1、物流企业代收货款快件操作流程及管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 代收货款快件操作流程及管理规定第一章 总 则第一条 代收货款业务定义：XX物流代收货款业务是指在合同约定的时限与佣金费率下，XX物流为寄件人承运、递送货物的同时，向收件人收缴款项转交给寄件人的增值性业务。第二条 代收货款快件定义：是指含有代收货款项的快件，简称货款件。第三条 为加强XX物流代收货款业务管理，方便员工了解代收货款业务操作流程，提高员工处理代收货款业务工作效率，更好地服务客户，满足客户对代收货款的需求而特制订本操作流程及规范。代收货款2、流程图见尾页附录第二章 货款件收件操作规范货款件除了按普通件要求操作以外还必须注意以下几点：第四条 运单填写的有关规定：（一）具有代收的应在运单的货款一栏，写明代收金额。（二）代收货款货物的代收金额必须同时用大小写标注。如果大小写不一致，派件分公司以大写为准；如果大写和小写只写一项，派件分公司应按面单上的金额收取客户的货款，否则因此错收或未收产生的责任由派件分公司承担。（三）货款计账凭证一栏内填写货款金额，便与客户使用。附运单规范填写图如下：第五条 代收货款标签使用的有关规定：（一）代收货款金额在5000元以上的货物必须在快件面单左上角张贴代收货款标签，并且不得掩盖住面单资料，凡是未贴货款标签3、抽查到将对寄件分公司处以20元/票罚款。（二）因寄件分公司填写运单货款信息不详或没有贴代收标签造成的代收款未收与错收货款，由寄件分公司承担一切责任，中心不再受理由该原因引起的任何投诉。（三）货款一栏的信息不得用任何东西（例如：退/转件标签、子单条码或货款标签等）掩盖住，如因此造成快件延误派送、代收货款未收或少收，由责任分公司承担。第六条 大额货款的操作：代收5000元以上的快件，寄件分公司在发货前必须以短信方式通知派件分公司负责人，短信内容应包括运单号、收件地址、收件公司、代收金额等，未通知造成的派件延误，中心不予受理投诉；未通知造成的掉件，按5000元/票赔偿。第七条 货款件录单操作规范（一4、）录单时间：寄件分公司录单必须于货物到达分拨中心前录完单（中班13：30前，晚班00：30前）。（二）运单信息的录入：内容的准确性，特别是运单号、代收货款金额、目的地、以及代收币别等。录完单后应立马核对录单数据是否有误，如发现有错应在“运单编辑”中修改正确，并在冲款之前通知中心改货款账单，否则自行改运单资料无效。分公司所录入信息将作为A6物流系统代收货款对冲的依据。虚假录单造成的一切后果由寄件分公司自行承担。（三）货款件录单操作不规范罚款如下：1、录错目的地罚款5元/票（大字和抬头）；2、录错代收货款金额或无代收录有代收的罚款，按录错金额与实际金额差额的10倍进行处罚，最高罚款金额为100元/5、票；3、录错代收币别罚款200元/票；4、不及时录单罚款5元/票；5、补到件确认扫描：因不及时录单或漏录货款金额，导致货款账单不能正常生成，对此中心不进行补录单及补货款扫描，寄件分公司应自行在A6系统补录单及登记货款补扫描后,中心补到件确认扫描（即：补货款账单）。另对寄件分公司处以5元/票罚款。寄件分公司应及时在A6系统里的寄件货款查询中核查、对比实际收件货款有无货款账单。注：1至3项如果在货款冲款之前反映给中心货款部改货款账单可以酌情免除罚款。