1、物流公司机票订购报销印鉴使用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总 则一、目的：为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。二、本制度规定了行政事务活动中印章、证照、档案、办公环境、会议与接待；办公用品采购等。第二章会议室使用管理规定目的:为了保证会议室的合理、高效的使用要求、保持会议室的干净、整洁，特制定了会议室使用管理规定。范围：公司各部门权责：行政部规定：一、会议室的使用和管理由行政部统一管理，各部门在使用会议室之前，应提前一天填写好会议室使用申2、请。交由行政部核准后，统一安排会议室的使用。二、行政部在接到会议室的申请后，根据会议室申请要求，提前20分钟准备好会议所需物品，交由使用部门使用。三、使用部门在用完会议室后应及时通知行政部，关好门窗，空调，保持地面、台面的干净、整洁。并关锁好会议室的门。四、会议室使用部门在会议结束后，必需保证会议室内的一切设备和物品的完好无损，会议室内的所有物品均不能带走，会议室内的设备或物品有损坏的由会议使用部门承担责任。五、会议室须保持经常打扫，清理会议室，保持茶具的清洁，行政部要对会议室的设备经常清理，对破损的要报修，对损耗的物品进行补充。第三章证照管理一、公司证照的管理范围：总公司的法人营业执照、税务3、登记证、企业代码证。二、公司证照的管理内容：证照的保管、登记、备案、归档和根据公司经营变化需加强管理的其它内容。三、证照管理的具体要求：（一） 证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律交由办公室妥善保管，按发证机关的要求在经营地点的显著部位正照上墙，副本、副证入柜。（二） 如需使证照必须经主管领导同意批准，说明使用范围和使用时间，办理外出携带手续后，方可携带外出。（三） 公司证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借。（四） 公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。（五） 不许擅自使用公司的证4、照进行各种担保。（六） 企业证照交办公室保管，管理人员要及时登记证照管理台帐。证照的登记内容包括：企业名称、住所、注册资金、企业类型、主要经营范围、税务登记证号、注册号、企业代码证号、使用期限等。四、证照的备案 经有关部门核准后的证照每年均需到公司办公室进行备案。（连续使用的证照除外）（一） 备案内容：法人营业执照、营业执照、税务登记证、新建公司的验资证明、企业代码证、企业资质证书、企业荣誉认证及相关的认证手续、特种行业经营许可证和对外租赁场地、房屋、设备的协议书。（二） 凡备案内容涉及到的企业证照，各单位均需将复印1份报公司办公室备案。未能通过年检和未经有关部门核准的证照要及时说明原因。五、5、证照的归档（三） 各种证照要分类归档。归档的资料要齐全完整，自申报到各种相关手续办完的资料都要归入档案。（四） 归档的证照要复印全套资料随法人执照、营业执照一并归档。（五） 由总公司行政部直接经办或由其他部门承办、协办的证照材料，手续全部完成后统一交总公司行政部归档。第四章档案管理档案管理是企业管理的重要内容之一，为规范公司的档案管理，特制订本制度。一、适用范围:主要用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。二、档案的归档管理（一） 各部门的档案资料需指定专人进行负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。（二） 档案要做到系统6、排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。（三） 档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。（四）档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补，保持整洁、卫生。（五） 建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。三、档案的借阅（一） 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。