1、集团公司公文收发文管理规定附表单及格式编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xx集团公文管理规定为规范集团用文行为，加强公文管理，保证公文形式的严肃、整洁、统一，提高集团公文管理工作的效率和公文质量，根据国家相关办法及标准，并结合集团实际，制订本制度。一、公文种类（一）文件1、集团发文。文号：xx字年份XX号。2、部室发文。文号：xx（部门简称）字年份XX号。3、建设公司发文。文号：xx建字年份XX号。4、房地产公司发文。文号：xx房字年份XX号。5、农业科技公司发文。文号：xx农字年份XX号。 如：集团办公室下发xx年2、4号文件，即文号：xx办字xx4号。（二）函件。适用于不相隶属关系单位之间相互商洽、询问和答复，请求批准和答复审批事项。1、集团发函。文号：xx函字年份XX号。2、建设公司发函。文号：xx建函字年份XX号。3、房地产公司发函。文号：xx房函字年份XX号。4、农业科技公司发函。文号：xx农函字年份XX号。如：集团发xx年4号函，即文号：xx函字xx4号。（三）签报。适用于公司内部单位或部门向上级领导进行工作请示、报告等。签报不可越级使用。1、集团签报。文号：xx签字年份XX号。2、集团部室签报。文号：xx（部门简称）签字年份XX号。3、建设公司签报。文号：xx建签字年份XX号。4、房地产公司签报3、。文号：xx房签字年份XX号。5、农业科技公司签报。文号：xx农签字年份XX号。（四）报告。适用于向上级单位或集团领导汇报工作、反映情况、提出建议或答复有关询问等。（五）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和决定事项。不需下发的纪要，不必编写文号，原件留集团办公室存档。1、集团会议纪要。文号：xx纪要年份XX号。2、建设公司会议纪要。文号：xx建纪要年份XX号。3、房地产公司会议纪要。文号：xx房纪要年份XX号。4、农业科技公司会议纪要。文号：xx农纪要年份XX号。二、发文管理办公室负责公文管理工作，包括公文拟制（部分）、会商、核稿、签发、印制、用印、分发、发送与接收、归档等内容。（一）拟制公文4、内容须符合国家法律、法规及集团有关规定，形式按规定格式进行公文拟制。行文应观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，篇幅力求简短。（二）会商（会签）对涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。主办部门填写发文审批表，拟稿人签名确认，相关部门在发文审批表的“会签部门意见”栏内签署具体意见，呈交主管领导签字。审批表原件由办公室存档。（三）核稿拟好的公文一律送办公室进行核稿。由办公室对其行文的必要性、内容的合理性及行文的方式、文种的使用、格式是否符合规定进行审核，并确定公文的发送范围、印制份数、主题词和密级后呈交主管领导签发。（四）签发签发人签发审批意见及日期，签发5、日期为发文日期。（五）印制签发人签批后，由办公室进行编号、印制和分发。（六）用印须携带前附发文审批表原稿，由办公室印章管理员审核后即可用印。（七）分发公文主送范围为：集团各部室、下属公司、相关单位；抄送范围为：上级领导及单位、集团领导。主办部门可根据文件情况缩减或扩大主、抄送范围，并将文稿电子版传至办公室，由办公室依据定稿及发送范围进行分发。（八）发送与接收非涉密文件通过集团办公平台（OA）进行公布。电子文件要求电子回执确认；涉密文件以纸质文件发送。发送时，接收人员在发文签收表上登记。（九）文件归档公文办理完毕后，根据行政档案管理规定，要及时整理归档，并做好文件存档记录。公文主经办人有责任将公6、文涉及的相关资料收集齐全，并妥善保管。人员调动时，须做好归档材料的交接工作。（十）公文格式1、公文用纸采用标准A4型（210毫米297毫米）， 60克80克的胶版印刷纸或者复印纸。2、公文版面尺寸公文版心尺寸为：156mm241mm（不含页码）。页边距上白边为：28毫米1毫米，下边为28毫米1毫米；左边为28毫米1毫米，右边为26毫米1毫米。3、公文装订要求公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订2个，距上下边各1/4处，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。