第八条 关于货款超限额的相关规定寄件分公司私自将代收货款，发往给明文规定不做代收货款或代收货款限额（可超出50元内）的区域，产生的问题：（一）若中心未6、收回货款，网管中心将不予受理，所有责任寄件分公司自行承担；（二）若中心能收回货款，按以下规定执行：1、A6系统在录单时将限制录入货款金额额度，最多只能超出限额额度的50元内；暂停货款的区域将无法录入货款金额；未特殊限额的区域系统最高只能录入货款金额20000元；2、分公司将代收货款超额快件发至限额或暂停货款的区域，中心收回货款后，返款时将收取寄件分公司10%风险手续费（计费金额：限额区域为超出的金额，暂停区域为货款全额），最高100元/票，在预付款中收取。第九条 严禁任何代收货款分票中转任何代收货款禁止分票中转，一经发现将给予寄件分公司300元/票的处罚，返派件分公司150元/票。（一）分票鉴7、定：货款快件只要是同一寄件客户、同一收件客户、同一个班次出货都视为货款分票，不管送货单或收据是否有分开填写都按分票处理；（二）如故意将客户信息填写不一致，一经查明是分票，则按弄虚作假给予寄件分公司1000元/票的罚款；（三）货款分票中转的快件，派件分公司有权拒派，造成延误由寄件分公司自行承担。第十条 货款件出货数据检查对比及车线货款件交接：（一）寄件分公司须将每班次发出的快件与分拨中心的到件扫描数据进行核查对比，当发现所发出的代收货款快件在中心无到发件记录或扫描时有到件确认无发件确认记录时，并且货物未到达目的地，应及时进行相应处理，以免快件遗失。（二）分公司与车线的货款件交接：一线多点的网络车8、每到达一个分公司后，分公司相关人员应与跟车员交接清楚，否则分公司自行承担相应责任。第十一条 关于具有条型码的物料管理具有条型码的物料，分公司必须独立向网管中心购买，不得私自转借或随意调换物料。否则造成对帐、货款等问题，所有责任由寄件分公司承担，网管中心不受理调帐要求。第三章 货款件分的拨中转操作第十二条 货款件到达分拨中心的有关操作（一）代收货款5000元以上的操作：需贴“代收货款标签”并且必须进入分拨中心代收货款区域进行巴枪“到件确认”与“发件确认”扫描，货款账单才能生成。否则因此产生的一切责任由寄件分公司自行承担。（二）代收货款5000元以内（含），必须经过分拨中心中转，并进行巴抢“到件”9、与“发件”扫描，货款账单才能生成。（三）货款账单无法正常生成：货物到达中心仍未录单或未录代收金额，则中分拨中心巴抢 “到件确认”或“到件”扫描时将无法带出货款账单，此时“到件确认”扫描自动变成“无效确认”扫描，即：货款账单是无效，将无法在A6系统对冲其货款，此时寄件分公司应及时在A6系统登记货款补扫描，货款账单才能生成，否则因此产生的一切责任由寄件分公司自行承担。第四章 货款件派件操作规范第十三条 派件分公司接到货后，将每班次分拨中心发往该区域的派件与本站实际所接收到的派件数据进行核查对比，如发现有中心发件记录但无收到该票件的实物时，应及时进行相应处理，以免快件遗失。第十四条 派件员在派送代收10、货款快件时，货物不允许离开派件员的视线。与客户一同去取款机取钱时，不允许将快件放置客户处，无论任何原因，快件都不得离开派件员的视线。以上情况导致货款无法收回时及相关连带责任由派件分公司自行承担。第十五条 派送过程中客户要求入仓试货的问题：在派送过程中，原则上规定在客户签收快件的过程中是不能够离开派送员的视线范围，但是很多客户的签收过程都比较繁杂，为了保证我们的服务，针对入仓、试验货物的问题，我们作出相关的规定：对于代收货款件，派件分公司没有经寄件客户和寄件分公司的同意就给客户试货、验货，导致货物破损或者货物质量、数量发生变化等问题，派件分公司往往都是通知“客户拒收”，所以寄件分公司要等件退回到11、寄件客户处才知道这种情况，针对这种问题，应由寄件分公司和派件分公司共同避免该类问题发生，比如说在不可以给货客户试验的件要在面单上注明，派件点遇到收件客户要试验货物时，必须先征得寄件分公司和寄件客户的同意，否则派件分公司应该拒绝把货物给客户做货物试验，如派件分公司私自让客户试货的一切责任由派件分公司承担。