1、前 言项目施工档案是施工单位在项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的重要历史记录，是工程档案工作的重点及核心。项目施工档案是项目竣工档案中的一种，项目竣工档案主要由项目施工档案、项目竣工图和监理档案组成。为进一步规范x蓄电站工程施工档案整理及归档工作，方便档案人员熟悉档案工作业务流程、掌握档案工作基本要求，特编制本手册。本手册引用文件：科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）、企业档案工作规范（DA/T42-2009）、企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局令第10号）等国家、行业规范2、及中国长江三峡集团公司建设项目文件整理规则（总经201040号）、向家坝水电站施工档案整理指导手册等文件，结合x蓄工程建设管理实际编制而成。本指导手册主要规定了施工档案管理体系建设的具体要求和施工档案收集、整理及归档要求。目 录第一章 总则1第二章 施工档案管理体系建设1一、档案机构设置1二、档案人员配备2三、档案库房建设2四、办公用品配备2五、档案制度制定2六、档案管理措施3第三章 档案的收集6一、档案收集工作示意图6二、档案收集工作要点7三、对归档文件的技术处理8第四章 档案的整理10一、档案整理工作流程图10二、档案整理工作步骤11三、竣工图整理规则37第五章 项目施工档案归档41一、归3、档要求41二、归档时间41三、归档检查流程41四、编制案卷移交清册43第一章 总 则为规范x蓄电站工程档案管理体系建设，指导各施工单位对施工档案的收集、整理和归档工作，根据国家、行业和中国三峡集团总公司有关规范，结合x蓄工程建设管理实际，特制定本手册。本手册引用文件：科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）、企业档案工作规范（DA/T42-2009）、企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局令第10号）等国家、行业规范及中国长江三峡集团公司建设项目文件整理规则（总经201040号）向家坝水电站4、施工档案整理指导手册等。第二章 施工档案管理体系建设一、档案机构设置 各施工单位应设置专门的档案管理机构（或竣工工作机构），建立以档案管理机构（或竣工工作机构）为核心，各部门或下属单位专、兼职档案人员为基础的档案机构体系，确定档案工作分管领导、主管领导、各职能部门和下属单位档案工作负责人，并明确各自的档案管理职责。档案管理机构（或竣工工作机构）对各职能部门或下属单位的档案工作进行归口管理。各部门或下属单位档案工作人员负责各部门（单位）日常档案收集、整理工作。二、档案人员配备各施工单位档案管理机构（或竣工工作机构）档案专职人员配备应不少于3人，主要起到协调、检查、指导、督促等作用；各二级部门或下5、属单位应配备专、兼职档案人员至少1人，负责各部门或单位日常档案收集、整理、归档工作。配备的档案人员应忠于职守、具有专业知识。各施工单位应尽量保持档案专、兼职人员相对稳定，从而保证档案工作的连续性。三、档案库房建设各施工单位应设置独立的档案库房，库房面积不小于40平米，库房内应配备档案柜架、空调、泡沫灭火器等基础设施，并安装避光窗帘，保持干净整洁，以满足档案存放的基本要求。四、办公用品配备 各施工单位档案管理机构（或竣工工作机构）应配备性能良好的电脑（每人1台）、复印机（至少1台）、A3幅面打印机（至少1台）等常用办公设备设施，为日常档案整理工作正常开展提供有力的保障。五、档案制度制定各施工单位6、应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，根据x蓄公司档案管理规章制度，结合各单位实际情况，制定相应的档案管理制度，使档案工作有章可循。为保障各单位档案工作持续稳定地发展，施工单位应制定以下几项制度：（一）施工档案管理工作规定：主要包括施工档案工作机构设置和制定日常管理工作制度。日常管理工作制度中既要明确各部门档案材料的形成、积累与归档职责要求，也要明确各部门档案材料提供利用的方式、方法，并规定查（借）阅档案材料的权限和审批手续，以保证档案材料的完好无损，并确保原件归档。（二）施工单位档案工作岗位责任制：主要是明确施工单位档案工作分管领导、主管领导、档案专兼职人员及其相应的岗位职责。（三）施7、工档案归档管理办法或实施细则：施工单位应根据x蓄公司各项档案规章制度，结合所承建项目的具体情况，制定施工档案归档管理办法或实施细则。归档管理办法或实施细则中应明确各部门档案管理工作的职责、权限以及文件的形成、积累和归档要求。（四）施工档案归档范围：施工单位应根据x蓄电站合同项目施工文件归档范围（见附件1）、x蓄电站主体工程项目施工过程文件归档范围（见附件2）、x蓄电站主体工程综合性项目文件归档范围（见附件3）细化、完善各单位施工档案归档范围，确保档案归档完整、准确、系统。六、档案管理措施档案管理措施是保障档案工作顺利开展而采取必要的手段和办法。