（二） 本门人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须说明原因并经7、公司领导批准，方可借阅。四、档案的销毁（一） 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。（二） 对超过保存期限档案，档案管理人员需填写档案销毁申请单，经总经理批准方可执行。（三） 经批准销毁的公司档案，档案管理人员须认真核对，将批准的档案销毁申请单和将要销毁的档案资料做好登记并归档。（四） 本管理制度同人事档案管理制度一起配合执行。第五章机票订购及报销管理办法为规范公司出差人员机票购买审批和报销流程，达到控制成本，提高效率的目的，特制定本办法。一、公司高层领导（含董事长、总经理、副总经理等）出差由行政部代为订票和办理报销手续。二、其他不符合乘坐飞机条件的管理人员及一般员工，因紧急任务或特8、殊情况确需乘坐飞机时，由公司高层直接口头或电话通知行政部代为订票。出差人需填写乘坐飞机申请表报经公司高层领导签批后将申请表交行政部负责机票订购人员，作为报销依据办理报销及支付手续。三、未获得公司高层批准乘坐飞机出差的员工，可自行选择乘坐飞机或火车。购买硬席卧铺及以下标准火车票的予以全额报销，若乘坐飞机，需自行订购机票（行政部不予代订和办理报销手续），并于出差回程15日内到财务部按同区间列车硬席卧铺火车票标准进行报销。四、行政部负责机票订购人员需建立每月机票订购台帐，及时登录每一笔机票订购及报销情况，以便查阅和对账。 第六章 办公环境管理为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属9、感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象，特制定此卫生管理细则。一、办公室所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。二、卫生要求:1、保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土。2、门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。3、办公桌椅及桌上的办公用品摆放整齐、有序、合理，桌椅随时保持清洁、无尘土、无破损。4、电脑、打印机等办公设备表面无尘土，污垢，墙壁无灰尘，墙上不乱挂物品。5、书橱、书柜内各类书籍、资料分类摆放整齐，便于检查。第七章印鉴管理制度第一章 总 则第一条 为加强印鉴管理，规范印鉴的制发、更改、废止、保管及使用，维护印鉴使用的严肃性，保证印10、章的绝对安全和正常使用，确保我司合法权益不受损害，特制定本管理规定。第二条 本管理制度所指的印鉴是我司行政公章、合同专用章、法人代表名章、财务专用章、业务专用章等，以及分、子公司各类印章，各部门、各项目组等所有对外用印的印鉴。 第三条 公司行政部是公司印鉴管理的职能部门，负责印鉴制发、更改、废止、使用管理等具体工作。未经相关领导批准，任何部门和个人不得私自刻制、启用、更换、注销各种印鉴。第二章 印鉴制发与更换、废止第四条 公司印鉴的制发、更换、废止，由公司行政部根据工作需要提出，经董事长或总经理批准后方可执行。 第五条 因工作或业务需要更换或废止的印鉴，应由印鉴管理保管人及时将旧印鉴交还公司行11、政部。第六条 除特殊工作需要外，由公司行政部将废止印鉴保存三年，然后征得公司董事长或总经理同意后统一销毁，销毁时要有销毁记录。第七条 公司印鉴在受到遗失、损毁、被盗等情况时，相关印鉴专管人应迅速向公司行政部报告，公司行政部立即向董事长、总经理汇报，并及时采取补救措施，依法公告作废。同时，根据情况办理补刻手续。印鉴的保管必须安全可靠，因遗失、被盗等造成的损失，印鉴专管人和主管领导负相关责任。第三章 印鉴的管理及审批权限第八条 公司法人代表名章暂时由总部委托副总经理、泸州事业部行政部负责人分别管理；公司财务专用章由公司财务总监和泸州事业部财务部负责人分别管理；公司公章暂时由总部委托泸州事业部行政部12、负责人管理。以上印鉴必须经董事长、总经理或授权委托的副总经理签字同意后，印鉴保管人方可予以盖章。未征得董事长、总经理或授权委托的副总经理同意，任何人不得使用公司以上印鉴。