1、控股股份有限公司文书档案分类方案附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 各单位： 为了进一步加强公司档案管理，使档案工作更加科学规范，维护档案的完整和安全，实现档案工作更好地服务于公司发展的目标。现根据中华人民共和国档案法及*集团归档文件整理规则等有关规定，并结合公司的实际，编制了*局XX控股股份有限公司文书档案分类方案、*局XX控股股份有限公司档案保密制度、*局XX控股股份有限公司档案借阅制度、*局XX控股股份有限公司档案的鉴定、销毁和移交制度及*局XX控股股份有限公司档案室工作职责，现予以印发，望各单位结合本身实际2、情况参照执行。特此通知。附件：一、*局XX控股股份有限公司档案分类方案 二、*局XX控股股份有限公司档案保密制度 三、*局XX控股股份有限公司档案借阅制度 四、*局XX控股股份有限公司档案的鉴定、销毁和移交制度五、*局XX控股股份有限公司档案室工作职责 *局XX控股股份有限公司 二XX年五月十五日抄报：*局XX工业区有限公司、*局档案馆附件一*局XX控股股份有限公司档案分类方案为了加强本公司档案管理的科学化、标准化、规范化建设，实现档案管理的现代化，适应档案管理现代化的需求，充分发挥档案的作用，更好地为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法及*集团档案管理规定，结合本公司实际，特制定本方案3、。 本方案规定了本公司档案分类原则、分类方法、类目设置及归档范围和保管期限。一、 分类原则1、 本方案是以本公司经营活动中所形成的全部档案为对象，根据本公司的职能，结合档案内容和档案的载体、形态特点，遵循文件材料的自然形成规律，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理和开发利用。2、 各职能部门有关记述和反映本公司职能活动，具有参考利用价值的文件材料、图、表及声像材料等，均按本方案进行分类、整理立卷。 3、分类后的档案，分别用阿拉伯数字按顺序编一级类目代号。二、 类目设置本公司档案共设十个一级类目，以阿拉伯数字代替。即： （1）党群工作 （代号01） （2）纪检监察 （代号02） （3）行政4、管理 （代号03） （4）业务管理 （代号04） （5）人事劳动 （代号05） （6）财务审计 （代号06） （7）会 计 （代号07） （8）声 像 （代号08） （9）实 物 （代号09） （10）设 备 （代号10） 三、 本公司档案二级目录的设置方法如下： 1、文书档案的二级目录，按问题设置； 2、会计档案的二级类目，按凭证、帐簿、报表、其它分别设置； 3、声像档案的二级类目，按照片、底片、录音、录像等载体设置； 4实物档案的二级类目，按题词、证书、荣誉、奖状、表扬、实物清单等分别设置。5、设备档案的二级类目，按设备种类及型号设置； 附件1：档号标识和案卷排列方法说明 附件2：*局XX5、控股有限公司档案分类表 附件3：*局XX控股有限公司档案分类、归档范围、保管期限表附件1档号标识和案卷排列方法说明一、 档号标识方法 1、本公司文书档案以“件”为单位进行整理，业务档案以“卷”为单位进行整理。档案分永久、长期和短期，其档号章为：全宗号+年度+保管期限+件号（卷号）。 例如： A034 2001 永久 001 件号（第一件） 保管期限 年度 全宗号2、设备档案的档号标识方法：全宗号+类目号+设备名称、型号+卷号。 例如： A034 11 汽车 16 案卷号（第16卷） 种类或型号 设备仪器类 全宗号二、案卷排列与目录号的标识方法文书档案、声像档案、设备仪器档案（办公设备）、业务档6、案，由档案室统一整理编目，每年编三本目录，永久、长期、短期保管卷各编一个顺序号，目录本上说明年度及保管期限。三、 保管期限保管期限是指每一条款之后指出该组文件材料应保存的年限。按国家档案行政部门的规定，保管期限的年限，从文件产生后第二年开始算起。永久为50年以上，长期为1650年，短期为15年以下。