4、公文中各要素标识规则公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色7、反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。4.1眉首秘密等级如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。发文单位标识由发文单位全称或规范化简称后面加“文件”组成。发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。集团发文标识为“xx集团文件”，字体使用小标宋体字，采用红色，每个字大小不超过22mm15mm。4.1.4发文字号发文字号由发文单位8、代字、年份和序号组成。发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。4.2主体公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。主送单位标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。公文正文主送单位名称下一行，每自然段左空9、2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文内容采用3号仿宋体字，第一层小标题采用3号黑体字。数字、字母采用3号Times New Roman字。段落间距为固定值30磅。公文的数字编号层级为：一、（一）、1、1.1、1.1.1以后依次类推。附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。公文生效标识.1单一发文印章单一单位制发的公文在落款处不署发文单位10、名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。.2联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办单位印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。.3特殊11、情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。4.3版记主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。抄送公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。印发单位和印发时间位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉12、伯数码标识。版记中的反线版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。5.页码用小4号阿拉伯数码标识，字体为Times New Roman，置于版心下边缘之下一行。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。三、收文管理集团各级办公室负责对收到公文的管理，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。（一）签收、登记办公室公文管理员接收公文后，须对公文资料按内容类型进行登记、编号。（二）审核办公室负责人对公文进行审核，并按领导分工批分后，由公文办理人员送公司主管领导。（三）办理公13、文经主管领导阅批相关部门办理，由公文管理员将文件复印件送至相关部门负责人，并要求其在发文签收单上签字，由其进行公文的具体办理工作；公文管理员按主管领导批示要求，负责相关事宜的催办工作。涉及密级的公文须妥善保管，并交指定的人员阅办。阅办人要注意公文的安全、保密和完整性，避免遗失。不得私自带入家中或转借他人，不得擅自复印、抄录。（四）归档办公室负责纸质、电子公文的整理归档工作。公文原件由办公室留存归档。