第十六条 关于货款问题件的处理：（一）派件分公司需于每天晚上登记完当天的派件问题件，问题件类型：未送达、转件、退件、改货款、取消、收支票或币别改动、货款账单在本站但非本站派件、面单代收金额与系统对冲金额不一致等，都需要在A6系统“派件货款处理”勾上问题件并在备注里注明问题原因后保存提交。个别特殊12、的问题件可以在对冲当天上午9：00以前登记问题件，如登记不了通知中心货款部处理。（二）对于派件分公司问题件没有及时登记或勾问题件，所产生的相关责任由派件分公司负责；另派件分公司应按实情勾货款问题件，不得有虚假勾问题件来逃避货款预冲或对冲，否则按货款虚假勾问题件给予派件分公司200元/票的处罚。例如：2012年3月1日开始中转的代收货款件，当班次派件未派送的可以再派送一或两个班次，当3月2日下午仍未派完的派件分公司务必在3月3日早上09：00前勾货款问题件并备注问题件原因，个别特殊问题件的可以在3月3日上午10：00前通知到网管中心专职人员代勾问题件。第十七条 代收货款问题件处理期限的问题：代收13、货款派件问题件处理时间为4天，有问题必须在4天以内处理完毕（以寄件日期为准），否则中心实行强制对冲。已签收的件派件分公司及时录签收回单以及通知中心恢复对冲。第十八条 收/派件货款对冲后仍存在问题的，应尽早通知网管中心货款对账人员手工调账，并传面单或对方分公司确认函给中心，调账后将给予10-20元/票的处罚（货款对冲三天内调账罚款10元/票，对冲三天后调账罚款20元/票）。第十九条 客户要求货款改签“代签货单”的有关规定：需寄件分公司确认后，由派件方提供“代签货单”信封袋。如回单袋未注明始发站及目地站和原运单号的，或字迹潦草模糊不清的导致在分拨中心留仓，按￥20元/票罚款。同时造成延误返回的责任14、由派件分公司承担。第二十条 派件及派件签收单录入的有关规定：（一）代收货款的派件要求在当天务必派完，派完的代收货款件务必及时录入签收。上午的派件在下午14：30以前录完；下午的派件在次日08：00以前录完。（二）货物已送达的，不管货款是否有收到，都视同派件分公司已将货款收到和已签收，中心直接恢复对冲货款。如货物已送达而未收货款且未录签收的，将对派件分公司按延误录签收处罚。第二十一条 关于货款件查询期限问题：代收货款件的查询期限为两个月，超过两个月中心不再受理查询（寄件日期算起）。由于两个月时间分司财务人员可能有更换或数据有丢失，因此给查询带不便，超过两个月的货款件有问题只能双方分公司协商处理，15、中心不再干涉其中。第五章 代收货款结算及返款第二十二条 有关货款件预冲问题：预冲后有问题件的快件可以勾问题件。（一）预冲货款依据：以网管中心做“到件确认”或“到件”扫描所带出的寄件分公司录单数据为准。（二）预冲时间：货款快件中转日第二天（即：账单生成日期的第二天）上午10：30预冲。第二十三条 有关货款件对冲问题: 货款对冲后还存在有问题的件，系统不能再进行勾问题件，因为数据已销定，只能通知中心手工调账处理。（一）对冲货款依据：以网管中心做“到件确认”或“到件”扫描所带出的寄件分公司录单数据为准。（二）对冲时间的规定：1、正常签收件(有问题未勾问题件视为正常签收件)：货款快件中转日第三天（即：16、账单生成日期的第三天）上午10：30对冲（例如：3月1日的中转 的快件，3月3日上午10：30对冲）；2、问题件：分公司勾货款问题件后，需中心在A6系统一一处理完后，再打“已恢复”勾第二天10：30进行对冲。