1、装饰公司行政部公文、车辆及会议管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录编制说明 第一章 行政部 第一部分 组织结构第二部分 部门职责及岗位说明书第三部分 部门管理制度及流程1、 员工行为规范及处罚细则2、 证照管理3、 印信管理与制度4、 公文管理5、 办公用品管理与制度6、 固定资产采购和管理办法7、 固定资产（电子类）规范使用及处罚细则8、 公司行政费用管控办法9、 图书报刊管理10、 档案管理与制度11、 车辆和驾驶员管理12、 来宾接待管理13、 保密制度14、 安全保卫制度15、 卫生管理制度16、2、 电话管理17、 会议管理18、 电脑管理制度19、 附则第一章 行政部第一部分 组织结构人力资源中心行政人事主管司机行政专员第二部分 部门职责及岗位说明书 一、协助公司总经理贯彻执行党和国家对生产行政工作的各项方针、政策、法令以及指示和公司的决定； 二、复杂组织经理办公室会议及其有关的会务工作，督促检查经理办公会议决定的贯彻； 三、负责收发文工作及催办工作；公司行政行文的审批；公司印章的使用以及各种专用印章的刻制； 四、工程档案、文书档案、员工个人档案管理，实行档案管理工作制度，办理档案借阅手续； 五、按规定购买、登记、发放办公用品，做好各项费用台账，按时缴纳房租、水电、物管费等，做好复印统3、计台账； 六、负责公司网站、网络的正常运行，网站资料的审核上传，网络设备、公司电脑、打印机、传真机的维护、维修、管理； 七、公司各类培训、会议、活动的组织； 八、协助公司工会及企业特定组织做好相应工作； 九、负责公司车辆管理； 十、负责办公室区域卫生及管、线维修。 行政专员岗位说明书岗位标识信息岗位名称行政专员隶属部门行政人事部岗位编码直接上级行政人事总监工资等级直接下级可轮换岗位分析日期工作概述协助行政人事总监做好各方面工作，保障生产经营正常运行工 作 职 责 与 任 务1、熟知装饰工程档案的有关法律法规和业务规范；2、熟悉公司档案管理办法，并严格执行；3、负责公司档案资料的收集、整理、登记4、和借阅、销毁工作；4、负责公司内部会议的前期准备工作；5、填制和分析各类行政统计报表；6、执行公司各项管理制度，处理员工奖罚事宜；7、协助上级推行公司各类规章制度的实施；8、协助各类活动的举办；9、负责制度、完善、与审核本部门的规章制度与工作流程；10、负责公司卫生检查工作，监督各安全防护措施；11、做好车辆的管理使用工作；12、负责公司CI规范的制作与实施；13、完成领导交代的其他工作。工作绩效标准1、办公用品领用登记台账健全，签领手续完善；2、各项规章制度熟悉运用，并根据公司情况拟出相关制度；3、能按时、按质、按量完成领导交代的其他任务。工 作 权 限1、公司固定资产及办公用品管理权；2、5、信息收集的报告权；3、公司内部文件的管理权；工作时间综合计时工作环境在办公室工作任 职 要 求知识及教育水平要求拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识，了解装饰行业基本知识。熟悉计算机软件应用与操作。技能要求文书工作的处理能力，较强的文字书写能力。熟悉行政事务管理工作程序。工作经验要求专科以上学历，中文或经济管理专业。二年以上相关工作经验。基本素质要求身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。女性，30岁以下。 第三部分 部门管理制度及流程 1、员工行为规范及处罚细则 为建立井然有序、和谐舒适的办公环境，严格办公纪律和规范员工行为，维护企业统一形象，结合集团公司办公形象管理办法，特制6、定本管理要求。第一条 办公着装要求：总体要求：沉稳大方、精神饱满，体现个人的精、气、神及公司职业化着装要求。第二条 工作牌佩带要求：(1)所有员工在上班时间内必须无条件的佩带工作牌。(2)工作牌必须佩带在胸前，不得佩带在其他任何地方。第三条 办公礼仪要求：(1)仪容：端庄得体，衣着整洁，修饰大方，精神饱满(2)站姿：要有美感，端立，身直、肩平、正视(3)坐姿：腿直、脚正、正视、上身端直(4)态度：礼貌、尊重、忠诚、精神、团结、协作、沟通、效率、尽责、威信(5)用语：您好、请、对不起、谢谢、再见(6)文明待客，微笑服务：来有迎声，问有答声，去有送声。眼到、口到、意到(7)说话：语气温和亲切、声音7、清晰、音量适中(8)公德：爱护公共财物，保持整洁的办公环境，创造和谐(9)做人诚实可信，做事公私分明，公平公正第四条 办公纪律要求：严格遵守公司相关管理规定，如考勤管理、办公环境管理、会议管理、各部门内部管理规定等。第五条 员工行为规范管理责任：行政人力资源部负责公司员工行为规范管理要求及标准的制订，指导、监督各部门的对制度的履行情况，不定期进行检查、考核和评比工作。各部门总监、部门经理、主管为首问责任人，负责按本管理要求对本部门的员工行为规范进行日常管理。第六条 员工行为规范管理要求：（1）每日上班后由各部门主管、经理对本部门员工行为规范进行一次检查，不合规范者，立即责成其进行改变或给予一定8、的经济处罚。（2）每日各部门总监、经理对本机构员工行为规范进行巡检，巡检至少一次（不限次数），对不合规范者，立即责成其进行改变或给予一定的经济处罚。