1、食品产业集团公司收发文管理及考核制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 发文管理制度第一章 总则第一条 为保证公司信息渠道的畅通，规范发文，特制定本规定。第二条 本规定适用于xx集团各分（子）公司、各部门。第二章 发文处理程序第三条 公司发文是指为了传达和贯彻公司的政策精神，管理公司事务而拟写、颁发的公务文书。发文可以分为对内发文和对外发文两种。（一） 对内发文的阅文对象是公司内部部门和人员，对外发文的阅文对象是公司外部部门和人员。任何部门的发文均应局限于该部门职能范围内，不得超越其职能范围随意发文。对内发文可以分为以2、下几种情况： 部门内部的发文：如办公室对制度科的发文； 公司内部各部门、各子（分）公司之间的发文：如办公室对各子公司发文； 办公室以公司的名义对各部门的发文。（二） 对外发文的阅文对象是公司外部部门和人员。对外发文须以公司名义，采用红头文件，并由办公室统一负责进行。第四条 发文处理程序指的是按照拟稿、核稿、签发等文件处理的规律，对发文处理工作的一系列环节所安排的工作顺序。第五条 发文处理的基本程序包括拟稿、填写发文稿纸、核稿、签发、复印、盖章、分发等。可以用下图表示：拟稿填写发文稿纸核稿签发复印装订盖章分发归档 第六条 拟稿指为了解决工作中的实际问题，传达领导的指示和精神，草拟文件的过程。拟稿3、可以分成几个步骤：领会精神确定文种撰写正文附加标记落款拟写标题附件（一） 领会精神：发文要根据工作的实际需要，不能滥发文件；在拟稿之前，首先要真正领会工作需要和领导指示，以此作为发文的依据。（二） 确定文种：文种指通知、决定、请示等文件的种类。不同的发文需要决定文件的不同类型。（三） 拟写标题：标题位于文件的开头，正文的上端正中（红头文件中标题位于红线下面正中，白头文件中标题位于首页上端正中），它至少应包括事由和文种两个部分，且事由之前应加上介词“关于”（或“对”），如关于各部门上交费用的通知。（四） 撰写正文：正文是文件的主体，具体叙述要表达的思想内容。拟定正文的要求是准确、简明、及时，符合4、文种体式要求。正文一般一文一事，便于处理。（五） 附加标记：附加标记包括发文字号、份数、密级、缓急时限、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等。1 发文字号：(1) 江苏xx食品产业集团有限公司发文字号为“xx字号”，括号中为公元纪年的年号，括号外为按发文时间排列出的顺序号。各部门发文字号为“xx字号”，如办公室发文字号为“xx办字号”。(2) 发文字号在红头文件中位于版头下方，红线上方；在白头文件中位于标题正下方。2 份数是对于绝密、机密、秘密文件，为便于加强管理，将印制的若干份同一文件逐份给予的编号。在登记、分发、清退时，须对号核清。份数放在文头左上角，以两位阿拉伯数字标出。如第一份文件，5、可写作“01”。3 密级是对保密文件内容的机密程度划分的等级，可以分为绝密、机密、秘密三种。绝密是最高等级，机密次之，秘密又次之。密级由发文机关根据文件内容涉及公司机密的程度来划定，以保障公司机密的安全。密级位于文头的左上角，份数之下。4 缓急时限是对文件送达和办理的时间要求，分为特急、紧急、急件三种。标明缓急时限是为了引起特别注意，以确保紧急工作问题的及时处理。缓急时限位于文头左上角，密级之下。5 主题词是对文件内容主题进行概括的词语或词组，它必须反映文种，如“主题词：行政事务接待通知”。主题词标注在公司落款之后，文件左下角（在该页的最下面）。一份文件可能有一个或多个主题词，但除文种外最多不6、超过五个。在同时标注两个以上主题词时，并列的主题词之间应空一个字，不使用顿号。