施工单位可采取以下措施：（一）建立岗位责任制，促进8、档案管理体系有效运行 为保证档案管理工作顺利进行，各施工单位在工程开工初期就应把档案管理工作纳入生产管理的轨道，按照档案管理工作与工程建设进程同步管理的原则建立档案岗位责任制，实行目标管理，避免过去“重生产轻档案工作”的现象。同时将文件形成、积累和归档要求纳入各部门专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、主管领导和部门负责人及有关人员档案职责履行情况进行考核，档案管理责任人制度层层落实到位，使档案工作整个过程处于受控状态，增强广大员工的档案意识，从而积极推动整个档案管理工作。（二）细化目标，定期检查，严格执行周例会制度为保证档案工作稳步进行，施工单位应根据档案归档计划，制定相应的年度（季9、度）项目验收和档案归档计划。将年度档案工作计划细化到各个时段，合理分工、责任到人并限期完成。每周定期召开档案工作例会，了解每周档案工作完成情况，对存在的具体问题应认真研究分析，并及时加以解决。会议的内容应以会议纪要或通知单的形式下发到各下属单位或部门，让各部门领导随时掌握档案管理工作的动态，为下一步档案管理工作的决策提供依据。（三）加强学习和沟通，提高档案人员业务水平施工单位存在档案人员流动过于频繁、岗位轮换较为随意的现象，这既不利于档案资料的长期管理，也容易造成档案人员的业务水平参差不齐，直接影响案卷整理的质量。为提高档案工作效率，各参建单位应定期组织全体档案人员参加档案业务培训。同时，各参10、建单位档案部门在日常工作中要加强与x蓄公司档案室的信息沟通，将新的要求及时传达给每一个基层工作人员，加强档案整理过程中的业务指导，及时发现并解决工作中存在的问题，避免后期出现重新返工、费时费力的现象。另外，各参建单位内部还应经常开展形式多样的技能培训和学习活动，鼓励档案工作人员努力学习工程档案管理和水电工程等专业理论知识，同时要求档案人员定期深入到施工现场，了解生产过程，保证工程档案与实际施工情况相符合。各单位档案工作分管领导也应经常过问档案人员业务学习的情况，检查学习效果，并为档案人员创造学习条件。第三章 档案的收集一、档案收集工作示意图工程档案（纸质）的收集 对各部门项目档案的收集工作照片11、录音、录像等声像档案的收集内 容归档遗漏材料补充收集对分包单位项目档案的收集工作建立归档制度归 档 范 围归 档 时 间归 档 要 求项目施工档案收集工作方 法施工过程资料与经济资料分步收集归档主体工程项目文件按单位、分部工程收集归档采取有效措施定期检查评比和年度考核评比相结合 其它措施施工单位业务部门积累施工单位办公室积累分包单位积累环 节形 成积 累整 理交 接编目组卷封装分类二、档案收集工作要点（一）明确文件归档范围，保证归档完整根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002），结合x蓄电站工程建设实际，对x蓄电站工程项目文件归档范围规定如下：按合同项目移交时，12、项目文件归档范围详见x蓄电站合同项目施工文件归档范围（附件1）；主体工程按单位工程移交时，归档范围可参照x蓄电站合同项目施工文件归档范围（附件1），按分部工程移交时归档范围详见x蓄电站主体工程项目施工过程文件归档范围（附件2）和x蓄电站主体工程综合性项目文件归档范围（附件3）。（二）采取有效收集措施，保证及时归档为加快项目施工档案收集进度，x蓄电站档案收集措施在传统收集方式上进行了创新：当项目施工文件按照合同项目收集整理时，采取项目施工过程文件与经济文件分步移交的措施，即项目施工过程文件先行收集，经济文件待变更、结算办理完毕后再行收集；主体工程项目文件采取按单位工程或分部工程移交归档的方式进行13、收集。（三）注重日常收集和积累，确保原件归档根据档案管理相关规定，施工单位移交x蓄公司档案室档案正本必须是原件，副本原则上是原件归档。竣工图正本和副本均要求为原件。各单位档案专、兼职人员在日常工作中应注意原件收集的份数（至少两份），以保证正本和副本均能原件归档。同时，在竣工资料未移交业主单位之前，任何部门和个人不得擅自处理或长期积压应归档的文件材料，施工单位档案人员岗位如有变动，则必须与其他相关人员办理相应的资料移交手续，以确保档案原件的收集和积累。（四）做好档案价值鉴定，确保收集规范为保证档案材料的规范性，在收集过程中应对文件材料进行初步鉴定，主要包括：1.鉴别该文件材料的归档价值，确定其是14、否应归档；2.认真审查文件材料的完整性，包括有无遗漏文件、文件附件是否齐全、文件是否闭合等；3.审查文件材料的规范性，如文件材料是否残缺破损、签字盖章手续是否完备、文字内容是否清晰完整、纸张材料是否有利于长期保存等。对存在问题的文件材料应及时进行技术处理，以满足档案归档要求。三、对归档文件的技术处理1.对复印件的处理归档文件材料要求是原件，如无原件，可在清晰的复印件上重新签字或加盖公章。若无法作如上处理，则需在卷内目录“备注”一栏中标注“复印件”，并在卷内备考表中说明归档复印件的原因。