（3）每周行政人力资源部不定期进行巡检，对不合规范者，责令其回家更换，更换着装耽误上班时间按旷工计算。同时该部门的总监、经理、主管对该结果承担连带责任。第七条 工作牌佩带违规处理：未佩带工作牌或佩带不规范，则按基层5分/次、中层10分/次、高层15分/次的标准予以处罚。（1）部门总监、部门经理、主管例行检查中发现员工未佩带工作牌或佩带不规范，按5分/次的标准予以处罚。（2）部门主管、经理对该项工作监督不到位，管理不负责，部门总监对该部门主管处以5分9、/次，部门经理10分/次处罚。（3）行政人力资源部巡检中发现员工未佩带工作牌或佩带不规范，该部门主管承担5分/次，部门经理承担10分/次，部门总监承担15分/次的处罚。第八条 办公环境管理违规处理各部门下班后要关好部门与自己的电脑、空调、灯，如发现电脑没关的，扣相应人经理级的20分/次，部门经理10/次，员工5/次，如发现部门空调、灯没关的所在部门员工每人都扣5分第九条 办公礼仪不达标处理： 按照每违反一条，给予5分/次的处罚，以此类推。第十条 办公纪律违规处理：1、总体要求(1)尽忠职守，服从领导，保守业务秘密。(2)爱护公司财物，不浪费，不化公为私。(3)遵守公司一切规章制度及工作守则。(10、4)维护公司利益和公司形象，保持公司信誉，不做任何有损公司利益、形象和信誉的行为。二、具体要求(1)所有员工必须严格遵守国家的法律、法规、政府规定以及专业要求。(2)所有员工必须严格遵守公司的各项规章制度、管理办法、实施细则、公告、通知等。(3)所有员工需服从本公司的各项合理要求及工作安排，所有员工必须无条件服从上级的工作安排，一经上级主管决定，应严格遵照执行。(4)所有员工应时刻自觉维护公司形象和公司利益，严禁弄虚作假、隐瞒真相、知情不报、欺骗公司等行为。(5)所有员工在与同事、上下级交流、沟通时严禁语言粗俗，不得使用攻击性、侮辱性或偏激性语言，严禁辱骂他人或打架。(6)工作时请保持安静，禁11、止大声喧哗。做到说话轻，走路轻，操作轻。(7)上班时间禁止打堆闲聊、随便串岗、吃东西，女员工不得在办公室内化妆。(8)因工作需要使用电话时，请长话短说。严禁公话私用。(9)尽量避免在工作时间处理私人事务，如遇特殊情况请尽量缩短时间。(10)所有员工必须时刻注意爱护并维持办公区域的整洁卫生，每日下班前应清理自己的办公桌并将办公椅归位。(11)所有员工必须自备水杯，不得使用为客人准备的纸杯。(12)严禁在公司办公公共空间区域内吸烟。严禁随地吐痰，乱丢烟头和纸屑。(13)亲友及无关人员可带进工作区域，但不得滞留两个小时以上时间。(14)爱护公司财物，勤俭节约。不得私自将公司物品携带回家。(15)遵守12、安全规则，下班前整理好个人保管的公司物品、关闭电脑、电灯、空调及办公室内其他电器，做好“三防”工作。(16)严禁携带有毒、易燃、易爆及放射性物品进入公司。(17)严禁在公司办公区域内非指定地点张贴广告、指示牌，粘贴表格、字画、电话一览表等。如因工作需要，需征得总经理批准。(18)办公室内办公设施、挂图、固定设施等不得随意搬动。(19)在接待完客人后，应将客人使用的纸杯丢弃，并将椅子归位。(20)禁止在公司电脑上玩游戏、QQ聊天、看小说及吃零食或做其他与工作无关的事情，具体如下：严禁员工在上班时间以任何网络形式聊天，或其他对话式的窗口用于非工作范畴的交流，任何人不得在上班期间浏览QQ空间，以及和13、与自己的本职工作无关的网站和网页。不得利用公司网站，使用任何下载工具下载与本职工作无关的电影、歌曲、图片、游戏、视频。在上班时间均不得戴耳机，中午和下班时间不在此规定范围。任何人不得利用公司网络资源在上班时间内玩任何游戏（包括所谓的益智游戏）。任何人不再在公司上班时间在网络个人博客上写文章，开办网络商店，进行网上交易或购物行为。使用QQ的员工不得利用上班时间用于私人业务性质的聊天。(21)公司安排的会议、培训，相关人员不得无故迟到、早退、脱岗和缺席。(22)就餐后请立即将一次性饭盒丢弃至指定地点，并清理台面。(23)上班时请按公司规定着装并佩戴公司工作证。(24)员工不可使用本公司的打印机或复14、印机打印或复印与工作无关的资料，也不可使用公司的信纸信封和邮资寄私人信件。(25）严禁在工作时间内睡觉、聊天、吃零食、化妆或吵闹。(26)严禁擅自毁坏和动用公司消防器材和防火设施。(27)严禁上班时衣帽不整、满身酒气。(28)工作期间严禁打扑克、打麻将等。(29)午休时，员工不得躺、卧在椅子或桌子上，脚不得放在桌椅、茶几上，不得脱掉皮鞋或凉鞋裸露袜子或光脚。(30)未经他人允许，员工不得乱拿、乱翻他人物品。借用他人的公用或私人工具、用品书籍、报纸等，用后立即归还或放回原处。(31)上班时间不得带除午餐外的任何食物进入公司办公区域。员工不得带早餐进入公司，应在进入公司大门前将食物吃掉或处理。(315、2）不可当众做出不雅之举（如：擦鼻孔、挖耳朵、剔牙、打喷嚏等），如特别需要，应立即回避或用纸巾以示遮掩或立即到卫生间进行处理。三、违规处理凡违反以上条款规定者，似情节轻重给予当事人至少5分至100分每项的负激励，其直接主管上级将获得至少5分的负激励第十一条 问责及奖励：(1)各部门的处罚通报必须报行政人力资源部备案。(2)对执行不力、管理不善的部门，行政人事部依据公司有关规定进行问责。