第九条 公司合同专用章、业务专用章，由公司总部和事业部各保管一套，均须经分管业务的总经理批准方可盖章。未征得总经理同意者，任何人不得使用公司合同专用章、业务专用章。 第十条 保险理赔专用章、保险投保专用章，由公司总部和事业部各保管一套，必须经分管业务的总经理或总经理授权的副总经理批准方可盖章。第十一条 公司各直属部门的公章由各部门负责人保管；各事业部直属部门的公章由事业部各部门负责人保管，印鉴使用可由各部门负责人签字即可。第十13、二条 各分、子公司所有印鉴交给各分、子公司及其各相应职能部门管理，在处理各部门工作或授权范围内自行处理。公司管理制度办法规定的或一些重大事项仍需向董事长、总经理或授权分管的副总经理请示报告，未经相关领导批准，分、子公司不得加盖印鉴对外处理重大问题。 第四章 印鉴的启用、登记及使用第十三条 公司行政部对所有印鉴的启用，均要造册登记启用，并加盖启用印鉴样底留存，确定专管人员。第十四条 公司所有印鉴使用应严格执行用印审批和登记手续，使用公司印鉴时，使用人应先填写统一格式的盖章审批单，按第三章之规定办理用章手续。印鉴管理人用印完毕后需填写印鉴使用登记薄，注明用印日期、函件内容、份数、经办人、批准人、用14、印人等内容，存档以便查询。 第十五条 如遇印鉴专管人工作调动，必须办理印鉴及已使用的登记本交接等手续。 第十六条 印鉴专管人未按规定私自使用印鉴的视其情节给予警告、处分、留用察看直至解除劳动合同等相应处罚。给公司造成重大损失的由印鉴专管人承担相应法律责任，主管领导承担相应管理责任。 第五章 印鉴使用中的注意事项第十七条 以本公司名义发往公司外的公文，上报的统计报表、有关证件、函件、报告等需加盖本公司公章的，由呈报部门负责人审阅签字，报经董事长、总经理或公司委托授权的副总经理签发后，方可加盖本公司公章。盖章后的重要文件需留档备查。第十八条 公司所有介绍信、说明、证明等一般往来信函，应一式两联，统15、一编号，经公司分管领导或委托授权的副总经理同意后方可办理盖章事宜，底联应存档备查。 第十九条 一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经分管副总经理及以上人员同意后方可开出，持空白介绍信外出工作，归来必须向行政部汇报其介绍信的用途，未使用者必须交回。第二十条 公司公章原则上不得携带外出。确因业务需要携带外出用印的，特殊情况必须事先报请公司董事长、总经理或委托授权的副总经理同意，并办理登记手续后，由俩人以上共同负责，严禁一人单独携带外出。外出用印人员，对在此期间的用印负责。第二十一条 任何印章管理人员不允许在各种空白纸上盖印或者在文件的空白处盖印。第二十二条 财16、务印鉴与支票要分开保管，出纳人员不得同时保管支票和财务印鉴。第二十三条 印鉴保管人如较长时间外出或不能到岗，事前应向分管领导报告，并经领导安排做好印鉴的暂时移交管理。第六章 附 则第二十四条 所有印鉴实行印鉴专管人保管制度，公司和部门的各种印鉴都必须由专人保管，严格履行审批登记手续，防止丢失和滥用。印鉴不使用时，必须锁于铁皮保险柜内。若因管理不善而造成损失的，直接追究印鉴专管人和部门负责人的责任。各事业部应及时将印鉴专管人名单报公司行政部登记备案。第二十五条 本管理规定自印发之日起执行。 第八章法律事务管理规定（试行）一、 职 责第一条 法律事务部是提供法律支持，负责协调、处理法律事务的部门，17、法律事务部向集团公司领导负责。第二条 法律事务部协助和处理公司的诉讼或仲裁民事、经济、行政争议或其他重大纠纷。第三条 法律事务部向集团各分子公司、各部门在业务、合同方面提供相应的法律咨询、建议。第四条 法律事务部参与起草、审核具有经营性质的合同，对合同的订立、变更、执行、终止实行监督管理。 第五条 法律事务部办理合同等法律文书的报批等手续。第六条 法律事务部负责公司合同及其纠纷处理资料的汇总归档、分类保存、调阅登记等日常合同档案管理工作。第七条 法律事务部负责公司合同专用章使用管理。第八条 法律事务部负责公司日常的法制宣传、教育工作。二、工作流程第九条 集团各分子公司、部门拟定的对外的仓储、运18、输、搬运、保险等所具有经营性质的合同、协议等文书须先提报到法律事务部，并填写会签卡。第十条 法律事务部在接到合同、协议后，先于1-2个工作日内传阅至各个相关协作部门负责人处初审，各部门负责人批阅后，将建议和意见写在会签卡上。