1、集团公司公文收发、立卷和销毁、文件督办制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公文管理制度第一章 总 则第一条 为使集团公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，充分发挥公文在集团各项工作中的作用，根据中央、省、市关于公文管理的有关规定，结合本集团实际，制定本制度。第二条 本制度所称公文种类主要包括命令、议案、决定、指示、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。第三条 本制度适用于集团总部及各项目公司。第二章 公文管理第四条 集团总部行政管理中心是公文处理的管理部门，负责公司公2、文处理工作。包括文件的收发、登记、拟办、追踪、督办、归档等。集团总部行政管理中心负有指导公司各部门、及各项目公司公文管理的责任。第五条 公文管理工作要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。第三章 发文管理第六条 公文草拟的基本要求1.文稿要符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。文稿的内容如涉及公司内相关部门的，应协商一致后方予发文。2.拟文要主题突出，观点明确，文字精炼，条理清楚，书写工整，标点准确，文字规范，篇幅力求简短。3.凡以集团名义对外行文的，必须使用集团统一稿纸，拟稿、审批、核稿、签发文件应使用碳素或蓝黑墨水笔。文稿若有修改、添加内容时，修改后的正稿和原稿同时附3、上并归档。4.集团总部各部门，不能直接对外行文。对外上报的公文，应由各职能部门撰写，其负责人审稿签字并经集团总部行政管理中心核稿、编号、编写主题词，报相关领导会核、签发，撰写部门根据领导签发意见修改、校对后，由集团总部行政管理中心以公司名义对外行文。 5.公文草拟后，由拟稿人通过公司0A流程交集团总部行政管理中后由集团常务副总裁签批，特急件必须当天签发，一般件签发时间不宜超过两天，拟稿人在发起OA流程时需标明紧急程度，未作标识的，视为普通文件处理。6.集团领导签批后的文件，由拟稿人将文稿的电子版发到集团总部行政管理中心统一编号、打印，以保证格式统一。第七条 发文格式要求1.集团公文格式包括：标4、题、发文号、主送机关、秘密等级、急缓程度、正文附件、公司印章、发文时间、抄报或抄送单位等。2.机密公文应当在版头左上方分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，紧急公文应在文号的左下方标明“特急”或“急”。3.公文标题应准确、简要概括公文的主要内容。4.主送机关要准确，不能使用简称。对上行文时，一般只写一个主送机关；如需同时报送另一个上级机关，可以用抄报的形式。对下行文如有多个主送单位，按区域和级别分类，在同一区域应用顿号表示并列；在不同区域的二个或几个单位之间应用逗号表示并列。5.行文格式：文件标题采用方正小标宋简体二号字，加粗；正文使用仿宋_GB2312三号字；正文与标题之间空一行；文末的主题5、词采用黑体三号字，加粗；文件其余部分使用仿宋_GB2312三号字。正文行间距选择1倍或1.5倍行距。文件日期一律使用中文大写数字，“二一年月日”中“”不可用阿拉伯数字“0”代替。文件编号需严格按发文顺序编排。6.公文如有附件，应当在正文之后注明附件的序号和标题名称。7.公文一律加盖集团印章方可发送。第八条 发文程序要求1.拟稿。按照部门分工，谁主管，谁拟办，涉及两个或两个以上部门的发文，应协商一致后由一个部门牵头拟办，有关部门会签。2.审核。文稿拟好后，由拟稿人交部门负责人审核。3.核稿。由拟稿人将审核后的文稿发行政部门，行政部门履行发文程序。6.编号。公文由OA经公司领导签发后，由集团总部行6、政管理中心统一登记、编号。第四章 收文管理第九条 收文处理程序1.拆封。所有外来文统一由信封所署部门自行拆封。2.归口。凡属集团所涉项目在设计、施工、监理、竣工验收及后续工程等过程中发来的文件，归口集团总部项目管理中心处理；其他重要文件、资料、需办复文件，各项目、各中心的请示、报告等，归口集团总部行政管理中心处理。