(3)对连续1个月无任何员工行为规范处罚的部门，由行政人事部通报表扬一次并公示。(4)对连续2个月无任何员工行为规范处罚的部门，由行政人事部通报表扬一次并申请一定的奖励，以资鼓励。(5)对连续3个月无任何员工行为16、规范处罚的部门，由行政人事部通报表扬一次并申请季度奖励，以资鼓励。(6)该项考核作为公司季度、年度评比优秀部门及个人的依据。 2、证照管理 一、证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法合格证、社保登记证等，个人的职称证、项目经理证、建造师证、安全员证、岗位资格证等，以及企业合法经营所需要的各种证照。 二、经营预算部副总公司证照的统一管理。因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印的，由经营预算部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅用于办理XX事使用”。 三、经营预算部应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。 四17、位保证公司的合法经营，公司以个人名义办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司，由经营预算部统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人员有责予以协助，并提供所需的材料。 3 、印信管理与制度 公司资质证照、印章外出借用申请制度、流程 内容 相关制度或表单 备注需将公司资质证照或印章外带使用的人员到行政人事部领取公司资质证照、印章外出借用申请表并详细填写。本部门总监审批申请表行政人事部审批申请表行政人事部核实无误后将公司资质证照或者印章交予使用人，蓝章（加盖此复印件仅用于办理_再次复印无效）总经理审批申请表使用人要确保所借物品安全并按规定时间归还所借用的物品，并签字确认归18、还。使用人要确保所借物品安全并按规定时间归还所借用的物品，并签字确认归还。公司资质证照、印章外出借用申请表、公司资质证照、印章管理制度填写时必须将借用时间、归还时间、使用类型及用途等选项填写清楚。如不能按时归还的需到行政人事部办理续借手续，办理流程与此流程相同 四川xx装饰家居有限公司部 门申请人申请日期 年 月 日 使用资质类别份 数归还日期 年 月 日使用事由说明资质类别1、公司公章； 盖章2、公司合同章； 盖章3、营业执照（正、副本）复印件； 4、税务登记证（正、副本）复印件；5、组织机构代码证正、副本）复印件；6、其他_ 复印件；行政人事审批盖章 （此复印件仅用于办理_再次复印无效）总19、经理审批公司资质证照、印章外出借用申请表注： 1、公司任何公章资质若遗失应立即向公司领导汇报，并尽快采取补救措施，将损失或影响减少到最低限度。 2、公章资质借出遗失/被盗后，将视损失或影响的程度，追究借用人和相关责任人的责任，若情节严重或造成重大后果者，应报司法机关追究其法律责任。（存根）_已于_年_月_日将_（公章/资质原件复印件）归还于_处。归还人确认签字： 收回人确认签字： 四川xx装饰家居有限公司 年 月 日 4、公文管理 一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。 二、公司行文要做到规范、准确、及时、并实行统一管理。 三、公司行文的程序为20、：拟稿、审核（部门领导）、签发（公司领导）、打印、分发、登记、归档、销毁。 四、行文与打印管理 1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。 2、经总经理批准签发的文稿交行政人事部统一编号打印，由起草人校对（对文稿内容、质量负责）修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政人事部发出。 3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。 五、发文管理 1、公司发文由行政人事部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批21、示件。 2、部门和个人收文应在行政人事部发文登记册中签名。 3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。 4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政人事部统一收回处理。 六、收文管理 1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。 2、公司收文由行政人事部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅适合主办部门处理后，收回归档。 3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。 七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。