1、目 录 内容页码一项目目标P3二项目机构运行机制P31组织机构P42项目关键人员职责分工P43项目汇报周期P104项目文档管理P10三项目采购管理P11四项目的费用管理P12五项目的进度管理P14六项目的风险管理P16附件1 项目组织结构图附件2 工程合同签定及审批流程附件3 工程合同付款流程附件4 工程结、决算审批流程附件5 工程签证审批流程附件6 签证单附件7 设计备忘录附件8 资格预审表附件9工程结决算审核报告审批一 项目目标物流配送中心的建立是鉴于企业自身发展的需要,为了提高企业的综合竞争能力，改善供应链管理，从而提高客户满意度。规划的XX物流中心将：1） 支撑公司华北地区未来至XX年2、的预期销售；2） 支持公司整体的物流配送发展战略：n 通过建立优化的库存模型，制定调拨决策与采购建议，提高存货周转率，提高资金的利用率；n 通过自动化立体仓库、输送设备等硬件的改善以及运用WMS仓库管理模块加强仓库管理，提高库内作业效率；n 采用射频RF手持终端及条形码，以及电子标签进行商品捡选及出入库,有效提高作业效率和精度，提高盘点的准确性，降低物料损耗。n 通过配送管理模块结合GPS等车载设备对所有的配送车辆实施监控，统一调配并进行配送线路设计，从而缩短配送行驶里程，有效降低车辆运营成本。3） 缩短客户的响应时间，提升XX的物流服务的水平；n 把向客户承诺送货时间的误差控制在两小时n 实3、际的响应时间做到从销售订单生成到到客户最快在3小时内完成同时，物流XX新址将设计为不仅作为XX的自有仓库，而且可以向上游供应商提供VMI（Vendor Managed Inventory供应商管理库存）服务，XX未来将有一定的空间库容为上游供应商提供货物暂存，逐步向物流过渡。二 项目机构的运行机制项目管理的每一过程，都应体现计划、实施、检查、处理的持续改进过程。 项目管理的内容应包括:编制项目管理手册和项目管理实施计划，项目进度控制，项目成本控制，项目质量控制，项目安全控制，项目技术管理、项目物资供应管理、项目施工和现场管理、项目开车管理、项目合同管理，项目会议和文件管理，项目信息管理，项目组4、织协调，人力资源管理，项目资金管理，项目考核评价等。 项目管理的程序应依次为: 项目总监接受企业的委托组建项目管理部，编制项目管理手册和项目管理实施计划，进行项目开工会前的准备，项目实施期间按“项目管理实施计划”进行管理，在项目竣工验收阶段进行竣工结算、清理各种债权债务、移交资料和工程，进行经济分析，做出项目管理总结报告并对项目管理工作进行考核评价。1项目组织结构鉴于项目的规模，紧迫性以及专业性，将采用矩阵式项目管理构架，部分成员将由现有职能部门的人员担任，以尽量做到机构精简，新聘用的人员在项目结束后，将继续留在配送中心担任职务。项目部受项目指导委员会直接领导；项目的主要合作方主要有：建筑设计5、院、施工总包/分包、物流设备分包。同时聘用专业的监理公司及审价公司代表公司对设计、施工过程进行监督管理。项目的组织机构图如附件一。2项目关键人员的职责分工21项目指导委员会项目指导委员会由公司高层管理者组成，建议由公司的总裁、副总裁和财务总监担任。指导委员会每月对项目的总体进度以及资金使用情况进行回顾和审查，并对重要的事项作出决策。22项目总监 项目总监的职责 n 项目总监是项目合同中的授权代表，代表公司在项目实施过程中承担合同项目中所规定的的权利和义务。n 项目总监负责按照项目合同所规定的工作范围、工作内容以及约定的项目工作周期、质量标准、投资限额等合同要求全面完成合同项目任务。n 项目总监6、按照公司的有关规定和授权，全面组织、主持项目组的工作。根据授权的范围、时间和内容，对开工项目自开工准备至竣工验收，实施全过程、全面管理。项目总监的主要工作任务n 建立项目工作组，并对项目组的管理人员进行考核、评估；包括拟定项目公司年度、季度、月度工作计划和部门预算，审定后负责执行； 拟定项目公司人员职位说明书及绩效指标； n 负责项目的策划，确定项目实施的基本方法、程序，组织编制项目执行计划，明确项目的总目标和阶段目标，并将目标分解给各分包商和各管理部门，使项目按照总目标的要求协调进行。