1、投资公司工程档案管理制度及上墙资料标准指引编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、 目 的为加强项目质量管理体系的有效运行，进一步强化项目档案记录文件的实施管理，规范工程档案管理工作，做到统一的分类、存档、编号，强调台帐目录管理；明确文件处理的流程以及经办阅办的要求。同时规范项目上墙资料的统一规范性，全面提升项目部CI形象。二、 适用范围各项目文件的收集、编号、审核、发放、回收、销毁及张贴、归档。三、 经办部门：工程管理部四、 职 责（一） 工程管理部负责本部门文件资料与质量记录的实施与管理，并负责本指引的执行工作，项2、目部经理是实施的第一负责人。负责工程文件档案的审核、批准。工程文件档案实行授权审批制，对外发放工程文件和对内重要信息必须经工程总监或其授权代表批准并签署。授权代表须由部门经理提出申请，经公司工程总监同意，由行政人事部书面发文授权，明确授权范围并备案。（二） 项目资料员是实施与管理的主要责任人，负责工程文件档案的接收、编号、登记、发放、回收、移交及存档并组织完成工程竣工档案验收事务。（三） 工程管理部各专业工程师、配套工程师是实施责任人、执行人，必须按照文件规定要求进行过程管理活动，负责工程文件档案的形成、回复、积累、送审、移交归档。（四） 项目部必须按照有关规定进行文件资料与质量记录的收集、整3、理、编目、归档、保存、移交等工作。（五） 项目部必须及时更新上墙资料，资料员负责，各专业工程师配合。五、 工作程序（一） 发 文1、 文件实行授权审批制，对外发放文件和对内重要文件必须经项目经理或其授权代表批准并签署。2、 项目部对内（项目现场所有单位）发文形式应该以工程指令、奖罚通知单三种形式下发，不允许有第四种形式；对外发文，包括对合作方、供方总部、政府部门、公司各部门或领导应统一采用工作联系函形式发出，并统一使用公司制定 VI 标准中Word模板。各经办工程师在办文的同时应在文件目录（电子目录）上登记，登记的文件名力求言简意骇、表达清晰，编号应统一规范。3、 项目部各专业或配套工程师办理4、相关文件后，由经办人负责跟踪审批手续。完成审批签字手续后，原则上统一交由资料员登记造册、复印、分发、存档。原件存档的同时应在卷内目录上登记，登记的内容名称编号必须与电子目录上一致。（1） 对内发文：资料员根据发放数量进行复印，填写文件发放登记表，根据文件要求发放给相关人员及单位，由接收人签名确认；（2） 对外发文（传真）：填写文件发放登记表及传真后须及时电话确认是否收到，并保留传真凭据和电话确认记录，附于文件发放登记表上；（3） 对外发文（文本）：由资料员填写文件发放登记表，由文件经办人负责送达文件，并携带文件发放登记表负责完成对方签收手续，并将完成后的文件发放登记表返还项目秘书存放。4、 每5、月15日由资料员检查文件清单目录，防止遗漏。经办工程师文件名需完整表达文件主题内容，以方便查阅。5、 对于错办、误办或其它原因引起的文件作废，资料员应及时做好回收文件工作，回收的文件同时应该单独存档并建立管理目录。对于撤回重发的文件要先收回已发文件，再将修改后的文件使用原编号下发，杜绝产生重号或误用。（二） 收 文1、 外来文件统一由资料员对口接收，直接登记在电子目录文件存档登记台帐中，并在文件第1页左下角加盖文件传阅章后，第一时间送达项目经理处。项目经理签字后上报工程管理部，工程经理及工程总监签署指定执行人和传阅人后，资料员负责提供复印件给文件执行人，同时对原件跟踪传阅签收手续，完成手续后存6、档。特殊紧急文件，可知会发文单位在将文件提交给资料员同时，提交一份给经办工程师提前处理紧急事务。2、 资料员应负责组织督促落实收文编号统一规范工作，规范项目现场各家合作方对文件编号的统一性，对编号不合格的文件可拒收。同时及时将文件归档，在卷内目录上登记造册。（三） 图纸管理1、 资料员负责施工图的接收、登记、标识、更新、发放、回收、移交及归档管理工作。2、 图纸到位后，资料员负责清点图纸份数，属下发的图纸，应分别填写文件发放登记表，办理下发手续；属存档的图纸，造册登记，并按单位工程、图纸专业、图号、归档日期等分类编制建档。并同时建立图纸电子管理共享目录。（四） 文件移交1、 资料员负责组织工程7、档案移交工作。2、 每期工程竣工，资料员负责组织监理公司、施工单位移交工程竣工资料，竣工资料按一式两套，分别移交市城建档案管和物业公司。六、 文件归档（一） 文件归档统一使用A4幅面的纸质资料盒，资料盒厚度根据资料类别可选用20mm50 mm。（二） 项目部日常工作中产生的文件档案原件统一由资料员登记归档，并填写卷内目录，项目各专业工程师根据需要可选择性自行复印留底。