1、工业有限公司产品存货管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 存货管理制度第一章 总则第一条 为规范公司存货进出管理、堆放管理,确保存货账实相符,以及加快存货盘活管理等，特定本制度。第二条 存货包括原材料 、辅助材料、包装物、外购商品、修理用备品备件、产成品、在产品、自制半成品等。第三条 存货应当制定各品种最高库存量，明确责任人；同时，凡是库存已达到最高库存量的存货，仓管员应当拒绝收货。第四条 未经财务部门同意，不得私自设置仓库，车间尚未使用或剩余的物资在月终盘点时必须全面盘点，不得以任何理由私藏存货；同时，也不得私2、自增加仓库有关人员。第五条 仓库划分待检区、退货区、合格区、次品区、暂存区和寄放区。1、待检区：以黄色标识牌表示，是指已收到采购通知入库但质检部门待查质量而将物资存放的区域。2、退货区： 以灰色标识牌表示，是指物资在使用过程中经确认属于供应商产品的质量问题，采购部正在或拟向供应商要求退货的物资而将其存放的区域。3、合格区：以绿色合格标识牌表示，是指已收到采购通知入库并经质检部检验质量确认质量合格而将物资存放的区域。4、次品区（次品）：以蓝色标识牌表示，是指物资在使用过程中经确认不能再使用或不能以正品（合格品）看待而将其存放的区域。5、暂存区：以红色标识牌表示，是指已收到采购通知入库但经质检部检3、验质量确认质量不合格而将物资暂时存放的区域。6、寄放区：以茶色标识牌表示，是指经公司领导同意让供应商寄放或客户采购后寄放而将物资暂时存放的区域。来料加工物资可以独立规划“来料加工区”，在本制度中放入“寄放区”进行规范。第六条 公司设置废品仓库，并由仓管员建立废品台账。各仓库不应该存在废品物资，应当定期清理尤其是次品区域的物资应当及时处理，该转入废品仓库的要及时转入废品仓库，仓管员应当承担起管理的责任。第七条 仓库使用的有关单据（单据）的格式、联次、报送对象和管理，严格按照公司单据管理制度的规定执行。第八条 仓库进出物资都必须办理入库手续和出库手续，涉及的所有单据都必须经仓管员签字确认才是有效的4、单据；没有经过仓库的物资，仓管员不得给予开具单据，也不得给予签字确认。第九条 待检区、暂存区和寄放区的物资不能内部（主要是车间）领用和销售，如果经质检部门检验可以使用，必须先办理入库再办理出库，否则不能发货，以确保账实相符。寄放区的物资如果是供应商或客户自己使用，也要办理相关财务手续后才能发放，确保账实相符。第十条 仓库所有单据的内容必须填写完整、书写工整，不得涂改；否则，视同单据无效，会计收到仓库传来的单据必须认真审核，发现不符合要求的必须及时退回和纠正，确保单据书写规范。 第二章 存货进出管理第十一条 存货进出仓库，仓管员应当和当事人当面点清数量，当面开具单据（包括入库单、出库单和收据证明5、单据），做到单据和数量完全相符。第十二条 存货进出仓库时，仓管员必须严格按照公司经济业务流程管理制度有关规定和本制度的要求执行，在确保财务审核审批人员和相关经办人都有签字确认后，才能收货和发货。第十三条 发货一般要遵循先进先出、频者就近的原则。第十四条 原辅材料、包装物、外购商品、修理用备品备件入库1、待检程序：仓库凭采购人员的采购通知单或订单（包括寄库和来料加工都要有关部门的通知）和供应商的送货单或发票按品种、规格型号、数量与供应商当场点清数量后进入待检区，并当天上报质检部门，同时挂上黄色待检标识牌。仓管员凭实际收到的物资数量（待检），可先开具临时收料待检单给供应商，并写上“此条为临时收货证6、据，三天内有效，三天后视同已办理入库或退货而自动作废”。质检部门能够即时检验的，可直接进入以下“入库程序”办理入库。2、入库程序：质量检验报告合格后，仓管员凭质量检验报告确认的品种、规格型号、数量填制“货物验收入库单”，并由质检员签字确认。同时将物资转入合格区，挂上绿色合格标识牌。