主题词作用是日后便于按文件的主题进行检索。6 抄送机关公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用小3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；抄送机关名称间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。7 印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用小3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（六） 落款包括发文机关和成文日期。1 发文机关指文件的责任者（制作者）发文的名义，位于正文的下面偏右。发文机关一般应写明全7、称或用规范化的简称。2 成文日期位于文件的末尾，发文机关的下面。每份文件上均须注明成文日期，这直接关系到文件何时开始生效。成文日期必须用小写汉字写全年月日，不能省略。成文日期以领导人签发日期为准。（七） 附件指附属于正文的文件材料，有时是某些文件的重要组成部分。附件并不是每份文件都有，一般作为正文的补充说明或参考材料。有附件的文件应当在正文之后、发文机关之前空两格注明附件的件数和标题，所附的文件本身放在正式文件之后。（八） 文件用纸：发文（包括公司发文和部门发文）采用A4型纸。（九） 发文格式： 字体：标题采用宋体二号字加粗，其他采用小三号仿宋体字（其中主题词字体要求：“主题词”三字使用小三号8、黑体，词目使用小三号宋体）； 时间：采用小写汉字形式。第七条 发文稿纸是依制度发文的依据。文件标题、字号、拟稿人、核稿人、校对人、签发人、打字员、签发日期、印发份数等都要在发文稿纸上注明，以备查考，且发文部门负责人应充当上述人员中的一员。第八条 核稿指文件初稿在送交公司或部门领导最后审批签发之前，对于文字内容、体式等所作的全面审核检查工作，目的是保证文件质量。不同形式的发文对核稿的要求不同：（一） 公司性质的发文或部门间的发文、有文件编号、长期性或规定性文件，必须先交办公室核稿，获准后方能进行（各部门交办公室核稿的文件必须保证格式的正确性）；（二） 部门内部发文由部门主管直接负责核稿，不必再交9、办公室；第九条 签发是形成文件的最后一个环节，文件经领导人签发后即成为定稿，可以据此复印正本。签发人代表公司或部门对文件负有完全责任。公司发文应由总经理或分管副总签发；部门发文应由部门负责人签发，部门重要的文件须由分管副总签发；主要领导人不在时，由代理人签发。文件签发人应写全名，并注明签发日期。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后示全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。第十条 复印的文件是发文处理的最后成品，必须保证质量。多页文件应尽量用胶水粘贴，避免用订书钉装订，以免日后立卷归档时拆取不便，甚至损坏10、文件。复印发文必须出示经由办公室核稿、部门负责人签发的发文稿纸。第十一条 印章是表示制发文件部门对文件生效负责的凭证。盖章的位置在文件末尾成文日期中间。关于加盖公司公章的手续详见公章管理制度。第十二条 分发指文书人员按照文件阅读范围将文件发送给有关领导人、有关部门或承办人的工作。发文必须进行登记，由各部门文书档案工作人员负责收取。发文登记包括本部门发文登记和分发签收登记两部分。第十三条 发文归档指文书人员在文件分发完毕之后，将文件的原稿和发文稿纸一起存放到相应的文件夹中，以备日后查考。第十四条 特殊发文（一） 传真发文 部门（分公司）的传真发文（1） 由部门主管确定需盖部门章、需长期保存的文件11、，档案员用书面存档，发文后须即时向收文单位确认。