2对用易褪色书写材料形成的文件处理 凡用易褪色材料（红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔等）书写或用复写纸、热敏纸15、形成的且需要永久或长期保存的文件材料，应在其后附复印件，其页号与原件保持一致。3对文件材料内容进行修改的处理归档文件一般不允许修改，必须修改的，需由修改人在修改处签章，并签署修改人姓名及日期。4对未签字盖章文件的处理归档文件要求签字、盖章手续完备，无须签字的相应栏目应用斜线杠掉。单独成件的报告需盖章，如施工报告、监理报告、设计报告、建设管理报告等；x蓄公司合同支付申请单、x蓄电站工程统计月报、合同变更三方会签单、分部（分项）验收签证、完工结算汇总表、完工财务决算报告、环境保护验收及水土保持验收意见书等需盖章；部分试验收检测文件需加盖CMA章。第四章 档案的整理一、档案整理工作流程图1确定移交方16、式（2）填写卷内目录（1）编写文件页号（4）填写盒封面、盒脊背（3）填写卷内备考表开 始2文件的分类4案卷的排列5“件”的整理和排列3文件的组卷7案卷整理6案卷编目8案卷装盒结 束拟写案卷题名确定保管期限编写件号填写起止日期填写立卷单位编制盒号填写文件编号拟写文件题名填写文件日期填写页数填写责任者填写备注确定密级填写总件数、总页数二、档案整理工作步骤步骤1：确定移交方式施工单位应根据x蓄电站项目施工档案归档要求，并结合工程项目具体执行情况，首先确定该项目施工档案的移交方式：按照合同项目或分部工程移交。移交方式不同，档案整理的要求也不同。一般辅助工程按照合同项目移交；主体工程按照分部工程移交。步17、骤2：文件的分类确定项目施工档案移交方式后，应对归档文件进行分类。（1）按合同项目移交时，项目施工文件可划分为十大类型，见示意图（每一类型文件的具体划分详见附件1）： 项目施工文件综合管理文件技术管理文件工程测量文件质量保证文件质量检测试验文件竣工图质量验收评定文件设备文件完工验收文件合同经济文件（2）按分部工程移交时，项目施工文件分为项目施工过程文件和项目综合性文件两大类，其中项目施工过程文件在分部工程验收后移交归档，项目综合性文件在合同项目完工后再移交归档。项目施工过程文件和项目综合性文件的文件类型的划分见示意图（每一类型文件的具体划分详见附件2和附件3)：项 目 综 合 性 文 件项 目18、 施 工 文 件项 目 施 工 过 程 文 件土石方开挖工程验收评定文件锚杆或锚索工程验收评定文件喷砼工程验收评定文件排水工程验收评定文件固结灌浆工程验收评定文件混凝土工程验收评定文件渗控工程验收评定文件接触工程验收评定文件接缝工程验收评定文件金结埋件安装文件机电设备安装文件验收签证资料综合管理文件竣工图质量保证文件合同经济文件 步骤3：文件的组卷 x蓄电站工程项目施工文件按合同项目移交时，应按照x蓄电站合同项目施工文件归档范围（附件1）所列十大类型组卷。x蓄电站主体项目按分部工程移交时，项目施工过程文件按照x蓄电站主体工程项目施工过程文件归档范围（附件2）所列类型组卷。项目综合性文件按照x蓄19、电站主体工程综合性项目文件归档范围（附件3）所列类型组卷。文件组卷时应遵循项目文件的形成规律及成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系；分类科学，组卷合理。（一）按合同项目移交时，应注意以下几点：1、工程测量文件、质量验收评定文件按照单位工程、分部（分项）工程、单元工程分类组卷；2、合同经济文件可分为合同变更文件、合同结算文件、现场签证资料等；在某个合同基础上另行签订的奖励协议及由该协议产生的相关经济文件材料无须单独组卷，可将其纳入原合同项目的合同经济文件中组卷；由主合同延伸出来的独立子合同项目，项目文件应按合同项目分开组卷，相同的文件材料归入主合同，子合同可不归，但需要在案卷移交清册的编制说明20、中备注该部分文件的存放位置。（二）主体工程按分部工程移交时，应注意以下几点： 1. 项目文件组卷时应以合同项目为前提，以监理、业主项目部审核通过的工程项目划分为依据。在施工过程中，若业主项目部、监理对工程项目划分进行了重新调整，则应按照调整后的工程项目划分进行组卷。 若实际产生的项目文件无法按原划分的分部（分项）工程组卷整理时，施工单位应与监理、业主项目部、x蓄公司档案室共同商讨决定。2. 项目施工过程文件按单位工程下的分部（分项）工程移交归档。在立卷整理时要以分项工程下的单元工程验收评定文件为基础，同一类别文件在排列时要注意保持桩号、高程的连续性。3若因交叉施工等原因造成文件涉及多个分部工程21、，为避免重复归档，可将该文件归入主要涉及的分部工程或第一个分部工程中，其他分部工程项目中可不归档，但需在案卷移交清册的“编制说明”中详细说明该文件组卷情况和存放位置。4分部（分项）工程验收中遗留工程项目施工文件应在施工完毕后归入该分部（分项）工程项目文件中。步骤4：案卷的排列按合同项目移交的案卷按x蓄电站合同项目施工文件归档范围（见附件1）中划分的十大类型依次排列。主体项目按分部工程移交归档时，每个分部工程项目施工过程文件按x蓄电站主体工程项目施工过程文件归档范围（见附件2）中划分的文件类型依次排列；主体工程项目综合性文件按x蓄电站主体工程综合性项目文件归档范围（见附件3）中划分的文件类型依次22、排列。