3.登记。集团总部行政管理中心按照要求严格做好登记工作。4.催办。集团总部行政管理中心和各部门都有文件追踪和催办的责任。5.整理归档。对办理完毕的文件，集团总部行政管理中心按类别、文号分别归档，方便查询。第十条 收文登记要求1.外单位来文和报公司的请示、报告，均交由集团总部行政管理中7、心统一登记。2.集团领导或各部门负责人参加有关会议所带回的文件、材料，一律交集团总部行政管理中心统一登记。3.登记时应包括：来文单位、编号、收文日期、内容摘要、份数、秘密等级等。4.文件的流转过程应有详细的登记，注明呈送对象和时间等。凡由集团总部行政管理中心送呈的承办文，各部门应做好登记，清楚文件去向，及时做好催办工作。5.所有阅文，特别是密件，未经集团常务副总裁或集团总裁批准，一律不准翻印。第十一条 文件拟办。集团总部行政管理中心负责人根据文件的内容，决定该文件是阅文还是办文。阅文是由指定的部门、人员或公司有关领导阅知，不需给予答复或进一步办理的文；办文则要根据具体内容送呈有关部门主办或批办8、。第十二条 呈办和阅文。凡需呈办的文件，由集团总部行政管理中心按拟办顺序传递；如集团领导另有批注，按集团领导批注传递。文件批转完毕后交主办部门具体办理。涉及几个部门的承办件，由有关部门提出书面意见，行政管理中心汇总后综合办理。阅办完成的文件交档案管理部存档。第十三条 办文时限。急件当日完成，一般件二个工作日完成，各种会议决议事项，三个工作日报告办理结果，下级请示件最迟不能超过三个工作日。第十四条 需要承办又必须带走的文件，如当日处理不完，下班前应送回集团总部行政管理中心保管，不得擅自复制和扩大阅读范围。第五章 文件督办第十五条 督办范围1.上级单位和政府主管部门发来的需要报送情况和执行情况的公9、文。2.上级单位及上级领导的批示办件。3.下级单位的请示或报告。4.公司办公会议决议事项。5.公司下发的，需要反馈落实情况的文件。第十六条 督办程序1.凡列入督办程序范围内的文件，均由单位行政部门提出期限：急件、领导重要批示当日内完成；一般件两个工作日办妥，各种会议决议事项，二个工作日报告办理结果；下级请示件最迟不能超过三个工作日。2.由单位行政部门按照呈办期限对文件进行催办，并定期向领导汇报。3.如不能按期办理完成，承办人应主动向本单位行政部门说明情况，以便向申请单位答复。4.涉及几个部门的承办文件，由有关部门提出书面意见，本单位行政部门负责汇总后办理。第六章 公文立卷和销毁第十七条 公文办10、完后，应及时将公文的正本及有关材料整理立卷。第十八条 公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值，分类整理立卷，要保证档案齐全、完整，能正确反映本公司的重要工作情况。第十九条 立卷的公文由单位行政部门统一保管，个人不得保存存档的公文。 第二十条 没有存档价值和存查必要的公文，经单位行政部门鉴别，分管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，要有专人监督，保证不丢失，不漏销。 第二十一条 公文的归档、整理、立卷、销毁等规范标准按集团档案管理制度（试行）中相关要求办理。第七章 附则第二十二条 本制度由集团总部行政管理中心负责解释及修订，从印发之日起执行。XXX公司发文审批单发文号密级印份标题11、主题词主送抄报抄送内发拟稿部门拟稿人部门负责人分管领导法律部集团行政管理中心集团常务副总裁集团总裁文印室集团总部：拟稿人拟稿人部门负责人（审核）分管中心总监（审核）法律部（审核） 集团行政管理中心（审核）集团常务副总裁（审核）集团总裁（审批）行政部（打印分发存档）发文号密级印份标题主题词主送抄报抄送内发拟稿部门拟稿人部门负责人综合部项目公司负 责 人法律部集团行政管理中心集团常务副总裁集团总裁综 合 部文印专人项目公司：拟稿人拟稿人部门负责人（审核）综合部（审核）项目公司负责人（审核） 法律部（审核）集团行政管理中心（审核）集团常务副总裁（审核）集团总裁（审批）综合部文印专人（打印分发存档） XXX公司文件签收单 编号：文件清单文件名称页数/份数文件编号原、复印件/收文单位 收文人签收栏：已收到上述文件。 签收公司（公章）： 签收人：时间： 年 月 日