第二十四条 货款对冲程序操作：代收货款收件/录单中心中转扫描分公司代收货款货物跟踪查询派件（货款回收或反馈问题件）处理问题件代收货款对冲（生成应付差额）与网管中心收/付货款交接返款给客户。例如：11月1日一天中经过网管中心中转的代收货款快件，于11月1日下午和11月2日上午完成派送，在11月1日和11月2日上午派件分公司财务人员进行代收货款回收与核对，反馈出问题件。在11月2日处理完问题单17、，未得到解决的问题件登记进入A6物流系统勾货款问题件由网管中心处理，在11月3日中午将对冲后的代收货款差额存至网管中心指定的银行帐户上。网管中心只采取银行转帐形式进行代收货款的收付款，不进行现金收付款。同时专款专用，不与其它任何款项混淆。第二十五条 账单金额有出入处理：凡账单金额有出入的分公司须在出完帐单后的一小时内找网管中心货款部对账解决。第二十六条 中心与分公司货款返款的相关规定（一）货款账单查看时间：每天上午10：30（放假日除外）；（二）货款账单的查询： A6系统“货款收付查询”就是货款账单，分公司是收款或付款匀按“本日应结算金额”的数来结算；（三）分公司收/付货款时间的规定：1、“本18、日应结算金额”的数为负数的务必在当天14：00前汇款至中心指定账号，最晚不得超过15：00 ，并且汇完款后将银行回执提供给中心货款组或直接报汇款金额及汇款分公司名称。2、周日由于网管中心财务休假，中心不返款给各分公司，但各分公司必须按时打款到网管中心指定的帐户。如不能在规定时间内完成汇款工作，按以下叠加式罚款规定处理：（1）当天15：00前未汇款或少汇款，按晚打款100元/天进行处罚；（2）当天18：00前未汇款或少汇款，货款欠款金额在两万元内按最低200元/天处罚，货款欠款金额在两万至三万以内按300元/天处罚，依次类推，最高罚款金额为1000元/天；严重者暂停代收货款业务。第二十七条 分公19、司返款货款给寄件客户的相关规定（一）快件签收后3个工作日内务必将代收货款返给寄件客户,并收回寄件人存根联中的货款小票在A6系统做返款扫描，如未做返款扫描的按10元/票处罚；（二）超时未返款被客户投诉或中心抽查到，按每延迟一天给予100元/票的处罚；（三）货款返款不及时的投诉电话：0769-81518333。第六章 代收货款金额及币别更改的规定第二十八条 所有代收金额或代收币别的改动，都需双方分公司确认后方可，否则对擅自改动而被对方分公司投拆的按弄虚作假处理（按改动金额差额的十倍处罚）。另外未得到双方确认后，就在A6系统中勾货款问题件或通知中心人员进行代勾货款问题件的，视为虚假勾货款问题件给予220、00元/票的处罚。对私自更改到付款、代收货款、私吞货款，一经查出，情节严重者则开除出XX网络并交司法机关处理。（一）所有代收货款一经录单发货后，原则上不得进行金额更改或币别的更改；（二）寄件客户要求更改代收货款，分公司必须是收到寄件客户传真的寄件运单联；传真运单联上必须有寄件人签名（正楷），盖公司公章，同时备注座机电话号码；分公司需安排专人检查传真运单是否与原单一致，并与寄件客户电话核实；第二十九条 对于收件人与寄件人协调好需要更改货款金额，需收取货款更改手续费，具体规定如下：（一）对于代收货款更改前后都未超过1000元的不收取费用（如：代收1000改500元，不收取费用）；（二）代收货款单票21、金额在1000元以上的改动（1000元以内改成1000元以上的也是同样收法），收寄件分公司更改手续费2最低2元，返派件分公司1最低1元（计费金额按改动的差额，取消按货款全额，如代收2000元改900元收寄件分公司2.2元返派件分公司1.1元）；（三）此更改手续费与货款直接对冲，分公司应在对冲之前核对手续费金额是否有误，如有问题应在对冲之前反馈给中心处理，如对冲后发现手续费有问题中心不予调账。