（2） 一般告知性、编号的文件，档案员只需要进行传真登记即可。（3） 为避免文件少发、漏发，总部发往各分公司以及各分公司发往总部的文件均须编写流水号。 传真登记：采用公司统一的传真发送登记簿，登记具体到发送（反馈）人、传真内容、发送时间（日）、发往部门。（二） 电子邮件发文集团内部各部门发文，均应在发文程序中进行，一般不采用书面形式及普通邮件形式发送。第三章 考核办法第十五条 拟稿考核 凡有下列情况之一者：（一） 文种选用不正确的；（二） 标题拟定不正确的；（三） 附加标记编制不正确的；（四） 落款不正确的；（五） 附件未在正文中说明或说明不规范12、的；（六） 文件用纸不规范；（七） 文件格式不正确的；（八） 发文稿纸填写不规范的，如用圆珠笔或用铅笔填写、或内容填写不全等。 扣除相关文书人员奖金20元次。第十六条 核稿考核 凡有下列情况之一者：（一） 应该核稿的文件未到办公室核稿的；（二） 未先将初稿交办公室核准而擅自利用电子邮件发文的。 扣除相关文书人员奖金100元次。第十七条 签发考核 凡有下列情况之一者（一） 未经签发擅自发文的；（二） 越权签发的；（三） 部门负责人签发时未签全名或日期的； 扣除相关文书人员奖金50元次。第十八条 分发考核 发放正式文件时出现下列情况之一者：（一） 发文未登记的或漏发的；（二） 发文未由收件人签字的13、；（三） 利用邮件发文时未将文件发送到各部门固定收件人的。扣除相关文书人员奖金20元次。第十九条 归档考核 凡有下列情况之一的：（一） 发文保存不全的；（二） 发文与登记不符的； 扣除相关文书人员奖金20元次。第四章 附则第二十条 本规定监督执行权归集团公司办公室。第二十一条 本规定自下发之日起生效，以前相关规定自行废止。附件1：内部请示样式缓急程度：密 级：时 限：关于的请示xx办请字xx号： （部门或公司名称） （负责人签字） 年月日附件2：内部发文样式份 数：密 级：缓急程度：关于的通知xx办字xx号： （部门或公司名称） 年月日主 题 词： 阅读范围：注：内部发文中主题词及阅读范围的标14、注如能与对外发文的格式一致最好；如无法达到与对外发文一致，至少必须与该样式一致。附件3：对外发文样式0001 机密一年 特急xx字xx号 签发人：祝义才 关于的请示：附件：1. 2. 江苏xx食品产业集团有限公司 年月日主题词： 抄送：，。 年月日印发附件4国务院公文主题词表(1997年12月修订)国务院办公厅秘书局使用说明 为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，特编制国务院公文主题词表(以下简称词表)。词表主要用于标引国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门上报国务院及其办公厅的文件。一、编制原则(一)词表结构务求合乎逻辑，具有较宽的涵盖面，便于使用。(二)词表体现文档管理15、一体化的原则，即词表中主题词的区域分类别词可分别作为档案分类中的大类和属类。二、体系结构(一)词表共由15类1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如综合经济、财政、金融类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如工交、能源、邮电类中的工业、交通、能源和邮电等。第三层是类属词，如体制、职能、编制等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。(二)1988年12月和1994年4月修订的词表中曾列入本词表中而不再继续用作标引的主题词，用黑体单列在区域分类的最后部分。