质量检验报告单、采购通知单（或订单）和供应商的送货单或发票随同“入库单”报送财务部门。3、退货程序：质量检验报告不合格的物资应当及时退货，暂时没有退货的应将物资转入暂存区，并挂上红色不合格标识牌。同时，仓管员要跟踪退货管理。已入库物资又发生退货的，保管员凭采购部出具的退货通知单，开具“货物验收入库单”红字单，办理退货7、手续，承运人确认送货签回单等由采购经办人负责跟踪。第十五条 产成品、自制半成品入库由质检部现场检查质量，经检验合格后，仓管员开具“入库单”，由工人（或送货人）、质检员签字确认。同时将产成品或自制半成品转入合格区，挂上绿色合格标识牌。 第十六条 原辅材料、包装物、外购商品、修理用备品备件、产成品和自制半成品出库1、车间领用：生产用直接原材料：由车间统计员统一填写“领单”，由工人（领料人）和车间班组长（审批人）签字，仓管员凭“领料单”发货。生产用间接原材料：主要是机物料等维修配件及低值易耗品，由车间统计员开单，维修性质的领料实行以旧换新，车间主任签字后，保管员凭单发料，保管员对退回的旧料设帐管理；8、技改新增性质的领料设备部开具领料单，设备部负责人签批后保管员发料，同时所属车间统计员应对此类业务进行记录，在按装业务完成时，由设备部保管员共同组织对所领用机物料配件情况，进行现场验收，车间负责人要协助确认。财务将对机物料及低值易耗品领用及退旧帐目进行检查。2、销售出库和移库：仓管员凭货运部销售会计开具的“发货通知单”发货，销售会计根据实际发货数量填写“发货单”，提货人（承运人）凭“发货单”办理承运手续以及出门手续：保管员在“发货单”出门证联盖“仓库章”，货运部办好承运手续后在出门证联盖货运专章，保管及保安据盖章齐全的“发货单”出门证联放行货物。3、免费赠送：免费赠送包括两种情况，一种免费赠送客9、人；另一种是免费赠送客户。赠送客人：财务台账会计凭总经理的审批条开具“物资流转发货单”(备注注明赠送)，仓管员凭单发货，并根据实际发货数量填写流转发货，由提货人签字确认,提货后,台账会计审核无误后，经总经理签字批准后,保安凭单据出门证联放行。赠送客户：货运部销售会计凭相关合同或总经理的审批条开具“发货通知单”，仓管员凭单发货，并根据实际发货数量填写，由提货人凭“通知单”向销售会计开取“发货单”并按财务制度规定办理出门手续(加盖货运章)，仓管员和保安凭单据放行。赠送客户的发票应当在财务经理的指导下进行开具。免费赠送的相关合同和总经理审批条应当随同“物资流转发货单”同时送交财务部门；反之，按照销售10、的形式进行核算。货物增送要按视同销售业务进行财务处理。4、车间退货：由车间统计员统一填写“领料单”，填写时使用红字，由工人（送货人）、车间主任（审批人）和质检员（确认能否再次使用）签字，仓管员凭“领料单”（红字）收货，并将物资存放在相适应的区域（合格区、次品区、退货区）。第十七条 销售退货按照公司销售退货管理制度有关规定执行，由质检员检验质量，按照质检员确认的的品种、规格型号、数量和产品等级（合格品、次品等），由仓管员开具“退货验收入库单”，由质检员、送货人签字确认，并将物资存放在相适应的区域（合格区、废品区、退货区）。不符合销售退货管理制度有关规定的，仓管员有权拒绝收货，并及时向相关负责人（11、主要是仓管部经理及财务经理）反馈情况。第十八条 寄放出库1、如果供应商要出库寄放物资，由材料会计凭“供应商书面通知”开具“提货单”，仓管员凭“提货单”发货，并根据实际发货数量填写“流转发货单”，“流转发货单”由提货人签字确认，仓库盖章，提货人将“流转发货单”交财务审核无误后，在出门证联加盖财务章，仓管员和保安凭单据放行。2、如果公司要出库寄放物资，按照以上相关入库和出库条款要求，先办理入库手续再办理出库手续，不得只办理出库手续。第十九条 内部调拨1、同等级物资内部调拨的，由出货仓仓管员开具“内部调拨单”，由仓库主管审批签字确认后执行，由送货人和进出仓仓管员签字确认，收货仓凭“内部调拨单”入账。