附件2*局XX控股股份有限公司档案分类表一级类目二 级 类 目序号条 款党群工作010101党代会和党的工作会议文件0102党委会文件0103党工作部门和基层组织文件0104工会和团组织文件0105其他群众团体文件0106其他党群工作文件纪检监察020201纪检工作0202监察工作0203案件材料07、204群众来信0205其他纪检监察文件行政管理030301年度计划、总结0302办公会会议纪录0303会议纪要0304各类工作会议材料0305历史沿革、大事记0306工作简报、动态0307规章制度0308法律事务0309其他行政管理文件业务管理040401工商登记、注册、公证0402法人变更0403生产、经营、销售文件*局XX控股股份有限公司档案分类表一级类目二 级 类 目序号 条 款业务管理040404资产管理文件0405投资、参资文件0406科研成果0407研究、策划文件0408统计和经济活动分析文件0409开发区公用事业0410其他业务管理文件人事劳动文件050501干部管理0502招聘8、录用0503培训0504工资和社会保险0505出入境管理0506奖惩0507离、退休0508其他人事管理文件财务审计060601会计核算0602资金管理0603预决算管理0604审计稽核0605其他财务、审计文件会计070701凭证0702报表0703帐簿0704其他*局XX控股股份有限公司档案分类表一级类目二 级 类 目序号 条 款声像080801照片0802底片0803录音0804录像、光盘实物090901名人题词0902荣誉证书0903奖状0904奖品设备101001按设备种类或型号附件3*局XX控股股份有限公司档案分类、归档范围、保管期限表一级类目二级类目序号归 档 范 围 和 条 9、款保管期限党群工作01党代会和党的工作会议文件 010101党代会会议文件永久02党代会会议纪要永久0304党委会文件 010201党委委员名单永久02党委工作计划、工作总结永久03党委会规章制度永久04党委成立、改选及刻制、启用印章的请示、批复、通知永久党工作部门和基层组织文件010301本公司党支部大会会议纪要、会议决议永久02党总支及党支部向上级党委、组织部门的请示及上级的批复永久03党总支及党支部各种重要的调查报告及情况反映永久04党总支及党支部的工作计划、总结（年度） （半年）永久短期05党总支及党支部制定的各项规章制度永久06 党总支及党支部的成立、改选支委、启用印章的请示、批复、10、通知永久07党员花名册、党员年度统计表永久08 党员入党、转正、延期、退党、取消预备期的决定、通知、批复永久09先进党组织、优秀党员表彰决定、先进事迹材料 （市以上的） （市以下的）永久长期10 党员教育、职工政治教育的通知、讲话、计划、总结、汇报长期11党员专题活动及企业文化工作计划、通知、总结长期*局XX控股股份有限公司档案分类、归档范围、保管期限表一级类目二级类目序号归 档 范 围 和 条 款保管期限党群工作01党工作部门和基层组织文件010312党员转移组织关系的介绍信及存根长期13党费缴纳登记表及年终总结表短期14党务工作大事记永久15支部的一般性通知短期16上级普发性的有关党群工作11、的规定、通知短期17本公司扶贫、救灾、赞助希望工程等事迹材料短期工会和团组织文件010401工会年度工作计划、总结永久02工会委员改选的报告及批复永久03工会有关规定、通知永久04工会专题活动计划、总结长期05上级有关计划生育的规章制度、奖惩办法短期06有关工会问题的请示、批复、职工福利问题的情况报告长期07团支部向上级团委的请示及批复永久08入团的报告及批准通知永久09团员表彰处分材料短期10团支部的工作计划、总结及年度统计表永久11团干部改选的请示、决定及上级批复永久12本公司职工违反计划生育规章制度的处理结果长期13团费收据存根短期其他群众团体文件010501其他团体、协会文件短期02012、304其他党群工作文件010601020304*局XX控股股份有限公司档案分类、归档范围、保管期限表一级类目二级类目序号归 档 范 围 和 条 款保管期限纪检监察02纪检工作020101党委纪检工作计划、总结永久02党员干部、职工违纪情况调查报告永久03对党员干部的党纪政纪的处分决定永久04反腐倡廉、廉政建设的文件材料长期05向上级的请示、报告、汇报及上级的批复、通知 （一般的）永久长期06廉政协议书长期监察工作020201党委监察工作计划、总结永久02党委纪检监察会议纪要永久03向上级的请示、报告、汇报及上级的批复、通知 （一般的）永久长期案件材料020301批准立案的案件材料（重大案件） 