（五）文件收发工作流程图办公室签收登记编号送主管领导阅批按批示内容送相关部门负责人部门负责人外来公文收文流程相关人员阅办原件存办公室部门拟稿、负责人审核办公室核稿发文流程主管领导签批办文部门审核相关14、部门审批会签办公室编文号办公室存档印发公文（OA平台电子版）附件1：收 文 登 记 表收文时间顺序号文件受控号来文单位文件编号转出或传阅单位催办备注附件2：发 文 登 记 表本表编号： 单位： 序号文件编号文件名称文件份数发文日期拟稿人签名123456789101112131415161718附件3：发文签收单文件名： 日期： 年 月 日编号接文单位（个人）件数备注收件人编号接文单位（个人）件数备注收件人编号接文单位（个人）件数备注收件人115292163031731418325193362034721358223692337102438112539122640132741142842附件4：15、发文审批表发文审批表文件名称发文编号密级文件起草单位拟稿人职务办公室意见年 月 日会签部门意见年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日领导签发意见年 月 日主题词：抄送： 打印： 校 核： 存档（ ）份 共印 份注：密级分为秘密机密特密三个等级xx集团文件附件5：xx字xx1号 关于XXXXXX的通知XXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXX：一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1、XXXXXX 2、XXXXXX二一一年九月一日 主题词：XX XXX XX XX抄送：xxxxxxxx xx集团办公室 年 月 日印发附件6：签报签 报16、xx集团 部（室） xx 签 号领导批示：呈报：呈报部门负责人：会签部门负责人： 标题拟稿人 办公室审核人电 话 办公室经办人附件7：xx函字 号地址：北京市丰台区张仪村路甲22号 邮编：100071电话：010-68688158 传真：010-68681322网址： E附件8：xx集团会议纪要xx纪要 号 会议名称：会议时间：会议地点：会议主持：出席人员：列席人员：会议内容：主持人签字： 记录人： 年 月 日主题词：抄送： xx集团办公室 年 月 日印发xx集团外来文件处理表来文单位来文时间来文名称文件编号办公室意见主管领导意 见责任部门落实情况落实结果备 注印鉴管理制度为规范印鉴的管理，强17、化印鉴使用的流程建设，保证集团各类印章的使用安全，特制订本制度。第十八条 印鉴种类(一) 印鉴：集团及下属分、子公司，向主管机关登记的印章或指定业务专用章。(二) 职章：刻有集团董事长、总裁及下属分、子公司负责人、法人或总经理职衔的印章。(三) 部门章：刻有集团部门（含下属单位）名称的印章。第十九条 用章权限（一）集团总部事务类（行政办公、外联事务、物资领用等）用章，须填写用章申请单，经集团办公室主任审批同意后，方可用章。（二）集团总部合同类（房屋租赁、对外协议等）用章，用章部门须填写用章申请单，经部门领导审核签字后，报集团办公室主任审批，经其签字同意后，报集团总裁签字同意后，方可用章。（三）18、集团各板块、下属分/子公司用章权限参照集团总部制订，并结合各自工作和业务实际制定与之相契合的有关用章审批权限及流程规定的实施细则，报集团办公室审批通过后，由集团办公室下发规定，方可执行。第二十条 印鉴使用（一）集团各单位、各部门一把手，对其所辖范围内的各类印鉴负责。对于符合流程规定的正常用章，应积极配合；对于不符合审批流程、情况不明尚存风险的用章要求，应坚决拒绝。因违规用章，造成后续问题的，一切后果由用章人和用章审批人负责。（二）用章流程。集团任何需要盖印的文件、合同等材料，用章人须严格按照用章审批权限规定，持用章申请单履行逐级审批手续。未按审批流程，未经相关领导批准的任何材料，印章管理员一律19、不予加盖。任何情况，不得出现在空白介绍信或空白纸上盖章的情况。（三）评审用章。对于按照集团规定须部门评审的资料，用章人须严格履行评审手续，凡仅凭董事长、总裁签字或电话通知许可用章，而未见评审单，办公室有权拒绝加盖印章。董事长、总裁在用章申请单上特殊标注“无需部门评审”情况除外。（四）原则上，集团印鉴不得外借或携带外出。对于需外借或携带外出的，用章人须在履行用章审批流程的基础上，经所在单位（部门）主管领导授权；原则上，如果印鉴被外借或携带外出，须在借出或带出当日归还，严禁夜间滞留在借用人手中；印鉴保管人员负责及时督促检查借用者是否按时归还。如遇有特殊情况，须报单位负责人或集团领导。（五）印章保管20、员，须设印章使用登记表，对每一次用章做好使用记录；需要借出时，同样须在具备齐全审批手续的前提下，做好借用记录。（六）印章管理员须熟悉用章审批流程，且在每次用章前，仔细核对审批信息，确认无误后，方可盖章。第二十一条 印鉴保管（一）集团办公室应对所有印章建立台帐进行统一备案管理。同时，根据印章的种类和使用情况，由各级领导指定负责印章保管部门。保管印章的部门须指派专人负责管理印章。