5、 办公用品管理与制度 一、为使办公文具用品管理规范化，特制22、本制度。 二、各员工使用公司办公用品时应注意节约，严禁浪费；且不能将办公用品挪为私用，如有违反，按公司相关规定处罚。 1、 公司采购： 1）办公用品包含以下物品：打印纸、文件袋、档案袋、档案盒、计算器、回形针、订书钉、订书机、起钉器、胶水、胶棒、剪刀、美工刀、长尾夹、文件夹、标签、双面胶、泡沫双面胶、印泥、印油、电池、电话机等。 2)公司采购由各部门每月25日前上交固定资产申请表、办公用品购买申请表经各部门经理及行政审核后，由行政部统一采购；办公室与每月5日前发放至各部门。 3）公司各部门申请购买的办公用品，由行政部建立领用台账，该台账应载名领用人及领用数量、金额，并形成报表，于每月30日交至23、财务部，由财务部负责成本的划分，成本划分依据为OA中的固定资产申请表、办公用品购买申请表 。 三、办公用品费用的报销： 1）公司采购办公用品的费用由行政部凭购买发票和办公用品购买申请表报销； 2）没有纳入办公用品购买申请表的办公用品，其费用不予报销。 附:办公用品采购申请表 固定资产申购表固定资产申购表申请人所属部门申请时间 年 月 日需求原因情况说明采购明细名称规格/型号要求单价数量合计金额备注使用人管理者责任人部门负责人/部门经理意见：机构行政负责人/行政主管意见：机构负责人/总经理意见：经办人（购买人）确认：完成情况（时间）6、 固定资产采购和管理办法 一、管理范围：各部门、各事业部、子24、公司。 二、分类 1、计算机，包含主机、显示器、键盘、鼠标、音箱等； 2、办公设备，包含打印机、复印机、传真机、扫描仪、办公桌 椅、文件柜等; 3、网络连接设备，包含交换机、路由器、防火墙等硬件。 4、多媒体设备，包含投影仪、摄像机、相机、外置刻录机等；三、 1、计算机申购程序：员工转正后或员工未转正但确有需要的，由该员工填写固定资产申购表，由该部门经理审批后交行政部审核，行政部很据目前公司库存情况确定是否购置，提出建议上报集团总裁审核后实施，采购成本计入申请部门。 2、办公设备、网络连接设备、多媒体设备由部门经理填写固定资产申购表，交行政部审核，行政部根据目前库存情况和部门特殊需求情况确定是25、否购置，提出建议上报集团总裁审核后实施，采购成本计入申请部门。四、 使用，维修，回收 1、固定资产的所有权归集团公司，委托行政部代管，行政部根据工作需要有收回、调配、处置的权利，除行政部外的任何个人和部门只有该固定资产的使用权。固定资产在配置到部门和个人后，该固定资产由使用权人负责（计算机由个人负责，办公设备、网络设备、多媒体设备由该部门经理负责），未转正员工领用的固定资产由该员工部门经理负责。 2、在使用过程中为维护该设备的正常工作性能而产生的所有费用由该设备的使用部门承担，实施主体为行政部。 3、需要年检的设备由使用部门负责年检。 4、由于人事变动（离职、调离、转岗、升迁）时间，原责任人必26、须及时将该设备交还行政部，同时会同财务部门办理该设备的成本转移手续，部门不得自行保管闲置（无责任人）设备。行政部在收到交回的设备时应该当面检查该设备的工作性能，如发现该设备工作异常，应由设备使用责任人恢复该设备的正常工作性能，由此产生的费用由该部门承担。行政部只对交回设备的硬件负责，任何软件、资料、文件等由交回部门按电子文档管理细则保存。 5、员工使用固定资产（电子类）设备必须遵守固定资产（电子类）规范使用及处罚细则。 6、员工离职一旦得到同意，开始办理离职手续，则该员工直接领导人必须监督该员工在办理离职手续期间不将办公设备代理办公区。 7、行政部每季度盘点固定资产台账，报财务部核对。五、 报27、废 设备确因非人为原因而不能达到需求的性能且无法维修时，由行政部固定资产管理人员填写设备报废申请表报行政人事总监或机构行政负债人审批后实施。 7、固定资产（电子类）规范使用及处罚细则1、 电脑责任不得私自更改IP地址和计算机名，计算机名必须按固定资产（电子产品类）采购及管理办法附件三设置，私人电脑未经许可，不能接入公司局域网；违反则处以100元/次罚款。2、 计算机标志卡不得损坏或遗失，违反则处以电脑责任人20元/次罚款。3、 公司员工应爱惜使用办公设备，不得粗暴对待（如大力锤、打、摔等），若有违反，当处以1000元/次罚款。如有损坏，在罚款之外，应照原价赔偿。4、 各部门、员工不得私自借用、28、更换电脑及配套设备，如因工作需要，则须至行政部管理相关手续，未经许可私自借用、更换者，处以200元/次罚款。5、 员工人事变动（离职、调离、转岗、升迁）时，必须按固定资产采购管理办法办理相应手续，如未按管理办法办理手续，处以200元/次罚款。6、 各部门员工不得进行任何非工作性质的文件资料上传、下载、不得利用公司电脑玩游戏、炒股、网购等，若有违反则处以电脑责任人200元/次罚款。7、 公司员工应掌握正常的开、关机及基本操作，如因个人使用方法原因造成的电脑损坏，电脑责任人应承担全部的维修费用，且处以100元/次罚款。8、 电脑及配套设备出现故障，各员工应及时通知网络管理员经行维修，不得私自进行拆29、分，若有违反，则处以电脑责任人200元/次罚款。9、 计算机上不得吹风8、公司行政费用管控办法为有效提高公司费用使用效率，减少人为浪费，特制定本办法。