1、公司供应商评估和准入管理规章制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 供应商评估和准入制度 一、目的 遵循公平、公正、公开的原则,对合格供方的确定、评价过程实施控制,选择符合公司业务要求的合格供方。 二、适用范围 适用于公司及下属子、孙公司(以下简称“项目公司”)。 三、术语及定义 1、供方:提供产品、服务的组织或个人。 2、供方分类: A、试用供方:指经资质审查合格,具备向公司/子、孙公司提供产品或服务的资格,尚末合作或首次合作存在问题但不严重,有意再次试用的供方。 B、合格供方:指与公司/项目公司合作过,经评审为合格2、的供方。 C、战略合作伙伴:行业知名企业或已经评定为公司/项目公司的合格供方,经长期及多次合作,批准确定为战略合作伙伴的单位。 D、不合格供方:经资质审查或评审为不合格的供方。 E、黑名单供方:在采购或合同履约过程中存在违法、违规、严重违约等行为的供方。 四、工作职责 1、公司员工:推荐供方。 2、公司各部门:推荐供方;负责制定供方考察/评价评分表的评分内容、满分标准、扣分标准等:负责组织对供方的考察并形成考 察报告;负责组织对供方的评价并形成评价报告。 3、招标小组:负责汇总公司员工、业务部门推荐的供方,并将供方分类转发各业务部门;供方资料库的建立与管理。 4、工程管理部:负责组织集团/项目3、公司新工艺、新技术、新材料部分的考察论证。 5、审计部:参加供方的考察过程;对供方的确定过程实施监督。 五、工作流程 供方推荐推荐供方汇总推荐供方分类转发业务部门供方考察合格供方审批招标确定供方与供方合作合作完毕供方评价评价结果进入招标小组供方资料库 六、工作指引 1、供方推荐: 根据公司公示的招标计划及基木要求,供方推荐有以下渠道: (1)公司所有员工均可推荐供方给招标小组; (2)业务部门在报招标计划时可同时将本部门推荐的供方一并提供给招标小组; (3)招标小组从供方资料库中选择战略合作伙伴、合格供方进入供方推荐; (4)如以上途径无法提供招标数量要求的供方,则由业务部门负责通过各种渠道提4、供招标数量要求的供方推荐给招标小组。 2、推荐供方汇总: 招标小组负责汇总推荐供方,汇总时要详细记录推荐供方的来源 清况,并与招标小组供方资料库核对,将“不合格供方”和“黑名单供方”剔除并记录,形成推荐供方汇总表。 3、推荐供方分类转发业务部门: 招标小组负责将推荐供方汇总表分类转发各业务部门。 4、供方考察: 业务部门根据招标小组转发的供方名单,对其进行资格预审,符合采购要求者,确定为初选投标入围单位,不符合采购要求者要注明原因,以便向推荐人解释口采购金额在60万(含)以上的采购项目(含项目公司发起的采购),由集团业务部门负责组织对供方进行考察。业务部门发起供方考察审批流程,供方考察评分表作5、为附件同报批,经分管领.导审核,报总经理审批。 (1)考察人员确定: 集团审计部必须派人参加考察,具体业务可参考以下确定考察人员: 总包、监理类:工程管理部、审计部、项目公司、相关管理人员材料类:工程管理部、审计部、项目公司、相关管理人员 设计类:战略与市场部、工程管理部、审计部、项目公司、相关管理人员 营销类:战略与市场部、工程管理部、审计部、相关管理人员 (2)考察评分: 参加考察人员应根据采购要求,并结合考察内容,各自填报供方考察评分表。考察组织部门根据供方考察评分表,按照平均计 算的原则计算出被考察供方的综合得分,确定其平均得分为该供方最终得分。考察评分采用百分制,考察评分等级划分如下6、: A.综合评分在70分以下视为考察不合格,无资格参与本次业务投标; B.综合评分在70(含)-80分为C级投标单位,可参加本次投标; C.综合评分在$(含)-90分为B级投标单位,可参加本次投标; D.综合评分在90(含)-100分为A级投标单位,可参加本次投标。 (3)考察报告: 考察组织部门负责发起供方考察报告审批流程,经参加考察人员会签确认,部门负责人、分管领导审核,报总经理审批。 考察报告内容应包括但不限于: A、考察供方办公、生产场地情况; B、考察供方已实施的业绩情况; C、考察拟投入项目班子成员情况; D、核实有关资质文件及公司介法证明文件; E、了解其资信、信誉情况。 (4)7、其他规定: A、近两年与公司有业务合作的合格供方和近两年已考察通过但未合作的供方,可无需考察,直接进入合格供方审批环节,并在同等条件下,优先考虑作为供方。 