收文处理程序（附件3）5.1.1. 邮件方式送达，档案人员需要将私人信函和公务信函区分开来。对于公务信函，可以按如下步骤处理；对于私人信函，需直接转给个人。5.1.2. 电子邮件方式传送，收悉者需在当天将文件输出，作为收文原件交给办公室档案科。5.1.3. 所有公司收文，无论收到者为公司的任何部门/任何人，原件都必须首先交档案科。5.1.4. 档案科人员收到文件后，首先在IFS中根据文件内容进行编码，并将文件各要素进行登记。5.1.5. 文件的分发：各类收文，由办公室主任签署拟办意见后，按照拟办意见进行处理。需转给公司管理层阅批或转给部门6、处理的，由档案科直接转给主办部门处理。5.1.6. 转给主办部门处理的文件，由该部门主管签署意见并组织办理，办结后分以下三种情况处理：5.1.6.1. 如在主办部门即可办结的，向有关人员反馈处理情况并存档。5.1.6.2. 如需要其他部门协办的，在IFS中转发其他部门，移交协办部门相关人员处理，协办部门办结后返回到主办部门，所有协办部门办结后，向有关人员反馈处理情况并存档。5.1.6.3. 如需要公司管理层批阅的，由档案科负责公司管理层批阅文件的运转，公司管理层办结后由档案科转交主办部门按上款处理。5.1.7. 有关处理人员应在两个工作日之内对文件内容给予答复。特殊情况不得超过三个工作日。5.7、1.8. 有关处理人员可根据需要复印文件。但是凡属于保密类文件在未经总经理许可的情况下不得擅自复印。5.1.9. 处理人员在阅读完文件后需在IFS中签署意见、日期及名字。5.1.10. 主办部门随时跟踪文件的处理情况，对急办文件及时进行催办。5.2. 公司发文处理程序（附件4）5.2.1. 所有部室在工作过程中都有可能需要编辑外发文件。5.2.2. 文件作者编辑外发文件须使用发文稿纸模板，填写文件标题、文件编号、主/抄送单位等文件属性后，再编辑正文。5.2.3. 外发文件拟好后，拟稿者需送部室主任核稿。5.2.4. 部室主任核稿后，签署意见，并根据文件内容，视工作需要送相关部门会签。5.2.58、. 会签后，起草部门交公司秘书。必要的话，秘书可以对文件会签进行再次分配。5.2.6. 秘书根据文件内容决定是否送公司管理层会签，最终由秘书交总经理或分管经理签发。5.2.7. 签发后的文件由文印员按照各级审核、审批意见修改后，依照第6条规定的格式要求进行排版，输出正文并交档案科盖章，连同带有修改记录的发文稿纸原件一并存档。5.2.8. 档案科根据文件主/抄送单位发放文件，外发文件可面交收件人，或者通过传真、邮寄等方式传递。6. 公文格式6.1. 公司发文（附件7）6.1.1. 页面设置6.1.1.1. 页边距：上下：2.54厘米，左右：3.17厘米；6.1.1.2. 文件编号位置：右上角；字9、体：宋体、繁体；字号：五号。6.1.1.3. 标题位置：居中；字体：宋体、繁体、加粗；字号：小二号。6.1.1.4. 正文字体：宋体、繁体；字号：四号。6.1.1.5. 段落：段前0.5行；行间距使用固定值：30磅。6.2. 一般信函（附件8）6.3. 外发传真（附件9）6.3.1. 标题位置：居中；字体：宋体、繁体、加粗；字号：三号。6.3.2. 正文字体：宋体、繁体；字号：四号。6.3.3. 段落：段前0.5行；行间距使用固定值：30磅。6.4. 只限于在XX电力系统内部流转的文件可不用繁体字，其他格式要求不变。7. 文件保存7.1. 所有收发文件，经收件人（或经办人）办理后，应及时入卷存10、档（存档的传真文件如为感光传真纸，需另行复印后再存档。）。每一自然年结束后的两个月内，档案科应负责安排将上一年度的文件档案妥善归档并做好编号记录工作。7.2. 文件归档的方法详见“档案管理规定”。8. 保密文件的管理8.1. 文件保密制度是文件管理制度的一个重要组成部分，全体员工均有责任作好文件保密工作，要做到保守公司的秘密人人有责。如发生泄密情况，要追究泄密者的责任。需销毁的文件应及时销毁。8.2. 根据文件的重要程度将公司文件分为：绝密文件、机密文件和一般保密文件。8.3. 绝密文件是指在公司总经理和副总经理（或有关人员）之间传阅的文件，需由经办人直接交收件人，这类文件包括：8.3.1. 11、董事会议文件、会议纪要。