n 负责项目的决策工作，领导制订项目组各部门的工作目标，审批各部分的工作标准和工作程序，指导项目的设计、采购7、施工、开车以及项目的质量管理、财务管理、进度管理、投资管理、行政管理等各项工作，对项目合同规定的工作任务和工作质量负责，并及时采取措施处理项目出现的问题。n 定期向公司的项目指导委员会报告项目的进展情况及项目实施中的重大问题，并负责请求公司主管和有关部门协调及解决项目实施中的重大问题。n 建立质量管理体系和安全管理体系并组织实施。n 负责与承包商各职能部门、各项目干系单位、分包商和供货商等的协调，解决项目中出现的问题。n 负责合同规定的工程交接、试车、竣工验收、工程结算、财务结算，组织编制项目总结、文件资料的整理归档和项目的完工报告。2.3 物流设计经理物流设计经理的职责n 负责项目的设计工8、作，全面保证项目的设计进度、质量和费用符合项目合同的要求n 负责主要设备的选型以及WMS、TMS系统的客户化n 在设计中贯彻执行公司关于设计工作的质量管理体系n 制定配送中心的物流工作流程n 组织员工培训物流设计经理的主要工作任务n 组织设计团队，确定设计标准、规范，制订设计原则并分解设计任务。n 组织召开设计协调会议，负责与其他设计分包商的管理和协调工作。n 根据项目实施进度计划向采购部门提交必须的技术文件，并要求采购部门及时返回供货商的先期确认条件作为施工设计的基础文件。n 组织技术人员对采购招标的技术标评审, 负责主要物流设备的选型n 会同物流商务经理就投资费用的控制、进度等召开协调会议9、，并就在进度、费控方面的问题及时报告给项目总监。n 协同安全经理，对设计文件中涉及安全、环保问题的审查。n 组织处理项目在采购、施工、开车和竣工保修阶段中出现的设计问题。n 负责WMS、TMS系统的客户化n 制定配送中心的物流工作流程n 组织员工上岗所需要的各项培训n 组织各设计专业编制设计文件、并对设计文件、资料等进行整理、归档，编写设计完工报告、总结报告。24物流商务经理物流商务经理的职责n 负责物流系统及设备的商务工作，主要包括：项目招标的主持，合同的商务谈判、合同商务条款修改的审核，招标文件的商务条款的编制和审查，采购合同的商务审查。n 负责项目物流系统及设备的采购计划、投资控制，采购10、的进度、质量和费用指标。n 负责物流系统及设备供应商的管理和协调。n 负责物流系统及设备的合同管理。物流商务经理的主要工作任务n 负责编制费控大纲和项目资金使用计划书。n 按项目工作分解结构进行项目费用分解，经项目总监审核、批准后形成分项预算，作为项目各阶段费用控制的依据。n 当项目出现重大设计变更时，配合进行相应的费用估算和商务谈判。n 根据总进度计划，编制采购计划书和详细进度计划，明确项目采购工作的范围、分工、采购原则、程序和方法。n 与物流设计经理协作，选择合格的设备/材料供应商，并报项目总监批准。n 编制和审查投标/招标文件的商务文件，负责采购招标、合同签订。n 负责监督检查合同的执行11、情况。n 组织设备/材料的催交、检验、监制、运输、验收、交接工作。n 负责设备进口的相关手续，包括进口设备免税申请与报关。n 协助物流设计经理组织相关的培训以及操作手册和管理制度的编制25 工程部经理工程部经理的职责n 负责项目的施工的组织工作，确保项目施工进度、质量和费用指标的完成。n 负责对分包商的协调、监督和管理工作。n 负责项目的施工进度控制和管理。n 负责与商务经理就设备/材料的进场、退场及实施进行协调和管理工程部经理的主要工作任务n 在项目设计阶段，从项目的施工角度对项目工程设计提出意见和要求。n 根据项目合同，编制施工计划，明确项目的施工工程范围、任务、施工组织方式、施工招标/投12、标管理、施工准备工作、施工的质量、进度、费用控制的原则和方法。n 汇总编制项目的详细的全面的进度计划，并形成总进度表、月进度计划表、周进度计划表，分发各相关单位和部门经理。n 监督上述进度计划的执行情况，并就进度计划的调整协调。n 根据总进度计划，编制设备进场计划、费用使用计划，经项目总监批准后执行。n 编制和确定施工组织计划，施工方案等；制订工作程序和现场各岗位人员的职责，组织施工管理工作团队，报项目总监批准执行。n 开工准备阶段，安排并督促落实开工前的准备工作包括临水、电、排污、通讯、施工通道的申请与落实到位，相关政府报批，以确保现场按计划开工。