（二）集团下属分、子公司所有印章须在本单位办公室做备案管理，同时将本单位印章使用登记表每月25日之前上报集团办公室。（三）印章应安全存放，应有专门的档案柜进行保存。保管印鉴的地方（桌、柜等）要牢固加锁，使用后要及时收存锁好21、；不得将印鉴随意放置。（四）印章保管员，须严格遵守保密制度，按流程和规矩办事；集团所有印章管理员姓名及联系方式须由集团办公室做备案管理。第二十二条 印鉴刻制与废止（一）集团各部门及下属分、子公司（部门）因公需要新刻、加刻公章的，须先签报申请，经企业总经理/部门领导审核批准同意后，由办公室负责办理，其它人员不得擅自刻制，并将刻章情况报备集团办公室。（二）集团各级办公室新刻印鉴须及时办理备案手续。公章办理备案手续后，各单位方可使用；部门业务章刻制后由本单位办公室办理备案手续后，各部门方可使用。（三）集团（下属单位）的印鉴在遇到遗失、损毁、被盗时，相关责任人应迅速向本单位最高领导提交书面情况说明，领22、导须迅速给出处理意见。附件1：用章申请单 用章申请单年 月 日用章事由申请人事由详述规 模印章类型公章合同章法人章份数总裁审批：办公室主任审批：部门领导审批：盖章人：附件2：印章使用登记表印章使用登记表本表编号：序号用章理由审批领导用章单位盖章人借出时间归还时间备注第四节 证照管理制度为加强集团证照管理，规范证照使用，确保证照安全，特制订本制度。第二十三条 证照使用（一）集团证照主要包括：企业营业执照、组织机构代码证、安全生产许可证、资质证书、体系认证书以及各类人员岗位证书等。（二）集团总裁、下属分/子公司总经理对证照的使用和保管负责。（三）使用证照时，使用单位或个人须填写证照使用申请单，经集23、团/本单位领导审批后，方可使用。（四）办公室须由专人负责证照管理。集团办公司须对集团范围内所有证照做备案管理。证照管理员须建立统一台帐，并做好证照使用记录。第二十四条 证照保管（一）集团（下属分、子公司）证照须由总裁（总经理）办公室专人保管，未经总裁（总经理）同意，不得擅自委托他人保管，更不允许任何私自动用。（二）证照保管人须遵守保密原则，严格按照规定保管，平时将其锁于保险柜内，不得随意放置，确保证照安全。第二十五条 证照年检与变更（企划部？）（一）办公室须设专人严格按照当地工商局年审时间期限，负责所辖范围各类证照的年检与变更工作。集团下属分、子公司须将年检结果报至集团办公室。（二）年审期间，24、年检人员须对集团及下属分、子公司证照、印鉴等重要资料，妥善保管、安全携带。（三）负责证照年审的人员网上填报年审表时，须经本单位财务负责人和总裁、总经理审核批准后，方可进行申报，且须严格按营业执照内容填写，不得有误。（四）年审中，各单位如遇手续等问题随时向集团办公室、财务部或法务部咨询，不要擅自决定申报。如需集团办公室出面处理解决的，需以书面形式将情况报告本企业总经理，并由总经理签字同意。（五）对于证照（资质证书等）需要变更内容时，办公室须严格遵照各项审批手续执行，如集团级证照内容变更须有总裁签字确认的书面材料为据；集团下属分、子公司证照内容变更，须有总经理签字确认以及相关集团领导签批的书面材料25、为据。附件1：证照使用申请单证照使用申请单年 月 日使用事由证照名称申请人使用日期总裁（总经理）审批：办公室主任审批：部门领导审批：申请人：附件2：证照使用登记表证照使用登记表本表编号：序号证照使用事由审批领导使用单位/部门使用人借出时间归还时间备注第五节 档案管理制度为进一步规范集团档案管理，充分发挥档案在集团发展中的作用，特制订本制度。第二十六 档案收集（一）集团档案管理工作归口为集团办公室，其对下属分、子公司档案管理工作负有监督、指导和管理职能。（二）集团各部门、下属子/分公司（部门）均应指定档案管理人员，负责档案的收集、归档等管理工作，且应保持人员相对稳定。（三）集团各部门、下属分/子26、公司须于次年三月份前，将上一年所有档案上交集团办公室统一存档（其中含财务档案，不含建筑施工档案。后者由建设公司自行保管）。（四）收集范围1、集团缮印发出的公文。2、重要会议材料，如会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、影像资料等。会议资料由主办单位（部门）收集并负责移交本单位办公室归档；根据密级核定，将有关材料移交集团办公室归档。3、本单位（部门）工作计划、项目方案、与有关单位签订的合同、协议等。4、本单位公关活动、企业文化活动、上级领导视察、检查工作中的批示、讲话、题词、照片、录音、录像等文件资料。5、记录本单位历史沿革、发展变化的资料（录音、录像、照片等）。第27、二十七条 密级核定（一）档案分密级与非密级两类，密级分特密、机密、秘密三级。