1、行政前台流程管理执行手册 目录行政前台流程管理执行手册1日清流程管理3一、 目的3二、 范围3三、 职责3(二)、管理人员按照本办法的要求编写和发送日志。3四、 管理内容3（一）、工作日志的编写要求3（二）、工作日志的发送和流转要求4（三）工作日志的应用要求4（四）、附件：5日常工作流程管理8一、 目的8二、 范围8三、 职责8四、 日常管理内容8（一）、日常工作要求8（二）、行政前台工作标准要求9（三）、附件：10来电、来访人员流程管理13一、 目的13二、 范围13三、 职责14四、 日常管理内容14（一）、来电管理内容14（二）、来访人员管理内容14（三）、附件15打印、复印、扫描、传真2、流程管理17一、 目的17二、 范围17三、 职责17四、 日常管理内容17（一）复印管理17（二）扫描管理17（三） 接发传真管理17（四）、附件17会议流程管理19一、 目的19二、 范围19三、 职责19四、 日常管理19（一） 公司级会议管理20（二） 部门级会议管理20（三） 外部会议管理20（四） 附件20固定资产管理执行手册21一、 目的21二、 范围21三、 职责21四、 专业术语定义22五、 日常工作管理22（一）、办公设备（家器具、电子设备）采购使用管理22（二）、办公用品采购使用管理22（三）、辅助材料采购使用管理22（四）、大型办公设备、办公软件采购使用管理22（五）、3、附件22日清流程管理一、 目的规范管理人员工作日志的格式和发送对象，充分发挥工作日志的功效二、 范围本流程管理适用于一级以上管理人员，智能化工程开发部另行填写工程日志。三、 职责(一)、人力资本部是管理人员工作日志的归口管理部门，负责制定日志格式、确定发送对象和发送要求等。(二)、管理人员按照本办法的要求编写和发送日志。四、 管理内容（一）、工作日志的编写要求1、工作记录者按照某格式编写日志，格式见（附表一），工作日志正文应某为宋体五号字，有需要特别注明的地方，可以进行加粗处理。保存日志的文件名称某为“工作日志+日期”，例：工作日志030101.2、日志记录着首先将前一天拟定的工作计划粘贴到“4、本月计划事项”栏，后逐项回顾、检查当日计划完成情况，填写“完成情况”栏。3、本月临时发生的重要事项，填写到“本月临时事项”栏。4、管理者应不断反思、不断检讨、不断总结、不断提炼，每月至少有五篇工作日志中须写感悟，感悟内容填写在“感悟（工作/生活）”栏。5、编写工作计划的目的是将工作引向重点，聚焦季度KPI和月度GS。日工作计划可分为：GS、月计划、日常工作和其他，编写工作计划须在相应的栏中打“”。GS指月度重点工作GS；月计划指当月月度计划中除以列为GS的工作计划；日常工作指属于岗位职责所应承担的日常常规工作；其他指GS、月计划、日常工作以外的工作。6、如有需要上级协调的事项，可填写“需要上级5、协调的事项”栏并注明协调人（二）、工作日志的发送和流转要求1、工作日志应于次日早上9:00前直接发给指定人员，发送名单见（附表二）。如迟于此时间发送，应在日志中注明原因，并接受行政处罚实施细则相关处罚。2、工作日志发送流程：发送 上级主管 各部门人员 抄送发送 前台行政 各中 各中心总经理 3、为方便发送，日志发送人可将需要发送的人员在OA系统中建立信息资料。日志发送人如有内容想单独与他人交流，不方面群发的，可以邮件形式发送特定的人员。4、一人兼任多个岗位，可分别提交日志，如填写一份日志的，则发送给兼任岗位要求发送的所有人员。5、无论群发还是单独发送，发送者在发送日志的同时必须同时发送给行政前6、台一份，由行政前台统计管理人员发送日志的及时性。（三）工作日志的应用要求1、作为上级，应认真审阅下属工作计划，必要时提供支持与辅导。