1、制造公司行政后勤管理制度附内务整理流程图编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、内务整理制度（一）员工要讲究卫生，养成良好的卫生习惯，保持办公室内外清洁美观，创造良好的工作环境。（二）办公室人员每天早上应提前到办公室，按照划分的责任区搞好卫生工作：1、文件筐内资料排列整齐；2、办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，茶具无茶渍、水垢，烟灰缸洁净如新；3、办公椅摆放整齐；4、地面无杂物、污水，每天要拖扫地面，每周至少吸尘一次。5、花盆内无枯叶、杂草。（三）每天下班前将桌面上的书籍、文件和资料归类后，整齐地摆放在文件框内；其余物品也2、应摆放整齐，保持桌面整洁，及时清理个人办公垃圾；门窗锁好，将一切电源切断后方可离开。（四）内务整理流程：下班前关闭好门窗、电源等清理办公桌桌面洁净，文件框内文件摆放整齐及时清理个人办公垃圾清理垃圾电脑、打印机、空调、灯等各种电器电源关闭上班中上 班前上 班前开窗通风清理花木清洁办公室备好茶水窗台、纱窗、玻璃窗、办公桌椅（机械连接部位紧固无松动）、文件柜、会客区、茶艺台、摆饰、地毯（每周吸尘至少一次）等整齐洁净会客后随时整理鲜花每天换水一次，花木没有枯叶、杂草领导到办公室的同时二、员工行为规范管理（一）仪容、仪表及电话礼仪1、仪容、仪表、礼貌用语女员工穿着应大方得体，不戴过多的首饰，耳环不超过耳3、垂； 男员工不得穿背心、短裤、拖鞋，不留络腮胡、不留奇异发型。 常用礼貌用语：“请、您好、谢谢、对不起、不客气、再见”等礼貌用语。2、电话礼仪（1）接听电话： 应在电话铃响两声内接听电话。 公司办公室人员接听电话时，应使用标准问候语“您好，佳瑞集团”，语调温和，音量、速度适中，让对方能听清楚。接听重要来电时，应及时在电话接听登记表上填写相关内容。（2）转接电话：对于客户咨询的问题尽量准确、详实地回答，不能回答的转接相关人员。转接电话时应说：“请稍等，我帮您转一下XXX”。电话转接成功，应说：“XXX，XXX找您”。电话转接未成功，应说：“对不起， XXX现在不在办公室，请稍后再打。”或说“有什4、么我可以转告吗”，将留言记录在电话接听登记表上，并及时转告相关人员。（3）挂机：电话结束时应说：“再见”，等两秒钟后再挂断电话。（二）员工日常行为规范1、上、下班应按时刷卡考勤；2、上班时间应着工装、佩戴工作牌，保持坐姿端正、精神饱满；3、上班时间应讲普通话；4、主动向领导、同事问好，同事之间应互相尊重、互相帮助；5、办公资料分类整齐放入文件框，办公用品应整齐摆放在办公桌上，抽屉内物品应分类摆放；6、进入其他部门办公室前应先敲门，征得许可后方可进入；7、客人来访时应面带微笑、起立接待，然后为客人让座倒水；8、工作时间不得接待亲朋好友，特殊情况需征得部门负责人许可，在指定会客区域会客，时间不超过5、10分钟；9、厉行节约，杜绝浪费现象；10、爱护公司财物，对各种办公机具和设备应正确使用，并注意日常的维护和保养；11、维护更衣室内的清洁卫生，保持地面清洁、干净；12、每天上班前将个人办公区域及分包卫生区域打扫干净；13、下班后应随手关闭个人电脑、显示器，切断电源，锁好门、窗，将椅子归位，保持桌面整洁、物品摆放井然有序；14、值班人员下班后应关闭公共区域打印机、空调、灯、饮水机、碎纸机和电源开关，并锁好门、窗。（三）员工“十不准”守则1、不准在中午喝酒（公务应酬除外）；2、不准顶撞领导；3、不准打架、斗殴；4、不准搬弄是非、挑拨离间；5、不准在上班时间吃东西、打瞌睡、玩游戏、聊天、看与工作无6、关的书籍、浏览与工作无关的网站；6、不准用座机电话聊天；7、不准在办公场所大声喧哗、嬉戏打闹或使用粗鲁语言；8、不准在公共办公区域吸烟；9、不准在办公桌上堆放私人物品（水杯、手机除外）；10、不准私自互相更换更衣柜、配制更衣柜钥匙。