1、汽车销售服务公司司内部文件沟通制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、总则1、制定目的1.1建立公司内部正常、顺畅的沟通管道并形成制度。2、适用范围2.1公司内部涉及到文件沟通、会议沟通及其他形式沟通时均适用。3、管理权责3.1总经理室权责总经理召开的会议、公司例会、临时性会议的通知、召集，会议资料的准备,会议记录，会议决议追踪及呈报；总经理信箱（传统信箱以及电子信箱）的管理，定期收、呈；企业制度、正式文件的颁布、发行；公司决议事项和总经理指令的通知、传达；有关事务的联络、协调、催办。3.2各部门主管权责3.2.12、出席要求参加的会议、执行会议决议；3.2.2根据会议要求、上级指示或工作需要，向所属部门、员工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等；3.2.3定期或不定期向总经理或分管副总作述职汇报，及相关业务状况的呈报；部门会议的通知、召集、会议资料的准备、会议决议追踪及呈报；3.2.5有关事务的联络、协调、催办。二、内容4、规定 4.1总则公司组织内部的正常沟通管道有如下三种形式：正式的文件(含文书)沟通会议沟通(例行会议、临时性会议)非正式场合、形式的沟通(总经理信箱、个别交谈等)4.2文件(含文书)沟通4.2.1规章、制度类文件A、规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准并经相关权责主管审核、3、批准的正式文件，有专一主题、格式化、适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，并在相应范围内必须遵循的基础性制度；B、公司制订的制度规章，由（总）经理室颁布、发放。联络、通知类文书A、进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。一般适用期较短，针对性较具体，适用期过后，多数无保存价值或存档年限短。另外，有些临时性或试行性制度也可采用此类形式。B、各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理都可用联络单形式体现、传递。C、上级主管、上级部门的事项通知、指令的传达、发布,也都可用联络单形式体现。签（呈）、报告、报表类文书A、下级呈报上级，下属部门呈报直接主管部门、主管部门向公司4、或总经理的述职报告，专项工作汇报、签呈及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递；B、须定期呈报有：a. 生产计划报表、生产月报表、品质分析报表、毛利预算表、财务收支预算、采购资金计划表等；b. 业务部的业务报表、销售及费用月计划表及相关分析报告等；c. 财务部的财务报表、财务分析报告、责任单位成本绩效报告；d. 下级主管对上级主管的述职报告、工作报告。C、不定期呈报a. 专项工作报告；b. 具体事项呈报核准的签（呈）。会议记录类文书A、各类会议由主持人指定人员做会议记录，（副）总经理主持召集的会议原则上由（总）经理室负责会议记录；B、对会议决议涉及具体工作安排，须确认追踪结果，由会议记录者形成5、决议事项追踪表，经主持人指定专人进行追踪、确认。（副）总经理主持会议的决议事项的追踪、确认除非总经理另行指定，原则上由（总）经理室负责；C、对会议决议涉及一般事项的规定须传达、通知、知会的，由会议记录者形成联络单，经主持人签名确认后，发放相关单位人员；D、重要会议的会议记录，经主持人签名确认后，由会议记录者复印分发或传阅与会人员或相关人员。文件沟通途径说明A、审批、发布a. 公司性制度由（总）经理室组织制订，经相关权责主管审核，总经理批准后，颁布、发放；b. 各单位部门内部制度由部门在不与公司制度相抵触的前提下提出或组织制订，经部门经（副）理审核，总经理批准后，颁布、发放； 报批前须送（总）经6、理室会审，确认同公司相关制度无矛盾、抵触。c. 发出的“联络单”须经发出部门（单位）主管签章确认并抄送（复印）上二级主管，须回复者须经受文部门（单位）主管签章确认，并抄送（复印）其上二级主管；d. 对会议记录类的文书按本制度.条款执行；e. 对须张榜公布的公告、任命、通知等文书发布前：由（总）经理室负责审稿，必要时，上呈总经理审阅(核)方可；f. 所有签（呈）报告、报表均需层呈至上二级主管。B、发放记录 a.对传阅的文件、文书，由发放部门要求传阅对象在传阅记录表签章记录；b.对正式发放文件，由发放部门要求收件者在文件分发记录表上签收登录；c.