2、每月行政前台将日志中典型的感悟归类、整理，提交上级部门经理进一步整理、提炼、公示、宣传，必要时列入“知识经验交流计划”推广。（四）、附件：1、 附表一：工作日志格式附表（一） 日 清 单 当日事，当日毕。 每天进步一点点！姓名天气日期星期本日完成计划情况序号本日计划事项完成情况12345本日临时事项12345感悟（工作/生活）明日工作计划序号工作计划GS月计划日常工作其他12345 需要上级协调（ 注明协调人） 的事项 说明：编写日记时根据内容自行调整行数，不7、够可以添加，多余则应删除。日常工作流程管理一、 目的规范行政前台的日常工作细则，确保行政工作井然有序。二、 范围本流程管理适用行政前台文员。三、 职责(一)、人力资本部经理是行政前台的上级管理部门，负责安排、制定、修订、指导行政前台的日常工作细则等。(二)、行政前台严格按照公司管理手册、行政前台流程管理手册规范本岗职。四、 日常管理内容（一）、日常工作要求1、每天早上及时查看公司信箱，将信件记录后及时发放给收件人。2、每天早8:30分前到岗，打开打印机、传真机、电脑，并把布帘叠放整齐，播放十分钟开场音乐。3、8:40分前经理室、前台打扫完毕。做到干净、整洁无死角。4、每周三浇一次花，每盆浇三小8、桶，每月竹子清洗根部、剪根、换水。5、8:45分检查每天值日情况，按照每天办公环境检查表进行检查，如实填写后需值日组长签字确认，如有扣款在员工当月工资中扣除。6、8:50分提取每日考勤情况，填写员工考勤表，并做好迟到、未打卡记录。未打卡人员要及时与员工出行单及所属上级核对，确认考勤准确性，每月1号（如遇节假日顺延）以邮件形式发各部门经理并抄送各中心总经理，标题为月某新网考勤记录，出现差异请与人力行政经理核实。7、9:45分收取各部门工作日志，审核工作日志的提交及时性，对于未按时提交日志人员按照行政处罚条例细则进行核实汇总，每月末提交上级所属主管及各部门经理，相应扣款在员工当月工资中扣除。8、19、1:00分负责统计在岗人员订餐事宜，收集公司附近订餐电话，保证员工选餐多样性，送餐及时、卫生，收齐餐费并及时付账。9、12:00播放3分钟午休音乐，尽量选择舒缓、轻柔的音乐缓解员工上午的工作疲劳，及时关闭办公区电源等。10、13：00检查午后值日、在岗人员情况，并及时做好记录。查看经理室卫生，清倒烟缸，必要时打扫。11、接听电话、接待来访人员做到主动热情，使用标准接待礼仪话述。详见来电、来访人员执行手册，并做好相应记录。12、每日及时收取传真，做好记录分发给接收人并确认签字。13、做好各部门人员打印、复印记录，有效做好每月易耗品预算。14、各部门人员要求扫描文件、证照需及时办理，做好备案并以邮10、件形式发送给申请人。15、管理好前台应用的各类表单，填写人员及时填写完整，需上级领导签字的及时签批，及时送回。16、各部门使用会议室，需安排相关事宜，详见会议室流程管理执行手册。17、每天检查饮水机，做到安装水桶及时，送水及时。18、每周五进行公交IC卡充值，并索要发票。19、下午13:00后为员工提供代缴电话费，预定火车票、机票事宜。20、每月更新通讯录，并与每月1日以邮件形式发全体员工（必要时即时更新并发全体员工）。21、每月月末统计做名片人数，统计当日与指定名片制作单位精印堂确定样稿及名片内容，初稿完成后与申请名片的同事签字确认名片内容信息无误，确认后与精印堂确定取名片时间并通知申请名片11、同事。22、17:00分检查值日、在岗人员考勤情况，做好相应记录。23、18：00分播放3分钟下班音乐，记录好加班人员名单，交待加班注意事项，检查离岗人员办公位是否有遗漏，根据行政处罚条例细则进行相应处罚，整理好前台，切断电源离岗。