公司的行政办公费用包括：水电费、车辆的汽油费、办公用品费、耗材费、纸张费用、设备设施维修费、话费、名片制作费等费用。一、水电费用管理办法及控制标准各部门通过员工办公行为规范的考核对水电费用加以控制管理。要求各部门下班后，无人时必须做到人走灯灭，电源关闭（包括电脑显示器、主机、光源、空调）。午休无客户时，可关闭光源。各部门经理为费用管控第一责任人，部门总监协助经理执行该项工作，行政部负责进行核查，未按要求执行的，以次论处，给予部门经理5分/次处罚，30、同时要求各部门总监对部门经理进行相应的管理要求，并实施监督考核；各总监、部门经理未认真履行本项工作职责，监督不力，由行政部负责对其进行查处，按违规部门数2分/个进行处罚，各职能部门按2分/次进行处罚，由总监和部门负责人承担。公共区域使用的打印机、微波炉、饮水机、空调等用电设备，要求公司下班最后离开的员工自觉关闭，由行政部负责第二天进行核查，如发现未按要求执行，则给予分公司总经理5分/次处罚。二、办公用品管理办法及控制标准1、办公费用是指：办公用品费、耗材费、纸张费用、维修费。2、市场部、设计部办公费用以5元/每人每月的原则进行办公费用分配，按正常编制：设计部35元/月，市场部45元/月，费用按31、照公司采购标准计算，超支部分由部门自理，在每月15日按照部门标准由部门负责人填写“部门物资申请表”（附表1）报至行政部，由行政部一次性发放申请物资。各市场部门经理、设计部门经理为办公费用管控第一责任人和监管执行人。3、前台打印复印机按各部门每月实际使用频率进行纸张、耗材、维修费用分摊并计入部门费用开支。4.文件打印、复印规定： 对于需打印出来的文件，一定要在电脑上修改资料，减少重复打印次数，在确定无误的情况下打印；对于公司内部非正式文件，打印页面参考数据如下：页边距和段落举例尽量设置为最小值，字体为宋体五号字（可讲文档放大为150%-200%的模式，而不影响操作）；答应采用双面打印，双面打印办32、法如下：选择“打印”选项后，选择打印机型号，点击打印菜单“属性”进行打印设置， 在右侧选测“双面打印、长边装订”即可。5、为强化公司的月度营销活动方案的理解及宣贯，自本制度执行之日起，营销部门客户名单必须使用双面打印，若公司发现有违规现象，行政部对该部门经理按2分/份进行处罚。6、各设计部使用报废的纸张，要求各部门按纸张型号分类进行整理，可使用的继续使用，不能再次使用的，每月由行政部统一进行报废处理。7、公司在日常管理中如发现有办公用品浪费现象的，将对其部门经理予以10分/次处罚。三、通讯费用的核定1、各部门通讯费用严格按现有核定标准进行考核，超过公司核定额度的一律由其部门承担。2、当月部门通33、讯费用结余的可累加至下月；当月超标的当月考核，同时次月费用重新计算；后期节约费用不能冲抵前期已超标考核费用。四、车辆汽油费控制办法各分公司总经理每月油费报销不超过1000元；市场部、设计部用车油费除特殊情况外不予报销。五、企划文宣用品管理办法企划部根据营销活动方案、邀约的客户数等情况对营销活动礼品进行分类统计核定。活动完成后1日内由领用人到企划部进行领用核销，同时需要向企划部报备实际到场的客户数，报备材料由部门经理签字确认。由企划部核实材料领用数与实际到场客户数是否匹配，超额使用的，由该部门经理承担相关费用。 对活动领用的电源线、展架等高值耐用品，在领用时双方确认是否完好；退库时，由发放人负责34、验收入库。因活动造成的损坏或遗失，由发放部门根据实际情况确定是否需要赔偿。本规定自颁布之日起执行。 9、图书报刊管理 一、图书、报刊种类分类：公司的报刊是指各种报纸和期刊（专业与非专业），图书是指各种工具书和专业用书。二、 图书、报刊的订购管理 1、公司根据业务需要和各部门的要求制定年度报刊订阅计划，行政 人事部统一负责办理订阅手续。 2、各部门根据业务需要制定图书购买计划和预算，报行政人事部预审，经公司领导批准后由所需部门或行政人事部统一购买。 3、报刊和图书由行政人事部负责登记、分发、保管、借阅管理。 4、对不遵守规定和损害报刊的行为，行政人事部有权制止，并按照公司规定予以处罚。 10、档35、案管理与制度 一、公司档案：公司的章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类合同、文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。 二、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 三、人事档案 1、员工个人档案。在职员工个人档案由公司负责保管；离职员工档案保存期限为一年；列为储备人才的人员资料，保存为半年。 2、其他人事资料。公司规章制度资料永久保存；有关章程制订的文件保存五年；有36、关员工任用、岗位变动的文件保存一年；工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。 四、其他档案的保存期限 （1）永久保存 1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件； 2、建筑物的新建、改建及增建的文件； 3、土地取得及处分的重要文件（土地证、土地评估资料） 4、建筑物取得及处分的重要文件（房产证、房产评估资料）； 5、工程竣工档案资料及图纸、资料； 6、工程施工类经营合同及设计类施工合同； 7、公司章程。 （二）保存10年 1、有关年度及每月的决算文件； 2、有关账目的决算记录及整理的重要文件（总决算表、现金收支表）； 3、有关账目传票的记录； 4、有关收入、支出的原始凭证； 5、有关财产的评估及折旧的文37、件； 6、有关税收方面的文件。 （三）保存五年 1、会议记录、纪要、决议； 2、有关政府法令的文件； 3、有关诉讼的文件； 4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件； 5、有关政府机关的指示及各种命令传达书； 6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件； 7、有关劳动协约及工会协定的文件； 8、有关经营协议及团体联系的文件； 9、有关贷款的重要文件； 10、有关投资及融资的重要文件。 （四）保存三年 1、经营会议、部门会议、办公会议记录； 2、发文薄、收文薄； 3、有关规定的制定，及施行的文件； 4、有关政府机关简易的许可、申请许可及报告的文件； 5、有关安全管理的文件； 6、有关转账整理的文38、件； （五）保存二年 1、有关登记简易的文件； 2、有关和政府机关交涉联络的文件； 3、有关简易的契约协定及备忘录文件； 4、重要的统计资料； 5、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件； 6、有关银行存款及转账存款的文件。 五、档案的借阅 1、非本公司员工，不得借阅任何公司存档资料；2、公司副总级以上领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；3、公司其他人员借阅档案，经分管领导批准，并办理借阅手续；4、工程类经营合同、设计合同、竣工资料、获奖工程资料的借阅，须总经理签字批准；其他资料的借阅，须分管副总签字批准；5、借阅人所借档案应按时归还，若未按时归还，则档案管理员有权拒绝39、该人再次借阅档案。6、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。六、档案的销毁1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须主管领导批准后方可销毁。3、经批准销毁档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。七、其他1、档案存放室/处严禁无关人员进入、逗留。2、档案管理员负责档案室/处清洁卫生，并注意防火、防盗、防虫。11、车辆驾驶员管理一、车辆的调度与管理1、公司车辆的调度、维护、审验、40、缴费以及办理有关证照、保险等由行政人事部统一管理。各部门公务用车须按公司车辆使用规定办理有关手续，向行政人事部申请派遣，行政人事部按规定严格控制车辆的使用，享受公司车补的人员一律不派车辆。2、车辆按统一调配、急用优先、保证重点、兼顾一般的原则进行使用管理。3、车辆与驾驶人员相对固定，驾驶人员对分配给自己的车辆负有日常管理、保洁、养护，及时发现问题、及时维修保养，保持性能良好的责任。4、出车须有行政人事部签字的派车单，出车过程中不得用于私人事务，返回后驾驶员填写出车单有关内容交用车人签字后交回行政人事部；驾驶员不得私自出车，违反的罚款50元/次，累计三次以上，予以驾驶员开除。5、部门经理级人员出41、差，在公司车辆可调配的情况下可派车接送机场或车站。6、非公司副总级以上领导，原则上不予派车；若因工作原因确需派车的，应提前1天向行政人事部申请，在公司车辆可调配的情况下，行政人事部可以派车。派车前由司机填写出车单，且出车单上各项内容应填写完毕；7、各部门因工作使用到公司车辆时，需缴纳车辆磨损费；车辆磨损费具体收取比例如下：A、成都市区内（三环内）用车50元/次，每增加一个目的地则另行加收20元；用车产生的过路费、停车费由用车部门（人）承担；B、成都市郊县地区（三环外）用车100元/次，每增加一个目的地则另行加收50元；用车产生的过路费、停车费由用车部门（人）承担；C、成都市以外的省内用车20042、元/次，每增加一个目的地则另行加收100元；用车产生的过路费、停车费由用车部门（人）承担；D、省外用车300元/2天，每增加一天另行加收100元/天；用车产生的过路费、停车费由用车部门（人）承担；注：上述车辆磨损费由行政办公室于每月底交统计表至各部门经理签字确认后，报公司财务部直接交割。二、 办理公事能使用公共交通工具的尽量不派车；能合并用车的就不重复派车。三、 车辆派遣条件与使用范围1、 派车条件：接送公司来宾、公司副总级以上领导公务用车、参加体现公司形象的活动。2、 长途用车：公务长途用车，应提前2天报行政人事部，经总经理批准后安排出车。3、 借车：外单位借车原则上谢绝。重要关系单位借车需43、经总经理批准，并办理借车手续，退还时当面查验车况。4、 私人用车：公司车辆原则上不得私用，员工若出现家庭重要事件急需用车，应报总经理批准，并根据情况收取相应费用。5、 车辆停放：车辆归来后停放在公司制定地点，未经行政人事部门同意不得驶离停放地点。