存档的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。（三） 项目部文件统一按三册24类68卷分门别类建档，在资料盒侧面案卷题名处用加粗黑体字打印题名，资料盒正面采用正楷手书编号及题名，书写一律采用碳素笔。（四） 项目部文件应按类别区分，分8、别建立文件盒目录总索引、卷内总目录、卷内分目录此三级索引表，以便对归档文件进行检索。1、 文件盒目录总索引：列明归档文件各卷名，存放位置；2、 卷内总目录列明本卷归档文件的分类；3、 卷内分目录作为质量记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的名称、编号、及归档时间。（五） 文件分类及档案编号档号/分册档号/分期档号/分类缩微号/卷名备 注A1类：国家规范A1/国家规范国家及地方技术规范及管理制度A2类：公司流程A2/公司流程公司9000程序A3类：公司标准A3/公司标准公司各类技术质量标准A册A4类：管理制度A4/管理制度项目架构度：公司各类管理制度指引体系无A5类：质量目标A9、5/质量目标公司年度质量目标文件A6类：项目架构A6/项目架构项目部管理职责、架构及各专业工程师岗位职责A7类：工程管理指导书A7/工程管理指导书项目部分期编制的工程管理指导文件A8类：成本管理指导书A8/成本管理指导书成本部分期编制的成本管理指导文件A9类：视频资料A9/视频资料公司及项目各类视频光盘教学资料B-05或B1-a施工合同文件如：总包施工合同B-期B1-b前期合同文件如：勘查、供水等合同B册B1类：合同文件B1-c环境合同文件如：园建、绿化合同城建B1-d材料采购合同如：电缆电线、涂料、瓷砖等仅供货文件B1-e供货安装合同如：橱柜、栏杆等供货安装B2-a建筑施工图B2-b结构施工10、图B2-c电气施工图B2类：图纸文件B2-d水暖施工图B2-e通风施工图B2-f空调施工图B2-g环境施工图含园建绿化图纸B2-h市政施工图含室外道路、雨污水、强弱电、燃气等B2-i图纸会审纪要B3-a工程指令涉及到费用的指令性文件，含现场临时修改、设计变更等文件的下发B3类：指令指示B3-b工程指令确认单对工程指令完成后的费用确认单B3-c工程指示对供方洽谈、要求、通知类的文件B3-d工程指示回复单收文单位对工程指示的回复文件B4类：计划管理B4-a一级计划公司计委发布的开发计划及更新计划B4-b二级计划项目关键节点计划及更新计划B4-c三级计划总包单体施工总计划及更新计划B4-d四、五级计11、划总包月计划、分包计划、室外计划、周计划B4-e销售配合计划B4-f竣工交付计划备案计划及验收计划B4-g招标计划含总包招标、材料部品招标计划及更新B5类：材料管理B5-a甲供材料计划B5-b材料封样文件含甲供和乙供材料样板确认单及封样台帐B5-c材料订货文件含材料申请单及订货单B5-d材料搬运文件含领用单、出入库单、调拨单B5-e材料验收文件仅材料进场验收单B5-f材料证明文件指甲供材料、设备出厂合格证、检测报告、准用证等B5-g材料复检文件指抽查的乙供材料报告和复检证明文件等B6类：合同付款B6-a合同付款文件指合同付款审批表B6-b奖罚记录文件含扣款通知单、奖励通知单B6-c费用往来报告12、关于合同费用往来报告申请等B7类：质量记录B7-a工序检查记录指工序检查表B7-b竣工验收记录指预验收记录表格、报告等文件 B7-c质量处理文件含渗漏等重要质量问题的记录、处理的文件资料、专题报告等B8类：竣工备案B8竣工备案文件含竣工报告、水电环境检测、档案备案等资料B9-a项目协调会议公司组织项目月度协调会B9类：会议纪要B9-b项目例会项目部内部会议B9-c项目3+X会议B9-d项目其它会议专题会议、现场协调会议B10-a监理人员证明监理人员登记表及证明资料B册B10类：监理文件B10-b监理规划监理规划及审批表城建B10-c监理细则监理细则及审批表文件B10-d监理例会纪要B10-e监13、理通知单B10-f监理月报B10-g监理其它文件B11类：总包文件B11-a总包人员证明B11-b施工组织设计含审批文件B11-c施工作业指导书含审批文件B11-d工作联系函提出需洽谈的内容B11-e技术核定单提出设计修改的文件记录B11-f总包其它文件会议、交底等文件B12类：分包文件B12-a分包人员证明B12-b施工作业指导书含审批文件B12-c工作联系函提出需洽谈的内容B12-d技术核定单提出设计修改的文件记录B12-e分包其它文件会议、交底等文件B册B-06或按上述分类按上述分类城建B-期文件B-07或按上述分类按上述分类B-期C1类：公司往来文件C1/ 公司往来文件C册无C2类：政14、府往来文件C2/ 政府往来文件C3类：其它往来文件C3/ 其它往来文件行政C4类：后勤管理C4-a考勤表文件C4-b部门费用表C4-c固定资产C4-d其它文件注：A2A8档号文件可采用电子文本形式存档，建立共享文件夹，无须打印文件存档。