第十一条 法律事务部在1-2个工作日内，将各部门的建议和意见进行汇总，并和提报人协商、修改不足之处，有争议或疑惑之处可向律师事务所咨询并解决，直至复审通过，填写会签卡，反馈审核意见。 第十二条 法律事务部最后将复审后的合同、协议呈报到副总经理以上的领导处作最终审批。 第十三条 标的金额在五万以下的普通合同、协议呈报副总经理；标的金额在五万或五万以上的重大经济合同、协议须呈报19、总经理或董事长。 第九章关于外地工作员工探亲规定的通知随着公司业务的不断扩展，需要更多的员工调至外地机构协助工作，因此，针对需要在外地工作一年以上的员工，对探亲政策作如下规定：一、工作地点为川渝两地内（1）在工作地工作的第一个年度内，如遇春节，在使工作安排妥当的情况下，可享受回家探亲一次，除国家规定的春节假期外，可再获得3个工作日的探亲假期；（2）在工作地工作一年以上，可享有每季度一次的探亲政策，标准为：每次享有2.5个工作日的探亲假期。探亲假在年度内可累计使用，跨年度未用，将不再累计到下年度。二、工作地点为省外各地：（1）在工作地工作的第一个年度内，如遇春节，在使工作安排妥当的情况下，可享受20、回家探亲一次，除国家规定的春节假期外，可再获得5个工作日的探亲假期。（2）在工作地工作一年以上，可享有每半年一次的探亲政策，标准为：每次享有六个工作日的探亲假期。探亲假年度内原则上不累计使用，跨年度未用，也不再累计到下年度。三、假期申请程序：（1）一般员工的假期申请需由当地机构负责人批准方可休假（2）当地负责人的假期申请需经高管同意方可休假（3）所有假期申请经批准后需报人力资源部核准，通知执行。四、交通费报销标准：（1）乘火车（包括直快、特快）的，不分职级，一律报硬坐（卧）座位费；（2）乘轮船的，报三等舱以下（含三等舱）舱位费；（3）乘长途公共汽车及其他民用交通工具的，凭票按实报销；（4）探亲21、休假途中的市内交通费（含的士费），员工自理，不予报销。五、享受探亲假期的员工，将不再享有年休假期。第十章关于空调使用的补充规定 为了节约用电，同时提倡环保，公司对上班期间的空调使用作如下补充规定：一、 原则上上午尽量不开空调，使用电风扇。室内温度达到30度及以上可以开放空调，空调温度设置不得低于26度。二、 空调开放期间严禁敞开门窗。三、 午间休息原则上不能开放空调，只能使用电风扇。如达到开放空调的室温条件需要开放空调，应集中开放，即行政部大厅、商务部大厅各开放一台，中午在公司休息的人员集中使用。其余部门和各独立办公室午间休息均不得开放空调。四、 违者按每次50元处罚。第十一章 办公用品管理一22、目的：为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。二、本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。三、办公用品采购：办公用品的采购采用集中采购、定量供应的办法。（一） 集中采购由行政管理部负责并管理。（二） 集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒、各类笔墨等。（三） 实行定期计划批量采购供应。即：每月_日前各部门需填写办公用品申请单,各部门负责人签字后。交与行政部门，经行政部总监审批签字后，由行政管理部统一采购。（四） 特殊办公用品可以经行政管理部门同意授权各部门自行采购。（五） 各部门若临时急需采购办公用品，由部门专人填写办公用品请购单，并在备注栏内注明急需采购的原因，经班组负责人审定同意后，交行政管理部审批同意后，实施采购任务。（六） 必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。（七） 结算办法。综合办公室根据各单位办公用品领用数量及单价，编制明细表经确认后报财务划转。四、办公用品的分发领用（一） 各部门领用办公用品需填写办公用品领用单，一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。（二） 接到各部门的办公用品领用单（两份）之后，有关人员要进行核对，并做好登记。（三） 把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。（四） 用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。