12、2、不同等级物资内部调拨的，由质检员检验质量，按照质检员确认的品种、规格型号、数量和产品等级（合格品、次品等），由出货仓仓管员开具“内部调拨单”，由质检员、送货人、进出仓仓管员、仓库主管和相应的部门经理签字确认，并将物资存放在相适应的区域（合格区、废品区、退货区），收货仓凭“内部调拨单”入账。3、公司之外异地仓库间调拨的，由货运部会计开具物资流转发货单，调出仓库保管员凭单发货出库，承运人签字确认后，保管员在出门联盖仓库章，承运人到货运部办理出门手续，办好后，在出门证联加盖货运章，保管员及保安凭以放行。收货库保管员凭本单收货，签字确认后，将回单联交货运部凭以结算运费。货损由承运人承担。第二十条 13、存货报废1、公司：由仓库主管作报废申请报告，经总经理审批后由仓管员开具“出库单”，由质检员检验质量，由质检员、相关参与人员签字确认，并将废品转入废品仓库。2、办事处：由仓管员作报废申请报告，经办事处经理确认后，上报总经理审批后由仓管员开具“出库单”，由质检员检验质量，由质检员、相关参与人员签字确认，并将废品转入废品仓库或直接处理。第二十一条 委托加工物资：从仓库出库仓管员凭货运部销售会计开具的“发货通知单”发货，销售会计根据实际发货数量填写“发货单”，提货人（承运人）凭“发货单”办理承运手续以及出门手续：保管员在“发货单”出门证联盖“仓库章”，货运部办好承运手续后在出门证联盖货运专章，保管及保14、安据盖章齐全的“发货单”出门证联放行货物。委外加工产品完工后，属于产成品的直接入库成品仓库，通过“产成品入库单”办理入库；属于半成品的由生产部安排车间收货，通过“外发加工产品车间单”办理入库。第二十二条 委托加工半成品：从车间出库生产部统计员凭委外加工合同开具半成品“提货单”，车间统计员凭“提货单”发货，并根据实际发货数量填写“出库单”，“出库单”由提货人签字确认、提货人凭“出库单”向生产部统计员开取“车辆放行单”，车间统计员和保安凭单据放行。委托加工半成品不能从仓库出库，车间统计员发出的半成品要建立备查账，并负责跟踪收回半成品和管理，车间收回半成品时要开具“车间半成品外发入库单”，同时车间半15、成品“出库单”和“入库单”要及时上交财务部。第二十三条 车间在产品：1、工人完工：各车间、工序完工产品（包括半成品和成品）在交给统计员时，由统计员填制“车间完工产品收料单”，由质检员验收质量并签字确认，由工人和统计员确认。2、车间、工序交接：各车间、工序将半成品转交下一道车间、工序时，应当填制“车间半成品交接单”，由双方统计员签字确认。成品入库通过“入库单”办理入库。3、退货：下道工序退回半成品，由车间统计员负责将半成品退给工人，并办理相关的手续。第三章 存货堆放和日常管理 第二十四条 仓库必须设置消防设施，通道必须宽敞，门窗必须符合防盗要求，电力设施必须符合消防部门的要求，以确保存货安全。第16、二十五条 切实做好“防火、防霉、防锈、防蛀、防爆、防潮、防烂、防盗、防鼠、防毒”等“十防工作”。仓管员必须经常巡查，如发现问题应及时上报上级主管并会同有关部门及时采取防范及补救措施。 第二十六条 物资堆放要讲究科学、合理，区域要分开、清晰，摆列要整齐、有序，高低要适当、均衡；每堆物资前要统一使用公司的标识牌，并在标识牌上写明物资的名称、品种和数量，确保账（仓库账和会计账上物资的名称和数量）、牌（标识牌上物资的名称和数量，下同）和实物相符。第二十七条 标识牌是区域划分的重要标识，标识牌设计要规范，书写要工整，必须做到“物牌同步变化”，杜绝以任何客观理由影响“物牌”相符。标识牌基本内容包括：物资的17、名称、规格、数量，保质日期，生产厂家。第二十八条 经常对仓库物资进行灰尘清理，从而减少因污染所带来的质量问题；通过制定轮值表对物品堆放的周边环境进行清扫和整理；并对仓库洗地板及吸尘工的工作进行监督。第二十九条 仓管员应当定期对物资的生产日期、保质日期进行全面整理，属于已过保质日期的物资应当转入次品区域，并挂上蓝色标识牌。