第三十条 代收货款快件取消后改为自提件的，在收件人前来派件分公司提货时，派件分公司需核实提货人身份，登记提货人的身份证号。第三十一条 关于代收货款件超过5000元更改或取消的规定：（一）代收货款超过500022、元的，原则上货款不做更改或取消，只可做退件处理；（二）若是客户确定要求更改或取消，则按如下操作流程处理：寄件分公司需在第二十八条操作的基础上（即寄件分公司接到寄件客户的货款更改或取消函，确认更改）寄件分公司负责人在网管中心上班时间内（即:上午：08：3012：00，下午13：3018：00），用各自区域表中注明的负责人手机号码发送“货款更改或取消”再由中心货款组转发信息至派件分公司负责人（在区域表中注明的负责人手机号码）派件分公司负责人接到信息后传达至问题件处理人员派件分公司问题件处理人员在A6系统录问题件录入请求确认问题件寄件分公司对该问题件回复确认派件分公司在A6系统勾货款问题件派件分公司23、通知业务员按更改后的要求进行派送。注意：凡是不按以上步骤一一完成，造成损失中心不受理投诉；手机短信内容如下：我是XX分公司XX，单号139XXXXXXXXX寄件客户要求把货款金额由“XX”更改金额为“YY”或取消，麻烦帮忙转发通知XX派件分公司。第三十二条 所有代收货款大金额更改（如：由大金额货款调整为几元或几十元，大金额货款全部取消等情况）所引发的与收寄客户的纠纷、遗失赔偿等，由寄件分公司自行承担。网管中心对于此类遗失及破损赔偿，一律只按普件标准进行。第三十三条 关于收件客户要求代收支票问题：（一）于操作原因目前代收货款业务只开通人民币，支票（只限转账支票代收）、港币及其他货币业务暂不开通。24、（二）币别的改动:对于收件客户要求将代收货款现金改为支票的快件，派件分公司必须及时通知寄件分公司，在得到寄件分公司同意后才能收取支票，否则给予派件分公司100元/票的罚款，并承担连带责任；同时派件分公司在收到支票的两天内，必须将支票返回寄件分公司,延误返支票导致寄件分公司或客户投诉给予派件分公司50元/票处理，并承担连带责任。第七章 大额货款增值服务费规定第三十四条 货物代收高额现金（偏远区域除外）：（一）代收货款5000元以内的不收费用；（二）代收货款500010000元的，收取寄件分公司3，返派件分公司2；（三）1000020000元的收取寄件分公司5，返派件分公司4的；（五）全网络代收货25、款最高不允许超过20000元，超过20000元以上的快件，网管中心只予以对冲20000元货款。第三十五条 货物代收高额支票：（一）代收支票5000元以下的不收费用；（二）代收支票5000-20000收取寄件分公司2，返派件分公司1，（如：代收10000元只收10元）；第三十六条 偏远区域货物代收高额现金如下：（一）潮汕区域：1、货款金额20005000元（2000元以上5000元以内，低于2000元不收）时，收寄件分公司2，返派件分公司2（计费金额为货款总金额）；2、当货款金额5000（5000元以上）时，收寄件分公司3，返派件分公司2（计费金额为货款总金额）；（二）湛江、罗定、云浮、新兴区域26、：1、当货款金额5000元（5000元以内，包含5000）时，收寄件分公司2，返派件分公司2增值服务费（计费金额为货款总金额），最低2元/票；2、当货款金额5000（5000元以上）时，收寄件分公司3，返派件分公司2（计费金额为货款总金额）；（三）惠东、黄埠、永湖区域：1、当货款金额5000元（5000元以内，包含5000）时，收取寄件客户2风险金；2、当货款金额5000（5000元以上）时，收取寄件客户3。