1、公司会议流程及资料存档制度规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 为规范公司的会议流程，特制定本制度。第一节 公司内部会议第1条 会议等级划分会议等级会议类型参会人员备注A级公司员工大会公司所有员工所有会议必须先上报外联部高层会议、核心员工会议、后备核心员工会议集团人力资源部人员一名、外联人员一名、其他符合条件的人员外联会议（非每周常规）外联部所有人员、集团人力资源部人员一名、其他符合条件的人员董事长召开的会议人力资源部人员一名、外联部人员一名、其他符合条件的人员B级各事业部总经理召开的会议事业部人力资源部人员一名、跟2、进事业部的外联人员一名、其他符合条件的人员各事业部每周常规管理会议事业部人力资源部人员一名、跟进事业部的外联人员一名、其他符合条件的人员各事业部每周常规业务会议事业部人力资源部人员一名、跟进事业部的外联人员一名、其他符合条件的人员外联部每周常规会议所有外联部人员、集团人力资源部人员一名外联人员和事业部工作联系会议事业部人力资源、跟进事业部的外联人员C级各地市子公司副总经理召开的会议当地管理人员、指定参会人员D级部门经理召开的会议指定参会人员E级员工讨论会议指定参会人员第2条 会议流程图会议召开人发出会议指令组织员发布会议通知召开会议接受指令人员作为会议组织员，策划会议方案会议相关资料存档、会议3、宣传第3条 会议指令发布的权限职位发布会议指令的权限备注董事长所有会议A级会议只有董事长有权限召开（除外联会议）事业部总经理本事业内的B级及B级以下会议事业部副总经理本事业部的会议需通知事业部总经理各地市子公司副总经理子公司会议部门经理部门会议第4条 会议邀请如要召开超越指令权限的会议，可作为会议邀请；举例：如除董事长外的一名高层要召开核心员工会议，可以通知组织员，由组织员向所有核心员工进行会议邀请。接到会议邀请的人员必须对邀请做出回复，但不强制要求一定接受邀请，也可以拒绝会议邀请。第5条 会议授权1）如果需要召开的会议超越了会议发起人的指令权限，而会议很重要或者对公司很有价值，可以通过向有权4、限发布指令的人员申请会议授权。2）被授权人有权发布授权书上指定的会议指令。3）会议授权必须是纸质，说明情况，并附带授权人和申请人的亲笔签名（会议授权书模板详见附件1）。第3节 会议组织员会议组织员由会议指令或者会议邀请发起人在管辖权限内自由指定人员。周期性的会议可以固定会议组织人员。第6条 会议组织员工作l 根据会议指令和会议邀请完成会议策划，确定会议主要内容参会人员、地点、时间、照相人员（如果是培训会议则需要摄像）、会议记录员等。l 组织员要通知所有参会人员会议的相关事项（时间、地点、主旨等），确保通知到位。l 签到采用公司专用会议签到模板，不得代签。l 监督会议照相、摄像工作和会议记录工作5、。l 操作视频会议，控制会议整体流程。l 会议前的准备事项：严寒、酷暑季节提前半小时打开空调；参会领导茶水准备、功放测试、话筒电池（话筒加满电池的情况下，多备4节备用电池）。第7条 参会l 参会一律采用加捷时间，提早10分钟。如会议开始时间为8：30，则8：20必须到场，未到则按迟到记录。l 参会人员必须携带笔记本和笔或者采用电脑记录下会议的重要事项、相关精神。l 会议期间不得大声喧哗、议论（除会议讨论时间）、上网聊天、玩手机、玩游戏等。l 入会场前要将手机调成震动，如有电话和短信一律到会场外处理。第8条 会议记录1）会议记录必须采用统一模板（详见附件二）。2）页眉左边必须是加捷的商标LOGO6、；3）页眉右边为召开会议的事业部名称（如无法归类到事业部的就显示“浙江加捷科技有限公司”字样）；4）会议编号组成如“2011081701”，其中“2011”为年份，“08”为月份，“17”为会议当日日期，“01”为编号。l 会议的异常事项必须在会议记录里体现，由会议记录员报送给相应地市管理员。l 会议记录由会议记录员整理后通过OA发给参会人员和相应领导。 会议等级会议记录需要传发的人员备注A级公司高层、参会人员会议具有保密性，只有参加会议的人员和有权限获得会议记录的人员可以知晓会议内容， 不得将会议内容透露给其他人。