13、（一般案件）永久长期群众来信020401群众来信和来访材料及调查处理结果（重要的） （一般的）长期短期其他纪检监察文件0205*局XX控股股份有限公司档案分类、归档范围、保管期限表一级类目二级类目序号归 档 范 围 和 条 款保管期限行政管理03年度工作计划总结030101本公司年度工作计划、总结永久02本公司半年工作计划、总结长期03公司目标责任书永久04公司年终考核结果永久05公司年中考核结果长期06下属公司目标责任书永久07下属公司年中考核结果长期08下属公司年终考核结果长期办公会议纪录030201本公司经理会（碰头会、月度会）会议纪录永久02公司专题会议纪录永久03上级领导讲话纪录永久14、会议纪要030301本公司经理会（碰头会、月度会）会议纪要永久02公司专题会议纪要、报告、通知（重要的） （一般的）永久长期03上级领导讲话纪要永久04公司专题讨论会议纪要永久05董事会会议纪要永久各类工作会议材料030401公司发展专题研究会永久02其他专题讨论会短期*局XX控股股份有限公司档案分类、归档范围、保管期限表一级类目二级类目序号归 档 范 围 和 条 款保管期限行政管理03历史 沿革、大事记030501公司沿革史永久02公司大事记、公司简介、公司年鉴永久工作 简报、动态030601公司工作简报、动态、出版刊物及定稿永久02公司期刊永久03对外介绍经验材料（含电视节目介绍经验材料）15、永久04宣传单张短期05画册长期规章制度030701本公司制定的各项规章制度及员工手册（重要的） （一般的）永久长期02上级针对本公司业务下发的规章制度（重要的） （一般的）永久长期03上级普发的要贯彻执行的通知、规章制度（重要的） （一般的）长期短期法律事务030801法律诉讼材料（重大案件） （一般案件）永久长期02非法律诉讼材料短期其他行政管理文件030901向上级的请示及上级的批复（重要的） （一般的）永久长期02上级领导来本公司检查、指导工作时的重要指示、讲话、题词等永久03对下级重要请示的批复、检查评比结果通知（重要的） （一般的）永久短期04上级针对本公司业务下发的文件（重要的）16、 （一般的）永久长期05考察报告及批复、参加外事活动形成的文件材料（重要的） （一般的）永久长期06投诉函件及处理结果短期07上级机关单位和非隶属于机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料短期08制作、购买礼品的报告、合同、发放登记表短期09普法教育的请示、报告、通知、汇报及总结长期10本公司安全手册永久11本公司安全委员会的设置、人员的配备文件永久*局XX控股股份有限公司档案分类、归档范围、保管期限表一级类目二级类目序号归 档 范 围 和 条 款保管期限行政管理03其他行政管理文件030912社会治安治理的有关文件短期13安全生产事故检查记录、整改报告及事故处理结果短期业务管理04 17、工商登记、 注册、 公证 040101关于机构成立、更名、合并、分立、搬迁、建立协作关系的请示、报告、批复、通知永久02机构成立的可行性报告、合同、章程、营业执照永久03董事会纪要、决议永久04企业资质年审材料永久05增加注册资本的报告及批文永久06刻制、启用印章的请示、报告、批复、通知永久07法人变更040201公司法人代表聘书、委托书、通知书永久02下属企业法人委派通知书永久生产、经营、 销售 0403*局XX控股股份有限公司档案分类、归档范围、保管期限表一级类目二级类目序号归 档 范 围 和 条 款保管期限业务管理04资产管理文件040401固定资产购置计划及批文永久02物业购置、财产划18、拨的报告、批文及协议书等文件 （接收通知、清单、物业必备的证件等）永久03转出物业的通知、报告、批文、清单永久04财产登记、购物登记和营销凭证短期05预采购工作计划、总结长期06办公设备及其他设备的购买报告及批文、合同、说明书等长期或短期07电脑网络运行程序长期08电脑、电脑软件的购置报告及合同短期09 投资、参资文件040501投资项目合作合同、协议书永久02重大投资项目可行性研究报告永久03关于合作项目的报告及批复永久科研成果0406 研究、策划文件040701调查研究材料（重要的） （一般的）永久长期02企业发展规划（实施的） （其他）永久短期03项目策划永久04市场调研计划、市场调研报19、告短期05企业形象宣传计划、合同及其它资料短期*局XX控股股份有限公司档案分类、归档范围、保管期限表一级类目二级类目序号归 