B、评级(评分)高者,在商务标和技术标同等条件下,可获优先中标资格。 C、因业务紧急,在招标文件发放前无法提前考察的供方,由招标小组决定可先行发标,在定标前,业务部门根据回标情况发起供方考察审批流程,经公司批准后再组织考察。 D、公司工程管理部负责组织有关部门对该新工艺、新技术、新材料进行考察沦证,并形成考察论证报告。 5、合格供方审批: 业务部门根据供方考察报告审批流程的结果,连同无需考察的供方单位一起,负责发起合格供方审批流程,经公司相8、关部门会签,业务分管领导审核,报总经理审批,确定最终竞标单位名单。 (1)淘汰供方的处理: 合格供方经公司审批同意后,对于被淘汰或剔除的推荐供方,由业务部门负责向相关推荐人做出解释。如公司员工或业务部门发现自己推荐的单位符合公司招标要求,却被剔除在合格供方之外,且业务部门也没有合理解释,员工可直接向审计部反映,由审计部对供方的确定过程进行审计调查。 (2)合格供方筛选原则: 如符合招标要求的供方单位数量较多,而只需选择其中的几家作为竞标单位时,按如下有高到低的原则筛选: A、供方资料库中的战略合作伙伴; B、供方资料库中的合格供方; C、不在供方资料库中的知名企业; D、供方资料库中的试用供方9、; E、公司组织考察评分高的供方。 对于公司关系推荐的供方,在符合公司招标要求的前提下,可不受以上原则限制,直接进入合格供方报公司审批,但要详细说明有关情况。 6、招标确定供方: 根据合格供方的筛选结果确定供方。 7、与供方合作: 执行合同。 8、供方评价: 业务经办部门负责组织对供方进行综合评定,采购金额在60万(含)以上的采购项目,需进行供方评价。与供方合作完毕后,由业务经办部门发起供方评价审批流程,供方评价评分表作为附件一同报批,经分管领导审核,报总经理审批。 (1评价人员确定: 具体业务可参考以下确定评价人员: 总包、监理类:工程管理部、审计部、项目公司、相关管理人员材料类:丁程管理部10、审计部、项目公司、相关管理人员 设计类:战略与市场部、工程管理部、拜诉)一部、项目公司、相关 管理人员 营销类:战略一与市场部、工程管理部、审计部、相关管理人员 (2)评价评分: 业务部门负责将供方评价评分表发给参与评价的人员或部门。相关部门或人员应就评审的内容在2个工作日内做出明确的评价意见并阐明事实和理由,并将评审结果反馈业务经办部门口业务部门根据供方评价评分表,按照平均计算的原则,计算出被评价供方的综合得分,确定其平均得分为该供方最终评价得分。 评价评分采用百分制,评价评分等级划分如下: A.综合评分在70分以下视为不合格供方; B.综合评分在70(含)以上视为合格供方; C.连续三次11、综合评分在90(含)以上的视为战略合作伙伴; D.黑名单供方。 (3)供方评价报告: 评价组织部门负责发起供方评价报告审批流程,经参加评价人员会签确认,部门负责人、分管领导审核,报总经理审批。评价结果转招标小组,由招标小组按按标准归入各供方分类。 供方评价报告应包括但不限于以下内容: A、业务完成质量情况; B、业务合作过程中的配合与服务情况; C、合同工期的履行情况; D、安全文明施工情况; E、材料设备的供应情况; F、签证办理情况; G、结算的办理情况; H、售后服务情况; I、其他情况。 (4)其他规定: 此供方评价报告审批流程作为财务付款至95%或以上的前置必要附件。 9、供方资料库12、: 招标小组负责供方资料库的建立和维护口招标小组对供方资料库进行动态管理,每次评估后,由招标小组根据审批结果对供方资料库进行刷新,同时必须保留评估过程及有关记录。 七、供方违规处理 1.黑名单供方: 在采购或合同履约过程中,供方有卜列行为之一的,应将其列入黑名单供方,并永不采用: (1)提供虚假材料、隐瞒真实情况,骗取供应商入围资格或谋取中标的; (2)中标后无正当理由不签订合同的; (3)擅自变更或终止合同的; (4)围标、串标; (5)提供伪劣不合格产品或服务质量恶劣的; (6)向采购人员、招标人员、评委等行贿或提供其他不正当利益的; 2、不合格供方在未来两年内不能参加公司业务投标,两年后如 参加公司业务投标,需重新考察评审。 八、相关记录及归档 1、推荐供方汇总表:招标小组 2、供方考察评分表:业务部门、招标小组 3、供方考察报告:业务部门、招标小组 4、供方评价评分表:业务部门、招标小组 5、供方评价报告:业务部门、招标小组 6、供方资料库:招标小组 九、附则 1、本制度由公司董事会制定,并负责修订和解释; 2、本制度自公司董事会审议批准并颁布之日起实施。