（四）违规处罚：1、违反1-4项，每次罚款100元；违反5-7项，每次罚款50元；违反8-10项，每次扣10元。2、由行政部向当事人开具处罚单（一式三联，当事人、行政部、财务部各留存一联）；3、财务部凭处罚单从该员工工资中扣除。三、办公用品（设备）管理制度（一）办公用品（设备）的分类1、一类易耗办公用品如下：铅笔、橡皮、削笔器、圆珠笔、中性笔、笔芯、记号笔、信纸、便7、笺纸、笔记本、回形针、大头针、订书钉、装订夹、原子印油、出库单、入库单、贴粘单、借据、复写纸、固体胶、修正液、双面胶、透明胶带、裁纸刀刀片等。2、二类常用办公用品如下：笔筒、档案袋、文件夹、文件筐、纸篓、订书机、印台、打孔机、剪刀、夹子、直尺、裁纸刀、名片册、计算器、插线板、电话机、U盘等。3、三类专用办公用品如下：墨盒、硒鼓、碳粉、碳带、打印纸、传真纸、空白光盘、网线等。4、四类公用办公用品如下：一次性口杯、垃圾袋、洗手液、空气清新剂、檀香、除臭剂、洁厕灵、灭害灵、灯泡、灯管等。5、办公设备的分类：台式电脑、笔记本电脑、打印机、传真机、复印机、扫描仪、投影仪、碎纸机、空调、电风扇、办公桌、办8、公椅等。（二）办公用品（设备）的申购流程及入库1、办公用品（设备）的申购流程：请购人填写申购单请购部门主管领导意见申购部门主管领导意见总裁签署意见采购人员凭申购单采购。2、办公用品（设备）的入库：采购人员持所购实物及发票到前台文员处开具入库单，由行政文员验收签字后，将办公用品（设备）入库。（三）办公用品及办公设备的出库程序1、只有办理完入库手续的办公用品（设备）方可出库；2、办公用品的出库：领用人在办公用品领用登记表上登记需领办公用品；3、办公设备的出库：领用人在办公设备借用单上签字确认，经相关领导签字批准后领用办公设备,办公设备借用单存放于员工档案；4、办公用品或办公设备领用完毕后，前台文员9、应于当天下午下班前根据办公用品领用登记表上登记的领用情况及办公设备借用单，及时录入办公用品库存日报表和办公用品（设备）库存月报表；（四）办公用品（设备）的归还程序1、员工离职时应如数交还二类常用办公用品及办公设备，如未能如数交还，将按原价从工资中扣除；2、员工离职时应与相关人员办好办公设备交接手续；3、因非正常使用而造成办公设备损坏或丢失的，应由责任人自费购买同等规格的设备供日常办公使用；4、行政部根据办公用品的归还情况，对所归还的办公用品进行合理再利用。（五）报销程序采购人员将有效申购单、正规发票和入库单准备齐全，由行政部负责人进行初审，审核无误后报总裁审批，总裁签批后，财务部予以报销。四、10、工具书管理制度（一）工具书的申请、购买、入库及报销1、工具书的申请：各部门根据工作需要填写申购单请购部门主管领导意见申购部门主管领导意见总裁签署意见采购人员凭申购单采购。2、工具书的购买：总裁签字后，由行政部或指派专人负责购买；3、工具书的入库：采购人员持所购实物及发票到前台文员处开具入库单，由行政文员验收签字后，将工具书入库。4、报销程序：采购人员将有效申购单、正规发票和入库单准备齐全，由行政部负责人进行初审，审核无误后报总裁审批，总裁签批后，财务部予以报销。（二）工具书的借用程序1、只有办理完入库手续的工具书，员工方可借用；2、借阅人填写工具书借用登记表上的相关内容；3、所有员工应爱护工具11、书。（三）工具书的归还程序1、员工平时应及时归还所借阅工具书；2、员工离职时应归还所借阅工具书，如未能如数交还，将按工具书原价从工资中扣除；3、因非正常使用而造成损坏或丢失的，由责任人自费购买同等规格的工具书；4、已归还的工具书，行政文员应在工具书借用登记表上记录归还日期。