三、标引方法(一)一份文件的标16、引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。 (二)标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词农业，再标类属词水土保持，最后标上通知。(三)一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。如国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知，先标反映第一个主题内容的类别词经济管理，再标类属词企业、破产；然后标反映第二个主题内容的类别词劳动，再标类属词就业；最后标通知。(四)根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引17、。如国务院关于九五期间深化科学技术体制改革的决定，可标科技、体制、改革、决定。(五)当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加以便区别。(六)列在区域分类最后，用黑体标出的主题词只供检索用，不再用作标引。(七)附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力，标引方法相同，不同的是，如果附表中所列的国家、地区的实际名称发生了变化，使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修改和使用。国务院办公厅秘书局将定期修订附表。 四、词表管理(一)本词表由国务院办公厅秘书局负责管理和解释，具体工作由档案数据处承办18、。(二)本词表自1998年2月1日起执行，1994年4月修订的词表同时废止。国务院公文主题词表此表中蓝色的词即第二层的词是类别词，红色的词即第三层的词是类属词，标引方法见上述。01综合经济(77个)01A计划规划 统计 指标 分配 统配 调拔 01B经济管理经济 管理 调整 调控 控制 结构 制度 所有制 股份制 责任制 流通 产业 行业 改革 改造 竞争 兼并 开放 开发 协作 资源 土地 资产 资料 产权 物价 价格 投资 招标 经营 生产 转产 项目 产品质量 承包 租赁 合同 包干 国有 国营 私营 集体 个体 企业 公司 集团 合作社 普查 工商 商标 注册 广告 监督 增产 效益 19、节约 浪费 破产 亏损 特区 开发区 保税区 展销 展览 商品化 横向联系 第三产业 生产资料02工交、能源、邮电(69个)02A工业冶金 钢铁 地矿 机械 汽车 电子 电器 仪器 仪表 化工 航天 航空 核工 船舶 兵器 军区 轻工 有色金属 盐业 食品 印刷 包装 手工业 纺织 服装 丝绸 设备原料 材料 加工 02B交通铁路 公路 桥梁 民航 机场 航线 航道 空中管制 飞机 港口 码头 口岸 车站 车辆 运输 旅客02C能源石油 煤炭 电力 燃料 天然气 煤气 沼气02D邮电通信 电信 邮政 网络 数据 民品 厂矿 空运 三线 通讯 水运 运费03旅游、城乡建设、环保(42个)03A旅20、游03B服务业饮食业 宾馆03C城乡建设城市 乡镇 基建 建设 建筑 建材 勘察测绘 设计 市政 公用事业 监理 环卫征地 工程 房地产 房屋 住宅 装修 设施出让 转让 风景名胜 园林 岛屿03D环保保护区 植物 动物 污染 生态 生物 风景饭店 城乡 国土 沿海04农业、林业、水利、气象(56个)04A农业农村 农民 农民负担 农场 农垦 粮食棉花 油料 生猪 蔬菜 糖料 烟草 水产渔业 水果 经济作物 农副产品 