第三十条 保守电脑密码，杜绝仓管员以外人员随意动用电脑；杜绝利用电脑做与业务或工作无关的事情；严格遵照操作规程操作电脑，并按电脑维护事项定期对电脑进行维护和保养。第三十一条 仓管员有权拒绝和要求闲杂人员进入仓库，严禁串岗。第三十二条 仓管员应对内、外搬运工进行指导、监督，确保物18、资堆放符合仓库要求。第三十三条 必须严格检查或督导进出仓库的人员，以及及时关好门窗，确保仓库和物资的安全。第三十四条 不良存货清查1、公司：由仓库主管牵头，会同生产、采购和销售经理于每季度末到仓库现场清查不良存货（指在三个月内少销或滞销的产品以及保质期届满前两个月的产品、材料和包装物等，下同），并在相关的制度范围内盘活处理；或将情况及处理意见，报送总经理审批。2、办事处：由办事处经理组织有关人员于每季度末到仓库现场清查不良存货，并在相关的制度范围内盘活处理；或将情况及处理意见，报送总经理审批。第三十五条 仓库是一个特殊的部门，员工用餐应在规定的时间范围内交替轮流，以保证仓库货物随时供应。第三十19、六条 保守仓库业务秘密，杜绝向供应商等及他人透露物资库存等有关业务信息。第三十七条 未经上级同意，不得随意复制、摘抄公司资料；作废文稿应及时妥善解决，以防泄密。第三十八条 叉车司机必须服从仓库主管的安排和调度；同时要按以下要求做好车辆保养、维护和管理工作，保证叉车的工作需求和工作质量：1、杜绝驾驶员以外的人随意动用叉车。2、驾驶员应严格按照驾驶规程驾驶叉车。3、严格遵守“电瓶叉车在室内作业；柴油车在室外作业”的规定。4、维护叉车的清洁和完整，经常对其质量和性能进行检查，并按规定进行维修和保养。第四章 存货账表管理第三十九条 开好单、做好账、编好表、对好账，是仓库账表管理的总要求，是仓管员应当具20、备的基本素质和基本职责。仓管员必须做到以账管物，必须重视账表在仓库管理的重要性。第四十条 仓库账表分为自有物资账表、寄存物资账表、来料加工物资账表和外协物资账表。1、自有物资账表：指反映公司自购并存放在自有仓库的进出存物资信息（含厂区内各类有料、无料包装桶），包括账簿信息和表格信息。2、寄存物资账表：指反映经公司有关领导同意外部单位暂时存放在公司自有仓库的进出存物资信息，包括账簿信息和表格信息。3、来料加工物资账表：指反映外部单位来料加工存放在公司自有仓库的进出存物资信息，包括账簿信息和表格信息。4、外协物资账表：指反映公司委托外协单位生产暂时存放在外协单位的进出存物资信息，包括账簿信息和表格21、信息。第四十一条 入库单和出库单杜绝涂改，要求使用复写纸书写，书写要工整，字迹要清晰、易认；如果书写出现错误，要求作废并完整保留每一联次。入库单和出库单每日要报送给相关人员。第四十二条 仓库的账簿和各种报表要按各区域的物资类别进行编制，要求书写要工整，字迹要清晰、易认，以供有关人员及时了解仓库存货的库存结构。同时，账簿每天要登记入帐，各种报表要按时保质保量报送给相关人员。第四十三条 采购部和销售部有关人员要认真阅读存货报表，通过存货报表信息及时了解存货结构和存货库存量，并及时合理地调整存货库存结构和库存量，以及及时处理不良存货。第四十四条 认真有效地做好仓库电话记录、交接班记录、磅码单以及进口22、物资独立登记等工作。第四十五条 加强账、牌的核对管理，定期核对账、牌是否相符，如果出现不符，必须及时查明原因，确保账、牌时刻相符，以充分发挥牌在日常管理中的作用。第四十六条 仓管员每旬与会计核对存货借贷余额（数），次月2日核对并签字确认上月存货借贷余额（数），必须确保仓库账和会计账的借贷余额（数）完全相符。在对账确认时，必须将自有物资、寄存物资、来料加工物资等分开核对确认。第四十七条 仓库账务和各种报表编制由财务部专职会计人员负责管理和指导，仓管员必须服从，不得自作主张的设置账簿或设计报表。第五章 存货盘点管理第四十八条 存货盘点包括在产品盘点和仓库物资盘点。