（二）、行政前台工作标准要求1、作为后台服务部门，行政前台工作琐碎杂乱，工作人员应以认真负责的态度服务好前线，提高内部服务质量，同时各项检查、监督工作做到以公司制度、规定为准绳，不偏袒不包庇，严格按照公司规章制度执行，如发现渎职，失职，按公司相关规定进行处罚。2、每月行政前台将各类表单归类、整理，提交上级部门经理进一步整理、提炼、公示、宣传，确保准确、及时。（三）、12、附件：1、附表二：办公环境检查表2、附表三：员工考勤表3、附表四：员工出行单4、附表五：行政处罚条例附表（二）： 办公环境检查表值日要求：1、 当班值日人员对整个办公环境负责，如值日人员不能到岗，自行替补，值日不合格扣罚当班值日人员。2、 每天早8：30前负责将公共地面区域清扫、窗台、洗手间、前厅清扫一次，8:40分结束，行政前台进行检查3、 特殊范围周一储物间 周二饮水机 周三微波炉 周四冰箱 周五拖布清洗绑定值日时段检查项目标 准完成情况上午大厅地面地面保持干净 无纸屑垃圾 无污迹 无堆放杂物值日生： 检查人： 窗 台窗台无灰尘 无花盆底座污迹前 厅门厅杂物整齐堆放 地面保持干净特殊范围每13、日值日特殊范围保持清洁干净鱼 缸鱼缸表面保持干净 无水迹 鱼缸内水质保持干净清亮会 议 室会议桌桌面干净整洁 彩页夹无灰尘 白板无灰尘、无字迹卫 生 间蹲位干净无异味 墙面无灰尘 镜面无水迹 手台面保持干净值日时段检查项目标 准完成情况中午大厅地面地面保持干净 无纸屑垃圾 无污迹 无堆放杂物值日生： 检查人： 前 厅门厅杂物整齐堆放 地面保持干净卫 生 间蹲位干净无异味 墙面无灰尘 镜面无水迹 手台面保持干净值日时段检查项目标 准完成情况下午工 位办公用品电源关闭 桌椅归位 工作台无杂物 值日生： 检查人： 前 厅门厅杂物整齐堆放 地面保持干净电 源灯源关闭 饮水机电源关闭 鱼缸电源正常 卫 14、生 间蹲位干净无异味 墙面无灰尘 镜面无水迹 手台面保持干净 冲便器冲水正常值日人员： 日期： 年 月 日星期 加班人员： 加班注意事项：走时关好水、电、门窗。在检查过程中，发现不符合值日标准，严格按照行政处罚条例细则进行处罚，罚款在当月薪资中扣除。附表（三）： 月份办公室考勤表月份出勤天数天部门姓名出勤天数迟到/次请假/h加班/h加班费出差未打卡次数值日次数财务部关微王海平谢琳张清雪行政部田红伟商务部刘连群李艳丽李林刘文娟销售部姜嫦春沈琳徐紫焕刘安海白洪海秦学甫陈绍迪项目组严某工程部陈岩张晶琦王学春侯庆宇周楷刁玉良技术部李洋王斌由新成王某刘志凯刘跃明王振鹏宋玉合计考勤人数24人来电、来访人员15、流程管理一、 目的规范来电、来访人员管理，确保公司正常办公的有序性。二、 范围本流程管理适用全体员工。三、 职责(一)、人力资本部经理是行政前台的上级管理部门，负责制定、修订、指导行政前台的来电、来访接待事宜。(二)、行政前台严格按照来电、来访人员流程管理执行手册规范本岗职。四、 日常管理内容（一）、来电管理内容1、接听电话：您好！某新网（电话铃声响起三声之内，应立即接起电话。如不接听，会有语音：“对方无人接听”。接电话时不允许出现喂，喂或者你找谁？等非商务用语。特别不允许一开口就毫不客气地查问对方你找谁，你是谁，你是哪儿，或者你有什么事？，声音清亮，并且要柔合，吐字要清楚）2、请问您找哪位，16、我为您转接（要听请楚对方要找的是谁或是问什么事）并做好电话记录。3、请稍等（如果被找人在坐位，立刻转接，对不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。）4、对不起，这件事的负责人不在，您打他的手机好吗？我把他号码告诉您。5、我再重复一遍，您看对不对。好的，等他回来我立即转告他。