副业畜牧业 乡镇企业 农膜 种子 化肥 农药饲料 灾害 以工代赈 扶贫04B林业绿化 木材 森林 草原 防沙治沙04C水利河流 湖泊 滩涂 水库 水域 流域水土保持 节水 防汛 21、抗旱 三峡04D气象气候 预报 预测 烟酒 土特产 有机肥多种经营 牧业05财政、金融(57个)05A财政预算 决算 核算 收支 财务 会计 税务 税率 审计 债务 积累 经费 集资 收费 资金 基金 租金 拨款 利润 补贴 折旧费 附加费 固定资产05B金融银行 货币 黄金 白银 存款 贷款 信贷 贴现 通货膨胀 交易 期货 利率 利息 贴息 外汇 外币 汇率 债券 证券 股票 彩票 信托 保险 赔偿 信用社 现金 留成 流动资金 储蓄 费用 侨汇 折旧率06贸易(62个)06A商业商品 物资 收购 定购 购置 市场 集贸 酒类 副食品 日用品 销售 消费 批发 供应 零售 拍卖 专卖 订货22、 营业 仓库 储备 储运 货物06B外贸对外援助 军贸 进口 出口 引进 海关 缉私 仲裁 商检 外商 外资 合资 合作 关贸 许可证 驻外企业 贸易 倒卖 外向型 议购 议售 垄断 经贸 贩运 票证 外经 交易会07外事(42个)07A外交对外政策 对外关系 领土 领空 领海 外交人员 建交 公约 大使 领事 条约 协定 协议 议定书 备忘录 照会 国际 涉外事务 抗议07B外事国际会议 国际组织 对外宣传 出访 出国 出入境 签证 护照 邀请 来访 谈判 会谈 会见 接见 招待会 宴会 外国人 外宾 对外友协 外国专家 涉外08公安、司法、监察(46个)08A公安警察 武警 警衔 治安 非23、法组织 安全 保卫 禁毒 消防 防火 检查 扫黄 案件 处罚 户口 证件 事件 危险品 游行 海防 边防 边界 边境08B司法政法 法制 法律 法院 律师 检察 程序 公证 劳改 劳教 监狱08C监察廉政建设 审查 纪检 执法 行贿 受贿 贪污 处分 侦破09民政、劳动人事(85个)09A民政基层政权 选举 行政区划 地名 人口 双拥工作 社会保障 社团 救灾 救济 募捐 婚姻 移民 抚恤 慰问 调解 老龄问题 烈士 纠纷 残疾人 基地 殡费 社区服务09B机构驻外机构 体制 职能 编制 精简 更名09C人事行政人员 干部 公务员 考核 录用 职工 家属 子女 知识分子 专家 参事 院士 文史24、馆员 履历 聘任 任免 辞退 退职 职称 待遇 离休 退休 交流 安置 调配 模范 表彰 奖励09D劳动就业 失业 招聘 合同制 工人 保护 劳务 第二职业 事故09E工资津贴 奖金 福利 收入 老年 简历 劳资 人才 招工 待业 补助 拥军优属 丧葬 奖惩 10科、教、文、卫、体(73个)10A科技科学 技术 科普 科研 鉴定 标准 计量 专利 发明 实验 情报 计算机 自动化 信息 卫星 地震 海洋10B教育学校 教师 招生 学生 培训 毕业 学位 留学 教材 校办企业10C文化文字 文史 文学 语言 艺术 古籍 图书 宣传 广播 电视 电影 出版 版权 报刊 新闻 音像 文物 古迹 纪念25、物 电子出版物 10D卫生医院 中医 医疗 医药 药材 防疫 疾病 计划生育 妇幼保健 检验 检疫10体育运动员 教练员 运动会 比赛 馆所 院校 校舍 地方志 软科学 社科11国防(24个)11A军事军队 国防 空军 海军 征兵 服役 转业 民兵 预备役 军衔 复员 文职 后勤 装备 战备 作战 训练 防空 军需 武器 弹药 人武 退伍12秘书、行政(74个)12A文秘工作机关 国旗 国徽 机要 印章 信访 督察 保密 公文 档案 会议 文件 秘书 电报 提案 议案 谈话 讲话 总结 批示 汇报 建议 意见 文章 题词 章程 条例 办法 细则 规定 方案 布告 决议 