步骤5：“件”的整理和排列归档文件经过以上几个步骤的整理后，已具有了一定的系统性，但每一盒中的文件仍比较零散杂乱，需整理成“件”，使之进一步规范化、系统化。一、“件”的定义“件”是归档文件整理的基本单位。正文与底稿为一件，正文在前，底稿在后；正文与附件为一件，正文在前，附件在后；原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后；请示与批复为一件，批复在前，请示在后；函与复函为一件，复函在前，函在后；会议材料一份文件为一件；各种报告一份为一件,如一份施工报告为一件；简报一期为一件；各种报表、图册及施工日志一册为一件，如施工日志命名把日期加上去，即施23、工日志（日期）；监理工程师通知单、技术核定单、设计通知单一份为一件；竣工图一张为一件；一份完整的合同变更文件按三方会签单、合同变更审批表、业主合同变更处理审核意见、监理审核意见、施工单位上报变更文件排列，并组成一件；一份完整的月结算资料按x抽水蓄能电站合同支付申请单、统计月报表、工程价款结算会签单排列，并组成一件。分部（分项）工程验收签证与验收申请报告表组成一件，签证在前，申请表在后。二、文件封面的编制部分零散的文件为准确揭示文件内容，便于日后查阅，组成“件”时应注意添加文件封面。施工记录文件、质量验收评定文件封面样（式见附件4中4-1）和（附件4中4-2），此两类文件如已直观反应出文件内容和24、工程部位，或已编制目录清单，则可不编制封面；三方会签单、合同变更审批表、业主合同变更处理审核意见、监理审核意见、施工单位上报变更文件组成一份完整的合同变更文件时，需编制合同变更文件封面(样式见附件4中4-3)；施工单位各种资质证书及各类特殊工种上岗证组成一件时需编制资质证明文件封面(样式见附件4中4-4)。封面中的合同项目名称应填写全称, 并与合同协议书一致；单位工程、分部（分项）工程、单元工程名称根据监理印发的项目划分表准确填写，如无须填写应用斜线划掉。三、“件”的排列卷内文件应根据卷内文件的内容、形式特征，并结合文件产生的时间顺序进行排列。如：（一）按合同项目移交时：（详细参照附件1）1.25、综合管理文件：按开工报审表、开工令、往来文函、会议纪要、监理工程师通知单、施工月报、施工日志、施工单位及施工技术人员资质证书等排列，其中往来文函和会议纪要应按年度分开，在同一年度内再按文号排列，施工月报和施工日志按时间排列。2.技术管理文件：按施工组织设计、施工方案、施工工艺文件、技术核定单、设计通知单、技术交底、图纸会审纪要等排列。3.工程测量文件：首先应按单位工程、分部（分项）工程分开组卷，卷内文件再按单元工程排列；各单元工程之间应按高程先下后上，同一高程先左后右排列；同一单元内文件材料按工序先后顺序排列。4.质量保证文件：首先按材料种类、型号、批次排列，再按检验成果、检验原始记录、材质证26、明排列。5.质量检测试验文件：按专业、部件、零件等排列。6.质量验收评定文件：首先应按单位工程、分部（分项）工程分开组卷，卷内文件再按单元工程排列；各单元工程之间应按高程先下后上，同一高程先左后右排列；同一个单元工程质量评定表排在前面，其它文件材料的排序可参照附件5。固结（帷幕）灌浆工程的质量评定成果类文件和施工原始记录分开组卷，排列顺序可参照附件5。如文件产生时已编制目录清单，为保持文件的原始记录性，可按原有目录排序。7.设备文件：按设备制造过程文件、设备检验记录、出厂验收文件、质量合格证明、商检、设备装箱单、开箱验收记录、设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件、设备安装、使用、保养、维护说明27、书等排列。8.竣工图：竣工图编制说明、项目（合同）总图、综合图单独排列最前。每个项目(合同)的竣工图首先要按专业分类。各专业竣工图依次按照单位工程、分部（分项）工程、单元工程，并结合图号排序。9.合同经济文件：按合同、工程量现场签证单、合同变更（索赔）文件、合同历次结算文件、完工结算书（表）、物资核销文件、完工财务决算等排列。10.完工验收文件：按完工验收申请、完工验收鉴定书（签证）、施工报告、监理报告、设计报告、建设项目管理报告、运行管理报告、环保验收报告、环保验收意见书、水保验收报告、水保验收意见书、安全监测报告、消防报告、消防验收意见书、验收会议纪要等排列；单位工程相关验收文件参照此顺序28、排列。（二）主体工程按分部工程移交时：（详细参照附件2和附件3）。步骤6：案卷编目归档文件经过以上整理后，则着手要进行案卷编目工作。案卷编目主要包括以下内容：编写页号、填写卷内目录和卷内备考表、确定保管期限、拟写案卷题名、填写案卷封面和脊背、编制盒顺序号及编制案卷目录等内容。（1）编写文件页号盒内文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。每件（即每个单元）都是从“1”开始编页，且在每件的首页右上角标明件号。每件的单元封面和单元目录均编页。单面书写的文件页号应标注在右下角，双面书写文件，正面在右下角，反面在左下角。页号、件号统一用2B铅笔标注，各盒、各件之间不连续编写页号。