（如果对方想通过你交代事情，应当场用纸笔记录，要仔细倾听对方说话，并记清楚对方要表达的事情。）6、他暂时不在座位上，请留下您的电话号码好吗，稍后他会给您回电话。7、好吧，我不占用您的时间了（遇上不相识的人打起电话没完，非得让其适可而止时，17、说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说你说完了没有？我还有别的事呢。）8、对不起，分机占线，我重新为您转接，请稍候9、您好，我是某某（如果大厅电话响没有人接听或是在大厅接电话时要自报名字）10、内部电话接听：你好，我是。注意：通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西，不要大声喊叫，也不要同时与他人闲聊。结束通话时，应认真道别“谢谢、再见”。而且要恭候对方先放下电话；如果找总经理级以上人员，当事人不在，不可随意报出其在哪，切不可说他在某某处或他到某某公司去了。如对方执意询问其电话或行踪，可留下对方电话，报请当事人同意后转达；如果遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断电话，应礼貌告知对方。18、如果是自己拨错了号码，应马上向对方表示歉意。 （二）、来访人员管理内容1、 您好，请问您找哪位？2、 对不起，他不在，请问有什么事我可以帮你转达（转交）吗？（如果被找人不在并且不方便接电话时。）3、 稍等，有预约吗？请您在这边坐一下，我帮您联系他。4、 请您到会议室坐一下，我通知他马上过来。（如果有预约，并且被找人在公司，带客人到会议室入座，并送上一杯适当温度的水。）5、 总，有位客人说要找您，在门口。（如果来人说有预约找总经理或董事长，要先敲门去总经理室轻声通报，许可后带客人进入总经理室或会议室。如未许可，委婉谢绝客人，不得用刻薄的话刺激客人），并送上一杯适当温暖的水。6、 来人找财务部结款19、对账，需先问清哪个公司，找谁？然后通知对接人员安排进入工作区，每次按照先来先进的原则有序进行安排。7、 邮递、送货人员到前台，及时接收包裹、快件送交收件人。公司定货及时找库管验收入库。8、 来访人员做好详细记录。（三）、附件1、附表七：来电记录本2、附表八：来访记录本附表七： 来电记录薄 年 月 日序号日 期来电时间来电事件结果接线人备注1234567891011附表八来访人员登记表序号日 期姓名来访人姓名事由被访人/接待人来访时间公访/私访备注1234567891011打印、复印、扫描、传真流程管理一、 目的有效节约公司易耗品成本，提高工作效率，减少办公用品损耗。二、 范围本流程管理适用全体20、员工。三、 职责（一）、行政部是公司办公用品的监管所属部门，负责办公用品的使用、定期维修以延长使用时限，每季度进行资产盘点，将使用情况及时汇总上交上级主管。（二）、行政前台负责公司的各项复印、扫描、传真的服务工作，并合理控制易耗品费用。四、 日常管理内容（一）复印管理对于公司内部进行的打印、复印及时填写打印记录表，登记部门、使用张数、纸张类型，有效把控节约易耗品费用。（二）扫描管理扫描件及时完成并以邮件形式发给申请人并做好归档电子文件记录（扫描电子档文件只保存1周）。（三） 接发传真管理接发传真做到及时回复，转交接收人并签字确认，做好传真记录表记录。（四）、附件 1、附表九：打印、复印、扫描记21、录表 2、附表十：传真记录表附表十打印、复印、扫描记录表序号日 期部门姓名打印/复印/扫描文件名称纸张类型纸张数量备注1234567891011附表十一：传真记录表序号日 期接收部门接收人签字文件名称纸张类型纸张数量备注1234567891011会议流程管理一、 目的合理安排会议室使用频率，提前布置会议所需设备，确保会议的高效性、及时性。