命令 决定指示 公告 通26、告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要12B行政事务行政 工作制度 纪念活动 庆典活动 休假 节假日 着装 参观 接待 措施 调查 视察 考察 礼品 馈赠 服务 出席 发言 转发 名单 批准 审批 信函 事务 活动 纪要 督察13综合党团(54个)13A党派团体共产党 民主党派 共青团 团体 工会 协会学会 民间组织 文联 学联 妇女 儿童 基金会 13B统战政协 民主人士 爱国人士13C民族民族区域自治 民主事务13D宗教寺庙13E侨务外籍华人 归侨 侨乡13F港澳台香港问题 澳门问题 台湾问题13G综合整顿 形势 社会 精神文明 法人 发展 其他 试点 推广 青年 政治 范围 党派27、 组织 领导 方针 政策 党风 事业 咨询 中心 清除附表01中国行政区域(54个)01A华北地区北京 天津 河北 山西 内蒙古01B东北地区辽宁 吉林 黑龙江01C华东地区上海 江苏 浙江 安徽 福建 江西 山东01D中南地区河南 湖北 湖南 广东 广西 海南01E西南地区四川 贵州 云南 西藏 重庆01F西北地区陕西 甘肃 青海 宁夏 新疆01G台湾01H香港01I澳门哈尔滨 沈阳 大连 青岛 厦门 宁波 武汉 广州 深圳 海南岛 西安 单列市 省市 自治区02世界行政区域(244个)02A亚洲中国蒙古 朝鲜 韩国 日本 越南 老挝 柬埔寨 缅甸 泰国 马亚西亚 新加坡 文莱 菲律宾 印度28、尼西亚 东帝汶 尼泊尔 锡金 不丹 孟加拉国 印度 斯里兰 卡马尔代夫 哈萨克斯坦 兰卡 吉尔吉斯斯坦 塔吉克斯坦 乌兹别克斯坦 土库曼斯坦 格鲁吉亚 阿塞拜疆 亚美尼亚 巴基斯坦 阿富汗 伊郎 科威特 沙特阿拉伯 巴林 卡塔尔 阿联酋 阿曼 也门 伊拉克 叙利亚 黎巴嫩 约旦 巴勒斯坦 以色列 塞浦路斯 土耳其02B欧洲冰岛 法罗群岛 丹麦 挪威 瑞典 芬兰 爱沙尼亚 拉脱维亚 立陶宛 俄罗斯 白俄罗斯 乌克兰 摩尔多瓦 波兰 捷克 斯洛伐克 匈牙利 德国 奥地利 列支敦士登 瑞士 荷兰 比利时 卢森堡 英国 爱尔兰 法国 摩纳哥 安道尔 西班牙 葡萄牙 意大利 梵蒂冈 圣马力诺 马耳他 南29、斯拉夫 斯洛文尼亚 克罗地亚 波黑 马其顿 罗马尼亚 保加利亚 阿尔巴尼亚 希腊 02C非洲 埃及 利比亚 突尼斯 阿尔及利亚 摩洛哥 西撒哈拉 毛里塔尼亚 塞内加尔 冈比亚 马里 布基纳法家 佛得角 几内亚比绍 几内亚 塞拉利昂 利比里亚 科特迪瓦 加纳 多哥 贝宁 尼泊尔 尼日利亚 喀麦隆 赤道几内亚 乍很 中非 苏丹 埃塞俄比亚 吉布提 索马里 肯尼亚 乌干达 坦桑尼亚 卢旺达 布隆迪 风果民主共和国 刚果 加蓬 厄立特里亚 圣多美和普林西比 安哥拉 赞比亚 马拉维 莫桑比克 科联罗 马达加斯加 塞舌尔 毛里求斯 留尼汪 津巴布韦 博茨瓦纳 纳米比亚 南非 斯威士兰 莱索托 圣赫勒拿0230、D大洋洲 澳大利亚 新西兰 巴布亚新几内亚 所罗门群岛 瓦努阿图 新喀里多尼亚 斐济 基里巴斯 瑙鲁 密克罗尼西亚联邦 马绍尔群岛共和国 帕劳 北马里亚纳群岛自由联邦 管道 瓦利斯群岛和富图纳群岛 图瓦卢 西萨摩亚 美属萨摩亚 纽埃 托克劳 库克群岛 汤加 法属波利尼西亚 皮特凯恩群岛 02E美洲格陵兰 加拿大 圣皮埃尔岛和密克隆 美国 百慕大 墨西哥 危地马拉 伯利兹 萨尔瓦多 洪都拉斯尼加拉瓜 哥斯达黎加 巴拿马 巴哈马 特克斯群岛和凯科斯群岛 古巴 开曼群岛 牙买加 海地 多米尼加 波多黎各 美属维尔京群岛 英属维尔京群岛 圣其茨和 尼维斯 安圭拉 安提瓜和巴布达 蒙特塞拉特瓜德罗普 多31、米尼克 马提尼克 圣卢西亚 圣文森特和格林纳丁斯 巴巴多斯 特立尼达和多巴哥 荷属安的列斯 阿鲁巴 格林纳达 哥伦比亚 委内瑞拉 圭亚那 苏里南 法属圭亚那 厄瓜多尔 秘鲁 巴西 玻利维亚 智利 阿根廷 巴拉圭 乌拉圭 苏联 民主德国 联邦德国 捷克斯洛伐克 扎伊尔 圣赫勒那岛和阿森林松岛等 留尼汪岛 贝劳 马绍尔群岛 北马里亚纳群岛 东萨摩亚 圣皮埃尔和密克隆群岛 百幕大群岛多米尼加共和国 多米尼加联邦 荷属安的列斯群岛收文处理规定第一章 总 则第一条 为保证公司信息渠道的畅通，规范收文，特制定本规定。