四、车辆维修1、车辆维修须到公司制定的修理厂进行；进厂维修或购买配件，本车驾驶员提出书面申请，行政人事部审核后报总经理批准施行；修理过程发现需增加的报修项目或更换零部件，须请示行政人事部同意。2、车辆行驶途中，发生故障急需修复或更换零件视实际需要酌情处理，但必须事先与行政人事部取得联系通报情况。3、驾驶人员应爱护车辆，精心驾驶；由于驾驶员操作不当或疏于44、保养造成车辆损坏或机械故障，所需维修费用视情况由驾驶员承担一定比例。五、车辆油耗与费用1、车辆加油由公司统一办理加油证/卡定点加油；加油时凭证核对车号，严禁牌证不符或另备其它容器加油。2、行车过程中所产生的停车费由使用部门人员签字，实报实销；过路费单据须注明何时、何地、过何收费站、办什么事，经相关人员签字证明后给予报销。3、驾驶人员应厉行节约、反对浪费，降低行车油耗和费用。行政人事部严格审核驾驶人员填报的各种单据，不合理的费用一律不予签字报销。六、车辆保养检查1、定期保养。原则上每行驶一万公里送指定的修理厂定期保养，由行政人事部办理。2、每星期洗车1次，车内每季度全面清洗一次。平时由驾驶员随脏45、随洗，保持车容车貌整洁。3、车辆一周未使用时，由驾驶员发动一次，预热510分钟。七、车载量严格按规定限制，不得超载。八、注意车内卫生、保持车内清洁。九、违规的处理1、车辆因驾驶员驾驶、管理不当失窃或损坏，除保险公司的赔偿外，剩余部分按交警裁决的责任比例由驾驶员承担相应责任。2超速、超载、任意停车及其他违反交通规则的一切罚款由驾驶员自行负责。3、 如把车随便交由他人驾驶而发生违规、车辆损坏、罚款损伤等除保险公司责任赔偿部分外，其余均由驾驶员承担相应赔偿。4、 驾驶员如将车交由无证照人员驾驶，造成车损或人伤/亡，立即解雇，并承担所有法律及经济责任。5、 驾驶中如系本身操作不当发生车祸，除保险公司负46、责赔偿的部分外，剩余部分按交警裁决的责任比例由驾驶员承担相应责任。十、 下属公司管理的车辆，由该公司根据自身实际情况，参照本制度制定管理办法，自行管理。十一、 安全行车1、出车前，驾驶员应先检查车况（车灯、水箱、刹车系统、轮胎、油料等），发现损坏及不良情况应及时采取措施并向行政人事部报告。行车过程，要谨慎驾驶，严格遵守交通规则，集中精力确保行车安全。车辆停放时要选择合适地点，采取必要的防损防盗措施。2、严禁无证开车、酒后开车，凡因违章、违规肇事，当事人应负全部法律责任和经济责任。3、行车途中不幸发生交通事故、应首先抢救受伤人员，保护现场并向交警部门报案，及时与行政人事部联系协助处理。轻微事故未47、造成人员及车辆损害的由驾驶人员酌情处理。十二、驾驶人员行为规范1、遵纪守法，遵守交通规则和公司有关规定。2、有良好的职业道德和技术水平，服从管理，听从调度，对工作认真负责，克尽职守。3、服装整洁，讲究卫生、注意言谈举止，保持良好的个人形象，维护公司形象。4、对乘车人应热情接待、优质服务，乘车人下车办事时驾驶员一般不得离车，乘车人带有大件物品时应提供帮助。5、遵守保密规定，不得随意泄露乘车人的个人隐私或谈论的商业机密。6、出车前，要例行检查车辆的水、电、机油、及其他机件性能是否正常，发现不正常时，应立即解决问题。7、司机上班时间不出车时，在公司或小车管理处候命，不出勤者按公司考勤管理制度处罚；也48、不得任意外出，也不得在办公室内打牌、吃零食等一切无关工作的事情。8、驾驶员不得将公司车辆私自使用，违反者罚款100元/次，累计三次以上的予以开除。9、驾驶员不得私自将指定驾驶的汽车钥匙交与他人，发现一次扣全月工资。10、小车管理组长/小车班班长负责对公司车辆的安全行驶、司机遵守公司管理规定的教育、车辆的清洁卫生负责。12、来宾接待管理 一、来宾的接待工作由行政人事部负责安排。 二、一般来宾由行政人事部协同有关部门人员，在会客区/茶水间/会议室接待。 三、贵宾来访，按公司领导通知的方式招待，并协助公司领导安排陪同人员。 四、外来协助作项目的人员，由相关部门负责接待。 五、未经核准的来宾，行政人事49、部有权决绝接待、谢绝参观；员工擅自带人来公司参观，行政人事部有权制止。13、保密制度 一、公司全体员工都有保守公司秘密的义务，在对外的交往与合作中，不得泄露公司秘密，更不允许出卖公司秘密。 二、公司秘密关系公司的利益和发展，在一定时间内只限一定范围的员工知悉。公司秘密包括下列事项： 1、公司经营发展决策中的秘密事项。 2、人事决策中的秘密事项。 3、专有技术。 4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件。 5、重要的合同、客户与合作渠道。 6、公司未向公众公开的财务情况、银行账户账号。 7、董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。 三、属于公司秘密的文件、资料应标明“密级/秘密”字样，由专人50、负责印制、收发、传递、保管，非经批准不得复印、摘抄。 四、接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露；非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。六、文件、资料对外使用规定1、因公需要对外使用公司的文件、资料，必须先申请说明原因，报总经理批准后方可使用。