（六） 文件编号1、 文件编号规则a.重庆xx RONGHUI-（）e.流水号b.项目名称c.发文部门或项目分期d.文件类别或级别2、 字段解释（1） a：CQRH重庆xx（2） b：项目名称：重庆xx泉景B区项目部（Project Office of Zone B, Ronghui Spring View,Chongqing）-C.G（3） c：发文部门或项目15、分期，采用英文的第一个字母缩写。后2位为所在项目的开发期号。工程管理部（Engineering management Dept）： ；合约管理部（Contract management Dept）： ；联盛监理公司（LIAN SHENG supervision of construction Co.,Ltd）：X.D.S.C;中天建筑公司（Zhong Tian Construction Co.,）: Z.T.C.C;一期（One period）： 1P（4） d:文件类别代码参见下述内容： Ru：制度(rule)-各类规章制度 Gu：指引（guide ）-各类管理指导书、作业指引 Ap：审批（16、approve）-各类方案、细则、文件的审批 Re：报告（report）-各类请示及报告类文件 Ne：洽谈（negotiation）-对内对外的工作联系函、洽商文件 In：指令（instruction）-各类工程指令、指示文件 Rp: 奖罚（rewards and punishments）-各类奖罚文件、单据 Or：订货（order）-各类材料订货单 Te：试验(test)-各类材料质保证明文件 In: 检验（Inspection）-各类工程验收、材料验收记录 Ma: 材料（material）-其它材料管理方面文件 Sa: 样品（sample）-各类材料封样文件 De: 设计（design）-17、各类设计图纸文件,按专业分建筑Ar(architecture)、结构St（structure）、水Wa（water）、电El（electricity）、通风Ve(ventilation)、 空调Ac(air condition) Va：修改（variation）-各类修改性设计文件、做法变更、图纸会审纪要等 Ms：月报（monthly statement）-各类工程月报、监理月报、经理月报等 PL：计划（plan）-各类工程、采购计划等文件(注：各级计划级别（class）按：c1、c2、c3、c4、c5编号) Mi：纪要（minutes）-各类会议纪要 Ot：其它( other)其它类型的文件18、说明：(1).各类合同、协议、委托书、付款等文件暂沿用合约管理部的编号；(2)项目部在执行行中认为有必要增加其它分类或代码或文件级别时，可提出变更申请，由工程管理部批准。（5） :文件流水号以文件夹为单位，从001开始编制。编号范例：如：重庆xx泉景B区1期工程第100号工程指令CQRH- C.G -CGPD1P(In)-100# 现代监理公司上报第5期监理例会纪要 CQRH- C.G -XDSC1P- （Mi）-005# 浙江中天第三次上报1期工程月度计划（属4级计划） CQRH- C.G -ZTCC1P- PLC4-003#（七） 档案盒编号范例B册档 号档 号：B10 监理文件 城 建B19、05期B10档案管（室）号：城花项目部缩微号：B10-C 案 卷 题 名档 案 盒 监理文件监理细则案卷题名：监理细则 编制单位：重庆xxXXXXXXX编制日期：2009年3月 保管期限：无 密 级：无 从 号至 号（八） 卷内总目录范例序号文件类别文档号归档日期备注123编制人：（九） 卷内分目录卷 内 分 目 录序号文件名称文件编号归档日期备注123编制人：（十） 文件发放登记表范例文 件 发 放 登 记 表发文类别：工程指令序号文件编号文件名称发文日期发送单位签收人备注编制人：注：发文登记表应分类建立。按工程合同、施工图纸、图纸会审纪要、工程指令、工程指令、工程指令确认单、奖罚通知单、其20、它文件、合同付款等分为9类（十一） 文件存档登记台帐（电子台帐）七、 项目部上墙资料（一） 项目部上墙资料应包括: 项目概况、项目组织架构图、岗位职责、施工节点控制表、形象进度示意图、形象进度照（详见附图四）、晴雨表、项目分期总平面图、项目分期施工临建布置图、施工单位评比表。（二） 会议室应布置：项目概况、施工节点控制表、项目分期形象进度示意图、形象进度照、项目分期总平面图、项目分期施工临建布置图、施工单位评比表等。