第二条 本规定适用于xx集团公司及其下属各分（子）公司、各部门。第二章 收文处理第三条 收32、文分类（一） 按照发文主体：外收文和内收文；外收文指xx集团外部发来的文件，内收文指xx集团内部其他部门或分公司发来的文件；（二） 按照文件形式：纸张性收文、传真收文和电子邮件收文。第四条 基本程序如图所示：收进登记分发收进登记拟办传阅承办签字注办催办归档反馈批办第五条 收文管理程序（一） 收进：由各部门档案员负责（档案员不在时，可由本部门其他人员代收，确保安全、及时地将文件交给部门档案员）；1、 纸张性收文： （1）外部单位经邮局递送的文件，由门卫负责收进登记办理相关手续，及时交相关部门档案员或公司办公室； （2）公司派相关部门人员到外单位取回的文件，由该部门档案员登记 ； （3）外单位来访33、时带来的文件、公司人员外出检查工作或参加会议时带回来的文件，及时交档案员登记处理； 2、传真收文：（1） 直接发到各部门的传真，由该部门档案员负责登记收进；（2） 发到公司办公室的传真，由办公室负责转发，部门档案员负责登记收进（档案员不在时，可由该部门其他人员签字代收）。（3） 各分公司、各部门收到的外收文，若需反馈意见的，应在规定的时间内给发文单位回复，以便统一管理： 注明了反馈期限的外收文，须在反馈期限以前给发文单位以回复； 对于缓急时限为“特急”的外收文，须于收文后一小时内予以回复； 对于缓急时限为“紧急”的外收文，须于收文后半天内予以回复； 对于缓急时限为“急件”的外收文，须于收文后一34、天内予以回复； 对于未标明缓急时限的外收文，须于收文后三天内予以回复。 3、电子邮件：部门档案员负责在邮件发送的次日登记“发文专机”的 邮件； 4、代收：非部门档案人员收文，须在交接登记簿上登记，以便帐物相符。（二）登记说明：外收文与内收文分别编号登记（并备注从公司办公室转发的编号）。 1、 传真收文：所有的传真档案必须及时在传真收文反馈登记簿上登记，且时间登记精确到分。2、 电子邮件：所有电子邮件发文在次日八时起正式生效；（1） “发文专机”邮件的登记：由档案人员负责及时登记，不得遗漏；根据发文要求进行收文处理。（2） 临时、告知性邮件：无须登记，由各部门自行处理；（三） 收文分发：由部门文35、书档案人员负责，针对对象及时下发。档案人员必须让其接收人员及时在交接登记簿上登记，以备查看跟催。（四） 传阅：由部门文书档案人员负责；1、 档案员负责将“发文专机”邮件内容在要求的时间内告之相关人员，若因传达不及时而造成的相关责任，由档案人员全部承担。2、 将已确定阅读范围的收文及时交多位领导人和部门阅知与处理时，切实保证阅文工作质量和及时处理；3、 范围：文件上注明的阅读范围，若其他有关人员确需阅知，有部门主管批示方可。4、 顺序：传阅应分清主次先后，相关责任人应优先阅读，提高文书工作处理率。5、 对象：阅文者在收文处理标签上签写全名和阅文时间。 （五）拟办：指部门或承办人对于某些除阅知外尚36、需具体处理的收文，提出的初步办理意见，供公司领导人或有关负责人审核定夺。1、 拟办承担者：秘书部门负责人对其中需经公司领导批示的文件可提出拟办意见；由文书人员直接分发给承办者的文件，由承办人拟办；文书或有关业务部门负责人在批办文件时，若发现其中有比较重大的、需要请示公司领导决定的问题，也需提出拟办意见。