二、 范围本流程管理适用全体员工。三、 职责行政部是会议管理的主导部门，并对会议的前期准备、参与人数、会议的效果进行前、中、后的跟进、实施、总结，收集归类。四、 日常管理（一） 公司级会议管理1、 每月初制定公司级会议表单，以邮件形式发至参会人员，并在会议当天22、早上10:00与参会人员确定是否准时参加会议。如有事参加不了，需指派代理人参与会议，并做好转达记录2、 部门经理级以上参会人员如有事不能参加会议，须经上级主管领导同意，指派代理人参与会议，并做好记录予以转达。3、 召开员工大会，下午13:00前与部门经理确认参会人数，并在会上进行会议记录，会后整理，次日12:00前以邮件的形式传达给公司全体员工。开会前30分钟会议室摆放好桌椅，会议开始前关闭公司大门及前厅照明灯，并倒计时5分钟、2分钟（2分钟时所有人坐在会议室座位上）、1分钟报时、会议时间到提醒4、 部门经理周例会期间做好来电、来访人员安排，及时记录，会后及时转达，会议期间不得打扰。5、 会议23、开始前10分钟将投影仪、电脑安装调试完好，会后及时收集。（二） 部门级会议管理1、 各部门提前两小时申请会议室使用，做好会议室登记，如需设备申请领用相关办公用品，会后行政前台检查会议室使用情况，要求使用部门会后座椅归位，垃圾清理。2、 各部门需要在会议室宽敞场地完成工作任务时，行政前台提供场地，工作任务结束后及时检查部门使用情况，要求使用部门会后座椅归位，垃圾清理。如发现有损坏、丢失现象，及时登记并所属部门经理签字确认，接受赔偿。（三） 外部会议管理1、 人本部招聘使用会议室，首先来人填写应聘表，按照先后顺序进入会议室进行面试，随后并送上一杯温热开水。2、 员工接待外来人员在会议室面谈，首先确24、定接见人员同意安排会议室面谈，邀请外来人员进入，随后并送上一杯温热开水，面谈结束人员离开迅速整理会议室，关闭电源。（四） 附件1、附表十一：公司级会议表单附表十一公司级管理会议日程表（月份）1（星期六）2（星期日）3（星期一）4（星期二）5（星期三）6（星期四）7（星期五） 中心周例会 17:00-18:008（星期六）9（星期日）10（星期一）11（星期二）12（星期三）13（星期四）14（星期五） 中心周例会 17:00-18:0015（星期六）16（星期日）17（星期一）18（星期二）19（星期三）20（星期四）21（星期五） 中心周例会 17:00-18:0022（星期六）23（星期日25、）24（星期一）25（星期二）26（星期三）27（星期四）28（星期五） 中心周例会 17:00-18:0029（星期六）30（星期日）31（星期一） 中心周例会 17:00-18:00备注：每月初4日为全体员工大会，每周一为部门经理会议。固定资产管理执行手册一、 目的对公司固定资产进行登记、造册及定期盘点，确保固定资产有效合理调配，延长资产的使用寿命，节约费用成本，做好费用分摊范围，减少资金浪费。 二、 范围公司所有固定资产的使用者、维护保管者。三、 职责（一）、行政部是办公家器具、办公用品、电子设备、后勤辅助材料、大型办公设备、办公软件的固定资产采购申请部门，对其资产在各部门使用情况有监管26、审核、发放的权利。（二）、行政前台负责监督检查本细则的执行情况，对存在问题予以解决或向上级主管领导通报，协助上级主管定期完成盘点工作。四、 专业术语定义（一）、办公家器具：指包括办公桌、办公椅、办公用沙发、茶几、会议桌、会议椅、文件柜、立式衣帽架、工具柜、饮水机、碎纸机、各种办公生产用组合柜以及其他与办公生产相关的家器具。（二）、电子设备： 成套的台式计算机笔记本电脑打印机传真机复印机摄像机、照相机、录音笔、移动硬盘、投影仪、绘图仪、电子白板、会议音响、视频系统等。