n 协同安全经理对施工过程中的安全、环卫的管13、理。n 会同商务经理进行设备进场的交接工作；建立材料、设备的检查程序，建立仓库管理。n 对分包商文件、资料、批文进行管理，对分包商的现场行为、实施状态进行监督，并编制检查报告提交项目总监。n 负责现场的信息管理，文件资料管理，编制现场管理日志。n 协助组织对施工分包投标的技术标评审工作。n 编制项目施工竣工资料，编制项目完工报告，施工总结。2. 6 安全经理安全经理的职责n 负责组织项目实施的安全管理工作。n 负责监督、检查项目设计、采购、施工、安装、调试的安全工作。安全经理的主要工作任务n 在项目合同中正确贯彻执行国家和地方劳动、安全、卫生、消防、环保等方面的安全方针、安全法规。n 编制项目14、的安全、卫生、环保管理制度，并监督、检查实施情况。n 组织安全教育和安全技术培训。n 监督、检查各分包商专职安全工程师的工作，并编制安全检查日志和安全预警报告。n 审查设计文件、施工文件内有关安全、卫生、消防、环保等方面的问题。n 建立项目现场的安全、卫生、消防、环保管理体系和设施。n 负责临时设施（临时水、电、道路，临时建筑物）建设和管理，负责门卫人员、环卫清洁人员、安全巡查人员的管理工作。n 处理安全问题、事故紧急处理。n 负责与项目所在地的安全、卫生、消防、环保等部门的工作联系，并负责有关的审批手续。n 负责编写项目安全报告。27 工程合约预决算经理工程合约预决算经理的职责n 负责建设工15、程的商务工作，主要包括：工程项目招标的主持，工程合同的商务谈判、合同商务条款修改的审核，工程招标文件的商务条款的编制和审查，工程分包和采购合同的商务审查，工程预决算。n 负责项目的分包计划、投资控制，采购的进度、质量和费用指标。n 负责承包商的管理和协调。n 负责建设工程的合同管理。工程合约预决算经理主要工作任务n 负责编制建设工程的费控大纲和项目资金使用计划书。n 按建设工程项目工作分解结构进行项目费用分解，经项目总监审核、批准后形成分项工程预算，并下达到项目的设计、采购、施工经理，作为项目各阶段费用控制的依据。n 在项目实施过程中，定期监测和分析费用发展的趋势，并就费用使用状态、费用使用计16、划、资金风险及时报告项目总监。n 当项目出现重大变更时，配合进行相应的费用估算和商务谈判。n 根据总进度计划，编制采购计划书和详细进度计划，明确项目采购工作的范围、分工、采购原则、程序和方法。n 编制和审查建设工程相关的投标/招标文件的商务文件，负责采购招标、合同签订。n 负责监督检查建设工程合同的执行情况。n 组织设备/材料的催交、检验、监制、运输、验收、交接工作。2.8 前后期配套负责人主要职责 n 负责与政府部门的征询与沟通n 负责购买土地的相关手续，地址勘探等n 负责办理政府规定的工程报建及报验手续，包括立项批文、初步设计批准文件，规划工程许可证、施工许可证，竣工手续等n 负责获得有关17、主管部门的审批意见，包括规划、消防、卫生、交通、环保、绿化、人防、环卫、抗震等3项目汇报周期项目汇报主要有以下三种：1） 项目组应每月向指导委员会汇报项目进展以及资金使用情况。报告应涵盖下述内容： 项目实施进度 重要事项通报 需指导委员会决策的事项 资金使用情况 风险及防范措施2）项目组各职能部门以及分包商每周要有周报，总结当周的工作并制定下一步的行动计划。3）项目实施其间，项目组应协同各主要分包商每周召开例会，总结项目实施情况并下达下一步行动计划，每个重要的会议都应有会议纪要，对要跟进的事项要有责任人和完成期限。4 项目文档管理所有项目文档应在服务器上公共目录归档：XXXX项目。各类工作函、18、会议纪要、报告书都应该采用规定的格式模板。三、项目的采购管理项目采购是项目执行中的关键环节。采购要兼顾经济性和有效性，规范的采购管理可以有效的降低项目成本，促进项目的顺利实施和按期完成。本项目主要的合作方有建筑设计院、施工总包、分包、施工监理、物流系统集成商。项目采购将采用竞争性招标采购，选择一些合格的单位发出邀请，应邀单位（5家以上）在规定的时间内提交投标文件。招标工作将由项目组与行政管理部和房产公司合作进行，并由审价公司及审计监察室进行监督。 