对联络单、决议事项追踪表等的文书，必要时，发出部门可7、要求收文者在文件分发记录表签收登录，收文者不得拒签，拒签者予以记过处分。C、传递规定a. 文件传递采用专门的文件夹传递，文件夹外除有“部门专用”字样外，用不同颜色色标区分文件性质；b. “急件”使用红色色标，“密件”使用白色色标，一般性呈阅文件使用黄色色标，部门间传递文件或部门内传阅文件采用绿色色标；c. 收文者在接收来文后需在规定的时间内着手处理文件中的相关事宜，其中“急件”时限为1小时，其他文件为4小时；D、文件存档由（总）经理室负责，所有颁布、发放的文件必须存档一份。4.3会议沟通会议类别A例行性会议； B临时性会议。4.3.2例行性会议NO单位会议名称周期会议目的时间地 点主持人参加人8、员01总公司月度经营会议月1、 检讨总结上月经营、管理状况，分析绩效指标完成情况2、 设定下月经营、管理重点，拟出工作计划与重大决议3、 公司重大经营、管理决策讨论或发布每月第一个星期二晚7：00佳诚公司大会议室总经理总经理直属各公司、各部门主管以及董事长、总经理指定人员02总公司月度干部会议月每月第一个星期五晚7：00佳诚公司大会议室总经理各科（室）主管或其职务代理人，以及总经理指定参加人员03资金部财务会议周总结、分析总公司及各公司财务状况每周六总公司四楼会议室董事长资金部及各公司会计人员04宝诚公司早会周宣传、颁布有关事项每周一早上8:30宝诚公司办公室副总经理宝诚公司全体员工05宝诚公9、司业务会议周总结上周经营状况及本周工作计划每周一早上宝诚公司办公室副总经理宝诚公司全体员工06弘通公司早会周工作安排每周一、周三、周五早上8:00弘通公司会议室进出口部主管进出口部全体员工07弘通公司检讨会周业务与财务沟通检讨每周六弘通公司会议室副总经理进出口部/财务室主管08佳诚公司早会周总结上周工作，明确改善方向，提出建议 周一早上7:30佳诚公司办公室门前各部门主管轮流佳诚公司全体员工09佳诚公司产销协调会议周增强部门之间信息沟通，提升配合度周一下午4：00佳诚公司大会议室业务部主管助理科长（含）以上及总经理指定人员10佳诚公司客服经营检讨会月相互交流，检讨和改善客户服务指定时间佳诚公司10、大会议室业务部主管指定人员临时性会议由总经理或相关权责主管依需要时动议召集会议管理A、例行性会议如有变更原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知；B、临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员；C、会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者,事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意；D、会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)；E、主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议；F、会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一；G、会议记录按本制度条款执行。4.4非正规场合、11、形式的沟通由（总）经理室设置总经理信箱，并负责定期的收集、呈递总经理；4.4.2除工作接触外，各级主管应定期或不定期与下属进行交谈沟通，以增进彼此了解，掌握各层次人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定相关政策，原则上：A、总经理、部门经（副）理等直接部属每个月应有一次交谈沟通，总经理同下二级部属，每季度应有一次交谈沟通；B、经（副）理同直接部属每周应有一次交谈、沟通，同其他部属每月应有一次交谈、沟通。5、参考资料5.1人事管理制度6、附件6.1内部联络函6.2签呈6.3会议记录6.4工作事项追踪表6.5传阅记录表6.6文件分发回收记录表内 部 联 络 函联络事项：受文者CC知会单位发文者核示核发 跨部门 部门内 全公司 单位核准：_ 主管_生效日期奉效准日生效年 月 日签 呈上级主管意见签名/日期：会 议 记 录会议名称地 点会议时间 主持人核准审核记录出席人员缺席人员及缺席原因会议议程及发言内容第 页，共 页工 作 事 项 追 踪 表项次工作事项责任人工作目标要求追踪人进度结果追踪备注核准： 审核： 作成：传阅记录表 发文单位：文件编号文件（资料）名称版本/版次传阅内容要求阅读人意见栏文件分发回收记录表项次文件编号文件（资料）名称版本/版次收文单位收文者份数发文日期回收单位回收者回收日期