2、 拟办意见：应当言简意赅，抓住关键。 （六）批办：指领导人对文件应如何处理及对相关承办部门或承办人所作的批示意见。 1、 范围：收文并不需要件件首先送交公司第一领导人批办，只有全面性的、具有重要指导性的文件才要交给公司第一领导人批办。2、 承担者：主要由受公司领导委托的秘书部门的负责人（如办37、公室主任）承担。（除少数极重要的文件直接送交公司领导人或主管领导人批办外）；多数以公司名义的一般收文，通常先由秘书部门负责人批办。3、 程序：先批办后由文书档案工作人员交承办人承办；（七） 承办：由承办人对文件涉及的工作问题进行具体执行和及时处理，（八） 催办：对于需要回复的文件，根据缓急情况和承办时限的要求，适时对承办工作进行督促检查，以防止积压和延误，保证工作效率。催办工作由各部门文书人员负责。（九） 注办：对已经办理的文件，须由承办人将文件处理结果登记注明。（十） 反馈：指各部门收到的外收文：须以书面形式回复的外收文，要求用规范、得体的书面语言、正规文种，及时以书面形式反馈；对可以用电话38、传真等回复形式的外收文，也须在办理后及时电话回复对方；并由档案员负责及时在办文单或登记簿上注明。第六条 归档：文书人员按照适当的标准将文件分类存档的过程。第三章 考核办法第七条 交接考核（一） 文件代收人员因没有及时在档案员的交接登记簿上登记转交，而造成文件丢失或不完整的，视情节轻重，扣除当事人奖金50100元/次。（二） 若文件在交接登记后，出现丢失或不完整的，视情节轻重，扣除部门档案员奖金50100元/次。 第八条 登记考核凡有下列情况之一者：（一） 登记不齐全：急件未随到随登记，平件当天未登记的；属登记范围的文件漏登记或虽登记却条目不齐全的；（二） 形式不统一：未采用公司统一的收文登记39、簿、传真接收登记薄和传真发送登记簿登记的。（三） 内外：内收文与外收文未分别登记的；（四） 编号：内收文与外收文未分别编号，或编号有空号、重号的；（五） 收文处理标签：未用炭素墨水笔或签字笔填写收文处理标签的及相关人员阅处的； 扣除相关文书人员奖金10元/次。第九条 传阅考核（一） 时限：邮件发文生效后，任何收件部门不得因信息传阅不到位，而推卸相关责任；扣除与其相关的邮件收件人和当事人奖金20元/次；1、 档案人员负责将“发文专机”正式发文在要求的时间通知相关人员，若因传达不及时，扣除档案员奖金20元/次；2、 若因传达不及时给公司带来损失的，视情节轻重扣除相关档案文书人员奖金20500元/次40、；（二） 范围：传阅超出范围或属于传阅范围而未传阅到的，扣除相关文书人员奖金20元/次；（三） 阅签：因传阅不及时导致未签或过期补签的，扣除相关文书人员奖金20元/次；对阅而不签者，档案人员有权扣除其奖金20元/次。第十条 办理考核（一） 文书人员即时将文件交承办人后，承办人在规定时限内未以公函、传真、电话等适当形式将办理结果反馈给外单位的，扣除承办人奖金50元/次，若因此给公司造成损失的，进一步追究其经济责任。（二） 办理结束后未及时在相关登记簿上注明办理结果的，扣除相关文书人员奖金20元/次，并扣除具体承办人员奖金50元/次。第十一条 归档考核（凡发文部门在“发文专机”上正式发文必须有原件存档；）凡出现下列情况之一者：（一） 收文部门：重要传真没有根据要求处理复印存档的；（二） 重要邮件没有根据要求打印存档的，一般处理性的邮件没有分部门保存的；（三） 纸张性收文没有分内外、部门进行编号归档的；视情节轻重，扣除相关档案文书人员奖金2050/次。第四章 附 则第十二条 本规定执行监督权归公司办公室。第十三条 本规定自颁布之日起正式生效，前期相关规定自行废止。