考虑非工程类以及工程类采购标的的差异性，项目的招标程序不同：1） 物流系统及设备的采购（非工程类）2） 建设工程设计、施工招投标流程以及合同审核（工19、程类）规范的招投标过程以及严格的合同管理是保证工程质量，控制项目成本的关键。详细的工作流程见附件二。四 项目的费用控制项目费用控制是通过有效的控制手段，确保各项工作在各自的预算范围内进行。费用控制的基础是事先就对项目进行费用预算，各部门应保证其费用在预算范围内。其次，项目的费用控制也应该是动态监控的过程，除了监控已发生的费用外，应对未来的费用进行预测。 项目的整体预算见附件七。为加强成本控制与监督，应建立独立的成本中心，以汇集项目发生的所有费用。所有的与项目相关的费用应有相应的审批程序。审批程序如下：1工程合同付款审批流程： 详见附件三2. 工程合同结决算流程详见附件四3. 工程签证审批流程 20、详见附件五4. 一般费用审批流程：5. 非工程类采购付款审批流程 参照目前行政资产采购付款审批流程 五 项目的进度管理项目进度管理即项目的时间管理以及工期管理。项目进度计划是控制和管理的依据。项目组筹建后应首先确立项目进度计划，以控制项目的进程，并在质量、费用目标协调的基础上实现预期的目标。项目的实施可分为以下五个主要阶段：1）项目准备与立项阶段该阶段需要完成项目建议书，完成项目立项2）项目规划与方案设计阶段n 分析基础规划资料 开展企业的原始资料和数据采集工作，形成规划设计的主要参考依据。n 设定规划条件 根据项目的目标，划定物流配送中心规划的范围和具体任务。包括配送中心的位置、面积、功能要21、求、服务范围，主要商品种类及数量，配送方式周边交通条件。n 完成系统规划该阶段应完成的任务有1. 功能与作业程序规则2. 信息系统规划3. 区域布置规划4. 物流设备规划5. 辅助设施与设备规划n 制定项目执行计划根据规划的结果，提出项目实施计划1. 项目概述2. 项目组织安排3. 项目采购方案4. 主要技术方案5. 投资预算框架6. 项目总体计划3 系统与工程详细工程设计阶段该阶段是保证项目能够顺利进行的关键，应完成的任务有：n 物流设备规格设计n 建筑规划设计，包括周边相关设施设计，包括生活、机房、水电、安保等n 区域详细设计n 完成政府有关审批手续n 建筑方案以及扩初设计n 施工图设计n22、 投资预算调整和审批4 项目施工阶段 通过招投标工作，选定施工总包单位，按照计划进行施工。5 物流系统的安装调试，爬坡以及员工培训该阶段应该完成物流系统的安装，调试以及整体试运转，也包括物流信息系统的用户测试。同时，在该阶段还应完成配送中心管理手册的编制，业务流程的建立以及工作人员的培训。6 项目竣工验收阶段 项目完成并移交给企业运行管理部门，本阶段应完成的文件有:- 工程设计图- 竣工决算图- 竣工验收报告- 项目结束总结报告- 配送中心管理手册- 作业技术规范和设备操作手册六 项目的风险管理在项目实施过程中应对可能的风险进行规划、识别、估计、评价，并建立响应的防范和监控措施。风险管理是对未23、来可能发生事件的控制，一般将在项目的计划和开始阶段最大，以后随着项目的进展逐渐降低。风险发生的成本在早期最低，发生的越晚，风险造成的处理成本也越大。因此要尽早地做好风险规划和应对预案准备。项目的风险管理应贯穿整个实施过程，本项目在每月的进度报告中将列出所有可能的风险以及防范措施。 附件内容：附件1.项目组组织结构图附件2.合同签订及审批流程一目的u 规范工程合同的签订以及审批过程，u 规避合同风险，提高合同质量，u 控制项目成本。二适用范围 XX物流中心建设项目的所有工程合同的签订。三定义 工程合同：是指与建设工程所有相关的合同，包括设计合同、监 理合同、工程施工合同、甲供材料采购合同、工程设24、备采购合同等。四工程合同的签订及审批流程 签订工程合同应经过正式的招标流程，本项目采用邀请招标的方式，即邀请资质合格的供应商和承建商进行投标。项目组应制订相应的评定标准，对投标方进行综合打分来决定最后的中标方。具体流程如下：五相关表格资格预审表 工程合同审批表六有效期及其他本流程自签发之日起生效。附件3合同付款流程一、目的n 规范工程合同付款流程，保证整个施工过程每一笔付款严格按照合同条款执行，以维护公司的合法利益。二、适用范围 XX物流中心所有工程合同的付款。