（三）、办公用品： 为满足日常办公需要而配备的办公文具及所用耗材等低值易耗品。如：鼠标、计算器、笔、文件夹、笔记本、胶棒、档案袋27、橡皮、印台、印油、打孔机、直尺、钉书机、电池、U盘、收纳桶、插排、名片夹、启钉器、剪刀、垃圾袋、水笔、双面胶、转笔刀、档案盒、光盘、报架、修正液、墨盒、硒鼓、感光鼓等。（除墨盒、硒鼓、感光鼓外，单价超过500元纳入电子设备管理）（四）、后勤辅助材料：指智能化工程开发部、运维部所需专业器材、材料，用于办公生产相关的仪器耗材。五、 日常工作管理（一）、办公设备（家器具、电子设备）采购使用管理1、每季进行固定资产盘点，记录器具、设备使用状况，及时保养、维修、购进。2、年末进行固定资产汇总，做好下一年度资产费用分摊、预算。（二）、办公用品采购使用管理1、每月初第二个工作日汇总各部门提交办公用品申请单28、,汇总后交上级主管审核，隔日发放办公用品。2、集中采购办公用品，做到货比三家，以耐用美观价廉为标准进行采购。（三）、辅助材料采购使用管理1、使用部门提出申请，行政部进行采购预算，以签呈上报上级领导审核，董事长审批，方进行采购。2、采购完成后交予使用部门指定保管员，签字确认后办理移交，使用过程中出现损坏、遗失根据具体情况进行处罚，补充。（四）、大型办公设备、办公软件采购使用管理根据总经办要求进行大型办公设备、办公软件的采购，采用一事一议的方式呈报。（五）、附件1、附表十二：签呈表2、附表十三：办公设备购置申请单3、附表十四：办公用品采购申请单4、附表十五：办公用品领用单附表十二：签 呈 表 Re29、port To: Date:受文者： 日期： Report From: Dept:呈送者： 部门： 编号：AD/BD2013 顺序号：1.Subject主旨： 2.Descrption （Reason，Data，Qppendlx，Proplsal）说明（理由，数据，附件，建议）以上请示当否，请批示！ Signature 签 字： 3.Network Operations Center 营运中心意见：4.Humanistic Center 人本中心意见：5.Finance Centen Approval财务中心意见：6.Chairman Approval董事长批示：注：此表用于公司内重要/重大事30、件的请示（包括保险办理、大型设备购置、薪资审批、异常特殊事件产生费用2000元以上审批等）附表十三：办公设备购置申请单编号：HZD-HRD/JL012-2013顺序号：申请部门申请人申请日期申请事由陈述:设备名称品牌/型号/配置单位数量客户报价预计费用合计部门负责人签署意见 签字/日期 运维部 意见（注明具体技术参数) 签字/日期行政部 签署意见 签字/日期财务中心 签署意见 签字/日期中心总经理批示 签字/日期董事长批示 签字/日期附表十四：办公用品采购申请单编号:HZD-HRD/JL011-2013顺序号：申请部门申请人申请时间申请事由序号物品名称规格单位数量单价金额需求日期用途说明1234567891011121314申请部门签署意见签名/日期行政部签署意见签名/日期财务中心签署意见签名/日期总经理签署意见签名/日期董事长签署意见签名/日期附表十五：办公用品领用单编号:HZD-HRD/JL023-2013填表日期:申请部门申请人申请事由申请物品明细序号物品名称单位数量用途备注1234567891011申请部门主管意见: 日期:行政部意见:日期:备注：1、本部门执行手册从2013年月1日执行2、本执行手册由人力资本部负责组织相关部门编制、修订，监督执行。3、根据公司管理手册中各部门岗职制定工作流程的执行标准，并作为此岗位绩效考核的依据。