1、在产品每月最后一天由生产部门组23、织盘点，并于次月第一日下班前由统计员上报财务部门；财务部门根据实际情况主动到车间指导、监督在产品盘点。具体要求按成本控制管理制度的规定执行。2、仓库物资盘点按照以下相关条款执行。第四十九条 仓库物资盘点分为月份盘点、季度盘点、半年盘点、年终盘点和特殊盘点。月份盘点总量应当占存货总量的60%以上；季度盘点总量应当占存货总量的80%以上；半年盘点总量和年度盘点总量应当对存货全部盘点；特殊盘点（包括外部审计和内部审计需要的盘点）则根据实际需要确定盘点量。第五十条 仓库物资盘点方法一般采用日常盘点法。日常盘点法是指在不影响存货进出管理的前提下，每月组织有关人员随时对存货进行盘点的一种方法。第五十一条 24、每次仓库物资盘点结果，应当确认存货盘盈或盘亏，应当提出处理意见和明确责任人，并按相关流程处理或审批，于月终由财务部门进行账务处理。第五十二条 仓库物资盘点盘盈或盘亏，根据截止存货盘点日期的财务账面结余数和实际盘点数的差数进行确认。第五十三条 仓库物资盘点时，仓管员、财务人员、及参与盘点的人员应当同时在现场。第五十四条 仓库物资盘点结束后，参与盘点的人员应当在盘点表上签字确认，并由责任保管员及属地行政负责人签字确认。第五十五条 仓库物资盘点表及相关资料的数据和文字应当书写工整，同时应当归档管理。第五十六条 仓库物资盘点工作由存货管理部门负责组织，由财务人员进行监盘和业务指导。第五十七条 仓库物资25、盘点前，仓库物资管理部门（仓库主管）应当提前一天（以上）知会有关部门或人员，有关部门或人员应当积极配合或参与。第五十八条 月份盘点、季度盘点、半年盘点和年度盘点由存货管理部门按照以上盘点方法组织盘点；特殊盘点则由存货管理部门按照特定事项（指特定时间、特定地点和特定人员等）的要求组织盘点，特定事项一般由财务部门提出或确定。第五十九条 盘点一般流程：一、仓库物资管理部门（仓库主管）下发仓库物资盘点通知或知会，并做好各项盘点准备工作。二、财务人员和仓管员对需盘点的存货进行账面确认，必须在账账相符的前提下才能盘点。三、盘点时，仓管员和财务人员应当独立记录，经核对双方记录数一致后，才能确认为盘点数。四、26、盘点结束后，应当整理盘点资料（即盘点表），并由参与盘点的人员在盘点表上签字确认，同时上报属地行政负责人签字确认。五、仓库物资管理部门根据有关惩处制度对盘点结果出现的盘盈或盘亏提出处理意见，并按经济业务流程及单据使用管理规定规定的流程上报审批。六、财务人员和仓管人员对盘点结果出现的盘盈或盘亏进行账务处理（调整），仓管人员的账务处理应当在财务人员的指导下进行。第六十条 内外审计有关部门要求的盘点属于特殊盘点范畴，除内部审计部外，特殊盘点一般由财务部统一接受盘点，再决定是否统一安排盘点。内部审计部可直接通知盘点，但应当知会财务部。办事处接到外部审计等有关部门要来盘点时，必须在第一时间内向财务部报告，27、由财务部统一安排处理。第六十一条 仓库物资盘点是一项重要的内控管理工作，各属地行政负责人是第一管理责任人，应当高度重视，亲自督导。第六十二条 仓库物资盘点当天发生的物资进出日期应当填写为次日日期（即盘点日的出入库数量不计在内），并将盘点当天入库的物资独立堆放；截止仓库物资盘点日期的账务应当登记完毕。实际盘点日如果为非盘点截止标准日，则实际盘点日的盘点数量应还原为物资盘点标准截止日数量，以保证帐实口径一致性。第六十三条 仓库物资盘点表使用统一的格式（附后），由财务部门提供。第六十四条 特殊盘点期间，除紧急用料外，暂停开展存货进出工作。第六十五条 特殊盘点期间，如遇假日一律停止休假，否则以旷工论处。第六十六条 盘点应尽量采用精确的计量器，避免用主观的目测、估计、甚至伪造数据的方式，每项存货数量，应于确定后，再继续进行下一项盘点，盘点确认后不得更改。本制度由财务部负责修订，总经理核准后执行本制度由财务部负责解释。 XX*有限公司 2009年5月20日