8.3.2. 公司员工的任命、聘用、晋升、调薪等人事文件。8.3.3. 公司员工工资结构、奖金及其他福利待遇。8.4. 机密文件是指公司部门经理（或有关人员）之间传阅的文件，由公司档案科安排传阅，包括：8.4.1. 公司的经营情况、财务状况、存在的问题和解决方案；公司的经营计划、发展方向和目标。8.4.2. 总经理办公会议文件和会议纪要。8.4.3. 公司的非绝密（机密）文件为一般保密文件。公司的一般保密文件不得随意向无关人员和公司以外人员提供。9. 附件附件1：公文审签单附件2：文件分类编码索引附件3：公司发文格式附件4：签报格式附件5：公司一般信函格式附件6：公文传12、真格式附件7：公司合同书处理专用纸10. 版本更新10.1. 办公室负责定时更新此文件，本文件经公司总经理签字发布后即可实施。凡任何有关对此文件的改版意见送交办公室。编制：秦强审核：靳鸿章批准：鲍杰日期：日期：日期：附件1：華潤天能（徐州）煤電有限公司公文審簽單文件编号XX天能20XXXX号缓急密级签发会签主送： 抄送： 部门会签拟稿部门拟稿： 核稿： 校对： 份数： 份附 件： 主题词： 标 题： 附件2：文件分类编码索引（包含内容不受限制，可随时增加）A管理文件、制度A.1 公司章程、管理大纲A.2 方针类制度A.3 程序类规定 部门工作标准 岗位工作标准 行政部工作标准 经营部工作标准 13、财务部工作标准 商务部工作标准技术部工作标准发电部工作标准 行政管理制度 人事管理制度 工程管理制度 生产管理制度 财务管理制度 A.4 作业类规则、细则、办法 行政管理 人事管理 经营管理 燃煤管理 物资管理 财务管理A.5董事会会议纪要、决议A.6总经理办公会议纪要、决议A.7其他重要会议纪要、决议 A.8公司正式文件（收文）B许可/免除/相关协议B.1公司设立批准、经营许可证及年检B.2政府部门其它有关文件B.3项目可行性研究及政府审批文件B.4政府规定C 合同 C.1 工程合同 C.2 采购合同 C.3 雇佣合同C.4 管理咨询合同C.5 保险类合同C.6其他合同F财务项目F.1贷款协14、议F.2预算F.3会计帐簿L 信函往来 L.1 商务信函L.1.1 发送信函L.1.2接收信函 L.2 传真 L.2 .1 发送传真L.2.2 接收传真L.3 其他往来文件L.3.1 发送文件 L.3.2 接收文件R.报告R.1管理报告（含季度）R.2市场分析报告R.3 公司月/季/年度报告R.4调查报告附件3：華潤天能徐州煤電有限公司 China Resources Tianneng xuzhou Coal & Power Co., Ltd江苏省徐州市淮海西路182号No.182，Huaihai West Road Xuzhou City Jiangsu, ChinaTel：0516-85715、35500 Fax :0516-85738067編號 Our Ref.No：華潤天能20XXXX號標題（宋體、繁體小二號字加粗）主送單位（宋體、繁體四號字）：正文（宋體、繁體四號字，段首空兩字，標準字間距，行距為固定值30磅，段前0.5行）附件：二年月日抄送：XXXXXXXXX附件4： 華潤天能徐州煤電有限公司（签报纸）China Resources Tianneng xuzhou Coal & Power Co., Ltd编号：XX天能20xxxxx号日期：200 年 月 日领导批示签发会签部门意见核稿拟稿事由： 公司： 年 月 日附件5：致：字体：宋体、繁体字号：四号行间距：固定值 30磅16、華潤天能徐州煤電有限公司二 年 月 日附件6： FacsimileReference no. 編號： 日期： 20 年 月 日To 收件機構： Ratifier 簽發人： Attention 收件人： Department 發件部門： Fax 傳真： From 發件人： Total總頁數： 共計 頁If you do not receive any page, please call us immediately如文件不清晰或有遺漏，請與發件人聯絡Tel：0516* Fax：0516*正文年月日附件7： 合同编号CRPJZ/C.X/XX-XXXX接收时间送交人共份名称附件公司领导批转复印份数办17、理时间天备注：承办单位承办人处理情况 生产技术部： 副本数 签名：安全监察部： 副本数 签名：财务管理部： 副本数 签名：经营策划部： 副本数 签名：人力资源部： 副本数 签名：总经理工作室： 副本数 签名：華潤天能徐州煤電有限公司合同书处理专用纸档案管理制度1. 