档 范 围 和 条 款保管期限业务管理 04统计和经济活动分析文件040801市场信息汇总表短期02公司各类统计报表长期03市场分析短期04年度统计表、统计分析长期开发区公用事业040901各小区扩建学校的报告及批复永久02其他有关公用事业的文件（重要的） （不重要的）永久短期其他业务管理文件0410人事劳动05干部管理050101公司领导职务任免决定、通知及聘书永久02公司机构设置、领导职务任免决定、通知永久03下属单位主要领导聘任通知永久04对下属单位关于部门领导人聘20、任的请示、批复永久05公司领导工作失职处分调查材料及处理结果永久06领导干部调离公司的审计报告永久干部 聘用、录用050201干部聘用、职工的考核、录用、转正永久02干部的调资、定级等文件材料永久03职称评定、聘任通知永久04培训050301干部、职工培训计划、请示、批复、名册、情况汇报 （含培训协议书）永久短期02考核结果永久03培训纪录短期工资和社保050401工资、奖金发放方案及有关工资制度的文件材料永久02劳动工资年报永久03关于干部、职工福利待遇的文件永久出入境管理050501干部、职工出国考察、探亲访友报批文件短期*局XX控股股份有限公司档案分类、归档范围、保管期限表一级类目二级类21、目序号归 档 范 围 和 条 款保管期限人事劳动05奖惩050601先进集体、先进个人、先进事迹材料及表彰决定（市级以上） （公司以上） （其他）永久长期短期02干部、职工违反劳动规定的处分材料永久03 离、退休050701干部、职工停薪留职合同永久02干部、职工离、退休申请、批复及待遇永久03干部、职工的医疗保险文件永久其他人事管理文件050801公司用人计划、定编通知永久02干部、职工花名册及年度统计表永久03干部、职工迁户口的报告、批复永久04临时工（劳务工）的聘用、工资待遇等文件复永久05临时工（劳务工）转合同工、迁户口的报告、批永久财务审计06会计核算0601资金管理060201年度22、投资计划报告及批文（含修改计划等）永久02股权转让、购买等协议、报告及批文永久03利润分配及利润上交的有关文件（报表）永久04财务借贷、担保等文件长期预结算管理060301投资项目预结算文件永久02资产购置预结算文件永久审计稽核060401财务审计报告（年度）永久02工程项目审计报告永久03公司主要领导离任审计报告永久04下属公司经理离任审计报告永久05有关审计工作的文件（上级下发文）短期其他财务审计060501免、征税的各种文件长期02财务工作计划、工作总结永久03各种费用收支来往函短期*局XX控股股份有限公司档案分类、归档范围、保管期限表一级类目二级类目序号归 档 范 围 和 条 款保管期23、限会计07凭证070101计帐凭证、原始凭证和汇总凭证15年永久三年02涉及外事的会计凭证03银行存款余额调节表报表070201年度会计报表永久5年永久02月份会计报表03公司验资报告帐簿070301会计总帐、明细帐、辅助帐等15年25年永久02现金和银行存款日记帐03涉及外事活动的会计帐其他070401会计档案移交清册15年永久永久5年5年02会计档案保管清册03会计档案销毁清册04银行对帐单05银行存款余额调节表声像08照片080101本公司召开重要会议和重要活动形式的声像材料永久或长期02上级领导来本公司参观、指导业务的声像资料03本公司经营活动中形成的声像材料底片080201公司领导、24、专业人员出国考察中录制的声像材料02本公司干部、员工培训的声像材料03公司业务宣传录制的声像材料录音080301历届领导干部的照片、底片02公司历届运动会拍摄的照片、底片03党委活动的声像材料录像光盘080501CI手册菲林、底片02本企业在经营、政治活动及社会活动中拍摄的照片、底片及录像、光盘实物09名人题词090101本企业在经营、政治活动及社会活动中各级领导或名人为本企业所题的词、画的画永久或短期*局XX控股股份有限公司档案分类、归档范围、保管期限表一级类目二级类目序号归 档 范 围 和 条 款保管期限实物09荣誉证书090202本企业（含党委、团支部、工会及其他团体）参加各项经营、政治25、及社会活动所获奖品、奖状、荣誉证书永久 奖状090303奖品清单及不可久留物品（如食品、用品）的处理清单短期奖品清单0904设备10按种类或型号设置01车辆型号说明书、更新情况记录长期02办公设备（电脑、复印机、传真机等使用说明）长期或短期03其他设备文件长期附件二 *局XX控股股份有限公司档案保密制度二OXX年五月十五日 为了做好档案保密工作，根据中华人民共和国和档案法和中华人民共和国保守秘密法的精神，特制定本制度。