（二）集团各部门档案，由集团领导负责密级核定。（三）集团下属分、子公司及其部门档案，由本单位总经理负责密级核定；初核为“机密”级别以上的文件，须报集团领导复核。第二十八条 归卷要求（一）集团各单位、各部门须建立健全日常归档制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专人集中统一保管，并认真填写“档案管理清单”。（二）集团各单位、各部门应根据自身业务范围及当年工作任务，编制文件材料归档使用的“案卷类目”，“案卷类目”的条款必须简明确切，并编写条款号。各级档案管理人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款顺序存放。 （三）28、承办人员应及时将办理完毕或经领导审批同意的文件材料，收集齐全，加以整理，送交档案管理人员归档。第二十九条 档案立卷（一）集团部门及下属公司部门立卷工作由所在部门兼职档案管理员具体负责，同时接受本单位办公室档案员的监督指导。（二）档案、文书的立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。各级办公室（档案室）档案员应根据本单位业务范围及当年工作任务需要，编写“案卷目录”。“案卷目录”的条款必须简明确切，例如：证照类、文件类、合同类、活动类等。（三）立卷时，要求把档案的批复、正本、底稿、底片、备份电子档、主件、附件收集齐全，以保持档案材料的完整性。（四）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的29、原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，须及时立卷归档。（五）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与底稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷，绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切关系，也可随同绝密文电立卷。（六）不同年度的档案文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议的开幕年立卷。（七）卷内文件材料应分别区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起，即批复在前，请示在后30、；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。（八）卷内档案材料应按序列顺序，依次编写页号。（九）文书档案、照片档案、实物档案的立卷归档工作应在次年的3月底之前完成，设备档案立卷应在开箱验收后一个月内完成；基建档案的立卷工作应在工程竣工验收后三个月内完成。（十）各级档案管理员要对所有档案目录详细编写电子文档目录，做到档案与目录相符。第三十条 档案借阅、复制（一）集团档案的借阅、复制1、密级档案禁止调阅、复制、外借，确因工作需要须经集团主管领导批准后方可办理。2、因工作需要查阅、借出、复制集团非密级档案时，应办理相应手续，一般31、应在档案室内查阅（底片不能借出档案室）。3、集团各下属企业总经理借阅、复制集团档案室非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续，因工作需要复制的，由档案员负责复制、发放，不得擅自复制。4、除总经理外的企业人员借阅集团档案室非密级档案，应由下属企业总经理批准后，通过集团档案管理员办理借阅手续，因工作需要复制的，由档案员负责复制、发放，不得擅自复制。5、非集团企业内人员因相关业务需借阅、复制密级、非密级档案时，需集团主管领导批准方可借阅、复制。（二）集团下属分、子公司内部档案（非密级）借阅1、确因工作需要查阅企业档案时，一般应在档案室内查阅，如需借出、复制，应办理借阅、复制手续（底片不能借出档案室）。2、总经理办公会成员、办公室主任借阅档案可直接通过档案管理人员办理手续，可以借阅、复制。3、公司其他人员因工作需要需借阅、复制档案时，需经主管副总经理批准，并办理借阅、复制手续。第三十一条 档案销毁（一）经过鉴定后，对没有保存价值或保管期限已满失去利用价值需销毁的档案，须编制档案销毁清册，并撰写销毁内容的分析报告，报请主管领导批准。（二）销毁时须两人以上监销，鉴定人、批准人、监销人在档案销毁清册上盖章签名以示负责。