第三十七条 代收货款增值服务费与货款直接对冲问题：分公司应在对冲之前核对增值服务费金额，有问题在对冲之前反馈给中心，如对冲后发现有问题中心不予调账。第八章 货款件遗失损毁赔偿的相关规定第三27、十八条 有到代收货款区域单独交接的，快件在中心有到无发导致快件遗失的由网管中心负责赔偿。第三十九条 对于5000元以上没有到代收货款区域单独交接的，如果遗失网管中心不负责赔偿，但会视实际扫描情况追究责任人。（一）一线单点的由寄件分公司负责。（二）一线多点的按如下规定：1、按照网管中心要求有票件交接手续的，如果中心有到有发但派件分公司没有接到货，出现掉件的由车主和跟车人员负责赔偿；另外派件分公司需第一时间接到货时对比，对比出未接到货的需第一时间通知车主和寄件分公司，要求网络车车主必须在三天内找到快件，超过三天不论是否找到快件，车主均需按掉件进行赔偿。2、没有到代收货款区域单独交接的，如果遗失网管28、中心不负责赔偿，但会视实际扫描情况追究责任人。3、有贴代收货款标签，但没有与跟车人员交接的，由寄件分公司和跟车人员各负一半责任；寄件分公司没有贴代收货款标签，也没有与网络车单独交接签字的快件（签件数），如果遗失责任由寄件分公司负责赔偿。第四十条 对于代收货款货物，若整票货物遗失，按货款金额由责任方全赔付（货款不超过区域代收金额为准）；第四十一条 对于5000元以上代收货款货物未到货款专区进行交接，经查实货物已到派件分公司且已经签收，若派件分公司有弄虚作假行为，将予以重罚。第四十二条 各分公司严禁将请款单、收据、发票等做为代收货款，如有寄递此类货物的做为货款业务的，派件分公司有权拒派，但造成丢失29、的，按￥500元/票进行赔偿。第四十三条 有关代收货款快件遗失的赔偿规定:（一）单票单件的按代收的金额全额赔偿；（二）一票多件的遗失赔偿，按丢失的重量占总重量的比例核定赔偿金额。第四十四条 代收货款件在派送过程中因某原因取消货款，取消后不慎遗失，赔偿额度如下：（一）货款金额在￥800元以下的按货款的全额赔偿；（二）800元以上的按取消前货款金额60%来赔偿,最低赔偿不低于￥800元，但最高不超过￥3000元.第四十五条 有关代收支票遗失的赔偿规定：对代收支票货物，若整票货物丢失，按其金额由责任方全额赔付，但在签收后支票遗失的按500元/票赔付（代收支票低于500元，按实际金额赔偿），另支票只限30、转账支票。第四十六条 因不可抗力导致快件索赔的赔付标准如下：（一）不可抗力的定义：指战争、地震、泥石流、台风、火山喷发、洪涝灾区、干旱、干线车自燃、重特大交通事故等非人为因素所能抗拒或避免的；（二）赔付标准：1、普通快件：按运费的3倍赔付；2、代收货款：总部承担10+受灾分公司承担20+寄件分公司承担30+网络各分公司分摊40。第九章 附 则第四十七条 本制度适用于广东省XX物流有限公司全网络。第四十八条 本制度最终解释权归广东XX物流有限公司。第四十九条 本制度自发布之日起施行。附录：代收货款流程图一、寄件分公司收件及录单本站发件与中心到件数据作对比二、分拨中心中转扫描并生成账单货款账单无效货款大于5000（含）货款小于5000元（含）中心“到件”扫描补“到件确认”扫描中心“到件确认”扫描中心发件与本站到件数据作对比三、派件并预冲（10：30）预冲时间：昨天下午派件和当天上午派件问题件派件分公司在A6系统勾货款问题件正常签收签收单后第二天十点半系统自动对冲3天未派未退件中心勾“已恢复”下一天十点半强冲签收后中心勾“已恢复”下一天十点半对冲四、对冲：中心与分公司货款结算（对冲结算数据有误，通知中心货款部调账）五、中心与分公司货款收/付款结算六、寄件分公司返款给客户并作返款小票扫描