编写卷内文件的页29、号时应注意： 无效内容的隔页纸、彩色封底、空白施工（监理）日志或表格均不标注页号，见下图一。 印刷成册的文件，封面、内容摘要、序言、目录等均要求编写页号，正文如有连续页号，其首页和末页续编页号，其它部分可不再重新编写页号，详见下图编页： 各类报告、报表页号连续完整可不再重编页号。正文和附件、请示与批复、函与复函之间的页号不连续时，应重新编写页号。 横向打印的文件按纵向放置，页号标注在右下角；图纸的页号应编写在标题栏外右下方，见右图。 塑胶过的或其它一些特殊文件材料，可贴上小块标签纸后再编写页号。 正反面均有书写有效内容的小型合格证可先嵌入A4幅面的空白纸上，再编写页号。注：说明书侧面盖齐缝章、30、合格证等盖夹角章。（2）填写卷内目录卷内目录的填写是以“件”为单位，将有关信息逐件反应到“卷内目录”中，卷内编目时一“件”体现为一个条目。卷内目录放在盒内所有文件之前，不装订，不编写页号。卷内目录是盒内文件条目信息的集中反映，应填写内容包括档号、立卷单位、案卷题名、编写件号、文件题名、保管期限、起止日期、文件编号、责任者、文件日期、页数、备注等（卷内目录样式见附件6）。编制档号档号是指以字符形式组成的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码，是卷盒的唯一标识。档号编制规则为：全宗号分类号合同编号盒顺序号。如档号“N00HX_019_2010_CB_02001”， N00表示x蓄电站全宗号；“” 为31、工程分类号；HX_019_2010_CB_02为上水库库盆工程合同编号；001为第一盒施工档案。全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。x蓄电站工程建设期间形成的工程档案构成一个全宗，全宗号为“N00”。分类号是指该项目所属类号，详见x蓄电站档案分类表（试行）。合同编号为承建项目合同代码，标注时需用下划线“_”代替“/”和其它字符；盒顺序号是指该合同项目案卷排列的顺序号，用三位阿拉伯数字表示，从001起依次标注案卷顺序，一盒案卷一个号。对于正本已归副本未归的案卷，在编制副本盒顺序号时应空号，无须连续编号。正、副本内容相同的案卷盒顺序号应保持一致。填写立卷单位“立卷单位”32、指文件组卷单位（或部门），即编制归档材料的单位（或部门）。拟写案卷题名“案卷题名”是根据案卷材料内容拟定的综合性名称，用以简练、准确地反映卷内文件的性质和内容。按合同项目移交时，案卷题名一般结构为：x蓄电站+合同名称+资料类名，如“x蓄电站”+“上水库工程”+“综合管理文件”。主体工程按分部工程移交时:a项目综合性文件：案卷题名一般结构为：x蓄电站+合同名称+资料类名，如：“x蓄电站”+“上水库工程”+“试验检测文件”。b项目施工过程文件：案卷题名一般结构为：x蓄电站+合同名称+单位名称+分部名称+单元名称+资料类名。其中有合同名称省略的情况，如“x蓄电站” + “上水库大坝工程”+“垫层与过33、渡层岸坡过渡料第1-64单元工程”+“评定文件”，此处“上水库大坝工程”是将合同名称省略，只是单位名称和分部名称合在一起命名。上水库大坝工程垫层与过渡层岸坡过渡料第1-64单元工程。案卷题名不能重复，不能简单地用数字区分（即 （一）、 （二），应根据文件组卷情况，如文件内容、工程部位、文件形成时间、合同变更号等准确地区分，以方便查找和利用。如“ 工程施工日志（起止时间）”、“ 工程部位验收测量文件”、“x蓄厂房坝段坝前坡固结灌浆原始记录”、“ 工程合同变更文件（合同变更号）”等。编写件号件号是指盒内文件排列的顺序号，用三位阿拉伯数字表示，从“001”起依次标注盒内文件顺序，一件一号。为了便于查34、找，要求在每件文件的首页右上角用铅笔从“1”起依次标注件号。拟写文件题名文件题名即文件的标题。一般情况下，应依照文件的标题照实抄录，不能随意删减、省略。明显的错字，注意改正。当文件没有标题或标题含义不清，不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟定或补充标题。主体工程按单位工程或分部工程移交时，施工过程文件的文件题名的一般结构为：“单位工程+分部（分项、单元）工程+文件类别”。部分常规性文件题名的拟写方法列表如下：x蓄电站项目施工档案文件题名拟定规则序号常规性文件文件题名的拟写1开工申请报告表工程项目开工申请报告表2开工令工程项目开工令3施工日志（多册）工程项目施工日志（以起止日期区分）4施工35、月报（多册）工程项目施工月报（年月）5会议纪要（题名相同）会议纪要（以文号来区分，中间用逗号隔开）6证明施工单位资质的证书及相关人员的岗位证书等文件工程项目施工单位资质文件（按封面填写）7监理工程师通知单或现场联系单关于（事项）的监理通知单或现场联系单8技术核定单（文件中已拟定题名）（根据技术核定单的文件题名据实录入）9技术核定单（文件中未拟定题名）关于（技术核定的内容或部位）的技术核定单10设计通知单（文件中已拟定题名）（根据设计通知单的文件题名据实录入）11设计通知单（文件中未拟定题名）关于（设计更改的内容或部位）