总 则1.1. 为加强公司档案管理，维护档案的完整与安全，有效保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法等法律法规的要求，结合本公司实际情况，特制定本办法。1.2. 本办法所称档案是指在公司各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、凭证、声像、计算机数据介质等全部档案材料的总和。公司档案按科技档案、文书档案、会计档案、人事档18、案、声像档案等进行分类管理。1.3. 公司档案工作实行集中统一的管理原则，确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。2. 档案机构及职责2.1. 公司设立档案室隶属于总经理工作部管理，公司档案资料由总经理工作部档案室（简称档案室，下同）统一管理，负责收集、整理、保管本公司的档案，对公司各单位及部门的档案工作实行监督和指导。2.2. 各单位及部门应配备专、兼职档案员，在公司档案室专职人员的指导下负责各自职责范围内来往文件材料、技术资料的收集、整理及归档工作。2.3. 档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密，了解本行业经营与管理基本知识，具备档案管理专业知识、技能，胜任档案全过程管理工19、作。3. 档案的收集及归档要求3.1. 凡是上级机关印发的有关文件、批件和反映本公司工作活动，具有查考价值的文件和材料，均属归档范围。3.2. 各职能部门在管理工作中形成的文件资料，归档范围主要包括：3.2.1. 公司设立和变更的申请、审批、登记、合同、协议、章程以及终止、解散后清算等方面的文件材料；3.2.2. 股东会、董事会及管理机构形成的文件；3.2.3. 财务、会计及其管理方面的文件材料；3.2.4. 人事管理、劳动工资、员工教育、培训等文件材料；3.2.5. 经营决策、经营管理方面的文件材料；3.2.6. 行政事务、法律事务、广告宣传、外事活动等方面的文件材料；3.2.7. 生产、安20、全管理、科研技术、仪器设备、基建等方面的文件材料；3.2.8. 信息咨询方面的文件材料；3.2.9. 党群组织在工作中形成的文件材料；3.2.10. 其他具有利用和保存价值的文件材料。3.3. 各部门对外联系收到的文件资料及外出开会、考察、学习收集的各种资料均须将原件及时交总经理工作部按公文处理程序办理后归档，各部门只能保存复印件。3.4. 归档时间3.4.1. 文书档案：在第二年六月底前立卷结束。3.4.2. 会计档案：在第二年第二季度末立卷结束后，可由财务部保存两年，再向档案室移交。3.4.3. 基建档案：在基建工程竣工验收后立卷归档，向档案室移交。3.4.4. 人事、设备、特殊载体档案：21、要随形成，随立卷归档，向档案室移交。3.5. 归档要求3.5.1. 归档的文件资料必须真实、完整，审查手续完备，形成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，编目认真（含全引目录、案卷目录、卷内文件目录、文件目录），符合各类档案案卷质量要求，装订整齐，禁用圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写等不耐久字迹书写。3.5.2. 归档的文件材料必须是原件（定稿），一般应归档二份，重要和使用频繁的，可多归档一份或几份，以供日常借阅。3.5.3. 办理归档文件的交接手续。4. 档案的保管整理4.1. 公司生产、经营活动与管理工作中形成的文件资料，由各职能部门按其业务与工作范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，任何22、个人不准随意留存或据为已有。4.2. 