B级公司高层、所有外联人员、总裁办人员、参会人员C级事业部总经理、事业部副总经7、理、所有外联人员、总裁办人员、参会人员D级事业部总经理、事业部副总经理、参会人员E级部门经理、参会人员第9条 会议宣传l 所有A级会议都必须有相应的新闻稿作为宣传（其他会议需要领导指定）。l 新闻由会议组织员安排参会人员撰写，跟进，直至发布，同时通知新闻监督人进行监督。l 参会人员对会议的感想和意见可以形成文档形式上交会议组织员，由组织员收齐后上交外联部。由外联部评选，对好的感想和建议适当奖励。第10条 会议资料存档会议资料包括签到表、会议记录、会议照片、会议影像、会议新闻等相关资料。由会议组织员整理后交给档案管理员存档。第二节 对外参会第11条 会议等级划分会议等级会议类型参会人员备注A级省8、级及以上各行业会议会议信息上报外联后，由董事长制定人员参加所有会议必须先上报外联部市级公司主营四大行业会议重要领导邀请参加的会议省级及省级以上范围的会议B级市级以下各行业会议外联部将参会安排下放事业部，事业部总经理安排人员参会各类培训会议市级、区级其他会议C级乡镇级会议第12条 会议流程图信息上报外联部对外参会负责人通报董事长概况对外参会人统计后上报外联部负责人审核参会董事长直接指定人员参会；外联部将参会安排下放事业部，事业部总经理安排人员参会参会人员和外联部对接，参会备案会议相关资料存档、礼品入库、会议宣传第13条 参会备案接到董事长或者事业部总经理参会指令的人员必须第一时间和外联部对外参会9、负责人对接，将会议时间、地点、主办方、主旨等内容核对清楚。第14条 参会l 参会人员要对需要回执的会议及时回执；l 参会人员必须在开会前半小时联系外联部对外会议负责人，报备其参会情况，必须在会议时间基础上提早10分到场。l 参会人员必须携带笔记本和笔或者采用电脑记录下会议的重要事项、相关精神。l 会议期间不得大声喧哗、议论（除会议讨论时间）、上网聊天、玩手机、玩游戏等，做影响公司形象的事情。l 入会场前要将手机调成震动，如有电话一律到会场外处理。l 参会人员要对会议情况做好照相工作，必须摄入会议背景。 第15条 会议宣传l 所有对外会议都必须有相应的新闻稿作为宣传。l 新闻直接由对外参会负责人10、和新闻监督人对接情况。新闻监督人安排新闻撰写、跟进，直至发布。第16条 会议资料存档l 会议资料包括会议资料、会议照片、会议影像、会议新闻等相关资料。由参会人员整理后交给外联部对外参会负责人存档。l 参会人员需及时将参会所得的礼品上交到礼品管理员处，由管理员对其进行入库。第三节 处罚条例第17条 公司内部会议处罚条例所有违反公司内部会议制度的行为以及任何造成会议无法正常进行的行为（除不可抗因素：地震、台风、断电等）均视为会议异常，异常一次扣一分考核分，累计记录。异常情况由会议记录员上报对应管理员，体现在每周异常汇总里。第18条 对外参会的处罚条例l 参会迟到、早退，给公司形象照成损伤的，扣除参11、会人员当月考核分2分，处以现金处罚500元；l 会议信息上报后，对外会议负责人没有及时上报给外联部负责人，而造成错过参会的，扣除对外会议负责人当月考核分4分，并处以现金处罚1000元；l 外联部负责人没有及时安排到事业部，而造成错过参会的，扣除外联部负责人当月考核分4分，并处以现金处罚1000元；l 事业部总经理没有及时安排人员参会，而造成错过参会的，扣除事业部总经理当月考核分4分，并处以现金处罚1000元；l 由于参会人员遗忘，而造成错过参会的，扣除参会人员当月考核分4分，并处以现金处罚1000元；会议授权书本人 ,现授权 此处填写职务和姓名 召开 会议。会议主要内容：会议参加人员：授权人签字： 被授权人签字 授权期限： 天授权日期： 年 月 日附件1附件二.标题 会议编号xx会议主题：XXXXXX会议时间：xx会议地点：XXXXXXX会议召开人：XXX会议组织员：XXX会议记录员：XXX参会人员：地区部门/职务姓名嘉兴外联部XXX、XXX技术部杭州管理部XXX会议异常:地区部门/职务姓名异常情况扣分情况（考核分）嘉兴外联部XXX手机铃响、迟到2技术部XX会场接电话2次2湖州业务部XX视频会议话筒坏了未报备1会议内容：注：除不可抗力（地震、台风等）导致的，所有影响会议正常进行、影响会议秩序的事项均属异常主题词：关于对公司会议制度规定的公告抄送公司领导：