的设计通知单12施工组织设计报审表及施工组织设计工程项目施工组织设计报审表(36、附：施工组织设计)13施工地质预报关于（地质预报的内容或部位）的施工地质预报14按分部（分项）工程或单元工程组卷的施工记录文件工程项目分部（分项）工程单元工程施工记录文件15按分部（分项）工程或单元工程组卷的质量验收评定文件工程项目分部（分项）工程单元工程质量验收评定文件16完整的合同变更文件工程项目变更文件（按封面填写）17中国长江三峡集团公司合同支付申请单（后附统计月报表）工程项目合同支付申请单（附：年月统计月报）18竣工图（题名过于简单，只标明部位）工程项目（工程标段）竣工图19分部（分项）验收签证资料工程项目分部（分项）工程验收签证（附：验收申请报告表）填写文件编号“文件编号”应录入往37、来文函的文号、图纸的图号、技术核定单、设计通知单、监理工程师通知单的编号、合同变更号等。一些无实质意义的编号，如“01”、“02”等编号无须录入。如无文件编号应空缺。责任者“责任者”是指文件的形成单位或主要责任单位，即产生文件、制发文件的单位（或部门）。现将一些常规性文件的责任者列表如下：序号常规性文件责任者1开工申请报告表施工单位2工程开工令、开仓证、准浇证、监理单位3施工方案（施工组织设计）报审表监理单位4工程量现场签证监理单位5由工程试验中心抽检的试验检测文件工程试验中心6由监理单位抽检的试验检测文件监理单位7由施工单位自行检测或委托其它单位检测的试验检测文件施工单位8施工日志、施工报告38、施工进度计划、竣工图施工单位9爆破设计通知单、爆破申请单、技术核定单施工单位10设计通知单、设计图纸设计单位11分部（分项）验收签证资料、分部（分项）质量评定文件、单元工程质量评定文件监理单位12灌浆工程终孔验收表、准钻证、准灌证监理单位13灌浆工程施工原始记录施工单位14灌浆成果一览表、成果综合（分序）统计表施工单位15灌浆成果综合剖面图、浆单位注入量频率与频率累计曲线图、灌浆透水率频率与频率累计曲线图、灌浆工程检查孔综合柱状图施工单位16施工合同文本、合同项目完工验收鉴定书x蓄公司17工程结算文件、物资核销报告x蓄公司18合同项目完工财务决算报告施工单位19最终变更审核文件(含三方会签单39、及业主审核意见)x蓄公司20环境保护验收意见书及水土保持验收意见书x蓄公司21由业主统一供材的钢筋、水泥质量保证文件x蓄公司22由施工单位自行采购的产品质量保证文件施工单位23设备产品使用说明书设备厂家项目文件责任者列表在填写文件责任者时，要注意各参建单位名称的统一，应写签约单位全称。文件日期“文件日期”指文件形成日期，统一用8位阿拉伯数字表示，如“20081109”；若实体文件日期只有年和月，统一以“00”补充，如2008年1月应填写为“20080100”；如果该文件在形成过程中有不同的日期，应填写文件形成的最终日期；红头文件形成日期应以正式发文日期（加盖发文单位印章）为准，而不是文件印发日40、期。页数“页数”应填写每件文件的总页数。备注“备注”可根据实际填写需注明的情况，如文件为复印件、文件未闭合等。起止日期“起止日期”是指该盒中文件的最早及最晚日期。保管期限根据国家有关规定，项目施工档案保管期限分为永久、长期、短期三种。同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。密级除有特殊规定外，x蓄电站工程项目施工档案密级一般设为“内部公开”。填写总件数、总页数总件数和总页数是指该盒文件一共有多少件，多少页。（3）填写卷内备考表卷内备考表放在卷盒内所有文件之后，不装订，不编页号，其主要功能是对盒内归档文件情况进行必要的注释说明，以便对归档文件进行动态管理。正副本卷内备考表均要求是原件。副41、本归档情况与正本不一致时，卷内备考表中相关内容应作相应调整。卷内备考表设置有以下几项内容（样式见附件7）：档号卷内备考表中的档号与卷内目录中的填写一致。互见号卷内备考表中互见号应填写反映同一内容不同载体档案的盒号，并注明其载体类型。本卷情况说明卷内备考表中需要说明的事项主要有三点;第一点说明该盒共几件，共几页；第二点说明该盒文件归档时的一些特殊事项，如其他盒内与本盒相关材料互见情况、档案是否齐全完整、档案载体的状况（如字迹是否模糊、页面是否缺损）、归档文件的修改、补充、移出、销毁等情况。卷内备考表中对特殊事项的说明方法例举如下：序号特殊事项备注方法1在竣工图中对设计通知单（或技术核定单）的存放42、位置作关联本盒第002件（案卷题名）竣工图（图号）修改变更依据见（案卷题名）全宗号分类号合同号盒号件号(建筑)字第01号设计通知单（或技术核定单）。2对于复印件的原件存放在其它合同项目（单位、分部工程）中的情况说明因文件（会议纪要、往来文函等）涉及本单位承建的多个合同项目（单位、分部工程），原件见工程项目文件（该份文件的盒号），本项目中为复印件。3对于部分质量保证文件原件存放在设备物资部的情况说明为保证施工质量，该项目建设过程中使用的主要原材料（如水泥、粉煤灰、钢材等）由业主统一提供，相应的试验检测资料原件由设备物资部负责归档，本卷中归档的相应文件为复印件。