当年的文件资料要在次年六月底前整理归档完毕；跨年度的项目在项目结束后，及时立卷归档。如有特殊情况，也可以分阶段归档。4.3. 公司经营管理中形成的文件资料档案，应当根据实际价值和文件之间历史联系的原则，按照永久、定期(定期一般分为30年、10年)两种期限，进行分类编制与科学保管。4.4. 加强档案库房管理，落实防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防强光、防高温、防污染“九防”安全保护措施。4.4.1. 定期进行档案设备的检查、保养，确保档案设备的安全和正常运转。4.4.2. 在档案库房电气设备停机、下班或库房无人时，应断开一切电源，做到人走电断，不留后患，23、以防发生火灾。4.4.3. 档案橱具摆放整齐，设备安置合理，便于通风、防潮和增强保护效果。4.4.4. 定期检查档案保管情况，对破损、褪变的档案，及时进行修裱和复制。4.4.5. 对室藏档案建立收进移出登记簿，做到档案出入有据，并专橱存放。4.4.6. 存放照片、底片、磁带、软盘、光盘要用特制的影集、密封盒、防磁柜等，并专橱存放。4.4.7. 定期进行库房档案的清点核对工作，做到帐、卡、物相符。4.5. 根据文件材料归档范围及档案保管期限表将收集的文件资料认真鉴别、准确分类、有序编排。4.6. 整理收集的文件资料，应去掉金属物，修补原件，装订整齐，进行档案著录工作，编制档案计算机和人工检索工具24、。4.7. 编制案卷总目录、档案分类目录、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、备考表。5. 档案的利用5.1. 档案室应建立利用档案登记簿，严格履行查阅、借阅登记手续。借阅的档案必须妥善保管，不得遗失，不得转借、涂改、圈划、损坏和擅自翻印，如有遗失，要及时报告，立即作出处理，防止失密和泄密。5.2. 借阅者借出的档案用完后应及时和限期归还，过期不还者必须申明理由办理续借手续。5.3. 档案管理人员应对借阅档案到期未还的及时催还，归还时要当面验清并及时放回原处。5.4. 外单位人员利用档案须持单位介绍信，并经本公司主管领导批准。5.5. 查阅档案只能查阅指定的档案内容，不准私自摘录、复印、转借，不25、准拆散、勾划、涂改档案。需复制、抄录档案的，须经公司主管领导批准。5.6. 对机密档案，应按有关规定，严格控制查借范围，办好登记手续。5.7. 非档案工作人员不得进入档案库房，库房钥匙要严加管理。5.8. 档案工作人员要严守保密纪律，不得将机密档案带出档案室。6. 档案的鉴定销毁6.1. 档案鉴定工作要坚持全面、历史、发展的观点，严格执行国家有关档案保管期限的规定。6.2. 档案销毁鉴定应由公司主管领导、总经理工作部及有关业务部门负责人组成鉴定小组。采用直接鉴定法，编造销毁清册，写出鉴定报告，填写鉴定意见，经鉴定确无保存价值的档案，在小组集体审核、公司领导批准后，方可销毁。6.3. 对批准销毁26、的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或作他用。6.4. 销毁档案时要指定二人负责监销，防止档案遗失或泄密。监销人员要在销毁清册上签字。7. 档案的统计7.1. 档案统计工作要坚持及时、准确、科学的原则，使用科学的指标项目和统一的计量单位。7.2. 档案室应建立档案总登记簿，对档案收进、移出及现有数量等情况进行统计。7.3. 档案室应对档案利用数量和查全、查准情况进行统计。7.4. 档案室应将收集的文件材料及时整理登记编号入库，每年年底前进行一年档案归档数量统计。7.5. 定期进行档案统计分析，并根据档案资料的利用情况，开展档案资料汇编工作，为公司的经营管理工作提供服务。8. 档案的现代化管理8.1. 根据公司信息化工作进程，档案信息的录入、贮存、检索、统计、利用等档案管理工作逐步实行计算机自动化管理。8.2. 档案管理的计算机设施不得随意拷取外单位的程序，严防计算机病毒的发生。8.3. 计算机录入的档案信息要全面、及时、准确、规范，录入的信息应备份保存，确保信息的完整与安全。9. 附 则9.1. 本制度由总经理工作部负责解释。9.2. 本制度自颁发之日起施行。