一、 档案管理工作人员和档案利用者必须遵守中华人民共和国档案法和中华人民共和国保守秘密法，严守国家秘密。二、 本公司档案的保密工作由公司保密工作小组、档案鉴定小组、和档案室具体负26、责，保密的文件要在其左上角加盖密级章。三、 严格控制秘密档案的利用范围和查阅手续，有密级的档案无论以何种方式利用，均须行政部经理或公司分管经理批准。并只能在档案阅览室内查阅，不得外借，未经许可不得擅自复印。四、 密级档案的复制件和摘录，应按保密规定登记，严加管理，限期使用，及时收回销毁。五、 对外提供资料，公布数据，发表文章等不得系统引用本公司尚未解密的档案。六、 销毁档案时，要有两人以上监销，防止泄密。七、 档案库房钥匙要严加控制，非档案工作人员不得随便进入库房。八、 违反规定造成泄密者，视情节轻重，追究责任。 附件三*局XX控股股份有限公司档案借阅制度（二XX年五月十五日） 为保证档案的完27、整与安全，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。 一公司所有工作人员均有保护档案、借阅档案的权利和义务。 二借阅档时应做到以下几点： 1、一般档案，必须按规定办理借阅登记手续，定期归还； 2、机密档案只能阅读，不能借出。绝密档案需总经理或主管经理批准方可调阅，不得借出或复印； 3爱护档案，不得丢失； 4所借档案不得随意折叠和拆散、不得涂改和画圈，保持案卷干净整洁。 三涂改、伪造档案的，要追究当事人责任。 四擅自提供、抄录、公布、销毁档案的，要追究当事人责任。五借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。六、档案如有丢失、损毁或泄密，要立即追究当事人责任。 七借阅档案者28、在归还档案时必须填写档案利用效果记录表。 八调离本公司的工作人员必须清理移交档案文件后，方可办理调离手续。 九外单位人员借阅本单位档案，须持所在单位介绍信和本人工作证，经公司分管经理或行政部经理批准，方可办理有关阅读手续。 附件四 *局XX控股股份有限公司档案鉴定、销毁和移交制度（二XX年五月十五日） 为保证公司档案管理工作的科学规范及档案资料的安全，特制定本制度。 一、公司档案鉴定由档案鉴定小组负责进行，档案鉴定小组由主管档案工作的公司领导、行政与人力资源部总监、副总监、档案管理员及各业务管理部门、后勤人员构成。二、档案管理员根据国家有关规定，结合公司实际情况，制定出公司档案保管期限表，提交29、鉴定小组核准后作作为本公司档案鉴定的标准。三、档案管理员应根据档案保管期限表的规定，结合公司实际情况会同各业务人员对所保管的档案材料进行鉴定。对确无保存价值的档案需要销毁时，档案管理员应写出销毁档案的报告，并报公司领导和鉴定小组审核批准后方可销毁，销毁清单及报告由档案室保存。 四、销毁档案时，应严格执行保密制度，由行政部指定两人以上销毁，销毁人应在销毁清单上签署。对在销毁档案过程中出现泄密或对公司造成经济损失的，公司将根据国家和公司有关规定追究责任。 五、需永久保存的档案按规定在本公司保存十年或以上，经整理、鉴定，经公司领导审核批准，再统一向档案管理部门移交。六、移交档案必须编制移交清册，经双30、方清点核实后履行签字手续。 附件五*局XX控股股份有限公司档案室工作职责（二XX年五月十五日）一 集中统一管理本公司各种门类和载体的档案。二 负责指导和督促下属公司做好各种文件材料的收集、整理、立卷归档工作。三 不断改进档案工作，逐步做到案卷质量标准化、档案整理系统化、查找利用现代化、调查统计制度化。四 严格执行档案法、保密法，维护档案的完整和安全。五 对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作，按照有关规定将应归档的档案及时移交进馆。六 在统一领导、分级管理的原则下，负责对下属公司档案工作的检查和监督。七 积极开展档案的利用工作，为公司和各项经营管理工作服务。八 办理领导交办的其它有关档案业务工作。