1、公司对外招待预算与监督管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1.目的为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制定本制度。2范围本程序适用于公司各种接待工作和相关部门。3.相关定义3.1迎客引入:客人来访时先电话通知被访单位负责人，说明来客数量和单位，并由保安人员指引正确的被访单位路线。3.2入座洽谈：被访单位根据来客的级别和人数确定洽谈地点并确定陪同人员。3.3参观介绍：由被访单位或相关被授权人员带领客人参观公司。3.4招待2、：由被访单位安排客人的餐饮、住宿、礼品、娱乐等。3.5 招待预算：根据公司的营业状况由财务部门制定各部门年度招待费用预算。3.6 招待监督：以年度预算为基准，财务审计部门对各部门发生的招待费用进行合理的监督与控制。4.职责综合办保卫队：负责安全、正确的指引客人到被访单位。综合办：负责来访客人的茶叶、水果、饮料、礼品等物品的准备，客人就餐地点和住宿的安排，客人用车辆的安排。负责接待管理制度的制定、实施、监督和检查工作。被访部门：负责陪同客人洽谈、参观、招待等工作。财务部：负责接待费用的预算、统计和监督控制工作。5.接待范围5.1业务来访接待。5.2会议、培训和其他重大活动接待。5.3公务性接待。3、包括各级、上级部门来我公司检查、调研、指导、联系工作。6.接待方法6.1对市县的领导，兄弟单位、协作单位、业务单位的副总以上领导的接待，由公司领导参加；6.2市县相关职能部门的主要负责人，兄弟单位、协力单位、业务单位部门负责人由公司领导指派专人接待，或对口接待。6.3各单位一般工作人员实行业务对口接待。7、管理细则 7.1 迎客引入 保安人员需对来访人员进行登记，包括来访单位名称、人数、车牌号码、需要拜访部门等。 保安人员按照登记资料通知被访部门，确定被访部门可以接待时方可迎客引入。 引导人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。严格执规，热情服务。引导人员于接待进行时，须密切注视接4、待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。引导过程中如有来客提出办理限制事宜（如公司的文件室，技术室等涉密地区），须婉言解释。7.2 洽谈场所准备通用备品：烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。特殊备品：速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等；环境标准：物品摆放整齐，且表面无灰尘；地面干净无脏物，空气流通清新；室温适度，灯光合适。 其他资料或投影机的准备。7.3 参观规定决定参观须请示公司领导批准（公司经理以上级别不需要请示）。参观介绍以不涉及公司经营机密主导思想，极力推销公司经营与技术优势。非经公司领导批准不准入室参观和在生产场所拍照。参观进行时，原则上拜访人员和介绍者在先，陪同人员5、在后。7.4 招待 招待内容l参观洽谈时招待客人的茶叶、水果、饮料等。l宴请客人的用餐、住宿、娱乐、食品、烟酒、礼品等。l赠送客人的纪念品等。 招待方式l贵宾接待：对市县的领导，兄弟单位、协作单位、业务单位的副总以上领导的接待，由公司领导参加，陪同人员由公司领导指定，招待地点在公司餐厅或公司签约的酒店或公司领导另行安排酒店。l业务接待：市县相关职能部门的主要负责人，兄弟单位、协力单位、业务单位部门负责人由公司领导指派专人陪同，原则上不超过两人，招待地点在公司指定的酒店。l普通接待：各单位一般工作人员实行业务对口人员招待，公司餐厅或者不招待。招待流程l接待部门负责人提前填写招待事项审批单（附件16、），经公司领导批准后交综合办主任，综合办根据客人情况统一安排就餐地点，贵宾招待由综合办在公司外酒店接待需提前1个工作日申请；在公司餐厅安排接待时需提前两个小时申请。l根据车辆管理程序安排用车。l就餐结束后招待负责人需凭酒店发票和招待事项审批单到财务部报销，缺一不可。l需要住宿客人由经办部门在招待事项审批单上注明。招待费用.1招待费用分管规定l用于接待客人的茶叶，水果，饮料，烟酒，礼品等由综合办每月按照库存和使用情况适量实时采购，接待部门需填写招待用品领用单经公司领导批准后领取使用。l宴请客人发生的费用由对口接待部门控制，财务部负责将此费用规划到相关部门的运营成本中。.2招待费的控制a.就餐标准7、l贵宾接待：由公司领导按照实际情况实报实销。l业务接待：根据本地经济情况，洛阳市内按照80元每人（含酒水），孟津县内按照50元每人（含酒水），人数含陪同人员。l普通接待：按公司小餐厅伙食标准。b.业务招待费的使用遵循勤俭节约，效能优先的原则，能免则免，能省则省。所有员工一律不准使用公款大吃大喝。c.业务招待费的使用严禁超支(超出预算总额)，所有超出部分由接待负责人按比例承当。d.业务招待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。e.招待来宾能在公司食堂用餐不许外出就餐。g.业务招待人员在招待任务完成之后须及时(15日内)凭招待事项审批单和招待费用的正式发票(必须由经手人背签)到8、财务部办理报销手续。定点酒店由综合办每月集中结算办理报销手续。.3招待酒店的选择（酒店选用调查表附件2）l根据公司的业务情况选择高档，中档两种，选择标准要以环境卫生优良和价格合理为主导思想；l选定后要与酒店签订月结合同，并确定签单付款人员名单，不在此名单中人员需自付现金或电话确认签单； l酒店签单人员的规定：由公司授权的业务人员可在定点酒店签单消费。.4业务招待费使用的监督；a.计算：业务招待费由财务部在年度预算中按照公司实际情况计算出年度总额。然后，按照报销程序认真把关，严格招待费定额管理制度；b.财务部负责对业务招待费使用情况的监督， 8、附则 8.1本制度自2011年x月xx日开始执行，以往所有相关制度作废。 业务招待费使用审批表申请日期 招待日期招待部门招待金额招待单位和人数/陪同人数经办人部门负责人审核人批准人备注