4对分部（分项）工程划分进行调整后的43、说明关于印发二期I标土建工程单元工程划分及编码的通知（文号）中列入新增项目“不良体分部工程”，与原长江院监理项目划分不一致，造成质量评定表中分部（分项）名称填写不一致，为保证文件材料的原始记录性，以实际情况为准，不作更改。5对质量保证文件没有原件的情况说明因文件厂家未提供原件，本卷中归档的是传真件（或复印件）。6为避免一个合同内某些依据行、支撑性材料的重复归档，对其附件存放位置作关联本盒中第003件附件在是全宗号分类号合同号001盒中件中已归，为避免重复归档，本盒中未归。归档后的案卷在使用过程中如发现新的问题或情况，应由相关档案管理人员在备考表的空白处备注并签名。如果备考表中涉及的内容较多，一44、张备考表填写不下时，可再附一张备考表继续说明。合同乙方及立卷人：填写合同乙方单位名称及合同乙方负责整理该卷文件的人员姓名，并加盖公章。监理单位及审核人： 填写相应监理单位名称及负责该项目的监理人员姓名，并加盖公章。x蓄公司部门及负责人：填写x蓄公司该合同项目主管部门名称，并由负责人签字。（4）填写盒封面、盒脊背盒封面主要填写档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级（盒封面样式见附件8-1）。盒脊背主要填写档号、案卷题名、正本或副本（盒脊背样式见附件8-2）。盒封面、盒脊背中的盒号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等各项内容应与卷内目录中填写的内容保持一致。盒脊背的下端应标45、注 “正本XXX-YYY”或“副本XXX-YYY”，XXX表示本合同项目归档的总盒数，YYY表示本合同项目档案的第几盒。如正本“010-009”表示正本共有10盒，这是第9盒。步骤7：案卷整理（1）项目施工档案一般要以“件”为单位进行整理。当相同类型文件一页为一件时，为避免文件遗失，可多件合并整理，如技术核定单、监理指示单等。（2）移交的档案材料应用凤尾夹装订，不用“三孔一线”装订。（3）整理时应注意不损坏文件、不遮盖字迹。横向打印的文件装订时要求标题栏向左。大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型折叠，折痕处应尽量位于字迹之外。小于1/2的A4纸型的小型合格证等文件，应依次整齐46、粘贴在A4纸上。（4）案卷内原则上不应有金属物, 整理前要将订书钉、回形针、大头针等金属物拆除，对于含金属物的成册成套文件，为保持材料的完整与美观，不用拆开。（5）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。（6）图纸不装订，如果是成套图册应保持原貌。步骤8：案卷的装盒 档案盒现有三种规格：2、4、6，案卷材料装盒时应根据归档文件的多少，选取厚度适中的档案盒。三、竣工图整理规则（一）竣工图归档要求1主体工程项目竣工图应为蓝图，原则上不允许蓝图、白图混杂。竣工图正本和副本均要求原件归档，并逐张加盖竣工图章。装订成册的竣工图要逐张加盖竣工图章，还要在图册封面上加盖竣工图章。2根据x蓄工47、程建设实际，x蓄电站工程设计变更、技术核定单与竣工图分开组卷，但在竣工图编制、整理时，要求在竣工图上反映变更依据，并在卷内备考表中说明变更依据的存放位置。（二）竣工图编制要求（1）各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图一般由施工承包单位负责编制。（2）竣工图编制单位移交竣工图时应提供竣工图编制说明，叙述竣工图编制原则及各专业的编制情况等。（3）竣工图应完整、准确、清晰规范、修改到位，真实反映项目竣（完）工验收时的实际情况。（4）按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。（5）属于一般性变更，并且图纸有足够空白，可在原图上修48、改后，加盖并签署竣工图章：文字数字的更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。（6）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，加盖并签署竣工图章。（7）同一项目（合同）重复的标准图49、通用图可不重复编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同项目（合同）应分别编制。（8）编制竣工图时，应包括编制相应的项目总平面图和综合管线竣工图。（三）竣工图章使用要求1竣工图章大小为80mm60mm，图章样式详见附件9。2竣工图章应填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章中编制单位和监理单位名称可以刻上去，但是签字部分必须手签。竣工图章不留空白，如无监理或无须签字，应用斜线杠掉。3竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处，若标题栏附近无空白，则可盖在正面其它空白处，一般不允许盖在竣工图背面。