5、行政文员应于当天下午下班前根据工具书借用登记表上登记的领用情况或归还情况及时录入工具书借用登记表。五、工装管理制度为了展示公司形象，树立公司品牌，规范员工日常工作行为，现就工装的着装管理作出如下规定：（一）配发工装标准：服装类别女员工男员工夏装衬衣、裙子衬衣、西裤春、秋装衬衣、西装制服衬衣、领带、西装制服（二）工装使用年12、限：服装的使用年限为两年。（三）工装着装要求1、所有转正员工工作时间须着公司统一发放的工装、佩戴公司统一发放的工牌。2、着工装时，应搭配与工装颜色、款式得当的袜子和鞋类；鞋应保持清洁光亮、无破损；在工作场所不得赤脚、不得穿拖鞋、拖鞋式凉鞋等。3、工装不得出现掉扣、错扣、脱线现象。（四）工装配制说明1、新员工：入职时，发放工作牌。2、转正员工：行政部根据转正通知单为转正员工配发工装。3、辞职人员工装不需退回，但需退回工作牌，工装费需按以下标准执行：自工装发放之日起，工作满两年者，离职时不再扣除工装总费用；自工装发放之日起，工作满一年不满两年者，离职时按工装总费用的50%扣除工装费；自工装发放之日13、起，工作满半年不满一年者，离职时按工装总费用的60%扣除工装费；自工装发放之日起，工作不满半年者，离职时按工装总费用的80%扣除工装费。（五）违规处罚1、已配发工装（工作牌）而未在工作时间着工装、佩戴工作牌者，视为当天缺岗，扣发当天工资，由行政部向当事人开具处罚单（一式三联，当事人、行政部、财务部各留存一联）；2、财务部凭处罚单从该员工工资中扣除；3、工装（工作牌）在使用年限内丢失，由员工全款支付工装费（工作牌制作费），费用从该员工工资中扣除。六、职工食堂管理制度为保障公司职工饮食健康、提高伙食质量，同时也为职工提供一个舒适、洁净的就餐环境，特制定本制度。（一）采购、入库流程1、采购流程：采购14、员填写借款单（借款金额为500元）行政部负责人签字总裁签批财务部支付备用金采购员采购。2、入库流程：行政文员凭采购员提供的当天购物小票或手写清单（采购员及菜品验收人两人的签名方视为有效）录入电子档，作为统计月伙食开支明细表的依据。（二）日常管理1、行政部负责食堂设备、厨具的入库登记工作。2、行政部负责收集职工对饭菜质量、品种、卫生等问题提出的意见和建议。3、行政部负责每日就餐职工的统计工作。4、行政部每月3号前统计出月伙食开支明细表并予以公布。（三）食堂工作人员要求1、热爱本职、身体健康、勤洗手、剪指甲。2、做到膳食合理搭配，饭熟菜香，味美可口，咸淡适中。3、荤、素、生食品拣净洗清，盛器整洁，15、分类摆放，不触地、不叠底；生熟盛器、抹布、砧板分开；冷藏、冷冻食品，生、熟、半成品分开，鱼、禽、肉、豆制品分开，摆放整齐。4、负责清扫地面卫生，保持操作间及厨具清洁整齐，无油腻。5、损坏各类设备、厨具者，照价赔偿。6、使用炊事械具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发生。7、易燃、易爆物品要严格按规定放置，检查各类电源开关、设备等，杜绝意外事故的发生。8、采用费用包干制，每月根据员工就餐人数核算费用。（四）就餐人员要求1、不浪费食物。2、用餐时不大声喧哗。3、用餐后自行清洗餐具，并将餐具放至消毒柜。4、自觉保持餐厅的整洁，做到人走桌、地两净。5、损坏各类设备、厨具者，照价赔偿。（五）注意事项1、16、午餐标准：8元/人次其中：公司补贴5元/人次，个人支付3元/人次。2、因工作原因不能就餐的员工，应于上午9：30前通知行政部，未提前通知，则视为正常就餐。3、员工就餐费从工资中扣除。4、因临时性加班或业务原因需就餐的，应及时通知行政部，以便合理安排食堂加餐。此次就餐费用不列入伙食开销。