三、定义工程项目：是指与建设工程所有相关的合同，包括设计合同、监理合同、施工分包合同、甲供材料采购合同、工程设备采购合同等。合同付款：25、指在协议中约定的，公司用以支付承包人按照合同约定完成承包范围内全部工程并承担质量保修责任的合同款项。四、合同付款流程见流程图五、相关表格 工程合同支付款申请表六、有效期及其他 本流程自签发之日起生效。附件4工程结、决算审批流程一、目的n 规范工程结、决算审批流程，n 保证建设工程结、决算验证质量，n 保障公司的经济利益。二、适用范围 XX物流中心工程项目的所有结、决算。三、工程结、决算审批流程 见下图四、相关表格 工程结决算审核报告审批表五、有效期及其他 本流程自签发之日起生效。附件5签证审批流程一、目的规范工程施工的各项签证审批过程，在保证工程质量的前提下，有效保护公司的经济利益，避免出现“26、超预算”现象发生。二、适用范围 XX物流中心项目中所有的工程签证。三、定义 工程签证：是指建设单位与施工单位按发承包合同约定，就施工过程中涉及合同范围之外的工程项目和约定价款之外的责任事件所作的签认证件。工程签证包括技术性签证及经济性签证。四、签证审批流程工程签证应遵守客观、真实 、公正、合理的原则，以维护公司的利益。具体审批流程如下：五、相关表格 签证单 六、有效期及其他 本流程自签发之日起生效。附件6项目名称签证单编号申请单位名称签证原因：施工监理意见：施工经理意见：审价公司意见：合约部/预决算经理意见：项目总监意见：副总裁意见：总裁（分管总裁）：签 证 单附件7xx有限公司设计备忘录业 27、主xx有限公司编 号xx设计单位xx研究院日 期xx项目名称xx设计号xx联 系 人xx电话xx传 真xxx 经 办 人签 发日 期附件8资格预审表1申请资格预审单位的概况（若是联合体，则主办人和联合体各成员情况需分别填报。）（1）企业简历名 称性质设立时间法定代表人姓名企业资质等 级上级主管部 门职称企业的分支机构或专业单位名称经营方式经营范围企业简要经历（2）人员和机械设备情况企业职工人数人员类型有职称的管理人员工人高工工程师助工技术员48级13级无级人数主要施工机械设备名称型号数量总功率制造国或产地制造年份2财务状况（若是联合体，主办人和联合体各成员情况需分别填报。）（1）基本资料资产总28、额固定资产流动资产负债总额长期负债流动负债年平均完成投资最高年施工能力（2）最近3年完成投资金额和本年预计完成投资金额年度年完成金额（3）最近2年的经审计的财务报表（附财务报表）（4）下一年度的财务预测报告（附财务预测报告）（5）可以查到财务信息的开户银行的名称、地址，以及申请单位向其开户银行出具的招标人可查证的授权书3拟投入的主要管理人员情况（按专业、管理和在现场的、不在现场的列明；若是联合体，则主办人和联合体成员的情况需分别填报。）姓 名职 务职 称在本工程中拟担任的工作主要经验及承担的项目4目前剩余劳动力和施工机械设备情况（若是联合体，则主办人和联合体各成员需分别填报。）（1）剩余劳动力29、情况剩余人员总数剩余人员分布剩余人员类型有职称的管理人员其他管理人员高工工程师助工技术员数 量剩余人员类型技术工人普通工人8级以上68级46级13级数 量（2）剩余施工机械设备情况机械或设备名称型 号数量总功率制造国或产 地制造年份5近3年来所承建的工程的情况（若是联合体，则主办人和联合体各成员需分别填报。）建设单位项目名称建设地点结构类型建设规模开工竣工日期合同价格质量达到标准合同履行情况6目前正在承建工程情况（若是联合体，则主办人和联合体各成员需分别填报。）建设单位项目名称建设地点结构类型建设规模 计划开工、竣工日期合同价格质量达到标 准7目前和过去2年涉及的仲裁、诉讼案件情况（若是联合体，则主办人和联合体各成员需分别填报，并将有关资料附上。）8其他资料（如各种奖励或处罚等，主办人和联合体各成员分别填报，并将有关资料附上。）9联合体协议书和授权书（附联合体协议书副本和各成员法定代表人签署的授权书。）附件9工程结决算审核报告审批表项目名称： 申请人： 申请日期： 年 月 日结决算单位：合同编号：合同总价：结决算金额：合约部/预决算员意见：房产总经理意见：项目总监意见：总裁（分管总裁）意见：