（四）竣工图审核要求（1）竣工图编制完成后，施工单位技术负责人及50、监理单位项目监理人员要对竣工图编制情况进行审查，发现竣工图不准确、不完整时，应及时修改和补齐，并对符合要求的竣工图进行审核签字。（2）竣工图内容应与施工图设计、变更、洽商、施工及质检记录相符合。（3）竣工图应使用全新的施工图编制，保证图面整洁、线条文字清晰，纸张无破损，无不相干的文字、线条。（4）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。（五）竣工图折叠要求竣工图图幅应按GB/T10609.3要求统一折叠。折叠后的图纸幅面一般应为A4规格，图标栏均应露在外面，详见下：竣工图折叠方法（GB10609.3）要点：图面向外，图标在前； 琴式折叠，A4幅面。29751、 297 247 841 5 4 3 2 1 297 297 5947 3 2 1 64 139 210 210 210 210 2101189210 210 210 210 840 A0折A4 A1折A4 3 2 1 1 297 210 210 420 297 123 420 210 297 174 210 210 594附录2：A3折A4A2折A4 第五章 项目施工档案归档一、归档要求项目施工文件应归档两套：一套正本、一套副本。正本和副本相同。只有一份原件的情况下，副本中可用相应复印件代替，复印件要清晰。二、归档时间移交与接收工程档案材料的时间，应视工程建设的实际情况而定。工程完工后应完成52、有关工程档案的收集、整理工作，随后进行档案材料移交与接收工作。整个工程档案材料（包括竣工验收的文件材料）的交接工作，应在竣工验收后的三个月内完成；项目尾工档案材料的交接工作，应在尾工完工后及时完成。主体工程按单位工程或分部工程移交归档时,项目施工过程文件要求在单位工程或分部工程完工验收后一个月内移交归档。项目综合性文件要求在合同项目完工验收后三个月内移交归档。三、归档检查流程（一）x蓄电站项目施工档案验收程序示意图重新 整 理施工单位自检监理单位审查业主单位审核移交归档合格合格档案初步整理完毕竣工科负责人检查归档文件的整理是否规范分管领导或总工组织检查归档文件是否完整、准确竣工办负责人检查归档53、文件的整理是否规范分管总监组织检查归档文件是否完整、准确x蓄档案室检查归档文件的整理是否系统、规范x蓄项目部主管人员检查归档文件是否完整、准确合格不合格不合格不合格(二) 各参建单位（部门）档案审核工作职责为切实建立项目施工档案施工单位自检、监理单位审查、业主单位审核验收的监控流程，要求各参建单位（部门）依照项目施工档案审核内容及范围(见下表) ，对施工档案认真审查并在x蓄电站项目归档审签单(见附件10-2)签字认可。序 号各参建单位审 核 内 容 及 范 围责任人1施工单位 认真做好竣工图的审核工作，确保竣工图完整、准确； 检查施工报告是否按验收组意见修改到位，各项数据是否准确、完整。分管领54、导或总工 检查各类型档案是否收集齐全、完整； 检查档案整理是否规范、签字盖章手续是否完备，是否符合档案归档要求。竣工资料负责人2监理单位 审查归档文件是否有遗漏，确保项目施工档案的完整性； 审查质量评定文件、经济文件、验收文件的准确性、真实性； 审查竣工图的完整性、准确性。现场监理 审核竣工图及监理报告，确保报告中各项数据真实一致，竣工图完整、准确。分管总监 审查项目施工档案的整理是否符合x蓄电站施工档案归档要求。竣工资料负责人3业主单位 项目部审核竣工图及各项验收报告，确保报告中各项数据真实一致，竣工图完整、准确。x蓄项目部负责人 档案室全面检查项目施工档案的完整性、系统性、规范性，确保移交55、档案符合归档要求。x蓄公司档案室四、编制案卷移交清册案卷移交清册是履行档案归档移交的重要手续，要求装订成册，一式两套（其中一套交由x蓄公司档案室，一套由施工单位自己保存，并作为质量保证金支付的凭证之一）。一套案卷移交清册应包括封面、编制说明、归档审签单、案卷移交清册，并依次排列。编制要求如下：（一）封面案卷移交清册封面样式见附件10-1，编制单位处需加盖单位公章。（二）编制说明编制说明主要是对本合同项目归档情况及特殊事项进行说明。归档情况包括工程概述、项目文件组卷原则、依据及组卷情况；特殊事项的说明主要包括副本中未归档文件的存放位置（正本已归档）、部分文件未归档的原因及存放位置（其它合同项目或56、分部工程中已归档）、因工程项目划分造成工程项目名称填写不一致、公司名称变更、单位公章更改等。（三）归档审签单（见附件10-2）归档文件经编制整理形成案卷后，由移交单位、监理单位、建设部项目部和档案工作负责人进行归档前审查，并在归档审签单的相应处签字、盖章，检查归档文件是否完整、准确、系统、规范。1项目（课题、部门）名称：填写合同项目（课题、部门）工程的全称；2项目合同号：填写合同（协议）书中明确的合同编号的全部；3归档统计表：按分类要求填写归档材料的数量。（四）案卷移交清册（见附件10-3）案卷移交清册中件号、档号、案卷题名、起止日期、卷内页数、件数、保管期限等与卷内目录中填写的内容一致。如副本有复印件，应在备注一栏中注明。注：施工单位在做资料时，应把左上角“附件”字样去掉。