七、车辆管理制度（一）派车原则根据工作的轻重缓急，实行先领导后部门、先远后近的原则。（二）车辆停放要求车辆下班后必须停放在公司指定位置。因车辆晚上未停放在公司指定位置而造成车辆被盗、被损，由驾驶员自行赔偿损失。（三）用车申请各部门公务用车时，用车人先到行政部领取派车单，填写清楚内容后，经部门负责人核准，行政部负责17、人签字后方视为有效派车单。特殊情况下，领导可直接派车，驾驶员应向行政部负责人说明出车原因，以便随时掌握车辆使用情况；出车任务完成后，驾驶员应立即补签派车单并交至前台文员。（四）出车要求1、驾驶员应严格遵守交通法规，牢固树立安全第一的思想。2、驾驶员凭有效派车单方可出车，做到出一趟车有一张对应的有效派车单。3、驾驶员出车前应在派车单上登记出发时间、出发公里数、司机姓名、车牌号等项。4、返回公司后将车钥匙上交行政部负责人，在派车单上登记返回时间、返回公里数等项后交与前台文员，前台文员根据派车单录入出车情况一览表。（五）车辆的使用申请及调度审批流程用车人填写派车单用车部门负责人审核行政部负责人批准派18、车行政部派车驾驶员接单出车（六）出车违规处理1、丢失派车单，每次罚款100元。2、如实际出车范围超出派车单申请范围，每次罚款100元，并由司机承担该次出车所产生的一切费用。3、无特殊情况，未持有效派车单出车的，每次罚款100元。4、因违章而造成交警部门罚款的；除罚款自行承担外，每次加罚100元。5、开车时接、打电话，一经发现，每次罚款100元。6、因自身原因造成车辆被刮、蹭、划伤的，维修费用自理。7、车辆晚上未停放在公司指定位置（领导特批除外），停发一个月工资；出现两次以上（含两次），予以辞退。8、出现酒后驾驶、因酗酒影响正常工作等情况的，予以辞退。9、未经总裁批准，私自将车辆外借的，予以辞退19、。10、因自身失职造成事故的，经济损失和责任由驾驶员自行承担，并予以处分，直至辞退。（七）车辆的检查、保养及维修1、驾驶员要做到“三检”：出车前检查，行驶中检查，收车后检查；防止“四漏”：漏水、漏油、漏气、漏电；发现问题及时处理解决以免造成事故隐患。2、驾驶员根据里程数，要及时对车辆进行保养。车辆保养前，填写车辆保养申请单，经行政部负责人审核签字后交至前台文员后，方可到指定4S店进行车辆保养。驾驶员必须对保养过程进行监督。车辆保养完毕，驾驶员审验车况正常后取回车辆。未经领导签字批准进行车辆保养的，费用不予报销。3、车辆需维修时，由驾驶员填写车辆维修申请单，经行政部负责人审核签字后交至前台文员后20、，方可到指定4S店进行车辆维修。驾驶员必须对维修过程进行监督。车辆维修完毕后，驾驶员对照材料单，审验车况正常后取回车辆。未经批准，私自进行车辆维修的，费用不予报销。（八）车辆的燃油管理车辆燃油采用加油卡方式，由行政部管理控制。驾驶员在燃油使用登记表上登记后领取加油卡，当加油卡余额不足500元时，要及时上报，以便及时对加油卡充值。每次出差前要加足油，因个人工作疏忽而导致途中需加油的，油费不予报销。未经领导批准，私自加油的，油费不予报销。（九）车辆保养费、维修费及百公里油耗的统计前台文员每月3号前，根据上月各车辆派车单、燃油使用登记表、车辆保养申请单及车辆维修申请单，统计出上月各车辆保养费、维修费及百公里油耗的费用明细。（十）奖惩办法1、对于驾驶员在本职岗位勤勤恳恳、爱车护车，工作表现突出，结合年终车辆安全大检查情况，燃油节省、车辆全年安全无事故的，年终对驾驶员给予200元奖励。2、燃油严重超标的，超标费用从工资中扣除。3、未及时对车辆进行保养，每次罚款100元。4、未及时办理车辆审验、车辆保险申请手续，每次罚款100元。5、未及时对车内卫生进行打扫，出现脏、乱现象，每次罚款50元。6、未及时对车辆进行清洗，每次罚款50元。