2、公司的所有与项目、工程、物业管理、商场租赁等有关的文件、资料，如需复制刻录时，必须先申请说明原因，报总经理批准后方可进行。3、对外使用的文件、资料必须在公司行政人事部备案。各部门的业务资料，由各部门登记归档自行管理。4、未经总经理批准，任何人不得对外使用51、公司文件或资料，泄露公司的商业机密。违反者，公司将视情况给予警告、罚款、降职、降薪、留用察看、开除直至追究其法律责任，造成经济损失的由责任人负责赔偿。14、安全保卫制度 一、公司各单位均要落实安全保卫工作责任制。公司行政人事部负责日常的防火、防盗等各种安全防范工作。二、行政人事部负责定期向员工进行安全防范的宣传工作，保证员工在岗期间避免可能对安全造成危害的因素。三、行政人事部可随身检查各单位或员工个人的安全防范措施，有权对违反各种安全条例的行为进行制止，并按公司规定予以处罚。四、落实防火措施。重要场所设置的消防栓不得他用，专人定期检查；配备的灭火器要按规定期限及时更换灭火药物；保持防火通道畅通52、，严禁堆放物品堵塞通道。五、抓好安全用电。电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；严禁擅自私接电源盒使用额外电器，不准在办公场所使用电炉等高功率电器。六、所示防盗措施1、财务部和档案室要安装防盗门窗和自动报警器。2、公司财务不得随便放置，重要文件及贵重物品必须锁好，专人负责保管。3、下班或外出办公室无人时，要关闭电源盒门窗。4、车辆停放时应采取必要的防盗措施。15、卫生管理制度一、卫生管理的范围为办公室、会议室、卫生间、走道、门窗等办公场所及其设施的卫生。二、卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；书橱、镜子上无浮尘、53、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；公司内部若配有厕所，厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味。三、 卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁。公共卫生由专人负责。16、电话管理一、移动电话/无线座机1、公司的电销人员或特定业务人员持有移动电话或无线座机。一部电话对应一个责任人。使用人（责任人）对电话具有使用、保养、维护的权利和责任。2、公司高层领导、部门负责人、项目部管理人员、行政人事部人员等24小时开机（54、或公告家庭联系人电话）；其他人员移动电话工作日:8:3022:00开机。持有手机人在规定的开机时间内关闭手机，导致公事联系不上者，每次给予50元的处罚；当月累计三次联系不上者，加倍处罚。17、会议管理 一、周例会（每周晨会）1、每周早会：每周二与周五（临时会议以通知为准）上午9:05正式在公司会议室/指定区域地点召开，若遇节假日顺延。二、公司月度例会（每月计划总结会） 1、会议出席人员：公司总经理、副总经理、分公司经理、分公司副经理，各部门经理（负责人）、主要业务负责人，项目经理、副经理和相关人员；分公司自行按同上人员要求组织会议。 2、主持人：总经理/副总经理/行政人事总监/部门总监 三、月55、度例会内容 1、各分公司、部门负责人汇报上月工作计划，特别是重点工作完成情况。 2、总经理、副总经理对分公司和各部门上月工作计划完成情况进行检查、点评。 3、行政人事部报告工作行政/人事考评情况。 4、总经理或副总经理布置本月重点工作，对各部门本月的工作计划提出修改意见或要求。 5、会议记录。箱子人事部负责记录，整理办公会议所做的决议、决定、必要时行文下发会议纪要。 6、督促检查。行政人事部对会议的工作安排进行分解、督促和检查。 四、会议纪律。1、 出席会议人员应按时到会，会议主持人点名或在签到表签到。2、 会议期间应将手机调至震动或关机或飞行模式，在未经会议主持人允许前，不得接、打手机。凡违56、反者处以当事人（部门经理及以上人员人员100元/次，部门员工50元/次）罚款。3、 开会迟到者：部门经理每次罚款100元，部门员工每次罚款50元。无故缺会者：每次罚款200元。不做会议记录者：每次罚款20元。4、 会议期间聊天、喧哗、影响会议进程的，罚款100元。5、 公司其他利害参照公司例会相应标准执行。6、 会议汇报：外出参加各种会议须认真记录、领会重点与精神，返回后想主管领导和相关部门负责人汇报会议内容和要求，否则将承担相应责任。造成不良后果的视为工作重大失误，按制度考评扣除当月绩效工资。18、电脑管理制度一、 电脑属于公司资产，操作者应精心爱护，规范操作程序，不断提高电脑操作及维护水平。二、 对机器出现的故障，操作者应及时报告电脑维护管理员，由管理员/负责人进行故障处理并填写接解除况表。三、 上班时间特定岗位可以上网查资料、学习专业知识、交流工作信息，但严禁聊天、玩游戏、看电视、看电影、听音乐等无关工作的电脑使用，违反者按相关规定处理。四、 公司的专职电脑维护管理人员，每月应对公司所有电脑进行一次日常维护和资料备份。19、附则 一、本制度经员工大会讨论通过，报总经理批准后，于2014年9月起执行； 二、本制度的解释权归公司人事行政部。