（三） 办公室应布置：项目组织架构图、岗位职责、晴雨表。（四） 各类资料说明。1、 项目概况：内容涵盖设计单位及主要指标、项目地理位置、建筑形态简要说明、功能，并附上平面效果图。图21、板尺寸统一为：1200（高）12001300（宽） 重庆xx投资有限公司 项目启动时间主要指标规划用地建筑层数居住户数绿 化 率总建筑面积地上面积容 积 率建筑密度设计规划单位区位功能介绍建筑形态特征总 图2、 施工节点控制表：即项目关键节点计划，如存在计划调整，应及时更新重新张贴。图板尺寸统一为：1200（高）12001500（宽） 单位名称节点名称示范单位 公 建一期（05期）二期（06期）三期（07期）四期（08期）桩或墩基础结构至正负零结构达到预售条件结构封顶示范区开放砌体完工室内湿作业完工外架拆除室外小院室外管网室外造园竣工备案内部预验收房屋交付3、 项目分期形象进度示意图：根据项目22、分期特点，制作若干形象进度示意图版，并及时张贴更新。统一采用A4纸张粘贴，图板尺寸：1200（高）14001800（宽） 分期名称1期（05期）（张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）阶段名称主体（装修）（张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）分期名称2期（06期）（张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）阶段名称主体（装修）（张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）张贴样板图范例：主体期间粘贴图样装修期间粘贴图样4、 形象进度照：每月将现场进度情况拍照张贴在形象进度版图上，版图尺寸1200（高）2500（宽），统一采用A3纸粘贴。 （张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）1月Janua23、ry2月February3月March4月April5月May（张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）（张贴区）6月June7月July8月August9月September10月October（张贴区）（张贴区）11月November12月December粘贴范例（A3纸张）: 06期1标段进度说明：105期I、II标段架空土方回填完成；05期1标段2#外架开始拆除，3#6#外墙涂料收尾；05期II标段室内抹灰收尾；05期III标段主体结构封顶；206期折板墩帽基础施工；06期泳池、连廊垫层、灯塔二层施工；306期商业地下室施工底板完成；05期1标段05期3标段5、 项目分期总平面图：制作分24、期总平面版图，按每期的开发平面图分期粘贴，图中标明具体的标段划分形式、施工单位、组团户数、组团名称、验收日期、交付日期等数据。版图尺寸1200（高）1200（宽） 左岛区6、 项目分期施工临建布置图：制作现场临建布置版图，项目专业工程师根据总包单位提交的经确认的现场临建布置图，进行综合绘制，用于指导现场宏观协调工作，要求水电接驳点的位置、走向、各堆场、加工车间、施工机械、临时道路、大门位置应清晰表达，并标注图例，对各部位、部件进行一一编号。版图尺寸1200（高）1200（宽），分期进行张贴。 7、 施工单位评比表：根据项目经理部每月给各总包的打分，将结果登入版图中。版图尺寸1200（高）16025、01800（宽）。 月份单位1月2月3月4月5月6月7月8月12月浙江中天工作质量实体质量安全环保江苏华江工作质量实体质量安全环保江都公司工作质量实体质量安全环保南通四间工作质量实体质量安全环保湖北长安工作质量实体质量安全环保8、 项目组织架构图：版图尺寸800（高）1000（宽）。 项目经理项目主管土建工程师安装工程师项目秘书6寸相片姓名6寸相片姓名6寸相片姓名6寸相片姓名姓名9、 岗位职责。参考样式如下：给排水工程师岗位职责xx泉景B区项目经理部u 负责本专业施工图审查；u 负责本专业施工组织设计审查；u 负责本专业施工现场管理；u 负责本专业施工现场管理，根据本专业要求向其它专业提出配合计划；u 负责供水、环评、燃气、消防报装及验收工作；u 办理有关工程款支付，负责本专业现场变更签证工程量的审核；u 负责本专业有关工程设备、材料型号和规格的确定；u 负责组织本专业工程的中间验收和竣工验收；u 负责协调本专业工程在保修期内的返修事宜。u 负责管道设备甲供材料管理尺寸：500（宽）700(高)；材料：有机玻璃镶嵌。10、 晴雨表：版图尺寸700（高1000（宽）全文终